Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng gỗ từ thị trường Đài Loan của công ty Đại Các
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (290.13 KB, 51 trang )
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
LỜI CẢM ƠN
Công ty TNHH Đại Các là công ty nhập khẩu nhiều mặt hàng từ thị trường Đài Loan
về kinh doanh tại thị trường Việt Nam. Hồn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài
“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng gỗ từ thị trường Đài Loan
của cơng ty Đại Các”, ngồi sự cố gắng của bản thân em, em đã nhận được sự giúp đỡ
nhiệt tình từ các thầy cơ từ bộ mơn “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, ban giám
hiệu trường Đại học Thương Mại, các anh chị và cô chú trong công ty TNHH Đại Các.
Em xin chân thành cảm ơn:
Các thầy cô trong ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo bộ môn Quản Trị
tác nghiệp thương mại quốc tế đã tạo điều kiện cho em được trực tiếp tiếp xúc với môi
trường kinh doanh thực tế, vận dụng được những kiến thức đã học để hồn thành khóa
luận trong thời gian quy định.
Đối với công ty TNHH Đại Các, đặc biệt là các cô chú và anh chị trong phòng
xuất nhập khẩu – nơi em thực tập đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ bảo và tạo điều kiện cho
em rất nhiều trong q trình thực tập tại cơng ty.
Em xin chân thành cảm ơn tới cô giáo – Ths Nguyễn Vi Lê đã tận tình giúp đỡ,
sửa chữa và bổ sung, đưa ra những lời khuyên giúp em hồn thành khóa luận này.
Mặc dù đã rất cố gắng để hồn thành khóa luận này nhưng do hạn chế về thời gian
cũng như kiến thức, kinh nghiệm nên bài làm sẽ khơng tránh khỏi những sai sót. Em
rất mong nhận được những nhận xét, đóng góp, chỉ bảo từ thầy cơ giáo để em có thể
hồn thiện bài khóa luận của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
1
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
MỤC LỤC
Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU........................................7
1.1
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu...............................................................7
1.2
Tổng quan vấn đề nghiên cứu............................................................................7
1.3
Mục đích nghiên cứu..........................................................................................8
1.4
Đối tượng nghiên cứu.........................................................................................8
1.5
Phạm vi nghiên cứu............................................................................................8
1.6
Phương pháp nghiên cứu...................................................................................8
1.6.1
Phương pháp thu thập số liệu..........................................................................8
1.6.2.
Phương pháp phân tích xử lý số liệu...............................................................9
1.7.
Kết cấu của khóa luận........................................................................................9
Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU.......................................................................................................................... 11
2.1. Các khái niệm về quản trị hợp đồng nhập khẩu...............................................11
2.1.1 Khái niệm về quản trị.........................................................................................11
2.1.2 Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế......................................................11
2.1.3 Đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế......................................................11
2.2. Một số lý thuyết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu...........12
2.2.1. Vai trị của quản trị quy trình hợp đồng nhập khẩu.........................................12
2.2.2 Nội dung chủ yếu của hợp đồng thương mại quốc tế........................................12
2.3 Quy trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa..........................14
2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu...................................................14
2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng..............................................................................14
2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu....................................17
2.4 Quy trình quản trị thực hiện hợp đồng mặt hàng gỗ tại thị trường Đài Loan .
……..18
2.4.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Đại Các....19
2.4.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty TNHH Đại Các.............19
2.4.3 Giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Đại Các
...................................................................................................................................... 24
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
2
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Chương 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU MẶT HÀNG GỖ TẠI THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN CỦA DOANH
NGHIỆP ĐẠI CÁC.....................................................................................................27
3.1.
Giới thiệu về doanh nghiệp..............................................................................27
3.2. Phân tích thực trạng nội dung quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của
mặt hàng gỗ tại thị trường Đài Loan của công ty Đại Các giai đoạn 2012 -2014...32
3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.............33
3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty..............33
3.2.3 Thực trạng giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
...................................................................................................................................... 43
3.3 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu gỗ từ thị trường Đài Loan
của công ty TNHH Đại Các........................................................................................44
3.3.1
Các thành tựu đạt được.................................................................................45
3.3.2.
