TÌNH HÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG

TÌNH HÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA
TÌNH HÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT
XUẤT
NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY
NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY


TNHH LIÊN VẬN
TNHH LIÊN VẬN
MINH TƯỜNG
MINH TƯỜNG
3.1 Đánh Giá Chung Về Quy Trình Thực Hiện Nghiệp Vụ
Giao Nhận Hàng Hoá Của Công Ty
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một hoạt đông phức tạp và đa
dạng. Trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nhân viên giao nhận của
công ty phải giữ mối quan hệ với nhiều bên đối tác khác nhau, gặp phải nhiều thủ tục
gắc rối, nhiều quy định mà đôi khi mâu thuẩn và chồng chéo lên nhau. Chính vì sự thiếu
tính nhất quán và chưa hoàn thiện này mà trong quá trình tiến hành giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu, người giao nhận phải đối phó với nhiều rủi ro và khó khăn, nhưng nhờ
nắm vững kiến thức nghiệp vụ, bản lĩnh, sáng tạo và có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nhân viên giao nhận của công ty đã vượt qua được
những khó khăn gặp phải để thực hiện tốt nhất công tác giao - nhận hàng hóa mà khách
hàng ủy thác. Điều này thể hiện qua việc thực hiện những bước chính trong quá trình
giao nhận hàng hóa của công ty.
 Lập chứng từ.
 Xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O, giấy chứng nhận kiểm dịch, vệ sinh…
 Thủ tục hải quan.
 Thủ tục giao nhận hàng tại cảng.
3.2 Một Số Rủi Ro Thường Gặp Khi Giao Nhận Hàng Hoá
Xuất Nhập Khẩu

 Khi hãng tàu không đảm bảo chỗ đã book
Lúc này hàng hóa được trả trở lại cho chủ hàng vì nhiều lý do khác nhau. Chẳng
hạn như có nhiều chủ hàng gửi cùng một lúc với số lượng gấp nhiều lần so với khả
năng chuyên chở của tàu cùng đến một quốc gia. Do tính năng hàng hóa dễ hư hỏng, do
để quá thời gian quy định nên có thể gây nên tổn thất cho chủ hàng, chậm trễ hợp đồng
dẫn đến mất uy tín cho doanh nghiệp.
Đây là vấn đề tế nhị và khó giải quyết, khi xảy ra trường hợp này đại diện của
hãng tàu nên thông báo cho bộ phận cước
hàng tàu biển của công ty càng sớm càng
tốt để công ty có phương án giải quyết
hàng hóa. Tuy không có một quy định
chính thức nào nhưng hãng vận tải vì uy
tín của mình sẽ hết sức tránh trường hợp
này và sẽ có hình thức bồi thường thích
hợp nào đó. Công ty và chủ hàng cũng
phải có một phương án sẵn sàng cho trường hợp này để không bị động, lúng túng, giúp
hạn chế thiệt hại.
 Các sai sót chứng từ
Các chứng từ hàng xuất và hàng nhập cần hết sức chính xác và không được có
một sai xót nào. Tuy nhiên do tính gấp rút của việc
lập chứng từ đôi khi có những sai sót trên B/L.
Những sai sót đó có thể là địa chỉ của người nhận, lúc
đó nếu không kịp thời phát hiện hay sửa chữa thì
người nhận hàng sẽ gặp nhiều khó khăn khi nhận hàng
và chận trễ thời hạn. Khi đó nhân viên giao nhận phải báo cho hãng tàu biết những sai
xót đó và yêu cầu họ báo cho đại diện của họ tại cảng đến kịp thời điều chỉnh giúp
người nhận có thể nhanh chóng nhận hàng hóa của mình.
Các giấy chứng nhận phải do những cơ quan đáng tin cậy cấp.
 Các rủi ro khác như: hàng hoá hư hỏng, bị đổ vỡ hay thiếu hụt đôi chút
khi giao hàng. Khác với rủi ro trên, việc hư hỏng hay thiếu hụt đôi khi có thể xảy ra do

điều kiện khách quan như do vận chuyển hay do thời tiết nhưng không nghiệp trọng
lắm. Lúc này, nhân viên giao nhận nhanh chóng xác định thiệt hại và yêu cầu người có
trách nhiệm kí vào biên bản, vì sau khi đã đưa hàng ra khỏi cảng thì người vận tải sẽ
được miễn trách nhiệm.
3.3 Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Nguyên Container Và
Nhập Khẩu Hàng Lẻ
3.3.1 Quy trình Xuất Khẩu Hàng Nguyên Container
Bước 1: Boooking hàng đi Australia qua hãng tàu
COMPREHENSIVE INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDERS
LTD. ( CIFF )
Nếu là khách hàng quen thuộc của công ty thì chỉ cần booking qua email hoặc
điện thoại.
Cụ thể, công ty Anh Em (nhà shipper) sẽ gọi điện cho Master Lines và muốn
booking tàu để xuất khẩu hàng nội thất bằng gỗ đi Newzealand từ ngày 29/4, số lượng 1
container 40’HC, cảng đến là ADELAIDE, AUSTRALIA.
Sau đó, Master Lines sẽ gọi đến hãng tàu CIFF để booking tàu và cung cấp các
thông tin như trên là booking tàu để xuất khẩu hàng nội thất bằng gỗ đi AUSTRALIA
từ ngày 29/4, số lượng 1 container 40’HC, cảng đến là ADELAIDE, AUSTRALIA. Sau
đó, hãng tàu CIFF sẽ gửi lại cho Master Lines một BOOKING NOTE có nội dung theo
yêu cầu của Master Lines (xem phụ lục số 1)
Mục đích BOOKING NOTE để xác định công ty Master Lines cần cấp một
container rỗng để đóng hàng và đã booking trên con tàu PACIFIC GLORIA một chỗ
cho 1cont 40’HC đến cảng đích ADELAIDE, AUSTRALIA; đồng thời cho biết ngày
tàu chạy và thời gian cuối cùng cắt máng, cụ thể ngày tàu chạy 29/4/09 Master Lines
lên lấy Bill gốc sau ngày này và thời gian cuối cùng cắt máng nghĩa là trước 24H00
ngày 28/4/09 mà hàng không được đóng tại bãi ICD PHƯỚC LONG và làm thủ tục
thanh lý tàu thì sẽ rớt hàng. Do đó, Master Lines dựa trên Closing Time trên booking
Note này mà báo cho công ty Anh Em biết để họ kịp thời lấy container rỗng và đóng
hàng trước giờ Closing Time, cũng như biết được cont sẽ được cấp ở ICD PHƯỚC
LONG, và nơi hạ bãi là ICD PHƯỚC LONG.

Sau đó, Master Lines lập một lệnh cấp cont rỗng (xem phụ lục số 2) cho khách
hàng dựa trên những thông tin từ Booking Note của hãng tàu CIFF với nội dung là đề
nghị cấp cho công ty Anh Em một cont 40’HC, ghi nơi cấp cont là ICD PHƯỚC
LONG, nơi hạ bãi là ICD PHƯỚC LONG. Master Lines phát hành và gửi cho công ty
Anh Em booking note của hãng tàu CIFF và lệnh cấp cont rỗng của Master Lines bằng
email hoặc fax.
Bước 2: Kéo cont đóng hàng và hạ tại bãi ở cảng đi ICD PHƯỚC
LONG.
Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà có thể là đội xe của Master Lines đi lấy
cont và vận chuyển đến kho cho khách hàng để đóng hàng hoặc là đội xe của khách
hàng, cũng có thể việc đóng hàng sẽ diễn ra tại cảng không cần kéo cont về kho.
Ở đây là đội xe của công ty Anh Em và việc đóng hàng diễn ra tại kho của công
ty Anh Em nên nhân viên đội xe của công ty Anh Em sẽ nhận một Boking Note của
hãng tàu CIFF và một lệnh cấp cont rỗng do Master Lines gửi. Lệnh cấp cont rỗng của
Master Lines như là một giấy giới thiệu của Master Lines cho nhân viên công ty Anh
Em vì trên đó có thông tin người shipper là khách hàng – công ty Anh Em và Boking
Note của hãng tàu cho biết là đại lý giao nhận của công ty Anh Em đã booking tàu và
xin cấp cont rỗng để đóng hàng, để đổi lấy lệnh cấp cont rỗng của hãng tàu.
Nhân viên đội xe của công ty Anh Em sẽ theo yêu cầu trên Booking đến văn
phòng đại diện của hãng tàu CIFF tại ICD PHƯỚC LONG, đóng phí cược cont cho một
cont 40’HC là 1 triệu đồng, tiền cược này sẽ được hoàn lại khi kéo cont trả lại cho hãng
tàu và sau đó đổi lấy lệnh cấp cont rỗng và nhận seal của hãng tàu. Sau khi đội xe có
lệnh cấp cont rỗng của hãng tàu, dùng lệnh đó đến bãi cont ghi trên booking note là ICD
PHUOC LONG để nhận 1*40’HC và kiểm tra cont trước khi nhận và kéo về kho công
ty Anh Em.
Thông thường trên mỗi booking note luôn có những thông tin lưu ý cho người
nhận cont rỗng, đó là kiểm tra kỹ về các điều kiện vệ sinh và kỹ thuật của cont trước
khi xe kéo về kho riêng, nên nhân viên đội xe cần phải kiểm tra chất lượng cont và ghi
nhận thông tin về tình trạng nhận cont trên phiếu đã nhận cont và ký nhận. Lưu ý là
nhân viên của đội xe cần phải có giấy giới thiệu của công ty Anh Em vì để xác nhận

người đi lấy cont là người của công ty Anh Em và vận chuyển về kho hàng của công ty.
Sau khi đóng hàng vào cont xong, ngày 27/4 công ty Anh Em sẽ vận chuyển
hàng cont đến ICD Phước Long để hạ bãi. Muốn được hạ bãi trong cảng thì nhân viên
đội xe phải vào thương vụ cảng cầm theo lệnh cấp cont của hãng tàu và đóng các phí là
phí hạ cont, phí thuê bãi đậu 1*40’HC là 500.000đ (đã bao gồm phí hạ cont). Sau đó,
nhân viên hải quan thương vụ cảng dựa lệnh cấp cont là hàng đi chuyến tàu Pacific
Gloria 055S vào ngày 29/4 sẽ được hạ bãi nào và cấp cho nhân viên công ty Anh Em
một hóa đơn thanh toán các phí thuê bãi và phí hạ cont, đồng thời có ghi trên hóa đơn
mã, vị trí cont được hạ là N02. Sau khi đóng phí, nhân viên đội xe nhận hóa đơn và kéo
cont vào cảng và hạ cont tại N02 chờ ngày được bốc lên tàu.
Lưu ý, thông thường nếu một lô hàng làm thủ tục hải quan trước khi kéo cont
đóng hàng tại kho và kéo cont đến cảng để hạ bãi thì sẽ cho ta biết được hàng xuất khẩu
đó là hàng miễn kiểm hoặc hàng kiểm. Nếu như hàng miễn kiểm thì việc thuê bãi cho
cont đậu ở trên cao sẽ được tiết kiệm hơn, chúng ta có thể thuê và hạ cont nằm ở trên
cont khác. Chi phí cho việc thuê bãi cont ở trên cao là 300.000đ, giúp tiết kiệm hơn.
Nhưng nếu thủ tục khai hải quan làm sau khi hạ cont ở bãi thì chúng ta không
biết được hàng thuộc hàng miễn kiểm hay hàng kiểm nên thuê bãi cont nằm dưới, có
thể tốn kém hơn một ít nhưng sẽ lợi hơn và đỡ rắc rối nếu hàng chúng ta thuộc hàng
kiểm. Vì nếu cont nằm ở trên thì nhân viên kiểm sẽ không thể kiểm được và thông
thường là gây khó khăn, muốn kiểm phải thuê cẩu hạ cont xuống và thuê bãi đậu, chi
phí cho việc thuê này cao hơn rất nhiều.
Bước 3: Khai hải quan cho lô hàng
Đầu tiên nhân viên phòng chứng từ của Master Lines lập tờ khai và các chứng từ
invoice, packing list… Vì Master Lines làm dịch vụ cho công ty Anh Em nên sẽ thực
hiện việc lập tờ khai, đi khai và các chứng từ cần thiết để đi khai cũng như để nhà nhập
khẩu có thể nhận hàng ở đầu bên kia.
Việc lập tờ khai hải quan, nhân viên chứng từ Master Lines sẽ điền các thông tin
trên tờ khai (gồm 2 tờ khai: 1 bản lưu người khai hải quan, 1 bản lưu hải quan). Tờ khai
hải quan nhằm mục đích xác định:
– Loại hàng hóa xuất ra bên ngoài: đồ nội thất.

– Mặt hàng xuất đó nằm trong quy định của nhà nước hay không để công ty
Anh Em báo cáo đóng thếu cho nhà nước, đồng thời cho biết hàng đã thông quan nghĩa
là xuất khẩu hợp pháp nên trên tờ khai luôn thể hiện mã số thuế của công ty Anh Em
0302386923, khai hải quan tại KV4 (chi cục hải quan ICD Phước Long).
– Đối tượng nhập khẩu là công ty JOSBO.
– Cửa khẩu ICD Phước Long.
– Tên hàng hóa bằng tiếng việt TỦ, tra trong biểu thuế biết được mã hàng hóa
và ghi lên tờ khai MHH 9403600090. Vì mỗi loại hàng hóa sẽ đóng mức thếu khác
nhau trong biểu thuế năm 2009.
– Tổng trị giá xuất 11,384.89 USD. Từ trị giá này sẽ đóng thuế bao nhiêu % trên
trị giá đó (tiền thuế phải đóng do công ty Anh Em đóng dựa trên tờ GATT do hải quan
tính và cung cấp), còn một số thông số khác sẽ được thể hiện rõ trên mẫu tờ khai (xem
phụ lục số 3)
Tương tự những thông tin trên tờ khai hải quan dành cho người khai cũng sẽ ghi
trong tờ khai hàng hóa xuất khẩu (bản dành cho hải quan lưu). Lưu ý: nếu chi tiết về
hàng hóa nhiều hơn số mục ghi trong tờ khai, cần phải đánh bản chi tiết phụ lục kèm
theo với các thông tin: tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, trị giá , ký tên và đóng
dấu của người xuất khẩu (công ty Anh Em). (xem phụ lục số 4)
 Quy trình lập invoice, packing list
Thông thường việc lập invoice tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Ví dụ nếu
là hợp đồng thanh toán bằng L/C thì việc lập invoice khá chi tiết thể hiện đầy đủ thông
tin yêu cầu mẫu chuẩn invoice thương mại, còn lại có thể lập invoice đơn giản hơn thể
hiện thông tin:
– Người nhập khẩu JOSBO.
– Người xuất khẩu đồng thời là người phát hành invoice là công ty Anh Em.
– Ngày lập 28/4/09
– Số hợp đồng 200904
– Số cont GLDU7244720 và số seal M0564850
– Tên tàu và số chuyến Pacific Gloria V055S.
– Đi từ cảng ICD Phước Long, Việt Nam.

– Cảng đến Adelaide, Australia.
– Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã hàng hóa, số lượng, giá cả cho một đơn vị hàng
(USD) và tổng giá trị của nó, ký tên và đóng dấu công ty Anh Em.
Đối với hàng hóa này thì chỉ cần lập invoice đơn giản (vì hợp đồng thanh toán
bằng phương thức T/T. Cách lập invoice thể hiện những thông tin chi tiết trên mẫu
(xem phụ lục số 5).
Lập packing list cũng tương tự và có những thông tin như invoice nhưng có
thêm phần nữa đó là trên packing list phải thể hiện Gross weight và thể tích của lô hàng
(xem phụ lục số 6).
Sau khi lập các chứng từ trên, Master Lines phải đến người shipper (công ty Anh
Em) để kí tên, đóng dấu vào cam kết khai (thông thường khách hàng quen thuộc sẽ
cung cấp cho Master Lines con dấu và chữ kí để giảm bớt thời gian đi lại và chờ đợi
nếu shipper đi vắng).
Sau đó nhân viên khai hải quan của Master Lines sẽ đi khai hải quan hàng xuất
khẩu. Bộ tờ khai hải quan hàng xuất gồm:
– 2 tờ khai hải quan (1 bản lưu danh cho người khai và 1 bản lưu dành cho hải
quan)
– Bản phụ lục đính kèm chi tiết hàng hóa đã kê ở trên (nếu có).
– 1 packing list vừa lập.
– 2 đơn phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan theo mẫu (điền các thông tin in
sẵn trên đơn).
– 1 giấy giới thiệu của công ty cho nhân viên hải quan đi khai.
 Quy trình khai hải quan hàng xuất
Đầu tiên Master Lines vào cửa hải quan hàng xuất để đăng kí tờ khai hàng xuất,
nộp cả bộ chứng từ hàng xuất (bộ chứng từ như đã nêu ở trên) vào cửa đăng kí hải quan
hàng xuất và đợi nhân viên hải quan cho mã tờ khai hải quan. Nhân viên hải quan sẽ ghi
tên công ty khai hải quan hàng xuất và mã tờ khai vào 1 phiếu trắng là công ty Anh Em,
MST: 0302386923 mã tờ khai 14743.
Nhân viên Master Lines sẽ kiểm tra tên công ty có phải là tên công ty có phải là
khách hàng của mình hay không, lưu số tờ khai và điền mã tờ khai 14743 vào cả 2 bộ tờ

khai. Sau đó đánh số thứ tự cho bộ chứng từ, ghi số lượng chứng từ vào phiếu tiếp nhận
và nộp lại cho hải quan hàng xuất, hải quan sẽ nộp cho cấp trên và đợi lệnh, nhân viên
cấp trên sẽ xem xét và phê duyệt vào lệnh hình thức là hàng thuộc mức nào, thông
thường có 3 mức trong lệnh hình thức:
– Mức 1: hàng miễn kiểm không tính thuế
– Mức 2: hàng miễn kiểm có tính thuế
– Mức 3: hàng kiểm có tính thuế
Máy tính điện tử sẽ mặc định cho lô hàng thuộc mức nào và sau đó lãnh đạo sẽ
duyệt lô hàng ở mức nào, kết quả sẽ lấy theo lãnh đạo duyệt.
Nếu lô hàng xuất khẩu thuộc mức 1 thì sẽ lấy tờ khai trực tiếp và thanh lý tờ khai
luôn.
Nếu lô hàng thuộc mức 2 thì sẽ phân công cho nhân viên tính thuế và báo cho
Master Lines, nhân viên Master Lines sẽ đến nhân viên tính thuế xác nhận giá trị tính
thuế trên tờ khai, nhận lại tờ GATT tính thuế (để đưa lại cho công ty Anh Em sau này
đi nộp thuế ở cơ quan thuế) và tờ khai hải quan hàng xuất (bản dành cho người khai hải
quan), sau đó thanh lý bãi và thanh lý tàu.
Với lô hàng xuất khẩu này thì cấp trên trong khâu hải quan đã đánh vào mức 3
nghĩa là lô hàng bị kiểm và ghi chú trên tờ khai là hàng kiểm và bị kiểm xác xuất 5% tại
ICD Phước Long, thời gian kiểm từ 14h ngày 28/4 đến 14h20 ngày 28/4 và sẽ phân
công nhân viên tính thuế và nhân viên kiểm là Văn Hậu, Master Lines gọi điện cho
nhân viên Văn Hậu (bảng đính kèm ở cửa hải quan có thông tin về tên nhân viên kiểm
và số điện thoại liên hệ), rút tờ khai và đóng phí kiểm là 12.000đ, đóng lệ phí lấy tờ
khai 30.000đ và đến hệ thống mạng điện tử bên thương vụ cảng đánh số cont
GLDU7244720 để kiểm tra hàng nằm ở bãi nào.
Mặc nhiên bảng điện tử sẽ hiện ra lô hàng có số cont GLDU7244720 của công ty
Anh Em ở vị trí bãi cont N02 và gọi điện cho nhân viên Văn Hậu báo là hàng đã sẵn
sàng để kiểm. Nhân viên kiểm sẽ chỉ định mở cont và lôi bất cứ kiện nào để kiểm với
xác xuất hàng lấy ra 5% hàng trong cont, kiểm theo thông tin ghi trên tời khai là tên
hàng hoá. Ví dụ như là Tủ-LTV-08AI 1525x580x675 xem có đúng là bộ bàn với chất
liệu đó không . Sau khi kiểm thấy khớp sẽ bấm thêm một seal gọi là seal hải quan có mã

31890 và đóng cont lại bấm seal hãng tàu M0564850 cho cont GLDU7244720. Nhân
viên kiểm ghi chú thông tin sau khi kiểm là hàng hoá kê khai đúng với mô tả về số