Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần ALP Logistics

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết
quả trong luận văn là hoàn toàn trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của
đơn vị thực tập.
Sinh viên

1


LỜI CẢM ƠN
Đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ
phần ALP Logistics” là đề tài mà tôi lựa chọn để nghiên cứu và làm luận văn tốt
nghiệp sau gần 4 năm học tập tại trường Đại học Thương Mại, khoa Kinh tế và kinh
doanh quốc tế.
Để hoàn thành luận văn này, đầu tiên tôi xin có lời cảm ơn chân thành nhất tới cô
Mai Thanh Huyền, bộ môn Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, giảng viên khoa
Kinh tế và Kinh doanh quốc tế. Cảm ơn cô đã luôn luôn tận tình chỉ bảo và hướng dẫn
em hoàn thiện bài luận văn này từ những con chữ đầu tiên trong đề cương cho đến khi
hoàn thiện bài luận văn này. Ngoài ra, tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô
khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế đã đóng góp những ý kiến vô cùng quý báu trong
suốt thời gian tôi học tập và làm khóa luận.
Tôi cũng xin cảm ơn cô Trần Thu Hương và thầy Phạm Văn Kiệm, bộ môn
Logistics Kinh doanh- trường Đại học thương mại đã tạo cơ hội cho tôi được làm quen
với công việc tại công ty cổ phần ALP Logistics. Và không thể thiếu lời cảm ơn tới tất
cả anh/chị/bạn trong tập thể công ty cổ phần ALP Logistics, đặc biệt là các anh chị
trong phòng Dịch vụ hải quan đã tạo điều kiện trong thời gian tôi thực tập tại đây, đã
cho tôi những kinh nghiệm quý báu để trải nghiệm công việc và không ngại ngần chia
sẻ những kiến thức liên quan đến chuyên ngành tôi đang học tập.
Sau cùng, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới bố mẹ, những người thân yêu, bạn bè
thân thiết đã động viên, giúp đỡ để tôi hoàn thành bài luận văn này!
Xin chân thành cảm ơn!

2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii
MỤC LỤC................................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ...........................................................................vi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT......................................................................................vi
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU...................................1
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu................................................................1
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu............................................................................2
1.3. Mục đích nghiên cứu...........................................................................................3
1.4. Đối tượng nghiên cứu..........................................................................................4
1.5. Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................4
1.6. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................4
1.6.1. Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp........................................4
1.6.2. Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp..........................................5
1.7. Kết cấu của khóa luận.........................................................................................5
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN.................................................................................................6
2.1. Khái quát về giao nhận và dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển....6
2.1.1. Khái niệm người giao nhận, quyền hạn và trách nhiệm của người giao
nhận

.......................................................................................................................... 6

2.1.2. Khái niệm về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển..........................8
2.1.3. Đặc điểm, vai trò của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.............9

2.1.4. Các cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao hàng xuất khẩu tại cảng biển.................10
2.1.5.Chứng từ sử dụng trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.........12
2.2. Nội dung quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển...........................16
2.2.1. Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ cần thiết và phương tiện vận tải.....................16
2.2.2. Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ.............................................................................16
2.2.3. Thông quan hàng xuất khẩu...........................................................................18
2.2.4. Giao hàng cho người chuyên chở....................................................................19

3


2.2.5. Tập hợp bộ chứng từ bàn giao và quyết toán với khách hàng........................19
2.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. .20
2.3.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp.................................................................20
2.3.2. Các yếu tố bên ngoài........................................................................................21
2.4. Phân định nội dung nghiên cứu.........................................................................23
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ALP LOGISTICS.....24
3.1. Giới thiệu về công ty cổ phần ALP Logistics...................................................24
3.1.1. Thông tin chung, quá trình hình thành và phát triển..................................24
3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh.......................................................................................26
3.1.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................27
3.1.4. Nguồn lực của công ty.....................................................................................29
3.2. Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần ALP Logistics...........30
3.2.1. Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty....................................30
3.2.2. Hoạt động thương mại quốc tế của công ty...................................................31
3.3. Phân tích thực trạng hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
công ty CP ALP Logistics..........................................................................................36
3.3.1. Khái quát thực trạng kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường
biển của công ty CP ALP Logistics...........................................................................36

