Vai trò và tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận vai trò và tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập này là kết quả làm việc nghiêm túc
của bản thân, có sự hỗ trợ và hướng dẫn của giảng viên bộ môn Quản trị văn
phòng doanh nghiệp.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin được sử dụng trong báo cáo tiểu luận này.
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Trải qua quá trình học tập, rèn luyện, tu dưỡng, được đón nhận rất nhiều
sự quan tâm, giúp đỡ từ phía thầy cô tại Khoa Quản trị văn phòng,Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, tôi đã được trang bị một số kiến thức cơ bản về chuyên môn
cũng như kinh nghiệm thực tế để giúp chúng tôi hoàn thành bài tiểu luận của
mình
Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến lời cảm ơn
chân thành giảng viên bộ môn đã hướng dẫn đã tận tình, chỉ bảo, truyền đạt tri
thức, tạo điều kiện thuận lợi và và động viên tôi rất nhiều trong quá trình hoàn
thành bài tiểu luận.
Vì thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nên bài tiểu luận không
thể tránh được có những thiếu sót và hạn chế. Kính mong được sự chỉ bảo, đóng
góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo và các bạn để bài tiẻu luận của tôi được
hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.............2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. .3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................3
7. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................3
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP.....5
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp............................................................5
1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp.......................................................................5
1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp.......................................................................5
1.1.3. Một số loại hình của doanh nghiệp.......................................................7
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp..........................................7
1.2.1. Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp.................................................7
1.2.2. Vai trò của văn phòng doanh nghiệp.....................................................8
1.2.3. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp..............................................9
1.2.3.1. Chức năng tham mưu tổng hợp..........................................................9
1.2.3.2. Chức năng giúp việc theo ngành......................................................10
1.2.3.3. Chức năng hậu cần...........................................................................11
1.2.4. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp..............................................11
1.2.5. Cơ cấu của văn phòng doanh nghiệp..................................................13
1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp....................15
*Tiểu kết........................................................................................................16
Chương 2. VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP......................17
2.1. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng...........................................17
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng.........................................................18
2.2.1. Vai trò quan hệ với con người.............................................................18
2.2.2. Vai trò thông tin...................................................................................19

2.2.3. Vai trò thông tin thứ ba của nhà quản trị là vai trò người phát ngôn.. 20
2.2.4. Vai trò quyết định................................................................................20
2.3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập22
2.4. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp......................................................................................22
2.4.1. Công tác văn thư.................................................................................22
2.4.2. Công tác lưu trữ..................................................................................23
2.4.3. Công tác hậu cần.................................................................................23
2.5. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn
phòng.............................................................................................................24
2.5.1. Kĩ năng quản lý...................................................................................24
2.5.2. Kỹ năng lãnh đạo................................................................................25
2.5.3. Kĩ năng ứng xử và giao tiếp................................................................25
2.5.4. Kĩ năng về chuyên môn......................................................................25
2.5.5. Xử lý thông tin và năng lực tư duy.....................................................26
2.5.6. Tổ chức thiết lập mục tiêu...................................................................27
Tiểu kết..........................................................................................................27
Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA
NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP................28
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................28
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................28
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................28
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................29
3.2. Các giải pháp nâng cao vai tròvà tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng
trong thời kỳ hội nhập...................................................................................29
Tiểu kết..........................................................................................................30
KẾT LUẬN........................................................................................................31
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................32

