CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ
TRONG DOANH NGHIỆP
I.1.Khái niệm vật tư về quản lý vật tư
I.1.1 .Khái niệm vật tư kỹ thuật:

Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ thuật đều là
tư liệu sản xuất, nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư kỹ
thuật cả. Tư liệu sản xuất gồm có đối tượng lao động và tư liệu lao động. Những sản
phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết
phải dùng lao động để chiếm lấy. Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự
nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, những
tính năng kỹ thuật nhất định. Do đó không phải mọi đối tượng lao động cũng đều là
sản phẩm lao động, chỉ nguyên liệu mối là sản phẩm của lao động.
Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên, nhiên,
vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng …(được gọi tắt
là vật tư ).
I.1.2.Phân loại vật tư kỹ thuật:

Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ, nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao,
đến những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng
lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những thứ rất đắt tiền đến những thứ
rẻ tiền…Tất cả đều là sản phẩm lao động, dùng để sản xuất. Toàn bộ vật tư được phân
theo tiêu thức cơ bản sau.
a)Theo công dụng trong quá trình sản xuất: được chia thành hai nhóm
*)Vật tư dùng làm đối tượng lao động
- Nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy.
- Vật tư chuyên dùng
- Điện lực
*)Vật tư dùng làm tư liệu lao động
- Thiết bị động lực
- Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động;

- Hệ thống thiết bị, máy móc đIũu khiển:
- Công cụ, khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất;
- Các loại phụ tùng máy .
- Các loại đồ trong dùng nhà xưởng
b)Theo tính chất sử dụng:
Vật tư thông dụng gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật tư
chuyên dùng bao gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nao đó, thậm chí một
doanh nghiệp như vật tư chuyên dùng ngành đường sắt, vật tư chuyên dùng cho
ngành y tế.
c)Theo tầm quan trọng của vật tư :
Các loại vật tư có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Một số vật tư nếu bị thiếu sẽ làm tê liệt hoạt động của doanh nghiệp, một số
khác quá đắt, một số khó mà có được. Do vậy, trong quá trình tổ chức mua sắm và
quản lý vật tư, các doanh nghiệp cần chú ý vào những sản phẩm “quan trọng”.
Chúng cần phải được phân loại để có phương pháp quản lý có hiệu quả.
I.1.3. Quản lý vật tư:

Việc đáp ứng đầy đủ các loại vật tư thiết bị kịp thời và đồng bộ là điều kiện cần
thiết cho quá trình sản xuất, có đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy
cách, chủng loại kịp thời thì doanh nghiệp mới tồn tại và đạt được mục đích trong
sản xuất kinh doanh.
*)Công tác quản lý vật tư bao gồm :
- Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư
- Xấc định phương thức đảm bảo vật tư.
- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua vật tư . Tổ chức cấp phát vật tư
- Quản lý vật tư nội bộ.
- Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư .
I.2 : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu:
I.2.1 Khái niệm và ý nghĩa
*)Khái niệm :

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu hao lớn nhất cho phép để sản
xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện
tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch .
*)ý nghĩa :
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là nội dung quan trọng và rất cần thiết của
công tác quản lý, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở của các mặt quản lý
trong các doanh ngiệp nói chung .
*)Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có tác dụng sau:
-Là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng
nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối
quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các
doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư.
-Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu, hợp lý, kịp thời cho các
phân xưởng bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được
tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục.
-Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở tính toán giá thành chính
xác, đồng thời còn là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các
nguồn vốn một cách hợp lý.
-Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm
nguyên vật liệu ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra.
-Là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật,
công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức tiêu dùng nguyên, vật liệu còn là
cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong chào thi đua hợp lý hoá sản xuất và
cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp.
I.2.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Có nhiều phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, trong thực
tế các doanh nghiệp thường dùng 3 phương pháp cơ bản sau:
*)Sở dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để xác định:
Căn cứ vào số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo.
-Thu nhập số liệu kỳ báo cáo: Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

trong kỳ báo cáo tiến hành thu nhập tài liệu cần thiết, số liệu thu nhập càng nhiều
thì mức độ chính xác càng cao .
-Tính thực chi bình quân về vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong kỳ báo
cáo cách tính như sau :
+ Cách 1: Dùng phương pháp bình quân số học:

n
Σ Pi
i=1
MO =
N

Trong đó :

