luận văn thạc sĩ tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần catalan

i

LỜI CAM ĐOAN
Tác giả viết luận văn Thạc sỹ kinh tế chuyên ngành kế toán với đề tài: “Tổ
chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Catalan” dưới sự hướng dẫn của PGS.TS
Phạm Đức Hiếu. Luận văn dựa trên cơ sở vận dụng lý luận, khái niệm về tổ chức
công tác kế toán trong doanh nghiệp, thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công
ty cổ phần Catalan; phân tích, đánh giá những mặt đạt được, những tồn tại hạn chế
và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế. Từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm
hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Catalan. Trong quá trình
viết luận văn tác giả có tham khảo, kế thừa một số lý luận chung về tổ chức công tác
kế toán của một số tác giả đã nghiên cứu trước đó và từ một số tài liệu chuyên
ngành, các văn bản có liên quan... theo danh mục tài liệu tham khảo.
Tác giả xin cam đoan toàn bộ nội dung luận văn này là công trình nghiên cứu
của tác giả. Các số liệu, tư liệu sử dụng trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, trung
thực. Tính đến thời điểm này toàn bộ nội dung trong luận văn chưa được công bố
trong bất cứ công trình nghiên cứu nào khác.
Hà Nội, ngày

tháng

TÁC GIẢ

Lê Thị Thảo

năm


ii

LỜI CÁM ƠN

Để tác giả có thể hoàn thành đề tài luận văn Thạc sỹ một cách hoàn chỉnh,
ngoài sự cố gắng của bản thân trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và viết luận
văn Thạc sỹ còn có sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của các quý thầy, quý cô trong
nhà trường, cũng như sự ủng hộ, động viên của bàn bè, đồng nghiệp và gia đình.
Tác giả xin chân thành cảm ơn PGS. TS Phạm Đức Hiếu đã hướng dẫn và tạo
mọi điều kiện tốt nhất cho tác giả hoàn thành luận văn này.
Tác giả xin chân thành cảm ơn toàn thể các quý thầy, quý cô trong khoa Kế
toán và quý thầy, quý cô của trường Đại học thương mại đã tận tâm chỉ bảo, dạy dỗ,
truyền đạt những kiến thức quý báu cho tác giả trong quá trình học tập, nghiên cứu
và thực hiện đề tài luận văn này.
Cuối cùng tác giả xin chân thành cảm ơn đến gia đình, bạn bè, đồng nghiệp
đã luôn động viên, hỗ trợ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tác giả trong suốt
thời gian qua.
Hà Nội, ngày

tháng

TÁC GIẢ

Lê Thị Thảo

năm


iii

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.....................................................................................................i
LỜI CÁM ƠN..........................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU VIẾT TẮT.................................................................vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU.....................................................................vii
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu......................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài:............................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài:............................................................................2
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài...............................................................3
6. Những đóng góp của luận văn...............................................................................3
7. Kết cấu của luận văn..............................................................................................3
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP........................................................4
1.1. KHÁI NIỆM, YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.....................4
1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán...................................................................4
1.1.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán.......................................................................5
1.2. VAI TRÒ, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP........................................................................6
1.2.1. Vai trò tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp..........................................6
1.2.2. Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp......................................7
1.2.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp...................................8
1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP................................................................................................................... 9
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán.....................................................................................9
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán...................................................12
1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán...................................................15


iv

1.3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán.............................................................18
1.3.5. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán................................24

1.3.6. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp..................................26
1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán.................................................................................27

