Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin ở ngân hàng ngoạI thương Hà Nội

Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin
ở ngân hàng ngoạI thơng Hà Nội
I. Khái quát về sự ra đời và phát triển của ngân hàng ngoại thơng
Hà Nội
1. Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ của ngân ngoại thơng Hà
Nội
1.1. Giới thiệu khái quát về Ngân hàng ngoại thơng Hà nội .
Ngân hàng ngoại thơng Hà nội đợc thành lập ngày 01/03/1985 trong bối
cảnh kinh tế nớc ta đang có rất nhiều khó khăn về kinh tế và xã hội, lạm
pháp phi mã đồng tiền Việt Nam mất giá nhanh, tỷ giá giữa đồng Việt Nam
và đô la Mỹ biến động mạnh. Đợc thành lập với t cách là một trong những
chi nhánh chủ chốt của hệ thống Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam, Ngân
hàng ngoại thơng Hà Nội đã phát triển không ngừng từ ngân hàng một cấp
sang ngân hàng hai cấp. Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam có vai trò quan
trọng trong định hớng chiến lợc phát triển của Ngân hàng ngoại thơng Việt
nam và có nhiệm vụ chủ động đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và phát
triển kinh tế trên địa bàn thủ đô.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội.
- Thu hút vốn đầu t và tiếp nhận đầu t vốn đối với khách hàng.
- Cung cấp các loại dịch vụ ngân hàng tín dụng, tài khoản, tiết kiệm, kỳ
phiếu, trái phiếu, chuyển tiền trong và ngoài nớc, thanh toán thẻ.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội và chức
năng nhiệm vụ của các phòng ban.
2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội (trang
sau)
* Giám đốc: có nhiệm vụ phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các
phòng và một số công việc sau:
- Phòng tín dụng- tổng hợp
- Phòng thanh toán xuất nhập khẩu
- Công tác tổ chức cán bộ và duyệt các tờ trình về chi tiêu mua sắm của
chi nhánh.

- Tổ kiểm tra và kiểm soát nội bộ.
- Chủ tịch hội đồng tín dụng, hội đồng thi đua, hội đồng xử lý rủi ro của
chi nhánh.
- Phụ trách công tác đối ngoại và công tác bảo vệ nội bộ
- Phụ trách công tác khách hàng.
*Phó giám đốc 1: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác sau:
- Phòng dịch vụ ngân hàng
- Phòng giao dịch số 2 Hàng Bài
- Phòng ngân quỹ
- Công tác đảng và công tác nữ công của chi nhánh.
*Phó giám đốc 2: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác sau:
- Phòng kế toán và tài chính
- Phòng tin học
- Phòng hành chính nhân sự (công tác hành chính quản trị)
- Công tác công đoàn và đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
- Phụ trách lực lợng tự vệ
Mỗi phòng do Trởng phòng điều hành và một số Phó phòng giúp việc
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Trởng phòng:
- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh ngân
hàng ngoại thơng Hà nội về mọi mặt công tác của phòng .
- Xây dựng chơng trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của phòng.
- Có trách nhiệm tham mu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của chi nhanh. Đề xuất những kiến nghị với ngân
hàng ngoại thơng VN, chính quyền địa phơng trong quá trình thực thi các
chế độ chính sách có liên quan tới công việc của phòng mình phụ trách.
- Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác của chi nhánh khi xử
lý các vấn đề nghiệp vụ có liên quan.
- Ký trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản nghiệp vụ giao dịch (theo biên
bản số 32/BB.NHNTHNngày18/01/2000 phân công, phân nhiệm công tác và

