báo cáo thực tập giữa khóa tại đại học QUỐC tế RMIT (ROYAL MELBOURNE INSTITUTE OF TECHNOLOGY)

MỤC LỤC

1


I. Giới thiệu về nơi thực tập
1. Trường Đại học RMIT Việt Nam
1.1.

Tổng quan về Đại học RMIT Việt Nam

Học viện Cơng nghệ Hồng gia Melbourne (tiếng Anh: the Royal Melbourne Institute
of Technology, viết tắt: RMIT) là trường đại học lớn nhất của Úc hoạt động tại Việt
Nam với hai học sở tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội. Phân hiệu tại Việt Nam của
trường có tên chính thức là Đại học RMIT Việt Nam. Trường hoàn toàn được đầu tư và
điều hành bởi cơ sở chính ở Australia, không thuộc khuôn khổ đại học công lập của Việt
Nam.
Trường giảng dạy các chương trình kinh doanh, kỹ thuật, và thiết kế, đồng thời tổ chức
hàng loạt hoạt động ngoại khóa ấn tượng nhằm khuyến khích sinh viên mở rộng phạm vi
hiểu biết của bản thân. Sinh viên theo học tại Đại học RMIT Việt Nam sẽ tốt nghiệp với
bằng được cấp bởi Đại học RMIT tại Melbourne, đạt tiêu chuẩn cao nhất của hệ thống
giáo dục Úc và được cơng nhận bởi nhà tuyển dụng trên tồn thế giới.
Địa chỉ: 521 Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 024 3726 1460
Mã số thuế: 0302169193-001
Đại diện bởi: Ông Phillip Dowler - Trưởng chi nhánh Hà Nội
Các xếp hạng tồn cầu của RMIT:
•

Đạt 5 sao QS cho chất lượng đào tạo đại học

•

Top 1% các trường đại học tốt nhất tồn cầu

•

Top 14 các trường đại học tốt nhất ở Úc

Logo RMIT:

2


1.2.

Cấu trúc
Trường Kinh Doanh và Quản Lý
(School of Business & Management)

Trường Truyền Thông và Thiết Kế
(School of Communication &Design)
Giám đốc cấp cao, Kế hoạch và tổ chức
(Senior Manager, Planning &
Trường Tiếng Anh

Operations)

(School of English)
Hiệu trưởng/Tổng giám đốc
(President/ General Director)

Phòng Dịch vụ cho Sinh Viên
(Student Services Department)

Phịng Tài chính và Pháp lý
(Finances & Legal Department)

Phịng Nhân sự
(Human resources Department)

Phịng Hành chính
(Operation Department)

2.

Phịng Đời sống sinh viên (Student Life)

2.1.

Tổng quan

Vị trí thực tập: Trợ lý phòng Đời sống sinh viên
Phòng Đời sống sinh viên thuộc Dịch vụ cho sinh viên, được sinh ra để tổ chức những
hoạt động xã hội, thể thao, tình nguyện, giúp sinh viên có những trải nghiệm tốt nhất
khi học tại trường đồng thời trau dồi những kĩ năng mềm, khả năng lãnh đạo, tăng
cường hoạt động thể chất. Ngồi ra, phịng cịn đảm nhiệm chức năng chăm sóc sinh
viên quốc tế.

3

2.2.

Cấu trúc về chức năng

Hoạt động tình nguyện và cộng đồng

Thể thao và giải trí

Đời sống sinh viên (Student Life)

Nhà ở cho sinh viên

Thư viện (Library)

Hỗ trợ sinh viên quốc tế
Phòng dịch vụ sinh viên (Student

Tư vấn học tập (Student Academic

Services Department)

Success)

Tư vấn tâm lý (Student Wellbeing and
Counselling)

Cơ hội nghề nghiệp và quan hệ doanh
nghiệp (Careers and undustry relations)

2.3.

Cấu trúc về chức vụ
Điều phối viên (Coordinator)

3 Cán bộ (3 Officers)

Trợ lý (Assistant)

4


2.4.

