Nội dung tổ chức kế toán từng phần hành kế toán của đơn vị

Nội dung tổ chức kế toán từng phần hành kế toán của đơn vị
3.1 Hạch toán Vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt
tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển tại Công ty giầy Thăng Long. Hoạt
động tiêu thụ diễn ra thường xuyên và chủ yếu là với các đối tác nước ngoài nên việc
quản lý vốn dưới hình thức tiền gửi ngân hàng là chủ yếu, quy mô tiền gửi dưới dạng
ngoại tệ là tương đối lớn. Do đó, trong việc hạch toán vốn bằng tiền có sự tách biệt giữa
kế toán ngân hàng và kế toán tiền mặt, kế toán giữa tiền mặt và thủ quỹ. Điều này giúp
Công ty quản lý tốt vốn bằng tiền của mình.
3.1.1 Hạch toán tiền tại quỹ của Công ty
3.1.1.1 Các chứng từ sử dụng :
Đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ :
-Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp
-Giấy đề nghị tạm ứng
-Giấy đề nghị thanh toán
-Phiếu nhập kho, lệnh nhập vật tư
-Bảng tổng hợp tiền lương
-Phiếu chi
Đối với nghiệp vụ thu tiền, kế toán sử dụng các chứng từ :
-Hoá đơn bán hàng ( liên 3)
-Phiếu thanh toán tạm ứng
-Phiếu thu
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ chi tiền
Nghiệp vụ chi tiền
Người được thanh toán
Giám đốc, kế toán trưởng
Kế toán tiền mặt
Giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng hoặc giấy thanh toán tạm ứng,
phiếu nhập kho, lệnh nhập vật tư …
Lập phiếu chi
Duyệt chi

Giám đốc, kế toán trưởng
Kế toán tiền mặt
Thủ quỹ
Ký duyệt phiếu chi
Ghi sổ kế toán
Xuất quỹ
Bảo quản
và lưu
1
2
3
4
5
6
Ví dụ : Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của anh Nguyễn Văn An ngày
27/3/2004, đã được trưởng phòng kế hoạch vật tư, kế toán trưởng ký duyệt, căn cứ vào
hoá đơn bán hàng số 033138 của đại lý vải bò Hanosimex lệnh nhập vật tư ngày
02/03/2004 và phiếu nhập kho ngày 26/03/2004
Kế toán tiền mặt lập phiếu chi ( số 0134, quyển số 2 theo mẫu 02 VT ) thành 3
liên, liên 1 lưu, liên 2 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, liên 3 giao cho người nhận tiền
CÔNG TY GIẦY THĂNG LONG
Số 411-Nguyễn Tam Trinh
PHIẾU CHI
Ngày 27/2/2004
Họ tên người nhận tiền : Vũ Minh Dũng
Địa chỉ : Phòng kế hoạch vật tư
Lý do chi : Thanh toán tiền hàng cho hoá đơn số 033138
Số tiền : 9.945.000 ( Chín triệu chín trăm bốn mươi lăm nghìn )
Kèm theo ; Hoá đơn số 033138
Lệnh nhập vật tư ngày 2/3/2004

Phiếu nhập kho số 416 ngày 26/3/2004
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán tiền
mặt
Đã nhận đủ số tiền : 9.945.000 d
Ngày 27/0/2004
Thủ quỹ Người nhận tiền
Người được thanh toán mang phiếu chi tới thủ quỹ lĩnh tiền, thủ quỹ ký, ghi số
tiền và chuyển phiếu chi cùng các chứng từ liên quan cho kế toán tiền mặt định khoản
ghi sổ.
Định kỳ, kế toán tiền mặt trình phiếu chi cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt
và lưu phiếu chi
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thu tiền :
Nghiệp vụ thu tiền
Kế toán tiền mặt
Thủ quỹ
Hoá đơn bán hàng, phiếu thanh toán tạm ứng
Lập phiếu thu
Thu tiền
Kế toán tiền mặt
Kế toán trưởng
Ghi sổ
Duyệt phiếu thu
Bảo quản và Lưu
Người nộp tiền
Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn số 2661 của Công ty dệt 8/3, căn cứ vào giầy đề
nghị tạm ứng số 1721 ngày 10/03/2004 anh Lê Văn Hoàng lập giấy thanh toán tiền tạm
ứng ( mẫu 04-TT ) và chuyển cho kế toán tiền mặt lập phiếu thu , thu lại số tiền tạm
ứng thừa. Giấy thanh toán tiền tạm ứng phải có sự ký duyệt kế toán trưởng, người nộp
lại tiền tạm ứng và kế toán tiền mặt. Phiếu thu lập theo mẫu 01-TT

