TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG VÀ KẾ TOÁN TẠM ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG HÀ

Tổ chức công tác kế toán phải thu của khách hàng và
kế toán tạm ứng tại công ty tnhh Hoàng Hà
2.1 Những vấn đề chung về nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công
ty TNHH Hoàng Hà.
2.1.1. Nợ phải thu của khách hàng và phân loại các khoản nợ phải thu của
khách hàng ở công ty TNHH Hoàng Hà.
* Nợ phải thu của khách hàng: là khoản tiền mà doanh nghiệp phải đòi ngời
mua do ngời mua mua chịu các loại vật t hàng hoá tại công ty. Đây là một loại tài
sản lu động nằm trong khâu thanh toán, khoản nợ phải thu này càng lớn thể hiện
vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng nhiều, công ty cần có biện pháp thu hồi nợ.
* Phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công ty TNHH Hoàng
Hà:
Nợ phải thu của khách hàng tại công ty có thể phân loại theo nhiều tiêu
thức khác nhau nh: Phân loại theo đối tợng khách hàng và phân loại theo thời gian
thu lợi.
- Phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng theo đối tợng phải thu:
Theo cách phân loại này thì các đối tợng phải thu của công ty gồm:
+ Công ty TNHH Nam Hải
+ Công ty XNK Hà Thành
+ Công ty TNHH Việt Hà
+ Công ty TNHH Kim Trờng
+ Công ty cổ phần Nam Tiến
+ Công ty TNHH Toàn Lợi
+ Công ty Bắc Nam
+ Công ty TNHH Phú Thái
- Phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng theo thời gian thu lợi:
Theo cách phân loại này thì đối tợng phải thu của công ty gồm:
Nợ phải thu của khách hàng ngắn hạn
Nợ phải thu của khách hàng dài hạn
Nợ phải thu của khách hàng quá hạn
+ Nợ phải thu của khách hàng ngắn hạn: là khoản thu mà công ty cho khách

hàng nợ thời gian nhỏ hơn một năm. Những đơn vị đợc công ty cho nợ ngắn hạn
bao gồm:
Công ty TNHH Nam Hải
Công ty XNK Hà Thành
Công ty TNHH Việt Hà
Công ty TNHH Kim Trờng
Công ty cổ phần Nam Tiến
Công ty TNHH Phú Thái
+ Nợ phải thu của khách hàng dài hạn: Là khoản tiền mà công ty cho khách hàng
nợ lớn hơn một năm. Những đơn vị mà công ty cho nợ dài hạn gồm:
Công ty TNHH Toàn Lợi
Công ty Bắc Nam
+ Nợ phải thu của khách hàng quá hạn: Là những khoản tiền mà công ty cho
khách hàng ngắn hạn hoặc dài hạn nhng đã hết hạn trả khách hàng vẫn cha thanh
toán.
2.1.2. Tạm ứng và phân loại các khoản tạm ứng ở công ty TNHH Hoàng Hà.
* Tạm ứng: Là khoản tiền mà công ty cho cán Tấn, công nhân viên của mình
nhận để thực hiện các công việc của công ty theo những yêu cầu, nhiệm vụ đợc
giao nh : Tạm ứng để tiếp khách, để mua nguyên vật liệu, để Lan công tác phí
* Phân loại các khoản tạm ứng: Các khoản tạm ứng của công ty đợc phân loại
theo nhiều tiêu thức khác nhau:
- Phân loại các khoản tạm ứng theo đối tợng tạm ứng. Các đối tợng mà công ty
cho tạm ứng bao gồm:
+ Nguyễn thị Thanh
+ Trần văn Minh
+ Ngô Thanh Tú
+ Phạm thị Hoa
+ Lê Minh Trần
+ Mai thị Lan
- Phân loại các khoản tạm ứng theo tính chất tạm ứng: Theo tính chất này các

