Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh đắk lắk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……/……

Ch

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ HỮU TƢỜNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN

TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

ĐẮK LẮK - NĂM 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ HỮU TƢỜNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN

ĐẮK LẮK - NĂM 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.
Những kết luận trong luận văn chƣa sử dụng trong bất cứ công trình nghiên
cứu nào khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Đắk Lắk, ngày … tháng … năm 2019

Lê Hữu Tƣờng

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập chƣơng trình Thạc sỹ Quản lý công tại Phân viện
Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên và trong cả thời gian nghiên cứu để thực
hiện luận văn này, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các tổ
chức, cá nhân và gia đình. Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tất cả các tập
thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực hiện
đề tài nghiên cứu.
Em xin đƣợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đến quý thầy, cô, Lãnh đạo
Học viện Hành chính Quốc gia, Phân viện khu vực Tây nguyên, Khoa Sau đại học.
Quý thầy, cô đã tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình học
tập, nghiên cứu tại Học viện.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân,
ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn em hoàn thành luận văn này.
Với tình cảm chân thành, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Thông
tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk và các Sở, ban
, ngành cùng đồng nghiệp trong cơ quan đã tận tình giúp đỡ em để hoàn thành việc
thu thập và xử lý thông tin, số liệu phục vụ quá trình hoàn thành luận văn của mình.


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CB,CC,VC

: Cán bộ, công chức, viên chức

CNTT

: Công nghệ thông tin

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

HCNN

: Hành chính nhà nƣớc

HĐND

: Hội đồng nhân dân

QLNN

: Quản lý nhà nƣớc

UBND

: Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC
MỤC LỤC HÌNH
MỤC LỤC BẢNG
PHẦN MỞ ĐẦU
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
8
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử
8
1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản
10
1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản
10
1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản
12
1.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƢỚC
19
1.2.1 Khái niệm
19
1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ
quan hành chính nhà nước
20
1.2.3 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại cơ quan hành chính nhà nước
21
1.2.4 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng
23
1.2.5 Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng
25
1.3 NỘI DUNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH
25
1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 25

1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
26
1.4 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH
30
1.4.1 Yếu tố chủ quan
30
1.4.2 Yếu tố khách quan
31


1.5 KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI MỘT SỐ TỈNH
32
1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tỉnh
Cao Bằng
32
1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tỉnh
Thành phố Hồ Chí Minh
33
1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk
34
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
2.1 KHÁI QUÁT ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ, VĂN HÓA - XÃ HỘI TỈNH ĐẮK LẮK
37
2.1.1 Đặc điểm tự nhiên của tỉnh Đắk Lắk
37
2.1.2 Đặc điểm về kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Đắk Lắk

37
2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
40
2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
40
2.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo UBND tỉnh
và lãnh đạo Sở
40
2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến
41
2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin
42
2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn bản
44
2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản trong môi trường mạng
46
2.3 CHƢƠNG TRÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
52
2.3.1 Giới thiệu về Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành
52
2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho lãnh đạo
54
2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho chuyên viên 54
2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho văn thư
54
2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 54
2.4.1 Ưu điểm

56
2.4.2 Hạn chế
58
CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN
THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK


3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƢỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
64
3.2 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 67
3.2.1 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản
67
3.2.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
68
3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức
69
3.2.4 Ban hành hệ thống văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản
70
3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản
71
3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản
71

3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 72
3.2.8 Tuyên truyền về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
cũng như hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước 75
3.2.9 Triển khai áp dụng khung chính quyền điện tử tỉnh
75
KẾT LUẬN
78
TÀI LIỆU THAM KHẢO
80
PHỤ LỤC
83


MỤC LỤC HÌNH
Hình 2.1 Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành ............................ 52
Hình 2.2 Chức năng chính cho lãnh đạo ................................................................ 83
Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo ............................................................ 83
Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn bản ........................................................... 84
Hình 2.5 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho lãnh đạo ..................................... 85
Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho lãnh đạo.......................................... 85
Hình 2.7 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho lãnh đạo ..................................... 86
Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn bản cho lãnh đạo ............................................... 86
Hình 2.9 Màn hình chuyển văn bản dự thảo cho lãnh đạo ...................................... 87
Hình 2.10 Màn hình văn bản trình thông qua cho lãnh đạo .................................... 87
Hình 2.11 Màn hình văn bản trình duyệt cho lãnh đạo ........................................... 88
Hình 2.13 Chức năng chính của chuyên viên ......................................................... 90
Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn bản cho chuyên viên ............................... 91
Hình 2.16 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho chuyên viên ............................. 92
Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho chuyên viên .................................. 92
Hình 2.18 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho chuyên viên .............................. 93

Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn bản cho chuyên viên ........................................ 93
Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn bản cho chuyên viên....................................... 94
Hình 2.21 Màn hình văn bản trình thông qua cho chuyên viên............................... 95
Hình 2.22 Màn hình văn bản trình duyệt cho chuyên viên ..................................... 95
Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thƣ ............................................................ 97
Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho văn thƣ ......................................... 98
Hình 2.26 Màn hình nhập thông tin văn bản cho văn thƣ ....................................... 99
Hình 2.27 Màn hình chọn cùng 01 lúc nhiều văn bản cho văn thƣ ......................... 99
Hình 2.28 Màn hình chọn ngƣời chuyển xử lý cho văn thƣ .................................. 100
Hình 2.29 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đến cho văn thƣ ........................ 101
Hình 2.30 Màn hình nhận văn bản đi từ phòng, ban cho văn thƣ.......................... 102


Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thƣ ..................................... 103
Hình 2.32 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đi cho văn thƣ ........................... 104
Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý ................................................... 105


MỤC LỤC BẢNG
Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại các cơ quan chuyên môn ............................. 42
Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn bản của các cơ quan chuyên môn .............. 45
Bảng 2.3. Thông tin phục vụ đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống QLVBĐH ........ 55


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động của các cơ quan nhà
nƣớc là một xu hƣớng đổi mới đƣợc nhiều nƣớc trên thế giới thực hiện. Xây dựng
một Chính phủ hiện đại là yêu cầu tất yếu nhằm mục đích tăng cƣờng hiệu lực, hiệu
quả hoạt động của Chính phủ, đồng thời tăng tính công khai, minh bạch, từ đó tạo

điều kiện cho ngƣời dân và doanh nghiệp thực hiện quyền dân chủ trong việc tham
gia quản lý nhà nƣớc.
Trong giai đoạn hiện nay, công cuộc cải cách hành chính tại Việt Nam đã
đƣợc Nhà nƣớc quan tâm và tập trung nhiều nguồn lực thực hiện. Trong đó, nội
dung hiện đại hóa hành chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
Với bối cảnh hội nhập quốc tế và trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, việc
phát triển ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành
chính nhà nƣớc (HCNN), giữa các cơ quan HCNN với nhau và trong giao dịch với
tổ chức, cá nhân cần phải đƣợc nâng cao chất lƣợng phù hợp với xu hƣớng phát
triển của thời đại, hƣớng đến một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng
yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới đất nƣớc.
Nhằm góp phần hoàn thành một trong những mục tiêu và nhiệm vụ trọng tâm
của Nghị quyết 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chƣơng
trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 thì việc hoàn thiện và đẩy
mạnh hoạt động cải cách hành chính là nội dung cần đƣợc chú trọng.
Quản lý văn bản là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thƣ của cơ
quan, tổ chức. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác quản lý văn bản là
phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì công tác quản lý văn bản
nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ
quan, tổ chức. Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất
yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn bản là một nhu cầu mang tính
khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa
1


hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn
phòng phẩm; góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con ngƣời, đồng thời
nâng cao năng xuất lao động của cán bộ công chức; xây dựng tác phòng làm việc
hiện đại, hiệu quả trong môi trƣờng mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay

đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán
bộ công chức, viên chức trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
Ngày 12/7/2018, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nƣớc. Để tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử, từng bƣớc thay thế
văn bản giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đã chỉ đạo cơ quan chuyên môn về lĩnh vực
CNTT nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các chức năng, tính
năng đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu theo quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Tuy nhiên, tại các cơ quan nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk nói chung và
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều
khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản nhƣ xây dựng yêu
cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa đƣợc
các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản.
Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là thiếu sự lãnh
đạo, chỉ đạo cụ thể; thiếu cơ chế thƣởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống
và có sự "chống đối" từ phía ngƣời sử dụng; do thói quen sử dụng văn bản giấy và
tâm lý coi trọng chữ ký và con dấu; trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều cũng là những bất cập
hiện nay tại các cơ quan nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
Hiện tại em đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, là
cơ quan tham mƣu cho UBND tỉnh về lĩnh vực CNTT và là ngƣời trực tiếp đƣợc
triển khai “Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần nâng

2


cao sự hiểu biết, cơ sở lý luận, hỗ trợ lĩnh vực đang công tác và đƣa ra giải pháp để
khắc phục những bất cập hiện nay.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc nói chung và các cơ quan quản lý
hành chính nói riêng, nguồn thông tin văn bản giữ một vị trí quan trọng và hiện vẫn
đƣợc coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý. Để tạo cơ sở khoa học
cho việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý nguồn thông tin văn bản đi và văn
bản đến tại các cơ quan, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính lý luận hoặc
khái quát thực tiễn. Cụ thể nhƣ: Ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã đƣợc
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 bằng
đề tài cấp Nhà nƣớc "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lƣu
trữ quốc gia" mã số 48A.02.04; đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thƣ và Lƣu trữ
về “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư
vào lưu trữ” do Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì. Nội dung của đề tài đề cập khá toàn
diện đến hoạt động quản lý văn bản theo trình tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải
quyết văn bản, tìm kiếm văn bản, phần loại văn bản theo vấn đề, lập hồ sơ hiện
hành và chuyển giao hồ sơ hiện hành cho lƣu trữ. Tuy nhiên, nội dung của đề tài
chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học, và
hoạt động theo chế độ cục bộ.
Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng CNTT trong công
tác văn thƣ và lƣu trữ có cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ” của TS Dƣơng Văn Khảm, do nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản tại
Hà Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của
CNTT và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ mà quản lý văn bản
là một nội dung nhỏ trong cuốn sách. Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công
tác quản lý văn bản cũng đã nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, điều này đƣợc thể
hiện qua bài viết đăng trên tạp chí Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 của
PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân "Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các
hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước"; Kỷ yếu tọa đàm
3


khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu

trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, Bộ Nội vụ.
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính
công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này nhƣ luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai đoạn
hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện
đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào Ngọc Quang
(2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính
tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa
bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk của
Kiều Xuân Lợi (2011).
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp
đến những giải pháp hoàn thiện chất lƣợng công tác văn thƣ ở những mức độ, phạm
vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng
và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của
mình. Tuy nhiên, chƣa có công trình độc lập nào nghiên cứu trực tiếp, mang tính hệ
thống về thực trạng và giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho việc quản lý nhà nƣớc về
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh Đắk Lắk.
3. Mục đích và nhiệm vụ
3.1 Mục đích
Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để từ đó đề xuất đƣợc một số giải pháp
nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk trong thời gian tới.
4

3.2 Nhiệm vụ
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ.
- Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ có hiệu
quả tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk; và đánh giá ƣu điểm, hạn chế, nguyên
nhân của những thực trạng đó.
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
4. Đối tƣợng và phạm vi
4.1 Đối tƣợng
Luận văn tập trung nghiên cứu đối tƣợng chính là ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk với những
nội dung lý luận và thực tiễn cụ thể, gắn liền với đối tƣợng nghiên cứu.
4.2 Phạm vi
- Phạm vi về không gian: Luận văn tiến hành nghiên cứu trong phạm vi các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
- Phạm vi về thời gian: Luận văn nghiên cứu đối tƣợng trong khoảng thời
gian từ năm 2014 đến năm 2018.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
5.1 Phƣơng pháp luận nghiên cứu
Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà
nƣớc và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hƣớng của Đảng và Nhà
nƣớc trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc; các Thông tƣ, hƣớng
dẫn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; các tài liệu tham khảo, các công
trình nghiên cứu khoa học về quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
5.2 Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể
- Phƣơng pháp so sánh;
- Phƣơng pháp tổng hợp, thống kê;

5


- Phƣơng pháp khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển
giao văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk;
- Phƣơng pháp phân tích các tƣ liệu có liên quan đến nội dung của đề tài;
- Phƣơng pháp phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng “quản lý và
điều hành qua mạng bằng văn bản” tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Đắk Lắk.
Tất cả các phƣơng pháp nghiên cứu này giúp em thu thập thông tin có chọn
lọc liên quan đến luận văn; các thông tin liên quan này đều đƣợc quan sát tỉ mỉ và
điều tra thực tế từ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan chuyên môn
để có đƣợc những tƣ liệu, số liệu cụ thể, khách quan nhất đồng thời tổng hợp theo
đúng mục đích, yêu cầu luận văn đặt ra.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1 Về mặt lý luận
Làm rõ lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Qua đó chỉ rõ tính
tất yếu của việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hiện nay.
6.2 Về mặt thực tiễn
Tổng kết, phân tích, đánh giá tình hình thực trạng ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk nói riêng
và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh nói chung. Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp
để thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn
tỉnh Đắk Lắk vào thực tiễn cũng nhƣ nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của việc
ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp phần hƣớng đến
xây dựng thành công Chính phủ điện tử.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm
3 chƣơng.
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn

bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
6


tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk.
Chƣơng 3: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk.

7


CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN
THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
1.1 Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử
1.1.1.1 Khái niệm văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại đƣợc thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Phƣơng tiện giao tiếp này đƣợc thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài ngƣời.
Với sự ra đời của chữ viết, con ngƣời đã thƣc hiện đƣợc những không gian cách biệt
qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn đƣợc thực hiện qua
quá trình phát và nhận các ngôn bản.
Theo giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” và giáo trình
“Hành chính văn phòng” của Học viện Hành chính có nhiều quan niệm khác nhau
về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu đƣợc hình thành trong các hoạt
động khác nhau của đời sống xã hội”;
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể

ngôn ngữ, thƣờng bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính
nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, đƣợc tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành

chính: “Văn bản là phƣơng tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nƣớc là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (đƣợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc nhà nƣớc đảm bảo thi hành
bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ
nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý HCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những
8


văn bản của các cơ quan nhà nƣớc (mà chủ yếu là các cơ quan HCNN) dùng để đƣa
ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và
điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản
dƣới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tƣ pháp (bản án, cáo trạng...)
không phải là văn bản quản lý HCNN.
Và nhƣ vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản QLNN chứa đựng những
quyết định và thông tin quản lý nhà nƣớc;
Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản QLNN do các cơ quan QLNN ban
hành theo thẩm quyền đƣợc Nhà nƣớc quy định;
Về mặt quy trình ban hành: văn bản QLNN đƣợc ban hành theo trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định;
Về mặt mục đích: văn bản QLNN đƣợc ban hành nhàm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý HCNN giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau và giữa các cơ quan
nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.

1.1.1.3 Khái niệm văn bản điện tử
Văn bản điện tử đƣợc định nghĩa tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định
28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nƣớc do Thủ tƣớng Chính phủ ban hành với nội dung nhƣ sau:
Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định
dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa
từ văn bản giấy. Nhƣ vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử
trƣớc hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt
thông tin cho nhiều đối tƣợng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản
giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lƣu trữ và truyền tin.
Các công đoạn này đƣợc thực hiện bằng các phƣơng tiện hoạt động dựa trên công
nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và
các công nghệ tích hợp.

9


1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản đƣợc quy định thực hiện thống nhất tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ,
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của công tác văn thƣ và Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Thông tƣ này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07
tháng 01 năm 2013.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Công tác quản lý văn bản đƣợc xác định là một mặt hoạt động của công tác
văn thƣ nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản không thể

thiếu đƣợc và là nội dung quan trọng trong công tác văn thƣ, chiếm một phần rất lớn
trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhƣ vậy, công tác quản lý văn bản
gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đƣợc xem nhƣ một bộ phận hoạt động quản
lý nhà nƣớc, có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng quản lý nhà nƣớc.
1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn bản đến
cũng nhƣ văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dƣới đây:
- Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn
bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa
của sự việc đƣợc đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và
thời gian của các cơ quan.
- Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thƣ nói
chung, việc quản lý văn bản nói riêng.
10


Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù
hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nƣớc
cấp trên;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với
thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nƣớc quy định:
Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên
loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ

quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải đƣợc trình bày đúng vị
trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nƣớc ban hành.
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải đƣợc quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản.
+ Yêu cầu chính xác còn phải đƣợc thể hiện trong thực hiện đúng với các chế
độ quy định của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ.
- Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nƣớc. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thƣ đến việc
lựa chọn cán bộ văn thƣ của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã đƣợc quy định
trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thƣờng vụ quốc hội.
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thƣ gắn liền với
việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã trở thành một trong những tiền đề đảm
11


bảo cho công tác quản lý nhà nƣớc nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
năng suất, chất lƣợng cao. Việc tăng cƣờng ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhƣng phải tiến hành từng
bƣớc, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nƣớc cũng nhƣ
điều kiện cụ thể của từng địa phƣơng.
1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản
1.1.4 1. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trƣớc khi phát hành văn
bản, Văn thƣ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai
sót thì báo cáo ngƣời có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
b) Đăng ký văn bản đi
- Văn bản đi đƣợc đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
c) Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Nhân bản: Văn bản đi đƣợc nhân bản theo đúng số lƣợng đƣợc xác định ở
phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật
đi đƣợc thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
- Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn
bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi
đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
(“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thƣợng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản đƣợc thực
hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV và
12


việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu
thu hồi” trên văn bản đƣợc thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tƣ số
12/2002/TT-BCA(A11).
d) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản:
+ Lựa chọn bì;

+ Trình bày bì và viết bì;
+ Vào bì và dán bì;
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
- Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải đƣợc hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó đƣợc ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể
từ ngày ký văn bản.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thƣ có trách nhiệm theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi, cụ thể nhƣ sau:
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
ngƣời ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình ngƣời ký văn bản quyết định.
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc.
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhƣng vì lý do nào đó mà Bƣu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bƣu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
+ Trƣờng hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngƣời có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
e) Lưu văn bản đi
- Việc lƣu văn bản đi đƣợc thực hiện nhƣ sau:
13


+ Mỗi văn bản đi phải lƣu hai bản: bản gốc lƣu tại Văn thƣ và bản chính lƣu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lƣu tại Văn thƣ phải đƣợc đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
- Trƣờng hợp văn bản đi đƣợc dịch ra tiếng nƣớc ngoài hoặc tiếng dân tộc

thiểu số, ngoài bản lƣu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bảng tiếng nƣớc ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
- Việc lƣu giữ, bảo quản và sử dụng bản lƣu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
- Văn thƣ có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng
bản lƣu tại Văn thƣ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức.
1.1.4 2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đƣợc chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ chức.
a) Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến:
+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thƣ hoặc ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra
số lƣợng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trƣớc khi nhận và ký nhận.
+ Trƣờng hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản đƣợc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thƣ hoặc ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay ngƣời có trách nhiệm; trƣờng hợp cần thiết, phải lập
biên bản với ngƣời chuyển văn bản.
+ Đối với văn bản đến đƣợc chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thƣ phải kiểm tra số lƣợng văn bản, số lƣợng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
14