PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA Ở UBND HUYỆN ĐÔNG ANH

PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA
Ở UBND HUYỆN ĐÔNG ANH.
2.1. Quá trình tổ chức thực hiện
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của
UBND huyện Đông Anh được thành lập theo Quyết định số: 156/2003/QĐ- UB
ngày 11/11/2003 của UBND Thành phố Hà Nội về việc thực hiện cơ chế “một
cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính của Thành
phố Hà Nội và Quyết định số: 1153/ QĐ- UB ngày 29/12/2003 của UBND
huyện Đông Anh về việc thành lập Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” thuộc Văn phòng HĐND và
UBND Huyện.
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Sau
đây gọi tắt là Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính ) có chức năng tiếp nhận hồ
sơ và trả kết quả giải quyết đối với các loại thủ tục hành chính sau đây:
1) Tiếp nhận và giải quyết các chế độ chính sách về Bảo hiểm xã hội.
2) Cấp, đổi, sửa phiếu khám chữa bệnh BHYT.
3) Chứng thực:
- Bản sao giấy tờ, văn bằng chứng chỉ bằng tiếng Việt.
- Chữ kí của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực
hiện các giao dịch dân sự trong nước.
- Hợp đồng giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng.
- Văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.
4)Tiếp nhận hồ sơ: Tiếp nhận và điều động nhân sự, thi tuyển công chức,
tuyển lao động hợp đồng trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, duyệt biên
chế.
5) Cấp phát ngân sách cho các đơn vị thụ hưởng ngân sách.
6) Thẩm định hồ sơ quyết toán và cấp kinh phí có tính chất xây dựng.
7) Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
8) Chuyển đổi quyền sử dụng đất.
9) Cấp giấy phép xây dựng.
10) Thẩm định thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán công trình xây dựng.

11) Tiếp nhận và giải quyết các chế độ chính sách về LĐTB & XH.
12) Giải quyết chế độ về thờ cúng liệt sỹ.
13) Cấp, đổi, bổ sung nội dung giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho các
hộ kinh doanh cá thể.
Ngoài ra, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của UBND huyện Đông Anh
có nhiệm vụ:
1) Tiếp nhận hồ sơ xin giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức
và thẩm định hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ.
2) Chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ sau khi đã được kiểm tra đầy đủ đến
phòng chuyên môn có thẩm quyền thụ lí.
3) Tiếp nhận kết quả giải quyết từ phòng chuyên môn, lưu trữ, thông báo và
trả kết quả giải quyết cho công dân, tổ chức.
4) Thực hiện các dịch vụ tư vấn pháp luật, thông tin, tra cứu, in ấn, sao chụp
văn bản hành chính theo yêu cầu của công dân, tổ chức theo quy định của cơ
quan có thẩm quyền.
5) Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp nâng cao năng lực hoạt
động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính và Cải cách thủ tục hành chính
với UBND Huyện.
Trưởng các phòng, ban chuyên môn có trách nhiệm thụ lí hồ sơ hành
chính do Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính chuyển đến, không được phép
trực tiếp nhận hoặc trả kết quả cho công dân, tổ chức đối với những thủ tục
hành chính đã được qui định thực hiện theo cơ chế “một cửa”.
Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ
hành chính cũng được quy định rõ ràng. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính
của UBND Huyện nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND và
UBND huyện, do một lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND trực tiếp điều
hành. Người được cử trực tiếp điều hành Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính
gọi là Trưởng Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính. Trưởng Bộ phận tiếp nhận
hồ sơ hành chính có trách nhiệm tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ
hành chính theo quy chế “một cửa” được ban hành kèm theo Quyết định số