3.3.2. Phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ
phần ALP Logistics....................................................................................................37
3.4. Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
công ty CP ALP Logistics..........................................................................................48
3.4.2. Tồn tại và nguyên nhân..................................................................................50
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY
TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ALP LOGISTICS...........................................................................................53
4.1. Định hướng phát triển của vấn đề nghiên cứu................................................53
4.1.1. Triển vọng của ngành vận chuyển xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại
Việt Nam và cơ hội, thách thức cho công ty.............................................................53
4.1.2.Mục tiêu phát triển của công ty và định hướng phát triển trong tương lai......54

4


4.2. Các đề xuất với việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường
biển tại công ty CP ALP Logistics.............................................................................55
4.2.1. Hoàn thiện hoạt động chuẩn bị hàng hóa, chứng từ.....................................55
4.2.2. Hoàn thiện quá trình booking và làm việc với hãng tàu..............................55
4.2.3. Hoàn thiện thủ tục thông quan hàng xuất khẩu...........................................56
4.2.4.Hoàn thiện hoạt động giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế........57
4.2.5. Hoàn thiện hoạt động lập/bàn giao chứng từ vận tải và quyết toán............57
4.3. Một số kiến nghị................................................................................................58
4.3.1. Kiến nghị về phía nhà nước............................................................................58
4.3.2. Kiến nghị về phía doanh nghiệp.....................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO

5

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần ALP Logistics Việt Nam...............27
Bảng 3.1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ALP Logistics từ năm 20162018............................................................................................................................. 31
Bảng 3.2. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh theo cơ cấu dịch vụ của công ty CP ALP
Logistics từ năm 2016- 2018.......................................................................................32
Bảng 3.3. Bảng kết quả doanh thu theo cơ cấu mặt hàng của công ty từ năm 2016 đến
2018............................................................................................................................. 33
Bảng 3.4 : Bảng kết quả doanh thu theo cơ cấu thị trường của công ty CP ALP
Logistics từ 2016-2018................................................................................................35
Bảng 3.5. Doanh thu của công ty theo phương thức vận chuyển.................................36
Bảng 3.6. Cơ cấu tờ khai xuất khẩu tại công ty cổ phần ALP Logistics từ năm 2016
đến năm 2018............................................................................................................... 42

6


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
A/N
B/L
CC
C/O
CS
CPTPP

Tên tiếng Anh
Arrival Notice
Bill of Lading
Custormer Clearance

Certificate of Origin
Custormer Service
Comprehensive

Tên tiếng Việt
Giấy báo hàng đến
Vận đơn
Thủ tục hải quan
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Dịch vụ khách hàng
and

Progressive Agreement for
Trans-Pacific Partnership

DNCX
EU
EVFTA

free trade agreement
Full container Load

FDI
FTA
JSC

Foreign Direct Investment
Free trade agreement
Joint Stock Company

LCL

Less than container Load

VLA

Vietnam

bộ xuyên Thái Bình Dương
Doanh nghiệp chế xuất
Liên minh châu Âu
Hiệp định thương mại tự do Việt Nam

European Union
European Union-Vietnam

FCL

Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến

– EU
Phương pháp gửi hàng chẵn bằng
container
Đầu tư trực tiếp nước ngoài
Hiệp định thương mại tự do
Công ty cổ phần
Phương pháp gửi hàng lẻ bằng

container
Logistics Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ

Association

logistics Việt Nam
Xuất khẩu/Nhập khẩu

XK/NK

7


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Việt Nam là một đất nước có vị trí thuận lợi trong mạng lưới giao nhận hàng hóa
quốc tế, nằm trong khu vực có mạng lưới vận chuyển hàng hóa bằng đường biển năng
động bậc nhất thế giới với 3260 km đường bờ biển với 39 cảng biển. Với tiềm năng
phát triển kinh tế như hiện nay, trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập một cách
sâu rộng hơn với nền kinh tế thế giới, khi lượng hàng hóa trao đổi giữa Việt Nam và
thế giới ngày càng phát triển dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu cũng không ngừng tăng. Dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng chứng minh vai trò
quan trọng của mình đối với hoạt động trao đổi hàng hóa quốc tế của Việt Nam
Theo xếp hạng của Ngân hàng Thế giới, Việt Nam hiện đứng thứ 64/160 nước về
mức độ phát triển logistics, với tốc độ phát triển hàng năm đạt từ 16 – 20%, đây là một
trong những ngành dịch vụ tăng trưởng nhanh và ổn định nhất của Việt Nam trong thời
gian qua. Tuy nhiên các doanh nghiệp logistics trong nước mới chỉ đáp ứng được 25%
nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất khẩu. Trong bối cảnh Việt Nam mở rộng quan hệ
ngoại thương với các nước trên thế giới, với 14 hiệp định thương mại đã và đang kí
kết... lượng hàng xuất khẩu của Việt Nam đi các nước trên thế giới ngày càng tăng,
trong đó lượng hàng hóa xuất khẩu qua đường biển chiếm tới 80% thì hoạt động giao
hàng bằng đường biển của các công ty logistics ngày càng được quan tâm và chú