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đất nước Việt Nam đang ngày càng phát triển về nhiều mặt cùng tầm cao
trí thức nhân loại. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, con
người là trung tâm của xã hội. Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu
hướng nào là phù hợp đang là mọt vấn đề được quan tâm.
Ngày nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã trở thành một xu thế khách
quan trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới. Quá trình toàn cầu hóa và hội
nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra những thời cơ thuận lợi cho các quốc gia, các
doanh nghiệp có cơ hội phát triển, đồng thời nó cũng đem lại những thách thức
lớn về sự cạnh tranh, khả năng thu hút thị trường. Để đứng vững trên thương
trường, đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao,
giá thành hợp lý thì các doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ các khâu từ khâu
đầu tiên cho đến khâu cuối cùng của quá trình sản xuất, từ khi tìm được nguồn
nhân lực, vật lực cho đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo
sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn thực hiện
nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống người lao động đồng
thời mang lại lời nhuận cho doanh nghiệp. Do đó, để nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, tăng cường khả năng cạnh tranh trên
thị trường thì doanh nghiệp phải xây dựng một bộ máy quản lý hiệu quả, ổn định
và vững chắc ở tất cả các mặt, các lĩnh vực từ quản lý sản xuất đến tiêu thu sản
phẩm cùng với quản lý tài chính, quản lý nhân lực cho đến hoạt động kế toán
kiểm toán... Bởi hoạt động quản trị có vai trò rất quan trọng quyết định sự tồn tại
và phát triển của doanh nghiệp cho nên doanh nghiệp cần phải xây dựng kế
hoạch tổ chức quản lý một cách hợp lý, hiệu quả, thường xuyên kiểm tra giám
sát để điều chỉnh và hoàn thiện hoạt động quản trị, đồng thời phải phối hợp hoạt
động giữa các bộ phận nhằm thực hiện các chức năng quản lý để đem lại hiệu
quả tốt nhất. Để điều hành hoạt động văn phòng một cách có hiệu quả, không

thể không đề cập đến vai trò của Nhà quản trị văn phòng.

1


Ở bất kì cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận văn phòng – văn
phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp cho nên người quản trị văn phòng
lại chiếm một vị trí có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần phát triển mở rộng
mối quan hệ kinh tế, chính trị, điều hòa ngoại giao của cơ quan, doanh nghiệp.
Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà quản trị văn phòng cần phải có
những kỹ năng để đáp ứng sự nhanh nhạy thay đổi của xã hội, nắm bắt được
những xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý… Là một sinh viên của ngành
Quản trị Văn phòng và nhận thấy được vai trò của người lãnh đạo, nhất là người
quản trị văn phòng – Nó là động lực thúc đẩy tôi đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “
Vai trò và tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây
dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay có nhiều nghiên cứu về vai trò và tiêu chuẩn của Nhà quản trị
văn phòng, nhưng chưa có đề tài nào đi sâu vào nghiên cứu vai trò và tiêu chuẩn
của Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp
Phạm vi nghiên cứu:
- Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp
- Yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu
Đối với sinh viên: Giúp cho sinh viên có cái nhìn thực tế bên cạnh lý
thuyết học được từ sách vở về vai trò của nhà quản trị văn phòng qua đó nắm
vững, hiểu và củng cố vững chắc hơn nền tảng lý thuyết, đồng thời so sánh được

giữa lý thuyết và thực tiễn có gì giống và khác nhau. Bên cạnh đó, bài nghiên
cứu này còn tạo điều kiện cho các sinh viên tiếp theo có thêm tư liệu và có thể
nghiên cứu kỹ hơn, sâu hơn về vấn đề này, từ đó phát triển hơn nữa kiến thức về
vai trò của nhà quản trị văn phòng tại một cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn.
Đối với nhà trường: Cung cấp thêm tư liệu cần thiết về vai trò của nhà
2


quản trị văn phòng trong công tác văn phòng cho các môn học có liên quan như:
Quản trị học, kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng,…
Đối với Nhà quản trị văn phòng: Từ việc tìm hiểu và nhận xét những ưu
điểm, nhược điểm cung cấp thêm các giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà
quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Khái quát về văn phòng doanh nghiệp
Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác văn phòng tại các doanh
nghiệp.
Đánh giá ưu, nhược điểm và đề xuất giải pháp nâng cao vai trò và tiêu
chuẩn của nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Đề tài có sử dụng phương pháp luận nghiên cứu duy vật biện chứng và
lịch sử.
Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, kế thừa các thông tin, tài liệu
có sẵn.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa lý luận: Đề tài này sẽ đóng góp vào hệ thống lý thuyết của môn
học, đưa môn học đi sát với thực tiễn để củng cố vững chắc nền tảng lý thuyết

của môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp.
Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài tập trung nghiên cứu về vai trò của nhà quản trị
văn phòng, từ đó đưa ra các ưu điểm, nhược điểm và đề xuất giải pháp nhằm
nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng giúp hoạt động này của các doanh
nghiệp tại Việt Nam đạt hiệu quả cao hơn.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được chia
làm ba chương như sau:
3


Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
trong thời kỳ hội nhập
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
thời kì hội nhập

