luận văn khách sạn du lich hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW marriott, hà nội

61

LỜI CẢM ƠN
Em xin cảm ơn Ths. Kiều Thu Hương người trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá
trình thực hiện bài nghiên cứu với đề tài: “Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW
Marriott, Hà Nội”.
Bên cạnh đó em xin cảm ơn khách sạn JW Marriott, Hà Nội và bộ phận Banquet của khách
sạn đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động tổ chức sự kiện của
khách sạn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Phương Thảo


62

MỤC LỤC


63

DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT
1
2
3
4
5
6
7

8
9
10

Tên danh mục bảng biểu
Bảng 2.1 Chương trình kế hoạch của triển lãm cưới năm 2014
Bảng 2.2 Chương trình kế hoạch của triển lãm cưới năm 2015
Bảng 2.3 Chương trình kế hoạch của lễ tổng kết cuối năm 2014
Bảng 2.4 Chương trình kế hoạch của lễ tổng kết cuối năm 2015
Bảng 2.5 Thời gian biểu của triển lãm cưới năm 2014
Bảng 2.6 Thời gian biểu của triển lãm cưới năm 2015
Bảng 2.7 Thời gian biểu của lễ tổng kết cuối năm 2014
Bảng 2.8 Thời gian biểu của lễ tổng kết cuối năm 2015
Bảng 3.1. Bảng kế hoạch kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn năm 2016
Bảng 3.2. Mục tiêu kinh doanh cụ thể của bộ phận Banquet năm 2016

Trang
21
22
23
23
24
24
25
25
30
30


64

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7

Nghĩa đầy đủ
Giờ
Đơn vị tính
Giá trị gia tăng
Lợi nhuận
Thu nhập doanh nghiệp
Triệu đồng
Việt Nam đồng

Từ viết tắt
H
ĐVT
GTGT
LN
TNDN
Trđ
VNĐ

5

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Du lịch là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn của một số quốc gia phát triển. Các
nước phát triển và các nước đang phát triển ngày chú trọng đến ngành du lịch. Nước ta trong thời
gian gần đây ngành du lịch đã có sự phát triển rất đáng kể, cụ thể là số lượng doanh nghiệm du lịch,
các khách sạn có xu hướng tăng, các điểm đến được trùng tu, cải tạo, quy hoạch, nhằm phục vụ cho
nhu cầu gia tăng của khách du lịch trong những năm gần đây, những năm gần đây lượng khách quốc
tế đang dữ ở mức tăng ổn định trung bình là 4%.
Để đáp ứng thỏa mãn các nhu cầu của khách du lịch, hay khách nội địa thì các tập đoàn
khách sạn lớn với các thương hiệu nổi tiếng trên thế giới đã có mặt tại nước ta để đáp ứng nhu cầu
ngày càng cao của khách du lịch. Giờ khách du lịch không chỉ đi du lịch không mà họ còn muốn sử
dụng thêm các dịch vụ bổ sung trong quá trình đi du lịch. Các khách sạn 4 và 5 sao là các khách sạn
có đầy đủ nhất các dịch vụ bổ sung cho khách hàng như dịch vụ tổ chức tiệc, dịch vụ ăn uống, dịch
vụ làm đẹp, …
Dân số nước ta ngày càng đông và xu hướng người dân đổ về thủ đô Hà nội sinh sống và
làm việc ngày càng nhiều, hay nói cách khách thì Hà Nội là nơi đất chật người đông. Các nơi sinh
sống và làm việc bị thu hẹp ở mức vừa đủ có thể sử dụng. Bên cạnh đó các doanh nghiệp chú trọng
đến phát triển các công tác chính phục vụ cho việc kinh doanh của họ mà không chú trọng đến các
yếu tố bổ sung đãi ngộ nhân việc như tiệc cuối năm, tiệc đầu năm, lễ tổng kết, hay tiệc cưới hỏi, hội
họp không có không gian hay họ không có thời gian tiến hành các hoạt động tổ chức tiệc. Bắt được
xu hướng đó các khách sạn 4, 5 sao có không gian rộng lớn đã và đang kinh doanh rất hiệu quả các
dịch vụ bổ sung như tiệc, hội nghị, hội thảo.
Đã có một số công trình nghiên cứu về đề tài ‘Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện ở
khách sạn” như: Tại nhà khách La Thành, hay khách sạn Hà Nội, những công trình nghiên cứu đó
chỉ nghiên cứu trong phạm vi nhà khách La Thành hay khách sạn Hà Nội. Bên cạnh đó có công trình
nghiên cứu tại các bộ phận khác ở khách sạn JW Marriott, Hà Nội với nội dung đề tài khác như
“Hoàn thiện chính sách sản phẩm tại bộ phận Spa & Fitness của khách sạn JW Marriott, Hà Nội”.
Nói chung các đề tài nghiên cứu rất cụ thể về một nội dung nghiên cứu, nên bị thu thu hẹp tại phạm

vi nghiên cứu.
Khách sạn JW Marriott, Hà Nội là khách sạn được ghi nhận với số điểm cao nhất trong
hạng mục Khách sạn hàng đầu châu Á về dịch vụ tiệc, hội nghị, hội thảo. Chính vì lý do trên mà
khách sạn luôn muốn hoàn thiện hơn nữa để giữ vững vị trí số một của mình.
Trong quá trình thực tập tại bộ phận banquet của khách sạn JW Marriott, Hà Nội em đã
được tạo điều kiện để tiếp cận với thực tế về hoạt động tổ chức tiệc tại khách sạn. Em nhận thấy bộ
phận banquet của khách sạn JW Marriott, Hà Nội đã cung cấp cho khách hàng các dịch vụ tiệc khác
nhau mang lại doanh thu lớn cho khách sạn. Tuy nhiên em nhận thấy để đáp ứng nhu cầu ngày càng
đa dạng của khách hàng thì cần có những nghiên cứu cụ thể về hoạt dộng tổ chức tiệc trong khách
sạn nhằm giữ vững vị trí số một về hoạt động tổ chức tiệc, hội nghị, hội thảo của khách sạn.
Trên thực tế đã có các đề tài nghiên cứu về khách sạn JW Marriott, Hà Nội nhưng chưa có đề
tài nào về việc hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại khách sạn JW Marriot, Hà Nội. Xuất phát từ


6

những lý do khách quan trên em xin nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của
khách sạn JW Marriott, Hà Nội”. Với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn hoạt động tổ chức sự kiện
của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
2.Tình hình nghiên cứu đề tài
2.1 Tình hình trong nước
Qua quá trình nghiên cứu, em đã biết đến một số công trình nghiên cứu có liên quan đến đề
tài như sau:
Nguyễn Vũ Hà (2009), “Bài giảng tổ chức sự kiện”, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội. Nội
dung của cuốn bài giảng đã đi sâu về khái niệm sự kiện, hoạt động tổ chức sự kiện, phân loại hoạt
động tổ chức sự kiện, các bước tác nghiệp, và quản trị các hoạt động tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, tác
giả vẫn chưa đề cập đến các giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện.
PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm (2012), “Tổ chức sự kiện”, NXB Đại học Kinh Tế Quốc dân.
Nội dung của cuốn sách đã đề cập đến khái niệm hoạt động tổ chức sự kiện, tình hình tổ chức sự
kiện tại Việt Nam. Trình bày các hoạt động tác nghiệp trong tổ chức sự kiện một cách chi tiết, các

