Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành gửi lời cảm ơn anh Lê Xuân Trí Chánh văn phòng, là
người đã trực tiếp giúp đỡ và chỉ bảo em rất tận tình trong thời gian em thực tập
tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam. Ngoài ra em cũng xin cảm ơn tất cả các
anh chị trong công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam đã hướng dẫn em làm việc và
các nghiệp vụ chuyên môn.
Qua đây em xin được cảm ơn Đinh Thị Hải Yến – Khoa quản trị văn
phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá
trình thực tập cũng như hoàn thành bài báo cáo thực tập này tập này.
Với thời gian thực tập là 30/3/2020 đến 24/4/2020 thời gian thực tập tuy
ngắn nhưng nhờ sự hướng dẫn tận tình của cán bộ hướng dẫn và giảng viên
hướng dẫn đã tạo điều kiện cho em được áp dụng những lý thuyết được trang bị
vào công việc thực tế tại cơ quan qua đó nâng cao hiểu biết của mình trong
chuyên môn nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn tầm quan trọng của công tác văn
phòng.
Trong thời gian thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn
cùng với sự tự học hỏi của bản thân tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp
trong công sở của em đã được cải thiện rất nhiều đó là kết quả lớn nhất mà em
đạt được.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là thực tập nghiên cứu của riêng tôi. Các nội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ
hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc
phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau
có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài báo cáo còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú
thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu

trách nhiệm về bài báo cáo của mình.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2020

Sinh viên

Đinh Văn Khải


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1:...............................................................................................................................8
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.......................................................8
1.2.2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo...............................................................14
1.2.2.7 Tổ chức công tác hậu cần..............................................................................................15
1.2.3Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng.............................................................................16
Thứ nhất: Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, ban chứ không
phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị. Các cơ quan đều có các phòng ban khác nhau và
mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính vì thế cần phải có công tác văn phòng. Mọi hoạt
động của cơ quan, xí nghiệp đều phải được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực
hiện phù hợp, đạt kết quả tối ưu................................................................................................16
1.3.3 Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng.........................................21
2.1.1. Giới thiệu chung......................................................................................................22
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam..............................23
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam..............25
2.2.5Trong công tác quản lý nhân sự........................................................................................38
2.2.6Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng...............................................................39

Quản lý tài sản, trang thiết bị là công việc rất quan trọng có tác động trực tiếp đến chất lượng
và chi phí vận hành của mỗi cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp. Các cơ quan này đều
phải duy trì hoạt động Quản trị tài sản, trang thiết bị khoa học, để giải quyết nhanh gọn, đảm
bảo cho hoạt động thực hiện nhiệm vụ công việc chuyên môn của đơn vị, cá nhân trong cơ
quan. Một cơ quan, tốt phải đi đôi với quản lý tài sản, trang thiết bị hiệu quả hiệu quả..........39
Hiểu được tầm quan trọng của công tác quản lý tài sản trang thiết bị nên công ty Cổ phần Lưu
trữ Việt Nam tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng bằng chương trình được xây dựng qua
phần mềm Excel 2016...............................................................................................................39
Chương trình được xây dựng để giúp cán bộ nhân viên văn phòng công ty quản lý tài sản,
trang thiết bị một cách hiệu quả, nắm được tình trạng tài sản, trang thiết bị, thời gian bảo
hành, bảo dưỡng của tài sản, trang thiết bị, và thay thế thiết bị cũ, hỏng hóc được kịp thời....39
2.2.7. Trong công tác truyền thông...........................................................................................39
Tiểu kết:.....................................................................................................................................40
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................45
2.Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005). Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Lao động
– Xã hội;....................................................................................................................................45
3. Diệp Anh (2012), Điều hành doanh nghiệp vừa và nhỏ, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;. .45
4.Nghị định số 56/2009/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 30/06/2009 về trợ giúp phát
triển doanh nghiệp vừa và nhỏ..................................................................................................45


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, đất nước ta đang đi theo hướng công nghiệp hóa - hiện đại hóa,
yêu cầu đối với doanh nghiệp cần đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào
trong công việc của mình. ứng dụng khoa học công nhệ vào các quy trình sản
xuất, bảo quản, tiêu thu, sản phẩm và các quá trình quản lý, trong đó có công tác
văn phòng.
Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức có vai trò,
nhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ

của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản của cơ quan, tổ chức đó là
chức năng tham mưu – tổng hợp và chức năng hậu cần. Để thực hiện tốt nhiệm
vụ của mình, các cơ quan tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng
phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Vì vậy, việc đầu tư cho công tác văn phòng là vô cùng cần thiết.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường và của khoa Quản trị văn phòng cũng
như được sự tiếp nhận của công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, tôi đã được thực
tập tại văn phòng công ty bắt đầu từ ngày 30 tháng 3 năm 2020 đến hết ngày 24
tháng 4 năm 2020. Trong suốt thời gian thực tập tại công ty tôi đã được anh chị
trong văn phòng tận tình chỉ dạy và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội được
tiếp cận với công việc, áp dụng thực tiễn vào thực tế.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập tại văn phòng công ty Cổ phần Lưu trữ
Việt Nam tôi nhận thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn phòng vẫn còn một số hạn chế và nhiều bất cập làm ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc. Do vậy, trong thời gian tới cần có những bước đi cũng như những
giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao được hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác này.
Vì vậy từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và sự thu hút của bản
thân tôi đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tôi
lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại
công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam” làm đề tài cho bài báo cáo thực tập tốt
4


nghiệp hy vọng qua đề này sẽ cung cấp được nhiều giải pháp về công tác văn
thư, giúp công tác này ngày càng hiệu quả hơn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo sẽ hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:
Một là: Hoàn thiện cơ sở lý luận về công tác văn phòng và ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

Hai là, Đánh giá được thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn tại công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
Ba là, Đưa ra những đề xuất, kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao hiệu
quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần
Lưu trữ Việt Nam.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng
Phạm vi nghiên cứu:
Thứ nhất: phạm vi không gian công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
Thứ hai: phạm vi thời gian: từ năm 2010 (năm thành lập) đến 31/4/2020
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được những mục tiêu trên, đề tài tập trung thực hiện một số nhiệm
vụ nghiên cứu sau:
Thư nhất: tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn phòng và ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Thứ hai: nắm được sơ lược về Cơ cấu tổ chức, lịch sử hình thành, chức
năng nhiệm vụ của công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam và văn phòng công ty cổ
phần Lưu trữ Việt Nam
Thứ ba: tìm hiểu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn tại công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
Thứ tư: Nhận xét đánh giá ưu điểm, hạn chế và tìm ra những nguyên nhân
của hạn chế. Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, giải pháp nhằm góp phần
nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại
5


công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam.
5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng
Trong đề tài này tôi có đề cập đến mộ số nghiên cứu trước đó:

Đề tài các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư Lưu trữ nhà
nước của tác giả, Nguyễn Thị Thúy Bình, CN . Hoàng Thu Hà, Vũ Thị Thu
Hiền, Nguyễn Thị Hương, Phạm Thị Bích Đào, Nguyễn Thị Kim Thu...
Đề tài: “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử
Việt Nam”
Tác giả: ThS. Nguyễn Thùy Trang
Tài liệu “Nâng cao hiệu quả ứng dụng Công nghệ thông tin trong các cơ
quan nhà nước” của tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015. Tài
liệu nhấn mạnh về đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động văn phòng tại các cơ quan, tổ chức.
- Tài liệu “Phát triển kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin” của tác giả
Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, đã hệ thống hóa lý luận về công
nghệ thôn tin ở nước ta hiện nay.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện Báo cáo của tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế thông qua các báo cáo về công
tác văn phòng tại công ty, báo cáo tổng kết, báo cáo kết quả thực hiện công việc,
báo cáo nhanh, và điều tra bằng phiếu khảo sát.
- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi với lãnh đạo và nhân viên công ty
- Phương pháp thống kê:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp các số liệu và các thông tin thu thập
được.
- Phương pháp so sánh: từ số liệu và các thông tin thu thập được tiến hành
so sách đôi chiếu và đánh giá nhận xét.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung chính của Báo cáo được
chia thành ba chương, cụ thể như sau:
6

Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam.

7


CHƯƠNG 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1 Tổng quan về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Văn phòng là một trong những thuật ngữ quen thuộc trong các cơ quan tổ
chức đã được hình thành và nghiên cứu từ rất lâu trước đây, mỗi nhà nghiên cứu
đều đưa ra những quan niệm khác nhau:
Theo Từ điển tiếng Việt năm 1992 “Văn phòng là bộ phận phụ trách công
tác công văn giấy tờ hành chính trong các cơ quan đơn vị”
Trong giáo trình “Quản trị văn phòng” GS.TS Nguyễn Thành Độ cho rằng
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,
xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý;là nơi chăm
lo cho dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị.”
Từ những quan niệm trên chúng ta có thể tự hiểu “Văn phòng là bộ máy
thuộc cơ quan tổ chức, có chức năng thu thập thông tin, tổng hợp thông tin,
truyền đạt thông tin, phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo, của cơ quan tổ chức,
là bộ máy đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.”
1.1.2 Chức năng của Văn phòng

