Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 8

PowerPoint® to accompany

Medical Assisting
Chapter 8

Second Edition

Ramutkowski  Booth  Pugh  Thompson  Whicker

Copyright © The McGraw-Hill Companies, Inc. Permission required for reproduction or display.

1


Managing Office Supplies
Objectives
8­1 Give examples of vital, incidental, and periodic 
supplies used in a typical medical office.
8­2 Describe how to store administrative and clinical 
supplies.
8­3 Implement a system for tracking the inventory of 
supplies.
8­4 Schedule inventories and ordering times to 
maximize office efficiency.
2


Managing Office Supplies (cont.)
Objectives
8­5 Locate and evaluate supply sources.
8­6 Use strategies to obtain the best­quality 

supplies while controlling cost.
8­7 Follow procedures for ordering supplies.
8­8 Check a supply order and pay for the 
supplies.
3


Organizing Medical Office Supplies
Goal of 
managing 
office 
supplies 
is to 
achieve
efficiency
Durable 
items are 
used 
indefinitely 

Efficiency

Least 
possible:
•Expense
•Cost
•Waste

Supplies
Expendable Items

Expendable 
items are 
those that 
must be 
4 restocked


Determining Responsibility for
Organizing Supplies






It is common for one or two individuals to 
handle the organizing of supplies.
One may be responsible for administrative 
supplies and the other clinical supplies.
In large practices, at times a third individual 
may handle supplies for the durable items 
such as computer, fax, and copiers, etc.
5


Categorizing Supplies
Types of Supplies
Administrative

Clinical

• Stationary
• Insurance Forms
• Pens
• Clipboards

• Alcohol swabs
• Disposable sheaths
• Tongue depressors

General

• Tissue
• Paper towels
• Hypoallergenic soap
6


Categorizing Supplies (cont.)
A supply list can help track and categorize supplies 
according to need and urgency.

Incidental
Supplies

Vital 
Supplies
Periodic
Supplies

7


Storing Office Supplies


Store in a neat, organized manner to 
prevent:
 Loss
 Theft
 Damage
 Deterioration
8


Storing Office Supplies (cont.)


Location




Items are normally kept close to areas of use.

Storage Cabinet






Label storage cabinets and boxes to facilitate 
location of items with ease.
Note the shelf life of items and place older items 
in the front to be used first.
Always check expiration dates.
9


Storing Office Supplies (cont.)
• Store paper products flat in 
their boxes or packages.
• Information booklets may 
be stored upright to save 
space.
• Envelopes and other paper 
goods with gummed 
surfaces must be kept dry  to 
prevent them from sticking.

10


Storing Office Supplies (cont.)
• Implement the rules of good 
housekeeping and asepsis.
• All sterile dressing and 
bandage materials must be 
kept sterile.

• Chemicals, drugs, and 
solutions should be kept in a 
cool, dark place unless 
refrigeration is required.
• Poisons and narcotics are to be 
stored separately.

11


Apply Your Knowledge
The medical assistant is placing new gauze 
pads in the storage cabinets and finds a box 
of gauze that are discolored. What does this 
possibly indicate?

12


Apply Your Knowledge ­Answer
The medical assistant is placing new gauze 
pads in the storage cabinets and finds a box 
of gauze that are discolored. What does this 
possibly indicate?
This could signal that supplies are not 
being rotated properly where older items 
are used first.
13

Taking Inventory of Office Supplies
Inventory
 A list of  supply items and quantities on hand
 Accurate inventories prevents the office from running 
out of needed supplies
 Keeping the inventory accurate requires:
 Careful Planning
 Attention to Detail
 Basic Math Skills

14


Taking Inventory of Office Supplies 
(cont.)

Inventory Filing System

Reorder Reminder Cards

Understanding Your 
Responsibilities
Inventory Card

Inventory Reminder Kits
15


Scheduling Inventory and Ordering


Established Ordering Times




When To Order Ahead of Schedule




Selecting the same weekday for monthly ordering helps 
others know when to place requests.
Ordering ahead ensures that items will not become 
depleted.

Unanticipated Shortage of a Supply Item


If an item is almost depleted well in advance of the 
scheduled re­order time, place the order immediately to 
prevent running out of the item.
16


Locating and Evaluating
Supply Vendors
Get the 
best prices

$
Use 
reputable 
vendors

• Average is 
Determine 
4­6% of 
what % of the 
annual gross
budget is 
needed

Compare 
Vendors 
for:

• Prices
• Quality
• Service
• Payment 
Policies
17


Competitive Pricing and Quality


Unit Pricing




Tends to be less since a 
larger quantity is 
purchased at one time
To calculate divide 
total cost of package by 
number of package by 
number of items 
contained in package



Rush Orders




Prevent the need to 
place rush orders by 
learning average 
delivery time for each 
vendor
Rush orders tend to cost 
more

18

Competitive Pricing and Quality 
(cont.)


Mail Order 
Companies







Usually saves money
More potential to have 
some hidden charges 
Less control over the 
order

Group Buying Pools






Purchasing Groups




Groups of physicians 
that order supplies 
together in order to 
obtain bulk rate 
discounts
Larger groups can save 
an average of 20%

Convenient for medical offices in the 
same building
Average savings equals 10% to 20%

19


Benefits of Using Local Vendors
• Local Vendors and Dealers

• May offer special services in an emergency 
situation
• May offer personal assistance such as helping 
with inventory
• Are a part of the community, and good 
relations between them and the physicians 
are a plus 
20


Payment Schedules

Vendor
Payment
Terms

Vendor’s Invoice 
• Usually describes terms of 

payments.  Some examples include:
• No handling charges for prepaid 
orders
• Discounts if checks are enclosed 
with the order
• Delayed billing for 30 to 90 
days  
21


Storage Space as a Cost Factor

Consider the amount of storage 
space before ordering
A vendor may allow you to take 
partial shipments on large orders
22


Ordering Procedures


Order Forms






Orders can be made with traditional 
order forms or telephone, fax, and on­
line orders
Be sure to keep a copy of order form
Double check order and form 
completed for accuracy
23


Ordering Procedures


Purchase Requisitions





Requisitions are formal requests for purchases 
Large purchases may require permission and 
approval from the physician

Purchase Orders




Forms that are often preprinted with consecutive 
numbers
Authorize a purchase for a medical practice
24


Checking Orders Received





Record the date orders are received. 
Check the shipment packing slip (a 
description of package contents) against the 
ordered equipment to ensure all merchandise 
are received.
Spend the required time to ensure that all 
ordered and charged supplies are enclosed in 
the package.
25