Luận văn thạc sỹ - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
----------------

LUẬN VĂN THẠC SĨ
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
HUYỆN THƯỜNG TÍN

NGUYỄN THÙY LINH

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. TS PHẠM QUANG

HÀ NỘI - 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ Kế toán với đề tài “Hoàn thiện tổ chức
công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín” là công
trình nghiên cứu khoa học của cá nhân tôi, tất cả các nội dung của luận văn được trình
bày dựa trên quan điểm cá nhân tác giả trên cơ sở nghiên cứu lý luận, tổng hợp phân
tích thực tiễn với sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Phạm Quang. Các số liệu, kết
quả trong luận văn hoàn toàn trung thực, xuất phát từ thực tiễn và kinh nghiệm, chưa
từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào trước khi trình bảo vệ và công nhận bởi
Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ Kế toán.
Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Hà Nội, ngày

tháng năm 2019

Tác giả luận văn

Nguyễn Thùy Linh

1


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện Luận văn, tác giả đã nhận được rất nhiều sự quan tâm
giúp đỡ và động viên từ các thầy, cô giáo trực tiếp giảng dạy lớp Cao học Kế toán
17M-KT2, Lãnh đạo Trường Đại học Mở Hà Nội, Lãnh đạo Ban quản lý dự án đầu tư
xây dựng huyện Thường Tín, các anh chị học viên lớp Cao học Kế toán 17M-KT2, gia
đình, bạn bè và đồng nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS. Phạm Quang, người hướng dẫn
khoa học đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn chi tiết để em hoàn thành tốt luận văn của
mình.
Xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện
Thường Tín đầu tư đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn các thầy cô ở Khoa Sau đại học – Trường Đại học Mở
Hà Nội, các giảng viên giảng dạy tại lớp Cao học Kế toán 17M-KT2 đã truyền đạt và
trang bị kiến thức cho em trong quá trình học tập, đã quan tâm động viên, tận tình
hướng dẫn và tạo mọi điều kiện để em yên tâm thực hiện tốt nhất luận văn của mình.
Hà Nội, ngày

tháng năm 2019

Tác giả luận văn

Nguyễn Thùy Linh

2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ S
MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ
NGHIỆP CÔNG LẬP..................................................................................................5
1.1. Những vấn đề chung về tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập........5
1.1.1. Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập.......................................................5
1.1.2. Vai trò của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập.........................6
1.1.3. Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập.…….7
1.2. Nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập..............................10
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán...............................................................................10
1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán..............................................................16
1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.............................................................18
1.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán........................................................................21
1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán................................................................30
1.2.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán...............................................................30
1.2.7. Áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán.................................................32
Kết luận chương 1......................................................................................................33
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BAN QLDA ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG HUYỆN THƯỜNG TÍN......................................................................35

2.1. Khái quát về Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín.......................35
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện
Thường Tín............................................................................................................ 35
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Ban QLDA đầu tư
xây dựng huyện Thường Tín.................................................................................38
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng
huyện Thường Tín...............................................................................................42
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán...............................................................................42
3


2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán............................................................................45
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.............................................................47
2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán........................................................................48
2.2.5.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán................................................................50
2.2.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán...............................................................53
2.2.7. Áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán.................................................54
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện
Thường Tín................................................................................................................. 54
2.3.1. Ưu điểm.......................................................................................................54
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân..............................................................................55
Kết luận chương 2......................................................................................................58
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ
TOÁN TẠI BAN QLDA ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN THƯỜNG TÍN ...59
3.1. Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng
huyện Thường Tín.....................................................................................................59
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng
huyện Thường Tín.....................................................................................................60
3.2.1. Hoàn thiện Tổ chức bộ máy kế toán............................................................60
3.2.2. Hoàn thiện Tổ chức chứng từ kế toán..........................................................60

3.2.3. Hoàn thiện Tổ chức hệ thống sổ kế toán......................................................62
3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kế toán...............63
Kết luận chương 3......................................................................................................65
KẾT LUẬN................................................................................................................. 66
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................67
PHỤ LỤC...................................................................................................................69