khoản tạm ứng mà công ty cho tạm ứng đợc phân làm hai loại là các khoản tạm
ứng thờng xuyên và không thờng xuyên.
+ Các khoản tạm ứng thơng xuyên: Là các khoản tam ứng đợc giao cho những ng-
ời chuyên làm công tác cung ứng vật t hoặc chuyên làm công tác hành chính của
công ty. Những ngời đợc tạm ứng bao gồm:
Nguyễn thị Thanh
Trần văn Minh
+ Tạm ứng không thờng xuyên: Là khoản tiền mà công ty cho những ngời không
thờng xuyên làm các công việc nh đã kể ở trên đó là những ngời tạm ứng các
khoản tiền đi công tác để thực hiện những công việc mà không thuộc nhiệm vụ
chuyên trách của họ nh:
Ngô Thanh Tú
Phạm thị Hoa
Lê Minh Trần
Mai thị Lan
2.1.3. Tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng và tạm
ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà
* Tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng:
Các khoản phải thu của khách hàng tại công ty TNHH Hoàng Hà chủ yều
là các khoản phải thu ngắn hạn, những khoản nợ phải thu này nói chung là thu dễ,
các đơn vị mà công ty cho nợ hầu hết là trả trớc thời hạn.
* Tình hình thanh toán tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà:
Các khoản tiền mà công ty cho tạm ứng đều đợc sử dụng đúng mục đích.
Những khoản tiền tạm ứng nhng không sử dụng hết thì công ty thu hồi lại sồ tiền
thừa đó.
2.2 Kế toán nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công ty TNHH
Hoàng Hà.
2.2.1. Chứng từ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại
công ty TNHH Hoàng Hà.
2.2.1.1. Chứng từ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công ty

TNHH Hoàng Hà.
Để hạch toán các khoản nợ phải thu của khách hàng kế toán công ty sử
dụng các chứng từ là các hoá đơn GTGT, Các phiếu thu, Giấy báo có, Biên bản
thanh toán bù trừ
* Hoá đơn giá trị gia tăng: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp phát hành khi
doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho ngời mua nó chỉ đợc coi là
chứng từ kế toán nợ phải thu của khách hàng khi phơng thức thanh toán ghi trên
hoá đơn GTGT là thanh toán theo kế hoạch hoặc thanh toán theo hợp đồng và
hình thức thanh toán là trả tiền trớc hoặc trả tiền sau.
Cụ thể hoá đơn GTGT liên quan đến nợ phải thu của khách hàng đợc công
ty lập trong tháng 2 nh sau:
Hoá đơn giá trị gia tăng
Ngày 04 tháng 2 năm 2007
Liên 2 giao cho khách hàng
Mẫu số: 01
-GTGT 3LL
BC/ 2006B
Số 0002150
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Hà
Địa chỉ: Số 148 - Trần Phú Hà Đông - Hà Tây.
Số TK:431101020089
Điện thoại: 034.501096. Mã số thuế:0500399618
Họ tên ngời mua: Nguyễn Văn Huy
Đơn vị: Công ty XNK Hà Thành
Địa chỉ: 132 Nguyễn Trãi Hà Đông Hà Tây. Số TK: 00380203004
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số thuế: 0101202232
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Bàn ghế Bộ 40 2.000.000đ 80.000.000
Cộng tiền hàng: 80.000.000
Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 4.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 84.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi t triệu đồng chẵn
Ngời mua hàng
(ký,họ tên)
Ngời bán hàng
(ký,họ tên)
Thủ trởng đơn vị
(ký,họ tên)
* Phiếu thu: Là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ
và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ.
- Phiếu thu của công ty đợc lập mỗi lần làm 3 liên. Phiếu thu lập xong phải lu lại
cuống, một liên giao cho ngời nộp còn một liên do thủ quỹ giữ.
- Cụ thể phiếu thu đợc lập ở công ty TNHH Hoàng Hà tháng 2/ 2007 nh sau:
* Giấy báo có: Là một chứng từ kế toán do ngân hàng chuyển đến cho công ty,
giấy báo có này cho biết công ty có một khoản tiền nào đó đã đợc nhập vào tiền gửi
Công ty TNHH Hoàng Hà
Đ/C: 148-Trần Phú- Hà Đông Hà Tây
Phiếu thu
Ngày 25 tháng 2 năm 2007
Quyển số: 03
Số: 117
Nợ TK 131
Có TK 111
Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Hải Anh
Địa chỉ: Công ty TNHH Toàn Thắng
Lý do nộp tiền: Trả nợ tiền mua hàng
Số tiền: 50.000.000 (Viết bằng chữ) Năm mơi triệu đồng chẵn
Kèm theo chứng từ gốc
Kế toán trởng
( Ký, họ tên)