Những tồn tại và nguyên nhân......................................................................46
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN
TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG GỖ
CỦA CÔNG TY TNHH ĐẠI CÁC TẠI THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN.....................48
4.1 Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu gỗ của công ty TNHH Đại Các tại thị trường Đài Loan.................................48
4.2 Một số đề xuất với vấn đề quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng gỗ
của công ty TNHH Đại Các........................................................................................49
4.2.1. Nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.......................49
4.2.2. Hoàn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng hóa..............................................49
4.2.3. Hồn thiện cơng tác thanh tốn........................................................................50
4.2.4. Hồn thiện khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại..........................................51
4.2.5. Nâng cao chất lượng công tác giám sát, điều hành hợp đồng.........................51
4.2.6 Các đề xuất khác.................................................................................................52
4.3 Một số kiến nghị với cơ quan chức năng.............................................................52
4.3.1. Hoàn thiện hành lang pháp lý...........................................................................52
4.3.2. Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin kinh tế - xã hội............................................52
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
3
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Bảng / biểu đồ
Bảng 3.1
Bảng 3.2
Nội dung
Báo cáo kinh doanh của công ty từ năm 2012 -2014
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh nội địa của
Bảng 3.3
công ty
Kim ngạch nhập khẩu một số mặt hàng tiêu biểu
Bảng 3.4
Bảng 3.5
(2012 -2014)
Kim ngạch nhập khẩu tại thị trường Trung Quốc
Doanh thu của công ty từ dịch vụ vận tải (2012 -
Biểu đồ 3.1
2014)
Kết quả xin phép nhập khẩu tự động mặt hàng gỗ
Biểu đồ 3.2
của công ty TNHH Đại Các từ năm 2012- 2014
Thời gian mở L/C mặt hàng gỗ của công ty Đại Các
Biểu đồ 3.3
từ năm 2012- 2014
So sánh mức độ hoàn thành nghiệp vụ thủ tục hải
quan mặt hàng gỗ của công ty TNHH Đại Các từ
Biểu đồ 3.4
năm 2012-2014
Tỷ lệ số tờ khai được phân vào luồng xanh, vàng,
đỏ mặt hàng gỗ của cơng ty TNHH Đại Các từ năm
Biểu đồ 3.5
2012 -2014
Tình trạng nhận hàng của công ty từ 2012- 2014
Biểu đồ 3.6
Nguyên nhân xảy ra sai sót trong việc nhận hàng
Bảng 3.7
của công ty từ năm 2012 -2014
So sánh việc thực hiện nghiệp vụ thanh tốn L/C
của cơng ty từ năm 2012 - 2014
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
4
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
XNK
Xuất nhập khẩu
NK, XK
Nhập khẩu, xuất khẩu
L/C
Thư tín dụng
CIF
Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước
CFR
Tiền hàng và cước
EXW
Giao tại xưởng
CIP
Cước và bảo hiểm trả tới đích
FAS
Giao dọc mạn tàu
FOB
Giao lên tàu
CPT
Cước phí trả tới đích
DDU
Giao hàng chưa nộp thuế
DDP
Giao hàng đã nộp thuế
INCOTERMS
Các điều khoản thương mại quốc tế
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
5
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay với xu thế toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế, sự phát triển của khoa
học công nghệ đã kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động kinh doanh quốc tế.
Không một quốc gia nào thực hiện chính sách đóng cửa mà có thể đem lại sự phát triển
cho đất nước mình. Việt Nam cũng khơng nằm ngồi xu thế đó. Đối với những nước
đang phát triền như Việt Nam, hoạt động thương mại quốc tế đóng một vai trị hết sức
to lớn trong sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước và sự lớn mạnh của các doanh
nghiệp hoạt động ngoại thương.
Đại Các là một công ty thiên về nhập khẩu và hoạt động trong lĩnh vực thương
mại quốc tế, vì vậy việc quản trị quy trình nhập khẩu có thể góp phần làm giảm chi phí
cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên…….
Do vậy, trong suốt quá trình thực tập cũng như làm việc tại phịng XNK của cơng
ty, bằng những kiến thức được trang bị trong những ngày nơi giảng đường cùng với
những trải nghiệm thực tế ở công ty, em đã quyết định chọn đề tài: “Quản trị quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng gỗ từ thị trường Đài Loan của công ty Đại
Các”
1.2
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp động nhập khẩu đối với mặt hàng gỗ từ
thị trường Đài Loan của công ty Đại Các” tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu và cơng tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu tại công ty TNHH Đại Các. Bên cạnh những thành tựu công ty đạt được, đề tài
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
6
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
cũng phản ánh những tồn tại của công tác quản trị quy trình nhập khẩu của cơng ty, từ
đó đưa ra ngun nhân tồn tại và giải pháp khắc phục cũng như hồn thiện hơn cơng
tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại cơng ty.
1.3
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu
- Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
tại cơng ty TNHH Đại Các trong phạm vi nghiên cứu.
- Đưa ra một số giải pháp, kiến nghị đối với công ty cũng như các cơ quan, ban
ngành có liên quan để hồn thiện quy trình nhập khẩu gỗ từ thị trường Đài Loan của
công ty TNHH Đại Các.
