BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CP LƯU TRỮ VIỆT NAM

Mục Lục
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.............................................................................3
PHẦN 1.................................................................................................................4
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM........4
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam...4
1.1.1. Một số thông tin khái quát...................................................................4
1.1.2. Quá trình phát triển..............................................................................4
1.2. Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của công ty.........................................6
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh...............................6
1.2.1.1.Chức năng..........................................................................................6
1.2.1.2. Nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh...............................................7
1.2.2. Các hàng hóa và dịch vụ hiện tại.........................................................7
1.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................9
1.3.1. Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty:...............9
1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty......................10
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.......................11
1.3.2.1. Chức năng.......................................................................................11
1.3.2.2. Nhiệm vụ........................................................................................11
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng........................................14
1.4.1. Yếu tố bên trong................................................................................14
1.4.2 Yếu tố bên ngoài.................................................................................15
1.5. Đặc điểm của văn phòng tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam...........16
1.5.1 Nguyễn tắc bố trí văn phòng tại Công ty............................................16
1.5.2. Hình thức bố trí văn phòng tại công ty..............................................18
1.6. Đặc điểm nhân sự văn phòng của công ty................................................18
PHẦN 2:..............................................................................................................22
HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG...............................22
2.1. Mục tiêu của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam...................................22
2.1.1. Tầm quan trọng của việc hoạch định công việc văn phòng tại Công ty
.....................................................................................................................22

2.1.2. Mục tiêu.............................................................................................22


2.2. Quy trình và nội dung hoạch định của Công ty........................................24
2.3. Tổ chức bộ máy văn phòng......................................................................25
2.4. Tổ chức nhân sự văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam bao gồm
các bộ phận:.....................................................................................................27
PHẦN 3:..............................................................................................................29
QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG..................................29
3.1. Giao việc cho nhân viên...........................................................................29
3.2. Ủy quyền của cấp trên đối với cấp dưới...................................................30
3.3 Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên......................30
PHẦN 4: KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG.........................................32
4.1 Nội dung hoạt động kiểm tra của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam.....32
4.2 Phương pháp kiểm tra...............................................................................34
PHẦN 5: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT CHUYÊN ĐỀ LỰA CHỌN. . .36
5.1. Đánh giá chung về công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt
Nam.................................................................................................................36
5.1.1. Ưu điểm của công tác văn phòng tại công ty Lưu trữ Việt Nam.......36
5.1.2. Nhược điểm công tác văn phòng tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt
Nam.............................................................................................................36
5.2. Đề xuất chuyên đề....................................................................................37
PHỤ LỤC........................................................................................................39
Phụ lục 1..........................................................................................................39
Phụ lục 2: Biểu đồ thời gian chỉnh lý tài liệu..................................................40
.........................................................................................................................40
Phụ lục 3: danh mục hợp đồng đã thực hiện của Công ty...............................41
Phụ lục 4: Một số hình ảnh về Công ty...........................................................42
Hình 4.2: Một góc làm việc của văn phòng Công ty.......................................43
.........................................................................................................................43

TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................46
Kết luận chung.....................................................................................................47


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

LỜI MỞ ĐẦU
Người làm công tác Quản trị Văn phòng là người trợ lý giúp việc
cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và
nhiệm vụ của Văn phòng. Vì vậy người làm công tác Quản trị Văn phòng
(QTVP) có một vị trí , ý nghĩa hết sức quan trọng trong lĩnh vực thuộc Nghiệp
vụ Văn phòng. Làm tốt công việc của người QTVP sẽ góp phần giải quyết công
việc của mỗi cơ quan nói riêng và Nhà nước nói chung một cách nhanh chóng,
chính xác cũng như góp phần vào việc cải cách nền hành chính nước nhà.
Để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên đáp ứng nhu cầu càng cao
của xã hội, Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội có chủ trương: “gắn liền giữa
lý thuyết và thực hành” , “giữa lý luận và thực tiễn cụ thể”. Với phương châm
đào tạo đó Trường đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập trong đó có
chuyên ngành QTVP, từ ngày 23/12/2019 đến ngày 02/03/2020. Được sự nhất trí
của cơ quan tôi đã về thực tập tại Công ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam .
Sau 2 tháng thực tập từ ngày 23/12/2019 đến ngày 02/03/2020 tại Công
ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam, tôi nhận thức được rằng thực tập là một trong
những nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo về chuyên ngành học. Vì
nó có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức vận dụng những lý thuyết vào thực
tế của công việc.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và tạo điều kiện của lãnh đạo
trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội, các thầy cô giáo khoa Quản lý Kinh doanh
và các anh chị phụ trách của Văn Phòng, đặc biệt là chị Lê Thị Hà – cán bộ

hướng dẫn tôi đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trước và trong quá trình thực
tập, để tôi hoàn thành bài báo cáo này.
Bài báo cáo gồm có 4 phần nội dung chính:
- Phần 1: Khái quát chung về đơn vị thực tập
- Phần 2: Hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng
- Phần 3: Quản lý, điều hành hoạt động văn phòng
1
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