4


5


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Ký hiệu

Diễn giải

1

BHXH

Bảo hiểm xã hội

2

CCDC

Công cụ dụng cụ

3

CNTT

Công nghệ thông tin

4

HCSN

Hành chính sự nghiệp

5

NSNN

Ngân sách nhà nước

6

QLDA

Quản lý dự án

7

SNCL

Sự nghiệp công lập

8

SXKD

Sản xuất kinh doanh

9

TK

Tài khoản

10

TSCĐ

Tài sản cố định

11

UBND

Uỷ ban nhân dân

12

XDCB

Xây dựng cơ bản

6


DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ SỒ
BẢN
Bảng 2.1. Danh mục báo cáo tài chính đang sử dụng tại Ban QLDA đầu tư xây dựng
huyện Thường Tín......................................................................................51

BIỂU
Biểu 3.1. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ...................................................................67
Biểu 3.2. Mẫu sổ dự án chi tiết....................................................................................68

SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.......................................11
Sơ đồ 1.2. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán........................................12
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán.............13
Sơ đồ 1.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung.....................24
Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái................26
Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ...............................28
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín......46
Sơ đồ 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện
Thường Tín.................................................................................................50

7


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài

Tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý.
Tổ chức kế toán tốt có ý nghĩa quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản
lý của các đơn vị sự nghiệp công lập, thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà
nước, đồng thời cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin để Thủ trưởng đơn vị
đưa ra những quyết định đúng đắn nhằm sử dụng hiệu quả tài sản, nguồn vốn. Nhằm
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; quản lý hiệu quả nguồn kinh phí nhà
nước, nguồn thu và tình hình sử dụng kinh phí tại các đơn vị sự nghiệp đòi hỏi công
tác kế toán, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp cần được thực hiện một cách
nghiêm túc, chặt chẽ đảm bảo sử dụng kinh phí nhà nước tiết kiệm, hiệu quả trong
điều kiện thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính theo hướng hội nhập với nền tài chính
và kế toán công quốc tế.
Trong giai đoạn 2016-2020, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường
Tín đã, đang và sẽ tiến hành thực hiện các dự án trọng điểm của Thành phố, đòi hỏi
phải tăng cường quản lý và sử dụng nguồn Tài chính đúng mực, đạt hiệu quả cao. Đặc
biệt xu hướng cải cách tài chính công đã và đang thực hiện theo Nghị định
43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách
nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự
nghiệp công lập đã đặt ra yêu cầu phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác
kế toán của Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín. Tổ chức kế toán được
hoàn thiện sẽ giúp việc quản lý các nguồn thu và nội dung chi của đơn vị hiệu quả hơn,
góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Xuất phát từ tính thực tế của vấn đề, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức
công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín” làm đề
tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ của mình.
2. Tổng quan nghiên cứu
Các công trình nghiên cứu về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp trên
thế giới trước đây chủ yếu đề cập đến cách thức ghi nhận các sự kiện, cách thức lập
báo cáo tài chính cuối kỳ, mặt khác đi sâu vào phân tích đặc thù hoạt động của một số
1

