Công tác xã hội cá nhân trong việc trợ giúp trẻ em khuyết tật tại phường cao thắng, TP hạ long, tỉnh quảng ninh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

VŨ THỊ THU HOÀI

ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHO CÔNG CHỨC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG
BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội, 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

VŨ THỊ THU HOÀI

ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHO CÔNG CHỨC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG
BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Mã số 60 34 04 06
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN:
TS. CAM ANH TUẤN

Hà Nội, 2018

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Đánh giá sự phù hợp của bản mô tả
công việc cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này,
tôi có tham khảo một số tài liệu và các công trình nghiên cứu khoa học khác và
đã có chú thích theo quy định. Công trình này chưa từng được công bố trên bất
cứ phương tiện nào.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung
nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2018

HỌC VIÊN

Vũ Thị Thu Hoài


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn
trong việc nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ
nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía lãnh đạo và chuyên viên của Văn phòng, Vụ Tổ
chức cán bộ - Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội; các thầy cô giáo của Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, đặc biệt là người hướng dẫn khoa học – TS.
Cam Anh Tuấn, người đã trực tiếp gợi mở, góp ý cho luận văn. Qua đây, tôi xin
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó.
Đề tài này tôi ngoài hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân
còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước. Tuy nhiên, do

thời gian nghiên cứu có hạn, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không
tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô, các nhà
nghiên cứu và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn.
Xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2018

HỌC VIÊN

Vũ Thị Thu Hoài


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài ....................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................2
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài .................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................3
5. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................3
6. Nguồn tài liệu tham khảo .....................................................................................4
7. Phƣơng pháp nghiên cứu......................................................................................4
8. Đóng góp của đề tài: ..............................................................................................6
9. Kết cấu của đề tài ..................................................................................................6
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ
CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ......................8
1.1.

hái quát về ản

tả c ng việc ..................................................................8

1.1.1. hái niệm ................................................................................................. 8
1.1.2. ngh a của bản mô tả công việc ........................................................... 10
1.1.3. êu cầu đối với bản mô tả công việc ..................................................... 12
1.1.4.Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc ............................................ 13
1.1.5.Căn cứ và quy trình xây dựng bản mô tả công việc............................... 13
1.2.

hái quát về đội ngũ c ng chức quản

v n ph ng ..................................14

1.2.1. hái niệm Công chức quản lý văn phòng .......................................... 14
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của công chức quản lý văn phòng cấp Bộ ......... 16
1.2.3. êu cầu đối với công chức quản lý văn phòng ..................................... 20
1.2.4.Đặc th công việc của công chức quản lý văn phòng ............................ 21
1.3.

Khái niệm, mục đích, nguyên tắc đánh giá sự ph hợp ản

việc đối với c ng chức quản

tả c ng

v n ph ng ............................................................22

1.3.1. hái niệm ............................................................................................... 22

1.3.2.

ục đích đánh giá ................................................................................. 24

1.3.3. Nguyên tắc đánh giá .............................................................................. 24


1.4. Tầ
quản

quan trọng của đánh giá sự ph hợp của BMTCV đối với c ng chức
v n ph ng ..................................................................................................25

1.5. Trách nhiệ

đánh giá sự phù hợp bản mô tả công việc của công chức quản

v n ph ng .............................................................................................................26
1.6. Yếu tố tác động đến việc đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc của đội
ngũ c ng chức quản
Tiểu

v n ph ng ...........................................................................27

ết Chuong 1 ..................................................................................................29

CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP,

ẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ SỰ

PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN
LÝ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ......30
2.1. Giới thiệu khái quát về V n ph ng Bộ Lao động - Thƣơng inh và Xã hội .....30

2.1.1. Chức năng ............................................................................................. 30
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................ 30
2.1.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................... 32
2.2.

hái quát đội ngũ c ng chức quản lý tại V n ph ng Bộ LĐTBXH ............34

2.2.1. Số lượng, cơ cấu .................................................................................... 34
2.2.2. Cơ cấu theo ngạch ................................................................................. 36
2.2.3. Trình độ chuyên môn ............................................................................ 37
2.2.4. Trình độ lý luận chính trị, tin học, ngoại ngữ ....................................... 40
2.3. Quy trình, phƣơng pháp đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho
đội ngũ c ng chức quản lý tại V n ph ng Bộ LĐTBXH .....................................43

2.3.1. Quy trình đánh giá ................................................................................. 43
2.3.2. Phương pháp đánh giá ........................................................................... 46
2.4. Kết quả đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho công chức quản
lý tại V n ph ng Bộ Lao động – Thƣơng inh và Xã hội ....................................47

