LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Lý luận cơ bản về bộ máy quản lý doanh nghiệp
I. Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
1. Bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1. Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp.
a. Bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì?
Ta đã biết, quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, hớng đích của chủ thể
quản lý lên đối tờng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý đề ra trong điều kiện
biến đổi của môi trờng.
Trong một doanh nghiệp ta thấy sự quản lý là hết sức phức tạp bởi vì:
- Tính chất công việc của một doanh nghiệp là rất đa dạng và phức tạp.
- Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con ngời mà con ngời thì
rất phức tạp.
- Môi trờng doanh nghiệp luôn luôn biến đổi từng ngày, từng giờ...
Vậy việc tác động liên tục lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu của
quản lý doanh nghiệp không thể chỉ do một ngời đảm nhận mà ta cần phải chia
tách các công việc, đối tợng quản lý ra để phân chia mỗi nhà quản lý thực hiện
quản lý một phần công việc và một phần đối tợng. Tuy nhiênm để đảm bảo tính
chính thể, hớng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các bộ phận phải có các
mối quan hệ chặt chẽ với nhau và từ đó hình thành khái niệm bộ máy quản lý
doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách
nhiệm và quyền hạn nhất định đợc phân công thực hiện các chức năng quản lý.
b. Tính chất của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp có các tính chất sau:
- Tính đa dạng:
Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh doanh,
lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trờng... từ đó việc
quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau nhất định và vì vậy bộ
máy quản lý doanh nghiệp không đồng nhất đối với mọi doanh nghiệp mà chúng
rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi doanh nghiệp.
- Tính cân bằng động:

Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một giai đoạn chiến l-
ợc thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng thái cân bằng tạm thời. Tuy
nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình phát
triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn biến đôỉ để
phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi trờng.
- Tính hệ thống.
Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ. Mỗi bộ phận,
phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì vật hình thành các cấp
bậc quản lý trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không hoạt động một cách hoàn
toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một chỉnh thể
bộ máy.
c. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lý đóng
vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hớng đích tới đối tợng và khách
thể của doanh nghiệp nhằm đạt đợc mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra. Vì vậy
vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng cụ thể là:
Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanh
nghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổ chức,
điều hành, kiểm tra và các chức năng quản lý phân chia theo lĩnh vực quản lý nh:
Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu và phát triển...
Trong một số doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có vai trò
quyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp, nó đợc coi là
một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp hoạt
động giữa các bộ phận, tác động tới ngời lao động và từ đó tác động đến năng suất
lao động của doanh nghiệp.
1.2. Cấu trúc của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu tổ chức,
các bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó:
Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận đợc chuyên môn hoá, có

những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý .
- Cán bộ quản lý : là những ngời ra quyết định và chịu trách nhiệm về các
quyết định quản lý của mình.
- Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộ máy
quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động của các bộ
phận nhằm đạt đợc mục tiêu chung đề ra.
1.3. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
a. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Nh đã trình bày ở phần trên, ta thấy rằng một trong các tính chất cơ bản của
bộ máy quản lý doanh nghiệp là tính cân bằng động. Từ đó ta thấy rằng nếu xét
trong toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thì bộ máy
quản lý doanh nghiệp luôn luôn cần phải biến đổi và hoàn thiện vì các lý do sau:
- Doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay là doanh nghiệp kinh
doanh thuần tuý (doanh nghiệp thơng mại) đều hoạt động trong một môi trờng
kinh doanh nhất định.
Môi trờng kinh doanh này bao hàm các yếu tố nh luật pháp, chính trị, văn
hoá, môi trờng kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đổi thủ cạnh
tranh tiềm năng, nhà cung cấp...
Các yếu tố thuộc môi trờng này luôn luôn biến động hàng năm, hàng quý,
hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn hoặc
dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch chiến lợc và tác
nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý đợc tạo lập để thực hiện các kế hoạch chiến
lợc và tác nghiệp và vì vậy nó phải biến đổi và hoàn thiện để phù hợp với tình hình
mới.
- Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng nh thay đổi của
môi trờng thờng tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện bộ máy quản lý
để tận dụng thời cơ, tránh đợc các mối đe doạ nhằm đa doanh nghiệp đạt đợc mục
tiêu sớm hơn dự kiến.
- Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển tạo ra các máy móc

thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải
nắm bắt kịp thời và vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý .
- Khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý
thay đổi cho phù hợp.
- Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, do ảnh hởng tiêu cực của cơ
chế tập trung quan liêu bao cấp trớc đây đã làm cho hạn chế về nhiều mặt đặc biệt
là về bộ máy quản lý. Trớc đây, do thực hiện cơ chế kế hoạch hoá tập trung, mọi
chỉ tiêu kế hoạch đều đợc rót từ trên xuống, các nhà quản lý doanh nghiệp không
cần phải quan tâm tới thị trờng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,
hiệu quả kinh doanh,... do vậy đã tạo nên một đội ngũ cán bộ quản lý doanh
nghiệp kém năng động và do vậy khi nền kinh tế chuyển sang hoạt động theo cơ
chế thị trờng cạnh tranh, các thành phần kinh tế hoạt động bình đẳng, cạnh tranh
quốc tế... thì cơ chế cũ và đội ngũ cán bộ cũ tỏ ra khó phù hợp nếu họ không tự
học tập và hoàn thiện. Tóm lại, khi hoạt động trong cơ chế thị trờng cạnh tranh
ngày nay, các doanh nghiệp Việt Nam cần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình.
Nhìn chung, việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu
khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là đối với
các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
b. Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, các doanh nghiệp cần
phải hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hớng đơn giản, gọn nhẹ và có hiệu
lực để đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối u, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho
quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý gồm:
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tức là hoàn thiện việc phân chia các
phong ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao cho cơ cấu trở
nên tối u, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm.
- Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán bộ,
sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán bộ và phát triển cán bộ.
- Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Tức là hoàn thiện các nguyên

tắc hoạt động của bộ máy, hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng
ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý.
c. Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Để hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, trớc hết ta cần phân tích và
đánh giá bộ máy hiện có xem bộ máy hiện tại đã đáp ứng đợc yêu câù hay cha, và
đã tối u hay cha.
Để phân tích bộ máy ta lần lợt phân tích ba yếu tố cơ bản của nó là:
- Phân tích cơ cấu tổ chức.
- Phân tích công tác cán bộ.
- Phân tích cơ chế hoạt động của bộ máy.
Từ những phân tích trên ta rút ra nhận xét về những u, khuyết điểm, tìm ra
nguyên nhân và từ đó đa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy.
2. Cơ cấu tổ chức.
2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có
mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm,
quyền hạn nhất định đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm
bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của
doanh nghiệp.
Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia quyền
hạn và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu
trách nhiệm của mỗi ngời trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến
việc phát triển doanh nghiệp.
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ cấp
Công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng... Các cấp quản lý này phản ánh sự phân chia
chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung hoá trong
quản lý. Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng nh phòng tổ
chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát triển, phòng
sản xuất... các bộ phận, phòng ban này thể hiện sự phân chia chức năng quản lý
theo chiều ngan, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý.