4


Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp
Có rất nhiều quan điểm về khái niệm doanh nghiệp như: “Doanh nghiệp
là một đơn vị sản xuất kinh doanh được tổ chức nhằm tạo ra sản phẩm và dịch
vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trên thị trường, thông qua đó để tối đa hóa lợi
nhuận trên cơ sở tổn trọng pháp luật nhà nước và quyền lợi chính đáng của
người tiêu dùng”
Điều 3 của Luật doanh nghiệp định nghĩa rằng: “Doanh nghiệp là tổ chức

kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh
doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh
doanh”
Theo định nghĩa pháp lý thì doanh nghiệp là những đơn vị tồn tại trước
hết vì mục đích kinh doanh. Những thực thể pháp lý, không lấy kinh doanh làm
mục tiêu chính cho hoạt động của mình thì không được coi là doanh nghiệp.
1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp
 Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người
lao động
Trong những năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh đã giải quyết
được nhiều việc làm với thu nhập cao hơn cho người lao động. Tại thời điểm
01/01/2000 khu vực doanh nghiệp đã thu hút 3,194 triệu lao động, đến
01/01/2002 là 3,933 triệu lao động và 01/01/2003 là 4,658 triệu lao động. Như
vậy trong 3 năm từ 2000 - 2002, khu vực doanh nghiệp đã thu hút thêm 1,464
triệu lao động, nếu kể cả số tuyển dụng để thay thế trên 650 nghìn giảm do các
nguyên nhân, thì số lao động mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào trong 3 năm là
trên 2,1 triệu lao động, bình quân mỗi năm gần 700 nghìn lao động, là con số
đáng kể trong yêu cầu tạo ra việc làm mới cho toàn xã hội. Lao động ở khu vực
doanh nghiệp có thu nhập cao hơn nhiều so với khu vực cá thể và hộ gia đình,
năm 2002 thu nhập bình quân tháng của một lao động gần 1,25 triệu đồng (tăng
5


18,5% so với năm 2000). Thu nhập bình quân 1 người 1 tháng năm 2002 của
khu vực doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đạt cao nhất, gần 1,9 triệu
đồng, tiếp đến là khu vực doanh nghiệp nhà nước gần 1,31 triệu đồng và thấp
nhất là khu vực doanh nghiệp ngoài quốc doanh 0,92 triệu đồng. Tuy có mức thu
nhập bình quân thấp nhất, nhưng doanh nghiệp ngoài quốc doanh lại là khu vực
đang thu hút nhiều lao động mới và có tốc độ tăng thu nhập nhanh nhất trong ba
khu vực (năm 2002 tăng 24,3% so với năm 2000). Lao động hiện đang làm việc

trong khối doanh nghiệp năm 2000 chiếm 11,3% tổng số lao động toàn xã hội
hiện đang tham gia làm việc và tăng lên 13% trong năm 2001, dự kiến khoảng
16% năm 2003.
Tuy chiếm tỷ trọng không cao trong tổng lao động toàn xã hội, nhưng lao
động của khu vực doanh nghiệp lại là lực lượng chủ yếu tạo ra nguồn thu cho
ngân sách Nhà nước và đóng góp lớn cho tăng trưởng GDP. Thu nhập cao và
tăng nhanh của lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện và nâng cao mức
sống chung của toàn xã hội và tham gia vào quá trình chuyển dịch cơ cấu lao
động từ nông nghiệp sang các ngành phi nông nghiệp.
 Doanh nghiệp tăng trưởng và ổn định phát triển là yếu tố quyết định
đến tăng trưởng cao của nền kinh tế
Năm 2002 tổng doanh thu thuần của khối doanh nghiệp đạt 1212 nghìn tỷ
đồng, gấp 4,8 lần năm 1994 và gấp 1,5 lần năm 2000, trong đó khu vực 1,49 lần
năm 2000. Ngành công nghiệp chế biến đạt 374,6 nghìn tỷ đồng, chiếm 30,9%,
gấp 5,6 lần năm 1994 và gấp 1,52 lần năm 2000; ngành xây dựng đạt 86,6 nghìn
tỷ đồng, chiếm 7,2%, gấp 6 lần năm 1994 và gấp 1,86 lần năm 2000,... Doanh
nghiệp phát triển nhanh những năm gần đây đã làm cho tỷ trọng đóng góp của
khu vực này vào GDP tăng nhanh, năm 1995 chiếm 45,31%, năm 2001 là
53,13% và dự kiến năm 2003 khoảng 56%. Lợi ích cao hơn mà tăng trưởng
doanh nghiệp đem lại là tạo ra khối lượng hàng hoá và dịch vụ lớn hơn, phong
phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay thế được nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp
phần quan trọng cải thiện và nâng cao mức tiêu dùng trong nước và tăng xuất