1.4
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu
của công ty TNHH Đại Các
─ Mặt hàng: gỗ
─ Thị trường : Đài Loan
1.5
Phạm vi nghiên cứu
Nhập khẩu là hoạt động phức tập và rộng lớn vì vậy em xin được tập trung vào
tìm hiểu về nghiệp vụ nhập khẩu cụ thể là hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở
công ty Đại Các với mặt hàng gỗ.
1.6
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu
a. Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
7
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn. Trong quá trình thực tập tại công ty
em đã được trực tiếp thực hiện nghiệp vụ tác nghiệp thương mại quốc tế, sau đó ghi lại
cụ thể những cơng việc, phương pháp xử lý của họ khi thực hiện hợp đồng từ đó thu
thập được các thông tin phục vụ cho việc phân tích sau này.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trực tiếp tìm hiểu sâu về vấn đề mà mình cần
phân tích thơng qua việc phỏng vấn các cán bộ trong phịng xuất nhập khẩu, phịng kế
tốn nhằm mục đích nghiên cứu sâu hơn về đề tài và những thông tin giúp em hiểu sâu
hơn về nghiệp vụ.
b.
Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
─ Nguồn thu thập số liệu nội bộ: báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh các năm, các văn bản và quyết định của công ty
─ Tài liệu từ các đề tài nghiên cứu cấp trường, luận văn tốt nghiệp của các khóa
trước
─ Thu thập thơng tin từ các website.
1.6.2. Phương pháp phân tích xử lý số liệu
a. Phương pháp phân tích xử lý số liệu thứ cấp
Với các dữ liệu thu thập được, em sử dụng 3 phương pháp phân tích: phương
pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích tổng hợp làm phương
pháp chính để phân tích dữ liệu.
b. Phương pháp phân tích xử lý số liệu sơ cấp
Mọi thông tin thu thập được từ việc phỏng vấn hay quan sát thực tiễn sẽ được
tổng hợp, thống kê thành bảng, sơ đồ, sau đó tiến hành phân tích
1.7.
Kết cấu của khóa luận
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
8
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Ngoài lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết
tắt, kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận bao gồm bốn chương như
sau:
Chương 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU
Chương 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU MẶT HÀNG GỖ TẠI THỊ TRƯỜNG ĐÀI LOAN CỦA DOANH NGHIỆP
ĐẠI CÁC.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ
NGHIÊN CỨU
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
9
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU
2.1. Các khái niệm về quản trị hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm về quản trị
Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra họat động của các
thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực nhằm đạt đến sự thành công trong các
mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
2.1.2 Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế
Theo Công ước Viên năm 1980: Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa
các bên có quốc tịch khác nhau hoặc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Theo
luật Việt Nam: Hợp đồng ký với thương nhân nước ngồi có nghĩa là một bên là
thương nhân Việt Nam một bên là thương nhân nước ngoài.
2.1.3 Đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế
Các bên tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là các
thương nhân có quốc tịch khác nhau và trụ sở thương mại ở các nước khác nhau.
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
10
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Hàng hóa đối tượng của hợp đồng được dịch chuyển từ nước nay sang
nước khác hoặc giai đoạn chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được thiết lập ở
các nước khác nhau.
Nội dung của hợp đồng bao gồm các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ việc
chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang người mua ở các nước
khác nhau.
Đồng tiền thanh toán hợp đồng NK phải là ngoại tệ đối với ít nhất là một
bên trong quan hệ hợp đồng.
Luật điều chỉnh hợp đồng là luật quốc gia, các điều ước quốc tế và các
tập quán quốc tế khác với thương mại và hàng hải.
2.2. Một số lý thuyết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1. Vai trò của quản trị quy trình hợp đồng nhập khẩu
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức. Hoạt
động quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp các bộ
phận phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được hiệu quả cao.
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được
đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các
công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế có nhiều vấn đề
nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về tài sản, gây mất
mát uy tín trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xây dựng hợp đồng không
thể lường trước được. Do vậy, quá trị quản trình thực hiện hợp đồng đóng một vai trị
quan trọng trong q trình thực hiện hợp đồng.
2.2.2 Nội dung chủ yếu của hợp đồng thương mại quốc tế
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
11
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Một hợp đồng nhập khẩu hay hợp đồng mua bán quốc tế thường có hai phần:
Những điều trình bày (representation) và các điều khoản về điều kiện (term and
conditions). Phần những điều trình bày người ta ghi rõ:
1.
2.
3.
4.
5.
Số hợp đồng (Contract No)
Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng.
Tên và địa chỉ của các đương sự.
Những định nghĩa dùng trong hợp đồng.
Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng (Đấy có thể là hiệp định chính phủ ký
kết ngày tháng........, cũng như có thể là Nghị định thư ký kết giữa Bộ......nước.......với
Bộ...... nước.... Chí ít người ta cũng nêu ra sự tự nguyện của hai bên khi ký kết hợp
đồng.)
Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thực
hiên. Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhau tùy theo thỏa thận giữa các
bên. Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhau tùy theo thỏa thuận giữa các
bên, tùy vào hàng hóa giao dịch…. Nhưng thơng thường một hợp đồng thương mại
quốc tế nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng bao gồm các điều khoản sau:
─ Điều khoản tên hàng (Commodity)
─ Điều khoản chất lượng (Quality)
─ Điều khoản số lượng (Quantity)
─ Điều khoản giá cả ( Price)
─ Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking)
─ Điều khoản về thanh toán (payment)
─ Điều khoản về giao hàng ( Delivery/ Shipment)
─ Điều khoản về trường hợp miễn trách ( Force majeure acts of god)
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
12
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
─ Điều khoản khiếu nại (Claim)
─ Điều khoản bảo hành ( Warranty)
─ Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại ( Penalty)
─ Điều khoản trọng tài (Arbitration)
Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của một hợp đồng nhập khẩu (hợp
đồng TMQT). Tuy nhiên, trong thực tế tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp
đồng nhất định mà có thể thêm một số điều khoản khác như: điều khoản bảo hiểm, điều
khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán và các điều khoản khác...
2.3
2.3.1
Quy trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một q trình phức tạp, có liên quan đến nhiều
bộ phận chức năng của doanh nghiệp, dễ xảy ra sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu, các nhân
viên kinh doanh XNK cần tiến hành cơng việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện
hợp đồng nhập khẩu bao gồm các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc,
trình tự, cách thức thực hiện, phân bố nguồn lực cho các công việc. Thông thường kế
hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: kế hoạch thuê phương tiện vận tải, kế
hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch nhận hàng
và kiểm tra hàng nhập khẩu, kế hoạch thanh toán…
Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung
và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện.
2.3.2
a.
Tổ chức thực hiện hợp đồng
Xin giấy phép NK
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
13
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hố thì cần phải có giấy phép nhập khẩu
theo năm hoặc theo chuyến. Đây là một hình thức quản lý hoạt động nhập khẩu của
Nhà nước. Khi tham gia nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào các doanh nghiệp cần phải biết
mặt hàng này có nằm trong diện được phép nhập khẩu hay không và nếu có thì hàng
hóa này có cần xin giấy phép nhập khẩu không. Điều này rất quan trọng và cơ bản vì
nó đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp là hợp pháp.
b.
Mở L/C
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế.
Do tính chất của hợp đồng thương mại quốc tế ln chứa đựng nhiều rủi ro, nên các
bên trong hợp đồng thương mại quốc tế ln tìm cách thanh tốn an tồn nhất. Thanh
tốn bằng tín dụng chứng từ (L/C) đáp ứng được yêu cầu này. Đây là phương thức
thanh toán mà ngân hàng (ngân hàng mở tín dụng) theo yêu cầu của người xin mở tín
dụng trả tiền cho bên thứ ba khi xuất tình đầy đủ các chứng từ và mọi điều kiện đặt ra
đều được thực hiện đầy đủ.
c.
Thuê phương tiện vận tải
Tuỳ thuộc vào các điều kiện mà các bên thoả thuận với nhau, nghĩa vụ vận
chuyển và hàng sẽ thuộc về bên mua hoặc bên bán. Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao
hàng Incoterm của hợp đồng thương mại quốc tế:
─Nếu điều kiện giao hàng là CFR, CIF, DES, DEQ, DDU, DDP thì bên xuất khẩu
phải thuê phương tiện vận tải.
─Nếu điều kiện giao hàng là EXW, CIP, CPT, FAS, FOB thì bên nhập khẩu phải
tiến hành việc thuê phương tiện vận tải.
Khi thuê phương tiện vận tải phải dựa trên căn cứ thực tế hợp đồng TMQT như
điều kiện cơ sở giao hàng, quy định đặc điểm phương tiện vận tải, quy định mức bốc
dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, căn cứ khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa để đảm bảo
an tồn cũng như tối ưu hóa chi phí. Hiện nay, ở Việt Nam hầu hết hàng hóa XNK
được vận chuyển bằng đường biển.
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
14
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
d.
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Mua bảo hiểm hàng hóa
Tuỳ thuộc vào loại hàng hố, loại phương tiện vận chuyển và điều kiện giao hàng
doanh nghiệp kinh doanh quốc tế phải phân tích nhu cầu bảo hiểm cho hàng hố và lựa
chọn loại hình bảo hiểm cho phù hợp.
Theo pháp luật Việt Nam có 3 loại điều kiện bảo hiểm là:
Điều kiện A (bảo hiểm mọi rủi ro)
Điều kiện B (bảo hiểm có tổn thất riêng)
Điều kiện C (bảo hiểm mọi tổn thất)
“Được sắp xếp theo mức giảm dần của phạm vi bảo hiểm.”
