Công tác tổ chức hội họp của văn phòng công ty điện lực hai bà trưng

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG
CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN NGỌC LINH

Sinh viên thực hiện

: VŨ THỊ GIANG

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp

: 1305QTVD008, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Công tác tổ chức hội
họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng”
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian
qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2017
Người thực hiện

Vũ Thị Giang


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
VP

Văn phòng

CB

Cán bộ

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

CNTT

Công nghệ thông tin

UBND

Ủy ban nhân dân

KH-TC

Kế hoạch - tài chính

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ................................................................
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lí do chọn đề tài ............................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2
3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................... 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 5
6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 5
7. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................... 6
8. Cấu trúc của đề tài ......................................................................................... 6
CHƯƠNG 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 8
1.1. Một số khái niệm....................................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm hội họp ............................................................................... 8
1.1.2. Tổ chức ................................................................................................ 9
1.1.3. Tổ chức hội họp................................................................................... 9
1.1.4. Một số khái niệm khác ...................................................................... 10
1.2. Phân loại hội họp..................................................................................... 10
1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp ........................................ 10
1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp .......................................... 10
1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp .............................. 11
1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc........................................................ 11
1.3. Vai trò của hội họp .................................................................................. 12
1.4. Nguyên tắc tổ chức hội họp .................................................................... 14
1.5. Quy trình tổ chức một cuộc họp.............................................................. 16
1.5.1. Trước cuộc họp ................................................................................. 17
1.5.2. Trong cuộc họp ................................................................................. 20

1.5.3. Sau cuộc họp ..................................................................................... 22
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 23
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA
VĂN PHÒNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG ......................... 24
2.1. Khái quát chung về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng và Văn phòng công
ty

................................................................................................................. 24
2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty ............................................................... 24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty........ 25
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng ....... 27

2.2. Vai trò của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng trong việc tổ
chức các cuộc họp tại Công ty ........................................................................ 29
2.3. Các loại hình hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.................... 31
2.3.1. Phiên họp thường kỳ của Công ty. .................................................... 31
2.3.2. Họp xử lý công việc thường xuyên. ................................................... 37
2.3.3. Họp tham mưu, tư vấn ...................................................................... 38
2.3.4. Họp chuyên môn ............................................................................... 38
2.3.5. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) ................ 39
2.4. Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực
Hai Bà Trưng ................................................................................................... 41
2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị ................................................................ 41
2.4.2. Tổ chức công tác điều hành hội họp ................................................. 47
2.4.3. Tổ chức các công việc khi kết thúc hội họp ...................................... 50
2.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai
Bà Trưng.......................................................................................................... 52
2.5.1. Ưu điểm ............................................................................................. 52

2.5.2. Nhược điểm ....................................................................................... 54
2.5.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 55
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 56


CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ
CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ
TRƯNG .......................................................................................................... 58
3.1. Ban hành các văn bản quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp 58
3.2. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng và nghiệp vụ văn phòng cho
các cán bộ công chức ...................................................................................... 59
3.2.1. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng ........................................ 59
3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho các cán bộ công nhân viên ...... 60
3.3. Chú trọng hơn nữa việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội
họp khoa học, hợp lý ....................................................................................... 61
3.4. Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp 62
3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ............................................ 63
3.6. Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp .......................................... 65
3.7. Một số giải pháp khác ............................................................................. 66
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 67
KẾT LUẬN .................................................................................................... 68
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 70
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 72