6


khẩu, đó cũng là yếu tố giữ cho nền kinh tế ổn định và phát triển những năm
qua.
 Doanh nghiệp phát triển giúp giải quyết các vấn đề xã hội
Những năm gần đây, sản phẩm hàng hoá và dịch vụ do khối doanh nghiệp

tạo ra ngày càng phong phú, đa dạng về chủng loại mặt hàng, chất lượng hàng
hoá, dịch vụ được nâng lên, do đó đã giải quyết cơ bản nhu cầu tiêu dùng hàng
hoá, dịch vụ ngày càng cao của toàn xã hội, góp phần nâng cao mức sống vật
chất của dân cư và tăng nhanh lượng hàng hoá xuất khẩu. Nhiều sản phẩm trước
đây thường phải nhập khẩu cho tiêu dùng thì nay đã được các doanh nghiệp sản
xuất thay thế và được người tiêu dùng trong nước tín nhiệm như: Ô tô, xe máy,
phương tiện vận tải, các mặt hàng đồ điện, điện tử, may mặc, thực phẩm, đồ
uống, hoá mỹ phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm phục vụ xây dựng,...
1.1.3. Một số loại hình của doanh nghiệp
Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2015, có các loại hình doanh nghiệp
như sau:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (Trong đó có công ty TNHH 1 thành viên
và công ty TNHH 2 thành viên trở lên).
- Doanh nghiệp nhà nước.
- Công ty cổ phần.
- Công ty hợp danh.
- Doanh nghiệp tư nhân.
- Nhóm công ty (Trong đó có: Tập đoàn kinh tế, tổng công ty).
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp
Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
Theo cách hiểu “tĩnh”:
“Văn phòng” là một địa điểm làm việc và có một vị trí dịa lý nhất định:
“Văn phòng” là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người
“quan trọng”.

7


Ví dụ: văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư

trưởng,… “Văn phòng” là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà
các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ:
văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…
Theo cách hiểu “động”:
Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này thường
được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ
thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt
dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều
kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức
1.2.2. Vai trò của văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu
khách quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu
quả và chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ
phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng
thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt
động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện
sau:
 Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ
quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua
văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo
của lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ
phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không
làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
 Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ
đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan,
8

tổ chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng.
Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo
những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng
quan trọng. Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Văn
phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang thiết bị
trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn bản
cho thủ trưởng ký để giải quyết.
 Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ
máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện
các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương
án…
 Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân,
phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
 Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và
ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên
quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ
trưởng.
 Văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động
của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây
dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…
1.2.3. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy
văn phòng có những chức năng sau đây:
1.2.3.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho
thủ trưởng có cơ sở để lựa chọn quyết định quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu

hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp
thời có cơ sở và mang tính khoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều
9


lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một
con người. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước
hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ
phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi.
Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong
và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc
trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận
nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu
như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức này cho phép tận
dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc
làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án
điều hành tổng hợp.
Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương
án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống
thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng
hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi
thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận
1.2.3.2. Chức năng giúp việc theo ngành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương

trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các
hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…

10


1.2.3.3. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các
phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động
của các cơ quan, đơn vị, chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm
hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi
cơ quan, đơn vị khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
1.2.4. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp
Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:
 Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án cớ nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây
dựng. Song muốn dạt dược mục lieu chung thì các kế hoạch dó phái dược kết
nôi thành hệ thống kế hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau. Văn phòng
là đon vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ
phận khác thực hiện. Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xày dựng
chương trình, kế hoạch công tác trong quý, tháng, tuần… của ban lãnh đạo. Giúp
lãnh đạo triển khai, thực hiện các kế hoạch đó.

 Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và
đũng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi
khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xử lý
lượng thông tin này cần phái có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Các
thông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý và
phân loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ. Văn
phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu
11


nhận, xử lý, bảo quán và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập đầy đủ,
kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để thủ
trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý.
 Tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và
truyền đạt các quyết định quản lý. Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về công
tác soạn thảo văn bản để đám bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức
theo yêu cầu; đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo quy định.
 Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết
định của lãnh đạo. Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết
định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề
xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
 Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố
trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh
tiết của cơ quan, đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai
trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân
dân.

 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm các
yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như
lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử
dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
 Tổ chức công tác bảo vệ
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ
chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng
có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa
tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
12


Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,
đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà
từng cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
1.2.5. Cơ cấu của văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ

tổng hợp

nhân sự

văn thư –

kế toán

quản trị

kiểm soát

phận

thiết bị

lưu trữ

IT

 Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính – Nhân sự): Phụ
trách và điều hành chung các hoạt động của phòng.
 Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính – Nhân sự): giúp việc
cho trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của
trưởng phòng
 Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động
chung trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban,

xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo
lãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh
nghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh
đạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động của
doanh nghiệp. Trực tiếp quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật,
cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động của
doanh nghiệp. Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá
hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển
lãm trong nước và quốc tế.

13


 Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc
thực hiện các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh
nghiệp. Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi
đua, kỷ luật… nhân sự. Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về
nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt. Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Lập
kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong
toàn doanh nghiệp theo quy định. Giải quyết tranh chấp lao động.
 Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử
dụng con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu;
phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác này trong doanh nghiệp.
 Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định
của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài
chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong
doanh nghiệp. Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng)



Bộ phận Tổng hợp, Kế hoạch Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận

Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận Kế toán Bộ phận Kiểm soát Bộ phận Quản
trị phục vụ Bộ phận IT Bộ phận Lễ tân,
 Quan hệ khách hàng Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết
bị, phương tiện làm việc; điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế
hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh
quan môi trường, công tác phòng cháy chữa cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể.
 Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp
theo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc
theo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm
bảo giờ giấc giấc, an toàn lao động.


Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy

tính, website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
14


 Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực
tổng đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài. Thực hiện công
tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo. Tiếp đón và hướng dẫn
khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Thực hiện công tác
chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng... Tìm kiếm, mở rộng quan hệ
khách hàng. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể
tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình
phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Đồng thời văn phòng còn

có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh
như giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện
các dự án đầu
1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Công việc của Nhà quản trị làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức
cân bằng và thông qua người khác. Khi các nhà quản trị khích lệ các nhân viên
cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa
chọn kênh thông tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành
vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo Nhà
quản trị văn phòng là người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp và đảm nhận vai trò
lãnh đạo văn phòng làm việc hiệu quả. Có trách nhiệm xây dựng tầm nhìn của
tổ chức, doanh nghiệp, tập hợp, khuyến khích mọi người làm việc có hiệu quả,
bên cạnh đó nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm tìm kiếm và đưa ra những
phương pháp thay đổi có ý nghĩa đưa đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền
vững cho văn phòng doanh nghiệp nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Nhà
quản trị phải có niềm đam mê khao khát làm được điều gì đó có ích cho tổ chức,
doanh nghiệp. Nếu như không có niềm đam mê thì Nhà quản trị văn phòng
không có những quyết định táo bạo và tâm huyết. Có một điều chắc chắn rằng
Nhà quản trị văn phòng sẽ không lãnh đạo tốt công việc của mình trong khi họ
không có vốn hiểu biết về công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của mình, như vậy
Nhà quản trị văn phòng cần có sự hiểu biết hơn ai hết. Bên cạnh đó, phải có tầm

15


nhìn xa trông rộng và óc sáng tạo, Nhà quản trị phải làm sao đưa ra những ý
tưởng sáng tạo, thực hiện các chiến lược phát triển cho doanh nghiệp
*Tiểu kết
Chương 1, tôi đã nêu khái quát những vấn đề căn bản về văn phòng doanh
nghiệp, chức năng của văn phòng doanh nghiệp. Bên cạnh đó tìm hiểu về Nhà

quản trị văn phòng và hoạt động lãnh đạo điều hành doanh nghiệp của Nhà quản
trị. Doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp hay Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp đều có những vai trò nhất định trong sự phát triển của xã hội. Đất nước
phát triển vững mạnh nhờ hoạt động của các doanh nghiệp, trong đó có sự đóng
góp to lớn của bộ phận văn phòng doanh nghiệp mà đặc biệt là sự cống hiến của
các Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Do đó, trong chương 2 tôi sẽ đánh giá
thực trạng vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong
thời kỳ hội nhập.