Công ty xác định loại hình bảo hiểm: gồm có hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp
đồng bảo hiểm bao. Khi đã lựa chọn được điều kiện, loại hình bảo hiểm, tiến hành lựa
chọn công ty bảo hiểm và đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh tốn phí bảo
hiểm nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
e.
Thanh tốn
Hiện nay có nhiều phương thức thanh tốn quốc tế khác nhau như: Thanh toán
bằng L/C, thanh toán bằng cách ghi sổ, thanh toán bằng phương thức nhờ thu, phương
thức chuyển tiền, bằng thư uỷ thác mua, thư bảo đảm trả tiền. Tuỳ vào quan hệ giữa các
doanh nghiệp và điều kiện riêng của các doanh nghiệp, có thể lựa chọn một trong các
phương thức thanh toán trên.
f. Làm thủ tục hải quan
Là các thủ tục cần thiết mà các doanh nghiệp nhập khẩu phải làm với cơ quan Hải
quan.
Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm các bước sau:
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
15
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Bước 1: Khai và nộp tờ khai hải quan
Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập
khẩu trong vịng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.
Bước 2: Xuất trình hàng hóa
Hàng hóa nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho hải quan kiểm tra
thực tế hàng hóa, đối chiếu giữa tờ khai hải quan của chủ hàng với hàng hóa thực tế về
tất cả các thơng tin trên tờ khai hải quan. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân cơng về
việc mở, đóng gói các kiện hàng.
Bước 3: Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan
g.
Nhận hàng và kiểm tra hàng
Khi hàng hoá chuyển từ nước người bán sang nước người mua, các bên tuỳ theo
nghĩa vụ của mình mà thực hiện việc giao nhận hàng theo đúng các quy định đã thoả
thuận trong hợp đồng. Có nhiều phương tiện để nhận hàng nhập khẩu: nhận hàng từ tàu
biển, nhận hàng chuyên chở bằng container, bằng đường sắt, đường bộ và đường hàng
không trong đó mỗi phương thức vận chuyển có quy định riêng. Trong q trình giao
nhận cần có sự kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá, tránh những rủi ro về giao hàng không phù
hợp với hợp đồng, giao hàng thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách phẩm chất…
h.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp
đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính
pháp lý thỏa mãn hoặc khơng thỏa mãn các yêu cầu của bên khiếu nại.
Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại,
bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận được hồ sơ
khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm các giải
pháp để giải quyết một cách thỏa đáng nhất.
2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
16
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
a. Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Phạm vi của giám sát là giám sát cả nội dung và thời gian tiến hành cơng việc,
giám sát cả cơng việc của mình và cơng việc của đối tác trong q trình thực hiện hợp
đồng. Mục đích của giám sát là để các công việc thực hiện hợp đồng của cả hai bên xảy
ra theo đúng nội dung và thời gian, hạn chế được rủi ro tranh chấp.
Nội dung giám sát hợp đồng:
Giám sát hợp đồng là thực hiện kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng ở các nội
dung sau: khối lượng, chất lượng hàng hóa, bao bì hàng hóa, chỉ định tàu, cảng, mua
bảo hiểm, lịch giao hàng, giá cả hàng hóa, thanh tốn, bảo hành, khiếu nại
Các phương pháp giám sát hợp đồng:
Để tiến hành giám sát hợp đồng người ta sử dụng một loạt các phương pháp như:
Hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp đồng và
các phương pháp sử dụng máy điện tốn, máy vi tính.
b. Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng
Điều hành hợp đồng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:
- Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng.
- Cách giải quyết khi hàng giao không phù hợp với quy định trong hợp đồng.
- Tùy chọn số lượng
- Lịch giao hàng
- Điều chỉnh giá
- Các điều khoản thanh toán
- Hợp đồng vận tải
- Hợp đồng bảo hiểm
Giải quyết các khiếu nại và tranh chấp: Khi các tình huống trong quá trình thực
hiện hợp đồng phát sinh, các nhà quản lý phải nhận dạng được các tình huống và các
thơng tin, dữ liệu cần thiết. Từ đó, căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích, đưa
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
17
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
ra các phương án có thể có và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các
tình huống.
2.4
Quy trình quản trị thực hiện hợp đồng mặt hàng gỗ tại thị trường Đài Loan
Công ty thường nhập khẩu mặt hàng gỗ theo điều kiện CIF Incoterms 2010 và thanh
toán theo phương thức L/c nên ta có quy trình gồm những bước sau:
2.4.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty TNHH Đại Các
Quy trình lập kế hoạch của công ty được thực hiện như sau: Sau khi hợp đồng
nhập khẩu được ký kết, nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành thu thập
thông tin đồng thời phân tích lại các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp
đồng như các quy định, chính sách của Nhà nước; các quy định về hải quan, về giấy
phép, kiểm dịch và giao nhận hàng hóa; nguồn lực hiện có của cơng ty và nghiên cứu,
phân tích các nội dung của hợp đồng. Tiếp theo, nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành
lập kế hoạch bao gồm: Các công việc cần làm, thời điểm tiến hành – kết thúc, cách
thức thực hiện và phân bổ các nguồn lực cho các công việc cụ thể.