trọng. Bên cạnh những thuận lợi và cơ hội thì có rất nhiều các vấn đề được đặt ra đối
với các công ty logistics vừa và nhỏ của Việt Nam như tài chính, cơ sở hạ tầng, kinh
nghiệm và sự chuyên nghiệp...
Khi tham gia thực tập tại công ty cổ phần ALP Logistics, trong quá trình làm việc
và tiếp xúc với quy trình giao hàng xuất khẩu, em nhận thấy, hiện nay công ty đang
trên đà phát triển và nhận được rất nhiều những đặt hàng từ phía khách hàng với nhu
cầu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Là một công ty có 8 năm hoạt động trong
lĩnh vực này, công ty đã hình thành một quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường
biển tương đối hoàn thiện, tuy nhiên trong quy trình đó không thể tránh khỏi những
tồn tại và thiếu sót do sự vận động phát triển của nền kinh tế và những tác nhân ảnh
hưởng đến nó là không ngừng thay đổi. Để hiểu rõ hơn về hoạt động giao hàng xuất
khẩu và tìm ra các biện pháp phát triển hơn nữa hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng

1


đường biển của các công ty vừa và nhỏ như công ty cổ phần ALP tại Việt Nam, nhận
thấy sự cần thiết phải hoàn thiện và phát triển hơn nữa của quy trình giao hàng xuất
khẩu tại công ty, em đã lựa chọn công ty ALP Logistics là nơi để thực hiện đề tài:
“Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần ALP
Logistics”.
Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích để thực hiện đề tài, mặc dù đã
có rất nhiều nỗ lực và cố gắng song không thể tránh khỏi những thiếu sót do sự hạn
chế về kiến thức cũng như nguồn thông tin, em xin nhận được mọi sự nhận xét và
đóng góp để đề tài luận văn này được hoàn thiện hơn.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Nghề giao nhận trên thế giới đã ra đời cách đây khoảng 500 năm. Năm 1552,
hãng VANSAI đã ra đời ở BADILAY, Thuỵ Sĩ làm công việc giao nhận và kiêm cả
việc vận tải hàng hoá. Cùng với sự phát triển của buôn bán quốc tế, phân công lao
động quốc tế với mức độ và qui mô chuyên môn hoá ngày càng cao, giao nhận cũng

dần dần được chuyên môn hóa, do các tổ chức, các ngiệp đoàn giao nhận chuyên
nghiệp tiến hành và giao nhận đã chính thức trở thành một Nghề. Kể từ đó trở đi đã có
rất nhiều các đề tài nghiên cứu liên quan đến quá trình, nghiệp vụ, quy trình giao nhận
phục vụ cho việc tìm hiểu và phát triển dịch vụ này. Các đề tài nghiên cứu và các loại
sách liên quan có thể kể đến như:
- Trên thế giới, các cuốn sách về giao nhận có thể kể đến như: Công ty giao
nhận vận tải biển, nhà xuất khẩu và pháp luật (The Ocean Freight Forwarder, the
Exporter, and the Law, Gerald H. Ullman, 1967), Goods in Transit and Freight
Forwarding (Paul Bugden, Simone Lamont-Black, 1999); Kế hoạch vận chuyển hoạt
động của các công ty giao nhận hàng hóa hiện đại (Operational Transportation
Planning of Modern Freight Forwarding Companies, XinWang- NXB SpringerGabler,
2014); Các vấn đề hiện tại trong giao nhận hàng hóa: Luật và Logistics (Current
problems in freight forwarding: Law and Logistics, Rhidian Thomas, Simon LamontBlack, 2017)…
- Trong nước, có thể kể đến các đề tài, sách báo có liên quan như Nghiệp vụ
giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương (Phan Mạnh Hiền, 2012, NXB Lao
động- Xã hội), Vận tải quốc tế- Bảo hiểm vận tải quốc tế (Triệu Hồng Cẩm, NXB Văn
hóa Sài Gòn, 2006)...

