LV Thạc sỹ_Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong CTCP trên địa bàn Hà nội

1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của Đề tài
Ngày 7 tháng 11 năm 2006 đã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh hưởng
sâu sắc đến toàn bộ đời sống kinh tế - chính trị của đất nước, đó là việc Việt Nam
chính thức trở thành thành viên thứ 120 của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO).
Việc gia nhập WTO sẽ mở ra những cơ hội lớn đồng thời cũng đem lại những thách
thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp đều phải
có chiến lược phát triển hợp lý, có các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra. Để đạt được thành công trên thương trường trong bối
cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi công tác quản lý, quản trị
doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra - kiểm soát nói riêng cần phải được
hết sức coi trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và các
công ty cổ phần (CTCP) nói riêng - mô hình doanh nghiệp phổ biến nhất trong nền
kinh tế hội nhập.
Cổ phần hoá là tạo ra loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong đó có
đông đảo người lao động và các nhà đầu tư ngoài xã hội tham gia nhằm tạo động lực
cho sự phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
CTCP là hình thức doanh nghiệp mà chủ sở hữu thực sự của công ty là các
cổ đông và số lượng cổ đông tham giá góp vốn vào công ty là không hạn chế. Trong
CTCP, HĐQT do đại hội cổ đông bầu ra, chính là những người đại diện cho chủ sở
hữu tại công ty thực hiện công tác quản trị công ty; còn Ban (tổng) giám đốc và kế
toán trưởng chính là những người trực tiếp thực hiện công tác quản lý và điều hành
công ty. Do đặc thù của CTCP là luôn có sự tách biệt giữa công tác quản trị và công
tác điều hành; tách biệt giữa việc sở hữu công ty và việc vận hành công ty nên công
ty rất cần một hệ thống kiểm soát được xây dựng và tuân thủ một cách chặt chẽ,
thống nhất từ trên xuống dưới để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả hoạt động.
Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay tại Việt Nam là phương

2

pháp quản lý của nhiều CTCP chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát trong
công ty còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm chỉnh. Có những công
ty chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác điều hành và công tác kiểm soát
nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện được hoặc việc thực hiện chỉ
mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những công ty thì việc kiểm tra, giám sát bị
xem nhẹ, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng
như đạo đức và tính chủ quan của các cá nhân. Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu
kém như vậy sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong công ty.
Là một sinh viên Chuyên ngành kế toán - kiểm toán, tôi đặc biệt quan tâm
đến các vấn đề về xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Thực
tế khảo sát một số CTCP trên địa bàn Thành phố Hà Nội tôi đã có cơ hội tìm hiểu
sâu thêm về thực trạng hệ thống KSNB hiện nay tại các công ty này, bên cạnh
những mặt được, còn một số mặt hạn chế mà theo tôi cần phải cải thiện để có thể
đảm bảo được tính bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động của CTCP.
Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong
CTCP trên địa bàn Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ để
có cơ hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp nhằm
hoàn thiện hơn hệ thống KSNB trong các CTCP. Kết cấu luận văn gồm 3 phần
lớn:
Chương 1. Lý luận chung về hệ thống KSNB trong CTCP;
Chương 2. Thực trạng hệ thống KSNB trong CTCP;
Chương 3. Một số giải pháp và đề xuất hoàn thiện hệ thống KSNB trong
CTCP .
2. Nội dung nghiên cứu của Đề tài:
- Khái quát hoá những vấn đề cơ bản về hệ thống KSNB
- Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các CTCP trên địa bàn Thành phố
Hà Nội thông qua kết quả khảo sát tại một số CTCP trên địa bàn Thành phố.

- Đưa ra một số giải pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại
các CTCP.


