Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập1

LỜI CẢM ƠN
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên bộ môn Quản trị
văn phòng doanh nghiệp đã truyền đạt kiến thức trong quá trình giảng dạy, từ đó
làm cơ sở lý luận và hướng dẫn em hoàn thành bài tiểu luận này.
Do kinh nghiệm thực tế và kiến thức của bản thân còn hạn chế, chắc chắn
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong thầy, cô đóng góp ý kiến để bài
tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em. Các nội dung nghiên cứu
kết quả trong bài nghiên cứu này là trung thực và chưa được công bố dưới hình
thức nào. Nếu không đúng như đã nêu trên em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
về bài làm của mình.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, con người là trung

tâm của xã hội. Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu hướng nào là
phù hợp đang là mọt vấn đề được quan tâm. Đối với ngành Quản trị văn phòng
là hoàn toàn mới, nhưng có tiềm lực lớn, tạo lớp người có vị trí quan trọng và là

cánh tay phải của lãnh đạo các cơ quan, doanh nghệp ở mọi lĩnh vực cả khối cơ
quan trong nước và ngoài nước.
Ở bất kì cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận văn phòng – văn
phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp cho nên người quản trị văn phòng
lại chiếm một vị trí có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần phát triển mở rộng
mối quan hệ kinh tế, chính trị, điều hòa ngoại giao của cơ quan, doanh nghiệp.
Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà quản trị văn phòng cần
phải có những kỹ năng để đáp ứng sự nhanh nhạy, thay đổi của xã hội, nắm bắt
được những xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý…
Là một sinh viên của ngành Quản trị Văn phòng và nhận thấy được vai trò
của người lãnh đạo, nhất là người quản trị văn phòng doanh nghiệp. Vì vậy tôi
chọn đề tài “Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
trong thời kỳ hội nhập” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2.

Mục tiêu nghiên cứu
Làm rõ thực trạng, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh

nghệp, đưa ra các nhận xét về vai trò của người lãnh đạo trong văn phòng doanh
nghiệp. Từ đó đưa ra các kiến nghị xây dựng tiêu chuẩn Nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu của thời kỳ hội nhập.
3.

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu:

- Vai trò của nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp
- Yêu cầu của doanh nghiệp đới với nhà quản trị văn phòng
- Xây dựng hình ảnh nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội

4


nhập.
4.

Nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu về tiêu chuẩn và vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh

nghiệp tại một số doanh nhiệp của Việt Nam; phân tích những kết quả đạt được,
những mặt còn tồn tại và bất cập. Từ đó đề xuất xây dựng các tiêu chuẩn, vai trò
cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại một số doanh nhiệp của Việt Nam
phù hợp với thời kỳ hội nhập.
5.

Các nguồn tài liệu chính được sử dụng

- Giáo trình Quản trị học
- Các phong cách quản lý – Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, 1993.
- Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, Nguyễn Hữu Thân. NXB Thống kê
2000
6.

Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài đã được sử dụng kết hợp các phương

pháp để nghiên cứu như: thu thập và xử lý tài liệu, phương pháp quan sát,
phương pháp điều tra, phương pháp phân tích – tổng hợp.
7.

Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung

chính của bài gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: Tìm hiểu về một số nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt
Nam hiện nay
Chương 3: Xây dựng vai trò, tiêu chuẩn cho nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp trong thời kỳ hội nhập

5


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
DOANH NGHIỆP
1.1.

Các khái niệm
Khái niệm văn phòng
Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp

cho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng
chỉ mang tính tương đối. Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan
của văn phòng có thể xác định văn phòng theo cách sau đây:
Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị
từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý
của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho
hoạt động của tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng
toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực

hiện các mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị
những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ quan
tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng
không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Với những cách tiếp cận khác nhau trên đây ta có thể hiểu khái niệm văn
phòng được khái quát như sau: “Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong
mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức
đó.”
Khái niệm doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch
ổn định , được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các
hoạt động kinh doanh trên thị trường.( Theo mục 7 điều 1 chương 1 Luật doanh
nghiệp 2014)
Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh là việc thực
hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản
6


xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục
đích sinh lợi. Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một
số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi
nhuận.
Khái niệm văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã
hội dự trên những quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động không giống
các cơ quan nhà nước hay sự nghiệp. Tôn chỉ mục đích hoạt động của các tổ
chức này là lợi ích, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh
doanh được đề cao. Nhà quản trị kinh doanh luôn phải tính toán chi phí các
nguồn lực sao cho hiệu quả nhất. Đồng thời hoạt động thông tin trong các doanh