CÔNG TY GIẦY THĂNG LONG
Số 411-Nguyễn Tam Trinh
PHIẾU THU
Ngày 21/3/2004
Họ tên người nộp tiền : Lê Văn Hoàng
Địa chỉ :
Lý do nộp : Tiền tạm ứng thừa
Số tiền : 2.750.000 ( Hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn )
Kèm theo : Giấy đề nghị tạm ứng số 1720
Hoá đơn số 22661
Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt
Đã nhận đủ số tiền : 2.750.000
Ngày 21/3/2004
Thủ quỹ
Phiếu thu được lập 3 liên và chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền, ghi vào
phiếu chi, ký xác nhận và chuyển lại 1 liên cho kế toán tiền mặt, 1 liên lưu tại quyển và
1 liên giao cho người nộp tiền. Kế toán tiền mặt định khoản, ghi sổ. Định kỳ, Kế toán
trưởng ký duyệt và bảo quản, lưu giữ các chứng từ này
3.1.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán tiền mặt tại quỹ
Các tài khoản được sử dụng trong hạch toán tiền mặt
TK 111 “Tiền mặt “được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2
TK 1111 “tiền Việt nam “ : Phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ, thừa thiếu tiền
mặt VND tại quỹ tiền mặt bao gồm cả ngân phiếu
TK 1112 “ Tiền mặt ngoại tệ “ : Phản ánh tình hình thu chi thừa, thiếu, điều chỉnh
tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo VND
TK 1113 “ Vàng, bạc, đá quý “ : Phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quý nhập, xuất
thừa, thiếu, tồn quỹ tiền mặt
Nội dung và kết cấu của Tài khoản 111 như sau :
Bên nợ : -Các khoản tiền mặt, ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc đá quý nhập quỹ
-Số tiền thừa khi kiểm kê quỹ

-Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh tỷ giá
Bên có : -Các khoản xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc đá quý
-Số tiền thiếu khi kiểm kê
-Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh tỷ giá
Dư nợ : Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu vàng bạc đá quý tồn quỹ
Sơ đồ hạch toán :
TK 111
TK 112
TK 131,133
138,141
TK 334,338
TK 152,153,156
TK 331,333
311,341
TK 331,311,341
TK 413
TK 411,511
711,635
Rút TGNH về quỹ tiền mặt
Thu khách hàng, thuế VAT được hoàn lại, thu tạm ứng và thu khác bằng tiền
Xuất tiền mặt mua vật tư, tài sản hàng hoá, dịch vụ
Xuất TM trả lương, thưởng, các khoản khác cho công nhân
Giảm giá hàng mua,
hàng mua trả lại
Xuất TM trả nợ người bán,
nộp thiếu nợ vay
Vay ngắn hạn, dài hạn
Thu hồi tiền hàng trả thừa
Chênh lệch tỷ giá
ngoại tệ bất thường