2


- Trong phạm vi trường Đại học Thương mại, cụ thể là khoa Kinh tế và Kinh
doanh quốc tế một số đề tài gần gũi đã được các anh chị khóa trước thực hiện trong
luận văn, luận án tiến sĩ một cách công phu, tỷ mỷ, là nguồn tài liệu vô cùng quý giá
như: Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng Container vận tải đường biển tại
công ty TNHH MC Global Việt Nam (Phạm Thị Thanh, Khoa Thương mại quốc tế,
2013); Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH
Yusen Logistics Việt Nam (Ngô Thu Hương, Khoa Thương mại quốc tế, 2016, Luận
văn tốt nghiệp); Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
TNHH vận tải và dịch vụ hàng hải Đông Dương (Nguyễn Thị Phương, 2017, Luận văn

tốt nghiệp); Phát triển dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
TNHH Thương mại và dịch vụ vận tải Asean (Lưu Thị Mai,2017, Luận văn tốt nghiệp)
…
Nhìn chung, dịch vụ giao nhận nói chung và quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu bằng đường biển nói riêng đã trở thành vấn đề được rất nhiều các nhà nghiên cứu
và tác giả quan tâm tìm hiểu bởi sự cần thiết và quan trọng của nó đối với ngành kinh
tế và sự phát triển của nó hiện nay đối với việc xuất khẩu hàng hóa của nó tại các quốc
gia. Tất cả các tác giả đã đều dựa trên kiến thức chung về giao nhận và dựa trên những
quan điểm cá nhân của mình để hoàn thành những đề tài, cuốn sách với một góc cạnh
riêng. Tại đề tài nghiên cứu này, trên cơ sở kế thừa những công trình nghiên cứu đã có
từ trước của các tác giả đi trước, bài nghiên cứu đã hệ thống hóa những cơ sở lý luận
nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty cụ thể, điểm mới trong
đánh giá thực trạng hoạt động của công ty những năm gần đây nhất và sự nghiên cứu
chuyên sâu hơn về quy trình xuất khẩu bằng đường biển để từ đó chỉ ra những tồn tại,
hạn chế và kiến nghị giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại công ty cổ phần ALP
Logistics.
1.3. Mục đích nghiên cứu
Đề tài dựa trên những cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa xuất khẩu để từ đó
làm rõ những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
công ty ALP Logistics. Dựa trên những số liệu và thực tế quá trình làm hàng của công
ty để hiểu rõ về thực trạng quy trình hiện nay của công ty, từ đó có thể phần nào hình
dung ra được hiện nay, tại Việt Nam các công ty giao nhận đang hoạt động như thế

3


nào, có những điều kiện thuân lợi hay khó khăn gì, để qua đó rút ra được những bài
học kinh nghiệm, đóng góp những đề xuất, giải pháp từ cái nhìn cá nhân đối với việc
hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần ALP Logistics, cũng như
hướng tới những giải pháp chung về phía nhà nước để ngày càng phát triển hoạt động

của các công ty giao nhận, góp phần làm thuận lợi dòng hàng hóa xuất khẩu lưu thông
nhanh chóng hơn trong điều kiện nền hội nhập của nền kinh tế Việt Nam.
1.4. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu cụ thể tại đề tài này là quy trình giao hàng xuất khẩu bằng
đường biển tại công ty cổ phần ALP Logistics.
1.5. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về không gian: Phạm vi nghiên cứu của đề tài tại công ty cổ phần
ALP Logistics và nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu tại các cảng biển.
- Phạm vi về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu và tập trung nghiên cứu quy trình
giao hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần ALP Logistics vào khoảng thời gian 3 năm gần
đây nhất: 2016; 2017; 2018 đến nay. Các giải pháp hoàn thiện dự kiến đến năm 2025.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
1.6.1. Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp
- Nguồn dữ liệu
+ Các tờ báo, tạp chí uy tín
+ Các sách giáo trình của các trường đại học kinh tế về các chủ đề giao nhận
hàng hóa quốc tế
+ Tài liệu trên Internet. Các bảng chỉ mục và catalogues gần đây đã xuất hiện
trực tuyến có đường link trực tiếp đến các file dữ liệu có thể tải về được, thường ở
dạng bảng biểu.
+ Giảng viên hướng dẫn có thể cung cấp nhiều kiến thức về những loại dữ liệu
hiện có.
+ Báo cáo tài chính của công ty và các nguồn thông tin thể hiện bằng văn bản lưu
hành nội bộ
- Cách xử lý: Từ những nguồn thông tin thu thập được, cần thu thập và sắp xếp
một cách logic chắc chắn rằng chúng sẽ đáp ứng nhu cầu phục vụ bài nghiên cứu, cần
sử dụng một cách hợp lý và logic.

