Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại UBND quận nam từ liêm, thành phố hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÙI CHÍ THANH

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, NĂM 2020


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÙI CHÍ THANH

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LẠI ĐỨC VƢỢNG

HÀ NỘI, NĂM 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công: “Ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành
phố Hà Nội‖ là công trình nghiên cứu của tôi. Các kết quả, số liệu trong luận văn là
trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và chưa từng được công bố trong bất kỳ một công
trình nghiên cứu nào trước đây.
Tác giả luận văn

Bùi Chí Thanh


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn này, bên cạnh sự cố gắng của bản thân, tôi đã nhận
đƣợc sự giúp đỡ quý báu của Ban Giám đốc, Khoa Sau Đại học, Khoa Văn bản và
Công nghệ hành chính, các Giáo sƣ, Phó Giáo sƣ, Tiến sỹ, các thầy, cô giáo của
Học viện Hành chính Quốc gia, đã tận tình giảng dạy, hƣớng dẫn và giúp đỡ tôi
trong quá trình học tập, nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Lại Đức Vƣợng- Ngƣời hƣớng dẫn
khoa học đã rất nhiệt tình và trách nhiệm hƣớng dẫn tôi hoàn thành bản luận văn này.

Tôi cũng xin cảm ơn Lãnh đạo UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà
Nội cùng các cán bộ, công chức của quận đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi
trong quá trình tìm hiểu tình hình thực tế, nghiên cứu và cung cấp tài liệu, số liệu để

tôi hoàn thành luận văn.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, những ngƣời đã luôn
bên cạnh, động viên và khuyến khích tôi trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu
của mình.
Mặc dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện luận văn, song không tránh khỏi
những hạn chế, thiếu sót. Kính mong nhận đƣợc sự góp ý, chỉ dẫn của các thầy cô
giáo và độc giả.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, tháng 7 năm 2020
Tác giả luận văn

Bùi Chí Thanh


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIÉT TẤT
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ
MỞ ĐẦU................................................................................................................................................ 1
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN.............................. 12
1.1 Quản lý văn bản....................................................................................................................... 12
1.1.1 Các khái niệm....................................................................................................................... 12
1.1.2. Đặc điểm của quản lý văn bản.................................................................................... 22
1.1.3 Nguyên tắc quản lý văn bản.......................................................................................... 23
1.1.4. Vai trò, ý nghĩa của quản lý văn bản........................................................................ 25
1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản........................................ 26

1.2.1 Các khái niệm....................................................................................................................... 26
1.2.2 Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, sự
khác nhau giữa hoạt động quản lý văn bản thông thƣờng với hoạt động quản
lý văn bản bằng công nghệ thông tin.................................................................................... 30
Hoạt động quản lý văn bản bằng công nghệ thông tin................................................ 31
1.2.3 Các yếu tố tác động đến ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn

bản.......................................................................................................................................................... 31
1.2.4 Sự cần thiết và ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản.................................................................................................................................................. 33
Tiểu kết Chƣơng 1......................................................................................................................... 44
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM............45


2.1 Tổng quan về UBND quận Nam Từ Liêm................................................................. 45
2.1.1 Giới thiệu chung về UBND quận Nam Từ Liêm............................................... 45
2.1.2 Văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm................................................. 50
2.2 Khái quát một số vấn đề liên quan đến công tác quản lý văn bản tại
UBND quận Nam Từ Liêm........................................................................................................ 53
2.2.1 Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận
Nam Từ Liêm.................................................................................................................................... 53
2.2.2 Sự chỉ đạo của UBND quận Nam Từ Liêm đối với công tác quản lý văn
bản........................................................................................................................................................... 55
2.2.3 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận
Nam Từ Liêm.................................................................................................................................... 56
2.3 Nội dung ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam
Từ Liêm................................................................................................................................................ 59
2.3.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng trong quản lý văn bản................................... 59

2.3.2 Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến........................................................ 75
2.4. Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của
UBND quận Nam Từ Liêm........................................................................................................ 90
2.4.1. Hiệu quả.................................................................................................................................. 90
2.4.2. Hạn chế................................................................................................................................... 94
2.4.3. Nguyên nhân........................................................................................................................ 96
Tiểu kết chƣơng 2........................................................................................................................... 98
Chƣơng 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI QUẬN NAM TỪ
LIÊM..................................................................................................................................................... 99
3.1 Quan điểm................................................................................................................................... 99
3.2 Phƣơng hƣớng, mục tiêu, nhiệm vụ............................................................................. 99
3.2.1 Cơ sở xác định phƣơng hƣớng và mục tiêu......................................................... 99


3.2.2 Phƣơng hƣớng.................................................................................................................. 100
3.3 Giải pháp................................................................................................................................... 102
3.3.1 Nâng cao nhận thức, tăng cƣờng trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công
chức của UBND quận Nam Từ Liêm về việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn

bản........................................................................................................................................................ 102
3.3.2 Đối với công tác văn thƣ của quận......................................................................... 104
3.3.3 Tăng cƣờng đầu tƣ về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho
việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.................................................................. 110
3.3.4 Các giải pháp về kỹ thuật, phần mềm.................................................................... 111
3.3.5 Xây dựng đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin chuyên trách có trình độ
chuyên môn cao, nhiệt tình, tâm huyết với công việc............................................... 116
3.4 Kiến nghị.................................................................................................................................. 117
3.4.1 UBND thành phố Hà Nội............................................................................................. 117
3.4.2 UBND quận Nam Từ Liêm......................................................................................... 117