Người hướng dẫn

Họ và tên: Nguyễn Thị Phương Linh
Chức vụ: Điều phối viên phòng Đời sống sinh viên
Số điện thoại: 098 3822987
Email:

5


II. Nhật kí thực tập

T
2

TUẦN 1 (1/7-5/7)

Đến văn phịng gặp lãnh đạo để sắp xếp lịch làm việc thực tế, giờ giấc làm việc: 9
giờ sáng đến 6 giờ chiều, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, mỗi tháng được nghỉ phép
một ngày có lương.
Đi thăm quan trường, các cơ sở vật chất tại trường và làm quen với cán bộ, nhân
viên và mơi trường làm việc mới.
Tìm hiểu các quy đinh làm việc, tổng quan về bộ máy hoạt động của phịng Đời
sống sinh viên.

T
3

Bắt đầu tìm hiểu những cơng việc, nhiệm vụ và dự án của phịng Đời sống sinh
viên:
Phịng Đời sống sinh viên có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động ngoại khóa, xã hội,
học tập kỹ năm và thể thao cho sinh viên cũng như chăm sóc sinh viên quốc tế từ
trường đối tác đến trao đồi tại RMIT Việt Nam. Trong một năm gồm có những
hoạt động như sau:
Chào đón sinh viên mới: Orientation Program
Hội trại câu lạc bộ: Clubs Camp
Chương trình rèn luyện kĩ năng lãnh đạo cho sinh viên và trao giải Student
Leadership Award
Cuộc thi chạy “Chiến binh trường RMIT”: R-Warriors
Ngày hội sinh viên quốc tế: International Student Festival
Chương trình tình nguyện viên RED: RED Volunteer Program
Ngày lễ tốt nghiệp: RMIT Graduation Day
Do thời gian thực tập trùng với việc tổ chức Chương trình chào đón sinh viên mới
(Orientation Program) nên cơng việc của trợ lý sẽ thêm hỗ trợ thực hiện dự án này

6

T
4

Bắt đầu học các nghiệp vụ đơn giản tại văn phòng.
Thứ nhất, đặt lịch phòng họp sử dụng “Microsoft Calendar”.
Bước 1: Chọn “New event”

Chọn “Event”

Trong khi đặt lịch hẹn, cần kiểm tra lịch còn trống của các thành phần tham dự để
tránh đặt lịch trùng khiến thành viên đó khơng tham dự được.
Bước 2: Chọn thời gian, phòng họp, thành phần tham dự

7


Điền chủ đề của
cuộc họp
Điền email
thành phần
tham dự

Chọ Phòng còn
trống trong danh
sách

Ghi chú thêm
về nộp cuộc
họp

T
5
Học kĩ năng văn phòng thứ 2:
Thực hiện các nghiệp vụ văn phòng đơn giản với sự giám sát của cán bộ hướng
dẫn như trình ký, đăng ký văn bản đi, đến; đóng dấu, chuyển giao, phân phát văn
bản đi, đến tới các đơn vị trong trường.

T
6

Học kĩ năng văn phòng thứ 3:
Học kĩ năng soạn thảo các văn bản hành chính thơng thường, biên tập, in ấn, photo
tài liệu, nhập dữ liệu vào máy tính, sắp xếp hồ sơ.
TUẦN 2 (8/7 – 12/7)
T Được đào tạo về quy trình mua hàng và thanh tốn cho các khoản chi tiêu của
2 phòng.
8


Sơ đồ mua hàng tổng quát:

1. Bắt đầu hình thành nhu cầu mua

2. Tìm hiểu trước một số nhà phân

3. Liên lạc với nhà phân phối phù

hàng

phối

hợp, gửi đề nghị báo giá

4. Gửi báo giá và Phiếu xin mua hàng (Purchasing Request) cho Trưởng phòng Đời sống sinh viên và Trưởng

Được chấp nhận mua

phịng tài chính và pháp lý để lấy chấp thuận

hàng

5. Tiến hành làm hợp đồng và mua

6. Nhận hàng và lấy chứng từ giao nhận, hóa đơn

hàng

đỏ

9

7. Thanh toán


T
3

Tiếp tục học về quy trình mua hàng và thanh toa
Quy trình mua hàng được diễn ra như sau:

