Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI
TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN THỊ HƯỜNG

Sinh viên thực hiện

: PHẠM THỊ THẠCH THẢO

Mã số sinh viên

: 1405QTVA055

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH.QTVP14A

HÀ NỘI – 2018


BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI
TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN THỊ HƯỜNG

Sinh viên thực hiện

: PHẠM THỊ THẠCH THẢO

Mã số sinh viên

: 1405QTVA055

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH.QTVP14A

HÀ NỘI – 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018
Sinh viên

Phạm Thị Thạch Thảo


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài khóa luận này, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy/cô
khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Hường đã hướng dẫn tôi trong
quá trình thực hiện đề tài. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Trần Việt Hoa Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cô Trần Thị Thúy Lan - Trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức đã đồng ý cho tôi tham khảo nguồn tài liệu tại Trung tâm
phục vụ cho quá trình thực hiện đề tài. Cảm ơn các chuyên viên văn thư đã t ạo điều
kiện cho tôi có được nguồn tài liệu chân thực để làm dẫn chứng cho khóa luận. Tôi
cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ tận tình trong quá trình tôi tìm
kiếm tài liệu để hoàn thành khóa luận.
Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu tôi đã gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế cùng những nguyên nhân khác nên dù cố

gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận
được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế và qua
đó tôi sẽ có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên
cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018
Sinh viên

Phạm Thị Thạch Thảo


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT

Ý nghĩa

Chữ cái viết tắt

1.

Trung tâm

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2.

ST&BHVB

Soạn thảo và ban hành văn bản

3.

VBHC

Văn bản hành chính

4.

VC

Viên chức

5.

CC

Công chức


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.............................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề........................................................................................... 2
3. Đóng góp mới của đề tài .............................................................................................. 7
4. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................................... 8

5. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................... 8
6. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 8
7. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................................. 9
8. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................................. 9
9. Cấu trúc dự kiến của đề tài ....................................................................................... 10
Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC S OẠN THẢO VÀ BA N HÀN H
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ............................................................................................. 11
1.1.Những khái niệm cơ bản về văn bản .................................................................... 11
1.1.1. Văn bản .............................................................................................................. 11
1.1.2. Văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước .............................................. 12
1.1.2.1. Văn bản quản lý ............................................................................................ 12
1.1.2.2. Văn bản quản lý nhà nước .......................................................................... 12
1.1.3. Văn bản hành chính ........................................................................................ 14
1.2.Phân loại văn bản hành chính ................................................................................ 15
1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ........................................................................... 15
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường .............................................................. 16
1.3.Chức năng, vai trò của văn bản hành chính ....................................................... 20
1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính ............................................................ 20
1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính .................................................................... 22
1.4.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.......................................... 23


1.4.1.Khái niệm ............................................................................................................ 23
1.4.2.Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .... 23
1.4.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ................................................................................ 23
1.4.2.2. Yêu cầu về nội dung ..................................................................................... 23
1.4.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức .................................................................... 24
1.4.2.4. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ.............................................................. 25
1.4.2.5. Yêu cầu về bố cục nội dung......................................................................... 26
1.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.................................... 26

1.5.1. Khái niệm .......................................................................................................... 27
1.5.2. Nội dung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ........... 27
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III........................................ 30
2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III ..................................... 30
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...... 30
2.1.2.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ................................. 31
2.2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lƣu
trữ Quốc gia III ................................................................................................................ 31
2.2.1. Cơ sở pháp lý quy định về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
được áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .................................................... 31
2.2.2. Số lượng văn bản ban hành tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm
2013-2017 ........................................................................................................................... 33
2.2.3. Chất lượng văn bản ban hành tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ
năm 2013-2017 .................................................................................................................. 35
2.2.3.1.Thẩm quyền ban hành văn bản theo quy định ........................................... 35
2.2.3.2.Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ...................................... 36
2.2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III .......................................................................................................... 40
2.2.3.4. Các trang thiết bị văn phòng được sử dụng phục vụ hoạt động soạn
thảo và ban hành văn bản ................................................................................................ 44
2.3. Nhận xét về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lƣu
trữ Quốc gia III từ năm 2013-2017.............................................................................. 44
2.3.1. Ưu điểm về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm ...... 44