16


Chương 2
VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP
2.1. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng
Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một
nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy
không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn
phòng cần biết nhiều kỹ năng.
Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị
văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong
công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết,
cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ,
dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách
dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty.
Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người
“làm dâu trăm họ”. Ngoài ra, họ cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả:
Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn như thời xưa, các tài
liệu giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ

đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng
rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về
máy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị
văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax,...
Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng không phải là
một giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân
viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc
mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc.
Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò
làm người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân
viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ, để có thể biết
được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…
17


Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính
nhà quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính
xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản
trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa.
Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn
phòng đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức
các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong
công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn
thôi.
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng
2.2.1. Vai trò quan hệ với con người
 Vai trò đại diện cho tổ chức:
Với quyền uy chính thức của mình, nhà quản trị là người tượng trưng cho
tổ chức và phải thực hiện nhiều chức trách thuộc tính chất này.Trong những
chức trách này có một số mang tính hành chính, một số mang tính cổ vũ lòng

người, nhưng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa người với người,
không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định quản lý.
Trong một số tình huống, sự tham gia của nhà quản trị là điều mà pháp luật đòi
hỏi như ký kết một văn bản. Trong một số trường hợp khác sự tham gia của nhà
quản trị được coi như một nhu cầu xã hội, như chủ trì một số cuộc họp hoặc một
số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng.
 Vai trò người lãnh đạo:
Nhà quản trị là người chịu trách nhiệm động viên và dẫn dắt cấp dưới, bao
gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt, biểu dương, can
thiệp và cho thôi việc. Sự thành công của tổ chức là do tâm sức và khả năng
nhìn xa trông rộng của các nhà quản trị quyết định. Nếu nhà quản trị bất tài thì
tổ chức sẽ rơi vào tình trạng đình đốn. Vai trò lãnh đạo của các nhà quản trị là ở
chỗ kết hợp các nhu cầu cá nhân của các thành viên trong tổ chức với mục tiêu
của tổ chức đó, do đó mà thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách hữu hiệu.

18


 Vai trò người liên lạc:
Vai trò này liên quan đến mối quan hệ giữa nhà quản trị với vô số những
cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức. Nhà quản trị thông qua các kênh chính
thức, thiết lập và duy trì mối quan hệ của tổ chức với những cá nhân và đoàn thể
ở bên ngoài tổ chức. Vai trò liên lạc là một bộ phận then chốt trong các chức
năng của giám đốc. Thông qua vai trò này, nhà quản trị liên lạc với thế giới bên
ngoài sau đó lại thông qua vai trò người phát ngôn, người truyền bá thông tin và
người đàm phán để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những
điều bổ ích, những thông tin mà mối quan hệ ấy tạo ra.
2.2.2. Vai trò thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin được xem là
nguồn lực thứ tư ở mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Các hoạt động về quản trị

chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi
trên cơ sở các thông tin chính xác đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần
cho các nhà quản trị mà chính bản thân họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quan
trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị
chúng ta thấy:
 Trước hết nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên
quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị mình.
 Nhà quản trị đảm nhận vai trò thu thập thông tin bằng cách thường
xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức,
những hoạt động, những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe doạ đối với
hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn
bản và qua trao đổi tiếp xúc với mọi người…
 Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là vai trò người truyền bá
thông tin, nghĩa là nhà quản trị phổ biến những thông tin liên hệ đến người có
liên quan. Người có liên quan có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp.
Thông tin có thể là về những sự thật đang diễn ra hoặc những thông tin có liên
quan đến việc lựa chọn quyết định quản lý và những việc phải làm. Chẳng hạn,
khi công ty làm ăn thua lỗ, giám đốc có thể sẽ phải trình báo cáo lên chủ tịch hội
19


đồng quản trị công ty về việc sẽ xa thải một số nhân viên, sau đó ông ta thông
báo quyết định này cho trưởng phòng nhân sự.
2.2.3. Vai trò thông tin thứ ba của nhà quản trị là vai trò người phát
ngôn.
Có thể nói vai trò người truyền bá thông tin là vai trò trong nội bộ tổ
chức, còn vai trò người phát ngôn là vai trò đối ngoại. Đó là việc truyền bá
những thông tin của tổ chức cho những cơ quan và cá nhân bên ngoài tổ chức.
Mục tiêu của sự phát ngôn có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự
ủng hộ cho tổ chức.