Ngời lập phiếu
( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Năm mơi triệu đồng chẵn.
tại công ty.
Cụ thể trong tháng 2/ 2007 công ty nhận đợc giấy báo có nh sau:
GIấy báo có
Số:86
Ngày 04 tháng 02 năm 2007
Tên đơn vị mua hàng: Công ty Hoa Lâm
Số tài khoản: 0071810694
Tại ngân hàng: Công Thơng Hà Tây, Thành phố Hà Đông
Tên đơn vị bán: Công ty TNHH Hoàng Hà
Số tài khoản: 431101020089
Tại ngân hàng: Ngân hàng NN và PTNN Hà Tây
Nội dung thanh toán đơn hàng số 12, Ngày 20 tháng 01 năm 2007
Số tiền chuyển ( bằng chữ ): Ba mơi triệu măn trăm nghìn đồng chẵn.
Bằng số:30.500.000
Số ngày châm trả:
Số tiền phạt chậm trả (bằng chữ).Bằng số:
Tổng số tiền ( bằng chữ): Hai mơi triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
2.2.1.2. Chứng từ kế toán tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà:
Để hạch toán tạm ứng kế toán dùng các chứng từ nh: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu
chin tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu thu tạm ứng
* Giấy đề nghị tạm ứng: là chứng từ do ngời tam ứng lập sau khi đã đợc phê duyệt
nó trở thành mệnh lệnh yêu cầu kế toán phải lập phiếu Lan tạm ứng.
Cụ thể giấy đề nghị tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 2/ 2007 nh sau:

Công ty TNHH Hoàng Hà
Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông Hà Tây
Giấy đề nghị tạm ứng

Ngày 06 tháng 02 năm 2007
Số:21
Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH Hoàng Hà
Tên tôi là: Nguyễn Thị Thanh
Tấn phận: Cung ứng vật t
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 30.000.000 (Viết bằng chữ): Ba mơi triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Đi mua thép lá
Thời hạn thanh toán: Ngày 13 tháng 02 năm 2007
Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách Tấn Ngời đề nghị tạm ứng
* Phiếu chi tạm ứng: Là chứng từ kế toán liên quan đến tạm ứng và thanh toán tạm
ứng.
Cụ thể phiếu chi tạm ứng đợc lập ở công ty phát sinh trong tháng 02/2007 nh
sau:

Công ty TNHH Hoàng Hà
Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông Hà Tây
Phiếu chi
Ngày 06 tháng 02 năm 2007
Quyển số: 03
Số: 105
Nợ TK 141
Có TK 111
Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thanh
Tấn phận: Cung ứng vật t
Lý do chi: Tamg ứng mua thép lá
Số tiền: 30.000.000 (Viết bằng chữ) Ba mơi triệu đồng chẵn
Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên)
Kế toán trởng
( Ký, họ tên)

Ngời lập phiếu
( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Ba mơi triệu đồng chẵn.
* Giấy thanh toán tạm ứng: là chứng từ kế toán dùng để liệt kê các khoản tiền đã
nhận tạm ứng, và các khoản tiền đã chi của ngời tạm ứng, nó là căn cứ để thanh toán
số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
Giấy thanh toán tạm ứng do ngời nhận tạm ứng lập và phải ghi: Ngày tháng
năm lập giấy; tên ngời thanh toán; và tự mình liệt kê các số tiền đã nhận tạm ứng,
số tiền đã chi, số chênh lệch. Sau đó chuyển cho kế toán trởng xem xét lại sau đó ký
vào giấy đồng thời chuyển cho thủ trởng ký duyệt.
Giấy thanh toán tạm ứng là căn cứ để lập phiếu chi, nếu số tạm ứng ít hơn số thực
chi hay lập phiếu thu tạm ứng lớn hơn số thực chi
Cụ thể giấy thanh toán tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 02/2007 nh sau:




Công ty TNHH Hoàng Hà
Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông Hà Tây
Mẫu số 04 TT
Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Tấn trởng BTC
Giấy thanh toán tạm ứng
Ngày 13 tháng 02 năm 2007
Số: 25
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 141
Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh
Tấn phận: Cung ứng vật t

Xin đợc thanh toán số tiền tạm ứng theo bảng dới đây:
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tiền tạm ứng đợt trớc chi không hết
2. Số tiền tạm ứng trong tháng
- Phiếu chi số 105 ngày 06 tháng 02 năm 2007
II. Số tiền đã chi
1. Tiền mua hàng( thep lá)
2. Tiền thuế GTGT
III. Chênh lệch
30.000.000
0
30.000.000
30.000.000
28.600.000
27.170.000
1.430.000
1.400.000

* phiếu thu tạm ứng: Là chứng từ kế toán liên quan đến việc thanh toán tạm ứng.
Cụ thể phiếu thu tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 02/2007 nh sau:
Công ty TNHH Hoàng Hà
Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông Hà Tây
Phiếu thu
Ngày 13 tháng 02 năm 2007
Quyển số: 03
Số: 115
Nợ TK 111
Có TK 141
Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Thị Thanh

Tấn phận: cung ứng vật t
Lý do nộp tiền: Tạm ứng mua thép lá thừa
Số tiền: 1.400.000 (Viết bằng chữ) . Một triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo chứng từ gốc
Kế toán trởng
( Ký, họ tên)
Ngời lập phiếu
( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Một triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
2.2.2. Tài khoản kế toán công ty TNHH Hoàng Hà sử dụng để hạch toán các
khoản nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà.
* Tài khoản kế toán mà công ty sử dụng để hạch toán các khoản nợ phải thu của
khách hàng:
Để hạch toán nợ phải thu của khách hàng kế toán công ty sử dụng chủ yếu
là TK131
TK131: dùng để phán ánh quan hệ thanh toán về các khoản nợ phải thu gữa
ngời mua với công ty.
- Bên nợ: Phản ánh các khoản nợ phải thu của ngời mua
Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Bên có: Phản ánh các khoản đã thu của ngời mua
- Số d bên Nợ: Phản ánh số tiền công ty còn phải thu của ngời mua
* Tài khoản kế toán công ty sử dụng để hạch toán các khoản tạm ứng:
Để hạch toán các khoản tiền tạm ứng thì kế toán công ty sử dụng chủ yếu
TK141
TK141: dùng để phản ánh tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng giữa
cán bộ công nhân viên với công ty theo nội dung tạm ứng đợc quy định.
- Bên nợ: Phản ánh số tiền đã cho cán bộ công nhân viên tạm ứng
- Bên Có: Phản ánh số tiền cán bộ công nhân viên tạm ứng đã đợc thu hồi.
- Số d bên Nợ: Phản ánh số tiền cho cán bộ công nhân viên đã tạm ứng nhng
cha thu hồi

2.2.3. Các nghiệp vụ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng và tạm
ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà.
2.2.3.1. Các nghiệp vụ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công
ty TNHH Hoàng Hà.
Trong tháng 02 tại công ty TNHH Hoàng Hà có các nghiệp vụ liên quan đến tình
hình thanh toán với ngời mua nh sau:
NV1. Giấy báo có số 60 ngày 04 tháng 3năm 2007, công ty TNHH Kim Trờng trả
nợ tháng trớc, số tiền 30.500.000đ.
Căn cứ giấy báo có số 60. Kế toán định khoản.
Nợ TK 112: 30.500.000
Có TK 131: 30.500.000( Công ty TNHH Kim Trờng)
NV2. Hoá đơn GTGT số 2150 ngày 04 tháng 3năm 2007, công ty XNK Hà
Thành mua bộ bàn ghế với tổng số tiền thanh toán là 84.000.000đ, trong đó tiền
hàng là 80.000.000đ, thuế GTGT là 4.000.000đ. Công ty XNK Hà Thành cha trả
tiền.
Căn cứ hoá đơn GTGT số 2150, Kế toán định khoản.
Nợ TK 131: 84.000.000 ( Công ty XNK Hà Thành)
Có TK 511: 80.000.000
Có TK 33311: 4.000.00
NV3. Phiếu thu số 111 ngày 05 tháng 02 năm 2007. Công ty TNHH Phú
Thái thanh toán nợ tháng trớc, Số tiền 10.000.000đ.
Căn cứ phiếu thu số 110. Kế toán định khoản:
Nợ TK 111: 10.000.000
Có TK 131: 10.000.000 ( Công ty TNHH Phú Thái)
NV4. Giấy báo có số 61 ngày 05 tháng 02 năm 2007. Công ty Cổ phần
Nam Tiến trả nợ tháng trớc, số tiền 6.500.000đ.
Căn cứ giấy báo có số 61. Kế toán định khoản:
Nợ TK 112: 6.500.000
Có TK 131: 6.500.000 (Công ty Cổ phần Nam Tiến)
NV5 . Phiếu thu số 112 ngày 06 tháng 02 năm 2007, công ty TNHH Nam