MO: Thực chi bình quân về vật tư để sản xuất ra đơn vị sản phẩm kỳ báo cáo
Pi: Thực chi vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm của lần quan sát thứ
nhất.
N: Số lần quan sát
+ Cách 2: Dùng phương pháp bình quân gia quyền

n
ΣPi . q i
i=1
MO = n
Σ qi
i=1
qi:Là lượng sản phẩm sản xuất ra ứng với số lần quan sát
*)Phương pháp thí nghiệm kinh nghiệm:
Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có kết hợp với kinh
nghiệm đã thu được trong sản xuất kinh doanh, để xây dựng mức cho kế hoạch

(Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm và tính chất của vật tư sản phẩm sản xuất ra để xác
định nội dung, phạm vi thí nghiệm cụ thể )
-Thí nghiệm trong sản xuất: Sản xuất thử ngay trong điều kiện thực tế của sản xuất
để thu thập và rút ra kết luận.
-Thí nghiệm trên cơ sở nghiên cứu: Tức là tiến hành sản xuất thử trong phòng thí
nghiệm.
*) Yêu cầu của phương pháp này:
Điều kiện thí nghiệm phải phù hợp với điều kiện thực tế của sản xuất
Điều kiện thí nghiệm phải mang tính chất hiện đại
Sau khi đã xác định được mức của từng loại thì tiến hành sản xuất thử. Nếu phù
hợp thì sẽ ban hành định mức.
(*) Phương pháp phân tích tính toán:
Phương pháp này là tính mức cho từng sản phẩm dựa trên cơ sở nghiên cứu các
yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chi phí vật tư. Tính toán bộ tiêu hao vật tư trong sản
xuất và tổng hợp mức kế hoạch. Phương pháp này phải có đủ tài liệu thống kê báo
cáo về tình hình sử dụng vật tư cụ thể, chi phí vật tư, quản lý, công nghệ…
I.2.3.Định mức cho sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện định mức:

Khi đã xác định được định mức vật tư cho từng loại sản phẩm hợp đồng định
mức ban hành tập định mức mới và được ông giám đốc ký duyệt sau đó đưa vào áp
dụng. Trong quá trình thực hiện phải có cán bộ theo dõi giám sát quá trình thực hiện
nếu có gì không hợp lý phải sửa đổi.
I.2.4. Tổ chức sửa đổi định mức:

Định mức nói chung và tiêu hao vật tư nói riêng luôn đòi hỏi phải thường xuyên
được đổi mới và hoàn thiện đảm bảo yêu cầu của sản xuất trong từng lĩnh vực. Khi
điều kiện sản xuất thay đổi bắt buộc định mức phải thay đổi theo cho phù hợp, việc
sửa đổi định mức được tiến hành theo 2 hướng:
+ Các mức lạc hậu thì phải sửa đổi nâng cao
+ Các mức tiên tiến thì phải hạ thấp

I.3.Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư:

Kế hoạch mua sắm vật tư đóng một vai trò rất quan trọng của kế hoạch sản xuất –
kỹ thuật – tài chính. Chúng có mối liên quan mật thiết với nhau, tác động lẫn nhau.
Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo yếu tố về vật chất, để thực hiện kế hoạch khác.
Còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư.
I.3.1.Đặc điểm của kế hoạch mua sắm
-Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư sẽ dự kiến trực tiếp thời gian
của quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp của các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh
trong doanh nghiệp.
- Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp rất phức tạp
- Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao
độ.
I.3.2.Nội dung mua sắm vật tư :

Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp các tài liệu
tính toán kế hoạch tổng hợp nhu cầu vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đủ vật tư,
vật tư tốt đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất.
Kế hoạch mua sắm vật tư có 2 nội dung cơ bản :
- Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch: (Vật tư cho sản xuất, cho xây dựng
cơ bản,cho sửa chữa, cho dự trữ )
- Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu trên gồm: Tồn kho nguồn tiềm
năng nội bộ, nguồn mua ngoài.
I.3.3.Trình tự lập kế hoạch mua sắm:
Gồm các giai đoạn sau:
*) Giai đoạn chuẩn bị :
Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch
vật tư. Để làm tốt giai đoạn này thì cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện
các công việc sau:
+ Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất.

+ Chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất – kinh doanh – tiêu thụ sản phẩm .
+ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các công trường, phân xưởng, của
doanh nghiệp .
*) Giai đoạn tính toán các nhu cầu:
Để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy
đủ các loại vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư
cần mua về cho doanh nghiệp.
+Xác định số lượng vật tư tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ của doanh nghiệp.
+Xác định số lượng vật tư hành hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp
Mục tiêu của việc lập kế hoạch là làm sao số lượng vật tư mua về ở mức tối thiểu
mà vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh. Có nghĩa là tổng nhu cầu bằng
tổng nguồn dự trữ nhưng rất ít.
I.4. Xác định nhu cầu vật tư
I.4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư:
*) Khái niệm:
Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị,
máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định.
*) Những đặc điểm cơ bản để xác định nhu cầu vật tư:
- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất.
- Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất
- Tính xã hội của nhu cầu vật tư kỹ thuật.
- Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư.
- Tính bổ sung cho nhau về nhu cầu vật tư.
- Tính khách quan của nhu cầu vật tư.
- Tính đa dạng và nhiều vẻ của nhu cầu vật tư.
Do những đặc điểm cơ bản trên mà việc nghiên cứu và xác định các loại nhu cầu
vật tư ở doanh nghiệp là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải có sự am hiểu
sâu sắc về lĩnh vực hàng hoá công nghiệp, công nghệ sản xuất, kiến thức thương
mại…
I.4.2.Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành:

*) Kết cấu nhu cầu vật tư :
Trong doanh nghiệp nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ nhu cầu trong kỳ kế
hoạch đảm bảo cho việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu
khoa học, sửa chữa và dự trữ …
Được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 01: kết cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp



*
+Tiến bộ khoa học – kỹ thuật trong sản xuất
+Quy mô sản xuất của các ngành , các doanh nghiệp
+Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất
+Quy mô thị trường vật tư tiêu dùng
+Cung vật tư hàng hoá trên thị trường
I.4.3.Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư :
a) Nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp vật tư trực tiếp: Việc xác định nhu cầu dựa
vào mức tiêu dùng và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Nsx = ΣQsf . msf
Trong đó :
Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ
Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ
msf: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm
*) Tính mức chi tiết sản phẩm :

Nct = ΣQct . mct
Trong đó :
Nct: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ
Qct: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ
mct: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm

*) Tính hệ số biến động :
Tổng nhu cầu vật
tư
Nhu cầu
cho xây
dựng
Nhu cầu
vật tư cho
sản xuất
Dự trữSửa chữaXây dựng c
bản
Cho sản phẩm
chính
Dự trữ
Cho sản xuấ
phụ
Nhu cầu vật tư sx
áo Jacket
Nhu cầu vật t
SX áo sơ mi
Nhu cầu vật t
SX quần áo tr
em
Sửa chữa
thường xuyên
Sửa chữa gia
công
Máy moc
thiết bị
Phương pháp này nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong

năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư
từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với sử dụng vật tư kỳ báo cáo

N
sx
= N
bc
. T
sx
. H
tk
Trong đó:
N
bc
: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo
T
sx
: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch
H
tk
: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo
b) Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản phẩm dở dang:
*) Tính theo mức chênh lệch sản lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang
giữa năm cuối và năm đầu.
N
sx
=(Q
cd2
- Q
cd1

). m
Trong đó:
Q
cd2
,Q
cd1
: Số lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang đầu năm và cuối
năm kế hoạch
m: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị mức thành phẩm hàng chế biến dở dang
*)Tính theo chu kỳ sản xuất:
N
sx
=( T
k
. M ) - P
Trong đó:
T
k
: là thời gian sử dụng để sản xuất bán thành phẩm (số ngày)
M: là số lượng vật tư để sử dụng trong một ngày đêm để sản xuất ra bán
thành phẩm (hàng chế biến dở dang)
P: số lượng vật tư của bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang có ở đầu
năm kỳ kế hoạch.
*)Tính theo giá trị:
(Q
cd2
-Q
cd1
)
NSX =

.
. N
kh
G
kh
Trong đó:
G
kh
: Toàn bộ giá trị tổng sản lượng năm kế hoạch
N
kh
:Số lượng vật tư cần dùng năm kế hoạch
*)Tính theo hệ số biến động:
(Q
cd2
.T
kh
)- Q
cd1