2.4.1. Đánh giá quy trình xây dựng bản mô tả công việc ............................... 47
2.4.2. Đánh giá nội dung bản mô tả công việc ................................................ 52
2.4.3. Đánh giá việc sử dụng bản mô tả công việc ......................................... 60
Tiểu

ết Chƣơng 2 ..................................................................................................65

CHƢƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BẢN MÔ TẢ
CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO
ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ...............................................................66
3.1. Nâng cao vai trò của Chánh V n ph ng trong c ng tác xây dựng BMTCV ....66
3.2. Hoàn thiện hệ thống v n ản quy định về nhiệ

vụ, chức trách, quyền hạn

của CCQL V n ph ng Bộ .......................................................................................66
3.3. Đẩy

ạnh nghiên cứu khoa học về vị trí việc à

nói chung và ản

tả

c ng việc nói riêng ...................................................................................................67

3.4. Giải pháp hoàn thiện nội dung của BMTCV đối với CCQL ............. 68
3.5. T ng cƣờng việc sử dụng bản mô tả công việc vào các mục đích khác nhau ....74
Tiểu

ết Chƣơng 3 ..................................................................................................75

KẾT LUẬN ..............................................................................................................76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................77

DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu c ng chức quản

theo ngạch .............................................37

Biểu đồ 2.2. Cơ cấu c ng chức quản

theo trình độ

Biểu đồ 2.3. Cơ cấu c ng chức quản

theo trình độ tin học ..............................41

Biểu đồ 2.4. Cơ cấu c ng chức quản

theo trình độ ngoại ngữ ........................42

uận chính trị ..............41

DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Cơ cấu c ng chức quản

của Bộ LĐTBXH .......................................35

Bảng 2.2. Cơ cấu c ng chức quản

theo trình độ chuyên

n .........................38

Bảng 2.3. So sánh nội dung phần xác định tên vị trí việc à
danh c ng chức quản

giữa các chức

của V n ph ng Bộ LĐTBXH ........................................52

Bảng 2.4. So sánh nội dung phần tó
chức danh c ng chức quản

tắt tổng quan về vị trí việc à

giữa các

của V n ph ng BLĐTBXH .................................54

Bảng 2.5. So sánh nội dung phần các yêu cầu cụ thể đối với vị trí việc à
các chức danh c ng chức quản
Bảng 2.6. Điều kiện à

giữa

của V n ph ng Bộ LĐTBXH ........................57

việc của các chức danh quản

v n ph ng .................59

tại V n ph ng Bộ LĐTBXH ...................................................................................59
Bảng 2.7. Số ƣợng c ng chức quản

ản

việc sử dụng.............61

tả c ng việc giai đoạn 2015 - 2017 tại V n ph ng BLĐTBXH ..............61

Bảng 2.8. Số ƣợng c ng chức quản
ản

thay đổi vị trí à

đƣợc nâng ngạch, chuyển ngạch sử dụng

tả c ng việc giai đoạn 2015 – 2017 ...........................................................62

Bảng 3.1. Đề xuất ổ sung các nội dung về chức n ng, nhiệ
ản

tả c ng việc đối với c ng chức quản

vụ trong ............69

tại V n ph ng Bộ LĐTBXH ...69

Bảng 3.2. Đề xuất ổ sung các nội dung về n ng ực trong Bản
đối với c ng chức quản