Bước 1. Thông báo nhu cầu mua hàng
Điều phối viên xác định nhu cầu mua hàng và thông báo lại với trợ lý, điều phối
viên mô tả những yêu cầu cần thiết của mặt hàng và xác định ngân sách mua hàng
hóa đó.
Bước 2. Tìm hiểu trước một số nhà phân phối
Trợ lý tìm hiểu trước một số nhà phân phối cho sản phẩm, dịch vụ cần mua
Bước 3. Lập đề nghị báo giá
Từ “Yêu cầu mua hàng”, trợ lý tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung
cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện
các phịng ban đã u cầu.
• Theo dõi “Báo giá của NCC”
Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện
đã xây dựng
Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng
Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, trợ lý tiến hành lập và theo
dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua”. Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất
mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận.
• Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp
Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thông tin sau:
+
So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà
cung cấp khác nhau
+
So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà
cung cấp khác nhau
Bước 3: Lấy chấp thuận mua hàng từ Trưởng phòng Đời sống sinh viên và
Trưởng phịng tài chính và pháp lý
- Làm phiếu mua hàng và gửi báo giá đến ban lãnh đạo để lấy chữ ký
Bước 4: Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”

Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi
nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt
hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp
đồng giữa hai bên.
Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho
từng lần thực hiện. Thơng tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp
đồng
Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế
toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập
hàng về kho.
Bước 5: Nhận hàng
Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng
mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm
tra. Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Trợ lý và Trợ lý tiếp
10


nhận và thực hiện các bước trả lại NCC. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến
hành nhập kho.
Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, cịn trợ lý sẽ bổ sung
thơng tin về giá

T
4

Tiếp tục học về quy trình mua hàng và thanh tốn.
Sơ đồ thanh toán:

11

8.Thu thập chứng từ thanh toán và
làm Phiếu thanh toán (Purchasing
voucher)

9. Nộp chững từ đầy đủ chữ kí cho

10. Ghi chép và lưu trữ lại hồ sơ

kế toán để thanh toán

mua hàng

Bước 6. Thanh toán
Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, trợ
lý sẽ lập bộ hồ sơ thanh tốn
Phịng Kế tốn tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh tốn
cho Nhà cung cấp nếu khơng phản hồi lại trợ lý bổ sung/ chỉnh sửa.
Bước 7. Ghi chép và lưu trữ lại hồ sơ mua hàng
Trợ lý lưu trữ lại hồ sơ mua hàng tuân thủ theo hệ thống lưu trữ của RMIT.
T
5
Tiếp tục học về quy trình mua hàng và thanh tốn
Các bên tham gia vào quy trình mua hàng và thanh tốn

12


Điều phối viên

Kế tốn

Trợ lý

Mua hàng và
thanh tốn

Trưởng phịng Đời sống sinh

Nhà phân phối

viên

Trưởng phịng tài chính và pháp
lý

1. Điều phối viên
Người đưa ra yêu cầu mua hàng
2. Trợ lý
Người tiến hàng mua hàng và chuẩn bị các chứng từ cần thiết trong q trình
mua hàng và thanh tốn
3. Nhà phân phối
Người cung cấp hàng hóa
4. Trưởng phịng đời sống sinh viên
Người chấp thuận yêu cầu mua hàng của Điều phối viên và trợ lý
5. Trưởng phịng tài chính và pháp lý
Người kiếm tra sự hợp lý của chứng từ (Hóa đơn đỏ hợp lệ hay khơng, Hợp
đồng có hợp lệ hay khơng,…)
Kiểm tra xem có ngân sách cho món hàng đó khơng, chi phí cho món hàng có
hợp lý hay khơng

Kiểm tra xem giá cả của hàng hóa đó là giá tốt nhất trên thị trường hay chưa.
6. Kế toán
Người nhận những chứng từ đã được chấp nhận và tiến hành thanh toán
T
6

Nhận danh sách những nhà phân phối thường xuyên của phòng Đời sống sinh viên
Được giới thiệu những khoản mua hàng hàng tháng của phòng Đời sống sinh viên:
1. Mua đồ văn phòng phẩm
13


2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Thay mực máy in định kỳ
Chi phí taxi
Chi phí gửi thư, bưu phẩm
Chi phí trả cho sân bóng đá th cho sinh viên
Mua nước
Chi phí cho các khóa học chun mơn
Chi phí th thêm nhân sự bên ngồi
Chi phí sửa chữa những thiết bị văn phòng hư hỏng
vv….

TUẦN 3 (15/7 – 19/7)
T
2 Học về những loại giấy tờ trong quá trình mua hàng và thanh tốn.
Những loại giấy tờ cần có để xin chấp thuận mua hàng từ ban lãnh đạo:
1. Phiếu xin mua hàng (Purchasing Request)
Phiếu xin mua hàng gồm đầy đủ thơng tin của hàng hóa định mua và phương thức
thanh tốn (trả trước tồn bộ, trả trước một phần, trả sau toàn bộ), được nộp lên
Ban lãnh đạo gồm có Trưởng phịng đời sống sinh viên và Trưởng phịng Tài chính
và Pháp lý để kí thì đề nghị mua hàng mới được chấp thuận.