lĩnh vực sự nghiệp như tổ chức kế toán trong các trường học, bệnh viện, các đơn vị lực
lượng vũ trang,… Tiêu biểu là cuốn sách “Kế toán Nhà nước và các tổ chức phi lợi
nhuận” (Accounting for Governmental and Nonpofit Entities), xuất bản lần đầu năm
1998 của các tác giả Earl R.Wilson, Leo E.Hay và Susan C.Kattelus.
Tại Việt Nam, đã có nhiều bài luận, báo cáo, luận văn thạc sỹ và các công trình
nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp nói chung và các Ban quản lý
dự án đầu tư xây dựng nói riêng, như:
Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc
Sở Xây dựng Thành phố Đà Nẵng” của tác giả Đặng Thị Thảo Nguyên (2015), Trường
Đại học Đà Nẵng. Căn cứ cơ sở lý luận tổng quan về tổ chức kế toán tại các đơn vị sự
nghiệp, tác giả đã nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn
vị sự nghiệp thuộc Sở Xây dựng Thành phố Đà Nẵng. Từ đó đưa ra một số giải pháp
để hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị đó.
Cùng nghiên cứu về hoạt động kế toán trong lĩnh vực xây dựng là bài luận văn
“Tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Ban QLDA Cầu Rồng” của tác
giả Nguyễn Thị Minh Phương (2011), Trường Đại học Đà Nẵng. Bài luận văn đã khái
quát được những ưu, nhược điểm của tổ chức công tác kế toán mà đơn vị đang thực
hiện, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán đầu tư xây
dựng cơ bản tại Ban QLDA Cầu Rồng.
Những đề tài nghiên cứu trên đã có những đóng góp to lớn vào việc hoàn thiện
tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập và có ý nghĩa tham khảo quan trọng
cho các luận văn, công trình nghiên cứu khác. Tuy nhiên, Ban QLDA đầu tư xây dựng
là đơn vị có tính đặc thù riêng biệt so với các đơn vị sự nghiệp công lập khác và hiện
nay chưa có công trình nghiên cứu cụ thể nào về tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư
xây dựng huyện Thường Tín. Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín” vẫn có chỗ đứng riêng, kế
thừa nhưng không trùng lặp.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn góp phần hệ thống hóa một số cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại đơn

vị sự nghiệp công lập. Qua đó nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế
toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín. Từ đó, chỉ ra những ưu điểm,
2


những hạn chế cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó trong tổ chức kế toán
tại đơn vị. Trên cơ sở những phân tích, đánh giá đó, đề xuất một số giải pháp nhằm
hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường
Tín.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
 Đối tượng nghiên cứu là tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng
huyện Thường Tín.
 Phạm vi nghiên cứu:
- Về mặt không gian: đề tài được tiến hành nghiên cứu tại Ban QLDA đầu tư
xây dựng huyện Thường Tín.
- Về mặt thời gian: Các tài liệu và số liệu kế toán của Ban QLDA đầu tư xây
dựng huyện Thường Tín được lấy từ năm 2016-2018.
- Về nội dung nghiên cứu: đề tài nghiên cứu các văn bản quy định của Nhà
nước, các văn bản liên quan đến ngành, liên quan đến chế độ kế toán các đơn vị sự
nghiệp công lập, của Ban QLDA đầu tư xây dựng. Trên cơ sở đó tập trung nghiên cứu
thực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập số liệu: thu thập các thông tin về các nội dung liên quan
đến tổ chức kế toán, các số liệu kế toán thực tế của Ban QLDA huyện Thường Tín qua
các năm.
- Phương pháp quan sát thực tế: tác giả thực hiện phương pháp này tại đơn vị,
quan sát môi trường làm việc, quan sát việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong đơn
vị, cụ thể là bộ phận Tài chính- kế toán của Ban QLDA huyện Thường Tín.
- Phương pháp xử lý, phân tích và tổng hợp số liệu: Dựa trên các thông tin và số
liệu thu thập được về tổ chức kế toán tại Ban QLDA huyện Thường Tín, tiến hành tổng

hợp, phân tích, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống để đưa vào nội dung của bài
luận văn, làm cơ sở để đánh giá thực trạng hoạt động của đơn vị. Từ đó đưa ra các giải
pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị.

3


6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa về mặt lý luận: Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức kế
toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập và tại các Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng.
- Ý nghĩa về mặt thực tiễn: Từ những phân tích, đánh giá về thực trạng tổ chức
kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín từ đó đề xuất một số giải
pháp để hoàn thiện tổ chức kế toán và nâng cao hiệu quả làm việc tại đơn vị.
7. Kết cấu luận văn
Bài luận văn gồm 3 chương như sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
- Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện
Thường Tín
- Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Ban QLDA
đầu tư xây dựng huyện Thường Tín