tả c ng việc

tại V n ph ng Bộ LĐTBXH ......................................72

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

hiệu

Nguyên nghĩa
Văn phòng Bộ Lao động – Thương

1

Văn phòng Bộ LĐTBXH

2

BMTCV

Bản mô tả công việc

3

CCQL

Công chức quản lý

binh và Xã hội

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được của bất kỳ tổ chức nào. Nó ra
đời và tồn tại song song cùng với sự tồn tại của tổ chức. Trong văn phòng, quản lý
nguồn nhân lực văn phòng luôn đóng vai trò trung tâm trong mọi hoạt động. Trong
đó, đội ngũ công chức quản lý văn phòng là lực lượng nòng cốt, điều hành hoạt
động của văn phòng nói riêng và tham mưu tổng hợp, giúp việc cho tổ chức nói
chung. Vì vậy, đội ngũ công chức văn phòng là một trong những nhân tố có ý ngh a
chiến lược, quyết định sự thành bại của công cuộc xây dựng và phát triển của văn
phòng. Vấn đề làm sao để có thể quản lý đội ngũ này một cách hiệu quả để họ phát
huy hết tiềm năng thể lực và trí lực phục vụ cho mục tiêu phát triển của văn phòng.
Hiện nay, xác định vị trí việc làm được coi là nhiệm vụ bắt buộc đối với tất
cả các cơ quan nhà nước ở bộ, ngành, địa phương để thực hiện đổi mới cơ chế quản
lý cán bộ, công chức. Và một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn 2010
- 2020 của đề án Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức được Thủ tướng
Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 là hoàn
thiện các quy định về vị trí việc làm và triển khai xác định vị trí việc làm, cơ cấu
công chức theo ngạch tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương.
Vị trí việc làm được hiểu là một vị trí hoặc một chỗ làm việc trong một cơ
quan, tổ chức, đơn vị mà tại đó người công chức thực hiện một công việc hoặc một
nhóm các công việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên, lặp đi lặp lại, có tên gọi
cụ thể theo chức danh, chức vụ hoặc theo tính chất công việc và được gắn liền với
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó.
Bản mô tả công việc là một công cụ hết sức quan trọng và hữu hiệu trong
quản lý nguồn nhân lực và là tài liệu đặc biệt quan trọng trong đề án vị trí việc làm.
Bản mô tả công việc giúp các tổ chức tuyển chọn nguồn nhân lực phù hợp với yêu
cầu công việc; là cơ sở để sắp xếp, bố trí, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá
nhân lực một cách chính xác, khách quan, công bằng; là cơ sở để trả lương, thưởng
phù hợp với công việc đó. Do vậy, xây dựng bản mô tả công việc đang được rất
nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm.

1


Tại Văn phòng Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội thời gian qua đã triển
khai xây dựng bản mô tả công việc trên cơ sở đề án vị trí việc làm theo Nghị định
số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/04/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu
ngạch công chức. Về cơ bản, qua bản mô tả công việc, lãnh đạo Văn phòng đã rà
soát, đánh giá lại tình hình sử dụng, sắp xếp nhân sự trong đơn vị; có cái nhìn toàn
diện về số lượng vị trí việc làm dự kiến và số lượng vị trí việc làm hiện tại cũng như
xây dựng kế hoạch sử dụng cán bộ, công chức bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm. Tuy
nhiên, mục đích của việc xây dựng bản mô tả công việc tại Văn phòng Bộ mới chỉ
dừng lại ở việc phục vụ cho việc xác định biên chế và bố trí công việc; nội dung
trong bản mô tả công việc mang tính khái quát, định tính, chưa xác định được thời
gian công chức phải thực hiện để hoàn thành công việc; kết quả (sản phẩm) của
công việc; chưa đề cập được việc phân tích quy trình giải quyết công việc của từng
công chức dẫn đến thiếu thuyết phục trong đề xuất số lượng người làm việc tương
ứng với số lượng vị trí việc làm. Giải quyết vấn đề trên quả thật không đơn giản,
cần sự phân tích, nghiên cứu kỹ công việc của không chỉ là trách nhiệm lãnh đạo mà
còn cả nhân viên thực hiện công việc đó.
Là một chuyên viên Văn phòng Bộ LĐTBXH, lại được nghiên cứu sâu về
l nh vực quản trị nguồn nhân lực văn phòng, tôi nhận thấy trách nhiệm của mình
trong việc giải quyết vấn đề trên. Vì những lý do đó, tôi quyết định chọn đề tài
“Đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho công chức quản lý tại Văn
phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” làm hướng nghiên cứu cho luận
văn tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Với luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:
Một là: Giới thiệu quy trình xây dựng và sử dụng bản mô tả công việc cho
công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH.
Hai là: Nhận xét, đánh giá, chỉ ra những yếu tố phù hợp và chưa phù hợp của

bản mô tả công việc cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH.
Ba là: Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện bản mô tả công việc cho
cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH.
2


3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài
* Đối tượng nghiên cứu của luận văn là sự phù hợp của bản mô tả công việc
của các chức danh công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH đối với các quy
định pháp lý và thực tiễn công việc của các chức danh đó.
* Phạm vi nghiên cứu của luận văn là các nội dung liên quan đến việc mô tả
công việc, các tiêu chuẩn để thực hiện công việc của cán bộ quản lý tại Văn phòng
Bộ LĐTBXH. Phạm vi thời gian là từ khi bắt đầu triển khai thu thập thông tin xây
dựng bản mô tả công việc từ 06/2013 đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Nghiên cứu lý luận từ các sách chuyên khảo cũng như các văn bản quản lý
nhà nước về quản lý nguồn nhân lực văn phòng và vị trí việc làm;
- Khảo sát công việc cụ thể của từng vị trí quản lý văn phòng;
- Nghiên cứu các bản mô tả công việc của cán bộ, công chức Văn phòng Bộ
LĐTBXH;
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin đã thu thập được và đưa ra
những nhận xét, đánh giá hiệu quả của bản mô tả công việc đối với công tác nhân sự
trong văn phòng.
5. Lịch sử nghiên cứu
Trong quá trình tìm kiếm tài liệu phục vụ cho luận văn. Chúng tôi nhận thấy
khá ít các đề tài nghiên cứu sâu về l nh vực này. Ngoài các giáo trình, sách của các
nhà nghiên cứu, giảng viên đại học về các kiến thức liên quan đến khái niệm, quy
trình xây dựng bảng mô tả công việc, cũng có một số đề tài nghiên cứu như:
Luận văn thạc s quản lý Hành chính công Xác định tiêu chuẩn công việc