4

1.6.2. Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp
- Phương pháp quan sát: Dựa trên sự quan sát của bản thân về quy trình tại
phòng làm việc của công ty, qua những trải nghiệm thực tập tại cảng Hải Phòng để
hoàn thiện các phần về quy trình thực tế giao hàng xuất khẩu của doanh nghiệp
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Thông qua phỏng vấn các anh chị trực tiếp
training để hiểu rõ hơn về quy trình giao hàng xuất khẩu đồng thời biết được các khó
khăn, thách thức trong công việc, phỏng vấn ban giám đốc về những chiến lược hay
những dự định khắc phục, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ hiện tại của công ty.
1.7. Kết cấu của khóa luận
Đề tài bao gồm 4 chương cụ thể như sau:
- Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
- Chương 2: Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu
- Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường
biển tại công ty cổ phần ALP Logistics
- Chương 4: Định hướng hoàn thiện, phát triển và đề xuất với quy trình giao
hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần ALP Logistics

5


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.1. Khái quát về giao nhận và dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1. Khái niệm người giao nhận, quyền hạn và trách nhiệm của người
giao nhận
 Khái niệm người giao nhận:
Hiện nay khi toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, luồng hàng hóa trao đổi giữa các
quốc gia ngày một nhiều hơn, cùng với sự phát triển của nhiều hình thức vận tải mới
trong thế kỉ qua, việc dịch chuyển luồng hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác

phải trải qua nhiều phương thức vận chuyển khác nhau, với các thủ tục xuất nhập khẩu
phức tạp đòi hỏi phải có sự hiểu biết và chuyên nghiệp. Người giao nhận chính là người
thực hiện việc sắp xếp các phương thức vận tải và hoàn thành các thủ tục xuất nhập
khẩu nói trên để đảm bảo cho hàng hóa thuận lợi lưu thông từ quốc gia này qua quốc gia
khác và đến địa điểm đích cuối cùng. Hiện nay, chưa có một khái niệm về người giao
nhận thống nhất nào được Quốc tế công nhận. Tuy nhiên có thể hiểu rằng người giao
nhận (forwarder, freight forwarder…) là những người kinh doanh dịch vụ giao nhận
- Theo liên đoàn Quốc tế các hiệp hội giao nhận thì “Người giao nhận là người
lo toan để hàng hóa được chuyển chở theo hợp đồng ủy thác và lợi ích của người ủy
thác mà bản thân anh ta không phải là người vận tải. Người giao nhận cũng đảm bảo
thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho
trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”. Người giao nhận có thể là chủ hàng khi
chủ hàng tự đứng ra đảm bảo nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình, khi chủ
tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận, công ty xếp dỡ hay kho hàng,
người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kì người nào khác có đăng kí kinh doanh dịch
vụ giao nhận hàng hóa.
- Theo luật Thương mại Việt Nam năm 1997 điều 164 thì người làm dịch vụ
giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh dịch vụ
giao nhận hàng hóa
● Quyền, nghĩa vụ của người giao nhận:
Điều 167 Luật thương mại 1997 quy định, người giao nhận có những quyền và
nghĩa vụ sau đây:

6


- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông

báo ngay cho khách hàng.
-

Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của

khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng
không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
● Trách nhiệm của người giao nhận:
a. Khi là đại lý của chủ hàng
Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ
các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn
+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.
+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
+ Chở hàng đến sai nơi quy định
+ Giao hàng cho người không phải là người nhận
+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên.Tuy
nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi
lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác... nếu anh ta
chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn”
(Standard Trading Conditions) của mình.
b. Khi là người chuyên chở (principal)
- Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc
lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
- Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên
chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là

hành vi và thiếu sót của mình.

7


- Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các
phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá
cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
- Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp
anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình
(perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận
tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở
(người thầu chuyên chở - contracting carrier).
- Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói,
lưu kho, bốc xếp hay phân phối ..... thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người
chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình
hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm
như một người chuyên chở Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện
kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc
các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành.
- Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư
hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:
+ Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
+ Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp
+ Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
+ Do chiến tranh, đình công
+ Do các trường hợp bất khả kháng
Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ
khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do
lỗi của mình.