hoạt động trong và sau khi kết thúc sự kiện. Nội dung được tác giả trình bày một cách chi tiết, khoa
học nhưng vẫn hạn chế trong việc đưa ra các ví dụ minh họa, chứng minh và các giải pháp nâng cao
chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện.
TS Lưu Kiếm Thanh (2008), “Kỹ năng tổ chức sự kiện”, NXB Học viện Hành chính quốc
gia. Nội dung của cuốn sách liên quan đến mục tiêu và phân loại sự kiện, các bước để tổ chức sự
kiện và các điểm cần lưu ý. Các nội dung này chỉ nêu qua những điều căn bản về tổ chức sự kiện,
không đi sâu nói rõ cách xác định mục tiêu, phân loại hay chi tiết các bước tiến hành sự kiện.
Dương Thị Thu Hà (2013), Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện
của khách sạn Hà Nội, công ty liên doanh TNHH khách sạn Hà Nội”. Luận văn đã đề cập đến vấn
đề lý luận cơ bản của hoạt động tổ chức sự kiện, Trình bày được thực trạng kinh doanh của hoạt
dộng tổ chức sự kiện tại khách sạn Hà Nội, đưa ra giải pháp cho khách sạn và kiến nghị cho Bộ Văn
Hóa Thể Thao và Du Lịch. Hạn chế của đề tài là phạm vi nghiên cứu chỉ ở khách sạn Hà Nội.
Lê Thị Lý (2014), Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại nhà
khách La Thành”. Luận văn đã đề cập đến vấn đề lý luận cơ bản của hoạt động tổ chức sự kiện,
Trình bày được thực trạng kinh doanh của hoạt dộng tổ chức sự kiện tại nhà khách La Thành, đưa ra
giải pháp cho khách sạn và kiến nghị cho Bộ Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch. Tuy nhiên, phạm vi
của đề tài nghiên cứu chỉ thu hẹp tại nhà khách La Thành.
2.2 Tình hình nghiên cứu thế giới
Donald Getz (2005), “Event Management & Event Tourism”, Cognizant Communi cation
Corp. Cuốn sách này đưa ra một số vấn đề cơ bản về quản trị sự kiện và nội dung của hoạt động
quản trị sự kiện như là: Lập kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức, điều phối, lập trình, tài chính, marketing,
đánh giá, quản lý tác động. Nội dung của cuốn sách giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hoạt động tổ chức
sự kiện.
Judy Allen (2009), “Event Planning”, John Wiley & Sons Canada, ltd. Cuốn sách nói về
việc lập kế hoạch, nội dung của cuốn sách hướng dẫn cụ thể và đưa ra lời khuyên cho các nhà quản
lý sự kiện, đồng thời đưa các ví dụ cụ thể.


7

Joe Goldblatt (1997), “Special Events”, Wiley. Nội dung cuốn sách này đưa ra lời khuyên
về thực tế cũng như thực hành về sự kiện một cách chuyên nghiệp, cuốn sách đưa ra lý luận về sự
đặc biệt trong việc quản lý sự kiện cần phải nghiên cứu và học tập.
Peter E. Tarlow (2002), “Event Risk Management and Safety”, Wiley. Nội dung của cuốn
sách hướng dẫn đầy đủ để quản lý sự kiện một cách an toàn tránh rủi ro, đưa ra các chiến lược thực
tế, vấn đề an ninh, nguồn nhân lực để tạo ra sự kiện tầm cỡ một cách an toàn.
Bruce E. Skinner, Vladmir Rukavina (2002), “Event Sponsorship”, Wiley. Nội dung của
cuốn sách về vấn đề thu hút, ký kết tài trợ sự kiện.
Có thể thấy các tài liệu về sự kiện đã phần nào nói về những khái niệm , lý luận cơ bản về
sự kiện cũng như hoạt động tổ chức sự kiện. Các đề tài nghiên cứu cũng đã nêu ra đuwocj những
khái luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện, cũng như thực trạng của nơi nghiên cứu. Nhưng tại
khách sạn JW Marriott, Hà Nội chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc hoàn thiện hoạt động tổ chức
sự kiện vậy nên em thấy đề tài “Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott,
Hà Nội” là rất cần thiết.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
 Mục tiêu
Mục tiêu nghiên cứu đề tài là đề xuất một số giải pháp cho khách sạn JW Marriott, Hà Nội
nhằm hoàn thiện nội dung hoạt động tổ chức sự kiện.
 Nhiệm vụ
• Hệ thống một số vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
• Tìm hiểu về thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
• Đề xuất một số giải pháp về hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại khách sạn JW Marriott,
Hà Nội
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Nội dung đề tài tập trung vào thực trạng nghiên cứu các bước trong quy trình lập kế hoạch
tổ chức sự kiện của chính khách sạn JW Marriot, Hà Nội.
Không gian: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Thời gian:Các số liệu được khảo sát trong các năm 2014 và 2015
5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Tác giả sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp.

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu đối với quản lý bộ phận Banquet của
khách sạn JW Marriott, Hà Nội.
 Quy trình thực hiện
Lên danh sách các câu hỏi cụ thể đáp ứng nhu cầu thu thập thông tin cần thiết cho công tác
nghiên cứu đề tài.
Phỏng vấn trực tiếp quản lý bộ phận Banquet của khách sạn JW Marriott, Hà Nội.
Phân tích dữ liệu đã thu được từ bài phỏng vấn và đưa ra kết quả


8

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
B1: Xác định nội dung cần thu thập
B2: Xác định nguồn thu thập dữ liệu
B3: Thu thập dữ liệu
B4: Xử lý dữ liệu
6. Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được kết cấu làm 3
chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của
khách sạn JW Marriott, Hà Nội


9

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRONG KINH DOANH KHÁCH SẠN

1.1. Khái luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Khái niệm về khách sạn và kinh doanh khách sạn
Khách sạn: Khái niệm khách sạn ra đời từ rất lâu, từ Hotel có nguồn gốc tại Pháp. Tùy từng
thởi điểm và từng đặc điểm quốc gia người ta sử dụng những khái niệm khách sạn khác nhau.
Theo quyết định số 02/2001/QD – TCDL ngày 27/04/2001 của Tổng cục Du lịch ghi rõ:
“Khách sạn là công trình kiến trúc được xây dựng độc lập, có quy mô từ 10 buồng trở lên, đảm bảo
chất lượng về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết phục vụ khách du lịch”.
Khách sạn là cơ sở kinh doanh lưu trú, các dịch vụ, hoạt động nhằm mục đích sinh lời bằng
việc cho thuê các phòng ở đã được chuẩn bị sẵn tiện nghi cho các khách hàng ghé lại qua đêm hay
thực hiện một kỳ nghỉ (có thể kéo dài đến vài tháng nhưng ngoại trừ việc cho lưu trú thường xuyên).
Cơ sở đó có thể bao gồm các dịch bổ sung như: Dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí, các dịch vụ cần
thiết khác. [3, tr105]
Kinh doanh khách sạn: Cùng với sự ra đời lâu của ngành khách sạn, ngành kinh doanh
khách sạn cũng có từ đó mà phát triển và trở thành một ngành công nghiệp không khói hàng năm
mang lại nhiều lợi ích cho các quốc gia.
Vậy có thể nói: “Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh dự trên cơ sở cúng cấp các dịch
vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung cho khách nhằm mục đích lợi nhuận”. [3, tr105]
1.1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện trong khách sạn
 Khái niệm tổ chức sự kiện
Sự kiện là bất cứ việc gì diễn ra, là việc có tính chất bất ngờ hoặc có khả năng xảy ra, là một
mục trong một chương trình, sự may mắn hay định mệnh, một hoạt động được tổ chức tại một địa
điểm đặc biệt (Từ điển Chambers 1998, tr560)
Sự kiện là một dịp được tổ chức như một cuộc họp, hội nghị, triển lãm, tiệc chiêu đãi,…Một
sự kiện thường bao gồm nhiều chức năng khác nhau nhưng liên quan đến nhau (CIC, 2005)
Tại một thời điểm, được cử hành với nghi lễ và nghi thức để đáp ứng những nhu cầu cụ thể
(Goldblatt, 2005)
Có rất nhiều khái niệm đưa ra về sự kiện, nhưng trong bài khóa luận tác giả sử dụng khái
niệm sau: Sự kiện là hoạt động một lần, định kỳ hoặc không diễn ra trong một khoảng thời gian giới
hạn, mang đến cho người tiêu dùng sự giải trí và cơ hội mang tính xã hội vượt ra ngoài kinh nghiệm

hàng ngày. Sự kiện thu hút hoặc có tiềm năng thu hút khách hàng, thường được tổ chức để nâng cao
vị thế, hình ảnh hoặc nâng cao nhận thức của cá nhân đợn vị tổ chức.
 Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện: Là quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động
cùng với việc sử dụng các máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn
bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian


10

cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham gia sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của
khách hàng mục tiêu. [4, tr9]
Nói đến tổ chức sự kiện là nói đến phương thức ngoại giao, tổ chức sự kiện của doanh
nghiệp, của các tổ chức xã hội hoặc là sự kết hợp của cả hai. Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn
bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Các hoạt động sự kiện được thực hiện theo
kịch bản, kế hoạch chuẩn bị từ trước. Đây là một quá trình kết hợp từ con người, hoạt động lao
động, tư liệu lao động để cho ra một sản phẩm tổ chức sự kiện thành công. Để thực hiện được các
quá trình này đòi hỏi bộ phận phải có khả năng bao quát từ việc lên kế hoạch, chọn địa điểm, thời
gian, đến việc phân công nguồn nhân lực cho phù hợp và những công việc khi đã kết thúc sự kiện.
Tổ chức sự kiện trong khách sạn: Dịch vụ tổ chức sự kiện là kết quả mang lại nhờ việc thực
hiện một chuỗi các hoạt động từ thiết kế chương trình, liện hệ các công ty cần thiết, liện hệ với các
khách hàng, khách mời, tổ chức triển khai các chương trình,… để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
và mang đến ấn tượng tốt đẹp nhất ngay từ lần đầu tiên tham dự. Để làm tốt công tác tổ chức sự kiện
thì buộc bộ phận phải hiểu mọi vấn đề liên quan tới sự kiện, phối hợp chặt chẽ với người thuê sự
kiện các kế hoạch, chương trình thật kỹ lưỡng. Phải có nguồn ngân sách phù hợp, tập hợp được
nguồn nhân lực đầy đủ phân công công việc hợp lý và rõ ràng, đảm bảo chất lượng đúng yêu cầu và
kế hoạch.
Theo thứ tự thời gian và công việc thì tổ chức sự kiện trong khách sạn thường được khái quát
như sau: Thời gian chuẩn bị (đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc),
thời gian thực hiện sự kiện (đó là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện), thời gian sau sự kiện (đó

là thời gian dành cho các việc tiếp theo sau sự kiện). Tương tự công việc của sự kiện bao gồm: Công
việc chuẩn bị, công việc trong sự kiện, công việc sau sự kiện.
1.1.2. Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
 Vai trò tổ chức sự kiện nội bộ trong khách sạn
Tổ chức sự kiện là dịp khách sạn thể hiện một nét văn hóa riêng, gắn kết các nhân viên cống
hiến cho khách sạn, cũng tạo sự tin tưởng và lòng tự hào riêng cho đội ngũ nhân viên trong khách
sạn, góp phần cũng cố mối quan hệ giữa các bộ phận và gia tăng khả năng tuyên truyền từ chính
những nhân viên trong khách sạn vừa là dịp chứng minh với khách hàng về sự phát triển vững mạnh
của mình, đồng thời một lần nữa khẳng định thương hiệu, cam kết những giá trị với khách hàng.
Tổ chức sự kiện góp phần làm tăng doanh số bán dịch vụ bổ sung, tăng doanh thu, tăng thị
phần của sản phẩm. Tạo hình ảnh đẹp cho khách sạn, giúp khách sạn có chỗ đứng bền vững trên thị
trường. Đối với tất cả các sự kiện thì khách sạn vừa thể hiện thế mạnh của mình, vừa thực hiện được
long nhiệt thành đối với các cán bộ công nhân viên, các đối tác kinh doanh của khách sạn.
Hoạt động tổ chức sự kiện được xem như một khoản đầu tư trong ngắn hạn của khách sạn
với các chương trình hoạt động được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự
thừa nhận của công chúng và thông tin đến họ những hoạt động và mục tiêu của khách sạn, mang
lại niềm tin cho nhân viện trong khách sạn, tạo dựng không khí lao động sản xuất, văn hóa trong
khách sạn.
 Vai trò của dịch vụ tổ chức sự kiện trong kinh doanh của khách sạn


11

Tổ chức sự kiện đem lại cho sản phẩm, dịch vụ, hình ảnh riêng đi vào tâm trí, nhận thức của
khách hàng, nâng cao độ nhận biết thương hiệu, làm tăng doanh thu, phát triển sản phẩm hay dịch vụ
bổ sung trong khách sạn, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Tổ chức sự kiện tạo ra nhu cầu cho sản phẩm, dịch vụ được thúc đẩy. Việc chào bán hàng,
tăng thị phần của khách sạn giúp khách sạn thâm nhập thị trường mới, nâng cao uy tín, hình ảnh của
khách sạn. Là công cụ đưa hoạt động kinh doanh của khách sạn phát triển thuận lợi hơn, xây dựng
mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tạo cơ hội để hợp tác lâu dài và trở thành những đối tác chiến

lược của nhau.
Tạo ra công ăn việc làm cho người lao động, đem lại lợi nhuận như các ngành nghề khác. Tổ
chức sự kiện đem lại một nguồn thu nhập lớn cho khách sạn, một số ngành nghề khác và cho cả
quốc gia. Góp phần thúc đảy các ngành dịch vụ phát triển một cách mạnh mẽ và đa dạng hơn.
1.1.3. Đặc điểm và phân loại hoạt động tổ chức sự kiện
1.1.3.1. Đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện
Từ cách hiểu “Tổ chức sự kiện là m ột quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc:
Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoach, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và tổ
chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những
thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác
nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện”. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh
doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú, do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch
vụ nói chung, vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện.
1.1.3.2. Phân loại hoạt động tổ chức sự kiện trong khách sạn
Có nhiều cách phân loại tổ chức sự kiện, nhưng nhìn chung có thể phân loại hoạt động tổ
chức sự kiện theo mục đích của việc tổ chức sự kiện bao gồm các nhóm sau:
 Sự kiện mà khách sạn tự tổ chức
Mục đích tăng sự gắn kết của các thành viên trong khách sạn, củng cố hình ảnh của khách
sạn trong mắt đối tác, khách hàng và giới truyền thông. Gồm có
• Hội nghị khách hàng
• Lễ kỉ niệm ngày thành lập khách sạn
• Tiệc cuối năm cho nhân viên (buổi tuyên dương các nhân viên)
• Họp hội đồng quản trị
 Sự kiện mà khách sạn tổ chức cho doanh nghiệp khác
• Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, lễ kỷ niệm thành lập, lễ giới thiệu sản phẩm, …:
Nhận tổ chức, thiết kế, và lên chương trình trọn gói các sự kiện.
• Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Lễ khai trương, lễ khánh thành, tổ chức biểu diễn thời
trang, ca múa nhạc,…
• Tổ chức đám cưới, sinh nhật, kỷ niệm một dịp đặc biệt,… các dịch vụ được phục vụ nhiệt
tình, chu đáo, thỏa thuận giá cả, ký kết hợp đồng và thanh toán linh hoạt.

1.2. Nội dung hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
1.2.1. Xác định mục tiêu
Mục tiêu của sự kiện là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, tổ chức sự kiện cũng như các thành
phần tham gia định ra nhằm phấn đấu đặt được trong quá tình thực hiện sự kiện.


12

Cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng,
họp báo,… để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện.
Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện. Xác định mục tiêu của sự kiện bao gồm: Gia tăng doanh số,
tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ,…
Phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì?
Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng một sự kiện nào đó)
Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức sự kiện là gì?
Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là gì? Đối với những ai?
Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu?
Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì?
Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì?
Các mục tiêu khác
Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây?
Ý nghĩa của mục tiêu: Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành
công cao và tăng uy tín cho đối tượng mực tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên
tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm.
Tính rõ ràng của mục tiêu: Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của
sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này cũng đúng với việc tổ
chức sự kiện. Nếu làm ngược lại, Nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể gánh
chịu những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là
không dùng sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình.
Thứ bậc của mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức thường không chỉ hướng tới một số mục

tiêu. Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên
trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng
mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục
tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện không rõ ràng, không
tập trung.
Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Nhà tổ chức sự kiện nhằm hướng tới những mục tiêu
khác nhau. Dưới đây là một số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những mục tiêu thường
được các Nhà tổ chức sự kiện hướng tới nhất.
Họp, hội thảo: Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin và quan điểm, cung cấp thông tin
về sản phẩm mới và ý tưởng sản phẩm mới, trao đổi ý kiến, tìm kiếm sự đồng thuận, tìm các giải
pháp cho vấn đề tồn đọng.
Sự kiện đoàn thể: Tuyên dương thành tích, cảm ơn (khách hàng, các nhà cung cấp), gặp gỡ và
giao lưu, giới thiệu sản phẩm, đánh bóng thương hiệu, lễ kỷ niệm.
Sự kiện gây quỹ: Thu hút sự chú ý của công chúng, tạo lập quỹ trực tiếp (đóng góp trực tiếp
trong quá trình diễn ra sự kiện), thu hút các nhà tài trợ mới, thu hút người ủng hộ, tăng số lượng tình
nguyện viên.
Sự kiện khuyến khích kinh doanh: Ghi nhận, thảo luận về doanh số bán hàng, doanh số tiêu
thụ; tập hợp đội ngũ kinh doanh đánh giá kết quả thực hiện và xác định các chiến lược, biện pháp, kế