3

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB tại doanh nghiệp hoạt động
theo mô hình CTCP.
Về phạm vi nghiên cứu
Với số lượng CTCP ngày càng gia tăng như hiện nay, tác giả tiến hành
nghiên cứu trực tiếp tại hai CTCP bao gồm CTCP Xà phòng Hà nội (HASO) đại
diện cho doanh nghiệp Nhà nước chuyển sang CTCP, là doanh nghiệp sản xuất và
CTCP Đầu tư tài chính Bất động sản TÔGI (TOGI) đại diện cho doanh nghiệp tư
nhân cổ phần hóa và có quy mô vốn tương đối lớn. Bên cạnh đó, tác giả đã tiến
hành gửi phiếu điều tra tới 50 CTCP có quy mô vừa và lớn trên địa bàn Thành phố
Hà nội và nhận được 15 phiếu trả lời, đạt 30%. Mẫu phiếu điều tra và tóm lược kết
quả điều tra được trình ở phụ lục 01, qua đó rút ra những vấn đề còn tồn tại và đề
xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của các CTCP.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp: phương pháp nghiên cứu tài liệu;
phương pháp điều tra, chọn mẫu; phương pháp so sánh; phương pháp phân tích,
đánh giá; phương pháp quy nạp; phương pháp phỏng vấn, đặt câu hỏi ... để thực
hiện công việc nghiên cứu.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
Luận văn thực hiện công việc tổng kết và hệ thống hoá cơ sở lý luận về hệ
thống KSNB trong mô hình CTCP;
Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống KSNB áp dụng cho các CTCP, luận văn đề

xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB, tăng cường công tác
quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các CTCP trong giai đoạn hiện
nay.


4

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý
Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có định
hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các
nguồn lực đã xác định để đạt mục tiêu đã đề ra. Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ
máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ
chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý
chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong đơn vị. Đối tượng quản lý có
nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề
phức tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau một quá trình
quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong
một thời gian nhất định.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và khâu
tổ chức thực hiện những hướng đã định. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm soát luôn
được đề cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý. Để đạt được kế hoạch đã
đề ra, khâu tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong toàn bộ quá trình quản
lý. Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm: từ việc áp dụng những chủ trương, trình tự đã
được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả những nguồn lực đã có. Trong khâu này
người quản lý phải vận dụng các kỹ năng điều hành của mình để quản lý, chỉ đạo
phối hợp các bộ phận. Kết quả hoàn thành được báo cáo và so sánh với các mục tiêu
đã đặt ra trong kế hoạch. Từ kết quả này, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và

điều hành các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt
nhất.
Ở khâu định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu đồng thời
kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu đó, xây dựng các chương trình,
kế hoạch… Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm soát thì có thể đưa ra
các quyết định cụ thể để thực hiện


5

Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn lực
theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả của
các quá trình để điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt kết
quả tối ưu.
Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng
các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3 bước
khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với một chuẩn
mực nào đó và có hành động để chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không
phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn
tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Theo định nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu
của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản
lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên, chức
năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý,
vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng như những điều kiện
kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể.
Một cách tổng quát, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực tiếp và
kiểm soát tổng quát.
Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng
trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm soát

trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm
soát bảo vệ.
Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân
viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Đây là biện pháp tương đối
hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót. Một hệ thống kiểm soát
hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát được giảm nhẹ một cách
đáng kể.
Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay
những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại,
tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thông tin được xử lý


6

bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chức năng xử
lý bằng điện toán.
Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an
toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm nhằm vào mục đích này
bao gồm:
Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định trách
nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp
của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của đơn vị khi chưa được
phép của người quản lý. Chẳng hạn: Ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát việc
ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các
tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính.
Hai là: Hệ thống an toàn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động,
báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin…
Bà là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều
công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức độ cao thì kiểm

soát tổng quát thuộc chức năng của phòng điện toán. Muốn đánh giá kiểm soát
trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về máy tính.
Như vậy, qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát trong quản lý có thể thấy kiểm
soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý ở đó có
kiểm soát. Xã hội càng phát triển cao thì vai trò của quản lý càng lớn, nội dung quản
lý càng phức tạp, do đó công tác quản lý càng đòi hỏi những công việc hết sức phức
tạp đòi hỏi người quản lý không chỉ có đủ kiến thức, kỹ năng bản lĩnh mà phải năng
động, nhạy bén, am hiểu tình hình thực tế để có những quyết định phù hợp lên đối
tượng quản lý nhằm mục tiêu đã đề ra.
1.1.2. Khái niệm Hệ thống KSNB
Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính
sách và thủ tục nhằm bốn (4) mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ
tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu


7

quả của các hoạt động”.
Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên
cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp
ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị.
 Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình và
các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… của
doanh nghiệp.
 Bảo đảm độ tin cậy của thông tin
Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin

cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về thực
trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt
động kinh tế tài chính.
 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết
định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp được tuân thủ đúng mức.


Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp – nguyên nhân gây ra sự lãng phí trong hoạt
động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động
trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống KSNB doanh
nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)
Theo Viện kế toán viên công chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB được định nghĩa
như sau:


8

“KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối
hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra
độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động
và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”.
Theo quan niêm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về phục vụ
các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế.

Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB
là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra,
kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung
thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống
KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Trong đó:
Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn
vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính.
Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt
động của thành viên HĐQT, ban giám đốc đối với hệ thống KSNB trong đơn vị.
Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập
và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB được mô tả theo con mắt của các
kiểm toán viên độc lập bên ngoài doanh nghiệp và nó cũng hướng đến phục vụ các
mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị.
Tóm lại, “Hệ thống KSNB là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh
nghiệp được cụ thể bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm
giảm thiểu những rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được mục tiêu của
mình”
Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong chức
năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như hành


9

chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối hợp
đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức.
KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát

quản lý.
KSNB về kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban
giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống cung
cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài
chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thông tin.
Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của
thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra các biện pháp bảo vệ tài sản
và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó.
KSNB về quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban
giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:
- Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục
pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ.
- Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng các
nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
- Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình,
triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạt động
chương trình mong muốn. Đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn,
hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắn rằng
nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện để đạt
được mục tiêu đó; thông qua kết quả công việc đến từng bộ phận trong tổ chức; Hệ
thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ và xúc tiến
việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức. Để đạt được các mục tiêu tổ chức,
KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chức của đơn vị: một số công ty có thể
tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán hàng và dịch vụ; còn một số công ty khác
thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo từng sản phẩm hoặc
theo từng vùng.


10

Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt động kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc vào
loại hình hoạt động. Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên kiểm
soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Với hoạt
động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về xã hội,
về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính tuân thủ và hiệu
năng của quản lý. Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại kiểm soát các hoạt động
nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật…
Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ
cho nhau. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác
của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý. Kiểm soát quản lý gắn liền với trách
nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm
soát kế toán.
1.1.3. Vai trò chủ yếu của Hệ thống KSNB
Những định nghĩa nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp cho cho
chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong công ty. Một hệ
thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi ích:
- Giúp Ban lãnh đạo công ty giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất
là về con người và tài sản;
- Giúp Ban lãnh đạo công ty giảm tải trọng những công việc, sự vụ hàng
ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược;
- Giúp Ban lãnh đạo công ty chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điều hành,
cụ thể:
+ Công ty được quản lý một cách khoa học, chứ không phải thuần tuý bằng
cảm tính (kinh nghiệm và trực giác);
+ Công ty được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần tuý
dựa vào lòng tin.
Thông thường, khi công ty càng phát triển thì hệ thống KSNB càng có điều
kiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho công ty cũng trở nên to lớn hơn. Đối
với những CTCP, đặc biệt là CTCP đại chúng, nơi có sự tách biệt lớn giữa quản trị

11

và điều hành, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng
cao hiệu quả hoạt động, qua đó tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với công ty. Do
vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát đang là vấn đề cần được quan
tâm hàng đầu của nhiều công ty, đặc biệt là các CTCP.
Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi các công ty cần tuân
thủ một số nguyên tắc chung:
- Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và
phân công trách nhiệm rõ ràng;
- Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn
bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
- Các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa những nhân viên khác
nhau;
- Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
- Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB;
- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
- Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
- Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
- Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB.
Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch,
quan điểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong công ty để đảm
bảo cho công ty đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra.
1.2. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các
CTCP cần xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống
KSNB. Việc xây dựng và củng cố này cần bao quát được bốn yếu tố chính: Môi trường
kiểm soát; hệ thống kế toán; các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ.

1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn
vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các


12

loại hình KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan
điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý CTCP. Trên
thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một
tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại CTCP đó. Nếu các nhà quản lý
cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với
mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng
đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề
ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý
thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả
bởi các thành viên trong CTCP.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt
động CTCP của nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính
sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong CTCP. Bởi
vì chính sách nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn
các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại CTCP.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong CTCP sẽ góp phần tạo ra môi
trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ
trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó
cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ CTCP.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận
và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của CTCP.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn
bộ hoạt động và các lĩnh vực của CTCP sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống.
Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; đảm bảo sự độc lập tương đối
giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực


13

hiện công việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà
quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
CTCP, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ
phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép
sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả
cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự
Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và
họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp
thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của CTCP. Nếu nhân viên có năng
lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm
bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Ngược lại, mặc dù CTCP có thiết kế và vận
hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém
năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống
KSNB không thể phát huy hiệu quả.
Tóm lại, với những lý do trên, các nhà quản lý CTCP cần có những chính

sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật
nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực
chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.
Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất tiêu thụ, thu
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch
tài chính bao gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và
sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trong trong quá trình
kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm


14

túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế
hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Ban kiểm soát (BKS)
BKS bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của CTCP như
thành viên của hội đồng quản trị (HĐQT) nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ
quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. BKS thường có nhiệm
vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty;
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính;
- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểm toán
viên bên ngoài.
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản

lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản
lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm các
nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh
hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước ...
1.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của CTCP bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng
tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai
trò quan trọng trong công tác KSNB của doanh nghiệp.
Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập,
phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả
mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu


15

hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Mục tiêu tính có thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ pháp lý
để tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại. Căn cứ đó là những
chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước.
- Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn trước
khi thực hiện. Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong đơn vị
nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản đơn vị.
- Mục tiêu tính đầy đủ: Các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ,
không được loại bỏ, dấu bớt, để ngoài sổ sách.
- Mục tiêu sự đánh giá: Các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không
để xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán.
- Mục tiêu sự phận loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn
theo cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách có
liên quan.

- Mục tiêu về tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng
lúc đảm bảo sự chính xác của báo cáo tài chính
- Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế phải
ghi đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài
chính của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhà
quản trị để ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Nó là một hệ thống con của hệ
thống thông tin có vai trò trung tâm và ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các hệ thống
con khác. Vì vậy, có thể khẳng định hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng
trong hệ thống KSNB.
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát
Nhà quản lý của CTCP thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và
phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện các mục tiêu cụ thể của công ty.
Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau ở
nghiệp vụ khác nhau, những đơn vị khác nhau. Nguyên tắc cơ bản để xây dựng các


16

thủ tục kiểm soát là:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể
cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm
rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường
dễ phát hiện bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào thực hiện
toàn bộ các khâu của một công việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tác này yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số
công việc như sau:
-

Cách ly bảo quản tài sản với kế toán: Việc làm này nhằm tránh rủi ro xảy ra

là nhân viên kiêm cả hai chức năng này sẽ bán tài sản và sửa lại sổ sách làm lợi cá
nhân.
-

Tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ sách

-

Tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt và ghi sổ

-

Tách biệt giữa chức năng kế toán và tài chính

-

Tách biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết

định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ
quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân
chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh
nghiệp. Cá nhân hoặc nhóm người được ủy quyền phê chuẩn phải có vị trí tương
xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế
phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loai: phê

chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách
chung về những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ.


17

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.
1.2.4. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến
hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ
đơn vị.
- Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ
Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc
lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ
chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội
bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách
hiệu quả.
- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm toán nội bộ một hoạt động
đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh
nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả
của hệ thống kế toán và KSNB”. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ
thống KSNB của CTCP, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh
giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của CTCP, bao gồm cả tính hiệu quả của
việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB.
Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có được những
thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong CTCP, chất lượng của hoạt
động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích
hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:
- Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để

không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời được giao một quyền hạn
tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận
hoạt động được kiểm tra.
- Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có
năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.


18

1.3. NHỮNG HẠN CHẾ CỐ HỮU CỦA HỆ THỐNG KSNB
Một hệ thống KSNB hoàn hảo ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra là
điều phi thực tế. Thực tế cho thấy ta chỉ có thể tổ chức một hệ thống KSNB sao cho
đảm bảo hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi. Điều này xuất phát từ những
nguyên nhân sau:
- Chi phí hợp lý: Đa số những nhà quản lý sẽ không muốn thực hiện thủ tục
kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích nó mang lại. Vì vậy họ có khuynh hướng triển
khai một hệ thống kiểm soát cung cấp sự đảm bảo hợp lý hơn là sự đảm bảo tuyệt đối.
- Sự giới hạn cố hữu: Cho dù hệ thống do con người thiết kế ra là lý tưởng nó
vẫn phụ thuộc vào khả năng và tính độc lập của người sử dụng nó. Cụ thể nêu ra
những giới hạn sau:
+ Sự thông đồng: Vì những chính sách, thủ tục nâng cao hiệu quả KSNB dựa
trên sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm nên kiểm soát sẽ bị phá vỡ nếu xảy
ra sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau.
+ Lạm dụng quyền quản lý: Hệ thống KSNB do nhà quản lý thiết lập và điều
hành nên nó chỉ có tác dụng kiểm soát ở cấp thấp thường không có hiệu quả ở cấp
cao nếu nhà quản lý có ý định gian lận.
+ Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều tập trung vào những sai phạm dự kiến
nên khó phát hiện những sai phạm đột xuất, bất thường.
+ Sai phạm có thể xảy ra nếu nhân viên thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm
trong xét đoán hoặc hiểu sai các chỉ thị của cấp trên.