2.2.4. Vai trò quyết định
Loại vai trò cuối cùng của nhà quản trị bao gồm 4 vai trò: Vai trò nhà
doanh nghiệp, vai trò người khắc phục khó khăn, vai trò người phân phối nguồn
lực và vai trò người đàm phán (hay nhà thương thuyết).
Vai trò nhà doanh nghiệp được thể hiện ở chỗ nhà quản trị là người khởi
xướng và thiết kế nhiều cải cách của tổ chức trong phạm vi quyền hạn của mình.
Mục đích của vai trò này là tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị.
Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào
một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
Trong vai trò người khắc phục khó khăn, nhà quản trị phải xử lý những
tình huống ngoài ý muốn và những biến đổi hàm chứa những nhân tố không thể
điều khiển được. Chẳng hạn như khi một cỗ máy chủ yếu bị hỏng, khi nguồn
điện bị cúp, khi khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, khi mặt hàng
kinh doanh đột nhiên bán khá chạy… Khi đó vai trò của nhà quản trị trong các
tình huống này là phải nhanh chóng, kịp thời và quyết đoán để đưa tổ chức trở
lại hoạt động bình thường và hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại có thể
có hoặc là tận dụng tối đa các cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển.
Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối nguồn
lực cho ai và với số lượng như thế nào, thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trò là
người phân phối nguồn lực. Vai trò này gồm có 3 phần:

20


- Sắp xếp thời gian của bản thân: Thời gian của nhà quản trị là một trong
những nguồn lực quý báu nhất của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là việc sắp
xếp thời gian của nhà quản trị có ý nghĩa quyết định đối với lợi ích của tổ chức
và được thực hiện theo thứ tự ưu tiên của tổ chức.
- Sắp xếp công việc: Chức trách của nhà quản trị là thiết lập một chế độ
làm việc của tổ chức mình, làm việc gì, ai làm, thông qua tổ chức nào để

làm..Vấn đề này liên quan đến việc phân phối những nguồn lực cơ bản và nói
chung, liên quan đến những phương án làm việc mang tính chất cải tiến. Thực
chất của vấn đề này là sắp xếp công việc cho cấp dưới. Đó là một vấn đề quan
trọng trong phân phối nguồn lực.
- Những quyết định quan trọng phải được nhà quản trị phê chuẩn trước
khi thực hiện: Điều này sẽ giúp nhà quản trị có thể duy trì sự điều khiển liên tục
đối với việc phân phối nguồn lực. Nhà quản trị phải là người giữ quyền phê
chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định
đó, khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược nhau và lựa
chọn được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn. Nếu quyền lực
này bị phân tán thì có thể dẫn đến những quyết định quản lý không ăn khớp và
sự không nhất trí trong chiến lược.
Cuối cùng nhà quản trị còn đóng vai trò là nhà thương thuyết, đàm phán,
thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Sở dĩ nhà quản trị phải thay mặt
cho tổ chức tham gia những cuộc đàm phán quan trọng vì họ là người tượng
trưng cho tổ chức. Sự tham gia của họ có thể làm tăng thêm sự tin cậy cho đối
phương. Với tư cách là người phát ngôn của tổ chức, ông ta là người đại diện về
mặt đối ngoại của những thông tin và tiêu chuẩn giá trị của tổ chức. Điều quan
trọng hơn nữa là, với tư cách là người phân phối nguồn lực, ông ta có quyền chi
phối nguồn lực của tổ chức. Đàm phán là trao đổi nguồn lực, nó đòi hỏi người
tham gia đàm phán phải có đủ nguồn lực chi phối và nhanh chóng quyết định
vấn đề.
Tóm lại với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ vai trò quan
trọng trong sự thành công hay thất bại của tổ chức và đó cũng là lý do chính của
21