Tiểu kết chƣơng 3........................................................................................................................ 119
KẾT LUẬN..................................................................................................................................... 120
PHỤ LỤC......................................................................................................................................... 129


STT

7

Viết tắt

1

CBCC

2

CNTT

3

CQNN

4

HĐND

5

HS

6

HSCV

HTTTQLHệ thống thông tin quản lý
8

LĐQ

9

LĐVP

10

TTHC

11

UBND

12

VB

13

VBĐH

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ
Hình. Lƣu đồ quản lý văn bản đến theo Thông tƣ số 01/2019 của Bộ nội vụ...........21
Hình Lƣu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản trong Thông tƣ số 01/2019
của Bộ nội vụ
22
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm................................................ 49
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm.......53
Hình 2.3 Biểu đồ Tình hình quản lý văn bản đi – đến từ năm 2016 - 2018.................55
Hình 2.4 Giao diện đăng nhập của hệ thống thƣ điện tử thành phố Hà Nội ...............60
Hình 2.5 Giao diện làm việc của hệ thống thƣ điện tử thành phố Hà Nội ...................60
Hình 2.6 Giao diện cổng thông tin điện tử quận Nam Từ Liêm..................................... 61
Hình 2.7 Hệ thống phần mềm tích hợp trên cổng thông tin điện tử quận....................61
Hình 2.8 Mô hình triển khai phần mềm..................................................................................... 71
Hình 2.9 Mô hình tập trung, cài đặt phần mềm tại đơn vị.................................................. 72
Hình 2.10 Giao diện của hệ thống thông tin hỗ trợ công tác điều hành........................ 72
Hình 2.11: Giao diện quản lý và điều hành trên hệ thống thông tin hỗ trợ công tác
điều hành
73
Hình 2.12 Giao diện xử lý công việc của cán bộ, công chức............................................ 73
Hình 2.13 Báo cáo thống kê công tác quản lý, điều hành................................................... 74
Hình 2.14 Lƣu đồ quá trình xử lý công văn đến tại UBND quận Nam Từ Liêm.....76
Hình 2.15 Giao diện đăng nhập phần mềm.............................................................................. 77
Hình 2.16 Giao diện chính của phần mềm............................................................................... 77
Hình 2.17 Phân bổ nhiệm vụ dự kiến, gửi đơn vị đƣợc phân công dự kiến để xử lý
................................................................................................................................................................... 78
Hình 2.18 Giao diện hồ sơ văn bản đến sau khi đƣợc nhập dữ liệu đầu vào..............78
Hình 2.19 Phiếu xử lý văn bản đến............................................................................................ 79
Hình 2.20 Phiếu xử lý đã đƣợc Lãnh đạo quận phê duyệt................................................. 80
Hình 2.21 Giao diện phân công công việc tại phòng chuyên môn.................................. 81

Hình 2.22 Trao đổi ý kiến với vai trò cán bộ phối hợp........................................................ 81
Hình 2.23 Cập nhật kết thúc hồ sơ với văn bản để biết....................................................... 82
Hình 2.24 Kết thúc hồ sơ xử lý văn bản................................................................................... 83
Hình 2.25 Lƣu đồ quá trình xử lý công văn đi tại UBND quận Nam Từ Liêm.........84
Hình 2.26 Tạo dự thảo văn bản trả lời........................................................................................ 85
Hình 2.27 Phiếu trình ký văn bản nội bộ................................................................................... 87
Hình 2.28 Giao diện phát hành văn bản qua hệ thống thông tin điện tử....................... 89
Hình 2.29 Báo cáo công tác quản lý văn bản đến.................................................................. 90


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những năm gần đây, nhân loại đang chứng kiến sự phát triển nhƣ vũ bão của
làn sóng công nghệ thông tin trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0. CNTT đã
đƣợc ứng dụng ở hầu hết các lĩnh vực trong đời sống xã hội và trở thành xu thế tất
yếu, đòi hỏi cấp bách của tất cả các quốc gia. Quốc gia nào nắm bắt đƣợc cơ hội,
vận dụng linh hoạt sẽ phát triển và ngƣợc lại.
Thủ tƣớng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc từng khẳng định: Việt Nam không thể
bỏ lỡ chuyến tàu công nghiệp 4.0. Tự tin bƣớc vào ―chuyến tàu‖ này, Chính phủ Việt
Nam đã bắt tay xây dựng Chính phủ điện tử ngay từ đầu những năm 2000, gắn với quá
trình đổi mới thể chế và cải cách nền hành chính nhà nƣớc. Và cho đến nay, tất cả các
cấp, các ngành, các cơ quan hành chính nhà nƣớc đều đẩy mạnh cải cách hành chính
theo hƣớng hƣớng tinh giản, công khai, minh bạch, hiện đại hóa. Trong quá trình cải
cách hành chính, CNTT đã góp phần tự động hóa, đơn giản hóa các quy trình, thủ tục
tạo ra phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới, đồng thời bộ máy hành chính dễ
dàng liên kết với nhau hơn trong thực hiện nhiệm vụ, chính quyền cũng thông qua đó
để điều hành bộ máy nhà nƣớc một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác, kiểm
soát tốt hơn mọi hoạt động của cơ quan công quyền trƣớc những biến động phức tạp
của thực tiễn nền kinh tế thị trƣờng trong giai đoạn hội nhập và phát triển.