13

hoạch phát triển kinh doanh trong tương lai; gặp gỡ, trao đổibý kiến giữa lãnh đạo doanh nghiệp với
đội ngũ kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp; tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và của các đối tác.
Các sự kiện đặc biệt khác: Gây sự chú ý trong giới truyền thông; gây sự chú ý trong công
chúng; thu hút khách hàng mới; trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia sự kiện
hoặc các cuộc thi, khuyến mại của doanh nghiệp); cảm tạ chủ sự kiện; thực hiện theo các định chế về
văn hóa, phong tục tập quán của cộng đồng; thu hút khách du lịch; quảng bá văn hóa của vùng, địa
phương với du khách và các phương tiện truyền thông,…
Mục tiêu của sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Những mục

tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương
trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện mới mang lại tính thành công cao. Chẳng
hạn: Mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện để ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những
thứ gì đó (trò chơi, tặng phẩm,…) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các
chương trình của sự kiện.
1.2.2. Xác định chủ đề sự kiện
Chủ đề là một yếu tố quan trọng đối với sự kiện, chúng ta đều hiểu nó gần như là xương sống,
định hình cho sự kiện. Để có chủ đề tốt, ngoài những ý tưởng đột phá thì việc tìm hiểu kỹ về khách hàng
rất quan trọng, nó giúp chúng ta đi sát với mục tiêu của sự kiện hơn. Đây chính là điều mà mọi khách hàng
mong đợi. Hơn nữa, một chủ đề tốt giúp chúng ta tự tin phát triển các chi tiết khác, chỉ cần chúng bám sát
với các nội dung chính.
Hình thành chủ đề (theme) cho event: Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vẫn
đề vĩ mô như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực, và những vấn đề vi mô như
địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt.
1.2.3. Xác định đối tượng đại biểu
Khái niệm: Khách mời (đại biểu) tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá
nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là
đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác đông đến.
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh gái thông qua số lượng và giá trị của những
khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ
đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do
đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để việc tập trung va mang lại hiệu quả hơn.
 Xác định đối tượng khách mời
Để được mọi người chú ý trên truyền thông thì những người tổ chức sự kiện cần phải trả lời
các câu hỏi sau: Có bao nhiêu nhà báo cần mời? Co quan chức chính phủ nào được phỏng vấn
không? Nhân viên của công ty hay khách hàng? Các nhà cung cấp? Hiệu quả nào sẽ được tạo ra nếu
bạn kết hợp các nhóm với nhau?
 Lên danh sách
Trong khoảng thời gian trước khi bắt đầu diễ ra tổ chức hội nghị thì danh sách khách mời
phải được gửi tới cho khách trước.

14

Nhà tổ chức cần chuẩn bị danh sách khách mời chính thức. Bên cạnh đó, cần có danh sách
khách mời dự bị, gồm những người có thể được mời thay thế cho những người thuộc danh sách
chính thức vắng mặt.
Danh sách khách mời chính thức cần được rút ngắn trên cơ sở xác nhận của khách mời năm
tuần trước khi diễn ra sự kiện, giấy vào cửa của khách VIP được gửi cho khách thuộc danh sách
khách mời chính thức. Nếu áp dụng giấy mời vào cửa của khách thường được dùng như một phương
tiện hiển thị để kiểm tra an ninh, và có thể được quàng vào cổ, kẹp vào túi xách hoặc thắt lưng, hoặc
đeo vào cổ tay.
Tùy vào lịch giao thư của địa phương và lịch nghỉ lễ, nên nhớ vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ
và nghỉ hè, khách mời có thể đi ra ngoài thành phố và Nhà tổ chức phải lên lịch tương ứng để đảm
bảo khách trong danh sách khách mời chính thức có đủ thời gian hồi âm trở lại.
 Lập hồ sơ khách mời
Nắm bắt được những thông tin liên quan đến khách mời có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ
chức sự kiện thành công.
Một số câu hỏi sau đây giúp Nhà tổ chức chuẩn bị hồ sơ Khách mời
Độ tuổi của khách mời?
Khách mời đi hai người hay một người? Có phải sự kiện không dành cho các đôi? (Vì thế mà
sàn nhảy có thể không phù hợp choc ho loại sự kiện này)
Vé vào có thể là vé đơn, vé cho bàn mười người hay vé cho gia đình và bạn bè nếu là tổ chức
sự kiện gây quỹ? Ai sẽ là người lập danh sách Khách mời – Có thể chỉ trong công ty, gia đình và bạn
bè hay kết hợp?
Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em có đi cùng người lớn không? Chú ý chuẩn bị riêng đồ
uống cho trẻ em đi kèm.
Vấn đề phương tiện đi lại cho Khách mời? Khách mời sẽ đến bằng xe riêng, xe tư nhân, hay xe
sang trọng, có thể sử dụng phương tiện công cộng hay không? Đối với sự kiện thông tin đại chúng mà
sự có mặt khoảng 3.000 khách chủ yếu trong độ tuổi từ 19 – 24, thì phương tiện giao thông công cộng

là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm.
 Thiếp mời
Thiếp mời cần được gửi cho khách cua danh sách chính trong thời gian từ 6 tới 7 tuần trước
khi diễn ra sự kiện.
Nội dung thiếp mời: Bao gồm số khách được mời, tên sự kiện, mô tả sự kiện, ngày, giờ, địa
điểm, chỉ dẫn, nơi đậu xe, trang phục, địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm, mã yêu cầu vé, phong
bì hồi âm.
1.2.4. Xác định chương trình kế hoạch
Xây dựng chương trình kế hoạch là nội dung quan trọng nhất tạo nên thành công cho mỗi sự
kiện.
 Xây dựng nội dung
Khi xây dựng cần đặc biệt chú ý đến nội dung, ý tưởng phải phù hợp với định hướng của sự
kiện và đối tượng khách hàng mục tiêu


15

Trong quá trình xây dựng phải đảm bảo thiết kế được chương trình hoàn hảo. Sự hoàn hảo không
chỉ thể hiện đơn thuần là “lồng” được tên của công ty vào trong từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản
phẩm ấy được “Sống” trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng.
Để nội dung ý tưởng của chương trình phù hợp thì ngay từ đầu phải làm tốt công tác xác định
đối tượng nhận thông điệp.
Nội dung chương trình phải phải xác định được: Thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, phương
thức tổ chức (tự làm hay thuê), thành phần tham gia, ngân sách.
Việc xây dựng chương trình kế hoạch cần có kỹ năng: Xác định chủ đề hay xác định thông
điệp cho nội dung, viết được chương trình (thời gian, công việc), phân công công việc, thời gian
hoàn thành,…
 Xây dựng chương trình triển khai
Đối với chương trình triển khai càng chi tiết càng ít rủi ro trong thực tế. Trong qua trình triển
khai có thể sử dụng sự trợ giúp của thiết bị Microsoft project để theo dõi tiến độ chương trình.

Có sự phân công trách nhiệm cụ thể và luôn theo sát để hỗ trợ các thành viên tham gia. Dự đoán
những tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra trong sự kiện.
 Chuẩn bị triển khai
Thu thập và tổng hợp các thông tin liên quan đáp ứng cho việc xây dựng ý tưởng sự kiện.
Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu phải thực tế, có tính khả thi.
Xây dựng ngân sách
Lập kế hoạch hoạt động chi tiết: Cần có nhiều phương án
Lên kế hoạch nguồn nhân sự tham gia và chuẩn bị nguồn nhân sự dự bị
Chuẩn bị điều kiện về vật chất, vật dụng liên quan.
1.2.5. Lập thời gian biểu và xác định địa điểm
1.2.5.1. Lập thời gian biểu
Cần lần lượt phân tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị tổ chức sự kiện
Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tở chức sự kiện là mức
độ khống chế toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị.
Tiếp đến , Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt
là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng
cho toàn bộ hệ thống công việc. Với mức thời gian đã khống chế cho toàn bộ hệ thống công việc tùy
theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có
phương cách chuẩn bị cho thích hợp các phương pháp là phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các
dòng chảy song song,và phương pháp kết hợp.
1.2.5.2. Lựa chọn địa điểm
Địa điểm đóng vai trò quan trọng trong tổ chức sự kiện. Lựa chọn đúng địa điểm là yếu tố
quan trọng góp phần vào thành công của sự kiện, nếu không, địa điểm cũng có thể trở thành nhân tố
làm hỏng sự kiện.
 Tiêu chí để xác định địa điểm
• Phù hợp với mục tiêu, chủ đề khách mời và loại hình tổ chức sự kiện.
• Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện


16

•
•
•
•
•
•


Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển
Tiện ích và dịch vụ sẵn có
An ninh, an toàn, bảo hiểm
Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực.
Thời tiết
Giá cả
Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp
Việc phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần xem xét các tiêu chí
lựa chọn địa điểm tùy theo hoàn cảnh của doanh nghiệp.
Việc đặt ra những câu hỏi về địa điểm là vô cùng quan trọng. Một vài trong số những câu hỏi
cần được xem xét:
Cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
Những điều gì khan giả có khả năng đề nghị?
Cần bao lâu để tổ chức sự kiện và trang trí địa điểm, bao gồm cả việc lắp đặt và gỡ bỏ?
Có nên lựa chọn địa điểm thuận tiện cho các phương tiện giao thông công cộng không?
Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện
Trong một đô thị lớn có thể có nhiều địa điểm để lựa chọn. Tuy nhiên, bên ngoài đô thị sẽ có
thể sẽ có những địa điểm thích hợp hơn. Nếu các doanh nghiệp không sở hữu và quản lý một địa
điểm hoàn hảo cho sự kiện của họ, thì có thể lựa chọn các địa điểm bằng cách: Liên hệ với các cơ
quan chính phủ để có thể tìm kiếm, duy trì và tổ chức sự kiện ở các sân chơi thể thao, các địa điểm

văn hóa và giáo dục. Hay có thể liên hệ cho các tổ chức trong công nghiệp thể thao và vui chơi giải
trí hoặc các ngành công nghiệp giải trí tham gia cùng tổ chức sự kiện. Tìm kiếm trên Internet các
trang web giới thiệu về những địa điểm hấp dẫn. Tận dụng một trong những sản phẩm đĩa CD ROM
trên thị trường để tìm kiếm thông tin theo lĩnh vực phù hợp. Liên hệ với các truwongf tiểu học, cao
đẳng và các trường đại học để có thông tin cần thiết. Gọi điện thoại cho một số địa điểm và yêu cầu
trợ giúp, nếu họ không thể giúp thì có nhiều khả năng họ sẽ giới thiệu đến địa điểm khác. Gọi điện
thoại cho quản lý sự kiện kinh nghiệm hoặc quản trị viên lâu năm. Tất cả các thông tin, thậm chí ý
kiến chủ quan là kết quả nghiên cứu các địa điểm nên được giưa lại để sử dụng trong tương lai.
Người quản trị sự kiện nên tạo ra thông tin dữ liệu.
Bước 3: Khảo sát địa điểm
Một khi một đại điểm có thể đã được xác định, điều quan trọng trước khi quyết định đại điểm
tổ chức sự kiện là khảo sát địa điểm. Mục đích chuyến khảo sát là để xác định sự phù hợp của địa
điểm. Sử dụng các tiêu chí lựa chọn địa điểm để đánh giá, lựa chọn địa điểm phù hợp nhất.
Bước 4: Thống nhất giá cả và các điều khoản
Một khi đã xác định một số địa điểm có thể phù hợp, bước tiếp theo là đàm phán với các quản
lý đại điểm để có thể được những thỏa thuận tốt nhất. Mặc dù người quản trị địa điểm sẽ có giá
chuẩn nhưng đừng nghĩ rằng không có cơ hội mặc cả giá xuống,Mặc cả cho các dịch vụ phụ. Nếu
quá khó khăn để có được giảm giá, có thể nhận được một số thời gian miễn phí, hoặc sử dụng một
phần bổ sung của cơ sở miễn phí hoặc có được quyền sử dụng thiết bị âm thanh miễn phí, hoặc thậm
chí được hỗ trợ một số cá nhân viên bổ sung như nhân viên an ninh.


17

Bước 5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận
Khi đã chọn địa điểm tốt nhất cho sự kiện, công việc tiếp theo là đặt chỗ. Chú ý đến những
thông tin sau: Thiết bị đã đặt, ngày tháng và thời gian đặt, phương thức thanh toán, các nghĩa vụ hợp
đồng khác, chi tiết liên lạc của doanh nghiệp, sau khi ký hợp đồng cùng với một khoản đã đặt cọc,
không bao giờ được nghĩ rằng việc đặt chỗ đã ổn, cần phải cẩn thận cho đến tuần cuối cùng trước
khi sự kiện diễn ra.

1.2.6. Xác định ngân sách
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ
chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Ngân sách của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sựu kiện
có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải
đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ
có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung
cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.
Yêu cầu của tiên lượng ngân sách: Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách
hay không có. Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, đại điểm tổ chức sự kiện chi
phối ngân sách. Nhà tổ chức sự kiện cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế
hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ
chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hóa, dịch vụ ban đầu
chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có
trong chương trình.
Dự toán sơ bộ ngân sách: Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho các
danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt,
Nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa, dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng
hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách sự
toán.
Những hàng hóa dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán bao gồm: Thư
mời, chỗ ở, đi lại, thuê địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí nội thất, trang trí khác,
ánh sáng, sân khấu, phim ảnh, thiếp chỗ ngồi, thực đơn, chi phí nhân công,âm nhạc, giả trí, dẫn
chương trình, nghe nhìn, quà tặng, bảo hiểm, an ninh, tiền điện, trang thiết bị, vật liệu quảng cáo,
thông tin liên lạc, dịch thuật, vận chuyển, hải quan, các chi phí khác, …
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất quy mô… do đó mà danh mục hàng
hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể khác nhau. Nói cách khác, Nhà tổ chức sự kiện cần căn cứ vào
nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp nhất.
1.2.7. Tài trợ sự kiện

Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng, tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu nào đó.
Đặc điểm cảu tài trợ: Thông qua tài trợ doanh nghiệp sẽ tranh thủ được những cơ hội quảng
bá trên các phương tiện thông tin truyền thông với chi phí thấp hơn quảng cáo nhưng lại đạt hiệu quả
cao hơn.


18

Phân loại: Tài trợ gồm 2 loại là tài trợ thương mại (thể thao, nghệ thuật, văn hóa, giả trí,…) và
tài trợ bảo trợ (khoa học, giáo dục, từ thiện)
Lợi ích khi tài trợ: Quảng bá tên tuổi, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp. Thể hiện trách
nhiệm xã hội. Tạo động lực cho hoạt động bán hàng. Thu hút và tạo ra tin tức truyền thông.
Hạn chế: Thất bại chung với chương trình, thông điệp thường không ấn tượng và dễ nhớ, hiệu
quả phụ thuộc vào tần suất xuất hiện, khó kiểm soát được.
 Quy trình thực hiện tài trợ
Xác định đối tượng
Hoạch định ngân sách
Xác định mục tiêu
Xây dựng thông điệp
Theo dõi thực hiện
Đánh giá kết quả
 Quy trình vận động tài trợ sự kiện
Lên ý tưởng chương trình
Chuẩn bị hồ sơ tài trợ
Kế hoạch truyền thông báo trí
Liên lạc, đàm phán với nhà tài trợ
Thực hiện chương trình
Báo cáo quyết toán.
1.3. Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh
khách sạn

1.3.1. Các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô
Đó là nơi mà doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội và đông thời cũng là nơi đầy rẫy nhưng nguy cơ
và thách thức đối với doanh nghiệp. Nó bao gồm tất cả các yếu tố và yếu tố có ảnh hưởng và tác
động đến hoạt động kết quả thực hiện của doanh nghiệp. Đó là những yếu tố mà doanh nghiệp
không thể kiểm soát được và phải theo dõi, thích ứng, nắm bắt xu hướng hiện tại và tương lai. Môi
trường của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố:
 Môi trường nhân khẩu học
Những người làm tổ chức sự kiện cần quan tâm sâu sắc đến các yếu tố như quy mô, tỷ lệ dân
số của thành phố, quốc gia, khu vực, sự phân bố tuổi tác, cơ cấu dân số, dân tộc, trình độ học vấn,
quy mô hộ gia đình với các đặc tính tiêu dùng của các thị trường mục tiêu cộng đồng tại địa bàn hoạt
động. Các yếu tố này ảnh hưởng đến quyết định về nguồn lực, quy mô sự kiện, các cách thức tổ
chức, tiến hành sao cho phù hợp với văn hóa từng vùng, các quyết định về truyền thông, thông tin sự
kiện đến công chúng. Khi có quyết định về hoạt động tổ chức thì doanh nghiệp cần xem xét đã hợp
lý chưa, đã đủ ảnh hưởng, thu hút sự quan tâm của công chúng chưa.
 Môi trường kinh tế
Các doanh nghiệp khách sạn du lịch có hoạt động tổ chức sự kiện cần quan tâm đến các chỉ
số kinh tế, trong đó quan trọng nhất đó là sức mua của người tiêu dùng. Sức mua có sự phụ thuộc
vào các yếu tố như thu thập, giá cả, tiền tiết kiệm, tình trạng vay nợ, khả năng có thể vay của công