2.1.2. Khái niệm về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Trước kia, việc giao nhận có thể do người gửi hàng(nhà xuất khẩu) người nhận
hàng (nhà nhập khẩu) hay do người chuyên chở đảm nhiệm và tiến hành. Tuy nhiên,
cùng với sự phát triển của buôn bán quốc tế phân công lao động quốc tế với mức độ và
qui mô chuyên môn hoá ngày càng cao, giao nhận cũng dần dần được chuyên môn
hóa, do các tổ chức, các ngiệp đoàn giao nhận chuyên nghiệp tiến hành và giao nhận
đã chính thức trở thành một Nghề.

8


- Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được
định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu
kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn
hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo
hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.
- Theo Điều 136 luật thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi
thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ
chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên
quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải
hoặc của người giao nhận khác.
- Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên
quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng
(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm
các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ
ba khác.
- Như vậy dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có thể được hiểu là
dịch vụ giao nhận đối với các loại hàng hóa xuất khẩu sử dụng loại hình vận tải quốc
tế mà phương tiện vận tải di chuyển trên mặt biển nhằm chuyên chở hàng hóa từ quốc
gia này đến quốc gia khác.

2.1.3. Đặc điểm, vai trò của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
● Đặc điểm
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển cũng mang đặc điểm của các loại
hình dịch vụ nói chung, sản phẩm của dịch vụ giao hàng hóa bằng đường biển không
thể hiện dưới dạng hữu hình nên không có cách nào dùng đánh giá trực tiếp mà chỉ có
thể đánh giá gián tiếp, chất lượng sản phẩm được đánh giá cao hay thấp phụ thuộc vào
cảm nhận của khách hàng sử dụng dịch vụ. Đặc điểm của dịch vụ giao hàng xuất khẩu
bằng đường biển được thể hiện như sau:
- Dịch vụ giao hàng hóa không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho đối
tượng thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kĩ thuật làm thay
đổi các đối tượng đó. Nhưng giao nhận lại có tác động tích cực đến sự phát triển của
sản xuất và nâng cao đời sống con người.

9


- Hoạt động giao nhận hàng hóa mang tính thụ động do phụ thuộc vào nhu cầu
của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về pháp luật, tập
quán của nước người xuất khẩu…
- Hoạt động giao nhận hàng hóa mang tính thời vụ, phụ thuộc vào hoạt động
xuất nhập khẩu mà về cơ bản, hoạt động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ
- Hoạt động giao nhận hàng hóa phụ thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất và trình
độ của người giao nhận.
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế gắn liền với vận tải hàng hóa quốc tế. Đây
là hoạt động kinh tế của các tổ chức cá nhân nhằm vận chuyển hành khách, hàng hóa
từ quốc gia này sang quốc gia khác, điều đó có nghĩa là địa điểm giao hàng và địa
điểm nhận hàng nằm ở hai quốc gia khác nhau. Giữa vận tải quốc tế và dịch vụ giao
nhận hàng hóa quốc tế có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Ngành giao thông vận tải
quốc tế phát triển tạo thuận lợi cho các nhà giao nhận và thúc đẩy sự phát triển của
dịch vụ này. Ngược lại dịch vụ giao nhận hàng hóa càng phát triển cũng đòi hỏi vận tải

quốc tế cũng phải có sự phát triển theo để đáp ứng được nhu cầu của người giao nhận.
- Dịch vụ giao hàng hóa có địa bàn kinh doanh rộng lớn, và có tính linh hoạt
cao. Kinh doanh giao nhận hàng hóa quốc tế là tổng hợp của nhiều dịch vụ khác nhau
có liên quan đến quá trình vận tải do khoảng cách địa lý mà bên ủy thác muốn giao
nhận hàng hóa thường là các nước cách xa nhau.
● Vai trò của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:
- Tạo điều kiện cho hàng hoá được lưu thông nhanh chóng, đảm bảo vấn đề an
toàn và tiết kiệm mà không cần có sự hiện diện của bên xuất khẩu trong quá trình tác
ngiệp.
- Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh được tốc độ quay vòng của phương
tiện vận tải, tận dụng một cách tối đa cũng như có hiệu quả tải trọng và dung tích của
các phương tiện hay công cụ vận tải và các phương tiện hỗ trợ giao nhận khác.
- Giúp làm giảm giá thành cho hàng hoá xuất khẩu.
- Giảm bớt các loại chi phí không cần thiết cho khách hàng như lưu kho, bến
bãi, chi phí đào tạo nhân công.
2.1.4. Các cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao hàng xuất khẩu tại cảng biển
● Các cơ sở pháp lý

10


Việc giao nhận hàng hoá XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm
pháp luật quốc tế, Việt Nam..
a. Các Công ước quốc tế bao gồm:
- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế.
- Các công ước về vận tải:
+ Công ước Hague – công ước thống nhất các quy tắc chung về vận đơn đường biển
+ Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển - hay còn
gọi là Công ước Hamburg, được ký ngày 31/03/1978 tại Hamburg.
- Incoterm 2000 – bộ quy tắc quốc tế để giải thích những điều kiện thương mại

thông dụng nhất trong ngoại thương do Phòng Thương Mại Quốc Tế (ICC) ban hành,
trong đó làm rõ sự phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro trong quá trìnhchuyển hàng từ
người bán đến người mua, hiện nay Incoterm 2010 đã mở rộng cho cả thương mại nội địa.
- Các quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UCP 600 của Phòng
Thương Mại Quốc Tế Paris.
b. Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận
vận tải
- Bộ luật hàng hải 1990
- Luật thương mại 1997
- Quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải: quyết định số 2106 (23/8/1997)
liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hoá tại cảng biển Việt Nam...
- Nghị định 14/2011 về đại lý làm thủ tục hải quan, thông tư số 79/2009
- Quyết định số 103/2009/QĐ-TTg ngày 12/08/2009 của Thủ tướng Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quyết định 149/2005/QĐ-TTg về việc thực hiện
thí điểm thủ tục hải quan điện tử.
- Luật kinh doanh bảo hiểm
- Luật thuế…
● Nguyên tắc giao hàng xuất khẩu tại cảng biển
Theo thống kê, các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận
hàng hoá XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ
sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng

11


- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể
do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận
tải (tàu) (quy định mới từ 1991).
Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán

trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán
các chi phí có liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với
cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
-

Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng

bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng.
-

Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình

những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách
liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ.
Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan....
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
2.1.5. Chứng từ sử dụng trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Khi xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển, người giao nhận được uỷ thác của
người gửi hàng lo liệu cho hàng hoá từ khi thông quan cho đến khi hàng được xếp lên
tàu. Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể như sau:
● Chứng từ hải quan:
- 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ công thương hoặc bộ quản lý
chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao phải nộp.
- 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: Tờ khai hải quan là một văn bản
do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng
hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.
Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt nam quy định việc khai báo hải quan là

việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia. Mọi
hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan
hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành.

12


- 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương
như hợp đồng: Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự
có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển
vào quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên nhập
khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
- 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số
doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi
điểm làm thủ tục hải quan): Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận
đăng ký mã số doanh nghiệp
Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ số
do Bộ Công Thương cấp. Hiện giờ tất cả các doanh nghiệp hội đủ một số điều kiện (về
pháp lý, về vốn....) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp.
- 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất) (cargo
list): Bản kê chi tiết hàng hoá là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Nó tạo
điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá
đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau.
● Chứng từ với cảng và tàu
Ðược sự uỷ thác của chủ hàng, người giao nhận liên hệ với cảng và tàu để lo liệu
cho hàng hóa được xếp lên tâù. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:
- Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)
Biên lai thuyền phó là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho
người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng. Việc cấp biên lai
thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tàu, đã được xử lý một

cách thích hợp và cẩn thận. Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy
tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó.
- Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)
Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do người
chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu
hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.
Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động
nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận

13


hàng. Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng có
hợp đồng chuyên chở
-

Bản khai lược hàng hoá (Cargo Manifest)

Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác
nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên
Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngày sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi
đang chuẩn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho
tàu rời cảng.
Bản lược khai cung cấp số liệu thông kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và là
cơ sở để công ty vận tải (tàu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng
-

Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet)

+ Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng

hoá đã được giao nhận tại cầu
+ Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm
chịu trách nhiệm ghi chép
Công việc kiểm đếm tại tàu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một số
chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày....
Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu. Do
đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một
bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này.
-

Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)

