Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam

LỜI CÁM ƠN
Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập trong trường Đại Học
Thương Mại , dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến
thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị xây
dựng Việt Nam , em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài :”Phân tích thiết
kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Vật tư Thiết bị Xây
dựng Việt Nam”.
Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường , các thầy cô trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử đã giảng dạy và truyền đạt cho em
những kiến thức bổ ích trong bốn năm học qua.
Em xin chân thành cảm ơn giảng viên – PGS.TS.Đàm Gia Mạnh thuộc bộ môn
Công nghệ thông tin , khoa Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử đã hướng
dẫn , chỉ bảo nhiệt tình , giúp đỡ em trong suốt qua trình thực tập và làm khóa luận tốt
nghiệp.
Bên cạnh đó , em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị trong Công ty CP Vật
Tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam đã giúp đỡ em trong việc thu thập số liệu , nắm bắt
các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh cũng như tình hình ứng dụng công
nghệ thông tin trong Công ty.
Do năng lực của bản thân em còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong
việc hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp. Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý
của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Thị Phúc

i


MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN................................................................................................................. i

MỤC LỤC.................................................................................................................... ii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT......................................................................................iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU..........................................................................................v
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ................................................................................vi
PHẦN 1 : MỞ ĐẦU.....................................................................................................1
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu..................................................................1
1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài...................................2
1.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu........................................................................3
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................4
1.5. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................4
1.6. Kết cấu khóa luận.................................................................................................6
PHẦN 2: NỘI DỤNG CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ

XÂY

DỰNG VIỆT NAM......................................................................................................7
1.1. Một số khái niệm cơ bản.......................................................................................7
1.2. Cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu......................................................................7
1.2.1. Các bộ phận cấu thành HTTT............................................................................7
1.2.2. Chức năng của HTTT trong tổ chức..................................................................9
1.2.3. Các giai đoạn phân tích thiết kế HTTT..............................................................9
1.2.4. Xây dựng HTTT hướng chức năng..................................................................11
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ XÂY DỰNG VIỆT NAM.....20
2.1. Tổng quan về Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam.......................20
2.1.1. Giới thiệu về doanh nghiệp ..............................................................................20
2.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây.......................................23
2.2. Phân tích đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư
Thiết bị Xây dựng Việt Nam.....................................................................................23

2.2.1. Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng
Việt Nam...................................................................................................................... 23
ii


2.2.2. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết bị
Xây dựng Việt Nam.....................................................................................................25
3.1. Bài toán................................................................................................................ 27
3.1.1. Phát biểu bài toán.............................................................................................27
3.1.2. Các yêu cầu của hệ thống.................................................................................28
3.1.3. Các nhóm chức năng của hệ thống..................................................................29
3.2. Phân tích hệ thống..............................................................................................30
3.2.1. Phân tích chức năng.........................................................................................30
3.2.2. Phân tích dữ liệu...............................................................................................32
3.3. Thiết kế hệ thống.................................................................................................34
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu........................................................................................34
3.3.2. Thiết kế giao diện..............................................................................................38
3.4. Một số kiến nghị..................................................................................................42
KẾT LUẬN................................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO

iii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

5
6
7
8

Từ viết tắt
CP
TT
HTTT
CNTT
BHXH
BHYT
BHTN
CSDL

Nghĩa của từ
Cổ Phần
Thông tin
Hệ thống thông tin
Công nghệ thông tin
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Cơ sở dữ liệu

iv


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Tên bảng
Bảng 2.1

Nội dung
Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty CP Vật tư Thiết bị

Trang
21

Bảng 2.2

Xây dựng Việt Nam năm 2015.
Kết quả hoạt động của công ty CP vật tư thiết bị xây dựng

23

Bảng 2.3
Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4
Bảng 3.5

Việt Nam giai đoạn 2013 – 2015 (Đơn vị: VNĐ)
Nhân sự công ty năm 2013 đến năm 2015
Bảng phòng ban nhân viên
Bảng nhân viên
Bảng lương nhân viên
Bảng chức vụ nhân viên
Bảng chấm công nhân viên