19

chúng, chỉ số giá tiêu dùng,… Nó có ảnh hưởng rất lớn đến đến các quyết định đầu tư cho sự kiện
cũng như quyết định tham gia vào sự kiện của khách mời. Nghiên cứu môi trường kinh tế giúp
doanh nghiệp đánh giá đúng thị mức chi trả của thị trường khách từ đó có kế hoạch phù hợp về quy
mô, ngân sách.
 Môi trường công nghệ

Tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế chịu ảnh hưởng nhiều của chất lượng và số lượng công
nghệ mới. Mỗi công nghệ mới đều là một yếu tố có thể tạo ra thuận lợi cũng như khó khăn cho hoạt

động tổ chức sự kiện. Người làm tổ chức sự kiện cần theo dõi, cập nhật các xu hướng phát triển của
công nghệ, chủ động tiếp cân và nắm bắt ứng dụng công nghệ mới vào công tác tổ chức sự kiện.
Điều đó tạo cho hoạt động tổ chức sự kiện đặc sắc, tao ra hiệu ứng cao đối với công chúng tham gia,
các phương tiện truyền tin cũng phong phú hơn.
 Môi trường văn hóa
Trên thế giới hiện nay có rất nhiều nền văn hóa khác nhau. Trong một sự kiện diễn ra không
thể tránh khỏi việc tiếp xúc của những người có nền văn hóa khác. Bên cạnh đó, mỗi nơi cũng có
nền văn hóa khác nhau. Văn hóa địa phương nơi tổ chức sự kiện cũng là một vấn đề quan trọng để
xây dựng chủ đề, cũng như thời gian diễn ra sựu kiện.
 Môi trường chính trị - pháp luật
Tình hình chính trị của Việt Nam rất ổn định, điều này tạo cho các doanh nghiệp kinh doanh
tổ chức sự kiện mạnh dạn đầu tư nhiều công nghệ hiện đại, giúp doanh nghiệp ổn định phát triển.
Pháp luật Việt Nam cũng có nhiều điều luật thích hợp để giúp cho công tác hoàn thiện tổ chức sự
kiện được nâng cao, giúp các doanh nghiệp phát triển đúng hướng, đặt các mục tiêu, lên kế hoạch và
chiến lược phù hợp với nhu cầu tổ chức sự kiện.
1.3.2 Các yếu tố thuộc môi trường ngành kinh doanh
 Những người cung ứng
Những người cung ứng cho doanh nghiệp khách sạn du lịch là các cá nhân hay tổ chức đảm
bảo cung ứng các yếu tố cần thiết để khách sạn, các doanh nghiệp du lịch hoạt động bình thường
như: Nguyên vật liệu phục vụ ăn uống, đồ dùng hàng ngày, các dịch vụ… Những thay đổi từ nhà
cung ứng sẽ làm ảnh hưởng đến các doanh nghiệp khách sạn, du lịch. Việc nắm bắt được những
thông tin thay đổi nhanh chóng và kịp thời là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó giúp doanh
nghiệp lường trước được những khó khăn và có những giải pháp kịp thời. Việc phân tích thường
xuyên yếu tố này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và đảm bảo cung ứng các dịch vụ cho
khách hàng đạt được chất lượng cần thiết.
 Đối thủ cạnh tranh
Hiểu được tình hình cạnh tranh và đối thủ cạnh tranh trực tiếp là rất quan trọng để có thế lập
kế hoạch một cách hiệu quả. Các doanh nghiệp phải thường xuyên so sánh dịch vụ của mình về giá
cả, chất lượng, các hoạt động… so với đối thủ cạnh tranh. Từ đó có thể phát hiện được những ưu
điểm và khuyết điểm của mình. Doanh nghiệp có thể tung ra những đòn tấn công chính xác hơn vào

đối thủ cạnh tranh cũng như phòng thủ hiệu quả hơn trước những đòn tấn công của họ. Đưa ra
những chiến lược thích hợp cho hoạt động của mình.


20
 Công chúng trực tiếp

Hoạt động tổ chức sự kiện bị tác động rất lớn từ yếu tố công chúng trực tiếp. Nó bị bao bọc
và chịu tác động bởi hàng loạt các tổ chức công chúng. Họ sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động
của doanh nghiệp. Để thành công thì doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích, phân loại và thiết
lập mối quan hệ đúng với từng công chúng trực tiếp. Ngoài ra công chúng trực tiếp còn ảnh hưởng
tới việc lên ý tưởng cũng như chương trình của hoạt động tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần
lựa chọn ý tưởng và chương trình sự kiện sao cho phù hợp với đối tượng mà sự kiện hướng đến.
 Khách hàng
Đa phần các sự kiện diễn ra đều vì mục đích quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp tới mắt
khách hàng, hay một vài lý do khác cũng liên quan tới khách hàng. Chính vì vậy mọi sự kiện khách
hàng đều có tầm ảnh hưởng không nhỏ, chỉ khác nhau là ảnh hưởng nhiều hay ít.
1.3.3. Các yếu tố thuộc môi trường nội tại của doanh nghiệp
 Khả năng tài chính
Đây là yếu tố quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó quyết định đến
ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện. Việc thực hiện hoạt động tổ chức sự kiện được đảm bảo
bằng nguồn tài chính nhất định cùng với các khoản dự phòng cần thiết để đối phó với rủi ro. Đảm
bảo khả năng tài chính là đảm bảo cho hoạt động được tiến hành một cách thuận lợi.
 Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ
Cơ sở vật chất kỹ thuật giúp hoạt động tổ chức sự kiện được diễn ra nhanh gọn và thuận tiện
hơn. Cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao trang thiết bị để
nâng cao khả năng cạnh tranh. Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ hiện đại giúp làm giảm gắng
nặng công việc cho người làm sự kiện, với sự giúp đỡ của máy móc công nghệ hiện đại thì chất
lượng dịch vụ cũng được tăng lên, tiết kiệm nhiều yếu tố nguồn lực và con người đồng thời tạo yếu
tố độc đáo cho sự kiện, các chương trình đặc sắc hơn. Với máy móc công nghệ hiện đại làm cho hoạt

động tổ chức diễn ra sinh động hơn, thu hút hơn.
 Nguồn nhân lực
Đây là yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Để hoạt động kinh doanh hiệu quả đòi hỏi
nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn. Yếu tố này quyết định đến chất lượng dịch vụ cũng như tạo
nên sự độc đáo khác biệt so với đối thủ cạnh tranh. Hơn nữa hoạt động kinh doanh dịch vụ nói
chung và hoạt động tổ chức sự kiện nói riêng đặc biệt cần nguồn nhân lực có trình dộ chuyên môn,
kỹ thuật. Mọi sai sót trong quá trình hoạt động sẽ dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng. Vì vậy,
doanh nghiệp cần có sự quan tâm, tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Nội dung
sự kiện có sự phù hợp với chất lượng và số lượng nhân lực.


21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA KHÁCH SẠN JW
MARRIOTT, HÀ NỘI
2.1 Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến hoạt động tổ chức sự
kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
2.1.1 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
2.1.1.1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Thông tin về khách sạn
Tên gọi: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Tên giao dịch: JW Marriott Hanoi
Địa chỉ: Số 8, Đỗ Đức Dục, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: 84 4 3833 5588
Số fax: 84 4 3833 5599
Website: www.jwmarriotthanoi.com
Ngày 16/10/2013, Tập đoàn khách sạn Marriott International đã chính thức giới thiệu khách
sạn mang thương hiệu JW Marriott đầu tiên tại Hà Nội. Đây là khách sạn thứ 2 thuộc tập đoàn
Marriott tại Việt Nam sau khách sạn Renaissance Riverside thành phố Hồ Chí Minh, với tổng vốn
đầu tư của tập đoàn Bitexco lên tới con số 250 triệu USD.