Vốn nhận cấp phát, thu tiền bán hàng, tiền thu được từ hoạt động tài chính
TK 413
Chênh lệch tỷ giá
TK 241,627
641,642
3.1.1.3 Hạch toán chi tiết và tổng hợp tiền mặt
Để hạch toán chi tiết tiền mặt, kế toán sử dụng sổ quỹ tiền mặt ở Công ty giầy
Thăng Long, kế toán theo dõi ngoại tệ và VND trên cùng một sổ
Căn cứ để ghi sổ chi tiết chính là các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Hàng ngày kế
toán tập hợp các phiếu thu, phiếu chi để lên sổ quỹ. Cuối tháng, kế toán tính số tiền tồn
quỹ, tính toán chênh lệch tỷ giá và đối chiếu Bảng kê số 1, NKCT số 1
Để hạch toán tổng hợp tiền mặt, kế toán sử dụng Bảng kê số 1, NKCT số 1, Kế
toán tổng hợp lên sổ cái và các báo cáo tài chính cần thiết
Đầu tháng, kế toán xác định số dư đầu tháng trên Bảng kê số 1 dựa vào số dư
cuối tháng trước. Định kỳ 5 ngày, kế toán tập hợp các phiếu thu và lên Bảng kê số 1
phản ánh phát sinh Nợ của TK 111 đối ứng với các tài khoản liên quan và dựa vào phát
sinh Có trên NKCT số 1 tính số dư TK 111
Cuối mỗi tháng, kế toán tiền mặt khoá Bảng kê số 1, khoá sổ quỹ tiền mặt, xác
định tổng phát sinh Nợ TK111 đối ứng Có các TK liên quan
Để lên NKCT số 1 định kỳ 5 ngày, kế toán phải căn cứ vào phiếu chi, các chứng
từ gốc. Cuối tháng, kế toán khoá NKXT số 1, xác định số dư bên Có TK111 đối ứng Nợ
các TK liên quan]NKCT số 1 và Bảng kê số 1 được nộp cho Kế toán tổng hợp. Kế toán
tổng hợp sẽ đối chiếu với sổ chi tiết ( sổ quỹ tiền mặt ), đối chiếu với các Bảng kê,
NKCT liên quan nhằm xem xét tính hợp lý, trung thực và lên sổ cái Tk 111
Trình tự hạch toán tiền mặt được thể hiện qua mô hình sau
Chứng từ gốc
tiền mặt
Sổ chi tiết
TK 111
NKCT

số 1
Bảng kê
số 1
Sổ cái TK 111
Báo cáo tài chính
3.1.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng ( TGNH )
3.1.2.1 Các chứng từ sử dụng
Công ty sử dụng các chứng từ sau :
-Các chứng từ gốc thanh toán : Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh
toán, hoá đơn tiền điện, tiền điện thoại, Fax…
-Các chứng từ ngân hàng :
Phiếu uỷ nhiệm chi
Phiếu uỷ nhiệm thu ( chỉ dung để thanh toán tiền điện thoại )
Thư tín dụng (L/C)
Giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng
Séc
Quy trình luân chuyển chứng từ Ngân hàng
Với các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền Việt nam, Công ty thường sử dụng Séc,
Phiếu uỷ nhiệm chi, Phiếu uỷ nhiệm thu chỉ được sử dụng khi thanh toán với bưu
điện.Phiếu uỷ nhiệm chi, Séc trước khi chuyển tới Ngân hàng hay người sử dụng để
thanh toán đều do Kế toán ngân hàng lập, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám
đốc ký. Phiếu uỷ nhiệm chi lập thành 4 liên; 1 liên lưu, 1 liên chuyển cho ngân hàng mà
Kế toán
ngân hàng
Giám đốc,
Kế toán trưởng
Người giao dịch
hoặc Ngân hàng
Nghiệp vụ
ngân hàng

Mở L/C uỷ
nhiệm chi, uỷ
nhiệm thu
Ký duyệt
Đơn đặt hàng, lệnh rút
tiền, hoá đơn, phiếu nhập
kho,các chứng từ thanh
toán khác
Kế toán
ngân hàng
Ngân hàng
Giám đốc,
Kế toán trưởng
Bảo quản và
Lưu
Giấy báo
ngân hàng
Duyệt Ghi sổ
mình uỷ nhiệm thanh toán, 1 liên gửi cho ngân hàng nhận tiền thanh toán và 1 liên gửi
cho khách hàng. Các chứng từ này chỉ được lập dựa trên cơ sở các chứng từ gốc có đầy
đủ được Giám đốc và Kế toán trưởng kýđuyệt đầy đủ
UỶ NHIỆM CHI
Số :0136
chuyển khoản-chuyển tiền, thư, điện Lập ngày 16/3/2004
Tên đơn vị trả tiền : Công ty giầy Thăng Long Phần do ngân hàng ghi
Số tài khoản L
Tại ngân hàng : Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam-Hà Nội
Tên đơn vị nhận tiền : Công ty dệt 8/3
Số tài khoản :
Tại ngân hàng : Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam-Hà Nội