+ Các thủ tục, chính sách kiểm soát có thể bị lỗi thời trong điều kiện thực tế
đã thay đổi.
Trên cơ sở nắm bắt được đặc điểm và nguyên nhân của từng hạn chế, nhà
quản lý có thể có biện pháp thích hợp để kiểm soát hạn chế này ở mức độ tối thiểu
nhằm phát huy tối đa tác dụng của hệ thống KSNB trong tổ chức.


19

1.4. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ YÊU CẦU, MỤC
TIÊU CỦA HỆ THỐNG KSNB TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
1.4.1. Đặc điểm chung về CTCP
1.4.1.1. Khái niệm về CTCP
Theo điều 77 Luật Doanh nghiệp 2005 của Quốc hội nước cộng hoà xã hội
chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005, CTCP được định nghĩa
như sau:
CTCP là doanh nghiệp, trong đó:
 Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
 Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và
không hạn chế số lượng tối đa;
Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh
nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
 Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người
khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của Luật
này.
CTCP có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh.
CTCP có quyền phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn.
Bộ máy tổ chức quản lý CTCP bao gồm:
Đại hội đồng cổ đông

Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất
của Công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định,
trong đó có việc thông qua các báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách tài chính
cho năm tiếp theo. Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu ra HĐQT và BKS của Công ty.
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn
đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm
quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm bổ nhiệm và giám sát Giám


20

đốc và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp và
điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định.
Ban kiểm soát
Là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra. BKS có nhiệm vụ kiểm
tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính
của Công ty. BKS hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc.
Ban Giám đốc
Ban Giám đốc của công ty gồm có Giám đốc, các Phó Giám đốc điều hành.
Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm
trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các Phó Giám
đốc là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần
việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ
quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của
Công ty.
1.4.1.2. Đặc trưng và tính ưu việt của CTCP :
Khả năng hoạt động của CTCP rất rộng, trong hầu hết lĩnh vực, ngành nghề.
Mỗi cổ đông của CTCP tuỳ theo khả năng có thể góp một hoặc nhiều cổ phần.
Điều này tạo ra khả năng huy động nguồn vốn nhanh, với khối lượng lớn trong xã

hội thông qua phát hành cổ phiếu.Đây là đặc điểm riêng có của CTCP.
Vốn cổ phần được tự do chuyển nhượng, thừa kế, chuyển đổi theo quy định
của pháp luật và điều lệ của công ty.Vì vậy phạm vi đối tượng được tham gia CTCP
là rất rộng, ngay cả cán bộ công chức cũng có quyền mua cổ phiếu của CTCP.
Chế độ trách nhiệm của CTCP là chế độ trách nhiệm hữu hạn, các cổ đông
chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi
vốn góp nên mức độ rủi ro của các cổ đông không cao.
Vì vậy mà CTCP có những ưu điểm nổi trội sau:
CTCP có khả năng huy động vốn nhanh chóng, kịp thời với quy mô lớn đáp
ứng cho nhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh.
Người mua cổ phần không có quyền rút vốn ở công ty mà chỉ chuyển