Tuy mới chính thức đi vào hoạt động từ năm 2013 nhưng khách sạn JW Marriott Hanoi đã
vinh dự nhận giải thưởng The Guide Awards 2013-2014 – “The Best New MICE Hotel in Viet Nam”
(Khách sạn tốt nhất về dịch vụ MICE tại Việt Nam).
Khách sạn JW Marriott, Hà Nội giành chiến thắng trong cuộc bình chọn “Best of the Best
Hotel” 2014 do Tạp chí Robb Report USA sáng lập cách đây 25 năm. Ngoài ra, khách sạn JW
Marriott, Hà Nội cũng được đề cử trong Danh sách “10 khách sạn tốt nhất thế giới 2015” trên
website Traveladept.com.
Khách sạn J.W Marriott, Hà Nội do Tập đoàn Bitexco làm chủ đầu tư nhận được giải thưởng
“Khách sạn có thiết kế & Xây dựng đẹp nhất” khu vực Châu Á – Thái Bình Dương “The Best New
Hotel Construction and Design”. Giải thưởng này do tổ chức “Giải thưởng Bất động sản quốc tế”
(The International Property Awards 2014) trao tặng.
Ngày 29/10/2015, khách sạn JW Marriott, Hà Nội đã đón nhận giải thưởng World Travel
Award, được bình chọn bởi những chuyên gia hàng đầu thế giới trong ngành dịch vụ du lịch và lữ
hành. Với sự nỗ lực vươn tới những giá trị hoàn hảo ngay từ những ngày đầu thành lập vào tháng
10/2013, khách sạn được ghi nhận với số điểm cao nhất trong hạng mục khách sạn hàng đầu châu Á
về hội nghị, hội thảo.
2.1.1.2 Giới thiệu chung về bộ phận Bannquet trong khách sạn Marriott, Hà Nội
Bộ phận Banquet thuộc bộ phận Ẩm Thực (Food and Beverages) của khách sạn. Trong hoạt
động ẩm thực của khách sạn, bộ phận này chiếm vị trí khá quan trọng, doanh thu của bộ phận này
chiếm trên 50% tổng doanh thu của bộ phận Ẩm thực. Do vậy, vai trò của bộ phận Banquet đối với
khách sạn ngày càng trở nên quan trọng. Đặc biệt là mùa thấp điểm, doanh thu của khách sạn chủ
yếu là do bộ phận này mang lại.
Nhóm khách hàng mà bộ phận Banquet hướng tới là các công ty, tập đoàn trong và ngoài
nước, các khách hàng có nhu cầu tổ chức tiệc, hội nghị như tiệc cưới, sinh nhật, party cuối năm,…


22

Bộ phận Banquet làm việc liên quan trực tiếp đến bên event cũng thuộc bộ phận và bên bếp.
Banquet có một bếp riêng nằm liền kề với khu vực phòng tiệc rất thuận lợi khi phục vụ tiệc.

Khách sạn có 17 phòng họp với diện tích là trên 2400 m2, không gian lớn nhất là Grand
Ballroom với sức chứa 1.010 người. Tất cả các phòng đều được trang bị dàn âm thanh ánh sáng hiện
đại phục vụ các sự kiện.
Với khả năng phục vụ tiệc lớn nên các loại dụng cụ của bộ phận cũng rất đa dạng về cả số
lượng và chủng loại.
Ngoài 17 phòng tiệc - hội nghị, bộ phận Banquet còn có 2 kho nhỏ trong khu vực Studio, một
kho lớn cùng tầng với các phòng họp và một kho trên tầng 6.
Toàn bộ khu vực tiệc – hội nghị được thiết kế trên cùng một tầng với khu vực đỗ xe riêng biệt
rất thuận lợi cho du khách tổ chức các sự kiện tại đây.
2.1.1.3 Thành tích đạt được tại bộ phận Banquet của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Bộ phận Banquet của khách sạn JW Marriott Hà Nội bắt đầu đi vào hoạt động từ cuối tháng
9/2013 đến nay đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. cụ thể khách sạn được ghi nhận với số điểm
cao nhất trong hạng mục khách sạn hàng đầu châu Á về hội nghị, hội thảo. Khách sạn được đánh giá
về chất lượng dịch vụ ở mức 7.5 so với thang điểm 10, một điểm số khá cao. Hơn nữa tiệc, hội nghị,
hội thảo là một trong những dịch vụ đem lại doanh thu lớn cho khách sạn.
 Số lượng
Các tiệc – hội nghị được tổ chức tại bộ phận này đạt số lượng khá cao, có những ngày cả 3
phòng Grand Ballroom, Junior Ballroom, Event đều có tiệc. Có tiệc có số lượng khách lên tới hơn
1000 người. Đặc biệt là vào dịp cuối năm, khách sạn thường xuyên tổ chức các tiệc tổng kết cuối
năm và chào năm mới cho các công ty như Honda, Kangaroo, tập đoàn Bitexco,...
Cùng với tiệc, các cuộc họp của các công ty cũng thường xuyên được tổ chức tại đây, đi cùng
với dịch vụ họp là phục vụ Coffe Break cho khách tới tham dự họp. Các phòng họp tại Studio có
ngày kín phòng.
Mùa cao điểm cho các hoạt động diễn ra và đầu và cuối năm, có những ngày khách sạn tổ chức
đồng thời 6 sự kiện bao gồm tiệc cưới, tiệc ra mắt sản phẩm mới, các cuộc họp.
 Doanh thu, lợi nhuận
Tổng doanh thu tính năm 2015 khoảng 200 tỷ đồng, chiếm 35% tổng doanh thu của khách sạn.
Lợi nhuận của khách sạn trong năm 2015 khoảng 105 tỷ đồng, chiếm khoảng 37% tổng lợi
nhuận của khách sạn.
Nhìn chung hoạt động kinh doanh của bộ phận Banquet đạt kết quả cao, góp phần không nhỏ

vào hoạt động chung của cả khách sạn.
2.1.2 Phân tích ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến hoạt động tổ chức sự kiện của khách
sạn JW Marriott, Hà Nội
2.1.2.1 Các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô


23

Môi trường kinh tế: Hiện nay tình hình kinh tế thế giới cũng như trong nước đã ổn định hơn,
đồng thời các doanh nghiệp hay cá nhân có thu nhập cao. Tình hình kinh tế ổn định hơn dẫn đến tình
hình kinh doanh của các doanh nghiệp được thuận lợi và gia tăng lợi nhuận. Hơn hết khách hàng
doanh nghiệp là khách hàng lâu dài. Khách sạn đã không ngần ngại tổ chức các sự kiện của mình
nhằm thu hút khách hàng và động viên nhân viên của mình nhằm mục đích gia tăng hiệu quả công
việc và gia tăng doanh thu, lợi nhuận.
Môi trường văn hóa: Khách hàng tới dự sự kiện không riêng người Việt Nam mà khách hàng
của khách sạn là cả khách hàng nội địa và khách hàng quốc tế. Điều này tác động đến cách setup và
thức phẩm đồ uống phục vụ cho khách.
Môi trường chính trị - pháp luật: Tình hình chính trị ở Việt Nam tương đối ổn định vì vậy tạo
cho môi trường kinh doanh của khách sạn một cách hài hòa và không bất ổn lo sợ. Khách sạn kinh
doanh tại Việt Nam nên chịu mọi ảnh hưởng tác động của luật pháp Việt Nam. Mọi hoạt động tổ chức
sự kiện của khách sạn đều diễn ra dưới sự cho phép của hệ thống pháp luật Việt Nam.
2.1.2.2 Môi trường ngành kinh doanh
Nhà cung ứng: Các nhà cung cấp hàng hóa cho khách sạn là các doanh nghiệp lớn có uy
tín, đảm bào nguồn hàng cung cấp cho khách sạn đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng, uy tín. Cụ
thể doanh nghiệp mà khách sạn chọn nhà cung cấp cho mình là Masan Group, công ty cổ phần
Vital, … Khách sạn là một khách sạn lớn lượng hàng hàng hóa dùng hàng ngày tương đối lớn vì
vậy ưu thế thuộc về khách sạn.
2.1.2.3 Môi trường nôi tại của doanh nghiệp
Khả năng tài chính: Khách sạn có chủ đầu tư là tập đoàn Bitexco một trong những doanh
nghiệp có tiếng trong lĩnh vực bất động sản, nhiều công trình do chủ đầu tư Bitexco xây dựng rất nổi

tiếng như tòa nhà Bitexco, trung tâm thương mại The Garden,… Với tổng vốn đầu tư mỗi năm cho
khách sạn lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Có thể thấy về vấn đề tài chính thì doanh nghiệp có thế mạnh.
Cơ sở vật chất kỹ thuật: Khách sạn là một khách sạn mới xây dựng nên các thiết bị kỹ thuật
vẫn còn mới và hiện đại. Bên cạnh đó khách sạn không ngừng bổ sung những trang thiết bị mới
phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Nhân lực: Nhân lực bộ phận Banquet của khách sạn tương đối trẻ trung bình khoảng 25 tuổi.
Nguồn nhân lực trẻ năng động rất phù hợp cho công việc phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện.
2.2 Kết quả nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Khách sạn JW Marriott là khách hàng hàng đầu về tổ chức tiệc, hội nghị, hội thảo,.. ở Châu
Á. Khách đã tổ chức các sự kiện nội bộ và triển lãm cưới.
Siện kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội bao gồm các sự kiện triển lãm cưới, lễ tổng kết
cuối năm, các buổi đào tạo nội bộ.
2.2.1 Xác định mục tiêu sự kiện
Mỗi sự kiện lại có một mục tiêu riêng biệt khác nhau, cụ thể từng mục tiêu của từng sự kiện
như sau:
Triển Lãm cưới: Mục tiêu của sự kiện này là giới thiệu về các sản phẩm dịch vụ liên quan đến
tiệc cưới. Quảng cáo hình ảnh các sản phẩm dịch vụ liên quan đến tiệc cưới.