của một số chức danh trong các cơ quan hành chính nhà nước của tác giả
Nguyễn Thanh T ng. Đề tài đã làm sáng tỏ cơ sở lý luận đối với hoạt động xác định
tiêu chuẩn công việc thông qua việc phân tích công việc trong các cơ quan hành
chính nhà nước, là cơ sở cho việc quản lý nguồn nhân lực. Luận văn đã lựa chọn
phương pháp, giải pháp, xác định quy trình cho việc xây dựng bản tiêu chuẩn công

3


việc và các kỹ năng cần thiết của một số chức danh trong hệ thống các cơ quan hành
chính nhà nước.
Luận văn thạc s

Xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí

việc làm tại Phòng Tài Nguyên và Môi Trường, Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc
Giang của tác giả Nguyễn Thị Yến. Đề tài đã làm sáng tỏ cơ sở lý luận của vị trí
việc làm, bảng mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm. Trên cơ sở đó tác
giả đã xây dựng được bảng mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm cho vị
trí trưởng phòng Tài nguyên và

ôi trường, huyện Tân Yên, tỉnh Bắc Giang .

Những công trình khoa học này cung cấp nhiều tư liệu quý báu về cơ sở lý
luận, về kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc để tác
giả tham khảo trong quá trình nghiên cứu đề tài của mình. Tuy nhiên, các đề tài mới chỉ
dừng lại ở việc xây dựng bản mô tả công việc mẫu cho cơ quan mà chưa có đề tài nào
nghiên cứu về đánh giá chất lượng, cải tiến của bản mô tả công việc trên thực tế gắn
với việc nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ công chức quản lý văn phòng.
6. Nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành nghiên cứu từ các nguồn tài liệu
tham khảo sau:
- Nghiên cứu các sách, tài liệu liên quan đến công tác quản trị nhân sự, quản
trị văn phòng, vị trí việc làm.
- Nghiên cứu các văn bản quản lý nhà nước đã ban hành về vị trí việc làm, về
tiêu chuẩn của các ngành nghề.
- Nghiên cứu các văn bản do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban
hành về công tác cán bộ, về vị trí việc làm.
- Nghiên cứu các bài viết trên tạp chí về thực trạng xây dựng vị trí việc làm
cũng như bảng mô tả công việc của các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về nhận thức khoa học
Đề tài áp dụng chủ ngh a duy vật lịch sử và duy vật biện chứng để tiếp cận và
phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới việc xây dựng bản mô tả vị trí công việc cũng
như sự phù hợp của bảng mô tả công việc với công việc thực tế.
4


Phương pháp thu thập thông tin
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của Nhà nước, của
cơ quan Bộ và của Văn phòng Bộ LĐTBXH.
- Các bản báo cáo tổng kết hoạt động thực tiễn của Văn phòng Bộ LĐTBXH.
Phương pháp khảo sát thực tế
Thứ nhất: điều tra khảo sát thực tế công việc chi tiết của các vị trí lãnh đạo
các phòng ban khác nhau trong văn phòng. Phân tích công việc của từng vị trí nhằm
xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc
đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng cần phải có để thực hiện công việc. Qua các số
liệu thống kê thu thập được, ta có thể so sánh, đánh giá với bản mô tả công việc đã
được xây dựng xem những điểm nào đã ph hợp và điểm nào còn chưa ph hợp.
Thứ hai: Điều tra xã hội học về ý kiến của công chức quản lý văn phòng