23
36
36
37
37
37

v


DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Tên sơ đồ,

Nội dung

Trang

hình vẽ
Hình 1.1
Hình 1.2
Sơ đồ 2.1

Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Vật Tư

Hình 3.1
Hình 3.2

Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9
Hình 3.10
Hình 3.11
Hình 3.12

Thiết Bị Xây Dựng Việt Nam .
Sơ đồ phân câp chức năng
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của hệ thống
Mô hình thực thể liên kết
Lược đồ quan hệ các thực thể
Mô hình quan hệ
Giao diện Menu chính
Giao diện Quản lý nhân viên
Giao diện Quản lý chấm công
Giao diện Tính lương nhân viên
Giao diện Tra cứu nhân viên
Giao diện Trợ giúp

vi


PHẦN 1 : MỞ ĐẦU
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Hiện nay công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mạnh mẽ trong mọi
lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới. Công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều trong
các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như kinh tế, an ninh quốc phòng,
chính trị. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công việc quản lý được dễ
dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm thời gian và sức lao động của con
người; thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và
có hiệu quả đang dần thay thế cho các phương pháp thủ công kém hiệu quả.
Việc phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho các thành viên trong tổ chức
những công cụ quản lý tốt nhất. Việc quản lý, điều hành và phát triển một tổ chức kinh
tế trong đó có doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ
từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của tổ chức
kinh tế đó. Để thực hiện được yêu cầu đó, chúng ta không thể sử dụng phương thức
quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây nữa vì làm như vậy có nghĩa là chúng ta
đang tự đào thải mình ra khỏi guồng máy công nghiệp của thời đại. Do đó, việc áp
dụng tin học vào trong quản lý là điều cần thiết và thích hợp với xu hướng chung của
thời đại.
Với sự trợ giúp của các phần mềm thích hợp, việc quản lý điều hành và phát triển
của các tổ chức kinh tế, trong đó có Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam sẽ
trở nên dễ dàng hơn. Hiện tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam gặp phải
một số vấn đề khó khăn: khi có sự thay đổi về hợp đồng ký được, cấp bậc, khen
thưởng, kỷ luật, chức danh... thì nhân viên phải qua từng bước tìm từng người để bổ
sung sửa đổi cho phù hợp với thực tế, sau đó lại phải lưu vào hồ sơ, vì vậy số lượng hồ
sơ ngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý nhân viên
cũng gặp nhiều khó khăn; hay khi lấy ra một hồ sơ cán bộ nhân viên do cấp trên yêu
cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian; đặc biệt là phải
kết xuất ra được các báo cáo như báo cáo lương, báo cáo theo hồ sơ nhân viên,...cung
cấp cho quá trình quản lý nhân sự. Các vấn đề trên không những gây nhiều trở ngại,
ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn.Vì vậy, yêu cầu đặt ra là
làm thế nào để có thể lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm hồ sơ và lương của nhân viên một

1


cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm
việc đạt kết quả cao.
Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam còn có nhiều thiếu sót trong việc
kiểm soát cũng như nắm bắt nhân viên, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và
chưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Thực tế hiện
nay việc quản lý nhân sự tại công ty chỉ được xây dựng và quản lý trên Excel gây khó
khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý
nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên của công ty là cần
thiết. Xuất phát từ nhu cầu đó, em quyết định lựa chọn để tài: "Phân tích thiết kế hệ
thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Vật tư Thiết bị Xây dựng
Việt Nam". Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như
phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp nâng
cao hiệu quả quản lý và khai thác tối ưu nguồn nhân lực của công ty.
1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông
tin(HTTT) quản lý nhân sự:
- Một số đồ án, chuyên đề về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự
Luận văn tốt nghiệp của Phạm Thị Thu Huyền, lớp Tin 45A, Khoa Tin học kinh
tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý
nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”. Đề tài đã đưa ra một số
lý luận về HTTT, cơ sở dữ liệu của HTTT và trình tự phân tích HTTT. Từ đó tiến hành
phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh
nghiệp FAST.
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan, lớp Tin 46A, Khoa Tin học kinh tế,
Đại học Kinh tế quốc dân, 2009, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân
sự tại Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam”. Đề tài đã nêu khái quát về tổ chức hoạt
động trong Công ty từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài.

Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than
Cọc Sáu” của Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế,
Đại học Kinh tế quốc dân. Luận văn đã làm rõ một số lý thuyết về phương pháp phát
triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu

2


trúc. Luận văn cũng đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xây
dựng được mã chương trình.
Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân
sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính,
Trường Đại học Bách Khoa TP. Hồ Chí Minh. Luận văn có ưu điểm là thiết kế được
giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu,
đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế.
Tuy nhiên còn tồn tại nhược điểm là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ
thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năng
đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.
Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH TBA Việt Nam” của Hoàng Thế Quyền, K52 – Khoa Công nghệ thông
tin, Đại học Vinh. Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho công
việc quản lý nhân sự như chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tích thiết kế hệ
thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc. Nhưng còn hạn chế là tác giả
chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, một số các chức
năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương và một số chức năng dư thừa khác.
Tuy nhiên các đề tài còn tồn tại một số vấn đề như sau: Chưa nêu bật được tầm
quan trọng ý nghĩa của đề tài, phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty
còn chung chung chưa cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lý
nhân sự tại Công ty. Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp ứng được nhu cầu
của các nhà quản lý trong quản lý nhân sự.

1.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
1.3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về HTTT trong doanh nghiệp
như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự nói chung, của
Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam nói riêng.
Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty, từ
đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế HTTT
quản lý khách nhân sự và cài đặt trên hệ quản trị CSDL cụ thể nhằm hòa thiện HTTT

3


quản lý nhân sự cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý dự án,
đem lại hiệu quả trong công việc.
1.3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ của nghiên cứu đề tài là :
- Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về hệ thống thông tin và phân
tích hệ thống thông tin hướng chức năng : khái niệm, các bộ phận cấu thành HTTT,
các giai đoạn phân tích thiết kế HTTT hướng chức năng. Những lợi ích cũng như vai
trò của mô hình mang lại cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, cạnh tranh thị
trường .
- Thứ hai, đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin, khả năng ứng dụng
phầm mềm quản lý nhân sự của Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam .
- Thứ ba, đề xuất các phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất giúp các hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp nhanh gọn và chính xác hơn .
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng:
Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây

dựng Việt Nam, hiệu quả và những vấn đề cần bổ sung, giải pháp tối ưu cho công ty.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: tiến hành nghiên cứu cơ sở lý thuyết về HTTT quản lý, HTTT
quản lý dự án qua các bài giảng, các tài liệu thu thập và các đề tài nghiên cứu khoa học
về xây dựng HTTT trong quản lý và kiến thức về quản lý nhân sự. Đồng thời, tiến
hành nghiên cứu tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam, về hệ thống quản
lý nhân sự của công ty.
Về thời gian: Trong khoảng thời gian thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp.
1.5. Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập thông tin(TT) là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống.
Mục tiêu của công đoạn này đó là có được các TT liên quan đến mục tiêu đã đề ra với
độ tin cậy và chính xác cao. Phương pháp thu thập TT trong giai đoạn này bao gồm:
Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp quan sát hệ thống
4


Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Phương pháp định lượng
Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phần
mềm excel để xử lý TT sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh giá các
dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý
nhân sự và tình hình HTTT quản lý nhân sự tại công ty.
Phương pháp định tính
Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông qua các
câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, TT được thu thập từ các nguồn khác
(như Internet...) nhằm chọn được TT phù hợp với mục đích sử dụng và nội dung

nghiên cứu.
 Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty là do lập trình bằng ngôn ngữ
Foxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin kém. Do đó với đề tài này em đã quyết
định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ
sở dữ liệu Access 2000.
- Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì các
bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rất
nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc
tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách
chính xác, đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ. Một nhóm các
Table có liên quan với nhau được quản lý bởi một Database.
- Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế các form và viết phần mã lệnh.
Khi lập trình qua Visual Basic có thể thấy ngay qua từng thao tác và giao diện khi
chương trình thực hiện. Đồng thời Visual Basic còn cho phép ta chỉnh sửa 1 cách
nhanh chóng, đơn giản về kích thước màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trong
ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó.
- Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã
chương trình
1.6. Kết cấu khóa luận
Khóa luận được chia làm hai phần chính.
5