thông báo số144/NHNTHN ngày 01/06/2000 về phân cấp giải quyết các
công việc của Ban Giám Đốc, của các Trởng phó phòng và sử dụng con dấu
chi nhánh NHNTHN).
- Phối hợp với các tổ chức đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thực
hiện các chế độ chính sách, quản lý đối với công chức, viên chức. Động viên
công chức viên chức tích cực hởng ứng các phong trào thi đua của cơ quan,
hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị chuyên môn.
- Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng cho phù hợp. Xây dựng nội quy làm
việc và phơng thức điều hành hợp lý, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
đợc giao.
- Phân công trách nhiệm cho các phó Trởng phòng và các thành viên
trong phòng.
- Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo chế độ quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban Giám Đốc chi nhánh ngân hàng
Ngoại thơng Hà Nội giao.
*Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trởng phòng:
- Giúp Trởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do Trởng
phòng phân công và chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng và Ban Giám Đốc
chi nhánh về các nhiệm vụ đợc giao.
- Ký thay Trởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch
thuộc trách nhiệm phụ trách, tờ trình Ban Giám Đốc theo sự uỷ quyền của
Trởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của Giám đốc chi nhánh
NHNTHN.
- Khi Trởng phòng đi vắng, một phó Trởng phòng đợc uỷ quyền thay mặt
Trởng phòng để giải quyết công việc chung của phòng và phải chịu trách
nhiệm về các công việc đã giải quyết trong thời gian đợc uỷ quyền. Sau đó
phải báo cáo Trởng phòng về những công việc đã giải quyết.
- Tham gia ý kiến với Trởng phòng trong việc thực hiện các mặt công tác
của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
2.2. Các phòng ban chi nhánh của ngân hàng ngoại thơng hà nội có

chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
2.2.1 Phòng tín dụng tổng hợp
- Tham mu, giúp Ban Giám Đốc xây dựng các biện pháp để thực hiện
chính sách, chủ trơng của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam về tiền tệ, tín
dụng, ngân hàng....
- Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phơng, giúp Ban Giám Đốc tham gia
xây dựng chơng trình kế hoạch kinh tế-xã hội của thành phố và Ngân hàng
ngoại thơng Việt nam
- Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết quý, 6 tháng và năm của chi nhánh
để báo cáo Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, UBND thành phố HN, ngân
hàng nhà nớc thành phố HN và giúp giám đốc xây dựng chơng trình công tác
quý 6 tháng và năm của chi nhánh.
Giúp Ban Giám Đốc về công tác pháp chế của chi nhanh và thực hiện
nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng.
- Thực hiện ngiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo luật
ngân hàng và luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp
đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ.
- Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹ
dới 100%, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn, sau đó chuyển cho
các phòng nghiệp vụ liên quan để phát hành th bảo lãnh trong hoặc ngoài n-
ớc.
- Điều hoà vốn ngoại tệ và đồng Việt nam.
- Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm.
- Công bố và lu giữ tỉ giá mua bán ngoại tệ hàng ngay, lu trữ và thông
báo tỉ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay Việt nam đồng và
ngoại tệ.
- Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ
chức kinh tế.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.2 Phòng kế toán và tài chính

a. Bộ phận Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền:
Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT- END, bộ
phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý các yêu cầu liên quan
đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm:
- Về thanh toán: Liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên
hàng Ngân hàng nhà nớc
- Hạch toán điện đến từ nớc ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ
bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng nhà nớc và chuyển báo có cho phòng dịch
vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hởng hoặc mời khách đến nhận tiền
- Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi, đến trong nớc và n-
ớc ngoài, séc đích danh.
- Tạo các bảng kê trả lơng tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền
tự động(AFT), các giao dịch đầu t tự động
- Đối chiếu liên hàng nội bộ (On-line,Off-line)
- Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình.
b. Bộ phận quản lý tài khoản
Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong
và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng) bao gồm:
- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê để
chấm và đối chiếu tài khoản.
- Chấm, đối chiếu lần lợt từng tài khoản mà mình phụ trách
- Sau khi kiểm tra đối chiếu và tính lãi định kỳ cho từng khách hàng trên
các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả (bao
gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến cho bộ phận quản lý thông tin
khách hàng để trả cho khách hàng
- Đóng và lu nhật ký chứng từ
- Tra soát, đối chiếu tài khoản.
- Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, trái phiếu,
kỳ phiếu ĐVN và ngoại tệ của chi nhánh tại Trung Ương, các tổ chức tín
dụng khác và kho bạc nhà nớc.

- Thực hiện nhiệm vụ mật mã (Xử lý điện qua Telex và Swift)
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối (tháng, năm) theo quy
định.
c. Bộ phận quản lý chi tiêu nội bộ
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ
khác nh:
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều
chuyển vốn giữa chi nhánh và Trung ơng
- Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao
động,tính toán kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ
- Quản lý thu nhập, chi phí của chi nhánh
- Tạo tài khoản nội bộ mới: VNĐ, Ngân phiếu, Ngoại tệ
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.3 Phòng thanh toán Xuất nhập khẩu:
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất, nhập khẩu hàng
hoá dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kèm chứng
từ
- Phát hành th bảo lãnh đối với nớc ngoài kể cả việc mở và thanh toán
L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng Tín
dụng - Tổng hợp thẩm định chuyển đến
- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nớc ngoài của khách hàng
- Quản lý và kiểm tra mẫu chữ ký của các ngân hàng nớc ngoài
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.4 Phòng Hành chính- Nhân sự
a. Công tác tổ chức cán bộ
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc bố trí, điều động, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc
diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng ngoại thơng Việt
nam
- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dỡng cán bộ hàng năm và theo dõi triển

khai thực hiện kế hoạch đó
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc xây dựng quy hoạch
cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, ngân hàng nhà n-
ớc Thành phố và của Thành uỷ Hà Nội
- Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân
hàng ngoại thơng Việt nam
- Thực hiện các chế độ chính sách đối với các cán bộ nhân viên trong cơ
quan
- Lu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ
quan
- Thờng trực công tác thi đua, khen thởng của cơ quan
b. Công tác hành chính và quản trị
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc về những vấn đề chung của
công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu,
thực hiện hợp đồng về điện nớc, điện thoại, sửa chữa và xây dựng nhỏ của cơ
quan
- Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan.Thực hiện công tác hàng chính,
văn th, lu trữ, in ấn, telex, fax. Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lu trữ
tại kho
- Quản lý, bảo quản tài sản của chi nhánh, ô tô, kho vật liệu dự trữ của cơ
quan theo đúng chế độ quy định
- Thực hiện công tác lễ tân, công vụ phục vụ các hoạt động của cơ quan
- Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan (có phối hợp với các phòng có liên
quan và ngành nội chính)
- Quản lý quỹ chi tiêu nội bộ của cơ quan
2.2.5 Phòng ngân quỹ
- Thu chi tiền ĐVN, ngân phiếu thanh toán
- Thu chi các loaị ngoại tệ: tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật tiền
giả

- Chuyển tiền mặt và séc du lịch đi tiêu thụ nớc ngoài qua Ngân hàng
ngoại thơng Việt nam
- Quản lý kho tiền, quỹ nghiệp vụ, tài sản thế chấp, chứng từ có giá
- Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt, VNĐ, ngoại
tệ, ngân phiếu và séc
- Thực hiện điều chuyển tiền mặt, đảm bảo định mức tồn quỹ VNĐ,
ngoại tệ, ngân phiếu và séc
- Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn hoặc không đủ tiêu chuẩn
lu thông
2.2.6 Phòng tin học
- Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ ngân hàng cải
tiến, bổ sung các chơng trình phần mềm hiện có và lập các chơng trình phần
mềm mới phục vụ cho các hoạt động của chi nhánh Ngân hàng ngoại thơng Hà
nội
- Quản lý và bảo quản, bảo dỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi
nhánh.Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của
Tổng Giám đốc Ngân hàng ngoại thơng Việt nam ban hành
- Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chơng trình phần mềm ứng
dụng nghiệp vụ của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam để triển khai tại chi
nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm nh các tài sản khác của cơ
quan
- Xây dựng kế hoạch vật t, trang bị mới và bảo hành thiết bị tin học
nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kỹ thuật tin học tại chi
nhánh
- Là đầu mối quan hệ với phòng tin học Ngân hàng ngoại thơng Việt
nam, các ngân hàng trong lĩnh vực công nghệ tin học
- Thực hiện công tác công nghệ tin học, quản lý các chuẩn về mẫu tin,
mã hoá đối với các ngân hàng trên địa bàn về công tác thanh toán và thông
tin báo cáo
- Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng. Cài đặt các chơng

trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống
mạng theo chỉ đạo của ban Giám Đốc
- Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy
định của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam và chi nhánh
- Chịu trách nhiệm phổ biến và hớng dẫn nghiệp vụ tin học cho các
phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.7 Phòng dịch vụ ngân hàng
a. Bộ phận thông tin khách hàng
- Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF)
- Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về về: Chủ tài
khoản, địa chỉ, kế toán trởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký
- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số d tài
khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều
hình thức bao gồm cả liên lạc trực tiếp và qua các phơng tiện thông tin liên
lạc
- Tập hợp và trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi, bán ấn chỉ cho
khách hàng (các chứng từ có liên quan trả cho khách hàng)
- Giải đáp thắc mắc, hớng dẫn quy trình, nghiệp vụ cho khách hàng.
Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng
b. Bộ phận dịch vụ khách hàng
- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi (VNĐ và
ngoại tệ) của mọi đối tợng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình
thức: Tiền mặt, chuyển khoản, séc (trừ phần tạo điện)
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ
phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ)
- Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank
- Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình
thức (tiền mặt ngân phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản) và bán ngoại
tệ theo hộ chiếu

- Chi trả kiều hối, trả tiền nhanh (Money Gram)
- Quản lý các đại lý uỷ nhiệm thu đổi
- Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nớc,
ngoài nớc và séc đích danh
- Trực tiếp thu, chi tiền mặt, séc du lịch liên quan đến các ngiệp vụ trên
theo hạn mức do Giám đốc giao
- Phát hành th bảo lãnh (dự thầu hoặc đấu thầu) cho khách hàng trong n-
ớc ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của Phòng Tín dụng-Tổng hợp thẩm
định chuyển đến
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.8 Phòng giao dịch Hàng Bài
* Thông tin khách hàng:
- Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF)
- Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về: Chủ tài khoản,
địa chỉ, kế toán trởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký
- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số d tài
khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều
hình thức bao gồm cả giao dịch trực tiếp và qua các phơng tiện thông tin
liên lạc
- Trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi cho khách hàng
- Giải đáp thắc mắc, hớng dẫn quy trình, nghiệp vụ ngân hàng cho khách
hàng, đề xuất chính sách thu hút khách hàng
* Dịch vụ khách hàng
- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản vãng lai của mọi
đối tợng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức tiền mặt, chuyển
khoản, séc (trừ phần tạo điện)
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ
phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ)
- Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank
- Thực hiện cho vay khách hàng theo uỷ quyền của Giám đốc. Mở tài

khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ.
- Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình
thức (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, chuyển khoản) và bán ngoại tệ theo
hộ chiếu do Giám đốc phân cấp
- Chi trả kiều hối
- Phát hành th bảo lãnh cho khách hàng trong nớc ký quỹ 100%
* Nghiệp vụ chuyển tiền và quản lý tài khoản
Thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý chứng từ của khách
hàng và xử lý:
- Mở và quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng (các tài khoản nội
ngoại bảng)
- Tạo điện, bảng kê, tạo file đi nớc ngoài, đi liên hàng, bù trừ
Nội dung hai nghiệp vụ trên đợc chuyển về phòng tài chính kế toán giải
quyết
- Tạo th nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu
- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê, để
chấm đối chiếu tài khoản và trả chứng từ (bao gồm sổ phụ, phiếu tính lãi,
báo có...) cho khách hàng
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.9 Tổ kiểm tra và kiểm toán nội bộ
- Lập kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ trình
giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy tình
thực hiện nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh
doanh theo đúng quy định của pháp luật về ngân hàng và quy định của Ngân
hàng nhà nớc, điều lệ tổ chức và hoạt động và các quy định nội bộ của Ngân
hàng ngoại thơng Việt nam
- Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh và kiến
nghị các biện pháp nâng cao khả năng an toàn trong hoạt động kinh doanh
của chi nhánh