2.4.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Đại Các
a. Xin giấy phép nhập khẩu
Mặt hàng gỗ của cơng ty nằm trong danh mục phải có giấy phép nhập khẩu tự
động khi làm thủ tục nhập khẩu nên thông thường công ty sẽ tiến hành xin giấy phép
nhập khẩu tự động tại Bộ Công Thương trước khi hàng về đến cảng nhập 30 ngày.
Sau khi hợp đồng được ký kết và L/C đã được mở , nhân viên chứng từ sẽ tiến
hành chuẩn bị các giấy tờ cần thiết gửi đến Bộ Công Thương để xin giấy phép nhập
khâu tự động bao gồm:
1. Đơn đăng ký nhập khẩu tự động:02 bản chính
2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh : 01 bản sao
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
18
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
3.
4.
5.
6.
7.
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Hợp đồng nhập khẩu: 01 bản sao
Hóa đơn thương mại: 01 bản sao
L/c hoặc chứng từ thanh toán : 01 bản sao
Vận tải đơn: 01 bản sao
Giấy ủy quyền: 01 bản sao ( trường hợp không phải giám đốc ký chứng từ)
b. Mở L/c
Sau khi hợp đồng được ký kết, có yêu cầu từ đối tác Đài Loan thì phịng XNK sẽ
soạn ra yêu cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho phịng Kế tốn. Phịng Kế tốn sẽ
căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của cơng ty và các điều khoản của hợp đồng để tiến
hành mở L/C theo thời hạn đã lựa chọn từ trước tại ngân hàng Ngân hàng TMCP Sài
Gịn Thương Tín (Sacombank). Tùy theo từng lô hàng, từng hợp đồng và điều kiện
thực tế mà thời gian mở L/C khác nhau nhưng thông thường thời hạn này là khoảng
15-20 ngày sau khi ký hợp đồng.Và mức ký quỹ thông thường là 10-20% giá trị hợp
đồng – được đánh giá là mức ký quỹ hợp lý. Trong trường hợp tài khoản của công ty
tại ngân hàng khơng đủ tiền so với mức ký quỹ thì công ty sẽ làm đơn xin mua ngoại tệ
để ký quỹ mở L/C kèm theo bản báo cáo kế hoạch trả nợ cùng các phương án kinh
doanh.
Để tiến hành mở L/C, công ty phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết gồm:
-
Đơn xin mở L/C,
-
01 bản sao hợp đồng nhập khẩu,
-
02 ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng (trong đó 01 ủy nhiệm chi để ký quỹ theo
quy định về việc mở L/C của ngân hàng, 01 ủy nhiệm chi để trả chi phi cho
ngân hàng về việc mở L/C gồm thủ tục phí mở L/C là 0.15% trị giá L/C cùng
với 30USD điện phí để ngân hàng giao dịch với đối tác. )
Đối với L/C trả chậm, công ty cần chuẩn bị thêm phương án kinh doanh hàng
NK, phương án thanh toán, đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ. Sau khi L/C được mở,
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
19
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
ngân hàng sẽ thông báo và gửi bản sao L/C cho công ty, cơng ty kiểm tra nội dung L/C
nếu có sai sót phải tiến hành sửa đổi ngay. Sau khi hồn tất việc mở L/C, ngân hàng mở
L/C sẽ gửi L/C cho bên đối tác Đài Loan, bên Đài Loan sẽ tiến hành giao hàng và gửi
bộ chứng từ cho công ty theo u cầu trong L/C.
c.
Mua bảo hiểm hàng hóa
Thơng thường hàng hóa nhập khẩu của cơng ty được chun chở bằng tày biển
nên rủi ro rất cao. Vì vậy phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu. Đa
phần công ty đều ký kết hợp đồng ngoại thương theo điều kiện thương mại quốc tế CIF
nên theo CIF thì việc mua bảo hiểm sẽ do bên xuất khẩu chịu trách nhiệm và hiện tại
công ty sẽ yêu cầu bên xuất khẩu phải mua theo điều kiện A (all risks) và công ty bảo
hiểm phải là công ty có chi nhánh tại Việt Nam để thuận tiện nếu có rủi ro xảy ra.
d.