4


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.1. Những vấn đề chung về tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.1. Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập
Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà
nước, tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị – xã hội thành lập để cung cấp dịch vụ

công, phục vụ cho việc quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như giáo dục, đào tạo,
y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động – thương
binh và xã hội, thông tin truyền thông và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp
luật quy định. Những đơn vị thuộc sở hữu nhà nước, được nhà nước cấp kinh phí
khi mới thành lập, lãnh đạo của các đơn vị này do cơ quan chức năng của nhà nước
bổ nhiệm hoặc bãi miễn.
Theo điều 9, Luật Viên chức (2010), đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ
quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành
lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ
quản lý nhà nước.
Đơn vị sự nghiệp công lập gồm:
- Đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện
nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lập
được giao quyền tự chủ);
- Đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện
nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lập
chưa được giao quyền tự chủ).
Đơn vị sự nghiệp có các đặc trưng: Hoạt động phi lợi nhuận; phục vụ lợi ích
chung của xã hội; hoạt động theo chương trình phát triển kinh tế xã hội; thực thi chính
sách xã hội của Nhà nước.
Các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ đông đảo về số lượng. Mà còn đa
dạng về loại hình, lĩnh vực hoạt động. Do vậy, việc phân loại đơn vị sự nghiệp công
lập rất phức tạp tùy theo tiêu chí phân loại.
5


Theo tiêu chí mức độ tự chủ tài chính, đơn vị sự nghiệp công lập chia làm 4 loại sau:
- Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư;
- Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên;
- Đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên;

- Đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên.
Xét dưới góc độ vị trí pháp lý, đơn vị sự nghiệp công lập có thể chia thành 5
loại sau:
- Đơn vị thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ;
- Đơn vị thuộc Tổng cục, Cục;
- Đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Đơn vị thuộc cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Trong đó, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ bao gồm:Các
đơn vị sự nghiệp công lập được quy định tại nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn. Và cơ cấu tổ chức của từng Bộ, cơ quan ngang Bộ (các đơn vị nghiên cứu
chiến lược, chính sách về ngành, lĩnh vực; báo; tạp chí. Trung tâm thông tin hoặc tin
học. Trường hoặc trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; học
viện). Và các đơn vị sự nghiệp công lập trong danh sách ban hành kèm theo quyết định
của Thủ tướng Chính phủ.
1.1.2. Vai trò của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập
Theo khoản 8, điều 3, Luật kế toán số 88/2015/QH13 do Quốc hội ban hành
ngày 20/11/2015: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp
thông tin kinh tế, tài chính dứơi hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.
Kế toán là khâu quan trọng trong công tác quản lý kinh tế tài chính của một đơn
vị. Việc tính đúng, tính đủ các yếu tố đầu vào và tổ chức tốt công tác thu thập, xử lý,
phân tích và cung cấp thông tin để phục vụ yêu cầu quản lý có ý nghĩa to lớn trong
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị nói chung và đơn vị sự nghiệp công
lập nói riêng.

6


Kế toán trong đơn vị SNCL vừa có tính chất quản lý vừa có tính chuyên môn
học thuật của đơn vị nhằm hỗ trợ cho nhu cầu thông tin, lập kế hoạch và đưa ra quyết