nghiệp cũng mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác này cũng được tiến
hành theo cách thích hợp. Từ những đặc tính của tổ chức doanh nghiệp mà văn
phòng ở đây thường được ghép lồng với các bộ phận khác như tổ chức nhân sự,
marketing hay chỉ đảm nhận một phần chức năng tổng hợp và hậu cần. Tên gọi
văn phòng trtong các doanh nghiệp thường lag phòng hành chính, phòng hành
chính – tổ chức hay phòng hành chính – quản trị.
Cách phân loại văn phòng trên đây chỉ mang tính tương đối, các tổ chứ
(trừ tổ chức nhà nước) có thể chủ động thiết lập bộ máy văn phòng theo ý của
nhà quản trị cho phù hợp với điều kiện cụ thể của tổ chức và môi trường vận
động trong từng thời kỳ.
Mặc dù tồn tại theo các loại khác nhau, dưới những tên gọi nào thì văn
phòng trong tổ chức vẫn có những đặc điểm sau:
-

Đều là tổ chức trợ giúp cho nhà quản lý

-

Đối tượng quản lý chính là thông tin

-

Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao

-

Quy mô văn phòng tỉ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa các dịch vụ thuộc về
nghiệp vụ văn phòng.
Vì văn phòng được thành lập thích hợp với mỗi loại hình tổ chức, nên
ngoài những đặc điểm chung trên đây, văn phòng còn có những đặc điểm riêng

7


như:
-

Văn phòng không nhất thiết phải thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: tham mưu,
tổng hợp, hậu cần.

-

Tính ổn định và đầy đủ của văn phòng trong các cơ quan quản lý nhà nước cao
hơn các văn phòng khác.

-

Tính kiêm nhiệm của văn phòng trong các tổ chức sản xuất kinh doanh phổ biến
hơn các văn phòng khác
Dựa vào những đặc điểm này của văn phòng mà các nhà máy quản trị văn
phòng có thể chủ động tổ chức, điều hành bộ máy văn phòng một cách thích hợp
và hiệu quả.
Khái niệm nhà quản trị
Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều
khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của
những người đó. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm
tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả
để giúp tổ chức đạt mục tiêu.
Khái niệm nhà quản trị văn phòng
Nhà quản trị văn phòng là lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác văn
phòng trong một doanh nghiệp, cơ quan. Nhà quản trị văn phòng, trước tiên phải

là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận văn phòng của mình.
Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Trong thời kỳ hội nhập kinh tế như hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ
chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình sôi
động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn
nhưng một nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng.
Không như nhân viên một số bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà
quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xẩy
ra trong công ty. Đôi khi chính Nhà quản trị văn phòng là người đứng ra giải
quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nghiệp vụ. ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ
8


liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách
dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tất cả vì lợi nhuận của công ty.
Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi nhà quản trị văn phòng giống như người “làm
dâu trăm họ”. ngoài ra, họ cần phải có những kỹ năng cơ bản sau để làm việc
hiệu quả:
-

Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng.

-

Kỹ năng quản lý dự án

-

Kỹ năng điều hành cuộc họp

-

Kỹ năng tổ chức.

-

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử….
1.2.

Chức năng của nhà quản trị văn phòng
Chức năng hoạch định
Là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị. Hoạt động này bao gồm

việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược
tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để
phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực
hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức.
Chức năng tổ chức
Chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải
làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập,
quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ
thống quyền hành trong tổ chức.
Chức năng lãnh đạo, điều hành
Là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con
người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể
nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức.
Chức năng quản trị nhân sự
Tuy người quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhưng
họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách

nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những bức xúc
9


trong lòng những nhân viên trong công việc.
Chức năng kiểm tra, giám sát
Để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần
theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi
toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức. Hoạt động kiểm
soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết
quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu
có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu.
1.3.