cũng như ý kiến của lãnh đạo cấp trên, ý kiến của nhân viên cấp dưới về tiêu chuẩn
cần có tại mỗi vị trí công việc. Xin ý kiến của các chuyên gia quản lý nhân sự để có
cách nhìn thống nhất về các vấn đề tác giả còn chưa rõ. Từ những kết quả thu được
trên sẽ góp phần có cái nhìn khách quan về công việc tại các vị trí và điều kiện thực
hiện nhằm hoàn thiện bản mô tả công việc áp dụng cho công chức quản lý của Văn
phòng Bộ
Phương pháp hệ thống: Áp dụng phương pháp hệ thống giúp luận văn có
thể tổng hợp, khái quát các yêu cầu đối với từng vị trí công việc từ đó đưa ra được
những tiêu chuẩn về đạo đức, năng lực quản lý, năng lực chuyên môn nghiệp vụ cần
có đối với từng vị trí quản lý cụ thể .
Phương pháp so sánh: Tiến hành so sánh bản mô tả công việc với thực tiễn
hoạt động của đội ngũ cán bộ quản lý văn phòng; đồng thời so sánh với các quy
định của nhà nước, tiêu chuẩn chức danh do cơ quan ban hành nhằm tìm ra sự thống
nhất hay chưa thống nhất, độ chênh giữa lý luận và thực tiễn từ đó có những điều
chỉnh cho phù hợp.
Trên đây là những phương pháp cơ bản mà chúng tôi sử dụng trong quá trình
nghiên cứu. Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp phụ như: phương
pháp quan sát, phương pháp tổng hợp.
5


8. Đóng góp của đề tài:
Đề tài “Đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho công chức quản lý
tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” sẽ có những đóng góp sau:
- Xây dựng tiêu chí đánh giá sự ph hơp của bản mô tả công việc là cơ sở để
chỉ ra những yếu tố phù hợp và chưa phù hợp của bản mô tả công việc của công
chức quản lý từ đó Văn phòng Bộ LĐTBXH có những điều chỉnh hợp lý, sử dụng
tối ưu bản mô tả công việc vào các mục đích khác nhau.
- Đề xuất những giải pháp để Văn phòng Bộ LĐTBXH hoàn thiện và áp
dụng bản mô tả công việc cho cán bộ quản lý nói riêng và các cán bộ, công chức nói

chung.
9. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, mục lục, phụ lục, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng
biểu hình vẽ, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc
của công chức quản lý văn phòng.
Trong chương 1 của luận văn, tác giả đã nghiên cứu và làm rõ một số khái
niệm liên quan đến luận văn: bản mô tả công việc, công chức quản lý văn phòng.
Tác giả đã phân tích khái niệm, tầm quan trọng việc đánh giá sự ph hợp của bản
mô tả công việc của đội ngũ công chức văn phòng. Đây được coi là cơ sở lý thuyết
để tác giả đi sâu nghiên cứu và đánh giá các vấn đề trong thực tế tại cơ quan cụ thể
ở chương sau.
Chương 2: Quy trình, phương pháp và kết quả đánh giá sự phù hợp của
bản mô tả công việc của công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH.
Trong chương này, luận văn đưa ra quy trình cũng như phương pháp đánh
đánh giá sự phù hợp. Trên cơ sở đó, luận văn đã đưa ra được kết quả đánh giá sự
phù hợp trong trong việc xây dựng; nội dung, tình hình sử dụng giữa bản mô tả
công việc với thực tiễn công việc và pháp lý của các chức danh công chức quản lý
văn phòng.

6


Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bản mô tả công việc của
công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH.
Tại chương này, luận văn đã đưa ra một số giải pháp làm căn cứ để Văn phòng
Bộ LĐTBXH nâng cao chất lượng công tác xây dựng, hoàn thiện nội dung và hoàn
thiện việc sử dụng bản mô tả công việc cho đội ngũ công chức quản lý nói riêng và
toàn thể cán bộ công chức của Văn phòng Bộ nói chung. Các giải pháp này có thể
áp dụng được ở nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau.

7


CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
1.1.

hái quát về ản
1.1.1.

tả c ng việc

hái niệm

Bản mô tả công việc là tài liệu cơ bản khi phân tích công việc trong quản lý
nhân sự. Bản mô tả công việc là một trong hai tài liệu quan trọng (c ng với khung
năng lực) trong đề án vị trí việc làm.
Bản mô tả vị trí việc làm thể hiện sự cam kết của hai bên về trách nhiệm,
mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng chưa làm rõ được. Căn cứ vào trách nhiệm,
khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm
việc...đã được mô tả để đánh giá, so sánh, phân tích nhóm lao động
Hiện nay, trong một số giáo trình về quản lý nguồn nhân lực, các tác giả đã
đưa ra một số quan điểm về bản mô tả công việc:
Theo Ths. Nguyễn Vân Điềm và PGT.TS Nguyễn Ngọc Quân thì “Bản mô tả
công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện
làm việc và những vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể” [8, tr51]. Quan điểm
trên đã nêu được nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc của nhân viên khi thực
hiện công việc nhưng chưa thể hiện được yêu cầu đối với người thực hiện công việc
(về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, yêu cầu năng lực...), cũng như tiêu chuẩn