21

nhượng cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, do vậy số vốn được bảo toàn, CTCP
sẽ đảm bảo được tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vốn đầu tư có thể được chuyển dịch giữa các nhà đầu tư trong và ngoài
doanh nghiệp, tính chất xã hội hoá vốn hoạt động kinh doanh rất cao, tạo ra khả
năng sử dụng vốn linh hoạt, có hiệu quả.
Bên cạnh đó CTCP có quan hệ trực tiếp tới sự phát triển tín dụng, ngân
hàng. Sự phát triển CTCP là biểu hiện của sự phát triển đầy đủ của chế độ tín dụng,
có nghĩa là tiền vốn của các nhà đầu tư được lưu thông liên tục trong mạng lưới nền
kinh tế,ví như huyết quản của một cơ thể sống .
Phương thức quản lý CTCP tạo ra sự ràng buộc và giám sát lẫn nhau giữa
đại hội đồng cổ đông, HĐQT, BKS và ban giám đốc điều hành.Đây là phương thức
quản lý chặt chẽ.
CTCP được phát hành cổ phiếu, trái phiếu và thường là do nhiều cá nhân, tổ
chức nắm giữ. Mặt khác, các cổ phiếu có thể chuyển nhượng, người đầu tư có thể
mua cổ phiếu của nhiều công ty khác nhau, nhiều lĩnh vực khác nhau do vậy sự rủi

ro được phân tán, giảm bớt tổn thất cho nhà đầu tư . CTCP với cơ chế phân tán rủi
ro trong kinh doanh sẽ hạn chế một cách hiệu quả những tác động tiêu cực về kinh
tế - xã hội khi công ty rơi vào tình trạng phá sản.
Tuy nhiên, CTCP vẫn còn những mặt trái của nó, thể hiện trên các điểm:
Việc thành lập CTCP phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị ràng
buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt là về chế độ quản lý, chế độ
tài chính kế toán. Sau khi đã được thành lập thì việc hoạt động của CTCP để đảm
bảo phát triển và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật cũng là một bài toán khó.
Mặc dù các cổ đông đều có quyền và nghĩa vụ đối với hoạt động của công
ty, nhưng các cổ đông lớn vẫn có điều kiện để thao túng hoạt động cũng như chiến
lược phát triển của công ty. Mức độ can thiệp vào hoạt động kinh doanh tuỳ thuộc
vào số cổ phiếu mà cổ đông nắm giữ, do đó người nắm giữ nhiều cổ phiếu sẽ có
quyền quyết định.
Việc quản lý điều hành CTCP rất phức tạp do số lượng cổ đông rất lớn, có


22

thể dẫn đến tình trạng các nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích.
Để hạn chế được những khiếm khuyết trên cũng như phát huy được ưu thế
của CTCP thì cơ cấu tổ chức của công ty phải thực sự chặt chẽ và đủ mạnh.Một
trong những yếu tố cơ bản xác định cơ cấu công ty đã đủ mạnh và hiệu quả hay
chưa chính là Hệ thống KSNB của công ty.
1.4.2. Mục tiêu, yêu cầu của hệ thống KSNB trong CTCP
KSNB là một chức năng thường xuyên trong công ty và trên cơ sở xác định
rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm
thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của công ty:
- Mục tiêu thứ nhất là bảo vệ tài sản của công ty
Khối lượng tài sản CTCP rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ đông – là
tài sản chung. Tuy vậy các cổ đông lại không trực tiếp quản lý tài sản và nắm rõ

được đặc điểm tài sản của công ty. Do đó bảo vệ tài sản của công ty là một việc làm
tất yếu.
- Mục tiêu thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
Một đặc trưng nổi bật của CTCP đó là sự tách biệt rõ ràng giữa quyền sở
hữu, quyền quản lý và quyền kiểm soát. Các chủ sở hữu công ty chỉ nắm được tình
hình của công ty gián tiếp thông qua các báo cáo sản xuất kinh doanh và báo cáo
quản trị. Mặt khác, số lượng cổ đông nhỏ lẻ là rất lớn, danh tính lại thay đổi thường
xuyên do đặc điểm dễ chuyển giao quyền sở hữu. Do vậy CTCP phải công bố công
khai, minh bạch và trung thực kết quả hoạt động của công ty cho các cổ đông bên
ngoài, phục vụ cho họ trong việc ra các quyết định kịp thời. Thông tin cung cấp
phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt
động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế,
tài chính. Đây là một mục tiêu vô cùng quan trọng, có tính chất sống còn đối với
CTCP trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay.
- Mục tiêu thứ ba là tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách, chế độ,
thể lệ, quy tắc của công ty
Một trong những lý do để tồn tại Hệ thống KSNB trong công ty là nhằm đảm


23

bảo công ty hoạt động đúng quy định của pháp luật, cũng như phát triển theo đúng
hướng công ty đã đề ra trong Điều lệ, quy định của công ty. Cụ thể hệ thống KSNB
cần:
 Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt
động của công ty;
 Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của công ty;
 Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo
cáo tài chính trung thực và khách quan.