Phần I: Mở đầu
Phần II: Nội dung của khóa luận
Chương 1 . Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty
CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam
Chương 2 : Phân tích đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP
vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam

Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự theo hướng chức năng tại
Công ty CP vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam

6


PHẦN 2: NỘI DỤNG
CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ XÂY DỰNG VIỆT NAM
1.1. Một số khái niệm cơ bản
Khái niệm thông tin
Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông
tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản
lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các
chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối
với các doanh nghiệp.
Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù
riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. HTTT được thực hiện bởi
con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của
HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các TT trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như TT
kinh doanh, TT nhân sự, khách hàng,…. Ta hiểu xử lý TT là tập hợp những thao tác áp
dụng lên TT nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng
trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa…
1.2. Cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu
1.2.1.Các bộ phận cấu thành HTTT

Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng,
con người:

7


Hình 1.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)
Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ
thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng
trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.
Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ
lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc
giải quyết một bài toán nào đó.
Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp
các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự
quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều
người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức
một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ
dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau
thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thống
mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho
phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các
phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống
nhất và tập trung.

8

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây
là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần
mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con
người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công
tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất.
1.2.2. Chức năng của HTTT trong tổ chức
Lưu trữ
Xử lý
Thu thập

Phân tích

Phân phối

Sắp xếp
Tính toán
Phản hồi
Hình 1.2 . Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin.
(Nguồn: Giáo trình quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại)
Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản
hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người.
1.2.3. Các giai đoạn phân tích thiết kế HTTT
Việc xây dựng HTTT quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công
đoạn khác nhau.
1.2.3.1. Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc
những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một
sự án xây dựng HTTT quản lý.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.

- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Báo cáo đánh giá yêu cầu

9


1.2.3.2. Giai đoạn phân tích chi tiết
Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn
đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những
mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết
sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
- Nghiên cứu hệ thống thực tại
- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
- Đánh giá lại tính khả thi
- Thay đổi đề xuất dự án
- Báo cáo phân tích chi tiết
1.2.3.3. Giai đoạn thiết kế logic
Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ
các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ở giai
đoạn trước.
Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm TT mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra,
nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu
sẽ được nhập vào. Gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
- Hợp thức hóa cho mô hình logic
1.2.3.4. Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp
Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa mô hình
logic đó. Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng với mỗi phương
án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các
công đoạn của giai đoạn này gồm:
- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức
- Xây dựng các phương án của giải pháp
10


- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Báo cáo các giai đoạn đó
1.2.3.5. Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài
Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành
cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những
phần tin học hóa. Gồm những công đoạn chính sau:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện
- Thiết kế các hình thức tương tác với phần tin học hóa
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
1.2.3.6. Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống
Tin học hóa HTTT. Các công đoạn chính ở giai đoạn này:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
- Thiết kế vật lý trong
- Lập trình
- Thử nghiệm hệ thống
- Chuẩn bị tài liệu

1.2.3.7. Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống
Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các
công đoạn sau:
- Lập kế hoạch cài đặt
- Chuyển đổi
- Khai thác và bảo trì
- Đánh giá
1.2.4. Xây dựng HTTT hướng chức năng
Phương pháp hướng cấu trúc
Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công
việc xác định.
Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trên
xuống (top-down). Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ
11


hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt
được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
- Đặc điểm:
+ Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)
+ Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn.
+ Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung
+ Các hàm (thủ tục) truyền TT cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số.
+ Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm
khác.

+ Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần

biết nội dung cụ thể)

+ Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top – down)
 Phân tích hệ thống thông tin
Phân tích chức năng:
Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá HTTT để thấy được những chức năng,
ưu điểm của HTTT mới so với HTTT cũ.
Các công cụ dùng để mô hình hoá HTTT: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ
luồng dữ liệu.
 Biểu đồ phân cấp chức năng
- Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc
cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ
thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
- Thành phần:
+ Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn
Kí hiệu:

Tên chức năng

+ Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu
bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.

 Biểu đồ luồng dữ liệu.

12


- Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng
với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài.
- Thành phần:
+ Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử
lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi TT từ đầu vào theo một cách

nào đó như tổ chức lại TT hoặc tạo ra TT mới.
Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là một
động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ).