- Phần 4: Kiểm tra hoạt động văn phòng
Trong quá trình thực tập, với sự cố gắng học hỏi và ý thức của bản thân,
cùng với sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo nhà trường và các cán bộ, nhân
viên Công ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam, tôi đã cố gắng để hoàn thành tốt mọi
công việc được giao và hoàn thiện bản báo cáo một cách tốt nhất. Nhưng do thời
gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế, bài báo cáo không tránh khỏi
những sai lầm, hạn chế mà bản thân tôi chưa nhận thấy. Vì vậy tôi rất mong
nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô để tôi có thể bổ sung,
nâng cao kiến thức của mình, phục vụ tốt hơn trong công việc sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn !

2
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

TỪ VIẾT TẮT

TÊN ĐẦY ĐỦ

1

Cán bộ công nhân viên –
Người lao động

CBCNV – NLĐ
2
BHXH; BHYT

Bảo hiểm xã hội – Bảo hiểm Y
tế

3
VNĐ

Việt Nam Đồng

QTVP

Quản trị văn phòng

TP

Thành phố

4

5

3
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

PHẦN 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT
NAM

1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần lưu trữ Việt
Nam

1.1.1. Một số thông tin khái quát
- Tên công ty: Công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam
- Tổng Giám đốc Công ty: Lê Thị Hà
- Địa chỉ: Tổ 6, phố Gia Quất phường Thượng Thanh quận Long Biên, TP. Hà
Nội
- Số điện thoại: 024366.816.618
- Website: www.luutruvietnam.com.vn
- Email:
- Quy mô: Vừa
- Được thành lập vào: 11/2010
- Số lượng lao động: 75 người
1.1.2. Quá trình phát triển
- Công ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam được thành lập vào tháng 11 năm
2010 với số vốn là 25 tỷ Việt Nam đồng. Người đứng đầu pháp lý là Bà Lê Thị
Hà. Công ty được Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy chứng
nhận đăng kí doanh nghiệp Công ty Cổ phần. Theo đó Công ty Cổ phần Lưu trữ
4
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Việt Nam có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng, được đăng ký kinh
doanh.
- Trong quá trình phát triển Công ty đã nhiều lần đạt được bằng khen
như:

+ Bằng khen cho Công ty đã đạt đã đóng góp tích cực trong hoạt động
của hội văn thư, lưu trữ 2018 ( Hình xem trong phụ lục 4.3)
+ Giấy Khen Công ty đã có thành tích xuất sắc trong vận động ủng hộ
nhân dân vùng lũ ( Hình xem trong phụ lục 4.4)
- Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản của Công ty:
Bảng 1.1: Chỉ tiêu kinh tế cơ bản qua các năm

(Đơn vị tính: VNĐ)
ST

CHỈ TIÊU

T
1
2

Năm 2016

Năm 2017

Năm 2018

Doanh thu các hoạt 6.916.899.633

7.137.047.280

16.907.911.453

động
Lợi nhuận

Tổng vốn

34.011.603
50.290.283.86

28.932.797
50.175.405.21

25.146.809
50.200.552.02

Vốn cố định

6
25.000.000.00

6
25.000.000.00

25.000.000.00

Vốn lưu động

0
25.290.283.86

0
25.175.405.21

0

25.200.522.02

6
công 70

6
72

5
75

sĩ, 5

5

6

27
20

48
11

3

Số

lượng

nhân viên

Trình Tiến
4

độ

thạc sĩ
Đại học
Cao đẳng

22

23
5
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Trung cấp, 20

20

10

Phổ thông
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)