- Mục tiêu thứ tư là đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
CTCP có khả năng huy động vốn với quy mô lớn trong thời gian ngắn, số
lượng người sở hữu trong công ty là không giới hạn và luôn luôn biến động. Khác
với các doanh nghiệp khác ví dụ như đối với doanh nghiệp Nhà nước việc lãi lỗ của
doanh nghiệp hoàn toàn do Nhà nước chịu nhưng trong CTCP việc lãi lỗ ảnh hưởng
đến quyền lợi của từng cá nhân, từng cổ đông, có tầm ảnh hưởng rộng khắp thậm
chí toàn xã hội. Do đó yêu cầu kiểm soát rất cao; các quá trình kiểm soát trong công
ty phải được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây
ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của công ty.
Điều này được thể hiện ở chỗ: ngoài nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các hoạt động của
công ty, hệ thống KSNB cần chỉ ra được những mặt còn tồn tại của công ty và đưa
ra được các giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả.
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.


24

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
2.1. ĐẶC ĐIỂM VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ
NỘI.
Hà Nội là trung tâm của vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc đồng thời là trung
tâm kinh tế lớn thứ hai cả nước (chỉ sau TP Hồ Chí Minh). Với những lợi thế về
nhiều mặt, như kết cấu hạ tầng tương đối tốt, tập trung nguồn nhân lực với chất
lượng tương đối cao, thu hút được nguồn lực đầu tư cả trong và ngoài nước lớn
v.v... nên trong những năm qua Hà Nội đã đạt được thành tựu quan trọng trên nhiều
lĩnh vực kinh tế- xã hội. Trong giai đoạn 2002- 2007, tốc độ tăng trưởng GDP của
Hà Nội đạt trung bình 10,12%/năm. Hà Nội là một trong những địa phương đóng
góp lớn vào sự tăng trưởng chung của cả nước: “với 3,7% dân số và 0,3% diện tích

đất liền so với cả nước, năm 2007, Hà Nội đã đóng góp trên 8% GDP, trên 10% giá
trị sản xuất công nghiệp, trên 8% kim ngạch xuất khẩu, khoảng 13,8% tổng thu
NSNN” [5]. Để đạt những thành tựu nêu trên không thể không kể đến sự đóng góp
lớn của các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Thành phố, trong đó có số lượng
không nhỏ CTCP. Qua số liệu điều tra doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà nội,
cho thấy cùng với sự phát triển kinh tế xã hội của thủ đô, số lượng các CTCP đã gia
tăng nhanh chóng: nếu như năm 2005 con số này mới chỉ dừng lại ở 4718 công ty
thì đến năm 2007 đã là 9067 công ty (tăng gần gấp đôi so với năm 2005). Điều đó
cho thấy loại hình CTCP đang ngày càng phát triển trên địa bàn Hà nội.
Hiện nay, các công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội đang phát triển
hết sức mạnh mẽ, tập trung vào một số ngành như: thương mại chiếm khoảng 37%
có tỷ trọng lớn nhất; kế đó là ngành xây dựng (chiếm khoảng 18%); công nghiệp
( chiếm 11%); vận tải (chiếm 7%); ngành nông lâm thủy sản không đáng kể chỉ
(chiếm gần 1%); các ngành kinh tế khác như đầu tư tài chính, ngân hàng, bảo hiểm
…(chiếm 26%). Cơ cấu các công ty cổ phần phân chia theo ngành cụ thể như sau:


25

Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phố Hà nội
Những con số trên đây đã phần nào phản ánh được sự phát triển đa dạng của
các công ty cổ phần, phù hợp và mang tính đại diện cho xu thế phát triển kinh tế xã
hội của Thủ đô.
Mặc dù đang phát triển ngày càng nhanh về số lượng tuy nhiên, trên thực tế
hầu hết các công ty cổ phần trên địa bàn Hà Nội là các công ty có quy mô vừa và
nhỏ, vốn điều lệ của các công ty này đa phần từ 50 tỷ đồng trở xuống, chiếm tới hơn
96%, các công ty có vốn từ 50 đến 200 tỷ đồng chiếm gần 3%, còn các công ty có
quy mô vốn lớn hơn 200 tỷ đồng chỉ chiếm gần 1%

Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phố Hà nội