1.3.8. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin…………………………………………………………………..28
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CATALAN....................................................................................30
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CATALAN.................................30
2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Catalan..................................................30
2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh ảnh hưởng đến công tác kế toán của Catalan 31
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CATALAN..................................................................................................38
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán..................................................................39
2.2.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán..................................41
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán..................................49
2.2.4. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán:........................................56
2.2.5. Thực trạng tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán:..............56
2.2.6. Thực trạng tổ chức phân tích hoạt động kinh tế:..............................................58
2.2.7. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán:...............................................................58
2.2.8. Thực trạng tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin............................................................................................60
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CATALAN........................................................................62
2.3.1. Những ưu điểm đạt được.................................................................................62
2.3.2. Những tồn tại..................................................................................................65
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................68


v

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CATALAN...................................69
3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CATALAN...69
3.2. YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CATALAN...................................................70
3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán....................................................70
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán...............................................71
3.3. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CATALAN..................................................................................................73
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán..................................................................73
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.................................................77
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán.............................................................80
3.3.4. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán........................................................................81
3.3.5. Hoàn thiện tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán...............88
3.3.6. Hoàn thiện tổ chức phân tích hoạt động kinh tế...............................................90
3.3.7. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán.................................................................94
3.3.8. Hoàn thiện tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin............................................................................................96
3.4. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CATALAN..........97
3.4.1. Điều kiện từ phía Nhà nước.............................................................................97
3.4.2. Điều kiện từ phía Công ty cổ phần Catalan......................................................98
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3:.......................................................................................99
KẾT LUẬN..........................................................................................................100
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU VIẾT TẮT
BHTN

: Bảo hiểm thất nghiệp

BHYT

: Bảo hiểm y tế

BTC

: Bộ tài chính

CBCNV

: Cán bộ công nhân viên

CCDC

: Công cụ dụng cụ

CP

: Cổ phần

GTGT

: Giá trị gia tăng

HCNS

: Hành chính nhân sự

HĐKD

: Hoạt động kinh doanh

KCN

: Khu công nghiệp

KH

: Khấu hao

NH

: Ngân hàng

KPCĐ

: Kinh phí công đoàn

NCTT

: Nhân công trực tiếp

NVLTT

: Nguyên vật liệu trực tiếp

NXB

: Nhà xuất bản

PL

: Phụ lục

QC

: Gạch men

QH

: Quốc hội

SP

: Sản phẩm

SXKD

: Sản xuất kinh doanh

SXC

: Sản xuất chung

TGNH

: Tiền gửi ngân hàng

TNDN

: Thu nhập doanh nghiệp

TK

: Tài khoản

TP.HCM

: Thành phố Hồ Chí Minh

TSCĐ

: Tài sản cố định

TT

: Thông tư

XDCB

: Xây dựng cơ bản

VND

: Việt nam đồng


vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty...................................................33
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ Các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán..................................39
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Catalan theo mô hình kết
hợp........................................................................................................................... 76
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ kết hợp công việc của kế toán QT và kế toán TC..........................76
Sơ đồ 3.2: Mô hình kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Catalan..........................76
Bảng 3.3: Nhật ký thu tiền.......................................................................................82
Bảng 3.4: Nhật ký chi tiền.......................................................................................83
Bảng 3.5: Nhật ký bán hàng....................................................................................84
Bảng 3.6: Nhật ký mua hàng...................................................................................85
Bảng 3.7 Thẻ tài sản cố định...................................................................................87
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung.............103
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán..............104
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán...................105
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung..........................106
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái........................107
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ........................108
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ...................109
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính................................................110
Bảng 2.2: Tình hình lao động của công ty qua 3 năm (2015 – 2017)....................111
Bảng 2.2: Tình hình Tài Sản, Nguồn Vốn của công ty qua 3 năm (2015 – 2017).112
Bảng 2.3: Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm
(2015 – 2017)........................................................................................................113