2.3.2. Nhược điểm về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm ...... 47
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại những nhược điểm về soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Trung tâm ....................................................................................... 51
Chƣơng 3 ĐỀ XUẤT G IẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN

THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU
TRỮ QUỐC GIA III....................................................................................................... 54
3.1. Hoàn thiện thể chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ..... 54
3.1.1.Đối với Nhà nước ............................................................................................... 54
3.1.2.Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ....................................................... 57
3.2. Giải pháp về nhân sự tại Trung tâm .................................................................... 58
3.2.1. Đối với Lãnh đạo Trung tâm ........................................................................... 59
3.2.2. Đối với viên chức được giao soạn thảo văn bản .......................................... 60
3.2.3. Đối với các thành viên khác trong Trung tâm .............................................. 61
3.3. Giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm ................................. 61
3.3.1.Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ........................................................ 61
3.3.2.Ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................................ 63
3.4. Kiểm tra thƣờng xuyên, đột xuất các văn bản đƣợc ban hành và việc thực
hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm ................................ 64
3.5. Nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ tại Trung tâm .......................................... 67
KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 70
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 72
PHỤ LỤC .......................................................................................................................... 77


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong cuộc sống, nhu cầu trao đổi thông tin là một trong những nhu cầu quan
trọng. Hoạt động trao đổi thông tin được thể hiện ở nhiều phương diện khác nhau.
Trong đó văn bản là phương tiện quan trọng nhất. Trong hoạt động quản lý nhà
nước văn bản giúp đảm bảo thông tin cho ho ạt động quản lý, là phương tiện truyền
đạt các quyết định quản lý, là căn cứ để tiến hành kiểm tra, theo dõi hoạt động của
bộ máy lãnh đạo và quản lý và là công c ụ để xây dựng hệ thống pháp luật. Vì vậy
mà soạn thảo và ban hành văn bản là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và

thường xuyên của mỗi cơ quan, đơn vị. Nếu quá trình soạn thảo, ban hành và quản
lý văn bản được thực hiện tuân theo trình tự, quy định nhất định, đảm bảo độ chính
xác cao thì thông tin trong quản lý mới được đảm bảo như vậy hoạt động quản lý
hành chính nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung sẽ luôn luôn được
đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất.
Cùng với thời gian và sự cố gắng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, chúng
ta không thể phủ nhận công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ở các cấp
hiện nay đã đ ạt được những thành tựu đáng kể, góp phần đáp ứng yêu cầu cơ bản
của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế và xã hội.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp - trực thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và có trụ sở làm việc
riêng. Đây là nơi lưu trữ các hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của Quốc
gia, là một hoạt động hết sức quan trọng đòi hỏi người làm lưu trữ phải hiểu được
mục đích cuối cùng của việc bảo quản tài liệu chính là bảo quản những thông tin hồi
cố có trong tài liệu để phục vụ nhu cầu chính đáng c ủa các cơ quan, tổ chức và cá
nhân. Hiểu được như vậy thì các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm phải là những
người nhận thức rõ nhất vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản để đảm
bảo thông tin luôn được cung cấp chính xác và đúng pháp luật.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã
tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành về soạn thảo văn bản, đa số các văn

1


bản đã được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, công tác này đã được phổ biến rộng
tới các phòng ban, cá nhân trong Trung tâm,… Tuy nhiên, bên cạnh những điểm
tích cực còn tồn tại một số hạn chế của công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở
Trung tâm như: văn bản thiếu tính mạch lạc; văn bản thiếu tính khả thi; văn bản ban
hành chưa đảm bảo các yếu tố về nội dung; quy trình xử lý văn bản không đúng
theo yêu cầu;… Chính những vấn đề trên đã tạo thành lỗ hổng trong công tác soạn

thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng, tôi đã được học các học phần liên quan
đến soạn thảo và ban hành văn bản, được tạo điều kiện đi khảo sát thực tế tại Trung
tâm, nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những khâu
quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới hoạt động quản lý, với những lý do đó tôi quyết
định lựa chọn đề tài: “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài khóa luận của mình để đưa ra những lý luận
chung về soạn thảo và ban hành văn bản, cùng với đó là thực trạng của công tác này
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Từ đó đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nhằm
đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có rất nhiều tác giả đã đề cập đến trên nhiều khía cạnh khác nhau về vấn đề công
tác soạn thảo và ban hành văn bản như khái niệm, phân loại, chức năng, vai trò, kỹ
thuật trình bày hay các giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản.
Có thể thấy đây không còn là vấn đề mới mẻ, xa lạ đối với bất kỳ một cơ quan, tổ
chức nào khi hoạt động xong trên thực tế vẫn còn nhiều bất cập. Dưới đây là tổng
quan tình hình nghiên cứu về vấn đề do tác giả tổng hợp và trình bày:
* Các sách và giáo trình
Có thể kể đến một số cuốn sách chính thường được dùng để tham khảo và nghiên
cứu như:

2


- Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn bản quản lý, NXB Đại học Kinh tế
Quốc dân, Hà Nội. Giáo trình cung cấp cho người đọc những kiế n thức cơ bản về
văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản và rèn kỹ năng soạn thảo
văn bản hành chính.

- Học viện Hành chính (2009), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn
bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. Cuốn giáo trình được chia làm ba phần
lớn với phần một cung cấp những lý luận chung về văn bản quản lý hành chính nhà
nước, phần hai trình bày kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý thông thường và phần
ba cuốn sách trình bày kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản quy phạm pháp luật.
- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận
tải, Hà Nội. Cuốn sách cung cấp những lý luận về văn bản hành chính và hướng dẫn
các kỹ năng cần thiết để soạn thảo văn bản hành chính.
- Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động, Hà
Nội. Cuốn sách chỉ ra những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản quản lý, quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số văn bản.
- PGS.TS Triệu Văn Cường (Ch.b), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu
Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình văn thư, NXB Lao động. Trong cuốn
sách này, các tác giả đã đề cập đến tiêu chuẩn về mẫu trình bày văn bản; công tác
quản lý văn bản đi; việc soạn thảo, phê duyệt và phát hành văn bản đi trong môi
trường mạng. Đồng thời cuốn sách còn dành thời lượng chương 4 để nói về công tác
soạn thảo văn bản từ khái niệm, chức năng, hệ thống, phân loại văn bản quản lý nhà
nước đến kỹ thuật và quy trình so ạn thảo văn bản.
- TS. Lê Văn In (Ch.b) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật
soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ
Chí Minh. Tác giả đã dành thời lượng Chương 5 để nói về kỹ năng thực hiện quy
trình soạn thảo văn bản.
- Triệu Văn Cường và cộng sự (2013), Văn bản quản lý nhà nước - Những vấn
đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội. Cuốn sách đã

3


cung cấp lý luận về văn bản quản lý nhà nước và trình bày kỹ thuật soạn thảo một
số văn bản quản lý nhà nước.

- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn bản và
công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách đã đề cập
đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư ở các cơ quan nhà
nước.
- Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. Tác giả dành thời lượng Phần 2 của cuốn sách để
trình bày về văn bản quản lý nhà nước (Khái niệm, chức năng, hệ thống văn bản,
phân loại, thể thức văn bản quản lý nhà nước) và Phần 3 cuốn sách được tác giả
trình bày về công tác soạn thảo văn bản bao gồm cách nội dung về những vấn đề
chung (Chương VI), phân công trách nhiệm soạn thảo và quy trình soạn thảo văn
bản (Chương VII), bố cục nội dung văn bản (Chương VIII), ngôn ngữ và văn phong
(Chương IX), phương pháp soạn thảo một số văn bản (Chương X) và tiêu chuẩn hóa
văn bản (Chương XI).
Ngoài ra còn có một số cuốn sách khác cũng đề cập đến các vấn đề về lý luận
chung về soạn thảo văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản như:
- Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà
nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội.
- Đoàn Văn Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ
Chí Minh, Hồ Chí Minh.
- Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính
nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.
- Lưu Kiếm Thanh (chủ biên) (2010), Ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính
Nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
- Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2006), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và
ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội.
- Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, NXB
Thống kê, Hà Nội.