Qua bảng số liệu trên có thể thấy, doanh thu của Công ty đã tăng lên theo từng
năm, cụ thể năm 2016 là: 6.916.899.633, năm 2017 là: 7.137.047.280, năm 2018

là: 16.907.911.453. Năm 2018 doanh thu đã tăng lên gần gấp 3 lần so với năm
2016. Kéo theo đó là số lượng nhân viên năm 2018 cũng tăng lên 5 người so với
năm 2016. Trình độ công nhân viên ngày càng được cải thiện hơn, cụ thể: năm
2016 có 20 nhân viên đạt trình độ: trung cấp, phổ thông nhưng sang tới năm
2018 chỉ còn có 10 nhân viên. Thay vào đó trình độ đại học đã tăng từ 22 nhân
viên (2016) lên 48 nhân viên (2018).
1.2. Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của công ty
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh
1.2.1.1.Chức năng
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động
theo nguyên tắc kinh tế độc lập. Có con dấu riêng, được mở tài khoản ngân hàng
theo quy định của pháp luật, được đăng ký kinh doanh theo luật quy định, được
tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ phần đã
được hội đồng quản trị thông qua.
Công Ty Cổ Phần Lưu Trữ Việt Nam chuyên hoạt động về: Văn thư lưu
trữ, thư viện.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng
đầu là Hội đồng quản trị có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty.
Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống
nhất từ trên xuống dưới.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công ty
đến nay, cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty ngày càng
6
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

phát triển, đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh
vực kinh doanh.
1.2.1.2. Nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh
- Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam là công ty thuộc hình thức cổ phần
do một vài cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty
và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ trách nhiệm của mình. Công ty tự
chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ kinh doanh và bảo toàn và phát triển về
vốn, giải quyết hài hòa lợi ích nhà nước, công ty và người lao động theo kết quả
kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theo
nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ trong quản ký điều hành mọi mặt hoạt
động của công ty. Việc thực hiện các mặt hoạt động của công ty do công ty tự
cân dối, tính toán và đảm bảo, bảo tồn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vị
đối với Nhà nước
- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính
theo quy định, tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ
- Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với
nhân viên trong cơ quan theo Luật lao động và các quy định khác của pháp luật.
1.2.2. Các hàng hóa và dịch vụ hiện tại
Công Ty Cổ Phần Lưu Trữ Việt Nam chuyên hoạt động trong các lĩnh
vực:
- Nghiên cứu, chuyển giao công nghệ lưu trữ
- Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
- Liên doanh sản xuất, cung ứng các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạt động
lưu trữ
- Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tài liệu lưu trữ

- Tra tìm, cung cấp thông tin và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ (gồm: Phần mềm quản
lý lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đi đến nhập dữ liệu vào phần mềm…).
7
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Bảng 1.2. Các ngành nghề kinh doanh của công ty
STT
1

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

14
15
16
17

Tên ngành
Hoạt động thư viện và lưu trữu
Chi tiết
- Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử
trùng, khử axit, khử nấm mốc, số
hóa tài liệu lưu trữ không thuộc
danh mục bí mật Nhà nước;
- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng
khoa học và chuyển giao công
nghệ lưu trữ
Giáo dục nghề nghiệp
Quảng cáo
(không bao gồm quảng cáo thuốc
lá)
Hoạt động dịch vụ sau thu hoạch
May trang phục
(trừ trang phục từ da lông thú)
Bán phụ tùng và các bộ phận phụ
trợ của ô tô và xe có động cơ khác
Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có
động cơ khác
Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
(không bao gồm kinh doanh bất
động sản)
Nuôi trồng thủy sản nội địa

Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét
Chưng, tinh cất và pha chế các loại
rượu mạnh
Bán buôn ô tô và xe có động cơ
Hoạt động tư vấn quản lý (không
bao gồm tư vấn pháp luật, tài
chính, kê toán, kiểm toán, thuế và
chứng khoán)
Hoạt động trụ sở văn phòng
Nghiên cứu và phát triển thực
nghiệm khoa học xã hội và nhân
văn
Dịch vụ hỗ trợ giáo dục
Giáo dục mầm non

Mã ngành
9101(chính)

8532
7310
0163
1410
4530
4520
5210
0322
0810
1101
4511
7020

7010
7220
8560
8510

8
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

18
19

20

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Công thông tin
6321
(trừ các loại thông tin Nhà nước
cấm và hoạt động báo chí)
Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt
6311
động liên quan (không bao gồm
thiết lập mạng và kinh doanh hạ
tầng bưu chính viễn thông )