Tên chức năng

+ Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao TT (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năng nào
đó.
Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu
là một danh từ (có thể kèm tính từ).
Tên luồng dữ liệu
+ Kho dữ liệu: Là các TT cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó có
một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào.
Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh từ
hoặc là danh sách thuộc tính.
Tên kho dữ liệu
+ Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi TT với hệ
thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối
quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoài
là một danh từ.
Tên tác nhân ngoài
+ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô
tả ở trang khác của biểu đồ.
Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong. Tên
tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ).

13

.
Tên tác nhân trong
Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT.
Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung
chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt
đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2….
Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị TT cơ sở có ích cho hệ
thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng. Điều này có
nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức
và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúng
chỗ của nó. Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể.
Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn.
Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:
+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy
được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó.
Ví dụ:

Thực thể

Nhân viên

+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại TT chứ không
phải là bản thân TT.
Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:
TT liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

TT liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống
TT đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch hoặc
kiểm soát.
+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn
tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái
niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể.

14


+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết
số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực
thể khác. Có ba kiểu liên kết:
Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực thể
kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại.
Ví Dụ

Nhân viên

1-1

Thẻ nhân
viên
Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n

nếu một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ
tương ứng với một thực thể kiểu A.
1-n
Phòng
ban

Ví Dụ

Nhân viên

Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếu một
thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại.
n-n
Giảng viên
Lớp học phần
Ví Dụ
+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một
liên kết. Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),
thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và
bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định
Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:
Loại thuộc tính
Thuộc tính định danh
Thuộc tính mô tả
Thuộc tính quan hệ


Ví dụ
Mã nhân viên
Tên nhân viên
Số chứng minh thư nhân dân

Thiết kế HTTT

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Khái niệm: Thiết kế hệ thống là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới
đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống
Ý nghĩa của thiết kế hệ thống:

15


+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định
chấp nhân hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt
và vận hành.
+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,
nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ
Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:
+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.
+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu.
+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễn
mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu.
+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:
Bước 1: Xác định các thuộc tính
+ Đánh dấu các thuộc tính lặp.
+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từ
những thuộc tính khác
+ Gạch chân các thuộc tính khoá.
+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở.
Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, bảng lương nhân viên và hồ sơ nhânviên
Loại thuộc tính
thuộc tính khoá
thuộc tính thứ sinh
thuộc tính lặp

Tên thuộc tính
Mã nhân viên
Tổng tiền lương
Mã hợp đồng

thuộc tính cơ sở

Tên nhân viên

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộc
tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những
thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn
Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các giá
trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử. Trong mỗi danh sách không được

16


phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp
đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên.
Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu quan
hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy đủ vào
khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một
bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh
sách mới.
Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không được phép
có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc

tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ Z, Y
và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNF
khi tất cả các phụ thuộc hàm X  A trong R đều phải có X là khóa trong R.
Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.
Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)
 Thiết kế phần mềm
Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưa
phải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự.
Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm
+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con
+ Các giao diện
+ Các kiểm soát
+ CSDL
Đầu ra của thiết kế phần mềm
+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con
+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT
+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình
+ Thiết kế các mẫu thử
Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp
các module cùng với các giao diện giữa các module đó.
Các thuộc tính cơ bản của module

17


+ TT vào, ra: TT nhận được từ chương trình gọi nó hoặc TT trả lại cho chương
trình gọi nó.
+ Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra
+ Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

+ Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó.
Công cụ diễn tả lược đồ chương trình
+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn
Tên module
+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên.
Ví dụ: Module A gọi module B.

A
B

 Thiết kế giao diện
Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau
+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm
+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt
dễ dàng nhanh chóng.
+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗ trợ
phím tắt, phím nóng.
+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thay
đổi của người sử dụng.
Các loại giao diện
+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi TT giữa
người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệ thống,
các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống.
+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng tiến
hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp TT cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa ra các
báo cáo theo yêu cầu.
+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các TT được thu thập và tổng hợp
theo yêu cầu của người sử dụng.
Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện
18

+ Luôn cung cấp TT phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.
+ TT trạng thái: cung cấp cho người sử dụng TT về phần hệ thống đang được sử
dụng.
+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.
+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần.
+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằng
các thao tác quen thuộc.
+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành.

19