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Ngày nay, nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển với trình độ ngày càng
cao, nền kinh tế Việt Nam cũng đang dần phát triển theo xu hướng hội nhập với nền
kinh tế khu vực và quốc tế. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng
đa dạng, phong phú và sôi động, đòi hỏi luật pháp và các biện pháp kinh tế của nhà
nước phải đổi mới để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế phát triển. Trong xu hướng
đó, kế toán cũng không ngừng phát triển và hoàn thiện về nội dung, phương pháp
cũng như hình thức tổ chức để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của nền sản
xuất xã hội. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp không ngừng
nâng cao quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, đổi mới công nghệ, đầu tư nhân
lực nhằm từng bước đưa doanh nghiệp phát triển theo xu hướng mới. Vấn đề trọng
tâm của doanh nghiệp hiện nay là tổ chức tốt công tác quản lý, mà đặc biệt là tổ
chức công tác kế toán. Vì tổ chức công tác kế toán không những cung cấp thông tin
hữu ích về tình hình hoạt động kinh tế - tài chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở
cho công tác quản lý chất lượng và hiệu quả của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong quá trình phát triển bên cạnh những thành tựu đã đạt được,
công tác quản lý còn những tồn tại chưa phù hợp với điều kiện hội nhập hiện nay.
Kế toán với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh
tế đòi hỏi cũng phải có sự đổi mới và hoàn thiện liên tục cho phù hợp với sự thay
đổi của nền kinh tế đất nước và chính bản thân trong quá trình đổi mới của doanh
nghiệp. Trong đó, đổi mới và tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Catalan
là một nội dung quan trọng, thực sự cấp thiết vì nó phát huy được vai trò và thực
hiện tốt chức năng kế toán trong quản lý kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng và
tính cấp thiết của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, tác giả đã lựa

chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Catalan”
làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ của mình.


2

2. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần
Catalan những năm qua, qua đó rút ra những ưu điểm, những tồn tại, phân tích
những nguyên nhân.
Đề ra những giải pháp nhằm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần
Catalan trong thời gian tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng:
Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán tại
Công ty cổ phần Catalan.

- Phạm vi:
+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu thực hiện tại Công ty cổ phần Catalan
+ Về thời gian: Đề tài nghiên cứu tổ chức công tác kế toán cho năm 2017
+ Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán
tại Công ty cổ phần Catalan trên góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài:
Lịch sử để nghiên cứu các vấn đề lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn tổ
chức kế toán tại các doanh nghiệp. Sử dụng các phương pháp thống kê, so sách,
suy luận, lôgic…để phân tích, tổng hợp các vấn đề, rút ra các kết luận cần thiết từ
thực tế. Trên cơ sở đó đưa ra những nội dung cần hoàn thiện phù hợp và có khả
năng thực hiện được.

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
4.1.1 Dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp bao gồm : Các dữ liệu thu thập từ nguồn này bao gồm các văn
bản luật, nghị định, thông tư .... của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành về kế toán
doanh nghiệp; Các tài liệu về tổ chức kế toán tham khảo từ giáo trình, báo, tạp chí,
mạng internet; Các tài liệu sẵn có của Doanh nghiệp: Tài liệu giới thiệu về Doanh
nghiệp, mục tiêu, phương hướng, chính sách phát triển của Công ty; Báo cáo tài
chính các năm từ năm 2014 đến năm 2017; Các sổ sách, chứng từ, báo cáo kế toán
liên quan đến tổ chức công tác kế toán...;


3

4.1.2 Dữ liệu sơ cấp
+ Nguồn dữ liệu sơ cấp: Điều tra thu thập thông tin từ các phòng, ban trong Công
ty thông qua quan sát trực tiếp, quan sát gián tiếp, phỏng vấn trực tiếp,...
* Mục tiêu thu thập dữ liệu sơ cấp:
Nhằm thu thập các dữ liệu chuyên sâu để làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế
toán từ đó tạo dựng cơ sở để đưa ra các điều chỉnh phù hợp hơn cho thời gian tới.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn có ý nghĩa khoa học và thực tiễn, góp phần giải quyết những vấn đề
đặt ra trong công tác quản lý kinh tế – tài chính nói chung và công tác kế toán nói
riêng. Ngoài ra, luận văn còn hệ thống hoá những lý luận cơ bản về tổ chức công tác
kế toán trong các doanh nghiệp và góp phần phản ánh đúng thực trạng tổ chức công
tác kế toán tại Công ty Cổ phần Catalan, đưa ra những mặt mạnh, mặt yếu về tổ
chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp
nhằm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Catalan.
6. Những đóng góp của luận văn
Hệ thống hoá và phân tích các vấn đề thuộc lý luận và thực tiễn về tổ chức
công tác kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay.

Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Catalan,
những thành tựu, hạn chế còn tồn tại và phân tích những nguyên nhân tồn tại.
Đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần
Catalan.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận
văn gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong
doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Catalan
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
Công ty cổ phần Catalan.


4

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. KHÁI NIỆM, YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán
1.1.1.1. Khái niệm kế toán
Theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015: “Kế toán là
việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới
hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.
1.1.1.2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ
chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm
tra các hoạt động kinh tế - tài chính, do đó công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng của công tác quản lý, đồng thời nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các

yêu cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp và gián tiếp.
Tổ chức công tác kế toán cũng được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau:
Theo các nhà khoa học của trường Đại học Thương mại: “ Tổ chức công tác
kế toán là tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức áp dụng các nguyên tắc, phương pháp kế
toán nhằm thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác
quản lý đơn vị”.
“Trích trong cuốn giáo trình Nguyên lý kế toán xuất bản năm 2009 do NXB
thống kê phát hành_Tác giả Đỗ Minh Thành”
Theo các nhà khoa học của trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh:
“Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong
doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố,
điều kiện cũng như các mối quan hệ qua lại có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp
hoạt động kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của
mình”.


5

“Trích trong cuốn giáo trình Nguyên lý kế toán xuất bản năm 2015 do NXB
kinh tế TP. HCM phát hành_Tác giả PGS.TS Võ Văn Nhị”
Theo các nhà khoa học của Học viện Tài chính: “Tổ chức công tác kế toán
trong doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các
nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng
phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách chế độ quản lý kinh tế
quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức
năng, vai trò của kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế”.
“Trích trong cuốn giáo trình Nguyên lý kế toán xuất bản năm 2014 do NXB
Tài chính phát hành_Tác giả GS.TS Đoàn Xuân Tiên”
Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm tổ chức công tác kế toán,
nhưng ta có thể khái quát khái niệm tổ chức công tác kế toán được coi là (tổ chức

việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình kinh tế tài
chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức
việc thực hiện chế độ bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán, thực hiện cung cấp thông tin
tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán) một hệ thống các yếu tố cấu
thành gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để
thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ,
thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào doanh nghiệp.
1.1.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán
Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh tế, quản lý doanh
nghiệp thì tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
+ Yêu cầu về pháp lý:
Khi tổ chức công tác kế toán phải xem xét đến việc tuân thủ Luật kế toán, hệ
thống chuẩn mực kế toán, các qui định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế
toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp qui khác có liên quan đến hoạt động
sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán như các luật, chính sách về thuế, doanh
nghiệp, …. Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn bản pháp quy và việc
vận hành trong thực tế của hệ thống này.


6

+ Yêu cầu về quản lý:
- Phải đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác các thông tin kế
toán cho nhà quản lý.
- Phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý trên cơ sở các nguyên tắc, chính sách,
quy chế tài chính kế toán.
- Phải có tính hiệu quả (tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận). Bộ máy kế
toán phải gọn nhẹ, giảm bớt các khâu trung gian nhằm đáp ứng kịp thời và chính
xác, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp tránh thất thoát tài sản.
- Phải phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

1.2. VAI TRÒ, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Vai trò tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp không ngừng chú
trọng, đặc biệt quan tâm đến tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình, bởi vì thông
tin kế toán là thông tin hết sức cần thiết và quan trọng đối với nhà quản lý doanh
nghiệp. Xã hội ngày càng phát triển thì thông tin càng trở nên đa dạng và phong
phú, quản lý thông tin tốt sẽ quản lý doanh nghiệp được tốt hơn.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phát huy tốt những vai trò
sau:
- Tổ chức công tác kế toán tốt nhằm giúp chủ doanh nghiệp điều hành và quản
lý các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao.
- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình
nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó.
- Phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh
doanh cũng như các khoản doanh thu thu được, kết quả của quá trình đó đem lại kết
quả lợi nhuận (lỗ) cho doanh nghiệp.
- Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động
trong kinh doanh.