Hoạt động du lịch công nghệ thông
6209
tin và dịch vụ khác liên quan đến
máy vi tính
(Nguồn: Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam)
1.3. Cơ cấu tổ chức
1.3.1. Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty:
Hình 1.3: Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty

9
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ

Tổng Giám Đốc

Ban giám đốc

Ban Kiểm Soát

Văn phòng

Ban cố Vấn

Chi nhánh Bắc
Ninh

Phòng Tổ chức &
Quản lý nhân sự

Phòng Đào tạo
tập huấn nghiệp
vụ VTLT

Chi nhánh Đà
Nẵng

Phòng Kinh doanh

Liên doanh nhà
máy sản xuất

Chi nhanh Miền
Trung

Phòng Công nghệ
lưu trữ
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)

1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng
theo mô hình sau:

- Đại hội đồng cổ đông: tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ
quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổ phần,
bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,…

10
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội đồng cổ
đông của Công ty bầu ra, có quyền quyết định chiến lược của công ty,..
- Ban giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của
công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh
- Giám đốc công ty: Là người chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà
nước về mọi mặt hoạt động của công ty
- Phó giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khi
Giám đốc đi vắng
- Văn phòng công ty: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị văn phòng, tiếp
khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản lý công văn đi, đến,…
- Phòng tài chính kế toán: theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả
kinh doanh, các khoản nộp ngân sách.
- Phòng kinh doanh: theo dõi tình hình hoạt động của công ty, trao đổi
thông tin với bên ngoài và đề ra kế hoạch hoạt động cho công ty.
* Cơ cấu tổ chức gồm có:
Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng

đào tạo nhân lực
01. Phó văn phòng phục trách theo dõi công tác về bảo hiểm lao động
01. Cử nhân luật chuyên đề về công tác bảo hiểm lao động, chuyên viên
pháp luật
01 Nhân viên thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ
01 Nhân viên thống kế lao động tiền lương
01 Quản trị hành chính đời sống
01 Nhân viên tạp vụ
01 Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính
01 Nhân viên bảo vệ trực điện nước

11
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.3.2.1. Chức năng
Văn phòng của Công ty là đơn vị chức năng giúp việc cho Hội đồng
quản trị và Tổng giám đốc Công ty về các lĩnh vực:
- Quản lý công tác đối nội, đối ngoại của Công ty;
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
- Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân và bảo vệ cơ sở vật chất,
phương tiện đi lại, phục vụ cung cấp những vật dụng cần thiết cho hoạt động
quản lý các phòng ban, ban và lãnh đại

1.3.2.2. Nhiệm vụ
* Công tác tổ chức nhân sự:
- Đề xuất các phương án xây dựng, củng cố và hoàn thiện bộ máy của
công ty. Cơ cấu tổ chức, biên chế nhân sự, việc thành lập, giải thể, chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc.
- Xây dựng và trình Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty phê duyệt hệ
thống các chức danh, vị trí công việc trong toàn công ty
- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, thống kê, kiểm soát đánh giá trình độ
tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bố trí, đánh giá, phân loại, khen
thưởng, kỷ luật lao động toàn Công ty;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện kiểm soát việc thực hiện chế độ, chính
sách (tiền lương; BHXH; BHYT; chấm dứt, thuyên chuyển công tác, phép
năm….) người lao động theo quy định pháp luật của Công ty;
- Tổ chức thực kiểm soát hoạt động mua sắm, kiểm kê, quản lý tài sản
cố định công cụ dụng cụ sản xuất toàn Công ty;
- Quản lý y tế phục vụ nhu cầu sơ cấp cứu, điều trị thông thường; vệ
sinh môi trường, phòng dịch; bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho cán bộ, công
nhân viên, người lao động (CBCNV-NLĐ);
12
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

- Phối hợp với đơn vị tổ chức kiểm soát hoạt động lao động, vệ sinh lao
động người lao động làm việc Công ty thực dự án;