cần đạt được sau khi thực hiện công việc (số lượng, khối lượng công việc ...).
Quan điểm khác của TS Hà Văn Hội cho rằng Bản mô tả công việc là văn
bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và
những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết
bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối
với người giao cũng như người nhận công việc đó [9, tr27] . Quan điểm này cũng
đã nêu được trách nhiệm, nhiệm vụ của công việc; yêu cầu đối với người làm nhiệm
vụ nhưng chưa nêu được điều kiện làm việc và tiêu chuẩn cần đạt được khi thực
hiện công việc.
Có một quan điểm khác khá đầy đủ hơn là quan điểm của PGS.TS.Trần

im

Dung “Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, mối quan
8


hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu
chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta
hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi
thực hiện công việc [7, tr 65]. Quan điểm này đã khái quát được những nội dung
cơ bản của bản mô tả công việc, bao gồm: Phần mô tả chi tiết công việc (các chức
năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, quyền hạn, trách nhiệm), phần tiêu chuẩn thực hiện
công việc và phần các yêu cầu của công việc nhưng chưa đề cập đến yêu cầu đối
với người thực hiện công việc.
Những quan điểm nêu trên đã đưa ra những nét khái quát nhất của nội dung
bản mô tả công việc gồm:
Chức năng và nhiệm vụ:
Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của đơn vị. Để
thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm

vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.
Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì,
thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện các
nhiệm vụ đó. Chức năng và nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình
tự thực hiện, đồng thời được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng.
Yêu cầu đối với người thực hiện nhiệm vụ:
- Quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện nhiệm vụ phải tương ứng
với chức năng và nhiệm vụ của vị trí.

ỗi cá nhân được chủ động thực hiện các

nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết
quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền
hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay ký kết văn bản, quyết
định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con
người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.
-Yêu cầu năng lực: Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết để thực hiện
được các nhiệm vụ, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế.
Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh
nghiệm, kỹ năng, thái độ…
9


Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các
máy móc công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ
sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện
khác có liên quan
Tiêu chuẩn đạt được khi hoàn thành công việc: là kết quả thực hiện công
việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra về số lượng và chất lượng công việc. Tiêu chuẩn
phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong công việc và cần làm tốt đến

mức nào. Đối những ngành sản xuất vật chất, kết quả thực hiện công việc có thể
lượng hóa được. Đối với những ngành sản xuất phi vật chất, kết quả thực hiện công
việc không phải là sản phẩm hữu hình, khó có thể lượng hóa được, vì vậy cần có
tiêu chí đánh giá ph hợp.
Từ những phân tích ở trên, luận văn đưa ra cách hiểu về bản mô tả công việc
như sau Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê ngắn gọn, súc tích các chức năng,
nhiệm vụ, mối quan hệ trong công việc, yêu cầu đối với người thực hiện công việc,
điều kiện làm việc, tiêu chuẩn đạt được khi hoàn thành công việc .
1.1.2.

nghĩa của bản mô tả công việc

 Đối với từng vị trí nhân sự, bản mô tả công việc có ý nghĩa sau:
Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ
mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công
việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó.
Bản mô tả công việc là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của
mình một cách ph hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của
bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức.
Thông qua bản mô tả công việc, nhân viên biết mức đãi ngộ được hưởng
tương ứng với kết quả công việc: đó là mức lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại; ngày nghỉ và ngày phép; sự phát triển chuyên
môn (cơ quan có thể tổ chức các đợt huấn luyện kỹ năng, đào tạo chuyên môn hàng
năm), máy tính, chỗ ngồi và trang thiết bị hỗ trợ công việc…
Bản mô tả công việc còn giúp nhân viên có cảm giác được đảm bảo hơn khi công
việc được văn bản hóa trên giấy tờ tránh những xung đột, kiện tụng không cần thiết.
10


 Đối với người sử dụng lao động, ý nghĩa của bản mô tả công việc:

Đối với người sử dụng lao động, bản mô tả công việc có ý ngh a hết sức quan
trọng:
Tuyển dụng và đào tạo:
Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn
nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực
hiện mục tiêu của tổ chức. Như vậy, hoạt động tuyển dụng nhân lực được coi như
một nội dung quan trọng trong công tác quản trị nhân sự.
Căn cứ vào bản mô tả công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ xác định
rõ yêu cầu, tiêu chuẩn của vị trí việc làm tuyển dụng cũng như ứng viên dự tuyển
mới biết chính xác họ phải làm cụ thể những công việc gì; yêu cầu về kinh nghiệm,
về năng lực quản lý thế nào; kết quả công việc ra sao.
Bản mô tả công việc luôn là một tài liệu quan trọng đính kèm với quyết định
tuyển dụng, nó như một nguồn thông tin tin cậy để xây dựng nên những thông báo
tuyển dụng. Những thông báo tuyển dụng được xây dựng dựa trên bản mô tả công
việc buộc các ứng viên phải cân nhắc kỹ lưỡng về yêu cầu công việc trước khi nộp
hồ sơ ứng tuyển.
Hướng dẫn và giao việc: Người đứng đầu sẽ không phải mất nhiều thời gian
để hướng dẫn và giao việc, kiểm tra giám sát đội ngũ công chức quản lý dưới
quyền. Bởi lẽ đi liền với các nhiệm vụ công việc đã có những tiêu chí đánh giá cụ
thể, rõ ràng. Bản thân công chức quản lý cấp dưới cũng thấy thoải mái khi nhiệm vụ
công việc họ phải làm đã được quy định rõ ràng thành văn bản với tiêu chí đo lường
tương ứng.
Trả lương công bằng: Trong hệ thống bản mô tả công việc của toàn đơn vị,
căn cứ vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, điều kiện và môi
trường làm việc… đã được mô tả cụ thể, người làm công tác chuyên môn sẽ đánh
giá, so sánh và phân nhóm lao động. Những chức danh có c ng giá trị công việc
được xếp vào c ng một nhóm lương. Hàng năm, việc cập nhật lại bản mô tả công
việc sẽ giúp đánh giá lại đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong
việc trả lương.
11

Đánh giá hoàn thành công việc: Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công
việc, định kỳ lãnh đạo và nhân viên dưới quyền sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết
quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn
thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp
và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào
tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể.

ết quả đánh giá

này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương, thưởng và đề bạt cán bộ.
Phân tích và điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự: Thông qua việc
cập nhật định kỳ hệ thống bản mô tả công việc, người quản lý có thể nhận biết về sự
chồng chéo, tr ng lắp trong giao việc; khoảng cách giữa năng lực thực tế của công
chức so với yêu cầu công việc, sự dư thừa và thiếu hụt nhân sự đối với từng nhóm
chức danh. Từ đó kết hợp với một số phương pháp khác, người quản lý có thể điều
chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp,
đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của cơ quan, tổ chức.
1.1.3.

êu c u đối với bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc được xây dựng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Định hướng mục tiêu công việc
Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: vị trí
này tồn tại để làm gì? . Đây chính là mục tiêu công việc ph hợp với các chức năng
chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng Hành chính có
chức năng quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan thì mục đích
có thể là đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan,

tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; tổ chức
lựa chọn, lưu giữ các hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan .
Thể hiện rõ chức năng và nhiệm vụ
Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để
thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm
vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.
Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là
dạng quy trình.

ô tả làm cái gì chứ không mô tả làm như thế nào .

12


Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự
thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng.

ột số bản mô tả công việc

cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể
không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.
ỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết
quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định
tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí
thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.
Thể hiện rõ quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị
trí.

ỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn

này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó.
Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính,
nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách
nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình
thực thi nhiệm vụ.
Thể hiện rõ yêu cầu năng lực
Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực
hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân
thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn,
kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ của nhân sự tại vị trí công việc.
1.1.4.

Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc được xây dựng phải ph hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và đơn vị;
Bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và ph hợp với
điều kiện thực tiễn;
Phải tuân thủ quy định của pháp luật của nhà nước về quản lý lao động.
1.1.5.

Căn cứ và quy trình xây dựng bản mô tả công việc

Đối với các đơn vị khác nhau, việc xây dựng bản mô tả công việc sẽ dựa trên
những căn cứ khác nhau, nhưng về cơ bản sẽ bao gồm những căn cứ sau:
- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của đơn vị;
- Tính chất, đặc điểm, yêu cầu công việc của từng vị trí trong đơn vị;

13


-

ức độ phức tạp, quy mô công việc; phạm vi và đối tượng phục vụ, quản

lý; quy trình, thủ tục quản lý hoặc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ theo
quy định của pháp luật;
-