1.1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu tổng hợp là việc đề xuất các phương án, ý tưởng tham mưu
dựa trên việc thu thập, đánh giá, phân tích một cách đầy đủ những phương án
tham mưu khác, thông tin có liên quan đến nội dung tham mưu. Tham mưu tổng
hợp là hoạt động tham mưu cuối cùng trước khi người lãnh đạo ra quyết định
quản lý, hay phản ánh chính xác tính chất của hoạt động tham mưu.
1.1.2.2 Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. hay các hoạt động có trong cơ quan
8


như chuẩn bị phòng họp, trang thiaết bị, tổ chức các chuyến đi…… Văn phòng
là một bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để
đảm bảo sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô
và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và
quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất
là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Để thực hiện công việc này,
văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm,
bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục
vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh
tiết, an ninh, an toàn,… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực
hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng
1.1.3.1 Tổ chức bộ máy của văn phòng
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị
chuyên môn khi cần thiết là nhiệm vụ số một của văn phòng. Từ chức năng
nhiệm vụ cụ thể được giao cùng với đó là khối lượng và tính chất của công việc,

văn phòng hình thành các bộ phận đảm nhiệm các công việc sao cho bộ máy
tinh gọn và hiệu quả.
1.1.3.2

Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác

của cơ quan và của văn phòng
Trong mỗi cơ quan, đơn vị, các phòng ban đều phải xây dựng chương
trình kế hoạch công tác (năm, quý, tháng, tuần, ngày) có nội dung khác nhau sao
cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban. Tuy nhiên, ngoài việc
xây dựng kế hoạch riêng, văn phòng còn là nơi tổng hợp kế hoạch của các phòng
ban khác, xây dựng thành kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan, đơn vị.
Văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch chung của toàn cơ
quan, nhắc việc cho lãnh đạo và giúp lãnh đạo triển khai thực hiện.

9


1.1.3.3

Tổ chức thu thập xử lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt

động quản lý
Thông tin được ví như máu chạy khắp cơ thể và nuôi sống cơ quan, tổ
chức. Không có thông tin sẽ không có quyết định đúng đắn từ phía lãnh đạo cơ
quan, đơn vị. Văn phòng là đầu mối thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau
(bên ngoài, bên trong) của tổ chức. Mọi nguồn thông tin đến văn phòng đều
được thu thập, xử lý, chuyển phát và lưu trữ. Vì vậy văn phòng cần xây dựng và
đôn đốc thực hiện các quy định về cơ chế thông tin trong toàn cơ quan, đơn vị.
1.1.3.4 Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng

“Quốc có quốc pháp, gia có gia quy”, “gia quy” của cơ quan, tổ chức nói
chung, văn phòng nói riêng chính là quy chế hoạt động. Quy chế hoạt động bao
gồm những quy định bắt buộc thực hiện dựa trên sự thống nhất tuân thủ của toàn
cơ quan, đơn vị. Quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào
nền nếp và phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan
đơn vị xác định. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông
qua các cấp lãnh đạo, bổ sung hoàn thiện, thông báo thi hành và giám sát việc
thực hiện là nhiệm vụ của văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt
đầu đi vào hoạt động.
1.1.3.5

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu

Văn phòng là bộ phận đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan,
công tác này có một vị trí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra
vào cơ quan, đơn vị. Thực hiện nhiệm vụ này, văn phòng tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành quy chế văn thư lưu trữ trong cơ quan và
đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc quy chế đó. Bên cạnh đó, việc áp dụng
những phần mềm hiện đại trong việc quản lý văn bản, hồ sơ là một giải pháp
hiệu quả.
1.1.3.6 Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng
Văn phòng luôn là bộ phận kiểm soát, đảm bảo các văn bản được ban
hành ra khỏi cơ quan, đơn vị luôn đầy đủ về nội dung, chính xác về thể thức,
thẩm quyền ban hành theo quy định của cơ quan, Nhà nước.
10


1.1.3.6

Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự

Văn phòng đảm nhận công tác lễ tân, đón tiếp khách khi tới cơ quan, đơn
vị làm việc. Ngoài ra, văn phòng còn đảm nhiệm công tác đối nội, đối ngoại, giữ
gìn mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp cũng như đối
tác. Bên cạnh đó, công tác vệ sinh môi trường cảnh quan, an ninh trật tự, phòng
chống cháy nổ tại trụ sở làm việc cũng do bộ phận văn phòng phụ trách. Để thực
hiện tốt công tác này, văn phòng ban hành các quy chế phòng cháy chữa cháy, tổ
chức tập huấn công tác phòng chống cháy nổ theo định kỳ và hướng dẫn của
đơn vị phòng cháy chữa cháy chuyên nghiệp.
1.1.3.8 Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp
Văn phòng luôn đảm nhiệm chủ trì và ghi biên bản các cuộc hợp giao ban
và các cuộc hợp đột xuất có sự góp mặt của lãnh đạo và đại diện các phòng ban
trong cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, văn phòng sẽ là đơn vị phối với các phòng
ban chuyên môn trong việc tổ chức các cuộc họp do phòng ban chuyên môn đó
chủ trì hoặc có sự yêu cầu phối hợp từ lãnh đạo cơ quan.
1.1.3.9.