Ðây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tàu. Nó có thể dùng các màu khác
nhau đánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡ hàng lên
xuống các cảng.
Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởng
cùng nhân viên điều độ sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lý
các khoang, hầm chứa hàng trên tàu cân bằng trong quá trình vận chuyển.
- Chỉ thị xếp hàng (shipping note): Ðây là chỉ thị của người gửi hàng cho công
ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về
hàng hoá được gửi đến cảng để xếp lên tàu và những chỉ dẫn cần thiết.
● Chứng từ khác

14


Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tàu, người giao
nhận được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về
hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán... Trong đó có thể đề cập đến
một số chứng từ chủ yếu sau:

-

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất
khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu
xác nhận.
Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà
nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi
thực hiện chế độ hạn ngạch. Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm
chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới
chất lượng hàng hoá.
-

Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơn thương
mại. Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi
trên hoá đơn.
-

Phiếu đóng gói (Packing list)

Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng.
Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá ví dụ như kiện hàng
được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói,
kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói... Phiếu đóng gói được đặt trong
bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn
bên ngoài bao bì.
-

Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)

Ðây là một chứng thư mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu nhằm
xác định số trọng lượng hàng hoá đã giao
Tuy nhiên để đảm bảo tính trung lập trong giao hàng, người nhập khẩu có thể yêu
cầu người xuất khẩu cấp giấy chứng nhận số/trọng lượng do người thứ ba thiết lập như
Công ty giám định, Hải quan hay người sản xuất.
-

Chứng từ bảo hiểm

15


Người giao nhận theo yêu cầu của người xuất khẩu có thể mua bảo hiểm cho
hàng hoá. Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn
vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm và là bằng chứng
của hợp đồng bảo hiểm
Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc
giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)
Chứng từ vận tải đường biển là tập hợp những chứng từ cần có để đảm bảo quá
trình xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như kiểm kê tại hải quan để đảm bảo quá trình vận
tải được thông quan nhanh nhất.
2.2. Nội dung quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1. Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ cần thiết và phương tiện vận tải
● Nắm bắt thông tin về hàng hóa: Khi người giao nhận liên hệ với khách hàng
lấy thông tin lô hàng:
- Thông tin về hàng hóa: Hàng hóa, ngành hàng, hàng đặc biệt/quá khổ, quá tải,
tần suất... Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng

loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh:
20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô:
20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”). Cũng như các quy định của
nước nhập khẩu về mặt hàng đó.
- Thông tin chi tiết về bao gói hàng hóa: Loại hình bao gói, loại container, trọng
lượng, kích thước…
- Thông tin về tuyến đường: Cảng bốc hàng, ETD/ETA…
- Lưu ý thông tin về hàng hóa càng chi tiết thì người giao nhận càng dễ dàng
sắp xếp, tổ chức và giám sát quá trình giao nhận hàng hóa…
- Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
 Chuẩn bị các chứng từ cần thiết với lô hàng xuất khẩu;
 Lên kế hoạch cho phương tiện vận tải thích hợp.
2.2.2. Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ
- Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ
liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch
trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.

16


- Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì
khách hàng sẽ gởi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking
request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận
hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng
hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất
khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu),
ngày tàu chạy…
- Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi
booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã
thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation hay còn gọi

là “Lệnh cấp container rỗng”. Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin
cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng
(port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge nếu có), bãi duyệt lệnh cấp
container rỗng, giờ cắt máng( closing time)… Sau khi có booking confirmation của
hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp
đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch
vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gửi lệnh
cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ
phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi
và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận
chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến
hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
- Lập booking profile: là bước do bộ phận kinh doanh thực hiện để theo dõi và
chuyển các chứng từ đến các bộ phận thực hiện tiếp theo. Booking profile là khái niệm
để sử dụng khi nhân viên kinh doanh của đơn vị giao nhận chịu trách nhiệm lập và
thực hiện, bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa trong đơn hàng và gửi những
chứng từ, giấy tờ có liên quan đến lô hàng cho bộ phận xử lý chứng từ và thực hiện
các tiến trình tiếp theo. Các thông tin cơ bản trên booking profile:
 Tên người xuất khẩu, người đại diện xuất khẩu, phương thức liên hệ.
 Tên hãng tàu, phương tiện vận tải

17


 Địa điểm nơi xếp hàng lên tàu (cảng đi), địa điểm dỡ hàng (cảng đến), thời
điểm phương tiện khởi hành (ETD), thời điểm dự kiến tại cảng đến (ETA)...
 Phương thức thanh toán
 Chi phí dịch vụ, chi phí hoa hồng, phát sinh…

18