Vai trò của nhà quản trị văn phòng

1.3.1. Nhóm vai trò quan hệ, giao tiếp với con người
Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy
trì mối quan hệ với người khác một cách có hiệu quả.
Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh
đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc và thúc đẩy họ làm
việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên
ngoài tổ chức. Vai trò quan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng
mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác.
1.3.2. Nhóm vai trò thông tin
Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin và truyền đạt thông
tin sao cho nhà quản trị thể hiện một trung tâm đầu não của tổ chức. Vai trò thu
thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Vai trò truyền đạt hoạt động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị
truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong

nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai,
nhà quản trị giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn
hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông
tin một cách hiệu quả nhất.
Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát
ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính
sách, kết quả hoạt động của tổ chức. Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thông tin
10


trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc
cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định.
1.3.3. Nhóm vai trò quyết định
Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trọng có
ảnh hưởng đến tổ chức. Có bốn vai trò mô tả nhà quản trị là người quyết định.
Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm
gốc của mọi thay đổi và cải tiến, khai thác các cơ hội mới.
Vai trò thứ hai trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền
với việc đưa ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến
cố bất ngờ, những khó khăn không lường trước được. Vai trò thứ ba là phân phối
các nguồn lực của tổ chức. Cuối cùng, vai trò đàm phán, thể hiện sự đại diện cho
tổ chức thương lượng, đàm phán, ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo lĩnh
vực trách nhiệm của nhà quản trị.
Trong các cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản trị phải là một chuyên gia trong
lĩnh vực ngoại giao. Làm ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn
thành đạt phải học cách thương lượng. Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương
quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công trong thương lượng với
đối tác.
1.4.

Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng
– Là một tri thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo

chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
– Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm và
quyền hành
– Có khả năng dạy cho các nhân viên thuộc quyền
– Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương
pháp làm việc mới.
– Có tính gần gũi với mọi người
11


– Có óc khôi hài trong công việc
– Có phong cách lịch sự trong giao tiếp
– Biết kiềm chế bản thân
– Có óc sáng kiến, trí tưởng tượng và tài xoay sở
– Có lòng tự tin trong công việc
– Có óc phán đoán
– Có khả năng truyền đạt thông tin
*Tiểu kết:
Chương 1 đã giới thiệu được cơ sở lý luận về nhà quản trị văn phòng các
chức năng, vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, từ đó
làm cơ sở khảo sát và đánh giá thực trạng các nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp tại Chương 2.

12


13

Chương 2: TÌM HIỂU VỀ MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY
2.1. Giới thiệu khái quát về văn một số doanh nghiệp được khảo sát
2.1.1. Công ty Cổ phần công nghệ SAVIS
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần công nghệ
SAVIS
Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS là một trong những công ty công
nghệ hàng đầu với đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm, tâm huyết, sáng tạo và
tài năng; chuyên cung cấp các sản phẩm, giải pháp và dịch vụ công nghệ thông
tin cho các khách hàng thuộc khối như Chính phủ, Tài chính – Ngân hàng,
Truyền hình – Viễn thông, Y tế, Giáo dục, Doanh nghiệp…
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, SAVIS không ngừng nghiên
cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ theo các xu hướng công nghệ mới nhất
nhằm đáp ứng các yêu cầu khắt khe và mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách
hàng.
Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS là một trong những công ty công
nghệ hàng đầu với đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm, tâm huyết, sáng tạo và
tài năng; chuyên cung cấp các sản phẩm, giải pháp và dịch vụ công nghệ thông
tin cho các khách hàng thuộc khối như Chính phủ, Tài chính – Ngân hàng,
Truyền hình – Viễn thông, Y tế, Giáo dục, Doanh nghiệp…
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS gồm:
-

Ban Giám đốc

-

Trung tâm kinh doanh và phát triển thị trường

-

Khối tích hợp, gồm:
+ Trung tâm kỹ thuật hạ tầng
+ Trung tâm giải pháp công nghệ
+ PMO: Văn phòng điều phối dự án

-

Trung tâm bảo hành

-

Ban tài chính kế toán
14


-

Khối phần mềm, gồm:
+ Trung tâm phàn mềm Chính phủ
+ Trung tâm phần mềm và nội dung số
+ Công ty phần mềm SAVIS
+ Trung tâm R&D

-

Khối Hành chính – Nhân sự

-

Ban Truyền thông và Marketing

-

Khối đảm bảo QA, thầu pháp chế

-

Công ty TNHH Gosigh

-

Công ty TNHH Truyền thông Luvocom

-

Công ty dịch vụ thanh toán Go2pay
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS (Phụ lục
01)
2.1.2. Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
2.1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt là
INTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà
Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới
mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự
án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh
doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
15


phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương
Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO
2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ
tầng và giao thông
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý
công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản

xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ
sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
16


Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết
bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất
lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh

thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời
theo dõi cơ cấu vốn.
Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công
các công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các
chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được
tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom (Phụ lục 02)
2.1.3. Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL
2.1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Cổ phần Bưu
chính VIETTEL
Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL thành lập ngày 1 tháng 7
năm 1997 là một đơn vị thành viên của Tập đoàn Viễn thông Quân đội
VIETTEL. Công ty được thành lập ban đầu là một trung tâm Bưu chính với 5
17


người, 1 dịch vụ và 10 khách hàng đầu tiên là các đơn vị quân đội. Sau 18 năm
xây dựng và phát triển cùng đội ngũ công nhân viên nhiệt huyết vị thế của Bưu
chính Viettel ngày càng được khẳng định trên thị trường trong nước và ngoài
nước.
Là đơn vị kinh doanh các dịch vụ : Chuyển phát nhanh trong nước à quốc
tế; Vận tải hành khách –hàng hóa chuyên tuyến quốc tế; Phát hàng thu tiền
(COD); Cho thuê kho bãi; Viễn thông; Văn phòng phẩm; Vé máy bay, dịch vụ
Logistics….. Năm 2009, với một Công ty thành viên đang kinh doanh tại
Campuchia Bưu chính VIETTEL trở thành doanh nghiệp bưu chính Việt Nam
đầu tiên mạnh dạn đầu tư kinh doanh ra thị trường nước ngoài. Là doanh nghiệp
tiên phong mở đường cho nghành bưu chính phát triển mạnh mẽ tại thị trường
nước ngoài khốc liệt.
˗

˗

Kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa
Đại lý kinh doanh dịch vụ phát hành báo
Trực tiếp tổ chức triển khai, phát triển kinh doanh dịch vụ bưu chính và
các dịch vụ gia tăng trên mạng bưu chính trên toàn quốc

˗

Khai thác các ngồn báo chí trong và ngoài nước từ khâu nhận đặt mua, tổng hợp
nhu cầu, phân phối, cung cấp cho các bưu cục, phát báo đến tay người đọc
nhanh chóng, chính xác .

˗

Tìm kiếm các cơ hội và các đối tác kinh doanh, kinh doanh đa lĩnh vực

18


˗

Ngiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm các cơ hội kinh doanh ở các thị
trường nước ngoài

˗

Xây dựng kế hoạch tài chính trong lĩnh vực kinh doanh chuyển phát tổ chức và
theo dõi thực hiện các hoạt động tà i chính theo kế hoạch đã được tập đoàn phê
duyệt

˗

Quản lý các chi nhánh, bưu cục trực thuộc Tổng công ty hoạt động trong lĩnh
vực bưu chính trên toàn quốc

˗
˗

Khảo sát đánh giá ý kiến khách hàng thông qua hệ thống chăm sóc khách hàng
Thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng
2.1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL
Do đặc điểm của công ty hoạt động trên địa bàn rộng, số lượng công nhân
viên sản xuất kinh doanh đông, thời gian nhanh chóng, chính xác, nên việc tổ
chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cũng có đặc điểm riêng. Công ty bố trí
tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức sản xuất trực tuyến chức năng
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm.

˗
˗
˗

Tổng giám đốc
Ban giám đốc, phó giám đốc
5 phòng ban giúp việc gồm: Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kinh doanh,
Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ, Phòng Tổ chức Lao động, Phòng Chính trị Hành
chính

˗

5 đơn vị tham gia sản xuất: Bưu cục thư phát , Bưu cục trung tâm khai thác, Bưu

19


cục ngoại dịch, Trung tâm phát hành, Đội xe
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL
(phụ lục 03)
2.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng doanh nghiệp được khảo sát
2.2.1. Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
gồm bộ phận Hành chính và Bộ phận Nhân sự nằm dưới sự quản lý của Trưởng
phòng, thuộc khối BO.


Bộ phận Hành chính gồm 03 nhân viên

-

01 nhân viên Hành chính, phụ trách các công việc như:
+ Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu.
+ In ấn các loại (Namecard, Profile, phông bạt…) và photo tài liệu, văn
bản giấy tờ thuộc phần việc được giao.
+ Đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, thuê xe theo yêu cầu phát sinh
+ Quản lý nước uống, đăng ký lịch giao nước uống với Lavie; phụ trách
làm vé xe tháng cho Nhân viên.
+ Theo dõi tình hình vệ sinh chung.
+ Soạn thảo các văn bản hành chính, thực hiện ban hành và lưu trữ văn
bản theo quy định.
+ Lưu trữ, bảo quản hồ sơ pháp lý của công ty, sao công chứng giấy tờ các

loại.
+ Phụ trách Chấm công toàn công ty.
+ Báo cáo công việc theo Tuần/Tháng và thực hiện các công việc khác khi
được giao.

