Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 17

PowerPoint® to accompany

Medical Assisting
Chapter 17

Second Edition

Ramutkowski  Booth  Pugh  Thompson  Whicker

Copyright © The McGraw-Hill Companies, Inc. Permission required for reproduction or display.

1


Patient Billing and Collections 
Objectives:
 17­1 Discuss the importance of accounts
      receivable to a medical practice.
 17­2 Explain how to accept and account for
         payment from patients.
 17­3 Prepare an invoice.
 17­4 Manage a billing cycle efficiently
2


Patient Billing and Collections 
Objectives (cont.)
 17­5 Describe standard collection techniques.
 17­6 Explain how to perform a credit check.
 17­7 Identify credit arrangements.
 17­8 Recognize common collection problems.

3


Introduction 


Medical Assistants 
will take on duties 
that are 
administrative in 
nature



Customers have 
various payment 
options




Third party payers 
(insurance carriers)
Payment plans
Some have large 
outstanding balances

 A proper understanding and administration of billing 
as well as payment collection methods is required

4


Basic Accounting 




Managing accounts 
receivable (money 
owed to the business) 
and accounts payable.
Converts practice’s 
account receivable 
delete into readily 
available income.

5


Standard Payment Procedures




Prefer to collect 
payments from patients 
at each office visit
Determine appropriate 
fees



Relative Value Unit 
(RVU)





Doctor’s skill and time
Professional liability 
expenses
Overhead costs

This methodology has reduced the growth rate of spending for 
doctors’ professional services, related services and supplies, and 
other Medicare B services.
6


Processing Charge Slips






Charge slips are also called fee slip or 
transaction slips

Numbered consecutively
Preprinted with common services and charges
Give each patient one when entering the 
office that includes date and patient’s name.
7


Accepting Payment




As the patient leaves you 
will ask for payment
Most practices accept:





cash
check
credit cards
insurance 

8


Pegboard System






Each transaction on four different forms
Reduces errors and saves time
Called “one­write” system
Uses lightweight board with pegs





Daily log sheets
Patient ledger card
Charge slips
Deposit slips
9


Determining Payment Responsibility
 Third party – responsibility to pay 
by insurance company
 Minors – Parents or legal custody
 Professional courtesy – doctor 
charges for what the insurance will 
pay or free
10

Standard Billing Procedures


 Preparing Invoices







Using codes on the invoice
Using ledger cards
Generating computer invoice 
Using independent billing 
services
Sending invoices electronically

Prepare an invoice to mail to the patient who does not pay when 
services are rendered or who makes only a partial payment.
11


Managing Billing Cycles




Cycle billing is a 
common billing system 

that bills each patient 
only once a month but 
spreads the work of 
billing over the month.
Invoice groups of 
patients every few days 

12


Standard Collection Procedures






Statue of limitations – set time limit on when a 
collection suit on a past due account can 
legally be filed.
Open book account –open to charges made 
occasionally
Written contract account – contract with 
patient to pay over four installations
Single entry account­ account with only one 
charge
13


Using Collection Techniques







Initial telephone calls 
or letters
Do not call patients at 
work or leave a 
message on an 
answering machine.
Call the patient at 
home 
14


Preparing Statements




A statement is an invoice that contains a 
courteous reminder that payment is due.
Collection letter




60 days – nice but firm

90 days – stronger wording
120 days send a final letter about payment or 
giving the account to a collection agency.
15


Preparing an Age Analysis


The process of classifying and reviewing 
past due accounts by age from the first 
date of billing.




List all patients account balances when the 
charges originated.
Use patient ledger cards and color coded 
tags to indicate the number of days past due.
Click for Sample
Age Analysis
16


Sample Age Analysis

Back

17

Laws of Debt Collection


Fair Debt Collection Practices Act of 1977







Do not call before 8 a.m. or after 9 p.m.
Do not make threats or use profane language.
Do not discuss patient’s debt with anyone else.
Do not use any form of deception or violence to 
collect a debt.

Telephone Consumer Protection Act of 1991


Do not use an automated dialing device for calls 
to patients.
18


Observing Professional 
Guidelines






Appropriate to assess finances charges or late 
charges on past due accounts if the patient is 
notified in advance.
Must adhere to federal and state guidelines 
that govern these charges.
The physician should use compassion and 
discretion when assigning charges in hardship 
cases.
19


Using Outside Collection Agencies






Select a collection agency to manage the 
account.
Must be careful to avoid collection agencies 
that use harsh or harassing collection 
practices.
Give agency only needed information about 
non­medical information.

20


 Performing a Credit Check



Employment Verification
Credit Bureau Reports – a company that 
provides information about the credit 
worthiness of a person seeking credit.

21


 Laws Governing Credit


Equal Credit Opportunity Act




May not deny credit based on patient’s sex, race, 
religion, national origin, martial status, or age.

Truth in Lending Act




Covers credit agreements that involve more than 
four payments
Must sign, discuss, and retain copies of a 
disclosure statement
22


 Common Collection Problems


Hardship cases




Patients may be poor, 
uninsured, or underinsured

Patient relocation and 
address changes


Remember not to discuss a 
debt with anyone except the 
person responsible for the 
charge
23

Apply Your Knowledge ­Answer
What  is cycle billing ?
    Cycle billing is a common billing system that bills 
each patient only once a month but spreads the 
work of billing over the month

24


Summary

 Medical Assistant

  Obtain payments by cash, check, or credit cards at 
the time medical services are provided.

  You may assign the fee for these services and collect 
payment.
25