Phối hợp với các đơn vị tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh

đạo
Trong các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị phòng
ban, văn phòng luôn là đơn vị đảm nhiệm công tác hậu cần (liên hệ công tác, dự
trù kinh phí, đặt phòng, chuẩn bị phương tiện….) đảm bảo chuyến công tác đạt
hiệu quả cao nhất.
1.1.3.10

Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan

Văn phòng luôn duy trì một nguồn kinh phí đảm bảo cho các hoạt động
của văn phòng diễn ra suôn sẻ. Văn phòng là bộ phận tiếp nhận những yêu cầu

về mặt cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng, không gian và điều kiện làm việc
từ các phòng ban, đơn vị trong cơ quan. Sau đó, văn phòng phải lập kế hoạch về
nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm và quản lý việc sử dụng cơ sở vật
chất sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Trên đây là những nhiệm vụ cơ bản mà văn phòng tại mỗi cơ quan phải
đảm nhiệm. Tuy nhiên, tùy theo tính chất hoạt động và quy mô cơ quan, đơn vị
11


mà văn phòng có thể phải đảm nhiệm thêm hoặc bớt một số nhiệm vụ khác.
Ngoài ra, điểm khác biệt lớn nhất giữa văn phòng và các phòng chuyên môn
khác là văn phòng phải hoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối
nội, đối ngoại, an ninh – trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan. Do vậy, văn
phòng phải hoạt động liên tục ngay cả khi cơ quan tạm ngừng hoạt động để đảm
bảo an ninh - trật tự và thông tin thông suốt.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cầu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan
hệ mất thiết với nhau và được bố trí phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan,
đơn vị để thực hiện công tác văn phòng.
Tùy đặc điểm hoạt động, quy mô của các cơ quan, đơn vị mà văn phòng
có thể có cơ cấu tổ chức khác nhau. Dưới đây là một số loại hình cơ văn phòng
cơ quan, đơn vị:
Thứ nhất: Văn phòng cấp ủy Đảng
Thứ hai: Văn phòng cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung
Thứ ba: Văn phòng của cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền
riêng
Thứ tư: Văn phòng doanh nghiệp
1.1.5 Nguyên tắc hoạt động văn phòng
Một là: Hoạt động theo nguyên tắc hành chính (thủ trưởng lãnh đạo);
Hai là: Hoạt động theo nguyên tắc phối hợp;

Ba là: Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp
luật và theo quy định của cơ quan
1.2 Lý luận về công tác văn phòng
1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức và xây dựng quy
chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch
hoạt động của cơ quan đơn vị; thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin; trợ
giúp về văn bản; bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ
quan; thực hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu; củng cố tổ chức bộ máy
12


văn phòng và cuối cùng là duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
1.2.2 Nôi dung của công tác văn phòng
1.2.2.1 Xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan
Mỗi cơ quan, đơn vị đều phải xây dựng cho mình quy chế tổ chức hoạt
động. Nội dung của bản quy chế này phải bao quát được hết các lĩnh vực hoạt
động của các bộ phận trong cơ quan, đơn vị bằng việc quy định rõ chức năng,
nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm, mối quan hệ từng bộ phận.
Quy chế hoạt động của cơ quan được ban hành kèm theo một quyết định
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó (thủ trưởng cơ quan) nhằm tăng hiệu
lực áp dụng quy chế trong toàn cơ quan, tổ chức
1.2.2.2 Xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng
Sau khi quy chế hoạt động của cơ quan được ban hành, văn phòng là một
bộ phận của cơ quan, nhưng do đặc điểm, tính chất hoạt động của cơ quan nên
cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng ở từng cơ quan sẽ khác nhau
nhưng để hoạt động có hiệu quả cũng như thống nhất với quy chế hoạt động của
cả cơ quan, văn phòng cũng như những phòng ban đơn vị khác xây dựng quy
chế hoạt động riêng.
1.2.2.3 Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ

quan, đơn vị.
Mỗi cơ quan tổ chức, đều có những phương hướng, nhiệm vụ cụ thể do
vậy để đạt được mục tiêu cần xây dựng kế hoạch chi tiết và cụ thể cho từng công
việc, từng nhiệm vụ:
Xây dựng chương trình kế hoạch sẽ giúp cho cơ quan đơn vị đạt được
mục tiêu một cách chính xác, đảm bảo được tính ổn định trong hoạt động của cơ
quan tổ chức,
Làm tăng hiệu quả làm việc giúp cơ quan tổ chức tiết kiệm thời gian, chi
phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức, các hoạt động có chương trình kế hoạch, sẽ
hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động, làm việc theo chương trình kế
hoạch giúp cho các cơ quan chủ động trong công việc, biết làm việc gì trước,
việc gì sau, không bỏ sót công việc.
13


Chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành của cơ
quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra. Chương trình
kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian,
huy động được các đơn vị giúp việc;bố trí lực lượng hợp lý, phối hợp đồng bộ
nhịp nhàng để có được hiệu quả, những nhiệm vụ đã đề ra.
Chương trình kế hoạch là cơ sở cho việc kiểm tra giám sát, đánh giá mọi
hoạt động của cơ quan tổ chức.
1.2.2.4 Tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan
Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ
quan, tổ chức. Đây là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin, cùng với các
hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu
chuyển thông suốt.
Hội họp, hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để
mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có
quyết định đúng đắn. Qua hội họp, hội nghị một số quyết định mới được ban

hành, một số tư tưởng, quan điểm mới được thừa nhận. Hội nghị còn là nơi bàn
bạc, triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng mắc,
trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục
nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển.
Căn cứ vào kế hoạch, chức năng nhiệm vụ, văn phòng, mục đích tính chất
của công việc văn phòng cần tổ chức các cuộc họp để giải quyết các vấn đề,
trong cơ quan tổ chức.
Cần phải làm các công việc trước cuộc như: Chuẩn bị các thủ tục giấy tờ
hành chính, phòng họp, thông báo cho người tham dự, chuẩn bị tài liệu….ghi
biên bản, kiểm soát trật tự và sẵn sàng xử lý những tình huống bất ngờ, trong
cuộc họp và thực hiện các công việc khác sau cuộc họp.
1.2.2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo đa dạng như: đi dự hội thảo,
hội nghị; đi công tác nước ngoài. Văn phòng cần chuẩn bị chu đáo cho các
chuyến đi đó như xây dựng phác thảo chuyến đi, chuẩn bị các yếu tố về kinh
14


phí, tài liệu……….
1.2.2.6 Tổ chức công tác văn thư
Văn phòng là bộ phận quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan, đơn
vị, công tác này có vị trí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra –
vào cơ quan;
Văn phòng là bộ phận tham mưu trong việc xử lý, phân phối văn bản đến
của cơ quan, cho các đơn vị, cá nhân trong đơn vị; đôn đốc, kiểm tra giải quyết
văn bản đến;
Tham mưu trong việc xây dựng ban hành, tổ chức hướng dẫn thực hiện
quy chế về công tác văn thư – lưu trữ;
Tham mưu trong việc chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ;

Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đưa công tác văn thư lưu trữ
đi vào nề nếp và phát huy được giá trị (trong việc ban hành và đôn đốc thực hiện
quy chế văn thư lưu trữ; tuyển dụng nhân sự; cơ sở vật chất và tổ chức tập huấn
nghiệp vụ; kiểm tra đôn đốc…).
1.2.2.7 Tổ chức công tác hậu cần
Văn phòng đã tổ chức được bộ máy làm công tác hậu cần cũng như xây
dựng được các quy chế có liên quan. Chính vì vậy, văn phòng cũng chính là đơn
vị tổ chức thực hiện công tác này. Công tác hậu cần được diễn ra hàng ngày như
bữa cơm, giấc ngủ của cán bộ nhân viên trong cơ quan, tổ chức nên không thể
một ngày thiếu vắng. Chính vì đã có cơ cấu tổ chức, người phụ trách và quy chế
rõ ràng nên các hoạt động liên quan tới công tác hậu cần được các bộ phận đảm
nhiệm thực hiện nghiêm túc theo chức năng, nhiệm vụ cũng như quy trình đã
được xây dựng.
Các phòng ban, đơn vị chuyên môn trong cơ quan cũng theo các quy chế
được ban hành để thực hiện. Ví dụ, các phòng ban chuyên môn muốn được mua
sắm, trang bị thêm một số cơ sở vật chất hoặc đơn giản là văn phòng phầm thì
đều phải thực hiện theo quy trình mua sắm tài sản với những biểu mẫu chuẩn
được ban hành và gửi tới bộ phận phụ trách (có thể là phòng quản trị thiết bị
hoặc phòng hành chính tùy cơ quan).
15