ức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng

dụng công nghệ thông tin;
- Thực trạng bố trí, sử dụng đội ngũ nhân sự trong tổ chức.
Việc xây dựng bản mô tả công việc thường tuân theo quy trình sau:
Bước 1: Thu thập thông tin công việc của cá nhân, đây là bước đầu tiên trong
quá trình xây dựng bản mô tả công việc. Căn cứ vào việc thu thập các thông tin về
công việc thực tế của từng cá nhân, từng vị trí trong tổ chức, người xây dựng bản
mô tả công việc có thể nắm bắt được các thông tin cần có trong bản mô tả công việc
để có thể thể hiện được hết các yêu cầu đối với người lao động cũng như các quyền
và ngh a vụ của người lao động trong quá trình thực hiện công việc.
Bước 2: Lập danh mục công việc theo bộ phận, việc lập danh mục này sẽ giúp
thống kê các công việc, mảng công việc liên quan đến nhau, từ đó, trong quá trình
xây dựng bản mô tả công việc sẽ có cơ sở để nhìn nhận các mối quan hệ bên trong
và bên ngoài tổ chức của một vị trí bất kỳ.
Bước 3: Xây dựng và xác định các nhiệm vụ cho từng vị trí, việc làm này phải
thống kê được hết tất cả các mảng công việc mà một vị trí cần phải làm.
Bước 4: Xây dựng sơ đồ tổ chức của bộ phận/ đơn vị để thấy rõ quyền hạn,

ngh a vụ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của từng vị trí.
Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí căn cứ theo các thông
tin đã thu thập được.
1.2.

hái quát về đội ngũ c ng chức quản
1.2.1.

v n ph ng

hái niệm “Công chức quản lý văn phòng”

Chất lượng hoạt động của văn phòng phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ quản lý
văn phòng. Đội ngũ này đặc biệt quan trọng trong vai trò đầu tầu , quyết định
hướng đi của văn phòng.

 Công chức:
Về mặt lịch sử, khái niệm công chức ra đời gắn liền với sự hình thành chế độ
quản lý của nhà nước ở những nước tư bản phát triển ở Tây Âu thế kỷ XIX, được
hiểu là những công dân được tuyển dụng, bổ nhiệm giữ một công vụ thường xuyên
14


trong một công sở của Nhà nước ở Trung ương hoặc địa phương, ở trong nước
hoặc ở cơ quan đại diện nước ngoài và đã được xếp ngạch, hưởng lương từ ngân
sách nhà nước (Tô Hạ Tử,1998).
Về mặt thực tiễn, theo Theo

hoản 2 và khoản 3 Điều 4 Luật Cán bộ công

chức năm 2008 định ngh a: Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ
nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam,
Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ
quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên
nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà
không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý
của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế
và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo,
quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của
đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật”[11, tr1]
Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, công chức được hiểu theo khái niệm
quy định bởi Luật Cán bộ công chức năm 2008.

 Đội ngũ công chức quản lý văn phòng
Theo Khoản 2, Điều 3 Nghị định 158/2007/NĐ-CP thì ''Cán bộ, công chức,
viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý là người được bầu cử hoặc được người có
thẩm quyền bổ nhiệm giữ chức vụ có thời hạn trong cơ quan, tổ chức, đơn vị và được
hưởng phụ cấp lãnh đạo [5, tr1]
Từ khái niệm trên, luận văn đưa ra cách hiểu như sau: đội ngũ công chức
quản lý văn phòng là tập hợp những người được tuyển dụng, bổ nhiệm giữ chức vụ
lãnh đạo, quản lý để tổ chức, điều khiển, kiểm soát hoạt động của văn phòng
Đội ngũ công chức quản lý văn phòng cấp Bộ bao gồm:
- Đội ngũ quản lý trung gian: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng
- Đội ngũ quản lý cấp cơ sở: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Trưởng Đại
diện, Phó Trưởng Đại diện, Giám đốc, Phó Giám đốc…

15

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của công chức quản lý văn phòng cấp Bộ
 Văn phòng cấp Bộ
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ, có chức năng tham mưu tổng hợp về chương
trình, kế hoạch công tác của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực hiện
công tác thi đua - khen thưởng; thông tin - truyền thông; cải cách hành chính; kiểm
soát thủ tục hành chính; triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định
của pháp luật; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc;
phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy
định của pháp luật.
 Hoạt động chuyên môn của Văn phòng cấp Bộ
- Hoạt động tham mưu tổng hợp: Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho
thủ trưởng có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu
hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
- Hoạt động trợ giúp điều hành: Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc
điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị, dự án thông qua các công việc
cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ngàv, tuần, tháng, quý… và tổ
chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các
hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận;
tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản…
- Hoạt động hậu cần: Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý
các phương tiện, thiết bị, dụng cụ để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu quả. Tổ chức
việc tiếp đoàn đến làm việc tại đơn vị...
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo Bộ thông qua ba chức
năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau
và c ng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với tư cách một phòng
làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt động.
Dựa trên các hoạt động chuyên môn của Văn phòng cấp Bộ, công chức Quản
lý văn phòng cấp bộ về cơ bản thực hiện các chức năng cụ thể như sau:

 Chức năng của công chức quản lý văn phòng cấp Bộ

16