-

01 nhân viên lễ tân phụ trách các công việc như:
+ Nhận và trả lời điện thoại
+ Trà nước tiếp khách, sắp xếp lịch họp, phòng họp
+ Nhận và gửi báo chí, thư từ, chuyển phát nhanh ra bên ngoài
+ Giao nhận hàng hóa, công văn, tài liệu đến các bộ phận liên quan
20


+Theo dõi, kiểm soát, check phí CPN hàng tháng
-

01 lái xe, phụ trách các công việc chính như:
+ Đưa đón, chuyên chở Lãnh đạo và cán bộ, nhân viên Công ty hoặc
khách trong quá trình thực hiện công việc và liên hệ công tác hàng ngày. Đảm
bảo thời gian, địa điểm đưa đón đúng theo yêu cầu.
+ Bảo quản và giữ gìn xe tốt. Đảm bảo xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng
sẵn sàng phục vụ.
+ Thực hiện các công việc khác liên quan khi có yêu cầu.



Bộ phận nhân sự gồm 02 nhân viên, thực hiện các công việc chính sau:
+ Thực hiện các công việc liên quan đến đánh giá nhân sự, năng lực cán

bộ, quy trình, quy định và một số công việc có liên quan.
+ Hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, văn hóa doanh nghiệp khi có yêu cầu.
+ Đề xuất cải tiến quy trình Nhân sự;
+ Làm các công việc khác theo sự phân công của cán bộ quản lý trực tiếp.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự (Phụ lục 04)
2.2.2. Văn phòng công ty Công ty Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
hạ tầng và giao thông
2.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công ty Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi
giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệ bên
ngoài. Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt
chức năng nhiệm vụ được giao. Không phải là Công ty của Nhà nước nên chức
năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
+ Chức năng:
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc.
Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc
hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang
21


tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách
cho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức
lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ
công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các

chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ
tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương
tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực
hiện kế hoạch đó.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty.
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác.
Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty.
Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,
Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ
văn thư lưu trữ.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản
Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế
độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lý
công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,
vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội
xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác.
Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu
cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho
Công ty.
22


Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy không
đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý.
Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật
cán bộ công nhân viên.

2.2.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty Công ty Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho
tổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,
ban.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,
tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việc
chung.
Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân công
theo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực
công việc được phụ trách.
Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo sự
phân công của Trưởng phòng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần
và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng
phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác văn
thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi.
Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong
địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty.
Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty
và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty.
Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn
nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty Công ty Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Phụ lục 05)
2.2.3. Văn phòng Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL
23


2.2.3.1. Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của văn phòng Tổng Công ty Cổ

phần Bưu chính VIETTEL
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc.
+ Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc
hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang
tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách
cho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức
lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ
công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các
chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ
tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương
tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực
hiện kế hoạch đó.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty.
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác.
Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty.
Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,
Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ
văn thư lưu trữ.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản
Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế
24

độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lý
công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,
vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội
xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác.
Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu
cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho
Công ty.
Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy không
đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý.
Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật
cán bộ công nhân viên.
2.2.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính
VIETTEL
+ Phó phòng chính trị hành chính
˗

Phụ trách hành chính, giúp trưởng phòng đảm bảo các điều kiện vật chất phục
vụ cho hoạt động của công ty

˗

Thay trưởng phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng Công ty, thực hiện
nhiệm vụ quyền Trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng

˗

Giúp trưởng phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng cơ sở vạt chất hạ
tầng, nơi làm việc, trang thiết bị, tài sản của các Phòng, Ban đổi mới khang trang

trụ sở làm việc, đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ có hiệu quả

˗

Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trình giám đốc phê
duyệt

˗

Được Trưởng phòng giao cho phụ trách các công việc khi cần thiết, ký thay
trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho
hoạt động của Công ty và Ban Giám đốc

+

Cán bộ nhân viên văn phòng



Nhân viên phụ trách lưu trữ

˗

Là nhân viên chịu trách nhiệm chính sách về công tác văn thư – lưu trữ của
công ty
25