định của các cấp quản lý đơn vị. Kế toán là phương tiện phản ánh thường xuyên, kịp
thời, đầy đủ về tình hình hoạt động và kết quả các hoạt động của đơn vị, tuy nhiên vai
trò quan trọng này của kế toán chỉ được phát huy khi công tác kế toán tại các đơn vị
SNCL được tổ chức một cách khoa học, hợp lý.
Tổ chức kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để
phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực
hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông
tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. Tổ chức kế toán là sự thiết lập
mỗi quan hệ qua lại giữa phương pháp kế toán, đối tượng kế toán và người làm kế toán
biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của từng đơn vị cụ thể.
Tổ chức kế toán trong đơn vị SNCL là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các
yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán để phát huy tối đa vai trò của kế toán
trong công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Chính vì vậy, việc tổ
chức kế toán khoa học và hợp lý tại các đơn vị SNCL giứp cho việc tổ chức thu nhận,
cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ về tình hình tài chính, biến động của tài sản, tình
hình thu, chi, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác
kế toán trùng lặp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản,
nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, hoàn thành tốt
các chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị.
1.1.3. Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.3.1. Yêu cầu tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
Để quản lý tài chính tại các đơn vị nói chung và đơn vị SNCL nói riêng thì công
tác kế toán đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng. Công tác kế toán sẽ không
chỉ là việc ghi chép, phản ảnh đơn thuần mà còn là hệ thống thông tin kinh tế - tài
chính cung cấp chính xác, trung thực, kịp thời phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, ra quyết định
quản lý và điều hành hoạt động tài chính của đơn vị. Thông tin do kế toán cung cấp là
cơ sở cho việc lập dự toán thu chi, theo dõi tình hình chấp hành dự toán và là căn cứ
đánh giá kết quả thực hiện dự toán. Như vậy để đạt được yêu cầu tên, mỗi đơn vị
SNCL phải tổ chức hạch toán kế toán một cách khoa học.
7

Hiện nay, trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, việc sử dụng
thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý trong các đơn vị SNCL là đòi hỏi tất
yếu. Chính vì vậy, một yêu cầu đặt ra đối với tổ chức kế toán là phải không ngừng đổi
mới và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của bản thân đơn vị, của Nhà nước
cũng như phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế.
1.1.3.2. Nguyên tắc tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
Tổ chức kế toán tại các đơn vị SNCL phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
-

Nguyên tắc chuẩn mực
Đối với hoạt động quản lý nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng để tính

toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của Nhà nước,
điều hành nền kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức kế toán phải theo đúng
những quy định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán theo
Luật Kế toán và Chuẩn mực kế toán.
Tổ chức kế toán phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài
khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính đã được quy định trong Luật, Nghị định,
Thông tư hướng dẫn để vận dụng phù hợp với chính sách và chế độ quản lý Nhà nước
trong từng thời kỳ. Có như vậy việc tổ chức kế toán mới không vi phạm những nguyên
tắc, chế độ quy định chung của Nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, góp phần
tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra,
kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động tại các đơn vị SNCL.
-

Nguyên tắc thống nhất
Kế toán là một bộ phận trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm

tra về hoạt động tài chính của các đơn vị hạch toán. Vì vậy về nguyên tắc, tổ chức
hạch toán kế toán trong các đơn vị SNCL phải đảm bảo tính thống nhất quản lý nói
chung. Nguyên tắc thống nhất ở đây bao gồm thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán
với đơn vị quản lý còn được hiểu là thống nhất về không gian quản lý và tổ chứuc
hạch toán theo yêu cầu quản lý, thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ
chức hoạt động và tổ chức quản lý, bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và
không được tách rời hoạt động kinh tế. Trên cơ sở đó, mọi quyết định liên quan đến tài
8


chính trong đơn vị SNCL phải có thông tin kế toán và các chỉ tiêu hạch toán phải phù
hợp với chỉ tiêu quản lý và hướng tới chỉ tiêu quản lý.
Trong các đơn vị SNCL, bên cạnh bộ phận kế toán còn có nhiều bộ phận quản
lý khác. Các bộ phận này phải có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lý
của đơn vị. Với tư cách là một bộ phận của hệ thống quản lý, tổ chức kế toán phải luôn
đảm bảo mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau để cung cấp thông tin nội bộ kịp
thời, thống nhất quản lý, đối chiếu số liệu, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế
hoạch.
-

Nguyên tắc phù hợp
Mỗi đơn vị SNCL có đặc điểm và điều kiện hoạt động khác nhau, vì vậy không

thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các đơn vị SNCL. Do đó, để tổ
chức tốt công tác kế toán, mỗi đơn vị SNCL phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính
chất hoạt động, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của đơn vị mình.
Bên cạnh đó, người trực tiếp thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị SNCL là
cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý đơn vị. Vì vậy để tổ chức công tác
kế toán tốt tại các đơn vị SNCL đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán

đối với công tác quản lý tài chính thì việc tổ chức kế toán phải phù hợp với yêu cầu và
trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
-

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức

kế toán nói riêng. Thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chứuc kế toán khoa
học, hợp lý, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng
công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán đo lường chính xác nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
Những nguyên tắc này phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ
chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung của công tác kế toán tại các đơn vị SNCL.
1.1.3.3. Nhiệm vụ tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
Xuất phát từ vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin
và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị HCSN, tổ chức kế toán tại các đơn vị SNCL
phải đảm bảo các nhiệm vụ sau:
9


-

Tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và

góp phần vào việc quản lý và sử dụng kinh phí có hiệu quả.
-

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành và quy

định của các văn bản pháp luật khác. Thông qua việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh trên chứng từ kế toán, giúp cho các đơn vị tăng cường công tác quản lý các
nguồn thu, các khoản chi nhằm đem lại hiệu quả sử dụng các nguồn lực tại đơn vị.
-

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý

góp phần phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình tài
sản, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác
từ đó góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi đúng nội dung và mục đích.
-

Tổ chức hệ thống sổ kế toán trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ đã được ghi

nhận ban đầu trên hệ thống chứng từ kế toán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho
các nhà quản lý trong nội bộ đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan một cách nhanh
chóng, kịp thời.
-

Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và các cơ quan

quản lý có khả năng cung cấp rõ ràng và đầy đủ về tình hình tài chính của đơn vị. Trên
cơ sơ đó các đơn vị có thể tiến hành đánh giá, phân tích hiệu quả hoạt động trong kỳ
và lập kế hoạch hoạt động cho các kỳ tiếp theo.
1.2. Nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
1.2.1.1. Hình thức bộ máy kế toán
Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việc
thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị. Trưởng phòng kế toán phải căn cứ vào qui mô, đặc
điểm hoạt động của đơn vị và khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có để
lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của đơn vị. Tùy đặc

điểm tổ chức, qui mô và địa bàn hoạt động của đơn vị, khối lượng tính chất và mức độ
phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, mỗi đơn vị SNCL có thể chọn một trong ba hình
thức tổ chức công tác kế toán sau:

10


Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện
toàn bộ công việc kế toán của đơn vị. Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ,…không có tổ
chức kế toán riêng, chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra
hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch
toán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế
toán. Phòng kế toán của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận
chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị
Kế toán trưởng (hoặc phụ
trách tài chính kế toán)

Kế toán:
- Thanh toán
- Vật tư
- Tài sản

Kế toán:
- Vốn bằng tiền
- Nguồn kinh
phí
- Các khoản thu

Kế toán:

- Chi HĐ.
- Chi dự án.
- Chi SXKD.

Kế
toán tổng
hợp và
kiểm tra

Nhân viên hạch toán ban đầu,
báo sổ từ đơn vị trực thuộc
Sơ đồ 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

- Ưu điểm: tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, thuận tiện
cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới
hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị.
- Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi
hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản
lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc.
Mô hình tổ chức kế toán tập trung phù hợp với các đơn vị có qui mô vừa và
nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung.
11


Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo hình thức này, ở đơn vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc,
các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng (viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm, cơ
quan hành chính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ…).
Tổ chức kế toán ở các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ
thuộc chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả

phần kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, định kỳ phải lập các báo cáo tài chính gửi về
phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hành
công việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở bộ phận
phụ thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của bộ phận phụ thuộc gửi lên và
tổng hợp số liệu của đơn vị, bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để
lập báo cáo kế toán toàn đơn vị.
Kế toán trung tâm
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Bộ phận tài
chính

Kế toán hoạt động
thực hiện ở cấp
trên

Bộ phận tổng hợp
kết toán cho đơn vị
trực thuộc

Bộ phận kiểm tra
kế toán

Các đơn vị trực thuộc
Kế toán trưởng

Kế toán
phần hành…

Kế toán
phần hành…

Kế toán
phần hành…

Sơ đồ 1.2. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán

12


Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với
hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ,.. ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc,
cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận
phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị,
-