14


Chữ kí của trưởng
phịng Tài chính và
Pháp lý
Giá tiền

Nội dung mua hàng
(sản phẩm, lý do)

Tên nhà
cung

Chữ kí Trưởng phịng
đời sống sinh viên

2. Báo giá (Quotation)

Báo giá có thể thể hiện bằng văn bản chính thức hoặc trao đổi qua emails.
T
3
T
3

Tiếp tuc học về các loại giấy tờ trong quá trình mua hàng và thanh tốn
Những loại giấy tờ cấn có để lấy chấp nhận thanh toán:
1. Phiếu thanh toán (Purchasing Voucher)
2. Hóa đơn đỏ
3. Biên bản giao nhận hàng hóa
4. Hợp đồng và thanh lý hợp đồng
15


5. Biên bản nghiệm thu

T
4

T
5

Học về hóa đơn đỏ, những điều kiện để hóa đơn đỏ là hợp lệ:
1. Cần phải ghi ngày tháng rõ ràng
2. Nội dung hàng hóa cần phải ghi đúng như hàng hóa ghi trong hợp đồng
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của ngưới bán và người mua phải chính xác như trong
hợp đồng
4. Hợp đồng phải có đầy đủ chữ kí của hai bên, bên bán cần phải có dấu của thủ
trưởng

5. Phải đầy đủ số tiền bằng số và bằng chữ
Học về các khoản mua khác nhau:
1. Mua dưới 2 triệu đồng: Không cần làm Phiếu mua hàng, chỉ cần làm Phiếu
thanh toán + Hóa đơn đỏ, nhận thanh tốn tiền mặt tại quầy kế toán.
16


2. Mua từ 2 triệu đến dưới 20 triệu: Cần làm Phiếu mua hàng và một báo giá,

thanh toán bằng chuyển khoản.
3. Mua hàng từ 20 triệu đến dưới 2 tỷ: Cần làm Phiếu mua hàng và ba báo giá,

thanh toán bằng chuyển khoản.
4. Mua hàng trên 2 tỷ: Việc mua hàng sẽ do Phòng mua hàng đảm nhiệm
T
6

Nghe hướng dẫn về cách lưu trữ chứng từ thanh toán.
Mọi hồ sơ, chừng từ thanh toán phải được lưu vào hệ thống, theo những thư mục
đã được phân, ví dụ một số thư mục như sau:
Các khoản chi đồ dung văn phòng
Các khoản chi cho hoạt động thể thao của sinh viên
Các khoản chi cho sự kiện phòng tổ chức: Ngày chào sinh viên, Ngày hội sinh viên
quốc tế, Lễ tốt nghiệp,..
vv…

TUẦN 4 (22/7 – 26/7)
T
2 Thực hành mua bán hàng hóa và lưu trữ hồ sơ vào hệ thống.
T

3
T
4
T
5
T
6

Khoản chi
Ngày
thuộc ngân
Giá
được
chấp
Tham gia vàosách
việc
lên ngân sách các khoản chi cho các sự kiện
của phòng
nào
tiền
thuận
Làm cân đối thu chi của phòngNội
trong
dungtháng.
mua hàng
Ngày gửi

Tiếp tục thực hiện các công việc được giao, luyện tập các kĩ năng đã học
Thu thập tài liệu, lấy thông tin phục vụ cho bài báo cáo thực tậpđềvànghị
bắt đầu viết

mua hàng
báo cáo thực tập.

Viết văn bản hướng dẫn lại công việc cho thực tập sinh mới, trực tiếp hướng dẫn
lại các đầu việc và trả lời câu của thực tập sinh mới.
Bàn giao lại công việc, chào tạm biệt các thành viên trong phòng, cảm ơn người
hướng dẫn.