7

- Cung cấp dữ liệu cho các nhà quản trị làm cơ sở hoạch định sản xuất kinh
doanh và ra quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả.
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính
trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu
quả quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng
yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức

năng của nhà nước.
1.2.2. Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
+ Tổ chức hợp lý, khoa học công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán để thực
hiện toàn bộ công việc kế toán ở doanh nghiệp với sự phân công, phân nhiệm rõ
ràng công việc kế toán cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán … đảm
bảo công tác kế toán được thực hiện tốt và hiệu quả hơn. Đáp ứng kịp thời cho các
đối tượng sử dụng thông tin, phục vụ cho công tác quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt
động của đơn vị.
+ Phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị một cách đầy đủ, kịp thời theo đúng
nguyên tắc, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán theo quy định.
+ Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu thông tin về hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Tổng hợp số liệu, báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho các cơ quan
quản lý nhà nước, các đối tượng sử dụng khác khi có yêu cầu.
+ Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chính sách chế độ về quản
lý kinh tế tài chính nói chung, chế độ thể lệ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế
toán nội bộ trong doanh nghiệp.
+ Tham gia phân tích thông tin kế toán tài chính và cung cấp cho các đối
tượng khi có nhu cầu.


8

Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán, để thực hiện các chức
năng và nhiệm vụ này thì mỗi đơn vị cần phải coi trọng và có kế hoạch tổ chức
công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý ở đơn vị mình.
1.2.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Để tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý thì việc tổ chức công tác kế
toán phải thực hiện theo các nguyên tắc cơ bản sau:

* Nguyên tắc thống nhất
- Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh
nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.
- Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ
kế toán hiện hành.
- Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự
so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương
pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch
toán ngoại tệ).
* Nguyên tắc phù hợp
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên.
- Phù hợp với thông lệ quốc tế.
* Nguyên tắc hiệu quả:
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về
toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt
hiệu quả cao nhất.
Trên đây là những nguyên tắc cơ bản có tính bao quát toàn bộ quá trình tổ
chức công tác kế toán. Trong quá trình triển khai tổ chức công tác kế toán, các
doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm


9

tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, tùy thuộc
vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc
cũng như dựa vào các căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính

khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp.
1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại
doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử
lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu
nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các
hoạt động của đơn vị (Trích từ cuốn “Thực hành tổ chức công tác kế toán”, Học
viện tài chính, NXB Tài chính năm 2004). Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế
toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ
chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của
mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan
là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản
xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Để xác lập mô
hình tổ chức kế toán cần dựa vào một số căn cứ như: quy mô, thời điểm sản xuất
kinh doanh, địa bàn bố trí các đơn vị cơ sở, trình độ của quản lý ở các đơn vị cơ sở.
Tất cả những căn cứ trên có ảnh hưởng đến phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị tức
là các căn cứ đó có ảnh hưởng đến sự chia sẻ về quyền lực giữa các cấp trong doanh
nghiệp. Trong một doanh nghiệp mức độ phân cấp quản lý tài chính như thế nào sẽ
quyết định mô hình tổ chức kế toán tương ứng.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể tổ chức bộ máy kế toán theo một trong ba
mô hình sau: tổ chức kế toán tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán. Đối
với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp cổ phần hóa qui mô
nhỏ thì các doanh nghiệp này với qui mô hoạt động thường nhỏ, các cơ sở được bố
trí gần nhau nên thường tổ chức theo mô hình tập trung và mô hình vừa tập trung
vừa phân tán.