Hải thanh toán nợ tháng trớc, số tiền 8.000.000đ.
Căn cứ phiếu thu số 111. Kế toán định khoản:
Nợ TK 111: 8.000.000
Có TK 131: 8.000.000 (Công ty TNHH Nam Hải)
NV6. Hoá đơn TGTG Số 2155 ngày 10 tháng 02 năm 2007, công ty Bắc
Nam mua hàng Thép làm lõi que hàn với tổng số tiền thanh toán là 15.600.000đ,
trong đó tiền hàng là 14.820.000đ, tiền thuế GTGT 780.000 đ. Công ty Bắc nam
cha thanh toán.
Căn cứ hoá đơn GTGT số 2155. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131: 15.600.000 (Công ty Bắ )
Có TK 511: 14.820.000
Có TK 33311: 780.000
NV7. Hoá đơn GTGT số 2156 ngày 12 tháng 02 năm 2007, công ty TNHH
Việt Hà mua hàng Thép làm lõi que hàn , với tổng số tiền là 35.000.000đ, trong
đó tiền hàng là 33.250.000đ, tiền thuế là 1.750.000đ. công ty TNHH Việt Hà cha
thanh toán.
Căn cứ hoá đơn GTGT số 2156. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131: 35.000.000 (công ty TNHH Việt Hà)
Có TK 511: 33.250.000
Có TK 33311: 1.750.000
NV8. Phiếu thu số 117 ngày 21 tháng 02 năm 2007, công ty XNK Hà
Thành trả nợ tiền mua hàng, số tiền 84.000.000đ.
Căn cứ phiếu thu 117, Kế toán định khoản:
Nợ TK 111: 84.000.000.
Có TK 131: 84.000.000 (công ty XNK Hà Thành)
NV9. Phiếu thu số 118 ngày 25 tháng 02 năm 2007, Công ty TNHH Toàn
Lợi trả nợ tiền mua hàng 2 năm trớc, số tiền 50.000.000đ.
Căn cứ phiếu thu số 118, kế toán định khoản
:
Nợ TK 111: 50.000.000

Có TK 131: 50.000.000 ( Công ty TNHH Toàn Lợi)
NV10. Giấy báo có số 70 ngày 28 tháng 02 năm 2007. công ty TNHH Việt
Hà trả nợ , số tiền 30.000.000đ.
Căn cứ giấy báo có số 70, Kế toán định khoản:
Nợ TK 112: 30.000.000
Có TK 131: 30.000.000 ( công ty TNHH Việt Hà)
2.2.3.2. Các nghiệp vụ kế toán các khoản tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà.
Trong tháng 02 tại công ty TNHH Hoàng Hà có các nghiệp vụ liên quan
đến tam ứng và thanh toán tạm ứng nh sau:
NV1. Phiếu chi tạm ứng số 105 ngày 06 tháng 02 năm 2007, chi tiền tạm
ứng cho Nguyễn Thị Thanh bộ phận cung ứng vật t đi mua thép là. Số tiền
30.000.000đ
Căn cứ phiếu chi số 105. Kế toán định khoản:
Nợ TK 141: 30.000.000 (Nguyễn Thị Thanh bộ phận cung ứng vật t )
Có TK 111: 30.000.000