Thanh tốn
Thanh tốn là một nội dung rất quan trọng trong hợp đồng TMQT. Do tính chất
của hợp đồng TMQT luôn chứa đựng nhiều rủi ro hơn các hợp đồng nội địa do vậy
công ty và các đối tác Đài Loan thỏa thuận sử dụng phương thức thanh tốn L/C vì tính
chất an tồn của nó so với các phương thức thanh toán khác. Phương thức thanh tốn
chủ yếu của cơng ty là thư tín dụng chứng từ (L/C), cụ thể là L/C không hủy ngang.
e.
Làm thủ tục hải quan
Thơng quan hàng hóa nhập khẩu là khâu quan trọng nhất của nghiệp vụ tổ chức
thực hiện hợp đồng ngoại thương. Đa phần hàng hóa của cơng ty đều nhập từ Cảng Hải
Phòng. Kể từ ngày 01/01/2011, tất cả mọi lô hàng nhập khẩu của công ty đều thực hiện
thủ tục Hải quan điện tử thay cho hình thức khai báo Hải quan truyền thống trước đây.
Thời hạn khai báo và làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa nhập khẩu là 30
ngày kể từ khi hàng hóa đến cửa khẩu nhập (theo quy định tại chương 2 điều 18 Luật
Hải Quan).
Sau khi hàng hóa được đưa lên tàu xuất khẩu về Việt Nam thì người bán sẽ fax
hoặc email cho bên cơng ty, và sẽ có giấy báo (tàu) đến thơng báo cho công ty biết chi
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
20
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
tiết về lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo yêu
cầu công ty đến nhận hàng và nộp lệ phí
Các chứng từ cần thiết để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) cũng được ghi
chú rõ trong Giấy báo (tàu) đến. Các chứng từ này Ngân hàng bên bán sẽ gửi cho Ngân
hàng của công ty Đại Các trước khi hàng về một thời gian để cơng ty/ ngân hàng có thể
kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ. Muốn có chứng từ
này thì cơng ty phải nộp tiền để Ngân hàng của công ty thực hiện hoạt động ký hậu,
chuyển giao quyền nhận hàng lại cho công ty.
Sau khi có được quyền nhận hàng, cơng ty sẽ tiến hành làm thủ tục Hải quan cho
lô hàng nhập khẩu đó. Phịng kế tốn tiến hành làm thủ tục để ngân hàng kí hậu vận
đơn. Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai báo tờ khai Hải quan điện tử cho lơ
hàng đó và tập hợp bộ chứng từ đầy đủ để bàn giao công ty giao nhận mang ra cảng
làm thủ tục thông quan sau khi tờ khai được cấp số và phân luồng. Bộ hồ sơ bao gồm:
Tờ khai hải quan điện tử và tờ khai trị giá: 02 bản chính
Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao
Hóa đơn thương mại: 01 bản chính
Bản kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ( đối với hàng hóa được hưởng thuế nhập
khẩu ưu đãi) : 01 bản chính
Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa : 01 bản chính
Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số
kinh doanh XNK thì trên thực tế cơng ty chỉ xuất trình lần đầu khi làm thủ tục tại Chi
cục Hải quan đó.
Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh,
vàng, đỏ:
Đối với các tờ khai luồng xanh:
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
21
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
- Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan
(trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan
hàng hóa nhập khẩu”.
- Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh
(chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức,
bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ
thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông
quan hàng hóa nhập khẩu”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải
nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (phòng Kế toán sẽ chuyển khoản, nộp tiền
mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra cho người khai “Chứng từ ghi số thuế
phải thu”. Khi nhân viên đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã
nhận thơng tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thơng quan
hàng hóa”.
Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ:
- Nhân viên nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình
thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hố; thường là 10% lơ hàng của cơng ty
- Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều
kiện để kiểm tra thực tế hàng hố;
- Các khoản thuế, lệ phí phải nộp (nếu có) bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT
và các chi phí khác sẽ được Phịng Kế tốn tài chính chuyển cho Kho bạc Nhà nước và
cơng ty ln cố gắng hồn thành các nghĩa vụ này đúng thời hạn quy định giúp cho
100% hàng hóa của cơng ty được thông quan.
f. Nhận hàng và kiểm tra hàng
Nhận hàng nhập khẩu
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
22
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
Khi nhận được thông báo hàng đã về cảng (chủ yếu cảng nhận là cảng Hải
Phịng), nhân viên XNK của cơng ty sẽ chuẩn bị các cơng tác cần thiết để có thể nhận
hàng. Bao gồm các nội dung chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, ký hợp đồng ủy thác cho
cơ quan vận tải ở cảng, tiến hành nhận hàng. Hàng hóa sau đó được đưa về hệ thống
kho bãi tại trụ sở của công ty. Các bước nhận hàng bao gồm:
- Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng như vận đơn, lệnh giao hàng, bản kê khai
hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa
- Xác nhận với cảng dỡ hàng về kế hoạch nhận hàng, cơ cấu mặt hàng, điều kiện
kỹ thuật khi bốc dỡ.