10

1.3.1.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Nội dung:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ
công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán
doanh nghiệp. Ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ
bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu
nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu
quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển
chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công
tác kế toán.
Ưu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận
tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, dễ phân công công tác; kiểm tra, xử lý,
cung cấp thông tin kịp thời …
Nhược điểm: Hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán ở các đơn vị
phụ thuộc.
Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, tổ chức
hoạt động trên địa bàn tập trung. Trong điều kiện áp dụng phương tiện kỹ thuật ghi
chép, tính toán thông tin hiện đại trong kế toán, loại hình này được áp dụng cho tất
cả các đơn vị.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung theo sơ đồ 1.1
1.3.1.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Nội dung:
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán
không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành
ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh
nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm
nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và
kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán

trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng.
Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các
bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập


11

báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra
công tác kế toán của các bộ phận.
Ưu điểm: Công tác kế toán gắn liền với các hoạt động sản xuất kinh doanh của
các đơn vị phụ thuộc; tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, giám sát trực tiếp
các hoạt động kinh tế tài chính; tạo điều kiện cho tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ.
Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh, tốn kém, thiếu sự chỉ đạo tập trung
thống nhất, thông tin kế toán cung cấp không được kịp thời.
Điều kiện áp dụng: Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp với các
đơn vị có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn phân tán chưa trang bị và ứng dụng
phương tiện kĩ thuật hiện đại trong kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán theo sơ đồ 1.2
1.3.1.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Nội dung:
Với mô hình này trong doanh nghiệp vừa có những đơn vị có tổ chức kế toán
riêng, và cũng có những đơn vị không có tổ chức kế toán riêng. Đối với những đơn
vị được phân bố xa văn phòng doanh nghiệp sẽ tổ chức kế toán riêng, tổ chức hạch
toán nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báo cáo về phòng kế toán
doanh nghiệp. Đối với những đơn vị qui mô nhỏ hoặc ở gần doanh nghiệp thì không
cần tổ chức kế toán riêng, chỉ làm nhiện vụ hạch toán ban đầu, thu thập, xử lý, phân
loại chứng từ, lập các báo cáo gửi về phòng kế toán của doanh nghiệp. Phòng kế
toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng, tại các đơn vị
không có tổ chức kế toán riêng và tổng hợp các báo cáo của đơn vị có tổ chức kế
toán riêng.

Ưu điểm: Khắc phục được những hạn chế của hai hình thức tập trung và phân
tán, tạo điều kiện tăng cường công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc lớn cũng như
toàn bộ doanh nghiệp phù hợp với việc phân công kế toán và phân cấp quản lý tài
chính.
Nhược điểm: Nhược điểm của hình thức này là bộ máy cồng kềnh.
Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với
những đơn vị có quy mô lớn hoạt động tập trung trên một địa bàn, nhưng các bộ


12

phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo
sự phân công đó.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán theo sơ đồ 1.3
Việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán
trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Vì vậy, việc tổ chức, cơ cấu bộ
máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan
trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác trung thực và đầy
đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin; đồng thời phát huy và nâng cao
trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên kế toán.
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

a. Tổ chức chứng từ kế toán
 Sự cần thiết phải tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ kế toán gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu khác
nhau. Do đó cần tổ chức hệ thống chứng từ để bảo đảm cơ sở pháp lý và lựa chọn
các loại chứng từ phù hợp với đặc thù riêng có của đơn vị.
Chứng từ kế toán có thể được lập từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp,
phải được kiểm tra, phê duyệt luân chuyển đến các bộ phận thích hợp để ghi sổ và

lưu trữ. Vì thế mà kế toán phải xác định “đường đi” cụ thể của từng chứng từ để
đảm bảo cung cấp thông tin tốt nhất cho quản lý và đảm bảo cho việc ghi sổ, lưu trữ
khoa học và hợp lý.
- Tổ chức chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ kế toán là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cầu
và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho các đối tượng kế toán.
Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ
thống các bảng chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ
nhất định.
Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho quản lý
vật tư, tiền vốn, hoạt động thu chi tiền....


13

- Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ mang lại những lợi ích to lớn:
Về mặt quản lý: Dựa trên thông tin từ chứng từ gốc để quản lý chặt chẽ các
đối tượng hạch toán kế toán, đưa ra các quyết định tác nghiệp hợp lý để điều chỉnh
kế hoạch và dự toán. Giúp nhà quản lý có được các thông tin kịp thời, chính xác,
đầy đủ từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Về pháp lý: Chứng từ kế toán là một phương tiện sao chụp ngay từ đầu
nguyên hình, trạng thái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vì thế mà nó là một chứng
cứ xác thực chứng minh sự hình thành của các nghiệp vụ kế toán. Cho nên tổ chức
tốt chứng từ kế toán là tổ chức tốt hệ thống chứng cứ chứng minh tính pháp lý cho
mọi hoạt động tại đơn vị.
Về mặt kế toán: Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi
sổ và lập các báo cáo kế toán.. Nếu chứng từ được tổ chức tốt thì sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho việc ghi sổ và thanh tra kế toán.

- Khi tổ chức chứng từ kế toán cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc thống nhất: Theo nguyên tắc này là doanh nghiệp phải tổ chức sử
dụng thống nhất hệ thống chứng từ trong các niên độ kế toán.
Nguyên tắc đặc thù: Căn cứ vào đặc thù của doanh nghiệp mà lựa chọn hệ
thống chứng từ và xây dựng trình tự luân chuyển cho phù hợp với đơn vị mình
Nguyên tắc bằng chứng: Tổ chức sử dụng và ghi chép chứng từ kế toán phải
đảm bảo sao cho các chứng từ đó có đủ các yếu tố: hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Có như thế
chứng từ mới là bằng chứng đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Nguyên tắc cập nhật: Theo nguyên tắc này thì khi tổ chức chứng từ kế toán
phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về quy định ghi chép, biểu mẫu, lưu trữ
chứng từ để đảm bảo chứng từ luôn mang tính pháp lý.
Nguyên tắc hiệu quả: Khi tổ chức chứng từ kế toán phải tính đến hiệu quả của
công tác tổ chức, phát hành, ghi chép, sử dụng và lưu trữ chứng từ.

 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
- Xác định danh mục chứng từ: trong chế độ kế toán Việt Nam có hệ thống các
danh mục chứng từ


14

-Nội dung bao gồm 3 nội dung chủ yếu:
Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lựa chọn các phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ: Lập bằng bút, mực gì,
giấy than hay lập trên máy vi tính...
Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ.

- Khi lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Chứng từ phải được lập theo mẫu do Nhà nước quy định,lập chứng từ phải sử
dụng đúng loại chứng từ, ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết trên chứng từ (yếu tố cơ
bản) đồng thờiphải có chữ ký của những người có liên quan mới được coi là hợp lệ,

hợp pháp.
Gạch bỏ các phần trống
Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng không được ký duyệt sẵn trên bản chứng từ
(chứng từ khống) và giao cho nhân viên sử dụng dần.
Chứng từ phải được lập và ghi trên những phương tiện vật chất tốt, đảm bảo
giá trị lưu trữ theo thời hạn quy định của mỗi loại chứng từ.
Không được phép tẩy xoá chứng từ khi có sai sót. Nếu có sai sót cần phải huỷ
và lập chứng từ khác những phải đảm bảo số thứ tự liên tục của chứng từ, không
được xé rời khỏi cuốn.
Đối với các chứng từ bao gồm nhiều liên: Các liên của chứng từ phải được lập
cùng 1 lần bằng cách: liên 2 và liên 3 (nếu có) đạt dưới giấy than. Chữ ký của các cá
nhân có liên quan phải được ký trực tiếp trên mỗi bản chứng từ không được ký qua
giấy than.