24

Lễ tổng kết cuối năm: Mục tiêu chính của lễ tổng kết cuối năm của khách sạn JW Marriott,
Hà Nội tổng kết lại kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn, khen thưởng nhân viên và gắn kết
các nhận viên trong khách sạn với nhau.
Các buổi đào tạo nội bộ: Mục tiêu là huấn luyện và đào tạo nhân viên nhằm nâng cao nhận
thức và hiểu biết của nhân viên trong khách sạn về công việc mình đang làm. Đồng thời thấu hiểu
hơn về công việc nhằm mục đích làm tốt công việc của mình. Ví dụ như các lớp đào tạo về cách tiến
hành phục vụ tiệc cho những người muốn làm việc thời vụ tại khách sạn. Các lớp chông quấy rối
cho nhân viên trong khách sạn nhằm mục đích nhân viên trong khách sạn có thể né tránh những yêu
cầu của khách nằm ngoài nội dung cung cấp dịch vụ.

2.2.2 Xác định chủ đề sự kiện
2.2.2.1Triển lãm cưới
Đối với sự kiện trong năm của khách sạn có triển lãm cưới là sự kiện lớn nhất , trong mỗi
năm triển lãm cưới lại có một chủ đề riêng biệt.
Đối với triển lãm cưới năm 2014 diễn ra vào 23 tháng 3 năm 2014 chủ đề của sự kiện là “The
Epitone of Wedding Elegance – Hiện thân của những đám cưới sang trọng và tinh tế”.
Đối với triển lãm cưới năm 2015 chủ đề được khách sạn lựa chọn là “Modern luxe”.
2.2.2.2Lễ tổng kết cuối năm
Lễ tổng kết cuối năm 2014 diễn ra vào ngày 10 tháng 2 năm 2015 với chủ đề sự kiện là:
Gasby night
Lễ tổng kết cuối năm 2015 diễn ra vào ngày 25 tháng 2 năm 2016 với chủ đề sự kiện là:
Enchanteur night
2.2.2.3Các buổi đào tạo nội bộ
Chủ đề của các buổi đào tạo nội bộ là: Đào tạo kỹ năng phục vụ bán hàng, đào tạo kỹ năng
bán hàng,…
2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu
Triển Lãm cưới: Triển lãm cưới của khách sạn được mở cửa đón khách một cách tự do và
miễn phí chính vì vậy mà các đối tượng đại biểu hay đối tượng khách của sự kiện là khách hàng tiềm
năng có nhu cầu đặt tiệc cưới tại khách sạn. Hình thức thu hút khách hàng tới dự sự kiện là quảng
cáo trên internet và mạng xã hội để khách hàng tìm đến. Chính vì lý do mở cửa tự do và miến phí
nên thời gian khách đến dự sự kiện không đúng theo dự kiến và lượng khách đến dự sự kiện luôn
đông hơn mức dự tính của khách sạn.
Lễ tổng kết cuối năm: Đối tượng đại biểu bao gồm chủ đầu tư Bitexco và giám đốc khách sạn
JW Marriott, Hà Nội, cùng toàn thể nhân viên trong khách sạn bao gồm cả nhân viên chính và nhân
viên thời vụ. Đối với chủ đầu tư và giám đốc khách sạn là đại diện trực tiếp quản lý khách sạn chính
vì thế họ là người nắm rõ kế hoạch và thời gian diễn ra sự kiện. Đối với toàn thể nhân viên thì số
người đến dự sự kiện ít hơn so với dự tính do họ bận việc cá nhân và gia đình, hoặc trong ca làm
việc. Hình thức mời đại biểu của sự kiện này được tiến hành như sau: Bên Event gửi thông báo về
cho các quản lý các bộ phận về nội dung, địa điểm và lịch trình diễn ra sự kiện, các quản lý của các
bộ phận có trách nhiệm thông báo và thực hiện theo khung chương trình bên Event đã gửi xuống bộ

phận mình.


25

Các cuộc họp nôi bộ trong khách sạn: Đối tượng đại biểu của các nhà cấp cao của khách sạn như
giám đốc khách sạn hay các quản lý của bộ phận, và cả các nhân viên chính trong khách sạn. Các cuộc
họp nội bộ và đào tạo tại khách sạn do bên tổ chức của khách sạn thông báo đến các bộ phận. Các cuộc
họp nội bộ của khách sạn số lượng người tới dự ít hơn so với dự tính. Lý do không được đầy đủ trong
các sự kiện nhân viên của yếu do lý do gia đình hay có thể là đang trong ca làm việc.
2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch
 Triển Lãm cưới
Chương trình kế hoạch là nội dung cần thiết của mỗi sự kiện, từ chương trình kế hoạch rõ
ràng nhà tổ chức sự kiện sẽ kiểm soát được thời gian cụ thể cho từng hoạt động diễn ra trong sự
kiện.
Nội dung chương trình: khách hàng chiêm ngưỡng những mẫu setup cho tiệc cưới của khách
sạn, đồng thời chiêm ngưỡng các gian hàng của nhà tài trợ, tham gia vào các chương trình thực tế do
khách sạn tổ chức như trang điểm cô dâu, chụp ảnh tại khách sạn, khách hàng còn có thể nghe tư vấn
từ các nhà tổ chức sự kiện là các đối tác của khách sạn.
Kế hoạch của chương trình: Bộ phận Event lên khung chương trình và nội dung chương trình.
Kêu gọi tài trợ qua các mạng xã hội và các mối quan hệ của bộ phận với các đối tác bên ngoài. Cùng
nhà tài trợ và các bên liên quan tổng duyệt trước một ngày diễn ra sự kiện.
Chương trình kế hoạch được chuẩn bị trước một cách khoa học và chi tiết cụ thể từng nội
dung thực hiện trong ngày diễn ra sự kiện, từ đó người điều hành chương trình dễ kiểm soát được
thời gian của từng hoạt động trong sự kiện. Để có thể xây dựng chương trình cụ thể cho sự kiện toàn
thể nhân viên của khách sạn đã không ngừng cố gắng và sử dụng những kinh nghiệm đã tĩnh lũy
được để xây dựng một chương trình kế hoạch cụ thể và chi tiết.
Chương trình kế hoạch triển lãm cưới năm 2014 và năm 2015 của khách sạn được thể hiện cụ
thể ở bảng 2.1 và bảng 2.2
Bảng 2.1 Chương trình kế hoạch của triển lãm cưới năm 2014

Ngày

Giờ

22/3

8h – 21h

23/3

10h
11h
11h – 19h
19h15
19h30
20h
20h15
20h45

Nội dung
Trang trí lắp đặt các quầy trưng bày của các nhà cung cấp và khu vực
của khách sạn
Mở cửa đón khách và khách hàng điền thông tin tại khu vực lễ tân
Tổ chức tiệc trà cho khách tham quan
Khách tự do tham quan tại các gian hàng của nhà cung cấp
Bắt đầu chương trình bốc thăm may mắn dựa vào thông tin đăng ký
Hỏi đáp giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ cưới
Bốc thăm lần 2
Trao đổi của chuyên gia tổ chức tiệc cưới với người tham dự về xu
hướng cưới của năm và các kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới

Cám ơn các khách hàng đã đến tham dự và thông báo chương trình
kết thúc
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội