(Luận văn thạc sĩ) xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành bảo hiểm xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THU MINH

XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO
QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH
BẢO HIỂM XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành Lƣu trữ học

Hà Nội - 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THU MINH

XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI

Luận văn Thạc sĩ chu
yên ngành Lƣu trữ học
Mã số: 60320301

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Liên Hƣơng

Hà Nội - 2018

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bảo hiểm xã hội là đơn vị sự nghiệp của nhà nước, được tổ chức theo
ngành dọc gồm ba cấp: cao nhất là cơ quan BHXH Việt Nam ở trung ương
(gọi chung là BHXH Việt Nam) có chức năng thực hiện quản lý chung tất cả
các mặt hoạt động của ngành; ở địa phương có BHXH tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương (gọi chung là BHXH cấp tỉnh) và BHXH quận, huyện, thị
xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH cấp huyện) có chức năng,
nhiệm vụ chính là thực hiện giải quyết các chế độ về BHXH, BHTN và
BHYT đối với các cá nhân, tổ chức trong phạm vi toàn quốc gia.
Trong quá trình hoạt động, ngành BHXH sản sinh ra khối hồ sơ, văn
bản, giấy tờ rất lớn, ngoài khối tài liệuquản lý hành chính, hồ sơ nhân sự, tài
liệu khoa học - cơng nghệ, tài liệu tài chính - kế tốn và khối tài liệu chun
ngành BHXH thì cịn có tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu ảnh, ghi âm - ghi
hình. Đặc biệt, tài liệu chuyên ngành là loại hồ sơ đặc thù, chúng rất quan
trọng trong hoạt động quản lý và mang ý nghĩa thực tiễn rất cao vì chúng có
liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người tham gia BHXH, BHTN và
BHYT.
Là một viên chức trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đồng thời cũng là một học viên cao học
chuyên ngành lưu trữ. Trong quá trình lựa chọn đề tài nghiên cứu luận văn của
mình, tơi rất băn khoăn nên lựa chọn hướng nghiên cứu nào để vừa phù hợp
với yêu cầu của nhà trường, vừa có khả năng ứng dụng cao trong thực tiễn.
Được sự gợi ý từ các giáo sư, tiến sỹ của Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phịng,
tơi quyết định lựa chọn hướng nghiên cứu về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
ngành BHXH. Khi lựa chọn đề tài này, tôi gặp rất nhiều khó khăn, trong đó
khó khăn lớn nhất đó là ngành Bảo hiểm xã hội đã ban hành Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của hệ thống ngành Bảo hiểm xã hội năm 2011. Vì vậy, bản thân
tự đặt ra câu hỏi: có cần xây dựng một bảng thời hạn bảo quản mới thay thế

bảng thời hạn bảo quản cũ hay không? Tôi bắt đầu thực hiện thu thập các văn
bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của ngành BHXH và nghiên
cứu lại bảng thời hạn bảo quản mà ngành BHXH đã ban hành và chúng tôi phát
hiện ra rằng: bảng thời hạn bảo quản này đã khơng cịn phù hợp ở thời điểm
1


hiện tại và ngành BHXH rất cần ban hành một bảng thời hạn bảo quản mới bởi
các lý do sau đây:
- Thứ nhất, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH được
xây dựng trước khi Luật Lưu trữ ra đời;
- Thứ hai, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của ngành BHXH đã
được mở rộng hơn rất nhiều đặc biệt là của cơ quan BHXH Việt Nam. Sự gia
tăng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng đồng nghĩa với khối hồ sơ,
tài liệu của ngành phát sinh thêm về số lượng, khối lượng và loại hình.
- Thứ ba, trong quá trình sử dụng, nhiều nhóm tài liệu khơng được quy
định thời hạn bảo quản nên người làm lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong việc
xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu.
Đó là các lý do cần phải ban hành bảng thời hạn bảo quản mới để phù hợp
với tình hình thực tiễn. Do đó, tơi quyết định chọn đề tài "Xây dựng bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH" làm nội dung nghiên cứu.
2. Mục tiêu của đề tài
Thực hiện luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu sau:
- Một là, phân tích các cơ sở khoa học cho việc xác định thời hạn bảo
quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngành BHXH.
- Hai là, phân tích đặc điểm, thành phần, giá trị của tài liệu ngành
BHXH, đặc biệt là nhóm tài liệu chuyên ngành.
- Ba là, đề xuất Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành BHXH.
3. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện mục tiêu trên, chúng tôi phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu lý thuyết về lưu trữ và cơng tác xác định giá trị tài liệu.
- Tìm hiểu các văn bản quy định của nhà nước về hoạt động lưu trữ và
tài liệu của các bộ, ngành có liên quan.
- Tìm hiểu lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị thuộc ngành BHXH.
- Nghiên cứu, khảo sát thực tế toàn bộ khối tài liệu được hình thành tại
cơ quan BHXH Việt Nam; tài liệu của BHXH thành phố Hà Nội và tài liệu
của BHXH huyện Thanh Trì.
- Nghiên cứu đề xuất Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành
Bảo hiểm xã hội.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài gồm:
2


+ Các văn bản quy định về công tác lưu trữ;
+ Hệ thống tài liệu giấy hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, đơn vị thuộc ngành BHXH.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là ngành BHXH từ khi thành lập năm
1995 đến nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện được đề tài này, chúng tôi sử dụng các phương pháp
nghiên cứu sau đây:
- Phương pháp nhận thức luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ
nghĩa duy vật lịch sử và lưu trữ học để làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng
giữa lý luận và thực tiễn của việc lưu trữ tài liệu ngành BHXH; phân tích và
đánh giá đúng đắn ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế, ý nghĩa đối với hoạt động
quản lý và ý thực tiễn tài liệu ngành BHXH.
Ngồi ra chúng tơi cịn sử dụng một số phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp lịch sử: Dùng để tìm hiểu lịch sử hình thành và phát
triển của ngành BHXH.
- Phương pháp khảo sát: Dùng để tìm hiểu nội dung, đặc điểm, thành
phần tài liệu ngành BHXH; tham khảo ý kiến của các lãnh đạo Trung tâm
Lưu trữ, ý kiến của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam và BHXH một số
tỉnh, thành phố trong cả nước về thành phần, thời hạn bảo quản tài liệu đặc
biệt là nhóm tài liệu chuyên ngành.
- Phương pháp thống kê: Dùng để thống kê số lượng hồ sơ hiện lưu trữ
tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam và BHXH cấp tỉnh.
- Phương pháp phân tích: Dùng để phân tích giá trị tài liệu ngành
BHXH, từ đó có thể đánh giá đúng giá trị của tài liệu và xác định được thời
hạn bảo quản đối với chúng.
- Phương pháp so sánh được dùng để so sánh quy định về thời hạn bảo
quản tài liệu tài chính - kế toán giữ Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn
với Thông Tư 09/2011/TT-BNV. Từ kết quả so sánh đó, chúng tơi dùng làm
căn cứ để đề xuất thời hạn bảo quản đối với tài liệu tài chính - kế toán của cơ
quan và các đơn vị trực thuộc (các đơn vị có tài khoản và con dấu riêng).
6. Đóng góp của đề tài
Đề tài “Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH”
nếu thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:
3


- Giúp cho các công chức, viên chức hiểu được giá trị của tài liệu ngành
BHXH.
- Là cơ sở để lãnh đạo ngành BHXH ban hành Bảng thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu ngành BHXH.
- Làm tài liệu tham khảo cho các sinh viên và học viên cao học ngành
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
7. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một công việc cần thiết
nhằm xác định “độ tuổi” cho tài liệu. Đối với mỗi Lưu trữ hiện hành thì việc
xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một yêu cầu bắt buộc và phức
tạp. Trong thời gian qua đã có nhiều cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này.
Về các văn bản pháp lý: Xác định giá trị và xây dựng thời hạn bảo quản
tài liệu đã được các cơ quan nhà nhà nước ban hành các văn bản pháp lý liên
quan, trong đó có Thơng tư 09/2011/TT-BNV là văn bản hướng dẫn chi tiết
và cụ thể nhất. Đây là văn bản quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân
có căn cứ để xây dựng thời hạn bảo quản cho cơ quan, đơn vị mình và các cá
nhân có nhu cầu nghiên cứu về vấn đề này.
Trong thực tiễn cũng đã có nhiều cơ quan ban hành được Bảng thời hạn
bảo quản khối tài liệu chung cũng như khối tài liệu chuyên ngành của mình
như: Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT
ngày 30 tháng 12 năm 2016 Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên
môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục; Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành
Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 quy định thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường; Bộ Tài
Chính ban hành Thơng tư số 155/2013/TT-BTC ngày 01 tháng 11 năm 2013
quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của Ngành Tài chính. Ngày 22 tháng 12 năm 2011, Ngành Bảo hiểm xã
hội ban hành Quyết định số 1538/QĐ-BHXH về việc quy định thời hạn bảo
quản tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Tuy nhiên, bảng thời
hạn này đã khơng cịn phù hợp ở thời điểm với thực tiễn, vì vậy ngành BHXH
đang xây dựng dự thảo một Bảng thời hạn bảo quản mới nhằm thay thế Quyết
định 1538/QĐ-BHXH.
Liên quan đến vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, cũng
có một số đề tài luận văn ngành Lưu trữ học đã đi sâu nghiên cứu như đề tài
của Nguyễn Thị Hồng Phượng năm 2002: “Nghiên cứu xây dựng bảng thời
4

hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của Tỉnh ủy và các ban
tham mưu giúp việc Tỉnh ủy”; đề tài của Nguyễn Thị Lan Anh năm 2006:
Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông ủy ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”. Các đề tài đã đưa ra các
khái niệm cơ bản cũng như phương pháp để nghiên cứu xây dựng Bảng thời
hạn bảo quản phù hợp với từng loại hình cơ quan, tổ chức mà người nghiên
cứu hướng đến.
Một số đề tài của các tác giả nghiên cứu sau này đã đi sâu nghiên cứu
để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành như đề tài của
Dương Thị Thanh Huyền năm 2013 “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo
quản cho tài liệu của công trình xây dựng cơ bản (cơng trình xây dựng dân
dụng)”; đề tài của Ngô Thị Hoa năm 2014: “ Nghiên cứu xây dựng bảng thời
hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động - Thương Binh và Xã hội”; đề
tài của Nguyễn Thị Thu Lan năm 2015: “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự. Các đề tài này đã đi sâu
nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản của từng ngành cụ thể. Sau cùng
kết quả nghiên cứu của tác giả là đưa ra được bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu của từng ngành mà họ tìm hiểu.
Bên cạnh đó, chúng tơi cũng tiến hành thu thập và tìm hiểu một số bài
viết trên các tạp chí có liên quan đến vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản
tài liệu như bài viết của tác giả Thanh Mai: “Xây dựng bảng thời hạn bảo
quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”,
Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 05/2011; bài viết của tác giả Nguyễn
Cảnh Đương, Hồng Văn Thanh: “Tìm hiểu các tiêu chuẩn xác định giá trị tài
liệu lưu trữ”, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 11/2013; bài viết của tác
giả Nguyễn Cảnh Đương: “Bàn về phân nhóm các tiêu chuẩn xác định giá trị
tài liệu”, Tạp chí văn thư lưu trữ Viêt Nam, số 01/2014. Các bài viết đã đưa
ra và phân tích những khái niệm, đồng thời trao đổi và làm rõ những vấn đề
còn vướng mắc trong cơng tác xác định giá trị tài liệu; qua đó đề xuất phương

hướng cần nghiên cứu về công tác xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng
thời hạn bảo quản trong thời gian tới. Đây là những cơ sở lý luận để chúng tôi
tiếp tục nghiên cứu thêm về xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu; đặc
biệt là vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản đối với tài liệu chuyên ngành.
Có thể nói vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã có nhiều
cơng trình nghiên cứu, song đối với ngành BHXH hiện nay rất cần một công
5


trình nghiên cứu mới để phù hợp với điều kiện và tình hình mới đặc biệt là
đối với hồ sơ chuyên ngành BHXH. Đây cũng chính là vấn đề đặt ra cho luận
văn này phải nghiên cứu, giải quyết.
8. Nguồn tài liệu tham khảo
- Các giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
- Các bài viết trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam liên quan đến
thời hạn bảo quản tài liệu.
- Các văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn chung của nhà nước về
công tác lưu trữ; văn bản quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán; văn
bản quy định về thời hạn bảo quản các cơng trình xây dựng.
- Các văn bản quy định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của BHXH Việt Nam, BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện.
- Các luận văn thạc sĩ của các học viên cao học Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng về thời hạn bảo quản.

-

Một số bài viết trên các trang Web về BHXH của một số nước như

Hoa Kỳ, Đức, Trung Quốc, Nhật Bản....
9. Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn gồm 3 phần:
Chƣơng 1: Cơ sở khoa họcvề xác định giá trị và thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu
Nội dung của chương 1 chủ yếu là nêu các khái niệm về xác định giá trị
tài liệu; các cơ sở khoa học dùng làm căn cứ để xác định giá trị và xây dựng
thời hạn bảo quản tài liệu, trong đó có cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý,cụ thể:
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Khái niệm xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
1.1.2. Nguyên tắc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
1.1.3. Phương pháp xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
1.1.4. Tiêu chuẩn xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.1. Các văn bản pháp lý về lưu trữ
1.2.2. Văn bản pháp lý quy định về thời hạn bảo quản đối với tài liệu
tài chính - kế toán và tài liệu xây dựng cơ bản
1.2.3. Các văn bản quy định chế độ, chính sách về BHXH, BHTN, BHYT
Tiểu kết Chương 1
6


Chƣơng 2: Khái quát về ngành Bảo hiểm xã hội và hồ sơ, tài liệu
ngành Bảo hiểm xã hội.
Nội dung chương 2 chủ yếu tập trung vào việc trình bày tổng quan hoạt
động bảo hiểm xã hội ở nước ta; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của BHXH Việt Nam, BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện; đặc
điểm, loại hình tài liệu ngành BHXH; giá trị, ý nghĩa của tài liệu ngành
BHXH, cụ thể như sau:
2.1. Hoạt động bảo hiểm và bảo hiểm xã hội
2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của ngành
Bảo hiểm xã hội

2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn; cơ cấu tổ chức của
BHXH Việt Nam
2.2.2. Hội đồng quản lý BHXH Việt Nam
2.2.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn;cơ cấu tổ chức của
BHXH cấp tỉnh
2.2.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của
BHXH cấp huyện
2.3. Tài liệu của ngành Bảo hiểm xã hội
2.3.1. Đặc điểm tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội
2.3.2. Các loại hình tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội
2.4. Giá trị, ý nghĩa của tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội
2.4.1. Ý nghĩa lịch sử
2.4.2. Ý nghĩa kinh tế
2.4.3. Ý nghĩa đối với hoạt động của cơ quan
2.4.4. Ý nghĩa thực tiễn
2.4.5. Ý nghĩa khoa học
Tiểu kết chương 2
Chƣơng 3: Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành
Bảo hiểm xã hội
Nội dung chương này đề cập đến các vấn đề về Bảng thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu ngành BHXH như:
3.1. Quy trình xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
3.2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
3.3. Phạm vi và đối tượng sử dụng Bảng thời hạn bảo quản
3.4. Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu
7


3.5. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
3.6. Cách sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Tiểu kết chương 3
Kết luận

8


Chƣơng 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VÀ THỜI
HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Khái niệm xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu (sau đây sẽ gọi chung là tài liệu) là một
khâu nghiệp vụ quan trọng và rất khó, địi hỏi người làm lưu trữ phải am hiểu
toàn diện về lĩnh vực lưu trữ từ lý luận đến thực tiễn. Nói đến xác định giá trị
tài liệu chính là nói đến xác định tuổi đời của mỗi tài liệu để từ đó đưa ra
được một thời hạn cụ thể để bảo quản tài liệu đó.Để tránh việc xác định thời
hạn bảo quản tài liệu khơng chính xác, địi hỏi chúng ta phải ln tn thủ đầy
đủ các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ và các quy
định của nhà nước về xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Ở Việt Nam hiện nay, có rất nhiều quan điểm về xác định giá trị tài liệu
như: theo Khoản 14, Điều 2, Luật Lưu trữ có quy định: "Xác định giá trị tài
liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có
giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị" [27,2];
Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư và lưu trữ Việt Nam giải thích
nghĩa của cụm từ "xác định giá trị tài liệu" là "q trình xem xét giá trị thơng
tin của tài liệu dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa
học nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy"[10,441];
Giáo trình Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ định nghĩa: "Xác định
giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất

định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế,
chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác nhau, từ đó lựa chọn để bổ
sung những tài liệu có giá trị cho Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam" [3,92].
Qua các cách lý giải trên, chúng ta có thể hiểu xác định giá trị tài liệu là
dựa vào các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để xác
định đúng giá trị của tài liệu. Từ đó có thể quy định chính xác thời hạn bảo
quản đối với mỗi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động giúp cơ quan,
đơn vị bảo quản được những tài liệu thực sự có giá trị và loại hủy những tài
liệu khơng cịn giá trị sử dụng.Không những thế, xác định giá trị tài liệu giúp
cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ hơn, tạo điều kiện bổ sung được những
9


tài liệu có giá trị vào các phơng lưu trữ; nâng cao chất lượng và hiệu quả khai
thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ; giải phóng kho tàng, phương tiện bảo
quản đồng thời khắc phục được tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện.
Mỗi tài liệu khi sinh ra đều có giá trị nhất định và giữa mỗi tài liệu lại có
giá trị khác nhau, vì vậy khi xác định giá trị của tài liệu cần phải đứng trên nhiều
góc độ, khía cạnh để đánh giá, đồng thời cần tuân thủ nghiêm túc các nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu của lưu trữ học cùng các
văn bản quy định về lưu trữ và quy định của các bộ, ngành có liên quan.
1.1.2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Số lượng tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của ngành
BHXH ngày càng nhiều, diện tích kho tàng khơng cho phép giữ lại tất cả
những tài liệu đó .Mục đích chính của việc xác định giá trị tài liệu là hướng
đến tiêu chí giữ lại lượng tài liệu ít nhất nhưng lại chứa đựng lượng thông tin
và khả năng sử dụng nhiều nhất có thể . Để xác định giá trị tài liệu một cách
chính xác cần nắm vững các nguyên tắc mang tính lý luận chung sau đây:
* Nguyên tắ c chính tri ̣

Bấ t kỳ mô ̣t tài liê ̣u nào do cơ quan , tổ chức hay cá nhân hình thành nên
cũng đều phản ánh lợi ích của cơ quan , tở chức, cá nhân đó . Mỗi cơ quan, tổ
chức đươ ̣c thành lâ ̣p đề u nhằ m mu ̣c đić h phu ̣c v ụ nhiệm vụ chính trị của n hà
nước. Chính vì thế mà thơng tin trong các văn bản hình thành trong hoạt động
của các cơ quan , tổ chức đề u phản ánh thành quả lao đô ̣ng củ a ho .̣ Khi xác
định giá trị tài liệu cầ n phải quan tâm , chú ý để lựa chọn được những tài liệu
có giá trị để bảo quản lâu dài, phục vụ cho việc nghiên cứu sau này.
Nội dung cơ bản của nguyên tắc chính trị là khi xác định giá trị tài liệu,
công chức, viên chức làm lưu trữ cần đứng trên lập trường, tư tưởng, quan
điểm của giai cấp thống trị. Ở Việt Nam, giai cấp thống trị chính là đơng đảo
quần chúng nhân dân lao động mà đại diện là Đảng Cộng sản Việt Nam. Từ
đó, người làm lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu mà xét thấy có lợi đảng, nhà
nước và nhân dân.
Vận dụng nguyên tắc chính trị khi xác định giá trị tài liệu ngành BHXH
phải đứng trên lập trường của Đảng Cộng sản Việt Nam và đứng trên lợi ích
của nhân dân, mà cụ thể là quyền lợi của những người tham gia BHXH,
BHTN, BHYT. Chức năng, nhiệm vụ chính của ngành BHXH đó là thực hiện
và giải quyết các chế độ về BHXH, BHTN, BHYT nên ngoài xây dựng và ban
hành các tài liệu hình thành phổ biến giống các cơ quan khác thì ngành BHXH
10


còn sản sinh ra rất nhiều hồ sơ quản lý hành chính chuyên ngành và hồ sơ giải
quyết các chế độ, chính sách đối với người lao động. Vì vậy, xác định giá trị tài
liệu ngành BHXH phải đảm bảo được các yếu tố, đó là: xác định để lựa chọn
được những tài liệu thật sự có giá trị để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử ngành
BHXH, phục vụ cho hoạt động quản lý chung của ngành và xác định được
đúng giá trị của các hồ sơ chuyên ngành để đưa ra thời hạn bảo quản phù hợp,
phục vụ việc giải quyết kịp thời, chính xác các chế độ, chính sách, đảm bảo tất
cả các quyền lợi mà đảo người dân lao động có quyền được hưởng.

* Nguyên tắ c lich
̣ sƣ̉
Xuất phát từ thực tế khách quan là bất kỳ tài liệu nào cũng mang dấu ấn
cả về nội dung và hình thức của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó. Khi xem xét tài
liệu ở các thời kỳ lich
̣ sử khác nhau phải đă ̣c biê ̣t lưu ý đế n khố i lươ ̣ng và thời
gian hình thành nên chúng. Áp dụng nguyên tắc lịch sử trong công tác xác
định giá trị tài liệu, chúng ta cần xem xét đến những điều kiện, hoàn cảnh lịch
sử mà tài liệu được sinh ra, ví dụ như thời gian, địa điểm, điều kiện hình
thành; khơng dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳ hiện đại để đánh giá,
xác định giá trị của những tài liệu sản sinh ra trong quá khứ.
Nguyên tắ c lich
̣ sử giúp cho những người là m công tác lưu trữ khi xem
xét tài liệu ở bất kỳ thời kỳ nào cũng phải đặt tài liệu trong bối cảnh lịch sử
hình thành ra nó để xem xét, tu ̣t đớ i tránh khuynh hướng hiê ̣n đa ̣i hóa, tránh
được sự cứng nhắc, dập khuôn khi định thời hạn bảo quản đối với tài liệu;
viê ̣c hiê ̣n đa ̣i h óa giống như làm mới tài liệu sẽ làm mất đi giá trị của chúng .
Thực tế có những tài liệu nếu xét theo quan điểm hiện nay thì khơng cần thiết
phải bảo quản, ở thời điểm hiện tại khơng cịn giá trị nhưng trong điều kiện
lịch sử cụ thể mà nó xuất hiện thì lại có giá trị.
Ban đầu, khi ngành BHXH được hình thành thì cơ cấu tổ chức, chức
năng nhiệm vụ, chế độ chính sách về BHXH, BHTN, BHYT chưa được đầy
đủ như hiện nay, trải qua thời gian đã được hoàn thiện dần dần. Ở mỗi giai
đoạn như vậy, tài liệu được hình thành sẽ khác nhau về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, khác nhau về cách thức giải quyết, khác nhau về thành
phần hồ sơ, khác nhau về kết quả giải quyết công việc. Tại thời điểm hiện tại,
chúng ta không được đánh giá văn bản trong hồ sơ đó khơng tn thủ theo thể
thức, không đầy đủ thành phần hồ sơ, hoặc đánh giá cơng việc đó giải quyết
sai chế độ chính sách (vì thời điểm hiện tại chế độ, chính sách đã được thay

11


đổi so với giai đoạn trước) mà đánh giá giá trị hồ sơ đó vào thời gian sinh ra
nó thì mới có thể đánh giá chính xác giá trị.
* Ngun tắ c toàn diên,
̣ tở ng hơ ̣p
Tồn diện, tổng hợp tức là cái nhìn tổng qt các khía cạnh từ trong ra
ngồi để có những đánh giá xác thực về một sự vật, hiện tượng. Khi xác định
giá trị tài liệu chúng ta cần có cái nhìn bao qt và khách quan về cả nội dung,
hình thức và điều kiện sản sinh ra tài liệu. Bởi lẽ, nội dung và hình thức của tài
liệu khơng chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định mà xét trên từng khía cạnh
cụ thể nó sẽ có những lợi ích khác nhau.Áp dụng nguyên tắc này khi xác định
giá trị tài liệu để đảm bảo một cách chính xác, chúng ta cần đặt tài liệu trong
mối liên hệ toàn diện, tổng hợp. Ý nghĩa của tài liệu không chỉ chứa đựng và
thể hiện ở nội dung thông tin trong tài liệu mà cịn thể hiện ở hình thức, thể
thức và vật liệu, kỹ thuật chế tác tài liệu. Trong thực tế, có những tài liệu nội
dung thơng tin khơng có ý nghĩa quan trọng, song chúng lại là những căn cứ để
chỉ rõ độ chân thực hoặc làm sáng tỏ của một tài liệu có giá trị khác.
Mặt khác, trong một khối tài liệu có nội dung về một vấn đề, một sự
vật, một hiện tượng thì các tài liệu thường có mối quan hệ logic với nhau,
phản ánh q trình hoạt động của một cơ quan, phản ánh quá trình giải quyết
một cơng việc cụ thể. Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu phải được xem xét,
đánh giá một cách đồng bộ để thể hiện cái nhìn tồn diện, tổng hợp. Tuyệt đối
không đánh giá giá trị của từng văn bản rời lẻ trong hồ sơ, mà phải đánh giá
toàn bộ các văn bản trong một hồ sơ vì chúng có quan hệ logic về một vấn đề,
một sự vật, hiện tượng. Ngoài ra, khi đánh giá mỗi tài liệu cần đặt tài liệu đó
trong tổng thể khối tài liệu của cơ quan, đơn vị mình bởi vì tài liệu hiǹ h thành
ra trong hoa ̣t đô ̣ng của các cơ quan , tổ chức, cũng như cá nhân ln có mối
liên quan mâ ̣t thiế t với nhau . Do đó khi xem xét giá tri ̣của bấ t kỳ tài liệu nào

đươ ̣c hin
̣ sử nào đều phải xem xét một cách tổng
̀ h thành ra trong thời kỳ lich
hơ ̣p toàn diê ̣n thì mới thấ y hế t đươ ̣c toàn bô ̣ giá tri ̣của tài liệu đó.
Trong một hồ sơ bao giờ cũng phải có đầy đủ các giấy tờ có liên quan
đến q trình giải quyết cơng việc; các giấy tờ đó có liên quan chặt chẽ với
nhau; khi tách rời những giấy tờ này thì chúng khơng cịn nhiều giá trị giống
như hồ sơ công việc. Khi xác định giá trị hồ sơ ngành BHXH phải xem xét,
đánh giá cả hồ sơ, không được đánh giá từng văn bản bên trong hồ sơ. Đối
với một cơ quan, đơn vị không lập hồ sơ, mà lưu hồ sơ theo dạng tập văn bản
thì khối tài liệu đó khơng thể có giá trị giống như khi được lập hồ sơ.
12


Tuy nhiên, việc vận dụng các nguyên tắc phải linh hoạt, sáng tạo và
đồng bộ mới xác định đúng giá trị của các tài liệu, từ đó mới có thể lựa chọn
được những tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào lưu trữ và loại hủy những tài
liệu khơng cịn giá trị.
1.1.3. Phƣơng pháp xác định giá trị tài liệu
Trên cơ sở những nguyên tắ c , các nhà lý luận về lưu trữ đã xây dựng
nên mô ̣t số phương pháp xác định giá trị tài liệu để giúp người tiế n hành xác
định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức mình mơ ̣t
cách dễ dàng hơn . Trong công tác xác định giá trị, các phương pháp thường
được áp dụng bao gồm:
* Phƣơng pháp hê ̣thố ng
Các cơ quan trong bộ máy nhà nước cũng như các tổ chức chính trị - xã
hơ ̣i bao giờ cũng nằ m trong mô ̣t hê ̣ thố ng nhấ t đinh
, trong hê ̣ thố ng đó thì
̣
những cơ quan ở vi ̣trí càng cao thì tài liệu bao giờ cũng chứa

đựng những
thông tin phong phú , đầ y đủ , tồn diện hơn. Chính vì vậy khi xác định giá trị
tài liệu lựa cho ̣n để bảo quản trong các lưu trữ bao giờ cũng ưu tiên lựa cho ̣n
tài liệu của các cơ quan ở bậc cao trong hệ thống đó .Thơng qua các phương
pháp, người ta có những biê ̣n pháp thích hơ ̣p để xác định giá trị tài liệu của
các cơ quan trong một hệ thống . Vận dụng phương pháp này trong công tác
xác định giá trị tài liệu địi hỏi phải phân tích giá trị của tài liệu theo hệ thống
mà trong đó tài liệu được hình thành. Ngồi ra cịn phải xem xét mối quan hệ
giữa tài liệu của hệ thống này với các hệ thống khác để thấy rõ chức năng cụ
thể của mỗi tài liệu trong hoạt động của cơ quan.
Ngành BHXH là cơ quan trực thuộc Chính phủ, tuy không ban hành các
văn bản quy phạm pháp luật về BHXH, BHTN, BHYT nhưng cũng xây dựng rất
nhiều văn bản quản quy định chi tiết các chế độ dựa trên các luật, nghị định và
thông tư. Hệ thống văn bản do cơ quan BHXH Việt Nam ban hành mang tính
bao quát, điều chỉnh chung trong toàn ngành. Số lượng tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn chủ yếu được hình thành ở cấp trung ương.
Trong phạm vi cơ quan BHXH Việt Nam, giá trị của tài liệu cũng được
phân cấp theo cơ cấu tổ chức. BHXH Việt Nam là cơ quan cao nhất trong hệ
thống, trong đó bao gồm nhiều đơn vị sự nghiệp trực thuộc (có tài khoản và
con dấu) và các đơn vị giúp việc, trong các đơn vị trực thuộc gồm nhiều
phịng chun mơn, nghiệp vụ. Những hồ sơ do lãnh đạo cơ quan BHXH Việt
Nam ký, ban hành có giá trị cao hơn hồ sơ, tài liệu do các đơn vị sự nghiệp
13


trực thuộc ban hành. Những tài liệu do các phòng chuyên môn, nghiệp vụ
(dùng lưu hành trong nội bộ) sẽ có giá trị thấp nhất trong cơ quan. Vì vậy, giá
trị tài liệu của cơ quan, đơn vị và các phịng chun mơn, nghiệp vụ khác
nhau dẫn đến thời hạn bảo quản cũng khác nhau.
Căn cứ vào các văn bản của BHXH Việt Nam, BHXH cấp tỉnh thực

hiện giải quyết các chế độ chính sách. Theo quy định về chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn thì BHXH cấp tỉnh cũng hình thành nhiều tài liệu quan trọng, có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Những tài liệu này có ý nghĩa và phạm vi điều
chỉnh trong tỉnh nên có giá trị, ý nghĩa đối với việc quản lý và giải quyết chế
độ đối với người lao động trong tỉnh đó. Trong quá trình hoạt động, BHXH
cấp huyện cũng ban hành các tài liệu dựa trên những quy định của BHXH
Việt Nam và BHXH tỉnh.BHXH cấp huyện sẽ hình thành ít hồ sơ có giá trị
hơn so với BHXH cấp tỉnh và BHXH Việt Nam.
* Phƣơng pháp thông tin
Giá trị của tài liệu được đánh giá bằng giá trị thông tin chứa đựng trong
đó.Khi xác định giá trị của tài liệu cần chú ý đến độ đầy đủ thành phần, văn
bản tạo nên hồ sơ, tài liệu đó.Những tài liệu có giá trị cao là những tài liệu có
thơng tin đầy đủ, phản ánh chân thực đối với các sự vật, hiện tượng. Một sự
việc có thể sản sinh ra nhiều tài liệu khác nhau nhưng khi lựa chọn đưa vào
lưu trữ, thì người lập hồ sơ cơng việc phải lựa chọn một hồ sơ đầy đủ nhất,
loại bỏ những văn bản trùng thừa, bản nháp, bản phô tô để khối hồ sơ giữ lại
ít nhất nhưng chứa đựng lượng thơng tin đầy đủ và chính xác nhất.
Bấ t kỳ mơ ̣t tài liệu nào được làm ra cũng chứa đựng những thơng tin có
giá trị nhất định, những tài liệu có thơng tin phong phú, có phạm vi điều chỉnh
rộng, đối tượng áp dụng nhiều cũng đươ ̣c ưu tiên lựa cho ̣n , tuy nhiên những
thông tin ấ y phải gắ n liề n với chức năng, nhiê ̣m vu ̣, quyề n ha ̣n của cơ quan, tổ
chức thì mới đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ . Những hồ sơ giải quyết
cơng việc mang tính thời vụ sẽ hết giá trị sau một thời gian nhất định và sẽ
được xem xét loại khỏi phông lưu trữ; những tài liệu, văn bản dù là văn bản
chứa đựng thông tin mật hay văn bản thông thường nếu không liên quan đế n
cơ quan, tổ chức cũng sẽ bị loại ra để tiêu hủy theo quy định.
Vận dụng phương pháp thông tin trong việc xác định giá trị tài liệu
ngành BHXH thì tùy từng loại hình tài liệu mà đánh giá giá trị khác nhau.
Những tài liệu chứa đựng những thơng tin mang tính chất tổng hợp, dài hạn,
bao quát thì giá trị sẽ cao hơn những hồ sơ giải quyết những công việc mang

14


tính chất ngắn hạn, chi tiết, cụ thể; những hồ sơ được lập sẽ có giá trị cao hơn
những văn bản được lưu rời lẻ và lộn xộn.
Một thực trạng trong ngành BHXH đó là: trước năm 2015, những cơng
việc sau khi được giải quyết không được lập hồ sơ, được lưu theo tập lưu văn
bản hoặc để lộn xộn trong các cặp đựng tài liệu. Khi công việc không được
lập hồ sơ công việc, các văn bản lưu phân tán, khi muốn tra cứu, khai thác, sử
dụng sẽ không khai thác được hết các thông tin về công việc đó. Xét về mức
độ thơng tin đầy đủ, về cùng một công việc được giải quyết, trường hợp công
việc sau khi hồn thành được lập hồ sơ cơng việc thì hồ sơ ấy sẽ có giá trị hơn
được lưu theo văn bản rời lẻ.
* Phƣơng pháp phân tích chƣ́c năng
Bấ t kỳ cơ quan , tổ chức trong một hê ̣ thố ng , khi thành lâ ̣p ra đề u có
mô ̣t hay mô ̣t số chức năng cơ bản , chức năng này là căn cứ để phân biê ̣t sự
khác nhau giữa các cơ quan , tổ chức với nhau. Do đó nhữ ng tài liệu hiǹ h
thành ra cũng có nội dung khác nhau , người làm công tác lưu trữ lấ y đó làm
căn cứ để lựa cho ̣n những tài liê ̣u chứa đựng các thông tin phản ánh chức
năng của cơ quan để lưu giữ la ̣i . Áp dụng phương pháp phân tích chức năng
để xác định giá trị tài liệu là phương pháp xác định giá trị dựa trên kết quả
phân tích chức năng, ý nghĩa của các cơ quan sản sinh ra tài liệu và chức năng
của mỗi loại tài liệu trong hoạt động của từng cơ quan nhất định.Thông
thường, những tài liệu hình thành tại các cơ quan có vị trí cao, có chức năng
quan trọng trong bộ máy nhà nước sẽ có giá trị cao hơn tài liệu tại các cơ
quan mang chức năng hẹp hơn. Nếu xét trong phạm vi chức năng của một cơ
quan thì những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan
được đánh giá cao hơn những tài liệu khơng liên quan hoặc ít liên quan.
Vận dụng phương pháp này trong việc xác định giá trị tài liệu ngành
BHXH cũng cần phải linh hoạt và kết hợp với phương pháp, tiêu chuẩn khác

để tránh đưa lại những kết quả phiến diện, máy móc. Xét về cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ ngành BHXH thì những tài liệu hình thành tại cơ quan
BHXH Việt Nam, do lãnh đạo ngành BHXH ký, ban hành sẽ có giá trị hơn
những hồ sơ của các đơn vị trực thuộc. Cấp trung ương ban hành sẽ có nhiều
tài liệu giá trị cao hơn những tài liệu do BHXH cấp tỉnh ban hành. Tương tự
như vậy, BHXH cấp tỉnh ban hành nhiều tài liệu có giá trị hơn những tài liệu
do BHXH cấp huyện ban hành.

15


* Phƣơng pháp sử liệu học
Dùng phương pháp sử liệu học xác định tính chính xác , đơ ̣ tin câ ̣y, thời
gian của tài liệu để giúp người làm lưu trữ xác định được mô ̣t số thông tin
trong hồ sơ như tác giả , thời gian hình thành , chấ t liê ̣u chế tác…từ đó đưa ra
các phương pháp , biê ̣n pháp để đánh giá , xác định giá trị và bảo quản tài liệu
cho phù hợp. Tài liệu lưu trữ là mô ̣t trong những nguồ n sử liê ̣u quan tro ̣ng và
được hin
̀ h thành do hoa ̣t đô ̣ng của các cơ quan , tổ chức; tài liệu chứa đựng
những thông tin phản ánh toàn diê ̣n , mọi mặt hoa ̣t đô ̣ng của cơ quan , tổ chức
đó qua từng thời kỳ , giai đoa ̣n khác nhau , đó là những thơng tin có đơ ̣ chính
xác cao. Để xác định độ chân thực của tài liệu, sử liệu học dựa vào việc phân
tích chính bản thân sử liệu đó như: vật liệu chế tác, văn phong ngơn ngữ, tác
giả, người ký…
Trong một số trường hợp, nội dung thông tin trong tài liệu có những
yếu tố khơng đúng với thực tế sự vật, hiện tượng mà tài liệu bị khuyết tác giả
nếu áp dụng phương pháp sử liệu học sẽ giúp chúng ta tìm ra những yếu tố
cịn thiếu và truy cứu trách nhiệm kịp thời. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp
này phải đảm bảo yêu cầu thận trọng để tránh những trường hợp cố tình giả
mạo tài liệu hoặc những việc làm sai trái bằng việc xóa các chứng cứ là tài

liệu lưu trữ.Áp dụng phương pháp sử liệu học để phân tích, so sánh, đối chiếu
các yếu tố cấu thành, từ đó xác định giá trị của tài liệu một cách chính xác là
yêu cầu cần thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Phương pháp này ít được sử dụng khi xác định giá trị tài liệu ngành
BHXH. Về khía cạnh pháp lý, BHXH là một cơ quan thuộc bộ máy hành
pháp, khi ban hành văn bản thì phải đầy đủ các thể thức và đảm bảo về kỹ
thuật trình bày văn bản, đặc biệt là phải đầy đủ chữ ký và con dấu thì mới
được coi là hợp pháp, mới được sử dụng để làm căn cứ giải quyết các công
việc mới. Những văn bản, giấy tờ khơng có các thể thức trên thì chỉ được
dùng mang tính chất tham khảo. Tuy nhiên, nếu đó là những hồ sơ, văn bản
chứa đựng những thông tin quan trọng vẫn được chúng tơi giữ gìn và bảo
quản cẩn thận trong kho lưu trữ.
Mỗi phương pháp có vai trị , vị trí nhất định và phù hợp với từng cơ
quan, từng loại hình tài liệu cụ thể , để xác định chính xác giá trị của tài liệu
cần vận dụng linh hoạt những phương pháp đó .Viê ̣c nghiên cứu các phương
pháp xác định giá trị tài liệu giúp cho các cơ quan , tổ chức xây dựng nên mô ̣t
hê ̣ thố ng các tiêu chuẩ n, làm thước đo để lựa chọn những tài liệu có giá trị.
16


1.1.4. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Để xác định giá trị tài liệu đạt hiệu quả , ngoài việc vận dụng các
nguyên tắc, phương pháp, cần chú ý đến hệ thống các tiêu chuẩn xác định giá
trị tài liệu . Tiêu chuẩ n là thước đo để so sánh đố i tươ ̣ ng này với đố i tươ ̣ng
khác. Tiêu chuẩ n xác định giá trị tài liệu đ ược xây dựng phải đảm bảo tính
khoa ho ̣c và đáp ứng đươ ̣c yêu cầ u thực tiễn , phù hợp với tiến độ phát triển
công tác lưu trữ của từng quố c gia . Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
không phải là bấ t biế n mà thường xuyên phải xem xét , bổ sung để phù hơ ̣p
với sự phát triể n của công tác lưu trữ.
Về cơ bản, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu bao gồm: tiêu chuẩn ý

nghĩa - nô ̣i dung; tiêu chuẩ n tài liệu có thông tin lă ̣p la ̣i ; tiêu chuẩ n vi ̣trí , cơ
quan, đơn vi hi
̣ n
̀ h thành phông ; tiêu chuẩ n hiê ̣u lực pháp lý của tài liệu ; tiêu
chuẩ n tác giả của tài liệu; tiêu chuẩ n thời gian và điạ điể m hình thành tài liệu ;
tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ; tiêu chuẩn
hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu; tiêu
chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu. Tuy nhiên, đối với việc xác định giá
trị tài liệu ngành BHXH chúng tôi không vận dụng tất cả các tiêu chuẩn nêu
trên, mà chủ yếu vận dụng các tiêu chuẩn sau đây:
* Tiêu chuẩ n ý nghiã - nô ̣i dung của tài liệu
Ý nghiã - nô ̣i dung của tài liệu là tiêu chuẩn cơ bản nhất trong xác định
giá trị tài liệu, tiêu chuẩn này đòi hỏi chúng ta phải căn cứ vào nội dung của
tài liệu để xác định giá trị. Bấ t kỳ mô ̣t tài liệu nào cũng có nô ̣i dung nhưng nô ̣i
dung phải gắ n liề n với chức năng , nhiê ̣m vu ,̣ quyề n ha ̣n của cơ quan sản sinh
ra thì những tài liệu đó đươ ̣c ưu tiên giữ la ̣i , lựa cho ̣n để bảo quản trong các
lưu trữ , thời ha ̣n b ảo quản tương đối lâu dài. Đối với những tài liệu có nội
dung quan tro ̣ng nhưng không liên quan trực tiế p đế n chức năng , nhiê ̣m vu ,̣
quyề n ha ̣n của cơ quan sản sinh ra nó thì không nhấ t thiế t phải lựa cho ̣n để
lưu trữ. Nế u cầ n lựa cho ̣n thì cũng chỉ lưu trữ trong mô ̣t thời gian nhấ t đinh
̣ để
làm tài liệu tham khảo.
Mỗi tài liệu đều có mối quan hệ logic với những tài liệu khác.Vì vậy,
trong khi xác định giá trị của tài liệu chúng ta cần đặt tài liệu trong mối quan
hệ chung với các tài liệu khác. Nội dung của tài liệu chỉ phản ánh đầy đủ và
hoàn chỉnh khi được đặt trong mối quan hệ tổng thể với các tài liệu có liên
quan. Thực tế, một số tài liệu có nội dung khơng quan trọng nhưng lại được
sử dụng để xác minh độ chân thực của tài liệu quan trọng khác bằng các yếu
17

tố tác giả, thời gian, địa danh...Trong trường hợp này, tài liệu vẫn được xác
định thời hạn bảo quản lâu dài.
Vận dụng tiêu chuẩn này trong công tác xác định giá trị tài liệu ngành
BHXH, chúng ta cần đánh giá cao những loại tài liệu liên quan đến hoạt động
của ngành và những tài liệu do ngành sản sinh ra trong quá trình hoạt động theo
chức năng, nhiệm vụ.
Khi xác định giá trị tài liệu ngành BHXH cần ưu tiên những tài liệu xây
dựng những kế hoạch, chiến lược, phương án, báo cáo mang tính chất dài hạn,
hàng năm; những quy định và hướng dẫn, các dự án mang tính chất toàn
ngành, toàn cơ quan; tài liệu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của
ngành, cơ quan, đơn vị; tài liệu về nhân sự làm việc trong ngành BHXH; tài
liệu về quyết tốn tài chính, mua sắm trang thiết bị tập trung, tài sản cố định
là đất; tài liệu liên quan đến lĩnh vực quản lý đầu tư các quỹ BHXH, BHTN,
BHYT…, đây là những tài liệu có giá trị nhất, quan trọng nhất, cần được lưu
trữ vĩnh viễn.
Những tài liệu mang tính chất ngắn hạn, giải quyết những vấn đề cụ thể
hoặc được dùng để tổng hợp, xây dựng các văn bản chung như: hồ sơ xây dựng
kế hoạch, báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng; hồ sơ trao đổi nghiệp vụ; hồ sơ
trả lời chế độ, chính sách đối với những cá nhân, tập thể trong và ngồi ngành
sẽ là những tài liệu có thời hạn bảo quản từ 05 năm đến 70 năm.
Những tài liệu giải quyết cơng việc mang tính chất thời vụ hoặc dùng
để tham khảo sẽ có ít giá trị, chúng sẽ hết giá trị sử dụng sau khi giải quyết
công việc như: lịch làm việc của lãnh đạo, sổ sách cấp phát văn phòng phẩm;
thư, điện, thiệp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài gửi tới
ngành, lãnh đạo ngành; hồ sơ của các phòng nghiệp vụ dùng để lưu hành nội
bộ; bài viết của phóng viên khơng được đăng trên báo, tạp chí của ngành.
Những tài liệu này có thời hạn bảo quản dưới 05 năm.
* Tiêu chuẩn tài liệu có thơng tin lặp lại
Trong hoạt động của mọi cơ quan , tổ chức, trong đó có ngành BHXH ,

tài liệu có thơng tin lặp lại xuất hiện nhiều và ngày càng phổ biến . Nguyên
nhân là do việc in, sao các văn bản, trích sao văn bản hoặc sự tổng hợp thông
tin trong tài liệu. Trong thực tế hoạt động của các cơ quan , tổ chức, thơng tin
trong tài liệu có thể bị lặp lại thể hiện ở 3 dạng sau:
+ Văn bản trùng thừa khi in , sao văn bản: do yêu cầ u hoa ̣t đô ̣ng , quản
lý điều hành của cơ quan, từ một tài liệu có thể đươ ̣c sao ra nhiề u bản để phu ̣c
18


vụ cho các đối tượng có liên quan. Khi xác định giá trị của văn bản , trước hế t
phải lựa chọn bản gốc hoặc bản chính để lưu trữ , trong trường hơ ̣p khơng có
bản gốc, bản chính thì lựa chọn một bản sao hợp pháp thay thế để lưu trữ , khi
đó thời ha ̣n của bản sao này giớ ng như bản gốc, bản chính.
+ Tài liệu trùng thừa khi đươ ̣c tổ ng hơ ̣p từ những tài liệu rời lẻ : tài liệu
đươ ̣c tổ ng hơ ̣p bao giờ cũng đươ ̣c ưu tiên lựa cho ̣n lưu trữ lâu dài . Tuy nhiên
cầ n lưu ý những tài liệu tổ ng hơ ̣p sẽ mang tiń h khái quát các thông tin ở tài liệu
rời lẻ , trong trường hơ ̣p này ngoài viê ̣c lựa cho ̣n những tài liệu tổ ng hơ ̣p cầ n
lựa cho ̣n thêm mô ̣t số tài liệu rời lẻ nhằ m bổ sung cho đầ y đủ đố i với tài liệu
tổ ng hơ ̣p. Điề u này đòi hỏi công chức, viên chức, người làm lưu trữ phải có sự
linh hoa ̣t, trình độ, kỹ năng thì mới thực hiện tốt yêu cầu này . Nếu đứng trên
khía cạnh về nghiệp vụ lập hồ sơ cơng việc, thì những văn bản rời lẻ trong
trường hợp này không phải là văn bản trùng thừa, bởi vì những văn bản rời lẻ
được dùng để lấy thông tin, phục vụ cho việc tổng hợp xây dựng văn bản
chung thì những văn bản đó phải được tập hợp lại lập thành hồ sơ công việc.
+ Tài liệu đươ ̣c soa ̣n thảo nhiề u lầ n , lầ n sau bổ sung hoàn thiê ̣n hơn lầ n
trước: trong trường hơ ̣p này khi lựa cho ̣n để lưu trữ ngoài bản cuố i cùng hoàn
chỉnh nhấ t còn tùy theo tính chấ t của từng tài liệu có thể lựa cho ̣n thêm nhưng
bản thảo trước đó vì quy triǹ h bổ sung hoàn chin̉ h văn bản đó chiń h là quá
trình nghiên cứu nhận thức ngày càng đầy đủ hơn đối với vấn đề được đặt ra.
Trong thực tiễn, khi vận dụng tiêu chuẩn này trong việc xác định giá trị

tài liệu ngành BHXH là điều rất quan trọng bởi vì BHXH Việt Nam là cơ
quan bao gồm 24 đơn vị trực thuộc, khi Tổng Giám đốc ký ban hành quy định
mới, ngoài văn bản gốc được lưu ở văn thư cơ quan, một bản chính được lưu
trong hồ sơ cơng việc, văn bản này sẽ được nhân bản thành nhiều bản chính
khác để gửi tới các đơn vị trực thuộc và BHXH 63 tỉnh, thành phố trong cả
nước. Như vậy, sự trùng thừa tại các đơn vị rất nhiều, khi được giao nộp vào
lưu trữ cơ quan, người làm lưu trữ phải lựa chọn kỹ lưỡng lưỡng, chỉ giữ lại
một bản trong tập lưu văn bản đi của văn thư cơ quan và hồ sơ cơng việc về
việc xây dựng quy định đó, còn văn bản được gửi đến các đơn vị trực thuộc
chỉ để biết thì được tập hợp, sau đó loại hủy theo quy định.
* Tiêu chuẩ n hiêụ lƣ̣c pháp lý của tài liệu
Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt hình thức văn
bản và nội dung văn bản.

19


Về mặt hình thức: Khi xác định giá trị và lựa chọn tài liệu để đưa vào
bảo quản trong lưu trữ cơ quan cần lựa chọn những tài liệu có đủ và đảm bảo
các yếu tố về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như: quốc hiệu, tác giả
văn bản, địa danh và thời gian ban hành văn bản, tên loại và nội dung văn
bản, nơi nhận, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan ban hành
văn bản. Tuy nhiên, trong thực tế khi áp dụng tiêu chuẩn này cần được xem
xét vận dụng trong từng hồn cảnh lịch sử cụ thể.Bởi lẽ có nhiều tài liệu chứa
đựng những thơng tin có giá trị cao, song do điều kiện khách quan nên không
đảm bảo các yếu tố về thể thức văn bản nhưng vẫn được lựa chọn bảo quản
trong thời hạn lâu dài.
Về mặt nội dung: văn bản có giá trị pháp lý là văn bản khi ban hành
phải đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản. Tính hợp pháp thể
hiện ở chỗ, ngoài việc đảm bảo đủ, đúng các yêu cầu về thể thức thì nội dung

văn bản phải đúng pháp luật, không trái với những văn bản do các cơ quan
cấp trên ban hành. Tuy nhiên, vận dụng tiêu chuẩn này, yếu tố quan trọng
chúng ta cần xem xét là thời gian hiệu lực pháp lý của một tài liệu.Thời gian
hiệu lực pháp lý của một tài liệu được tính bằng khoảng thời gian tài liệu có
giá trị thực thi. Có những tài liệu thời gian hiệu lực pháp lý được quy định
ngay trong nội dung văn bản như: hợp đồng, hiệp ước, bản ghi nhớ… Có
những văn bản, thời gian hiệu lực pháp lý không thể hiện trong nội dung văn
bản mà thể hiện ở thời gian thực tế thực hiện văn bản và nó chỉ hết hiệu lực
khi có một văn bản khác được ban hành thay thế nó.Khi áp dụng tiêu chuẩn
này để định thời hạn bảo quản tài liệu cần chú ý đến thời gian có hiệu lực của
tài liệu.Thời hạn bảo quản tài liệu phải lớn hơn hoặc bằng thời gian có hiệu
lực pháp lý của tài liệu.Sau khoảng thời gian có hiệu lực pháp lý, tài liệu có
được giữ lại nữa hay khơng còn phụ thuộc vào ý nghĩa lịch sử của tài liệu và
được xác định giá trị bằng việc vận dụng những tiêu chuẩn khác.
Vận dụng tiêu chuẩn này để xác định giá trị tài liệu ngành BHXH cần
linh hoạt, không áp dụng một cách máy móc.Tài liệu ngành BHXH rất đa
dạng, phong phú. Đối với khối tài liệu quản lý hành chính và tài liệu quản lý
hành chính chuyên ngành, khi được xây dựng phải đảm bảo các đầy đủ các
yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; tài liệu tài chính - kế
tốn phải đảm bảo các yếu tố thể thức như Luật Kế toán và các văn bản
hướng dẫn; tài liệu xây dựng trụ sở BHXH phải thực hiện đầy đủ thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản của ngành xây dựng. Riêng hồ sơ chuyên
20


ngànhđược thực hiện theo thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định riêng
của ngành BHXH. Các thành phần trong hồ sơ chuyên ngành rất đa dạng, mỗi
loại có mẫu, thành phần được quy định khác nhau, được Tổng Giám đốc
BHXH Việt Nam ban hành và được áp dụng thống nhất trong tồn quốc từ
cấp tỉnh tới cấp huyện.

Ví dụ, mẫu sổ BHXH được thực hiện theo Quyết định số 1035/BHXHCSXH ngày 01/10/2015 ban hành quy định về mẫu sổ BHXH; mẫu thẻ
BHYT được ban hành theo Quyết định số 1313/QĐ-BHXH ngày 01/12/2014
về việc ban hành mẫu thẻ BHYT. Mẫu và thành phần hồ sơ hưởng chế độ
BHXH được áp dụng theo Quyết định 636/QĐ-BHXH ngày 22/4/2016 về
việc ban hành Quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ
bảo hiểm xã hội. Mẫu và thành phần hồ sơ chi trả các chế độ BHXH thực hiện
theo Quyết định 838/QĐ-BHXH ngày 27/5/2018 ban hành quy định quản lý
chi trả các chế độ BHXH, BHTN. Mẫu và thành phần hồ sơ thu BHXH,
BHTN được áp dụng theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 về ban
hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh
nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.
Ngành BHXH cũng giống như bất kỳ cơ quan nào khác, các văn bản,
giấy tờ chỉ được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý khi có đầy đủ các chữ ký,
con dấu và các thể thức khác theo quy định của nhà nước và của ngành.
Trước khi được đưa vào Lưu trữ cơ quan, các bản nháp, trùng thừa, khơng
dấu và khơng có các chữ ký đầy đủ sẽ được loại hủy, chỉ có các tài liệu, văn
bản hợp lệ, những bản thảo có ý kiến phê duyệt và sửa chữa của lãnh đạo thì
mới được đưa vào lưu trữ.
* Tiêu chuẩ n tác giả của tài liệu
Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Nội
dung của tiêu chuẩn này là khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và
ý nghĩa của cá nhân hoặc cơ quan lập ra tài liệu đó. Trong một cơ quan, tài
liệu có ý nghĩa và được đánh giá cao là những tài liệu của chính cơ quan đó
sản sinh ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ yếu. Những tài liệu do các
nguồn khác gửi đến không phải tài liệu nào cũng có giá trị như nhau mà
chúng được đánh giá khác nhau, sự đánh giá đó một phần dựa vào mối quan
hệ giữa tác giả tài liệu với đơn vị hình thành tài liệu. Đối với tài liệu hành
chính thơng thường, tác giả tài liệu là cơ quan , tổ chức thì tài liệu của mô ̣t cơ
quan bao gồ m bốn tác giả sau : Tác giả là cấp trên (tài liệu từ cấ p trên gửi
21

xuố ng); tác giả là cấp dưới (tài liệu từ cơ quan cấ p dưới gửi lên ); tác giả là cơ
quan cùng cấ p (gửi tài liệu bổ sung ), tác giả chính là cơ quan mình , bao gồ m
tài liệu hin
̀ h thành ra tron g hoa ̣t đô ̣ng của cơ quan , những tài liệu đó khi xem
xét lựa chọn lưu trữ thì tùy theo tín h chấ t, nơ ̣i dung của tài liệu . Trong bốn
loại tài liệu này thì khi lựa chọn cần ưu tiên những tài liệu của cơ quan mình ,
những tài liệu khác còn tùy thuô ̣c vào tiń h chấ t , nô ̣i dung của tài liệu để xem
xét giữ lại.
Đối với tài liệu ngành BHXH, ngoài khối tài liệu do ngành sản sinh
được ưu tiên lưu tại Lưu trữ cơ quan, trong đó thời hạn bảo quản của từng tài
liệu được quy định dựa theo giá trị của chúng. Những văn bản do các cơ quan
cấp trên gửi xuống, nếu là văn bản quy định về chế độ, chính sách của ngành
thì được giữ lại bảo quản vĩnh viễn; những văn bản chỉ dùng mang tính chất
thông báo, tham khảo không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của ngành thì
được loại hủy ra khỏi Phơng lưu trữ cơ quan. Những văn bản do các cơ quan
cấp trên, cơ quan đồng cấp, cấp dưới hoặc cơ quan khác gửi đến để phối hợp
giải quyết công việc thì được lập hồ sơ và có thời hạn lưu trữ như hồ sơ công
việc được lập. Những hồ sơ của các phòng nghiệp vụ xây dựng và được lưu
hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị sẽ không được giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan, mà được tổ chức loại hủy ngay tại các phòng nghiệp vụ.
* Tiêu chuẩ n thời gian và điạ điể m hin
̀ h thành tài liệu
Thời gian, điạ điể m cũng là yế u tố quan tro ̣ng cấ u thành nên giá tri ̣của
tài liệu. Đối với những tài liệu hình thành ra ở những thời gian và điạ điể m
đă ̣c biê ̣t thì bao giờ cũng đươ ̣c ưu tiên lựa cho ̣n lưu trữ.
Thời gian của tài liệu bao gồm thời gian sản sinh ra và thời gian của sự
vật, hiện tượng được đề cập đến trong nội dung tài liệu. Trong nhiều trường
hợp, thời gian sản sinh ra tài liệu trùng với thời gian được nhắc tới trong nội

dung tài liệu như: các văn bản quản lý nhà nước, văn bản ban hành để giải
quyết các công việc cụ thể, cấp bách hoặc những công việc không cần hạn
định thời gian… Cũng có những tài liệu, hai khoảng thời gian này tương đối
cách xa nhau như: các tập hồi ký, các bản tường trình về một sự vật, hiện
tượng đã xảy ra, biên bản ghi ghi chép về hiện trường, nơi xảy ra vụ việc…
Địa điểm tài liệu cũng là yếu tố quan trọng liên quan đến xác định giá
trị tài liệu.Địa điểm tài liệu cũng có thể là địa danh - nơi lập ra tài liệu hoặc
địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu. Trong trường hợp địa danh là
nơi lập ra tài liệu trùng với địa danh được nhắc tới trong nội dung của tài liệu
22


thì tài liệu đó sẽ được đánh giá cao hơn đối với những tài liệu khác. Đối với
tài liệu ngành BHXH, địa danh tài liệu cũng chính là nơi xây dựng và ban
hành ra tài liệu.
Thời gian sản sinh của tài liệu ngành BHXH không giống nhau, tùy
thuộc vào từng công việc được giải quyết. Một hồ sơ về xây dựng các quy
định về chế độ, chính sách của ngành có thể phải mất thời gian khoảng nhất
định bởi vì ngồi việc xây dựng dự thảo trình lãnh đạo ngành phê duyệt chủ
trương, sau đó sẽ gửi dự thảo đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để tham
gia đóng góp ý kiến. Trải qua đầy đủ các thủ tục, quy trình thì văn bản cuối
cùng sẽ được ban hành. Như vậy, trong một hồ sơ thì thời gian của bản dự
thảo đầu tiên và quyết định cuối cùng có thể cách nhau đến 4 tháng hoặc lâu
hơn nữa nếu đó là một quy định phức tạp, phạm vi và đối tượng điều chỉnh
mang tính chất tồn ngành.
Bộ hồ sơ xây dựng trụ sở ngành BHXH cũng vậy, tùy thuộc vào quy
mơ của cơng trình mà thời gian trong các văn bản cũng khác nhau. Ví dụ một
dự án của ngành như: dự án xây dựng Khu nghỉ dưỡng sức Mũi Né tại Bình
thuận từ khi có chủ trương xây dựng đến khi cơng trình được hồn thành trải
qua thời gian 10 năm (từ 2004-2013). Trải qua 10 năm xây dựng, cũng có

nghĩa là văn bản pháp lý đầu tiên của cơng trình và văn bản pháp lý cuối cùng
cách nhau khoảng 10 năm.
Đối với một hồ sơ giải quyết một công việc cụ thể như: hồ sơ trả lời về
chế độ, chính sách, hồ sơ trao đổi nghiệp vụ, hồ sơ tham gia đóng góp ý kiến
dự thảo văn bản, hồ sơ giải quyết chế độ chính sách về BHXH, BHTN,
BHYT đối với người lao động thông thường sẽ có thời hạn giải quyết trong
thời gian từ 5 đến 7 ngày. Điều đó cũng đồng nghĩa với thời gian của các văn
bản trong hồ sơ cách nhau từ 5 đến 7 ngày.
Xét ở tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu thì thơng
thường những tài liệu có thời gian giải quyết lâu dài thì giá trị của tài liệu đó
càng cao bởi vì mức độ sự việc giải quyết sẽ phức tạp hơn những tài liệu có
thời hạn giải quyết trong thời ngắn hạn, giải quyết các công việc cụ thể.
1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.1. Các văn bản pháp lý về lƣu trữ
Xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng và khó
khăn.Chỉ khi xác định đúng giá trị của tài liệu thì mới xây dựng được bảng
thời hạn bảo quản đầy đủ, chính xác. Khi thực hiện xác định giá trị tài liệu
23