- Phối hợp với đơn vị thẩm tra, xem xét, đề xuất biện pháp giải đơn thư
khiếu nại, tố cáo có liên quan đến người lao động Công ty
* Công tác hành chính quản trị:
- Xây dựng loại văn quản lý hành chính, quản trị, văn phòng để ban hành
thực hiện trong toàn Công ty;
- Tổng hợp tình hình quản lý hành chính toàn Công ty;
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, hành chính tổng hợp, quản lý dấu,
công tác văn thư, công văn đi, công văn đến và công tác bảo mật theo quy định
pháp luật hiện hành;
- Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty trong việc xử lý thông
tin; theo dõi, đôn đốc phòng ban, đơn vị có liên quan thực các ý kiến lãnh đạo
của Công ty;
- Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ khách
đến làm việc tại Cơ quan Công ty; Thực hiện đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí ăn ở
cho cán bộ đi công tác theo quy định của Công ty;
- Đảm bảo tốt đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho
cán bộ; Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Công ty, đảm bảo Văn phòng Công ty –
hoạt động tốt, khoa học, hiệu quả
- Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho CBCNV các phòng ban Công ty
- Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt quan Công ty;
- Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiến
trúc Công ty đơn vị thành viên;
Quản lý điều hành xe phục vụ nhu cầu công tác CBCNV đảm bảo an
toàn về người và phương tiện;
- Theo dõi tổng hợp mặt hoạt động Công ty Tham mưu xây dựng, đôn
đốc thực chương trình, kế hoạch Đôn đốc, tiếp nhận, báo cáo thường xuyên đột
13
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

xuất từ đơn vị trực thuộc; tổng hợp báo cáo phục vụ hội nghị giao ban, sơ kết,
tổng kết Công ty;
- Quản trị hệ thống trao đổi thông tin nội bộ;
- Tổ chức thực công tác Hành chính - Văn thư của Công ty. Quản lý sử
dụng con dấu theo quy định pháp luật; thu phát công văn, cấp các loại giấy giới
thiệu, giấy đi đường, sao y công văn, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, hướng dẫn giúp đỡ
các đơn vị thực đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức thực kiểm soát hoạt
động kiểm soát tài liệu, hồ sơ;
- Duy trì chế độ làm việc khu vực cơ quan Công ty. Phối hợp với tổ chức
Công ty tham gia công tác xã hội địa phương;
- Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện quản lý nhà đất của Công ty;
quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc tài sản
khác theo chế độ, chính sách của nhà nước và của Công ty;
- Thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội
quy lao động; quản lý công tác phòng cháy, chữa cháy phòng chống bão lụt;
thực hiện quy chế giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn bí mật nhà nước, xây dựng đơn vị
an toàn;
- Bảo đảm điều kiện làm việc Lãnh đạo Công ty trụ sở; tổ chức, thực
hiện công tác lễ tân, hội nghị, đối nội, đối ngoại; sắp xếp chỗ ở và chương trình
làm việc của khách Thực hiện công tác cụ thể lĩnh vực hợp tác quốc tế theo kế
hoạch duyệt;
- Căn cứ đề nghị phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trình Tổng giám
đốc phê duyệt và tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng
phẩm theo quy định của Công ty và theo kế hoạch đã được duyệt.

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Công ty giao:
- Hàng năm tham gia xây dựng mục tiêu chất lượng của Công ty và tổ
chức thực hiện, kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng trong
14
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng theo sự phân công của
Tổng giám đốc Công ty.
- Chủ trì soạn thảo và trình Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty phê duyệt
các văn bản và tài liệu quản lý nội bộ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được
giao. Thực hiện việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ, các chế độ thông tin, báo cáo,
thống kê, hội nghị, hội thảo liên quan đến nghiệp vụ quản lý của Văn phòng và
các hoạt động khác theo quy định của Công ty,…
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng
1.4.1. Yếu tố bên trong
Về yếu tố con người, hiện nay, tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt
Nam có số lượng cán bộ lớn tuổi nhiều hơn số lượng cán bộ trẻ tuổi. Những cán
bộ này có thể có nhiều kinh nghiệm làm việc, tích lũy được nhiều kiến thức từ
thực tế, có nhiều mối quan hệ, thân thiết gần gũi với dân hơn nhưng lớp trẻ lại
năng động, sáng tạo, dễ dàng thích nghi, nắm bắt, cập nhập thông tin cũng như
các công nghệ mới một cách nhanh chóng, đem lại một làn gió mới cho Công ty
Cổ phần Lưu trữ Việt Nam.
Các thiết bị văn phòng, đây là điều kiện quan trọng khi làm việc, ảnh

