Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 10

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Medical Assisting
Chapter 10

Second Edition

Ramutkowski • Booth • Pugh • Thompson • Whicker

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Managing the Office 
Medical Records
Objectives
10­1 Describe the equipment and supplies needed 
for filing medical records.
10­2 List and describe the various types of filing 
systems.
10­3 Discuss the benefits of each type of system.
10­4 Discuss the advantages of color coding the 
files.
10­5 Explain how to set up and use a tickler file.
2


Managing the Office 
Medical Records
Objectives (cont.)

10­6 Describe each of the five steps in the filing 
process.
10­7 Explain the steps to take in trying to locate a 
misplaced file.
10­8 List and describe the basic file storage 
options and the advantages of each.
10­9 Identify criteria for determining whether files 
should be retained, stored, or discarded.
3


Importance of 
Records Management




The medical records are the most valuable 
information in the medical office.
A records management system refers to the 
way patient records are:




Created.
Filed.
Maintained.
A well­organized, easy­to­use system saves 
time and protects vital medical data. 4

Filing Equipment   


Filing Shelves




Files are stacked upright on shelves in boxes or 
heavy­duty envelopes

Filing Cabinets




Sturdy pieces of office furniture
Usually made of metal or wood
Both vertical and horizontal (lateral) file cabinets 
are available
5


Filing Equipment   

(cont.)


Compactable Files






Kept on rolling shelves that slide along 
permanent tracks on the floor
Seen often in offices with limited space 
for files

Rotary Circular Files




Files are stored in a circular fashion 
resembling a revolving door
Also common when space is limited
6


Filing Equipment   

(cont.)
 Plastic or Cardboard Tubs or Boxes
 Organized like filing cabinet drawers
 Files can easily be misplaced with this 
system.

 Labeling Filing Equipment

The outside of the file drawer should be labeled 
      to represent its contents.


A­D

7


Filing Equipment   

(cont.)
 Security Measures




Equipment Safety




Many filing cabinets have locks, and the keys 
should be available to limited staff personnel.
Post safety equipment for each type of filing 
system.

Purchasing Filing Equipment




First determine the amount of space availability
Then determine number of files to be included
8


Filing Supplies
File Folders

Tab



• Referred to as manila folders
• Available in 8 ½ by 11 inches and 8 ½ by 14 inches
• Tabs  are tapered  rectangular or rounded extensions   
   at the top of the folder
• Tabs have a variety of cuts
Smith,A.

Labeling File Folders



Adams, G.

• Tabs on the file folder identify the contents
9

Filing Supplies (cont.)


File Jackets






File Guides




Resemble file folders but have plastic or 
metal hooks on both sides to anchor it
Files are placed inside these jackets
Heavy cardboard or plastic inserts that 
identify groups of files

Out Guides


A marker made of stiff material that is used 
as a placeholder for removed files
10

Filing Supplies (cont.)


File Sorters




Binders





Large envelope­style folders with tabs 
that temporarily store files
Some offices use three ring binders to 
keep patient records 
Tabs are used to separate individual 
charts

Purchasing Filing Supplies


A common responsibility for medical 
assistants
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Apply Your Knowledge
A busy medical office is considering changing their 
current filing equipment. Which equipment would 
you recommend to this non­computerized office that 
will afford more persons to retrieve files at the same 
time?

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Apply Your Knowledge ­ Answer
A busy medical office is considering changing their 
current filing equipment. Which equipment would 
you recommend to this non­computerized office that 
will afford more persons to retrieve files at the same 
time?
Filing shelves would be a great system if adequate 
space is available.
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Filing Systems
•Files are arranged in alphabetical order
•Files are labeled with the patient’s last name first, then first   
 name and middle initial

•Organizes files by numbers instead of names
•Patients are assigned sequential numbers
•This system is often used with highly confidential information
•A master list of patient names and numbers must be kept

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Filing Systems (cont.)
Color
Coding

Using Classifications

• First identify how files are 
   to be classified
• Select a separate color for 
Used to distinguish files     each classification
within a filing system

Color coding can be used with both 
alphabetic and numeric filing systems.
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Filing Systems (cont.)




Tickler Files
 A reminder file
 Should be placed separately and reviewed often
 Computers now offer tickler files
Supplemental Files

 Separate files containing additional information
 Prevents cluttering of primary files
 Contents should be distinguished from the primary 
file contents
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Apply Your Knowledge
Today is December 17th , which of the information listed 
below could be added to a “tickler” file?
a. Names of patients that missed appointments two­days   
    ago
b. June medical conference dates just received in the mail
c. Names of patients seen today for their annual check­up

17


Apply Your Knowledge ­ Answer
Today is December 17th , which of the information listed 
below could be added to a “tickler” file?
a. Names of patients that missed appointments two­days   
    ago
b. June medical conference dates just received in 
the mail
c. Names of patients seen today for their annual 
check­up
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The Filing Process
Generally the medical assistant files 
three types of items:
New 
Patient
Record
Folders

Individual
Documents
For
Existing
Folders

Previously
Filed
Patient
Record
Folders
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The Filing Process (cont.)
Place the files in the appropriate location, so they 
can easily be retrieved when needed.
Get the accumulated files in order. This 
will save time when storing the folders.
Place an identifying mark to ensure that 
the file is put in the correct place.
Name the file using the 

office classification system. 
Make sure 
document is 
ready to 
be filed.

Inspecting

Storing

Sorting

Coding

Indexing
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Limiting Access to Files






Under no circumstances should original 
patient records leave the medical office. 
Identifying information is often recorded 
when files are retrieved.
Limited persons in the medical office 

have access to patient records.
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Filing Guidelines









Take a close look at the contents of patient 
records each time you pull them.
Keep files neat.
Do not overstuff file folders.
Take time to properly place documents into 
the folders to prevent damage.
Do not crowd the file drawer.
If possible use both upper and lower case 
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letters to label the folders.


Filing Guidelines (cont.)








Use file guides with a different tab position to aid 
with finding files.
It is better to provide too many cross­references than 
too few.
File regularly.
Do not store anything other than files in the file 
storage area.
Train all staff that will be able to retrieve files on the 
system in place.
Periodically evaluate your office system to see if it 
still works.
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Locating Misplaced Files
Do a complete search of the office to try and locate the 
file. If the file is not recovered within 24 to 48 hours, it 
may be considered lost.

Lost files can have potentially devastating consequences.
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Active vs. Inactive Files


Active Files




Inactive Files




Files that you use frequently
Files that you use infrequently

Closed Files



Files of patients that no longer consult the office
The physician determines when a file is deemed 
inactive or closed
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