Nhược điểm: không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp
vụ, biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác
kế toán tập trung.
-

Mô hình tổ chức kế toán phân tán phù hợp với các đơn vị có qui mô lớn, địa
bàn hoạt động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Đây là mô hình kết hợp đặc điểm của 2 hình thức trên. Theo mô hình này đơn
vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm. Nhưng những người quản lý ở các đơn vị
trực thuộc thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc mang
tính chất kế toán. Ví dụ: hạch toán chi phí tiền lương, chi phí quản lý,… phát sinh tại
đơn vị trực thuộc. mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình

độ hạch toán kinh tế của đơn vị.
Kế toán đơn vị cấp trên
Kế toán trưởng

Kế toán các
hoạt động tại
cấp trên

Bộ phận tổng
hợp báo cáo
từ đơn vị trực
thuộc.

Kế toán các
đơn vị trực
thuộc hạch
toán tập trung

Bộ phận
kiểm tra kế
toán

Đơn vị kinh tế
trực thuộc

Phụ trách kế
toán đơn vị
cấp dưới.

Phụ trách

kế toán
đơn vị cấp
dưới.

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán
13


Theo mô hình này, đơn vị tổ chức phòng kế toán tập trung, ngoài ra ở các
đơn vị trực thuộc lớn, xa văn phòng có tổ chức các phòng bộ phận kế toán của đơn
vị trực thuộc.
Phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc có thể được cơ cấu thành các bộ phận phù
hợp để thực hiện việc ghi chép kế toán, hoàn chỉnh các hoạt động của đơn vị theo phân
cấp quản lý của phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm thực hiện tổng hợp
tài liệu từ các phòng (các bộ phận) kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên tiến hành kế toán
các hoạt động chung của toàn đơn vị, sau đó tổng hợp lập báo cáo cung cấp thông tin
về toàn bộ hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị.
Mô hình này phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt đọng
trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính,
trình độ quản lý khác nhau.
1.2.1.2.

Phân công công việc trong bộ máy kế toán

Sau khi xác định, lựa chọn được mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên,
các đơn vị sự nghiệp có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó
kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí
nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công cán bộ kế
toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử
lý thông tin diễn ra nhanh chóng đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng

với khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán. Người thực hiện công việc
kế toán mỗi phần hành được phân công thường có tính độc lập tương đối với các phần
hành kế toán khác.
Các phần hành kế toán chủ yếu trong đơn vị sự nghiệp gồm:
-

Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến

động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý
tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại kho bạc nhà nước. Cụ thể hàng ngày, kế toán viên có
nhiệm vụ cập nhật các chứng từ liên quan đến giao dịch thu chi quỹ tiền mặt, thanh
toán với ngân hàng, ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các loại tiền. Định kỳ
hàng tuần, hàng tháng, kế toán viên có nhiệm vụ lập báo cáo về tình hình lưu chuyển
14


tiền và các báo cáo nội bộ khác. Trên cơ sở theo dõi phần hành kế toán vốn bằng tiền,
kế toán viên giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị.
-

Kế toán vật tư, tài sản: có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và

tình hình biến động vật tư, sản phẩm tại đơn vị; phản ánh số lượng, nguyên giá, giá
trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động TSCĐ; công tác đầu tư
XDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị. nhiệm vụ cụ thể của các kế toán viên là theo
dõi tình hình sử dụng các loại vật liệu, CCDC, TSCĐ ở các bộ phận trong đơn vị,
tính khấu hao TSCĐ, tính giá trị vật liệu xuất kho cũng như phân bổ CCDC sử
dụng trong kỳ, tổ chức ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ, vật tư
luân chuyển, tồn kho. Định kỳ các kế toán viên có trách nhiệm thống kê, lập báo
cáo về tình hình tang giảm vật tư, TSCĐ.