Số tiền : Một trăm ba mươi triệu
Nội dung thanh toán : trả tiền hàng theo hoá đơn
Số 02778 ngày 15/3/2004
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A
Ghi sổ ngày
Ngân hàng B
Ghi sổ ngày
Kế toán Giám đốc Kế toán Kế toán trưởng Kế toán Kế toán trưởng
Ở Công ty giầy Thăng Long , Uỷ nhiệm thu thường rất ít được sử dụng, chỉ khi
thanh toán với Bưu điện, Công ty mới nhận được Uỷ nhiệm thu của Bưu điện kèm với
các hóa đơn điện thoại. Trong trường hợp này, do có sự ký kết tay ba giữa Công ty giầy
Thăng Long , Bưu điện thành phố Hà Nội và Ngân hàng Công thương khu vực II Hai
Bà Trưng nên khi bưu điện gửi hoá đơn điện thoại tới ngân hàng, ngân hàng sẽ tự động
thanh toán cho bưu điện và gửi bản uỷ nhiệm thu cùng các chứng từ gốc về cho Công ty
Tài khoản nợ
Tài khoản có
Số tiền bằng số
Khi nhận được giấy báo của Ngân hàng, Kế toán ngân hàng ghi sổ và định kỳ
gửi cho Kế toán trưởng
UỶ NHIỆM THU
Bưu điện Hà Nội
Ngày 31tháng 3 năm 2004
Kh ách h àng : C ông ty gi ầy Th ăng Long
S ố t ài kho ản : 891M-00020
Ng ân h àng : Ng ân h àng C ông th ư ơng khu v ực II-Hai B à T rưng-H à N ội
S ố t ài kho ản : 701I-01129
Ng ân h àng : S ở giao d ịch i-Ng ân h àng C ông th ư ơng th ành ph ố H à N ội
H ợp đ ồng s ố : 93BD ng ày 1/1/1993
S ố l ư ợng t ừng l o ại ch ứng t ừ k èm theo : 03/2004
S ố ti ền chuy ển b ằng ch ữ : M ư ời m ột t tri ệu, m ột tr ăm t ám t ư n ngh ìn s áu tr ăm

b ốn t ám đ ồng
B ằng s ố : 11.184.648
S ố ng ày ch ậm tr ả :
Ti ền ph ạt :
T ổng s ố ti ền chuy ển : 11.184.648
Đ ơn v ị b án Ng ân h àng b ên mua đ ã thanh to
án
(Đ óng d ấu ) Ng ày 12/4/2004
K ế to án tr ư ởng
(k ý t ên, đ óng d ấu )
Với các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ, khi nhận được đơn đặt hàng hoặc
đặt mua nguyên vật liệu, bạn hàng sẽ gửi L/C tới ngân hàng dao dịch của mình hoặc
Công ty sẽ mở L/C chuyển tới ngân hàng giao dịch của khách hàng. Sau khi hàng hoá
được giao, tiền hàng sẽ được trả thông qua ngân hàng. Đây chính là hình thức thanh
toán với bạn hàng rất nhanh chóng và tiện lợi, ít sai sót
3.1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán TGNH
Khi hạch toán TGNH, kế toán ngân hàng sử dụng TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng “
. Nội dung và kết cấu tài khoản được phản ánh như sau :
Bên nợ : Các tài khoản tiền được gửi vào ngân hàng
Bên có : Các tài khỏan tiền rút ra từ ngân hàng
Dư nợ : Số tiền hiện đang gửi tại ngân hàng
TK 112 được chi tiết thành các tiểu khỏan
TK 1121 : Tiền Việt nam
TK 1122 : Ngoại tệ
TK 1123 : Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra, TK 112 còn chi tiết cho từng ngân hàng giao dịch
3.1.2.3 Hạch toán chi tiết và tổng hợp TGNH
Công ty giầy Thăng Long có 3 ngân hàng giao dịch chính :
Ngân hàng Công thương khu vực II-Hai Bà Trưng-Hà Nội (A)
Ngân hàng Cổ phần công thương Việt Nam (B)

Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (C)
Do đó khi mở các sổ chi tiết kế toán TGNH cho tài khoản 112, bao gồm :
Sổ chi tiết TK 1121 (A), TK 1122 (A)
Sổ chi tiết TK 1121 (B), TK1122 (B)
Sổ chi tiết TK 1121 (C), TK1122 (C)
Điều này nhằm tránh nhầm lẫn, sai sót khi hạch toán TGNH. Khi hạch toán
VND, kế toán TGNH hạch toán trên các sổ chi tiết tương tự như với hạch toán tiền mặt.
Khi hạch toán ngoại tệ, đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước
sang đầu tháng này phần nguyên giá ngoại tệ và giá trị VND.
Trong tháng, định kỳ 5 ngày, kế toán ghi sổ 1 lần dựa vào các chứng từ phát sinh
và tỷ giá ngoại tệ mỗi ngày
Cuối tháng, kế toán tính số dư ngoại tệ, VND và tính toán chênh lệch tỷ gía.
Kế toán sử dụng tỷ giá thực tế và chỉ điều chỉnh chênh lệch một lần vào cuối
tháng. Định kỳ 5 ngày, căn cứ vào giấy báo Có và các chứng từ gốc, kế toán TGNH lên
Bảng kê số 2 , cuối mỗi tháng phải khoá NKCT số 2 và Bảng kê số 2
Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 1122A
Đối tượng : Ngân hàng Công thương KVII
Loại ngoại tệ : USD
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng
từ
Diễn giải
TKđối
ứng
Tỷ giá
Phát sinh Nợ Phát sinh Có Tồn
SH NT

Ngoại
tệ
VND
Ngoại
tệ
VND
Ngoại
tệ
VND
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2/3 Mua ngoại
tệ
1121 15180 1100 16689000
Thanh toán
LC
642 15180 5.8 88400
3331 15180 0.58 8840
7/3 Bán ngoại
tệ
1121 15395 750 11546000
Thu tiền
bán hàng
511 15395 5000 66975000
Trả tiền
hàng
152 15395 3500 52882500
12/3 …….
…..
31/3 Cộng phát
sinh

Chênh lệch 413
Xác định tổng phát sinh bên Nợ của TK 112 đối ứng Có TK liên quan trên Bảng
kê số 2, xác định tổng phát sinh bên Có của TK 112 đối ứng Nợ TK liên quan trên
NKCT 2 và xác định số dư cuối tháng của TK 112 trên từng ngân hàng cũng như tổng
số dư TK tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào Bảng kê số 2 và NKCT 2 Kế toán tổng hợp
lên sổ cái TK1TKp
Trình tự hạch toán TGNH theo hình thức NKCT được mô tả như sau :
Giấy báo ngân hàng và các chứng từ gốc
NKCT 2
BK 2
Sổ chi tiết TK112
Sổ cái TK 112
Báo cáo tài chính
Hạch toán TGNH có thể tóm tắt theo sơ đồ sau :
3.2. Hạch toán tài sản cố định ( TSCĐ)
3.2.1 Đặc điểm TSCĐ tại Công ty giầy Thăng Long
Là một đơn vị chuyên sản xuất giầy lớn, TSCĐ của Công ty cũng tương đối lớn.
Giá trị TSCĐ trên tổng nguồn vốn luôn lớn hơn 40% . Trong đó, hầu hết các tài sản đều
là TSCĐ hữu hình.
Nó bao gồm : - Nhà xưởng, nhà văn phòng
TK 111
TK 112TK111
Gửi tiền mặt vào ngân hàng
Rút TGNH về quỹ tiền mặt
TK 413
Chênh lệch tỷ giá
TK 152,153,
641,642,627
TK 131,511
635,711

Mua sắm vật tư, dụng cụ bằng TGNH
Thu nợ, thu tiền bán hàng
Chênh lệch tăng do bán ngoại tệ, thu
thất thường
Mua sắm TSCĐGiảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
TK 411,441
TK 211
TK 413
TK 241
Đầu tư XDCBChênh lệch tăng tỷ giá
TK 133,331,311
315,811,341
Ngân hàng trả nợ, Lỗ do bán ngoại tệ
Chênh lêch giảm tỷ giá
TK 413