hưởng trực tiếp đến năng suất, hiệu quả làm việc tại Công ty Cổ phần Lưu trữ
Việt Nam. Thiết bị văn phòng không chỉ cần hợp lý mà còn phải đảm bảo tính
thẩm mĩ, phải được trang bị đồng bộ để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc
tại Công ty.
Công tác công nghệ thông tin, hiện nay dưới sự phát triển không ngừng
của khoa học kỹ thuật, Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam đã và đang cập nhập,
áp dụng các phần mềm quản lý mới nhất để nâng cao năng suất làm việc một
cách nhanh chóng và chính xác.
Môi trường văn phòng ảnh hưởng đến sức khoẻ nhân viên. Có những
quy định pháp lý về môi trường văn phòng. Chú trọng khâu vệ sinh cá nhân và
vệ sinh chung. Sắp xếp các tiện nghi hợp lý. Tốt nhất, nên có dịch vụ ăn uống
15
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

phục vụ chung. Cung cấp tiện nghi cho nhân viên nghỉ trưa. Nếu là tổ chức lớn
cần có phòng y tế, đảm bảo an toàn lao động.
1.4.2 Yếu tố bên ngoài
Các yếu tố môi trường tự nhiên
Khí hậu có ảnh hưởng trược tiếp xung quanh nơi làm việc, phòng
làm việc. Nó ảnh hưởng rất lớn tới sức khỏe và khả năng làm việc của công
chức, viên chức. Bao gồm các yếu tố: nhiệt độ, độ ẩm không kí, sự lưu thông
không khí.
Nhiệt độ phòng làm việc quá nóng hoặc quá lạnh đều ảnh hưởng tới

sự biến đổi tâm sinh lý của người làm việc.
Độ ẩm quá lớn sẽ ảnh hưởng bất lợi cho công chức, viên chức khi
làm việc. Làm việc trong phòng có độ ẩm cao dễ sinh bệnh thấp khớp, nhức đầu,
…; các thiết bị máy móc chóng hư hỏng, dễ bị ẩm ướt…
Ánh sáng, có 2 nguồn ánh sáng: ánh sáng tự nhiên và ánh sáng
nhân tạo. Ánh sáng tự nhiên có ưu điểm là mát dịu, đều, không mất chi phí, có
lợi cho sức khỏe con người. Tuy nhiên ánh sáng tự nhiên thay đổi theo thời gian
trong ngày, trong năm, theo thời tiết nên cần chú ý kết hợp với đèn sáng nhân
tạo.
Màu sắc cũng ảnh hưởng lớn tới tâm lý của người lao động, màu
sác khác nhau gây ra những cảm giác khác nhau cho con người. Màu sắc tạo sự
thoải mái, vui tươi, gây hưng phấn cho người lao động.
Tiếng ồn là những âm thanh hỗn tạp hoặc những tiếng động được
phát ra quấy rầy người đang làm việc, gây ra sự thiếu tập chung, lẫn lộn, đãng
trí. Tiếng ồn có cường độ hoặc tần suất cao, tác động kéo dài sẽ làm ảnh hưởng
xấu đến chức năng tâm sinh lý của con người, làm rối loạn hoạt động của tim,
đau đầu, thính giác và trí nhớ kém. Tiếng ồn tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt
Nam bắt nguồn chủ yếu từ các phương tiện giao thông, các đám đông gần cơ
16
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

quan dội vào, phát ra từ chính cơ quan như phòng khách, tiếng máy in, máy
photo hoạt động,…

1.5. Đặc điểm của văn phòng tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
1.5.1 Nguyễn tắc bố trí văn phòng tại Công ty
Cùng với sự phát triển của xã hội, phong thuỷ đang được ứng dụng trong
nhiều lĩnh vực của đời sống, trong đó tiêu biểu là ứng dụng phong thủy trong bài
trí văn phòng công sở. Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hoà, bố trí các
phương tiện hợp lý, sạch sẽ, sẽ làm cho khách có tình cảm tốt đẹp với cơ quan,
tổ chức về bản thân mỗi cá nhân như lãnh đạo, thư ký, hay đơn giản là trưởng
phòng ban, nhân viên trong cơ quan.
Môi trường làm việc thân thiện với không gian mở sẽ giúp cho năng lực
của mỗi cá nhân, óc sáng tạo và tư duy trong công việc phát huy một cách hiệu
quả. Tạo môi trường công sở thoáng đãng , thoải mái phù hợp với nhu cầu sử
dụng là điều mà bất kì cơ quan nào cũng mong muốn.
Tại văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam phòng làm việc cũng
được chú trọng quan tâm. Bởi nó có yếu tố ảnh hưởng thiết yếu đến sự thăng
hoa trong công việc hiện tại nói chung và thăng tiến trong tương lai nói riêng.