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác tổ
chức hội họp đóng vai trò rất quan trọng bởi hội họp là một hình thức của
hoạt động quản lý, giúp giải quyết công việc, thông tin trong cơ quan và giúp

thủ tưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm
bắt được thông tin, tình hình và các ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân
cấp dưới. Hiện nay đã có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về chế độ họp của thủ
tướng chính phủ: Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm
2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành quy định chế độ họp trong cơ quan
hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội họp không phải
chỉ cần thực hiện đúng quy định của pháp luật, mà quan trọng hơn cả là tổ
chức hiệu quả nhất. Giảm số lượng và tăng chất lượng của các cuộc hội họp
vẫn đang là yêu cầu thiết thực đối với mỗi cơ quan.
Đối với công tác văn phòng, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động
quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực, phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện
cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Văn phòng thực hiện hai chức
năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần. Để thực hiện được hai chức
năng chính này, văn phòng cần phải thực hiện rất nhiều các nhiệm vụ, trong đó
tổ chức hôi họp là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng. Đó
cũng chính là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn
phòng. Hiện nay, công tác hội họp tại các cơ quan vẫn là vấn đề đáng chú ý,
bên cạnh những điểm tiến bộ thì vẫn tồn tại những điểm bất cập nhất định: số
lượng các cuộc hội họp rất nhiều, nhưng chất lượng các cuộc hội họp lại là vấn
đề đáng bàn. Thực tế, còn rất nhiều cuộc hội họp không thành công trọn vẹn do
công tác tổ chức hội họp vẫn còn những tồn tại cần khắc phục.

1


Sau quá trình thực tập tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, tôi nhận thấy
công tác tổ chức hội họp của Công ty bên cạnh những ưu điểm vẫn còn vấp
phải những hạn chế nhất định. Do đó tôi chọn đề tài “Công tác tổ chức hội
họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng” làm đề tài khóa luận tốt

nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao công tác tổ chức hội họp nói riêng,
công tác văn phòng tại Công ty nói chung.
Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Điện lực Hai Bà
Trưng; các cô, chú, anh chị công tác tại Văn phòng Công ty đã giúp đỡ và tạo
điều kiện tốt nhất để tôi quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thông tin
để hoàn thành đề tài này.
Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa
Quản trị văn phòng, đặc biệt là đối với Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh đã tận tình
hướng dẫn và gíup đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp
này.
Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do còn hạn chế về kiến thức và
những nguyên nhân khác nên đề tài của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu sót và hạn
chế. Vì vậy, tôi mong nhận được những ý kiến góp ý của Hội đồng và Quý
thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Những ý kiến đóng góp của Hội đồng và Quý thầy cô sẽ giúp tôi nhận
ra được những thiếu sót còn tồn tại trong Khóa luận tốt nghiệp này để từ đó
tôi sẽ có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt những đề tài tiếp theo
trên con đường hoc vấn cũng như con đường nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác tổ chức hội họp đã được nhiều tác giả quan tâm, khai thác.
Nhiều cuốn sách, giáo trình đã nghiên cứu về vấn đề này, điển hình là
một số công trình sau:

2


- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB
Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh.
- Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),

Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.
- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
NXB Thống kê, Hà Nội.
- Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các
công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
- Những công trình trên đều là cơ sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn.
Bên cạnh đó, còn có các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập cũng
nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội họp:
- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng UBND
huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” của tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, năm 2015.
- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp
của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Dung,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015.
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của
UBND xã Lệ Xá” của tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội,
năm 2011.
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tô chức một loại
hình hội họp của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn Phú Thành lớp
TKVPK3, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2010.
Ngoài các cuốn sách, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập đã
được đề cập ở trên đây, có rất nhiều bài viết, bài báo đề cập tới công tác này:

3


- Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay,

[Truy cập ngày 08/8/2010]
- Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế
quản lý, [Truy cập ngày 06/8/2008].
- TS. Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc
nâng

cao

hiệu

quả

hội

họp,

/>nang_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013].
- Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp,
[Truy cập ngày 12/6/2015].
Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc
hội họp, tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề này tại
Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
 Mục tiêu chung:

Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của
Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đó đưa ra những giải pháp để
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp của cơ quan.
 Mục tiêu cụ thể:

Thứ nhất là làm sáng tỏ cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp.
Thứ hai là phân tích, đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hội họp
tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
Thứ ba, đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ
chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