4

- Nguyễn Đăng Dung, Ngô Hoàng Anh, Võ Trí Hảo (đồng chủ biên) (2014), Kỹ
thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
- Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
- Nguyễn Quang Thi (2011), Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình
bày của văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
- Nguyễn Thế Quyền (1997), Một số vấn đề về soạn thảo văn bản, NXB Thống
kê, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, NXB Đại
học Quốc gia TP. HCM, TP Hồ Chí Minh.
- Nguyễn Trọng Nghĩa (2015), Giáo trình Soạn thảo văn bản, NXB Lao động
Xã hội, Hà Nội.
- Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán
bộ lãnh đạo, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
- Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
- Nguyễn Văn Thông (2006), Kỹ thuật soạn thảo và các mẫu văn bản dùng cho
khối hành chính sự nghiệp, các tổ chức Đảng và đoàn thể, NXB Thống kê, Hà Nội.
- Quang Minh (2015), Tuyển chọn 238 mẫu soạn thảo văn bản thường dùng
trong các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội.
- Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), Soạn thảo văn bản, NXB Lao động Xã
hội, Hà Nội.
* Khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ
- Nguyễn Thế Quyền (2004), Luận án Tiến sĩ Luật học: Hiệu lực và hiệu quả
quản lý văn bản hành chính.
- Nguyễn Thanh Bình (2006), Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công: Xây dựng
và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính.

5

- Nguyễn Thị Hường (2010), Luận văn Thạc sĩ: Hoàn thiện công tác soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao động – Thương binh và xã hội đáp ứng
yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.
- Phạm Tú Anh (2012), Khóa luận tốt nghiệp: Giải pháp nâng cao vai trò của
công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Tài Chính, Khoa Văn bản và Công
nghệ hành chính, Học viện Hành chính, Hà Nội.
- Lê Thị Hà (2014), Khóa luận tốt nghiệp: Khảo sát thực trạng vai trò công tác
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Tổng Công ty Sông Đà, Khoa Văn
bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính, Hà Nội.
- Phạm Mai Phương (2015), Khóa luận tốt nghiệp: Đẩy mạnh công tác hành
chính tại Bộ Công thương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Hà Nội.
- Đinh Thị Kim Cúc (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, Hà Nội.
- Lưu Thị Hà Giang (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản quản lý tại Cục trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Thực trạng và giải pháp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Hương (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao chất lượng soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý tại một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn
tỉnh Hưng Yên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
- Phạm Thị Loan (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương - Bộ Công thương, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Liên (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Linh (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác soạn thảo
và ban hành văn bản tại công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ Fire wall, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.

6


- Nguyễn Thu Thảo Linh (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
- Phạm Thị Kim Tuyến (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao chất lượng
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
- Phạm Thị Lan Hương (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo văn
bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, Hà Nội.
Trong các khóa luận tốt nghiệp các tác giả đã dành thời lượng chương một để
bàn về cơ sở lý luận của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, chương hai trình
bày cụ thể thực trạng công tác này tại cơ quan tác giả nghiên cứu và phần ba đưa ra
giải pháp giúp hoàn thiện công tác này tại cơ quan.
*Tạp chí
- Nguyễn Quốc Thắng (2008), Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư – một
yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt
Nam số 6 tháng 6/2008.
- Phạm Thị Bích Hải (2014), Vai trò công tác xây dựng văn bản trong lĩnh vực
quản lý nhà nước, Tạp chí khoa học Việt Nam số 18 tháng 3/2014.
- Trần Hà Anh (2013), Thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan hành chính nhà
nước, Tạp chí khoa học Việt Nam, tr.10 tháng 02/2013.
- Trần Hoài (2007), Về quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước, Tạp chí
nghiên cứu Lập pháp số 12 tháng 4/2007.
Hiện nay có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tuy nhiên tác giả vẫn chưa thấy có một công trình nào tập trung nghiên cứu

công tác này tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3. Đóng góp mới của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính đã giúp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nhận thấy ưu, nhược điểm của công

7


tác này, qua đó có được giải pháp đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả công tác tại
Trung tâm.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu chung: Tìm hiểu “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”.
- Mục tiêu cụ thể:
+ Tìm hiểu và hệ thống lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
+ Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
+ Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
+ Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
+ Khảo sát thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III về số lượng và chất lượng văn bản ban hành giai đoạn 2013-2017.
+ Đánh giá ưu, nhược điểm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
+ Nguyên nhân và đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
6. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2013 đến 2017.