17
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Hình 1.4: Hình thức bố trí văn phòng của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam

(Nguồn: Phòng Hành Chính – Nhân Sự)

Chú thích:

: Bàn làm việc
: Tủ đựng hồ sơ
: Cửa ra vào

: Điều hòa
: Cửa sổ
: máy in

- Ưu điểm :
18
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Phòng được bố trí ở ngay đầu dãy nhà tầng 1 , thuận tiện cho việc
tiếp khách đến liên hệ làm việc
Phòng có đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý
hành chính
- Nhược điểm :
Diện tích phòng còn nhỏ hẹp so với quy mô sổ sách giấy tờ . Khiến giấy
tờ chồng chất nhau, dễ thất lạc
Trang thiết bị không được bảo trì thường xuyên nên dẫn đến hiện trạng
máy hay hỏng hóc , gây khó khăn trong giải quyết công việc

Phòng chưa có cây xanh để tạo môi trường thoáng đãng , gần gũi với
thiên nhiên
1.5.2. Hình thức bố trí văn phòng tại công ty
Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam đang áp dụng hình thức văn phòng
mở, toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn và được ngăn thành
từng ô, từng khoang. Công ty nhận thấy việc sắp xếp như vậy giúp công ty có
thể tận dụng diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, có thể điều chỉnh
theo số lượng nhân viên giúp cho cơ động trong công việc mà lại giảm thiếu chi
phí. Không chỉ giảm thiểu thời gian, công sức cho công việc mà nó còn tạo điều
kiện cho nhân viên có thể gần gũi hơn, mối quan hệ được cải thiện. Song, người
quản lý có thể quan sát quán xuyến nhân viên dễ dàng,hiệu quả.
1.6. Đặc điểm nhân sự văn phòng của công ty
Về độ tuổi: Nguồn nhân sự của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam từ
23 đến 38 tuổi , độ tuổi lao động trẻ đầy nhiệt huyết và sáng tạo giúp cho công
ty ngày càng phát triển. Với nhân viên chưa có kinh nghiệm Công ty sẽ đào tạo
nâng cao trình độ và tìm ra điểm mạnh cho từng cá nhân phát triển lên.
Về giới tính: Tỷ lệ nhân viên nam nhiều hơn nhân viên nữ làm việc tại
Công ty Cổ phần Lưu trữ do đặc thù ngành nghề mà công ty đang chọn. Số
lượng nam tại Công ty chiếm 2/3 số lượng nữ nhân viên tại đây.
19
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Kỹ năng chuyên môn: Dự báo nhu cầu nhân sự và hoạch định nguồn

nhân lực, phác họa chân dung ứng viên tốt, sắp xếp cuộc phỏng vấn, đặt câu hỏi
phỏng vấn, xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, hướng dẫn nhân viên mới hội
nhập vào văn phòng của công ty. Khi có năng lực thật sự thì bất cứ môi trường,
điều kiện công việc nào đều không hoang mnag.
Kỹ năng nhân sự: sự tận tụy từ những công việc cụ thể như lương bổng,
phúc lợi, khả năng phân tích và tổ chức tốt.
Kỹ năng giao tiếp: nhân sự của công ty luôn khéo léo, nhạy bén trong
cách ứng xử của mình, luôn sẵn sàng giúp đỡ và đưa ra lời khuyên khi cần thiết.
Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế mình
Có phong thái, giọng nói tự tin và thuyết phục
Hiểu biết sâu rộng về xã hội và thích ứng được với mọi hoàn cảnh
Thông minh, tiếp thu những lời khuyên thích hợp, Ăn nói lưu loát.
Kỹ năng thuyết phục: thuyết phục người lao động, khách hàng, cấp trên
với những kế hoạch, ý tưởng đề xuất.
Khả năng tự định hướng, đam mê, hết mình vì công việc, có nền tảng
kiến thức và kinh nghiệm.
Bảng 1.6: Thông tin nhân sự của Công ty
ST
T
1