181/QĐ - CP của Chính phủ, Quyết định số 156/2003/QĐ - UB ngày
11/11/2003 của UBND Thành phố Hà Nội và Quyết định số: 1154 ngày
29/12/2002 của UBND Huyện Đông Anh về việc ban hành qui chế về tổ chức
và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành
chính thuộc Văn phòng HĐND và UBND Huyện, bao gồm:
- Phân công nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả cho công chức trong biên
chế hoặc công chức được điều động biệt pháI đến làm việc tại Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ hành chính.
- Kí biên bản giao, nhận hồ sơ hành chính giữa bộ phận tiếp nhận hành
chính với phòng chuyên môn có thẩm quyền thụ lí hồ sơ hành chính.
- Nhận xét đánh giá công chức hàng năm theo pháp lệnh cán bộ, công chức
làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, gửi nhận xét, đánh giá về
phòng chuyên môn đối với các công chức được điều động biệt phái, thông báo
với phòng chuyên môn và báo cáo với người có thẩm quyền xử lí khi công chức
được điều động biệt pháI vi phạm quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ
sơ hành chính.
- Lập dự toán kinh phí, kế hoạch thu, chi tài chính,quyết định các khoản
thu, chi của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính theo hướng dẫn của Sở Tài
chính và chịu trách nhiệm trước UBND huyện về quyết định đó.
- Báo cáo định kì về tình hình hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành
chính với UBND huyện và cơ quan hành chính cấp trên.
Công chức được phân công nhận và trả hồ sơ phải là công chức trong
biên chế nhà nước, có trình độ quản lí nhà nước, am hiểu pháp luật, thành thạo
chuyên môn, nghiệp vụ, nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hành chính và các phòng, ban
chuyên môn có liên quan, năng động nhiệt tình và có khả năng giao tiếp tốt.
Công chức thuộc biên chế của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính làm việc
theo chế độ chuyên trách, được đào tạo, bồi dưỡng để mỗi công chức đều có khả
năng tiếp nhận tất cả hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan hành
chính Huyện.

2.2. Kết quả đạt được
2.2.1. Về bố trí phòng tiếp nhận hồ sơ hành chính và trang thiết bị phục
vụ tiếp và giải quyết công việc của công dân, tổ chức.
Phòng tiếp nhận Hồ sơ hành chính và phòng tiếp dân của huyện được xây
dựng tổng diện tích 200m2 năm 2007 huyện đã đầu tư bổ sung các trang thiết bị
phục vụ cho bộ phận "một cửa" của huyện như: triển khai công nghệ màn hình
cảm ứng phục vu cho việc tra cứu thủ tục hồ sơ hành chính, máy đếm số thứ tự,
lắp đặt mạng lan, internet phục vụ công tác tiếp nhận và giảI quyết HSHC tại bộ
phận một cửa huyện. Duy trì việc kết nối vở cổng giao tiếp điện tử thành phố.
Đối với các xã, thị trấn đều bố trí riêng các thiết bị như: máy vi tính, máy
phôt tô cho các xã thị trấn,… một số xã, thị trấn đã đầu tư xây dựng như: Vân
Nội, Vân Hà, Thị trấn Uy Nỗ…. Có 10 xã, thị trấn đã được huyện triển khai kết
nối cổng giao tiếp điện tử như: Nam Hồng, Nguyên Khuê, Bắc Hồng, Cổ Loa,
Kim Chung….
2.2.2 Về bố trí cán bộ, công chức tại nơi tiếp nhận hồ sơ hành chính:
Theo sự chỉ đạo chung của thành phố UBND huyện đã bố trí 07 cán bộ
chuyên trách tại bộ phận tiếp nhận HSHC của huyện, trong đó:
- 04 cán bộ, công chức: (01 cán bộ lãnh đạo và 03 chuyên viên).
- Văn phòng Đăng ký đá và nhà của Huyện có 04 cán bộ, công chức, gồm:
01 cán bộ lãnh đạo, 03 chuyên viên.
- Đối với các xã, thị trấn: 24/24 xã, thị trấn trong huyện đều bố trí 01 cán bộ
chguyên trác hoặc không chuyên trách trực tại bộ phận một cửa của đợn vị thoe
quy định. Ngoài ra để thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007
của Chính phủ các đơn vị còn bố trí thêm cán bộ tư pháp phối hợp cùng cới cán
bộ Một cửa đẻ tiệp nhần và giảI quyếnt kịp thời việc chứng thực các bản sao từ
bản chính.
Năm 2007, Huyện đã cử 14 cán bộ, công chức đi đào tạo nâng cao kỹ năng
quản lý nhà nước, 04 chuyên viên trực tiếp làm công tác CCHC tại các phòng,
ban của huyện và 24 cán bộ một cửa xã thị trấn. Ngoài ra huyện còn tổ chức
bồi dưỡng dưới các hình thức chuyên đề, học tập lý luận, học tập tư tưởng Hồ

Chí Minh, bồi dưỡng Đảng viên mới, kết nạp đảng… cho các cá nhân, tổ chức,
đơn vị đóng trên địa bàn huyện là 4901 học viên.
Thông qua các chương trình học tập, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn
nghiệp vụ, đội ngũ cán bộ, công chức của huyện, xã, thị trấn đã đáp ứng cơ bản
được yêu cầu nhiệm vụ, có kiến thức chuyên môn, hiểu biết pháp lý và có kỹ
năng theo tiêu chuẩn, nghiệp vụ quy định.
2.2.3. Về các văn bản pháp quy thực hiện Cơ chế “một cửa”:
Hiện tại 100% các xã, thị trấn đều xây dựng các quy chế, quy trình triển
khai việc tiếp nhận và giảI quyết hồ sơ hành chính thông qua bộ phận một cửa.
UBND huyện đã ban hành các quy định liên quan đến thực hiện cơ chế một
cửa của huyện, cụ thể:
+Quyết định số 1153/QĐ-UB ngày 29/12/2003 về ciệc thành lập bộ phận
tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa.
+Quyết định số 1154/QD-UB ngày 29/12/2003 về việc ban hành "Quy chế
về tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giả quyết
TTHC theo cơ chế một cửa".
+Công văn số 821/UB-TCCQ ngày 29/1/2007 v/v cử cán bộ tham gia Tổ
chức công tác liên thông giảI quyết TTHC theo Quyết định 217/2006/QĐ-
UBND ngày 06/12/2006 của UBND Thành phố…
Thực hiện áp dụng ISO trong việc tiếp nhận và giảI quyết HSHC, Huyện đã
ban hành Quyết định số 354/QĐ-UBND ngày 30/3/2007 V/v ban hành các tài
liệu của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 – 2000 tại UBND
huyện Đông Anh. Triển khai áp dụng quản lý ISO ở một số văn phòng: Văn
phòng HĐND và UBND huyện, Phòng XD - ĐT, phòng thanh tra, phòng Kinh
tế – Kế hoạch, phòng nội vụ, phòng Tư pháp. Quá trình triển khai, bước đầu đã
phát huy hiệu quả và cục đo lường chất lượng…đã ghi nhận đủ tiêu chuẩ để cấp
giấy chứng nhận ISO theo quy định hai thủ tuch hành dchính là: Cấp Phép xây
dựng và công chứng, chứng thực văn bản bằng tiếng nước Ngoài .
2.2.4 Về cơ chế kiểm tra, giám sát nội bộ đơn vị về việc tiếp nhận, giảI
quyết thủ tục hành chính:

Trong công tác này huyện chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị trong huyện
UBND các xã, thị trấn thường xuyên rà soát, sửa đổi, bổ sung, xây dựng các cơ
chế quản lý giám sát công tác xây dựng văn bản pháp quy đảm bảo tránh chồng
chéo, phù hợp với quy định pháp luật.
UBND huyện đã ban hành quyết định số 1154/QĐ-UB ngày 29/12/2003 về
việc ban hành “Quy chế về tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả giảI quyết TTHC theo cơ chế “một cửa’’; Quyết định số 1090/ QĐ-
UBND ngày 07/08/2007 về việc phân công thành viên UBND huyện. Quy chế
làm việc của UBND huyện, quy chế phối hợp hoạt động giữa HĐND, UBND,
ủy ban MTTQ huyện….
Trên cơ sở các quy chế này, UBND huyện tổ chức giao ban phối hợp thực
hiện giữa Bộ phận tiếp nhận HSHC và các phòng, ban thuộc huyện nhằm tạo
điều kiện tốt nhât việc giảI quyết các TTHC cho tổ chức và công dân.
Đối với các xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của UBND huyện;
Tất cả các đơn vị đều xây dựng các quy chế phối hợp, phân công, giám sát như:
Quy chế phân công nhiệm vụ giữa các thành viên UBND, Quy chế phối hợp
hoạt động giữa Đảng uỷ, HĐND, UB MTTQ và các ban, ngành đoàn thể xã, thị
trấn…
Thông qua các cuộc giao ban và cơ chế giám sát, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ
hành chính, các phòng, ban đơn vị huyện và UBND các xã, thị trấn đã cơ bản
chủ động phối hợp tốt với nhau trong công việc tiếp nhận và giải quyết công
việc của công dân, tổ chức…
2.2.5. Về danh mục thủ tục hành chính thực hiện tại đơn vị.
UBND huyện thường xuyên yêu cầu các đơn vị liên tục cập nhật thủ tục,
qy trình và công khai toàn bộ các quy trình thủ tục hành chính thuộc thẩm
quyền tiếp nhận của các đơn vị.
Số thủ tục của huyện hiện thực hiện được theo cơ chế “một cửa” và niêm
yết công khai là 62 TTHC; ở xã, thị trấn là 54 thủ tục.Thực hiện các văn bản
hưóng dẫn của Trung ương và Thành phố, huyện đã cho rà soát và thống kê lại
toàn bộ các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của

cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn, đồng thời đề nghị Thành phố xem xét bãi
bỏ sửa đổi và bổ sung một số thủ tục hành chính không còn phù hợp thao quy
định (UBND huyện đã có ý kiến đóng góp bằng văn bản gửi Sở Nội vụ). Hiện
tại huyện đang chờ Thành phố ban hành thủ tục hành chính mới đối với các cơ
quan hành chính Thành phố.Trong khi chờ Thành phố phê chuẩn kết quả chuẩn
bộ thủ tục hành chính mới, trước mắt Huyện chỉ đạo UBND các xã, thị trấn áp
dụng các quy định mới nhất của Trung ương và Thành phố để thực hiện việc
tiếp nhận và giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng quy
định như: Thực hiện việc tiếp nhận tất cả các Hồ sơ hành chính trong ngày làm
việc, tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy hàng tuần theo đúng chỉ đạo của THành
phố và Thủ tướng Chính phủ.
Tính đến nay, các đơn vị đều thực hiện nghiêm túc các quy định của Trung
ương và Thành phố trong việc tiếp nhận và giải quyết HSHC của công dân, tổ
chức theo đúng quy định, các công dân, tổ chức đến liên hệ giải quyết công việc
về cơ bản không có ý kiến phàn nàn, thắc mắc.
2.2.6. Về niêm yết công khai
Hiện tại tất cả các phòng, ban đơn vị thuộc huyện đã thực hiện việc cập
nhật và công khai tiếp nhận HSHC toàn bộ cac thủ tục giải quyết hành chính
thuộc thẩm quyền của đơn vị theo quy định như: Công khai thủ tục công chứng,
chứng thực, phí, lệ phí, các quy định về quyền và nghĩa vụ của công dân, tổ
chức; họ tên, chức vụ của những cán bộ, số điện thoại đường dây nóng, việc đeo
thẻ đối với cán bộ, công chức khi tiếp và giải quyết công việc của công dân, tổ
chức.
2.2.7. Về cách thức nhập số liệu và các sổ sách, phần mềm tin học phục
vụ quản lí công tác tiếp nhận và giải quyêt các thủ tục hành chính.
Bộ phận tiếp nhận HSHC huyện và các xã, thị trấn thực hiện việc ghi chép
sổ sách, cập nhật vào máy tính các số liệu liên quan đến việc tiếp nhận và giải
quyết HSHC đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Các sổ sách, phần mềm tin học hiện đang đựoc Bộ phận “một cửa” của
huyện sử dụng gồm:

Một là, sổ nhật kí ghi chép công việc tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ giải
quyết thủ tục hành chính cho các tổ chức, công dân.
Hai là, phiếu giao - nhận hồ sơ TTHC giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả
kết quả giải quyết TTHC với các phòng, ban chuyên môn thuộc huyện.
Ba là, phiếu hẹn trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, công dân, doanh
nghiệp.
Bốn là, Báo cáo tình hình hoạt động tháng, quý, năm của Bộ phận tiếp nhận
HS và trả kết quả giải quyết TTHC voái cơ quan cấp trên.
Năm là, hệ thống mạng Lan, mạng internet phục vụ công tác tiếp nhận và
giải quyêt HSHC.
Sáu là, ứng dụng phần mềm tra cứu trạng thái giải quyết TTHC tại bộ phận
một của của huyện (phần mềm Onegate)
Hàng tháng, cán bộ trực tại bộ phận tiếp nhận HSHC vào sổ và máy các số
liệu về tiếp nhận và trả kết quả HSHC. Hàng tháng, quý, Bộ phận tiếp nhận
HSHC huyện, các xã, thị trấn tổng hợp báo cáo kết quả tiếp nhận, giải quyết
TTHC gửi về UBND huyện ( qua Phòng Nội vụ) để kịp thời báo cacó Thường
trực Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện và Thành phố theo quy định.
Tính đến tháng 11, kết quả tiếp và giải quyết các công việc của công dân, tổ