1.2.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
Thứ nhất: Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận
phòng, ban chứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị. Các cơ quan
đều có các phòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính
vì thế cần phải có công tác văn phòng. Mọi hoạt động của cơ quan, xí nghiệp
đều phải được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạt
kết quả tối ưu.
Thứ hai: Trong xã hội bùng nổ thông tin như hiện nay,các cơ quan tổ chức

phải đối diện với nhiều thách thức mới, phải thích ứng linh hoạt và đáp ứng kịp
thời những đỏi hòi ngày càng gia tăng của xá hội điện đại do đó việc đảm bảo
thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý là vấn đề có ý nghĩa đặc biệt
quan trọng, mang tính sống còn của một cơ quan tổ chức, bởi các hoạt động
điều, quản lý chỉ được diễn ra khi có thông tin. Thông tin là nền tảng là huyết
mạch làm nên sự vận động của quá trình quản lý, không có thông tin thì không
có hoạt động lãnh đạo quản lý hoặc hoạt động lãnh đạo quản lý bị sai lệnh. Do
đó việc thu thập thông tin để tham mưu cho lãnh đạo của văn phòng là vô cùng
cần thiết, là yếu tổ quyết định đến thành bại của tổ chức.
Thứu ba: Hoạt động của cơ quan doanh nghiệp đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và nhưng văn bản tài liệu, có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn bản rất quan trọng. Do đó, khi
các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp được thành lập , công tác văn thư, sẽ tất yếu
được hình thành vì đó là “ huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, công
tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh
đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Thứ tư: Trong quan hệ công tác với các đơn vị,phòng ban trong các cơ
quan, tổ chức thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn
vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ
quan, tổ chức.

16


Thứ năm: Đảm bảo chuẩn bị tốt các công tác hậu cần là nền tảng là yêu tố
quyết định để các hoạt động, sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt được
hiệu quả cao.
1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
1.3.1 Khái niệm công nghệ thông tin

Ở Việt Nam khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong
Nghị Quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/8/1993: “Công nghệ thông tin là tập
hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại –
chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng
có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong
mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.
1.3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung
của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Đặc
biệt là ở các cơ quan doanh nghiệp, nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, kịp
thời và chính xác.
Vì vậy các cơ quan, đơn vị luôn luôn đầu tư trang thiết bị hiện đại, phục
vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ quản lý kinh tế và công tác
văn phòng như:
1.3.2.1 Ứng dụng công tác tham mưu, tổng hợp
Một là: Công tác tham mưu tổng hợp là công tác thu thập, tổng hợp các
nguồn thông tin và tham mưu cho lãnh đạo, do vậy việc thu thập thông tin cần
nhanh chóng, chính xác đảm bảo nhu cầu phục vụ cho lãnh đạo để làm được
điều đó cần phải ứng dụng công nghệ thông tin như thư điện tử, Fax…. Có tốc
độ truyền tải nội dung của văn bản giấy tờ nhanh hơn rất nhiều lần so với việc
chuyển phát thư truyền thống.
Hai là: Sử dụng mạng internet hoặc mạng LAN để chia sẽ dữ liệu, thông
tin cho hai hoặc nhiều máy tính, có thể khai thác kho dữ liệu, thông tin của nhau,

17


để người làm văn phòng có thể khai thác thông tin phong phú, đa chiều, làm tiền
đề cho việc tổng hợp thông tin tham mưu cho lãnh đạo.

Ba là: Các văn bản hành chính, nội quy quy chế của của cơ quan của văn
phòng cần phải chính xác, nhanh chóng đúng thể thức ký thuật trình bày, do đó
cần ứng dụng các phần mềm chuyên dụng để soạn thảo như Microsoft Word,
Word Perfect … giúp cho việc trình bày được chính xác và chuẩn hóa theo quy
định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu
cầu của lãnh đạo.
1.3.2.2 Công tác tổ chức các cuộc hội họp
Trong công tác tổ chức các cuộc hội họp cần ứng dụng công nghệ thông
tin vào các công việc trước cuộc họp, Thông báo bằng mail, thư điện tử, các
kênh facebook, zalo…. Không nhất thiết phải thông báo bằng văn bản giấy.
Trong cuộc họp có thể sử dụng máy tính, các phần mền soạn thảo văn bản
để ghi biên bản, sử dụng Microsoft Powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo
cáo, thuyết trình và gây hứng thú cho người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội
nghị, hội thảo.
Tổ chức các buổn họp trực tuyết, họp online để tiết kiệm chi đi lại…….
1.3.2.3 Công tác tổ chức các chuyến đi cho lãnh đạo
Văn phòng cần đặt trước một số thủ tục trước liên hệ công tác, chuẩn bị
các hồ sơ tài liệu, các báo cáo, hoặc các phương tiên di chuyển, địa điểm nghỉ
ngơi…. Do đó cần ứng dụng công nghệ thông tin để việc chuẩn bị được nhanh
chóng và kịp thời.
1.3.2.4 Tổ chức công tác văn thư Lưu trữ
1.3.2.4.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức
do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng.
Chính xác, bí mật và hiện đại Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ
thuộc vào nhiều khâu truyền đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản quản lý
và giải quyết văn bản, Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp
thời sẽ góp phần vào việc sử lý nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.Giải
18