2.2. Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Trên thực tế, mỗi tổ chức tồn tại có một cơ cấu tổ chức xác định, tuy nhiên
tuỳ vào từng đặc điểm của mỗi tổ chức mà có các loại hình cơ cấu tổ chức khác
nhau. Để phân loại cơ cấu tổ chức ngời ta thờng dựa trên hai quan điểm sau:
- Phân loại cơ cấu tổ chức theo phơng pháp tiếp cận hệ thống.
- Phân loại cơ cấu tổ chức trên quan điểm chiến lợc.
Đối với tổ chức là một doanh nghiệp thì việc phân loại cơ cấu tổ chức thờng
đợc xem xét dựa trên quan điểm chiến lợc.
Theo quan điểm chiến lợc thì thờng có 5 loại hình cơ cấu tổ chức quản lý
doanh nghiệp cơ bản sau:
a. Cơ cấu giản đơn.
Cơ cấu giản đơn là một loại hình cơ cấu đơn giản nhất. Trong cơ cấu này thì
các chức năng quản lý hầu hết tập trung vào một ngời quản lý doanh nghiệp. Hầu
nh không có sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý.
- Ưu điểm của cơ cấu này là gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ít ngời
(một ngời) và vì vậy các quyết định có thể đợc đa ra và thực hiện nhanh chóng...
- Nhợc điểm của cơ cấu này là do quyền lực, trách nhiệm tập trung vào một
số ít ngời nên khả năng ra quyết định sai lầm là cao.
- Khả năng ứng dụng: Loại hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho các
doanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanh nghiệp
t nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ...
b. Cơ cấu chức năng.
Các chức năng quản lý một doanh nghiệp đợc phân chia theo chiều dọc
hoặc chiều ngang.
Theo chiều ngang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng nh: quản lý
nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất... tơng ứng với các chức
năng quản lý trên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một loại hình cơ cấu
có cấu trúc chức năng. ở đây, các hoạt động tơng tự đợc phân nhóm thành các
phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất... theo sơ đồ nh sau:
Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc sản xuất
Phó tổng giám đốc tài chính
Phó tổng giám đốc nhân sự
Phó tổng giám đốc Marketing
Trong cơ cấu trên, tổng giám đốc phụ trách chung, mỗi phó tổng giám đốc
phụ trách một lĩnh vực tơng ứng.
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với
những lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo.
+Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ
dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình.
+ Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ chế độ một thủ trởng.
- Nhợc điểm:
+ Khó kiểm soát thị trờng.
+ Có hiện tợng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng.
- Khả năng ứng dụng:
+ Cơ cấu này phù hợp với những tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản
phẩm, đơn thị trờng.
+ Cơ cấu chức năng phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ.
c. Cơ cấu theo đơn vị. (Lĩnh vực/Sản phẩm /Thị trờng).
Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân và nguồn lực theo lĩnh vực hoạt động,
sản phẩm hoặc thị trờng.
Vì vậy hình thành nên 3 loại cơ cấu cơ sở đó là cơ cấu theo lĩnh vực, cơ cấu
theo sản phẩm và cơ cấu theo thị trờng.
* Cơ cấu theo lĩnh vực:
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc xe máy
Phó tổng giám đốc ô tô
Phó tổng giám đốc

Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc phụ trách lĩnh vực chế tạo
Giám đốc phụ trách các dịch vụ tài chính
Giám đốc phụ trách mạng lới khách sạn
+ Theo sản phẩm.
+ Theo thị trờng:
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc phụ trách thị trờng Châu Mỹ
Giám đốc phụ trách thị trờng Châu Âu
Giám đốc phụ trách thị trờng trong nớc
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu theo sát quá trình quản lý gắn cùng với các mục tiêu chiến lợc.
+ Loại cơ cấu này thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ chức
đặc biệt quan tâm.
- Nhợc điểm:
+ Cản trở quá trình tổng hợp các chức năng do đó giảm khả năng sử dụng
các chuyên gia cho các hoạt động khác nhau.
- Khả năng áp dụng:
+ Cơ cấu theo đơn vị đợc áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn,
hoạt động đa lĩnh vực, đa sản phẩm, đa thị trờng. Thông thờng cơ cấu của những
tổ chức doanh nghiệp này là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấu đơn vị trên. Cơ
cấu hỗn hợp có thể đợc biểu diễn theo so đồ sau:
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc phụ trách thị trờng
Phó tổng giám đốc sản phẩm ôtô
Giám đốc phụ trách các dịch vụ tài chính
Giám đốc thị trờng nội địa

Giám đốc thị trờng quốc tế
Giám đốc bảo hiểm
Giám đốc tài chính doanh nghiệp
d. Cơ cấu ma trận.
Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trờng và chức
năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một loại hình cơ cấu mà hai loại tập