4


4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện 4 nhiệm vụ:
Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận chung về
công tác tổ chức hội họp qua các cuốn sách, giáo trình, các bài báo, tạp chí,
nghiên cứu và các tài liệu liên quan khác.
Thứ hai, tìm hiểu khái quát về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, Văn
phòng Công ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty và Văn phòng Công ty.
Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp của Công ty, qua
đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công tác này.
Thứ tư, từ thực trạng công tác này đã được tìm hiểu, đề xuất một số giải
pháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ
chức hội họp của Công ty.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiện cứu: Trong đề tài này, tôi tập trung nghiên cứu những
vấn đề liên quan đến các cuộc hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng do
Văn phòng Công ty tổ chức hoặc tham gia vào công tác tổ chức.Phạm vi
nghiên cứu của đề tài là tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng trong 4 năm gần
đây, từ năm 2012- 2016.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài của tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp điều tra: sử dụng phiếu điều tra khảo sát các Cán bộ, công
nhân viên đang làm việc tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng để nghiên cứu
thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty.
Phương pháp nghiên cứu và phân tích tài liệu: là việc nghiên cứu và
phân tích các tài liệu có liên quan đến đề tài nhằm khai thác các nội dung cần

5


thiết cho đề tài; tìm kiếm, tiếp thu và chắt lọc những tài liệu có sẵn trên thư
viện và trang web uy tín.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thâp các tài liệu liên quan
đến đề tài, từ đó sàng lọc những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin
không cần thiết cho việc nghiên cứu.
Phương pháp tổng hợp và đánh giá: qua quá trình tìm hiểu và phân tích
và tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện
lực Hai Bà Trưng.
7. Giả thuyết nghiên cứu
Trong những năm qua công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực
Hai Bà Trưng đã đạt được những thành tích cao, song bên cạnh đó vẫn còn
bộc lộ những hạn chế nhất định. Nếu tổ chức hiệu quả các cuộc hội họp sẽ
nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của Công ty Điện lực Hai Bà
Trưng.
Đề tài là tài liệu tham khảo cho những sinh viên khóa sau trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương :
Chương 1. Những vấn đề chung về công tác tổ chức hội họp
Chương này trình bày khái quát lí luận chung về công tác tổ chức hội
họp về: Khái niệm, phân loại, vai trò, nguyên tắc tổ chức và quy trình tổ chức

hội họp. Chương này chính là tiền đề để tôi nghiên cứu thực trạng công tác tổ
chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng ở Chương 2.
Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hội họp của Văn phòng
Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
Trước hết, chương này đưa ra những khái quát về Công ty Điện lực Hai
Bà Trưng và khảo sát thực trạng về công tác tổ chức hội họp của Văn phòng

6


Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá và các
nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức các
cuộc hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
Trên cơ sở lý luận ở chương 1 và thực tiễn khảo sát đánh giá công tác
tổ chức hội họp ở chương 2 tôi đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao
chất lượng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty, giúp nâng cao
hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Công ty Điện lực Hai
Bà Trưng.

7


CHƯƠNG 1
LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm hội họp
Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng trong hoạt động của cơ
quan.
Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ

chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để
thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc
tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự
họp cần hoặc đều quan tâm.
Theo điều 3, quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm
2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước đã quy định: “Họp là một hình thức của
hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó
thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng,
thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [13]
Như vây có thể định nghĩa hội họp như sau: Hội họp là một trong
những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp
xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc
thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó Thủ
trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các
công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của
pháp luật.

8


1.1.2. Tổ chức
Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.
Theo từ điển Tiếng việt [10;1007] thì tổ chức được hiểu như sau:
- Làm cho thành 1 chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung
nhất định.
- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có
được hiệu quả tốt nhất.
- Làm công tác tổ chức cán bộ.

Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý
thức”.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ
chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là
việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để
giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu
của doanh nghiệp” [7;227].
Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có
sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan,
tổ chức, đơn vị.
1.1.3. Tổ chức hội họp
Từ khái niệm tổ chức và hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội
họp như sau:
Tổ chức hội họp là sắp xếp, phân công, bố trí, phối hợp của nhiều người,
tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc
thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức
năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

9


1.1.4. Một số khái niệm khác
- Biên bản hội họp: là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã
xảy ra hoặc đang xảy ra tại cuộc họp, được dùng làm chứng cứ minh chứng
các sự kiện thực tế đã xảy ra.
- Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ
chức ghi chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách
khác, nó đề cập đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong

một cuộc họp hoặc hội nghị.
- Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến
công tác tổ chức cuộc họp.
1.2. Phân loại hội họp
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công
tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ
quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau. Có thể phân chia hội họp theo
các tiêu chí sau:
1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp
Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội họp được phân loại như
sau:
- Họp định kì: là cuộc họp thông tin định kì, mang tính thường xuyên
(tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt
động liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ
biến, trao đổi tình hình, triển khai công việc mang tính chất bất thường của cơ
quan.
1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp
- Họp chính thức: là cuộc họp được tổ chức công khai, mở rộng theo

10


yêu cầu công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo.
- Họp không chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công
khai, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu
của lãnh đạo.
1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
- Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến,
truyền đạt, trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị

nhằm giải quyết kịp thời, dứt điểm vấn đề.
- “Họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình
huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất
trí cao về mặt nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra
những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”.[2;
66].
Ngoài ra còn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý,
truyền đạt chủ trương, chính sách...
1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc
Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại:
Họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập
huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề. Theo Điều 3,
Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng
chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau:
- “Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ
trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của
thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học
nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo
chức năng, thẩm quyền.

11


- Họp làm việc: Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng
cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan
trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về
tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
- Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề
thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các

dự án, đề án.
- Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính
nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý
kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai): là cuộc họp
để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các
chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý,
điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.
- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm: là cuộc họp để kiểm
điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và
bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành
chính nhà nước.
- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề
là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ
trương, chính sách quan trọng.” [13]
1.3. Vai trò của hội họp
- Vai trò tổng kết công việc: Đây là vai trò rất quan trọng của hội họp.
Thông qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, họp báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ
quan tổng kết được các công việc đã diễn ra, hoàn thành, những việc chưa
làm được, từ đó nhận xét, đánh giá, rút kinh nghiệm, đồng thời đề ra các giải
pháp để góp phần nâng cao, cải thiện công việc.

12


- Vai trò giải quyết công việc: hội họp là hình thức trao đổi trực tiếp để
giải quyết công việc. Hầu hết các cuộc họp đều hướng tới mục tiêu giải quyết
công việc. Thông qua hội họp, các thành viên sẽ bàn bạc, thảo luận, đưa ra
phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện. Công việc sẽ
nhanh chóng được triển khai và giải quyết, đồng thời trong cuộc họp sẽ có

phân công trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành viên đó chủ động thực
hiện, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác.
-

Vai trò thông tin và điều hành công việc

Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà
lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lý một cách
công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc hội họp.
Họp có vai trò trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, thu thập thông tin
và trao đổi thông tin.
Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp
thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng
góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công
việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng
góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách
nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Thông qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thông tin về công
việc, cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những
thông tin đột xuất.
Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong
cơ quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thông tin và chủ
động trong giải quyết công việc.
- Vai trò kiểm soát công việc:
Các cuộc họp là rất quan trọng trong việc giúp lãnh đạo cơ quan kiểm
soát được công việc. Thông qua cuộc họp sẽ xác định những hoạt động cần