HỌ VÀ TÊN

2
3

Ninh Viết Thành
Nguyễn Thiên Ân

4

Võ Thị Minh Hương

Lê Thị Hà

BẰNG CẤP
CHUYÊN MÔN
Cử nhân kế toán, CC lưu
trữ

NHIỆM VỤ
GHI CHÚ
ĐƯỢC GIAO
Chủ tịch HĐQT
kiêm Tổng giám
đốc
Thạc Sĩ Lưu trữ học
Giám đốc điều hành
CV cao cấp, Cử nhân Ban cố vấn
Nguyên TP
Văn bản học và tổ chức Trưởng dự án
nghiệp
vụ
lao động
Địa phương
Cục VTLT
Nhà Nước
CVC, TS. Sử học
Ban cố vấn
Nguyên cục

trưởng Cục
VTLT Nhà
20

Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

5

Trần Quốc Thắng

CV cao cấp, Cử nhân Ban cố vấn
Lưu trữ học

6

Nguyễn Văn Lanh

CV cao cấp, cử nhân Sử Ban cố vấn
học

7

Nguyễn Xuân Hòa

Cử nhân Lưu trữ

8

Lê Minh Đức

Cử nhân Lưu trữ

9
10
11
12
13
14
15
16

17

18

Ban cố vấn

Nước
Nguyên Phó
Cục trưởng
Cục VTLT
Nhà nước
Nguyên Cục

trưởng Cục
Lưu trữ Văn
Phòng TW
Đảng
Nguyên TP
Bảo mật lưu
trữ Bộ Quốc
phòng

Trưởng VP Đại diện
phía Nam
Nguyễn Thị Thủy ThS. Lưu trữ
Phụ trách đào tạo
Hưởng
phía Nam
Đặng Trọng Cường
ThS. Lưu trữ
Trưởng dự án phía
Nam
Đặng Quang Thanh
CN.L.TH. QTVP
Giám đốc chi nhánh
Đà Nẵng
Vy Thanh Nam
CN. Ngữ Văn, CC Lưu Trưởng dự án phía
trữ
Bắc
Nguyễn Xuân Đỗ
ThS. Giáo dục, CC Lưu Giám đốc chi nhánh
trữ

Bắc Ninh
Cù Sỹ Lưu
CN. Lưu trữ
Phó Trưởng Dự Án
Lê Xuân Trí
CN. Lưu trữ
Phó Trưởng Dự Án
Lê Văn Đà
CVC, CN, Lưu trữ
Phó Trưởng Dự Án Nguyên chi
cục Trưởng
cục VTLT
tỉnh Thanh
Hóa
Nguyễn Thị Liên Giảng viên chính, TS. Trưởng ban Đào tạo Nguyên phó
Hương
Lưu trữ
Khoa lưu trữ
học
và
QTVP
trường ĐH
KHXH&NV
Đào Thị Bích Ngọc
Cử nhân kế toán + Tài Kế toán trưởng
chính
21
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

19
Lê Thị Thao
CN công nghệ thông tin Nhân viên CNTT
20
50 Nhân viên có trình độ từ Trung cấp đến Đại học chuyên ngành Văn
hành chính văn phòng.

thư, lưu trữ,

(Nguồn: Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam)

22
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường ĐH Công nghiệp HN

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

PHẦN 2:
HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

2.1. Mục tiêu của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
2.1.1. Tầm quan trọng của việc hoạch định công việc văn phòng tại
Công ty
Hoạch định là tính toán và sắp xếp, thực hiện để các việc có thể xảy ra
theo một trật tự nhất định nhằm vào mục đích chỉnh lý và lưu trữ tài liệu một
cách nhanh nhất
Tiết kiệm thời gian, hiệu quả cao.
Giúp người thực hiện công việc có tư duy hệ thống để tiên liệu các tình
huống quản lý.
Một số loại chương trình, kế hoạch cần được lập:
Kế hoạch tác nghiệp: là những hoạch định mang tính chất ảnh hưởng
thường xuyên đến hoạt động của công ty, như chiến lược, chính sách…
Kế hoạch một lần: kế hoạch phục vụ cho mục tiêu công việc cụ thể
Kế hoạch tháng, tuần…
Kế hoạch làm việc của từng cá nhân…
2.1.2. Mục tiêu
Định hướng xác định các mục tiêu của Công ty trong tương lai nhằm đưa
ra các giải pháp và phương thức thực hiện với mục đích hoàn thành mục tiêu đã
đề ra như mong đợi.
Tại Công ty thì liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quý giá, phản ánh đầy đủ
bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, làm thước đo trình độ quản lý trong
mỗi thời kỳ. Thông tin tài liệu lưu trữ cũng giúp cho chúng ta tìm ra những kinh
nghiệm, bài học có giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền
23
Sinh viên: Phạm Thị Thắm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp