sang kien kinh nghiệm về in ấn tài liệu trong công tác văn phòn

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: “Một số kinh nghiệm, giải pháp trong cơng việc in ấn, photo
văn bản hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp
vụ của cơng tác Văn phịng”.

Người thực hiện: Nguyễn Thị Hằng
Chức vụ: cơng chức Văn phịng-thống kê
Đơn vị cơng tác: UBND xã Xuân Hòa

PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Cơng tác Văn phịng là cơng tác thiết yếu, thường xun, liên tục và
có tính bắt buộc đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Trong vơ vàn cơng việc
thuộc về Văn phịng, thì cơng tác soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết, quản
lý văn bản, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một trong
những cơng tác có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà
1


nước. Hoạt động văn thư liên quan đến nhiều vấn đề như: kỹ thuật soạn thảo, thủ
tục ban hành, cách thức giải quyết, biện pháp quản lý. Trong các cơ quan quản
lý nhà nước, việc quan niệm đúng về công tác Văn phịng, đặc biệt là cơng tác
soạn thảo, ban hành, in ấn, sao gửi văn bản là một nội dung rất quan trọng, đảm
bảo cho việc chỉ đạo, quản lý tốt cơng tác thơng tin hành chính, góp phần tăng
năng suất, chất lượng và hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng tác
nghiệp cụ thể của hoạt động văn thư là văn bản. Văn bản hành chính đóng vai
trị khơng thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội. Đặc biệt, trong hoạt động
quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là một trong những
yếu tố quan trọng, thiết yếu để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước; là
phương tiện quan trọng để ghi lại, lưu giữ lại, chuyển đạt các quyết định quản

lý; là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là sự thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các
cơ quan nhà nước. Trong giai đoạn đổi mới, hiện đại hóa nền hành chính nhà
nước hiện nay, việc thực hiện quy trình soạn thảo, in ấn, nhân bản sao cho đạt
hiệu quả, chất lượng, kịp thời vừa bảo đảm công tác bảo vệ bí mật nhà nước là
điều hết sức quan trọng và cần thiết. Trong phạm vi đề tài này, tôi xin chỉ đề cập
đến công việc liên quan đến nhiệm vụ được giao thuộc lĩnh vực cơng tác Văn
phịng, đó là công tác in ấn, nhân bản tài liệu, văn bản của cơ quan ủy ban nhân
dân xã; từ đó nêu lên một số kinh nghiệm tích lũy qua thực tiễn tại đơn vị nhằm
góp phần chuẩn hóa, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.
Có thể nói rằng, trong bất kỳ cơng việc gì, nhiệm vụ gì, ngành nghề nào,
muốn hoàn thành đạt kết quả tốt, người thực hiện phải nỗ lực học tập, nghiên
cứu, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, am tường nghiệp vụ và nhất là
phải quyết tâm cải tiến thao tác theo hướng hiệu quả, chất lượng. Với nhận thức
trên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, bản thân tôi
thường băn khoăn, trăn trở làm sao để hồn thành cơng tác photo, in ấn, nhân
bản tài liệu, công văn của đơn vị một cách hiệu quả nhất, đáp ứng yêu cầu của
lãnh đạo đơn vị và của ngành. Từ đó, trong q trình thực hiện nhiệm vụ của
mình, tơi thường xun học hỏi, vận dụng thực nghiệm, trao đổi tích lũy kinh
nghiệm, khắc phục hạn chế… Điều này đã góp phần quan trọng giúp tơi hồn
thành khá tốt cơng tác được giao. Sau gần 3 năm công tác làm nhiệm vụ văn
phịng, tơi đã đúc kết rút được một số kỹ năng, thao tác nghiệp vụ cơ bản mà bản
thân đã vận dụng đạt hiệu quả trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Đó là lý do tơi
chọn thể hiện đề tài Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong cơng
việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng
và hiệu quả nghiệp vụ của cơng tác Văn phịng”.
II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI:

2

- Đối tượng: Công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu
nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhâ dân xã Xuân Hòa.
- Phạm vi đề tài: Một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả cơng tác in
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của Ủy ban nhân dân xã Xn
Hịa.
III. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU:
Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả cơng tác in
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo
điều hành của UBND xã; góp phần cùng đơn vị hồn thành tốt nhiệm vụ chính
trị được giao.
PHẦN THỨ HAI – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC HIỆN:
Như trên đã nói, cơng tác Văn phịng là cơng tác thường xun, liên tục,
thiên về thao tác nghiệp vụ. Do vậy, người làm Văn phòng, nhất là đảm nhiệm
công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu; ngồi trình độ chun
mơn, tinh thần trách nhiệm, trung thực, cần phải có kỹ năng nhất định. Thực tế
cho thấy, người càng có thâm niên, tích lũy được nhiều kinh nghiệm, có kiến
thức tổng hợp, thì càng xử lý cơng việc linh hoạt, đạt hiệu quả hơn. Ngược lại,
người mới làm công tác này chắc chắn sẽ có ít nhiều những khó khăn để có thể
xử lý công việc một cách thuần thục, thành thạo, nhất là khi máy móc hỏng hóc
hoặc gặp sự cố. Với tôi, mặc dù đã đảm nhận công tác này đã 3 năm, nhưng do
yêu cầu về công tác hành chính nhà nước ngày càng cao nên bản thân cũng gặp
một số khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ.
Mặt khác, nhìn nhận vấn đề một cách tồn diện, chúng ta thấy rằng, cơng
tác Văn phịng thường có những cơng việc đột xuất, có khi rất cấp thiết, địi hỏi
phải xử lý trong thời gian ngắn, thậm chí tức thời phải hồn thành khối lượng
cơng việc lớn. Vì vậy, người làm cơng tác Văn phịng rất dễ bị động; nếu xử lý
không khéo léo, linh hoạt, cẩn trọng sẽ dễ dẫn đến sai lệch yêu cầu nội dung
hoặc ùn tắc, tồn động công việc. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả
và chất lượng công việc.

Tuy nhiên, sau bản thân được tham dự các lớp bồi dưỡng kiến thức Quản
lý Nhà nước ngạch chuyên viên. Đồng thời với tinh thần cầu tiến, khắc phục khó
khăn, nỗ lực phấn đấu, quyết tâm hồn thành nhiệm vụ được giao, tơi đã cố gắng
vừa làm vừa học hỏi, trao đổi với đồng nghiệp đi trước, vừa tích lũy kinh
nghiệm thực tiễn, tích cực thử nghiệm những cải tiến kỹ thuật, đổi mới phương
pháp. Nhờ đó, kết quả cơng tác đạt được ngày một tốt hơn, hoàn thiện hơn. Sau
3


đây là một số giải pháp khắc phục khó khăn đạt hiệu quả mà bản thân đã vận
dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong quá trình tổ chức thực hiện.
II. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN:
1. Nghiên cứu, nắm vững những đặc điểm khái quát về văn bản hành
chính nhà nước:
1.1. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
hành chính bao gồm:
a) Văn bản quy phạm pháp luật: thực hiện theo quy định của Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP
ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
b) Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thơng
báo, Thơng cáo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản,
Tờ trình, Hợp đồng, Cơng văn, Cơng điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm,
Giấy mời, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy
nghỉ phép, Giấy đi đường và một số văn bản khác.
Thể thức văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
c) Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý
ngành.
d) Đối với văn bản thực hiện trong trao đổi thông tin điện tử giữa các

cơ quan thuộc huyện Thanh Chươngnói chung, UBND xã Xuân Hịa nói riêng
thống nhất sử dụng phơng chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
e) Văn bản trao đổi với cơ quan hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện
theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và theo thông lệ quốc tế.
1.2. Một số quy định về quy trình soạn thảo, ban hành văn bản:
1.2.1. Soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như
sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực
hiện các cơng việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản soạn thảo;
4


- Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trình duyệt dự thảo văn bản;
- Căn cứ vào tính chất, nội dung cơng việc trong văn bản nếu thấy cần
đăng tải thông tin trên mạng thì tại phần “Nơi nhận” phải gửi thêm Cổng thơng
tin điện tử của cơ quan, đơn vị.
1.2.2.Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
- Khi trình duyệt bản thảo, ban ngành,cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo phải trình kèm theo các văn bản, tài liệu có liên quan.
- Bản thảo văn bản do người có thẩm quyền ký duyệt. Trường hợp thấy
cần phải sửa đổi, bổ sung bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về

độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban
hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.); đề xuất
mức độ khẩn, mật; đối chiếu với các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký
ban hành.
2. Văn phịng UBND xã có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ
chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành văn bản của cơ quan và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở
“Nơi nhận”.
3. Khi ký văn bản không dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.
4. Ký thừa uỷ quyền
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ
quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền
(TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được
quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký
thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ
quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.
5. Chức vụ, họ và tên của người ký
a) Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người
ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, như: Chủ tịch, Phó Chủ tịch... không ghi lại tên
cơ quan, trừ các văn bản liên ngành.
5


b) Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn, như: Ban, Hội đồng
của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban,
Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu
của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội
đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ

quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.
c) Họ và tên bao gồm: họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.
Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học
hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (TS, ThS...).
1.2.4. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Việc sao văn bản do người có thẩm quyền ký sao văn bản quyết định; đối
với các văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì thực hiện theo quy định của pháp luật
bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Hình thức, thể thức bản sao văn bản được thực hiện theo Điều 16, Điều
17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật
và có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) khơng
thực hiện theo quy định chỉ có giá trị thơng tin tham khảo.
6. Khơng được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý
kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
ghi trong văn bản cần thiết cho giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế
hóa bằng văn bản hành chính.
2. Nghiên cứu, nắm vững các yêu cầu về photo, nhân bản đối với từng
văn bản cụ thể (về số lượng, xếp bộ tài liệu, chữ ký, đóng dấu…).
3. Thực hiện đúng quy trình in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản,
tài liệu, đảm bảo theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Chú trọng bảo quản tốt phương tiện, thiết bị. Thường xuyên duy
tu, sửa chữa không để phương tiện, thiết bị hư hỏng không hoạt động được
khi chưa hết hạn sử dụng
5. Góp phần hiện đại hóa cơng tác Văn phịng:
a) u cầu của việc hiện đại hóa cơng tác Văn phịng:
Như chúng ta đã biết, xã hội ngày càng được Luật hóa một cách chặt chẽ,
hồn chỉnh, mọi cơng dân đều phải sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp

luật, thì nền hành chính nhà nước nói chung, cơng tác Văn phịng nói riêng phải
6


sớm được xây dựng theo hướng hiện đại hóa. Văn phịng có vị trí quan trọng
trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Một Văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ
cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì cơng việc sẽ chạy
đều, quản lý hành chính sẽ thơng suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt
động của cơ quan, đơn vị mình thuận lợi, cần phải trực tiếp và thường xuyên
chăm lo củng cố bộ phận Văn phịng, tích cực trang bị cơ sở vật chất, từng bước
hiện đại hố cơng tác Văn phịng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học cơng nghệ phát triển, xu hướng chung
của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hố cơng tác Văn phịng nhằm
đáp ứng yêu cầu công tác ngày càng cao của xã hội. Đặc biệt các tổ chức kinh
doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã
nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức
quản lý, tuyển dụng nhân viên Văn phịng có năng lực trình độ nghiệp vụ cao,
đảm bảo cho Văn phịng hoạt động có hiệu quả. Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn
chế tối đa việc lãng phí thời gian cơng sức, giảm chi phí về quản lý điều hành
mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời điều này cũng
giúp cho các nhà quản lý thốt khỏi những cơng việc hành chính mang tính sự
vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian tập trung
vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt
hiệu quả cao nhất.
b) Nội dung hiện đại hố cơng tác Văn phịng:
Một Văn phịng hiện đại được mơ tả bằng những thuật ngữ đó là “Văn
phịng điện tử”, “Văn phịng khơng giấy”, “Văn phịng tự động hóa”…Trong
mấy năm trở lại đây ta thấy cơng việc Văn phịng đã ln phải điều chỉnh theo
sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội. Mục tiêu của cán bộ quản trị
Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo điều hành, quản lý

hoạt động của cơ quan, ngành có hiệu quả cao nhất. Để hướng đến mục tiêu cơ
bản đó, đặc biệt là nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ
soạn thảo văn bản hành chính nhà nước của cán bộ chun trách cơng tác Văn
phịng, từ đó chuyển sang cơng tác in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước
và phát hành có chất lượng và đạt hiệu quả cao; thời gian qua, Ủy ban nhân dân
xã Xuân Hòa đã từng bước tổ chức hoạt động của Văn phòng đạt một số kết quả
sau:
Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác Văn phịng. Cơng nghệ thông tin với
thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và cơng nghệ truyền thơng đã giúp
cho các hoạt động của cơng tác Văn phịng ngày càng hiệu quả. Hiện nay, nhờ
có máy vi tính và qua việc kết nối mạng internet, việc tiếp nhận thông tin, soạn
thảo và ban hành văn bản được nhanh chóng, đảm bảo hiệu lực thi hành trong
7


thời gian nhất định. Mặt khác, nhờ đó, việc sao y, sao lục, lưu trữ, nhân bản văn
bản cũng hết sức thuận lợi.
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
Sau 3 năm đảm nhận công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài
liệu của Ủy ban nhâ dân xã Xuân Hịa, mặc dù vẫn cịn một số thiếu sót nhất
định, nhưng cơ bản tơi đã hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hầu hết các văn
bản, tài liệu cần photo, nhân bản theo yêu cầu của người có thẩm quyền đã được
bản thân thực hiện đảm bảo đúng thời gian quy định, đáp ứng các quy định của
quy trình thực hiện; kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo của Ủy ban thông
suốt từ xã lên huyện, xã xuống xóm; góp phần đáng kể vào việc hồn thành
nhiệm vụ chung của toàn xã. Trong năm qua, bản thân đã trực tiếp in ấn, photo,
nhân bản đạt yêu cầu trên 200.000 trang văn bản, tài liệu phục vụ cho hoạt động
của ngành. Tuy chưa thật đảm bảo tuyệt đối về mặt thời gian, hình thức, nhưng
hầu hết các trang tài liệu, Công văn, văn bản được bản thân in ấn, photo đều đảm
bảo đạt yêu cầu về nội dung, hình thức và đặc biệt là yêu cầu bảo mật tuyệt đối.

PHẦN THỨ BA - KẾT LUẬN
Trên đây là một số ý kiến, kinh nghiệm tích lũy được qua việc vận dụng
một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nhiệm vụ được giao của
bản thân; Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi của quý đồng
nghiệp, của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng . Tơi xin chân thành cảm ơn./.
Xn Hịa, ngày 16 tháng 10 năm
2018
Người viết

Nguyễn Thị Hằng

8


9