13

thiết để đạt được các mục tiêu, xác định được những nguồn lực cần thiết để
thực hiện các hoạt động đó, đồng thời đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công
việc có liên quan. Bên cạnh đó họp giúp lãnh đạo cơ quan giám sát công việc,
đo lường kết quả đạt được và tiến độ thực hiện công việc, từ đó điều chỉnh các
hoạt động, công việc để hướng đến mục tiêu.
- Giúp phát huy sức mạnh tập thể:
“Họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những
nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công
việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp
giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều
quan tâm”.
Có những công việc cần phải huy động sức mạnh tập thể, họp chính là
một hình thức để phát huy được sức mạnh tập thể, các thành viên cùng tương
tác, trao đổi, họp giúp khai thác được trí tuệ tập thể, mỗi thành viên đưa ra các
ý kiến của mình để cùng nhau hướng đến mục tiêu chung.
Thông qua cuộc họp, các thành viên sẽ được phân công những nhiệm
vụ cụ thể, từ đó tránh được những chồng chéo trong công việc, giúp công việc
được thưc hiện thông suốt, hiệu quả.
- Vai trò đánh giá: Thông qua các cuộc họp, lãnh đạo cơ quan sẽ nắm
bắt đuợc tình hình, đánh giá được sự thực hiện công việc của mỗi cá nhân, từ
đó có biện pháp khen thưởng, kỉ luật đối với các cá nhân thực hiện tốt và các
cá nhân còn chểnh mảng, không hoàn tất công việc.
1.4. Nguyên tắc tổ chức hội họp
Theo Điều 5, Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm
2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc tổ chức hội họp phải tuân thủ
6 nguyên tắc sau:

14

Một là bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách
nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc
thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm
quyền lên cho cấp trên giải quyết.
Hai là chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ
công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định
quản lý, điều hành.
Ba là xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề
cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và
xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều
hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước. Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người tham dự bởi vì
họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp
tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để
thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. Cần lưu ý “thảo luận” không
phải là mục tiêu của cuộc họp.
Bốn là theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy
trình thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.
Năm là thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý;
kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
Sáu là phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc
cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của
từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
Ngoài ra, việc tổ chức họp cần đảm bảo các nguyên tắc:
Một là thông báo các quy định mới hoặc gửi báo cáo không phải là lý
do tốt nhất để tổ chức cuộc họp. Những việc này có thể thực hiện thông qua

15


việc gửi email hoặc thư nội bộ.
Hai là trách nhiệm của người triệu tập cuộc họp là phải làm sao cho
cuộc họp mang tính tập trung và hiệu quả. Cuộc họp hiệu quả sẽ đem lại cho
người tổ chức sự tôn trọng của đồng nghiệp, tiết kiệm được tiền bạc và thời
gian quý báu cho cơ quan, tổ chức.
Ba là những thông tin về cuộc họp được chuyển kịp thời đến những
người tham dự.
Bốn là đảm bảo đúng thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài).
Không nên tổ chức cuộc họp nếu:
- Không có mục đích rõ ràng.
- Không cần ý kiến tập thể.
- Vắng những thành viên chính của cuộc họp.
- Không nhất thiết phải tiến hành, có cách khác tốt hơn.
- Chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân.
- Không có đủ thời gian để chuẩn bị.
- Chỉ vì đến định kỳ phải họp.
- Chi phí cho cuộc họp cao hơn lợi ích mà cuộc họp đem lại.
- Vấn đề đã đươc giải quyết.
1.5. Quy trình tổ chức một cuộc họp

16


Trước
cuộc họp

Trong

cuộc họp

Sau
cuộc họp

Xác định mục đích, yêu
cầu cuộc họp

Tiếp đón đại biểu, điểm
danh, phát tài liệu

Hoàn thiện các văn bản
liên quan

Lập kế hoạch cuộc họp

Khai mạc, điều hành
cuộc họp

Thông báo kết luận
cuộc họp

Xây dựng chương trình
nghị sự cuộc họp

Bế mạc cuộc họp

Thanh, quyết toán kinh
phí

Tổng kết, rút kinh
nghiệm, xây dựng
chương trình hành động

Chuẩn bị trước cuộc họp

Lập hồ sơ cuộc họp

Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức cuộc họp
1.5.1. Trước cuộc họp
Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu của cuộc họp
Trước khi tiến hành bất cứ cuộc họp nào cũng phải xác định rõ mục

17


đích, yêu cầu của cuộc họp. Đây chính là một trong những nguyên tắc tổ chức
hội họp.
Mỗi loại cuộc họp có các mục đích khác nhau: trao đổi thông tin, tổng
kết, đánh giá, tham mưu tư vấn, giải quyết công việc, thông báo, triển khai
nhiệm vụ, trình bày, phản ánh, đề xuất các vấn đề.... Tùy vào mục đích của
cuộc họp để tổ chức họp, mục đích luôn phải được xác định rõ ràng ngay từ
ban đầu để cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất.
Yêu cầu của cuộc họp: Mỗi một cuộc họp có những yêu cầu khác nhau,
phù hợp với mục đích họp. Tuy nhiên, thông thường cuộc họp phải đảm bảo
các yêu cầu sau: đảm bảo chất lượng, tiết kiệm, giải quyết dứt điểm vấn đề,
tránh lãng phí thời gian trong cuộc họp. Các báo cáo được trình bày trong
cuộc họp phải đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng, tập trung đề xuất biện pháp xử lý.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức.
Sau khi xác định rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp thì việc cần thiết là

xây dựng kế hoạch tổ chức.
- Xác định mục tiêu cuộc họp: trước mỗi cuộc họp cần tiến hành xác
định mục tiêu cuộc họp, mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu rõ ràng
định hướng cho người tham gia tập trung vào trọng tâm trọng điểm và tránh
hiện tượng cuộc họp vô nghĩ, giúp cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất.
- Xác định thành phần tham dự: Chỉ mời những người có liên quan
đến cuộc họp, những người có thể đóng góp ý kiến hoặc học hỏi. Thành phần
cuộc họp gồm có:
+ Chủ tọa cuộc họp.
+ Thành phần tham dự chính thức.
+ Thư ký cuộc họp.
+ Các thành phần phục vụ cuộc họp và khách mời (nếu có).
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp: Thời gian họp phải
thật hợp lý, không quá dài cũng không quá ngắn, đảm bảo cho người tham gia

18


cảm thấy thoải mái. Giữa các cuộc họp nên có thời gian nghỉ ngơi xen kẽ. Địa
điểm tổ chức họp phải phù hợp với mục đích và số lượng thành viên tham gia
cuộc họp.
- Xác định nội dung cuộc họp:
+ Xác định các vấn đề liên quan đến cuộc họp.
+ Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng hoặc thời
gian).
+ Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kinh phí cho hoạt động đó.
+ Chọn phương pháp thực hiện với từng công việc.
- Phân công nhiệm vụ: Phân công vai trò và trách nhiệm, đảm bảo
những vai trò quan trọng được đảm nhiệm chu đáo:
+ Lãnh đạo: điều khiển cuộc họp.

+ Người chuẩn bị: đảm bảo các điều kiện tốt nhất phục vụ cuộc họp.
+ Thư ký: ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc
họp.
+ Các thành viên: tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách
đóng góp ý kiến và thảo luận đúng hướng.
Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự cuộc họp:
Chương trình nghị sự là bản mô tả những nội dung sẽ diễn ra trong
cuộc họp. Tùy nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định được thời gian
và từng người đảm nhiệm cụ thể. Chương trình nghị sự có vai trò rất quan
trọng, nó là xương sống của cuộc họp, giúp người điều hành cuộc họp có cái
nhìn tổng quát nhất về cuộc họp và giúp những người tham gia biết được các
nội dung cần trao đổi tại cuộc họp. Chương trình nghị sự thường được lập
thành bảng, gồm có các nội dung thông tin sau:
- Trình tự vấn đề trình bày.
- Nội dung vấn đề.
- Thời gian dự kiến thực hiện vấn đề.

19