8


7. Giả thuyết nghiên cứu
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III được thực hiện tuân thủ theo các quy định hiện hành của nhà nước và
các văn bản chỉ đạo của cấp trên.
- Bên cạnh đó, công tác này tại Trung tâm vẫn còn tồn tại một số hạn chế về cở
sở pháp lý thực hiện công tác, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản và quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản.
- Xác định nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại Trung tâm từ đó xây dựng các nhóm giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả công tác này cho Trung tâm.
8. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc và nghiên cứu các tài liệu về sách, giáo
trình, báo, tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến công tác soạn
thảo và ban hành văn bản để xây dựng nền tảng lý luận cho vấn đề này phục vụ cho
việc hoàn thiện chương 1 của khóa luận. Nghiên cứu các văn bản do Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III ban hành giai đoạn 2013-2017 để khảo sát và đánh giá về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản qua đó trình bày được thực trạng công tác này tại
Trung tâm.
Phương pháp khảo sát thực tế: quan sát công việc của các phòng, cá nhân trong
cơ quan, nghiên cứu các văn bản do cơ quan ban hành từ năm 2013 đến 2017 để
nắm được thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III. Qua đó đưa ra các đánh giá về ưu, nhược điểm và tìm ra nguyên nhân
để đề xuất một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của công tác này tại Trung tâm.
Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, các

cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Trung tâm.

9


Phương pháp phân tích, tổng hợp: hệ thống hóa những số liệu, tài liệu, thông tin
đã thu thập được cả về lý thuyết và thực tế qua đó tiến hành phân tích và đánh giá
công tác này tại Trung tâm.
9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
Ngoài hai phần mở đầu và kết luận thì đề tài có kết cấu thành 3 chương:
Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Chƣơng 2: Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III.
Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

10


Chƣơng 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC S OẠN THẢO VÀ BAN H ÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Những khái niệm cơ bản về văn bản
1.1.1. Văn bản
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Số
lượng câu trong văn bản là không giới hạn, đó có thể là một câu như: “uống nước
nhớ nguồn” hoặc nhiều câu như một bài văn, bài thơ, bài báo,….
Văn bản luôn phải đảm bảo: tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về mặt
hình thức và tính liên kết chặt chẽ. Hơn thế, văn bản luôn hướng tới một mục đích

giao tiếp nhất định.
Bàn về khái niệm văn bản đã có rất nhiều ý kiến khác nhau của các nhà nghiên cứu:
Theo nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân viết trong cuốn Tiếng Việt
thực hành cho rằng: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội
dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn
bản là dạng viết.” [5; 15]
Tác giả Bùi Khắc Việt lại quan niệm “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể
hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số
những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của
quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.” [1;10]
Tác giả Vương Đình Quyền lại nhìn nhận khái niệm “Văn bản” dưới góc độ văn
bản học với nghĩa rộng nhất là “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
ngôn ngữ nhất định.” [29; 45] Với khái niệm này, ta có thể hiểu văn bản chính là
phương tiện mang tin và truyền đạt thông tin với ký hiệu ngôn ngữ có thể bằng chữ
viết hoặc là những dấu hiệu mang tính quy ước nhất định. Cùng với đó, tác giả cũng
tiếp tục nhìn nhận văn bản ở góc độ hành chính học với nghĩa hẹp hơn “Văn bản là
khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.” [29; 47]

11


Căn cứ vào nội dung, đối tượng nghiên cứu, tác giả lựa chọn sử dụng khái niệm
“Văn bản” mà tác giả Vương Đình Quyền đưa ra để phục vụ cho khóa luận, theo đó
có thể hiểu: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định,
dùng để chỉ các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức” [29; 45-47], mà cụ thể ở đây là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1.2. Văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước
1.1.2.1. Văn bản quản lý
Văn bản quản lý được hiểu là phương tiện dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin

hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2. Văn bản quản lý nhà nước
Có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm “Văn bản quản lý nhà nước”,
cho đến nay vẫn chưa có sự thống nhất về khái niệm trong các công trình nghiên
cứu của các tác giả.
Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các
cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và
các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm
quyền luật định.” [29; 48]
Với khái niệm nêu trên có thể hiểu:
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành bởi các cơ quan của Nhà nước.
Đây là công cụ để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước mà trước hết là dùng
để ban hành các quyết định quản lý.
Việc ban hành văn bản phải tuân theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền do
luật định.
Như vậy, có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước “là những quyết định và thông
tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm
bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công
dân.” [4; 9]