-

Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình

thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phản ánh
các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải nộp ngân sách
và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp. kế toán tiến hành ghi chép tổng hợp và
chi tiết các khoản công nợ, định kỳ lập các báo cáo nội bộ về các khoản công nợ.
-

Kế toán nguồn kinh phí: có nhiệm vụ giao dịch với kho bạc cấp kinh phí và

thực hiện các thủ tục tiếp nhận, sử dụng kinh phí thông qua hệ thống mục lục ngân
sách chi tiết tới mục và tiểu mục.
-

Kế toán các khoản thu: có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu

phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD dịch vụ và các khoản thu khác phát
sinh tại đơn vị.
-

Kế toán các khoản chi: có nhiệm vụ phản ánh các khoản chi cho hoạt động,

chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và thanh quyết toán các
khoản chi đó; phản ánh chi phí hoạt động SXKD dịch vụ và chi phí các hoạt động khác
để xác định kết quả hoạt động SXKD.
-

Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các phần hành kế toán chi

tiết. đây là công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn chỉnh, thống
nhất của hệ thống số liệu kế toán. Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo
cáo tài chính.

15


Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, khoa học là yếu tố quyết định hoàn toàn tới
chất lượng công tác hạch toán kế toán của một đon vị. Do đó, ngoài việc đảm bảo
các nguyên tắc trong tổ chức kế toán thì việc nắm rõ năng lực của từng nhân viên
kế toán là điều hết sức quan trọng. trên cơ sở đó, bộ máy kế toán được xây dựng
phải đáp ứng yêu cầu gọn nhẹ, hợp lý, có hiệu quả, phân công công việc đúng
chuyên môn, năng lực.
1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán là một tập hợp các minh chứng bằng văn bản chứng
minh các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện. Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn
vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký
chứng từ theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành
ngày 10/10/2017, hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Tổ chức chứng từ kế toán được xác định là khâu công việc quan trọng đối với
toàn bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp nguyên liệu đầu vào – các thông tin ban đầu
về các đối tượng kế toán. Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là việc tổ
chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại
chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin,
kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Xét theo mục
đích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ
thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trình tự xác định nhằm các mục
đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán.
Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị là Ban QLDA phải thực hiện theo

đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị
định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước,
các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong
chế độ này.
Ban QLDA có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ
quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng mẫu chứng
từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được
Bộ Tài chính chấp thuận.
16


Trình tự luân chuyên của chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
bao gồm:
- Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán
Danh mục chứng từ kế toán được thiết kế phải đạt được các yêu cầu tính pháp
lý, đầy đủ và hợp lý khi được vận dụng trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, các
đơn vị sự nghiệp công nghiệp thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán tài
chính. Bên cạnh đó, căn cứ vào nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ đơn vị có thể
xác định một số loại chứng từ cần thiết cho công tác kế toán quản trị. Với những
chứng từ kế toán này, đơn vị phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi
chép trên cơ sở đảm bảo sự thống nhất trong kỳ hạch toán.
- Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán
Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng
từ của đơn vị và các phương diện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh vào chứng từ. Các chứng từ sử dụng có thể tuân thủ thống nhất, không được sửa
đổi nếu thuộc loại chứng từ bắt buộc hoặc tự bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi
hình thực mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nếu
thuộc loại chứng từ hướng dẫn, chứng từ phục vụ quản trị nội bộ. tùy theo điều kiện
của từng đơn vị, chứng từ có thể lập thủ công, bằng tay hoặc bằng máy. Tuy nhiên

trong thời đại công nghệ thông tin phát triển và các phương tiện máy móc hiện đại, các
đơn vị sự nghiệp có thể thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn để phản ánh nghiệp vụ kịp
thời và tiện cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Đây là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên chứng
từ kế toán. Các yếu tố đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ cần được chú ý
xem xét như các yếu tố bắt buộc của chứng từ, tính chính xác, hợp lý của số liệu trên
chứng từ, chữ ký của những người có liên quan…Trường hợp thông qua kiểm tra nếu
phát hiện sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổ
sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán.
- Thứ tư, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán

17