- Cung cấp các tài liệu, chứng từ cho việc giao nhận hàng hoá.
- Tiến hành nhận hàng: Kiểm tra mặt hàng về số lượng, chủng loại, tên hàng,
kích thước, chất lượng, bao bì, mã hiệu so với hợp đồng nhập khẩu.
- Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp, bảo quản hàng cho phía cảng dỡ hàng
Kiểm tra hàng nhập khẩu:
Các nhân viên và chuyên viên của công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết (Các
tiêu chuẩn áp dụng, các tài liệu kỹ thuật, catalogue…đã ghi trong hợp đồng) cùng với
kinh nghiệm, hiểu biết về mặt hàng của công ty để kiểm tra hàng hóa. Đối với những lơ
hàng có độ phức tạp cao hoặc nghi ngờ có sai sót cơng ty sẽ thuê các tổ chức giám định
chuyên nghiệp. Khi xảy ra những sai sót tương đối nghiêm trọng, cơng ty sẽ mời bên
thứ ba – công ty Vinacontrol giám định để đưa ra kết quả chính xác, làm bằng chứng
cho việc khiếu nại (nếu có) sau này.
g.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Đa số hàng nhập khẩu về của cơng ty đều rất ít xảy ra rủi ro nên tranh chấp cũng
là không đáng kể. Thông thường, người mua khiếu nại người bán trong các trường hợp
sau:
─ Giao hàng không đúng số lượng, trọng lượng, quy cách.
─ Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định.
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
23
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
─ Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách khơng phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo
quản làm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
─ Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thỏa thuận giữa hai bên như:
chuyển tải hàng hóa, giao hàng từng phần.
─ Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra.
─ Không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thông báo
chậm việc hàng đã giao lên tàu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ
các nghĩa vụ khác.
Công ty thống nhất chủ trương giải quyết bằng phương pháp thương lượng trực
tiếp giữa hai bên. Điều này giúp công ty không phải tốn nhiều thời gian tiền bạc, đồng
thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên không giải
quyết được bằng thỏa thuận, thương lượng giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế như
thỏa thận trong hợp đồng để phân xử.
2.4.3 Giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty TNHH
Đại Các
a. Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Công ty giám sát hợp đồng thông qua các nội dung sau:
─ Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại hàng nhập khẩu, số lượng từng loại hàng
hóa, phạm vi lựa chọn về số lượng.
─ Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám định
chất lượng, chỉ định cơ quan giám định.
─ Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời gian
và địa điểm cung cấp bao bì.
─ Chỉ định tàu, cảng: Đặc điểm của tàu, thời gian cập cảng để nhận hàng, địa
điểm đến nhận hàng, đặc điểm của tuyến đường vận chuyển.
─ Mua bảo hiểm: Giám sát thời gian mua bảo hiểm, mức bảo hiểm, giá trị bảo
hiểm, địa điểm mua bảo hiểm, hình thức mua bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm.
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
24
MSV: 12D130181
Khoa Thương Mại Quốc Tế
GVHD: Ths Nguyễn Vi Lê
─ Lịch giao hàng: Lịch trình giao hàng, thời hạn giao hàng, số lần gioa hàng,
thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi…
─ Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác: Thời điểm
xuất trình chứng từ, khai và nộp hồ sơ hải quan…
─ Giá cả hàng hóa: Thời điểm và địa điểm đàm phán nếu là giá để ngỏ, thông tin
và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá.
─ Thanh toán: Theo dõi tiến độ thanh toán, các chứng từ cần trong thanh toán, tời
hạn thanh tốn, hình thức thanh tốn…
─ Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi trách
nhiệm bảo hành, số lượng và khuyết tật bảo hành.
─ Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại,
giải quyết khiếu nại.
Để tiến hành giám sát hợp đồng công ty sử dụng một số phương pháp như: Hồ sơ
theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp đồng và các
phương pháp sử dụng máy điện toán, máy vi tính.
b. Điều hành q trình thực hiện hợp đồng
Khi có các tình huống xảy ra trong q trình thực hiện hợp đồng phát sinh, căn cứ
vào tình hình thực tế tiến hành phân tích, đưa ra các phương án có thể có và lựa chọn
các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống.
Các tình huống thường xảy ra:
- Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng.
- Cách giải quyết khi hàng giao không phù hợp với quy định trong hợp đồng.
- Tùy chọn số lượng
- Lịch giao hàng
- Điều chỉnh giá
- Các điều khoản thanh toán
- Hợp đồng vận tải
- Hợp đồng bảo hiểm
Nguyền Thị Vân Anh K48E4
25
MSV: 12D130181