III. Cảm nhận, đánh giá việc thực tập
Kỳ thực tập là một trải nghiệm vô cùng quý giá giúp em được va chạm với môi trường
làm việc chuyên nghiệp và cải thiện rất nhiều điều về bản thân, không chỉ kiến thức
chun mơn mà cịn là những kĩ năng ứng xử và giải quyết tình huống, cũng như khám
17


phá thêm nhiều tiềm năng và sở thích. Em xin liệt kê những điều em học tập được qua
thời gian thực tập vừa rồi dưới đây:
- RMIT là một môi trường quốc tế chuyên nghiệp đòi hỏi mọi việc làm đều phải chỉn chu
đã giúp em trở nên cẩn thận hơn và chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong cơng việc mình làm.
Nhất là cơng việc liên quan đến giấy tờ và tài chính, chỉ một chi tiết sai nhỏ cũng có thể
để lại hậu quả và thiệt hại nghiêm trọng nên càng khiến em phải chỉn chu hơn.
- Kĩ năng giao tiếp, làm việc theo nhóm của em cũng được cải thiên rất nhiều thông qua
tương tác với đồng nghiệp và liên lạc với các nhà phân phối của phòng Đời sống sinh
viên. Sau thời gian làm tại RMIT, em biết cách ứng xử trong các mối quan hệ tại nơi thực
tập và các cơ quan ban ngành liên quan. Trong một nhóm có nhiều độ tuổi, giới tính, quốc
tich khác nhau, em học được cách trình bày và nêu ra ý kiến của mình sao cho hiệu quả và
phù hợp, đúng lúc đúng chỗ. Cùng với đó, em cũng biết cách lắng nghe ý kiến của mọi
người để cùng làm việc đạt được kết quả tốt nhất.
- Thời gian thực tập tại RMIT em cũng được thử sức trong nhiều công việc đa dạng khác
nhau, từ mua hàng, kế toán, logistics đến tổ chức sự kiện, làm truyền thơng,… từ đó em

có cơ hội tìm hiểu, khám phá lĩnh vực mình u thích để định hướng nghề nghiệp lâu dài.
- Ngoài ra việc thực tập cũng giúp em nhận thức rõ về nghề nghiệp, lĩnh vực công tác sau
khi tốt nghiệp; củng cố các kiến thức, kỹ năng cần thiết đối với công việc phù hợp với
chuyên ngành đào tạo, nhận thức rõ những thiếu sót về kiến thức, kỹ năng của bản thân để
tiếp tục tích lũy, hoàn thiện trong các kỳ học tiếp theo tại trường;

18


IV. Những kiến nghị để việc thực tập hiệu quả hơn
Sau đây là một số kiến nghị của em đối với nhà trường để việc thực tập được hiệu quả và
thuận lợi hơn với sinh viên:
-

Nhà trường nên mở rộng nhiều sự liên kết và tương tác với các doanh nghiệp bên
ngồi, nhất là doanh nghiệp nước ngồi, khơng chỉ ở mảng xuất nhập khẩu mà còn ở
nhiều ngành khác nhau như kế kiểm, tiêu dùng nhanh, giáo dục, vv,…. Giúp cho sinh
viên có nhiều lợi thế hơn trong việc tìm kiếm và xin thực tập, khơng gặp q nhiều
khó khăn trong việc tìm kiếm nơi thực tập hay gặp rủi ro không xin được thực tập
đúng thời hạn.

-

Một buổi học nhỏ về tác phong trong môi trường làm việc, từ việc nhỏ như trang phục
đến cách xưng hô nên được nhà trường tổ chức để sinh viên có những sự chuẩn bị gây
được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, cũng như nâng cao được hình ảnh của sinh viên
trường Ngoại Thương trong thị trường việc làm.

-

Nhà trường nên mở một diễn đàn cho tất cả sinh viên trong cùng kỳ thực tập chia sẻ
thông tin, kinh nghiệm, những khó khăn khúc mắc trong q trình làm việc để giúp đỡ
lẫn nhau thích nghi tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.

-

Nhà trường nên thiết kế phát hành một quyển “Hành trang cho việc thực tập hiệu quả”
để sinh viên tìm hiểu trước thơng tin, những điều cần làm để tận dụng triệt để thời gian
thực tập; làm sao để học hỏi được nhiều nhất để cải thiện bản thân, cũng như tạo được
ấn tượng tốt đẹp đối với doanh nghiệp để mở rộng cơ hội nghề nghiệp sau kì thực tập
này.
Với những sự giúp đỡ như vậy từ nhà trường và từ thầy cô hướng dẫn, em tin rằng
sinh viên trường Ngoại Thương sẽ bước vào kỳ thực tập với tâm thế tự tin và học hỏi
được nhiều điều, cải thiện được kỹ năng và kiến thức cho nghề nghiệp tương lai.

19