quyết công việc chậm sẽ làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh
hưởng tiêu cực cho cơ quan, tổ chức.
Hơn nữa nhiều văn bản sẽ có các mức độ từ hỏa tốc đến hỏa tốc hẹn giờ,
dó đó quá trình xử lý văn , chuyển giao văn bản đến các phòng ban, các cá nhân
có thẩm quyền sử lý phải nhanh chóng kịp thời, để sử lý văn bản một các hiệu
quả nhất.
Do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin trang bị đầy đủ trang thiết bị
máy tính, cho cán bộ thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản là vô
cùng cần thiết.
1.3.2.4.2 Công tác quản lý văn bản
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là những giải pháp
hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý, bằng các phần mềm quản lý hay các
website nhằm mang lại sự thuật tiện, dễ dàng trong quá trình tra cứu,tìm kiếm
các số liệu thông tin có trong văn bản.
1.3.2.4.3 Công tác lưu trữ văn bản
Ứng dụng các phần mền hiện đại trong công tác lưu trữ tài liệu bảo quản
tài liệu như số hoá,sao chụp......
1.3.2.5 Công tác quản lý nhân sự
Nguồn nhân lực luôn được coi là tài sản quý, là một trong những yếu tố
quyết định đến thành công hay thất baị của một cơ quan tổ chức do đó cần phải
được đầu tư, phát triển và quản lý một cách khoa học hiện đại, để đáp ứng được
nhu cầu của nhân sự cũng như nhu cầu của công ty.
Qua các thiết bị hiện đại như chấm công bằng vân tay, hay phần mềm đánh
giá năng lực sẽ giúp cơ quan tổ chức quản lý tốt nhân sự của mình.
1.3.2.6 Ứng dụng công tác quản lý tài sản, trang thiết bị
Ứng dụng quản lý tài sản, trang thiết bị được đề cập đến bất kỳ hệ thống
nào giám sát và duy trì những thứ có giá trị cho một thực thể hoặc một nhóm.
Nó có thể áp dụng cho cả tài sản hữu hình (như tòa nhà) và các tài sản vô hình
(như vốn con người, sở hữu trí tuệ, thiện chí và / hoặc tài sản tài chính).

19


Quản lý tài sản, trang thiết bị là một quá trình có hệ thống để phát triển,
vận hành, duy trì, nâng cấp và vứt bỏ tài sản, trang thiết bị một cách có hiệu quả.

20


1.3.2.7 Ứng dụng trong công tác truyền thông
Ứng dụng các phương tiện thông tin đại chúng truyền tải thông tin đến
công chúng bao gồm: báo, tạp chí, đài truyền hình, đài phát thanh, internet.........
1.3.3 Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng.
Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan,
tổ chức và với đối tác trong công việc. hỗ trợ đẩy mạnh công tác hiện đại hoá
văn phòng,
Giảm thiểu được chi phí nhân công nhưng lại mang lại hiệu quả công việc
cao hơn.
Tiểu kết
Ở chương I tôi đã trình bày những cơ sở lý luận về văn phòng, ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Làm tiền để để tôi tiến hành khảo
sát thực trạng việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng tại
công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam ở chương II

21


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIEJT NAM
2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam
2.1.1. Giới thiệu chung
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM.
Địa chỉ: Tổ 6, phố Gia Quất, Phường Thượng Thanh, Quận Long Biên,
Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: 0466816618
Email:
Website: luutruvietnam.com.vn
Quy mô công ty (Công ty thuộc dạng doanh nghiệp vừa và nhỏ):
+ Số lượng lao động: 75 người
+ Vốn điều lệ: 25.000.000.000 đồng ( hai mươi lăm tỷ đồng)
Hiện nay công ty có trụ sở chính tại Hà Nội và 3 chi nhánh ở 3 miền.
+ Chi nhánh Bắc Ninh:
Giám đốc chi nhánh: Nguyễn Xuân Độ
Địa chỉ: Trung tâm thương mại Phố Mới, Quế Võ, Bắc Ninh.
Điện thoại: 0466.816.618 – 0903.659.668
Email:
+ Chi nhánh Đà Nẵng:
Giám đốc chi nhánh: Đặng Quang Thanh
Địa chỉ: Lê Lai, Hải Châu, Đà Nẵng.
Điện thoại: 0466.816.618 – 0903.659.668
Email:
+ Chi nhánh miền Nam:
Giám đốc chi nhánh: Vy Thanh Nam
Địa chỉ: 52/9 Lê Đức Thọ, phường 15, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 0466.816.618 – 0903.659.668
22