Nhận thức đƣợc vai trò to lớn của ứng dụng và phát triển CNTT, Chính phủ
Việt Nam đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản nhằm thúc đẩy phát triển CNTT.
Có thể kể đến các văn bản nhƣ:
Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tƣớng Chính phủ
―Phê duyệt Chiến lƣợc phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam
đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020‖;
Quyết định số1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ
―Phê duyệt đề án đƣa Việt Nam sớm trở thành nƣớc mạnh về công nghệ thông tin
và và truyền thông‖.
Quyết định số 1702/2018/QĐ-TTg ngày 28/8/2018 của Thủ tƣớng Chính phủ về
việc thành lập Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử. Quyết định nêu rõ Ủy ban

1


Quốc gia về Chính phủ điện tử có trách nhiệm nghiên cứu, đề xuất với Chính phủ,
Thủ tƣớng Chính phủ về chủ trƣơng, chiến lƣợc, cơ chế, chính sách tạo môi trƣờng
pháp lý thúc đẩy xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử hƣớng tới Chính phủ số,
nền kinh tế số và xã hội số; tạo thuận lợi cho việc triển khai Cách mạng công nghiệp
lần thứ 4 tại Việt Nam; Giúp Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ chỉ đạo các bộ,
ngành, địa phƣơng thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp xây dựng, phát
triển Chính phủ điện tử hƣớng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số; Giúp
Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ Điều phối, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các
chiến lƣợc, chƣơng trình, cơ chế, chính sách, đề án, dự án, giải pháp có tính chất
liên ngành về xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử; Cho ý kiến về các chiến lƣợc,
chƣơng trình, cơ chế, chính sách, đề án, dự án liên quan đến xây dựng, phát triển
Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tƣớng
Chính phủ; Sơ kết, đánh giá tình hình, kết quả triển khai các nhiệm vụ, giải pháp
trọng tâm xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử.
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Chính phủ quy định về

việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc.

Thông tƣ số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định
quy trình trao đổi, lƣu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thƣ, các chức
năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của
các cơ quan, tổ chức.
Nghị quyết 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng
tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hƣớng đến năm 2025 đã
đƣa ra các quan điểm, giải pháp xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử bảo đảm
gắn kết chặt chẽ giữa ứng dụng công nghệ thông tin với cải cách hành chính, đổi
mới lề lối, phƣơng thức làm việc phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp, thực hiện
chuyển đổi số quốc gia hƣớng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số.

2


Thông báo số 139/TB-VPCP ngày 3/4/2020 của Văn phòng Chính phủ về
Kết luận của Thủ tƣớng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc tại Hội nghị trực tuyến Ủy
ban Quốc gia về Chính phủ điện tử với các Ban Chỉ đạo xây dựng Chính phủ điện
tử, Chính quyền điện tử Bộ, ngành, địa phƣơng ngày 12 tháng 02 năm 2020.Tại
thông báo, thủ tƣớng Chính phủ giao các Bộ, ngành, địa phƣơng tập trungTriển
khai thực hiện việc xử lý hồ sơ công việc trên môi trƣờng điện tử bảo đảm hoàn
thành chỉ tiêu đƣợc giao tại Nghị quyết 01/NQ-CP ngày 01 tháng 01 năm 2020 của
Chính phủ; đến hết tháng 6 năm 2020, 100% văn bản điện tử đƣợc gửi, nhận ở cả 4
cấp chính quyền đáp ứng yêu cầu về nội dung, thẩm quyền, thể thức, ký số và xác
thực theo quy định.
Nhƣ vậy, có thể thấy CNTT đã và đang đƣợc ứng dụng vào tất cả các lĩnh
vực hoạt động của cơ quan nhà nƣớc, trong đó, công tác văn thƣ đƣợc coi là lĩnh
vực trọng yếu của việc ứng dụng CNTT. Đây là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo
thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó

nâng cao đƣợc hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý.
Trong công tác văn thƣ, quản lý văn bản là một nội dung quan trọng, gắn với
cải cách hành chính, giúp tiết kiệm thời gian tiếp nhận và xử lý văn bản. Tuy nhiên
hiện nay, việc tiếp nhận và xử lý văn bản trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc
đang là vấn đề còn nhiều tồn tại, thời gian văn bản từ nơi phát hành đến nơi nhận và
quá trình luân chuyển, xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan diễn ra lâu khiến công tác
xử lý công việc bị ảnh hƣởng lớn. Do đó, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý văn bản đang là vấn đề cấp bách đặt ra nhằm rút ngắn tối đa thời
gian tiếp nhận và xử lý văn bản, góp phần vào công cuộc cải cách hành chính đặt ra
hiện nay.
Với vị thế là thủ đô của cả nƣớc, thành phố Hà Nội đang triển khai nhiều
phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản và có hiệu quả rõ rệt. Bằng tầm
nhìn chiến lƣợc, ngày 26/12/2012, UBND Thành phố Hà Nội ra Quyết định số
6109/2012/QĐ-UBND về việc phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin
của thành phố Hà Nội đến năm 2012, định hƣớng đến năm 2030;
Trong các quận của thành phố, Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm là một

3


trong những quận đi đầu về chủ trƣơng cải cách hành chính, theo đó các giải pháp
về quản lý văn bản đã đƣợc quận tích cực áp dụng. Đặc biệt, việc triển khai ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đã và đang là giải pháp khoa học
công nghệ hàng đầu. Ngày 18/6/2015, UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành Kế
hoạch số 153/KH-UBND về ứng dụng CNTT quận Nam Từ Liêm giai đoạn 20152020; Ngày 30/6/2015, HĐND quận ban hành Nghị quyết số 06/2015/NQ-HĐND
về thông qua Kế hoạch ứng dụng CNTT quận Nam Từ Liêm giai đoạn 2015 – 2020;
Đặc biệt, năm 2015, UBND quận đã xây dựng và triển khai Đề án ―Nâng cấp phần
mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại văn phòng UBND quận Nam Từ
Liêm‖ và đƣa vào hoạt động năm 2016.
Tuy nhiên, quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

văn bản của quận bên cạnh những kết quả tích cực đạt đƣợc, thì vẫn còn tồn tại
những hạn chế cần đƣợc tháo gỡ, khắc phục. Xuất phát từ lý do trên, tôi mạnh dạn
chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Ủy ban
nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp để
nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản
của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, từ đó khắc phục những hạn chế còn tồn
tại và đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản, từ đó thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính của
thành phố hiện nay.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài của luận văn
Trong những năm gần đây, vai trò của CNTT ngày càng đƣợc nâng cao và
chiếm vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội nên vấn đề ứng dụng
CNTT nói chung đã thu hút sự quan tâm của nhiều tác giả, nhà nghiên cứu. Đã có
một số đề án, sách chuyên khảo, đề tài khoa học, luận văn thạc sĩ,...đƣợc công bố,
nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước ở một số lĩnh vực, khía
cạnh khác nhau nhƣ:
Quyết định số 112/2001/QĐ-TTG của Thủ tƣớng Chính phủ : Phê duyệt Đề
án tin học hoá quản lý hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2001 – 2005.
Đặng Hữu (2001), Ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công

4


nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, NXB Chính trị quốc gia. Nội dung tác phẩm đã
nghiên cứu những ứng dụng và phát triển CNTT trong các lĩnh vực đời sống của
nƣớc ta thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Nguyễn Bá Hiến (2006), Ứng dụng CNTT phục vụ phát triển kinh tế - xã hội
tỉnh Vĩnh Phúc – Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Học viện chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh. Luận văn đi sâu nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong
việc phát triển kinh tế xã hội của tỉnh Vĩnh Phúc và đề xuất giải pháp để tiếp tục

phát triển kinh tế xã hội trong thời gian tới.
Nguyễn Xuân Thái (2010), Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố Hà Nội thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa, Luận văn thạc sĩ, Học viện hành chính quốc gia. Luận văn
đi sâu tìm hiểu cơ sở lý luận và vai trò quan trọng của CNTT nói chung và trong các
cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng, tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT trong
các cơ quan hành chính nhà nƣớc từ đó đề ra các giải pháp ứng dụng CNTT nhằm
nâng cao hiệu quả trong quản lý hành chính thành phố Hà Nội.
Lê Phạm Mạnh Hà (2014), Đổi mới công tác ứng dụng công nghệ thông tin
nhằm góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính tại Văn phòng Trung ương Đảng
(Khóa 14). Luận văn thạc sĩ, Học viện hành chính quốc gia. Luận văn nghiên cứu cơ
sở lý luận về CNTT trong quá trình cải cách hành chính, nghiên cứu thực trạng công
tác quản lý ứng dụng CNTT nhằm góp phần cải cách hành chính tại văn phòng TƢ
Đảng và đề xuất một số giải pháp tiếp tục đổi mới công tác ứng dụng CNTT tại văn
phòng TƢ Đảng.
Vũ Quang Thắng (2013) Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu
quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công an, Luận văn thạc sĩ, Học viện hành chính
quốc gia. Luận văn đi sâu vào nghiên cứu cơ sở lý luận về CNTT trong công tác văn
phòng, thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động của văn phòng Bộ Công an, đề
ra phƣơng hƣớng, nhiệm vụ và giải pháp tăng cƣờng ứng dụng CNTT để nâng cao
hiệu quả của văn phòng Bộ công an.
Phạm Tiến Luật (2014) Ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động điều
hành của UBND thành phố Hà Nội giai đoạn 2012-2020, Luận văn thạc sĩ, Học

5


viện hành chính quốc gia. Luận văn đã cung cấp cái nhìn tổng thể về việc ứng dụng
CNTT của thành phố Hà Nội trong hoạt động chỉ đạo điều hành của các cơ quan
nhà nƣớc và trong đó có UBND quận Nam Từ Liêm. Đây là tài liệu tham khảo quan

trọng để tác giả sử dụng khi nghiên cứu đề tài.
Vũ Thị Ngọc (2014), Ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý hành
chính nhà nước của UBND phường Yết Kiêu, quận Hà Đông, Hà Nội, Luận văn
thạc sĩ, Học viện hành chính quốc gia. Luận văn đi sâu nghiên cứu tầm quan trọng
của ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nƣớc và nêu rõ thực trạng ứng
dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nƣớc tại UBND phƣờng Yết Kiêu, quận
Hà Đông, thành phố Hà Nội.
Bên cạnh đó, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
quản lý văn bản nói chung đã đƣợc nghiên cứu khá kỹ lƣỡng ở các trƣờng, các
học viện, các nhà khoa học và một số cơ quan nhà nƣớc.
Lƣu Kiếm Thanh (2008), Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử
tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay; đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ. Đề
tài đã nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản tại các cơ quan nhà nƣớc và đề xuất
các phƣơng pháp khoa học nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý văn bản điện tử.
Nguyễn Thị Tâm (2008), Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong
môi trường điện tử, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ. Đề tài nghiên cứu thực trạng
quản lý công tác văn thƣ tại các cơ quan, tổ chức hiện nay ở Việt Nam, đƣa ra mô
hình quản lý công tác văn thƣ trong môi trƣờng điện tử và một số giải pháp thực
hiện mô hình quản lý công tác văn thƣ trong môi trƣờng điện tử. Kết quả nghiên
cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng các văn bản quản lý công tác văn
thƣ trong môi trƣờng điện tử và tạo cơ sở khoa học cho việc tiếp tục nghiên cứu các
vấn đề về lƣu trữ thông tin số.
Vũ Thị Mai Lan (2011), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công
tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Luận văn của Thạc sỹ, Học
viện hành chính quốc gia.
Đỗ Thị Diệu Thu (2016), Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Sở Văn hóa,
thể thao và du lịch tỉnh Thái Nguyên, Luận văn Thạc sỹ, Học viện hành chính quốc gia.

6

Hai luận văn trên đã cung cấp cái nhìn tổng thể về việc ứng dụng CNTT
trong tất cả các khâu, các bƣớc của công tác văn thƣ (trong đó có công tác quản lý
văn bản), đều là công trình khoa học có giá trị để tác giả tham khảo và vận dụng vào
đề tài của mình.
Lê Tuấn Hùng (2004), Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản - Một giải
pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ khoa học và công nghệ, Luận
văn của Thạc sỹ. Luận văn trình bày và phân tích tình hình ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ khoa học và công nghệ, mô tả và
phân tích các chức năng của phần mềm quản lý văn bản với công tác quản lý văn
bản đi – đến tại Bộ khoa học và công nghệ. Từ sự phân tích tình hình ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tác giả rút ra những kết quả đạt
đƣợc và những hạn chế cần khắc phục. Trên cơ sở đó tác giả xác định nguyên nhân
và đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản của Bộ khoa học và công nghệ.
Tạ Tuyết Nhung (2015), Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến tại Văn
phòng chính phủ, Luận văn của Thạc sỹ, Học viện hành chính quốc gia. Luận văn
nghiên cứu, phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin để quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ phục vụ công tác tham
mƣu, giúp việc Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ. Tuy đề tài chỉ đề cập đến một nội
dung trong ứng dụng CNTT của quản lý văn bản (văn bản đến) nhƣng đề tài là công
trình quan trọng để tác giả tham khảo cho luận văn.
Ngoài ra cũng có nhiều bài nghiên cứu của các tác giả khác liên quan trực
tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài nghiên cứu nhƣ:
Phạm Phƣơng Linh (2015), Quản lý văn bản trên môi trường mạng tại
VPQH giai đoạn 2011 - 2015, tầm nhìn 2020, Luận văn thạc sỹ, Học viện hành
chính. Luận văn đã đi sâu nghiên cứu những ứng dụng công nghệ cũng nhƣ quản lý
văn bản trên môi trƣờng mạng, cung cấp cho tác giả nhiều thông tin phục vụ cho đề
tài luận văn.
Vƣơng Thị Dịu (2009), Tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

của văn phòng bộ - bộ lao động thương binh và xã hội, Báo cáo thực tập tốt nghiệp,

7


Học viện hành chính. Báo cáo hệ thống những lý luận chung về nghiệp vụ quản lý
văn bản đi, văn bản đến; phân tích thực trạng công tác quản lý văn thƣ về văn bản
đi, văn bản đến của Văn phòng Bộ và đề xuất kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ lao động thƣơng binh và xã hội.
Liêng Bích Ngọc, Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của văn
phòng cấp sở tại TP Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sỹ, Học viện hành chính. Luận
văn phân tích thực trạng quản lý văn bản của văn phòng cấp sở tại TP Hồ Chí Minh
và đề xuất các giải pháp ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản.
Dƣơng Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Nxb Thông tin và Truyền thông. Đây là tác phẩm cung
cấp những khái niệm cơ bản về công tác quản lý văn bản, phục vụ cho tác giả khi
nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản nói chung.
Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Văn bản hiện hành về công tác văn thư và công
tác lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội. Tác phẩm đã hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo,
hƣớng dẫn của các cơ quan Đảng, nhà nƣớc về công tác văn thƣ – lƣu trữ, là
nguồn tài liệu tham khảo cho tác giả trong quá trình nghiên cứu.
Nguyễn Lệ Nhung, Tập bài giảng Quản lý văn bản đi - đến. Tác giả đã hệ
thống hóa các lý thuyết về quản lý văn bản đi, văn bản đến và đƣa ra cách thức,
phƣơng pháp quản lý văn bản đi – đến bằng sổ quản lý văn bản và phần mềm quản
lý văn bản.
Nhìn chung, các nghiên cứu trên có phạm vi nghiên cứu khá rộng, hoặc đề
cập đến ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nƣớc nói chung, ở tầm tổng quát hoặc
đề cập đến những khía cạnh khác nhau của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản đi – đến ở một số cơ quan, đơn vị, chƣa có công trình nào đi sâu tìm hiểu về
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm,
thành phố Hà Nội nói riêng.

Tuy nhiên, tất cả những công trình trên đều hết sức quan trọng, đã cung cấp
những nguồn thông tin, tri thức có giá trị, là tài liệu tham khảo quý báu giúp tôi có
điều kiện triển khai và hoàn thành luận văn của mình. Trong quá trình nghiên cứu,
tác giả sẽ kế thừa chọn lọc một số ý tƣởng trong các công trình nghiên cứu có liên

8


quan, kết hợp với việc phân tích thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm để thực hiện nhiệm
vụ của đề tài.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

3.1. Mục đích nghiên cứu
Mục đích của đề tài là nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý văn bản tại quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, từ đó đề
xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý
văn bản của quận, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế và công cuộc cải cách hành
chính hiện nay.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt đƣợc mục đích nghiên cứu trên, đề tài cần làm sáng tỏ những nhiệm
vụ sau:
Một là, hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản của cơ quan nhà nƣớc.
Hai là, phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại
UBND quận Nam Từ Liêm để thấy đƣợc những mặt đã làm đƣợc cũng nhƣ những
tồn tại cần khắc phục.
Ba là, đề xuất phƣơng hƣớng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý văn bản khi áp dụng công nghệ thông tin.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
+ Phạm vi về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu những ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản, bao gồm: quản lý văn bản đến, quản
lý văn bản đi.
+ Phạm vi về không gian: Đề tài nghiên cứu tại UBND quận Nam Từ Liêm,

thành phố Hà Nội.

9


+ Phạm vi về thời gian: Đề tài nghiên cứu chủ yếu từ năm 2016 đến năm 2018

(có cập nhật các văn bản của năm 2019, 2020).
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận
- Đề tài đƣợc nghiên cứu dựa trên chủ trƣơng của Đảng, chính sách pháp

luật của Nhà nƣớc cũng nhƣ lý luận về CNTT, văn thƣ; kế thừa, tiếp thu có chọn
lọc một số ý tƣởng mới có liên quan trong các công trình nghiên cứu đã công bố.
5.2 Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu sau:
+ Phƣơng pháp quan sát: khảo sát tình hình thực tế tại UBND quận Nam Từ

Liêm, thành phố Hà Nội về hoạt động của bộ phận văn thƣ, hoạt động ứng dụng
CNTT vào công tác quản lý văn bản.

+ Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các ấn phẩm, đề tài nghiên cứu

khoa học, luận văn thạc sĩ, đề án... có liên quan đến công tác văn thƣ và ứng dụng
CNTT vào công tác quản lý văn bản. Nghiên cứu các văn bản chỉ đạo của Chính phủ và
hƣớng dẫn về ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và
Truyền thông, Cục Văn thƣ - Lƣu trữ Nhà nƣớc, UBND thành phố Hà Nội.
+ Phƣơng pháp thống kê, tổng hợp, lập biểu đồ, phân tích và so sánh:

phƣơng pháp này đƣợc vận dụng trong cả 3 chƣơng của đề tài để thống kê, tổng
hợp các quy định hiện hành liên quan đến ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản;
phân tích, so sánh các thông tin thu đƣợc qua khảo sát và nghiên cứu tài liệu về
thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ
Liêm, thành phố Hà Nội.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1 Về lý luận
Luận văn hệ thống hoá những vấn đề lý luận về công tác quản lý văn bản,
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản để làm sáng tỏ khái niệm, ý nghĩa, vai trò
quản lý văn bản và khái niệm, mục tiêu, các yếu tố tác động, ý nghĩa của ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.

10


6.2 Về thực tiễn
Luận văn nghiên cứu thực trạng việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
của UBND quận Nam Từ Liêm, nêu rõ những kết quả đạt đƣợc, chỉ ra những tồn
tại, hạn chế và đề xuất các giải pháp cụ thể góp phần nâng cao hiệu quả việc ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản cho UBND quận Nam Từ Liêm, thúc đẩy quá
trình cải cách hành chính ở đơn vị.
Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho

các quận, huyện, thị xã trên địa bàn thành phố Hà Nội trong việc ứng dụng CNTT
vào quản lý văn bản, góp phần giúp các quận, huyện, thị xã thực hiện tốt chức năng
quản lý nhà nƣớc trên mọi ngành, mọi lĩnh vực.
Kết quả nghiên cứu của luận văn cũng có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ quản lý CBCC của UBND quận Nam Từ Liêm nói chung, bộ phận văn
thƣ nói riêng và các cá nhân quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT
trong công tác quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị mình.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài đƣợc kết
cấu thành 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản và ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản
Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND
quận Nam Từ Liêm
Chƣơng 3: Phƣơng hƣớng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm

11


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1 Quản lý văn bản
1.1.1 Các khái niệm
1.1.1.1 Văn bản, văn bản đến, văn bản đi
a) Văn bản
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của chính phủ về
công tác văn thƣ, văn bản là thông tin thành văn đƣợc truyền đạt bằng ngôn ngữ
hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đƣợc trình

bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định [7].
Nhƣ vậy, theo nghĩa rộng, văn bản đƣợc hiểu là vật mang tin đƣợc ghi bằng
ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phƣơng tiện nào dùng để ghi nhận và
truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá,
hoành phi, câu đối ở đền chùa; chúc thƣ, tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật,
công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ...ở cơ quan đều đƣợc gọi là văn
bản. Khái niệm này đƣợc sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn
bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nƣớc ta từ trƣớc tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản đƣợc hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ đƣợc hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức xã hội, các
tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các
hoạt động của cơ quan, tổ chức nhƣ: Chỉ thị, Thông tƣ, Nghị quyết, Quyết định, Đề
án công tác, Báo cáo... đều đƣợc gọi là văn bản.
Ngày nay, khái niệm văn bản đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong luận văn này cũng đƣợc
hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.
b) Văn bản đến

Văn bản đế là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận đƣợc từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến [7].
c) Văn bản đi

12


―Văn bản đi‖ là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành
[7]. 1.1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước
Là những thông tin và quyết định quản lý thành văn viết do cơ quan Nhà nƣớc
có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục, quy chế do pháp luật quy
định, mang tính quyền lực đơn phƣơng và làm phát sinh hậu quả pháp lý cụ thể.

Văn bản quản lý nhà nƣớc có bốn chức năng chính đó là:
Thứ nhất, chức năng thông tin:
Mọi văn bản đều chứa đựng thông tin nhất định. Theo thời điểm thông báo,
thông tin gồm 03 dạng thông tin: Thông tin quá khứ, thông tin hiện hành và thông
tin dự báo. Theo lĩnh vực quản lý băn bản có thể chứa đựng các thông tin khác
nhau: Thông tin về chính trị, về kinh tế, về văn hóa xã hội,…
Thứ hai, chức năng quản lý:
Trong công tác quản lý, văn bản là công cụ không thể thiếu. Văn bản là
phƣơng tiện truyền đạt thông tin giữa ngƣời quản lý với đối tƣợng quản lý.Văn bản
là cơ sở cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý tạo điều kiện thuận lợi
cho nhà quản lý đƣa ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Để đƣa ra đƣợc quyết
định chính xác, kịp thời, nhà quản lý cần cần có đƣợc các thông tin có tính chọn lọc
mà thông tin từ văn bản là nguồn chủ yếu.
Thứ ba, chức năng pháp lý:
Văn bản là phƣơng tiện truyền đạt các quy phạm pháp luật và quyết định
hành chính. Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ mang tính chất pháp lý khác nhau. Văn
bản có vai trò quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức.
Chức năng pháp lý của văn bản thể hiện rõ nét đối với văn bản quản lý nhà nƣớc.
Thứ tư, chức năng văn hóa – xã hội:
Văn bản là sản phẩm của giao tiếp, hình thành trong cuộc sống hàng ngày
của con ngƣời. Đồng thời văn bản cũng là một phƣơng tiện giao tiếp. Trong văn
bản có thể chứa đựng các thông tin về lịch sử, văn hóa của con ngƣời. Có thể học
tập đƣợc rất nhiều để nâng cao trình độ hiểu biết về văn hóa, xã hội.
1.1.1.3 Văn bản hành chính Nhà nước.
* Văn bản hành chính Nhà nƣớc: là bộ phận của văn bản quản lý Nhà nƣớc

13

mà chủ yếu là do cơ quan hành chính nhà nƣớc dùng để đƣa các quyết định và
truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành, đó là loại
văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nƣớc. Nó cụ thể hoá việc thi hành văn
bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý, nghĩa là thƣờng
đƣợc dùng để quản lý những công việc cụ thể có tính nghiệp vụ, sự việc trong quản
lý hành chính nhƣ: thông tin, liên hệ, trao đổi, hƣớng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở, báo
cáo, ghi nhớ, chứng thực.
* Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau:
- Công văn
- Thông báo
- Báo cáo
- Tờ trình
- Công văn: Là loại văn bản hành chính thông thƣờng dùng để trao đổi công

tác, giải quyết công vụ giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau, giữa các cơ quan nhà
nƣớc với các tổ chức hay cá nhân công dân.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi với các nội dung
chủ yếu sau đây:
+ Thông báo một (hoặc một vài) vấn đề trong hoạt động công vụ đƣợc tạo

nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành.
+ Hƣớng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên.
+ Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra.
+ Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan.
+ Hỏi thăm, cảm ơn, phúc đáp.
- Thông báo: Thông báo đƣợc sử dụng trong tình huống sau:

Dùng để thông tin rộng rãi một tin tức, sự việc hoạt động hay một quyết định

hành chính cá biệt nào đó của cơ quan Nhà nƣớc trong quá trình hoạt động quản lý.
- Báo cáo: Dùng để thuật lại, kể lại một sự vật, một sự việc, hiện tƣợng, một

quá trình hay một kết quả trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc.
- Tờ trình: Là để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt

14


có thể là một chủ trƣơng, một phƣơng án công tác, một chính sách, một chế độ, một
tiêu chuẩn, một định mức hoặc một đề nghị, bổ sung bãi bỏ một văn bản, hoặc là
những vấn đề thông thƣờng trong điều hành và quản lý ở cơ quan nhƣ mở rộng quy
mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng trên cơ sở vật chất.
- Biên bản: Dùng để ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong

hoạt động của các cơ quan tổ chức do những ngƣời chứng kiến thực hiện.
1.1.1.4 Văn bản điện tử và chữ ký
số a)Văn bản điện tử
* Khái niệm:

Khái niệm ―văn bản điện tử‖ đƣợc đề cập đến trong nhiều văn bản của nhà
nƣớc nhƣ:
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký
doanh nghiệp thì ―Văn bản điện tử‖ là dữ liệu điện tử đƣợc tạo trực tuyến hoặc
đƣợc quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng ―.doc‖ hoặc ―.pdf‖ và thể hiện
chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy [6]
Tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về gửi,
nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc do Thủ
tƣớng Chính phủ ban hành, ―Văn bản điện tử‖ là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ
liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, đƣợc

tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy [16].
Trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của chính phủ
về công tác văn thƣ, ―Văn bản điện tử‖ là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu
đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật,
định dạng theo quy định [7]
Vậy có thể hiểu, ―văn bản điện tử‖ là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu,
trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền
quy định, đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy.
Với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trƣớc hết cũng phải
đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối
tƣợng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình

15


văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lƣu trữ và truyền tin. Các công đoạn này đƣợc
thực hiện bằng các phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp.
* Giá trị của văn bản điện tử

Văn bản điện tử đƣợc ký số bởi ngƣời có thẩm quyền và ký số của cơ quan,
tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý nhƣ bản gốc văn bản giấy.
Văn bản điện tử khắc phục đƣợc một số những hạn chế của văn bản giấy, đặc
biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, đã làm giảm bớt những công đoạn thủ công,
tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan (chi phí in ấn, chi phí vận chuyển) và tạo
môi trƣờng làm việc điện tử rộng khắp, là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng
chính phủ điện tử.
Tuy nhiên, văn bản điện tử cũng còn một số bật cập sau:
Phải lệ thuộc vào máy móc và chƣơng trình phần mềm bởi khi cần kiểm tra
tính xác thực của văn bản thì phải đăng nhập vào hệ thống và phần mềm quản lý.

Khái niệm bản gốc, bản chính không có nhiều ý nghĩa. Với văn bản giấy, nếu
bản gốc duy nhất mất đi thì sẽ không thể có bản thứ hai giống hệt nhƣ vậy nhƣng
với văn bản điện tử có thể copy lại, vì thế bản copy từ bản chính và bản copy từ bản
copy không có gì khác biệt so với bản chính duy nhất đƣợc ký. Vì vậy bản gốc, bản
chính trong trong văn bản điện tử không có sự phân biệt rõ ràng.
b) Chữ ký số
* Khái niệm:

Để đảm bảo tính và tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin trong văn
bản điện tử (do việc dàng thay đổi nội dung thông tin trong tài liệu điện tử mà
không để lại dấu vết, vấn đề xác định tác giả.v.v..) ngƣời ta sử dụng giải pháp kỹ
thuật là chữ ký điện tử - chữ ký số.
Theo Khoản 1, Điều 21 - Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày
29/11/2005: Chữ ký điện tử đƣợc tạo lập dƣới dạng từ, chữ, sổ, ký hiệu, âm thanh
hoặc các hình thức khác bằng phƣơng tiện điện tử, gắn liền hoặc kết họp một cách
lô gíc vói thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận ngƣời ký thông điệp dữ liệu và
xác nhận sự chấp thuận của ngƣời đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu đƣợc ký.

16