- Tổ chức kiểm tra chứng từ
Tổ chức kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo chất lượng thông tin kế toán trước
khi vào sổ đồng thời hạn chế sai sót trong sổ kế toán. Nội dung kiểm tra chứng từ
bao gồm:
Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Kiểm tra các yếu tố cơ bản và việc tuân thủ
các chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành.


15

Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ: Kiểm tra chữ ký, và dầu cảu đơn vị có
liên quan trong chứng từ.
Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ: Kiểm tra nội dung của nghiệp vụ, số tiền,
mối quan hệ giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị phản ánh trên chứng từ.

- Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ cho ghi sổ kế toán

Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành: Chứng từ tiền mặt, chứng từ
vật tư, chứng từ bán hàng...
Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ: đây là bước trung gian nhưng rất
quan trọng cho việc ghi sổ kế toán.
Ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ theo cách tổ chức sổ tại
đơn vị.

- Tổ chức bảo quản, lưu trữ, và huỷ chứng từ kế toán
Thời gian và các qui định khác về lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện
theo chế độ lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối mỗi kì kế toán, sau khi
hoàn thành các công việc ghi sổ và khóa sổ phải in toàn bộ hệ thống sổ kế toán tổng
hợp nà kế toán chi tiết để lưu trữ và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra
tài chính.
1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong Chế
độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài
khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh…
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của kế toán (tài sản, nguồn vốn và các
quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể quản
lý khác nhau. Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi, phản ánh tình hình và
biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp. Bởi vậy, để cung
cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dùng rất nhiều tài khoản
khác nhau mới có thể đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết. Đồng


16

thời, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán,

kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài
khoản kế toán. Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh
nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp
mình cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa
chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản
kế toán cho đơn vị mình. Hiện nay, đối với hệ thống tài khoản kế toán trong các
doanh nghiệp được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày
22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, Tài
khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Để đáp ứng nhu cầu quản lý của
đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 ...
nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản
cấp trên tương ứng. Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1, hoặc cấp 2
đối với các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội
dung kinh tế phát sinh riêng của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của
Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của
doanh nghiệp; đồng thời đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả
mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế
độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài
khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng
ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp
hạch toán của từng tài khoản tổng hợp tương ứng.
Trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài
khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài
Chính trước khi thực hiện.


17

Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong doanh
nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:
+ Đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch
toán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.
+ Phù hợp với những qui định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng
dẫn thực hiện của cơ quản lý cấp trên.
+ Phù hợp với đặc điểm, tính chất họat động SXKD, trình độ phân cấp quản lý
kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo với mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo kế tóan.
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông
tin cho đối tượng sử dụng.
Để đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh cũng
như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi
chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau:
+ Mở tài khoản: Được thực hiện vào đầu niên độ kế toán, toàn bộ tài sản và
nguồn vốn từ Bảng cân đối kế toán đầu kỳ được chuyển vào các tài khảon cấn thiết
có liên quan.
+ Ghi chép trên tài khoản: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ
tiến hành các ghi chép vào các tài khoản có liên quan. Việc ghi chép vào tài khoản
phải theo đúng phương pháp kế toán và quy tắc nhất định để phản ánh chính xác
tình hình và sự biến động của tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp.
+ Kết thúc tài khoản: Được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, kế toán viên tiến
hành cộng số phát sinh bên Nợ, bên Có và tính số dư cuối kỳ các tài khoản.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán một cách khoa học, hợp lý sẽ là định
hướng có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Do
vậy, việc tổ chức, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán có ý nghĩa to lớn, đòi hỏi
người tổ chức kế toán cần quan tâm đúng mức trước khi triển khai các công việc
tiếp theo.

18

1.3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên
quan đến doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán,
các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế
toán;
- Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ
kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
+ Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối
với các loại Sổ Cái, Sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ,
thẻ kế toán chi tiết.
+ Sổ nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan
hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản
ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở
doanh nghiệp.
+ Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong
từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định

trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên sổ cái