12


Phân loại văn bản quản lý nhà nước:
Có rất nhiều tiêu chí để phân loại văn bản quản lý nhà nước như phân loại theo
chủ thể ban hành văn bản, theo nguồn gốc văn bản, theo nội dung và phạm vi sử
dụng, theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến, theo hiệu lực pháp lý hoặc theo
mức độ chính xác của văn bản.

Dựa theo tiêu chí phân loại là hiệu lực pháp lý thì văn bản quản lý nhà nước bao
gồm: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Căn cứ theo Điều 2 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật: “Văn bản quy
phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật.
Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm
quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn
bản quy phạm pháp luật.”
Tác giả Vương Đình Quyền cho r ằng: “Văn bản hành chính là loại văn bản quản
lý nhà nước không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản
ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của
hoạt động quản lý.” [29; 66-67]
Văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, văn bản này được ban hành dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng
đầu cơ quan.
Thứ hai, văn bản thể hiện được ý chí của giai cấp cầm quyền – giai cấp công
nhân và mang tính quyền lực đơn phương.
Thứ ba, văn bản có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định nhằm đảm bảo hiệu lực, hiệu quả thi hành cho văn bản và tạo sự thống
nhất giữa các loại văn bản giống nhau của các cơ quan ban hành.
Thứ tư, văn bản được ban hành theo trình tự, thủ tục, ngôn ngữ được quy định cụ
thể bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm đảm bảo kỷ cương trong ban hành
văn bản.

13


Thứ năm, văn bản quản lý nhà nước chịu sự quản lý và được đảm bảo thực hiện
bởi Nhà nước.

Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận, tôi tập trung nghiên cứu về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong
giai đoạn 2013-2017. Tác giả lựa chọn giai đoạn 2013-2017 để thực hiện đề tài một
phần vì điều kiện cho phép khảo sát của cơ quan, bên cạnh đó là do thời gian làm và
nộp khóa luận vào tháng 3 năm 2018 nên việc khảo sát ba tháng đầu năm 2018 còn
quá ít số lượng văn bản ban hành và văn thư cơ quan chưa in “Sổ quản lý văn bản
đi” năm 2018 mà vẫn đang quản lý trực tiếp trên phần mềm. Hơn nữa trong giai
đoạn từ năm 2013 đến 2017, Trung tâm có sự thay đổi về nhân sự trong ban lãnh
đạo cụ thể là Giám đốc Trung tâm qua đó tạo điều kiện tốt để so sánh sự quan tâm
của ban lãnh đạo Trung tâm tới công tác này. Trong các phần tiếp theo, khóa luận
chỉ tập trung đi sâu vào tìm hiểu về văn bản hành chính.
1.1.3. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong tất cả các cơ
quan, tổ chức. Đây là một nội dung cấu thành của văn bản quản lý nhà nước. Hiện
nay vẫn còn nhiều quan điểm khác nhau khi bàn về khái niệm “Văn bản hành chính”.
Tác giả Nguyễn Minh Phương cho rằng: “Văn bản hành chính là những loại văn
bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một
vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật.” [15; 7]
Trong cuốn sách Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và Quản trị kinh
doanh, tác giả Lương Văn Úc có đề cập: “Văn bản hành chính là những văn bản
mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc
dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc,… của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình
thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn,
công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi,…” [6; 149]
Tác giả Ngô Sỹ Trung lại quan niệm: “Văn bản hành chính là các thông tin quản
lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức
tham gia quản lý xã hội.” [10; 6]

14

Như vậy có thể hiểu “Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước
không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo
tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản
lý.” [29; 66-67]
Đặc điểm của văn bản hành chính:
Thứ nhất, mọi cơ quan, tổ chức trong quá trình tham gia các hoạt động quản lý xã
hội đều có quyền ban hành văn bản hành chính.
Thứ hai, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều
chỉnh tương đối hẹp (thường trong phạm vi của cơ quan, tổ chức hoặc các cơ quan,
tổ chức, cá nhân có liên quan) và ít đối tượng thi hành. Trong một số trường hợp
(như các quy chế, quy định, nội quy của cơ quan, tổ chức) được áp dụng nhiều lần,
phạm vi điều chỉnh trong toàn cơ quan, tổ chức, áp dụng đối với nhiều đối tượng.
Thứ ba, văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ và văn phong hành chính.
Thứ tư, văn bản hành chính được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định và có
thể thức thống nhất nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực thi hành văn bản.
1.2. Phân loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính bao gồm hai loại sau:
1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
“Văn bản hành chính (cá biệt) là quyết định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá
nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở
áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt” [21; 58]
Văn bản hành chính cá biệt có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, là văn bản áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy
phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của cơ quan cấp trên hoặc chính cơ quan ban
hành văn bản.
Thứ hai, do cơ quan, cá nhân có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành và được
đảm bảo thực hiện bằng biện pháp cưỡng chế: các văn bản hành chính cá biệt thường
mang tính đơn phương, được ban hành bởi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền và bắt

buộc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải chấp hành nghiêm chỉnh.

15


Thứ ba, đặt ra quy tắc xử sự riêng, áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể
được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian, thời gian nhất định: văn bản hành
chính cá biệt được ban hành nhằm điều chỉnh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ
pháp lý nhất định, xác định các quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm cụ thể của các cá
nhân, tổ chức hoặc xác định các biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với cá
nhân/nhóm các nhân vi phạm các quy định.
Thứ tư, hình thức thể hiện:
Nghị quyết (cá biệt) là hình thức văn bản ghi lại những kết luận và quyết
định của một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất định.
Quyết định (cá biệt) là hình thức văn bản ban hành nhằm giải quyết các công
việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể. Có thể là quyết định về nhân sự, tổ chức bộ
máy, thi đua, ban hành một văn bản mới,…
Chỉ thị là văn bản được ban hành để chỉ đạo cấp dưới thi hành một chủ
trương, một văn bản hoặc công việc nhất định.
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường
“Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá trình
hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt
động quản lý.” [21; 59]
Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường:
Thứ nhất, ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc phát sinh trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức: trong quá trình thực hiện các công việc của cơ
quan, tổ chức đòi hỏi cần hình thành nhiều văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn, báo
cáo, trao đổi, hợp tác… để giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả và
chính xác.
Thứ hai, mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành loại văn bản này. Tất

cả các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quá trình hoạt động đều có quyền ban hành
văn bản hành chính thông thường để phục vụ cho công việc của mình. Chủ thể ban
hành ở đây có thể là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị hay xã hội.

16


Thứ ba, không có tính chất chế tài, được thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác, chủ
yếu chứa đựng các thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính. Các văn bản
hành chính thông thường khi ban hành chủ yếu nhằm trao đổi thông tin, chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện một công việc cụ thể hay là để báo cáo tình hình thực hiện
nhiệm vụ,… vì vậy mà trong văn bản ban hành thường không có tính chất chế tài và
được các cá nhân, đơn vị thực hiện chủ yếu dựa vào tính tự giác, trách nhiệm đối
với công việc của mình.
Thứ tư, hình thức văn bản (căn cứ theo Khoản 2, Điều 4 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Khoản 2,
Điều 2, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư) bao gồm: Quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng
nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Trong đó:
Văn bản không có tên loại: Công văn là hình thức văn bản không có tên gọi
được dùng để giao dịch chính thức với cơ quan và quần chúng nhân dân vào các
mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc,…
Văn bản có tên loại bao gồm:
Quy chế là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra
các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cơ quan, tổ

chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo.
Quy định là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục
và chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện và tuân theo về một lĩnh vực công tác của
cơ quan, tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác giữa các tổ chức có cùng chức
năng, nhiệm vụ.

17