Một số mốc quan trọng của công ty:
08/11/2010: Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam được thành lập.
05/12/2018: Nhận giấy khen đã có thành tích xuất sắc trong vận động ủng
hộ nhân dân vùng lũ xã Bản Rịa, huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang của Chánh
văn phòng UBND tỉnh Hà Giang.
28/12/2018: Nhận bằng khen đã đóng góp tích cực trong hoạt động của
hội văn thư lưu trữ Việt Nam của Trung ương hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
27/12/2019: Đồng tổ chức buổi gặp mặt, giao lưu kỷ niệm 74 năm ngày
lưu trữ Việt Nam.
04/01/2020: Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam tổ chức trao quà tết cho
các hộ dân có điều kiện khó khăn tại 2 xã của tỉnh Thanh Hóa.
Sau đây là số liệu của một số chỉ tiêu kinh tế của Công ty Cổ phần Lưu
trữ Việt Nam:
Bảng 2.1.1 Một số chỉ tiêu kinh tế của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
STT
1

CHỈ TIÊU
Doanh thu các hoạt động

Năm 2017

Năm 2018

Năm 2019

7.137.047.28

16.907.911.453 26.897.657.000
0

(Nguồn: Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam )

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
* Các chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh của Công ty Cổ
phần Lưu trữ Việt Nam:
Quảng cáo, hoạt động dịch vụ sau thu hoạch.
May trang phục, bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác.
Kho bãi và lưu giữ hàng hóa, hoạt động bảo tồn, bảo tàng.
Nuôi trồng thủy sản nội địa, khai thác đá, cát, sỏi, đất sét.
Chưng, tinh cất và pha chế các loại rượu mạnh, sản xuất đồ uống không
cồn, nước khoáng, sản xuất rượu vang, sản xuất bia và mạch nha ủ men bia.
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình, bán buôn kim loại và quặng kim
loại.
23


Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
Cho thuê xe có động cơ.
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu.
Hoạt động tư vấn quản lý, hoạt động của trụ sở văn phòng.
Dịch vụ hỗ trợ giáo dục.
Cổng thông tin.
Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan.
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy tính.
Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính, lập trình máy vi tính.
Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống lưu động.
Dịch vụ lưu trữ ngắn ngày.
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành và ngoại thành.
Sửa chữa thiết bị điện, sửa chữa thiết bị, đồ dùng gia đình.

Sửa chữa giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự.
Sửa chữa thiết bị liên lạc, sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi.
Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học, sửa chữa máy móc, thiết bị.
Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí.
Sản xuất máy móc và thiết bị văn phòng.
Vận tải hành khách đường bộ khác.
Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh.
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác, bán lẻ máy vi tính,
thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên
doanh;
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông, bán buôn máy vi tính,
thiết bị ngoại vi và phần mềm.
Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác.
Dịch vụ liên quan đến in, in ấn.
Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại.
Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác.
24


Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp.
Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác.
Hoạt động thư viện và lưu trữ, xuất bản phần mềm.
Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt.
Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác không kèm người
điều khiển.
Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trong lĩnh vực khoa học xã
hội, lĩnh vực khoa học nhân văn.
Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất.
Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu.
Kiểm tra và phân tích kỹ thuật.

Giáo dục mẫu giáo, giáo dục khác chưa được phân vào đâu.
Dịch vụ thông tin khác chưa được phân vào đâu.
Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác, xây dựng nhà ở, xây dựng
nhà không để ở.
* Các hàng hóa, dịch vụ hiện tại:
Mặc dù theo giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh
nghiệp của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam ngày 04 tháng 12 năm 2019 có
rất nhiều ngành , nghề kinh doanh mà Công ty đã đăng ký. Tuy nhiên trên thực
tế, công ty kinh doanh các hàng hóa và dịch vụ sau.
Sản phẩm chính: Văn phòng phẩm, giá sắt, cặp hộp, bìa hồ sơ, vật tư lưu
trữ.
Dịch vụ chính: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, đào tạo
văn thư- lưu trữ, dịch vụ chỉnh lý tài liệu, quản lý cơ sở dữ liệu và hỗ trợ tra cứu,
phần mềm, thư viện nghiệp vụ.
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Lưu trữ
Việt Nam
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam được xây
dựng theo mô hình của công ty Cổ phần.

25