THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ THANH TOÁN VỚI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI CÔNG TY TNHH IN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NHẬT QUANG

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ THANH TOÁN VỚI
NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI CÔNG TY TNHH IN THƯƠNG MẠI VÀ
XÂY DỰNG NHẬT QUANG
I. CÁC NGUYÊN TẮC VÀ QUY ĐỊNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ LIÊN
QUAN ĐẾN QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
TNHH IN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NHẬT QUANG
- Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở
các Ngân hàng, kho bạc, các trung tâm tài chính.
- Vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ và tài sản có thể chuyển ngay
thành tiền do doanh nghiệp sở hữu.
* Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền:
+ Nguyên tắc thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán
sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “ đồng “ Việt Nam để phản ánh.
+ Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền
hiện có, tình hình thi, chi toàn bộ các loại tiền.
Các tài khoản sử dụng :
• TK 111 ( Tiền mặt) Phản ánh các loại tiền mặt của doanh nghiệp.
• TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng) Phản ánh các loại tiền gửi tại các Ngân
hàng và các tổ chức thuê tài chính.
Cấu trúc chung:
• Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt
• Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt
• Dư nợ: Phản ánh số tiền hiện có(đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
+ Nguyên tắc quản lý dòng tiền :
1.Tính toán và dự đoán các dòng tiền trong tương lai:
Lập các dự báo về dòng tiền cho năm tới, quý tới và có thể là cả cho tuần
tới nếu công ty đang trong tình trạng khó khăn về khả năng thanh toán. Dự báo
chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty nhận thức được những khó khăn về tiền
trước khi nó xảy ra.
Dự báo về dòng tiền phải là những dự đoán có căn cứ, dựa trên cân đối
giữa nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: việc thanh toán của khách hàng trong

quá khứ, dựa trên những tính toán kỹ lưỡng về các khoản sắp phải chi, và khả
năng yêu cầu thanh toán của công ty. Các dự đoán được dựa trên các giả định
rằng khách hàng sẽ thanh toán trong cùng một khoảng thời gian giống như
những lần thanh toán trước đó, công ty sẽ cho phép gia hạn thanh toán tương tự
như những lần trước đó. Và các khoản chi thường bao gồm chi đầu tư nâng cấp
tài sản, các khoản chi cần thiết khác.
Bắt đầu dự đoán dòng tiền bằng việc cộng số dư tiền tại thời điểm đầu kỳ
với các khoản tiền dự kiến thu được từ các nguồn khác nhau. Để làm được việc
đó phải thu thập các thông tin từ phòng kinh doanh, kế toán và từ phòng tài
chính. Khi tiến hành chi tiền không có nghĩa kà khi nào chi mà phải xác đinh là
chi cho cái gì. Liệt kê các khoản chi, bao gồm chi phí thuê, tiền lương và thuế
phải trả hoặc các khoản phải trả khác như chi phúc lợi, mua dụng cụ văn phòng,
đồ dùng văn phòng, quảng cáo, sửa chữa tài sản, nhiên liệu.
2. Cải thiện các khoản thu:
Công ty cần cải thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát tốt các khoản
công nợ phải thu của khách hàng.
• Yêu cầu khách hàng trả trước một phần tiền tại thời điểm đặt hàng;
• Cung cấp các khoản triết khấu thanh toán cho khách hàng để khuyến
khích họ thanh toán sớm tiền hàng;
• Phát hành hoá đơn kịp thời và đốc thúc thanh toán nếu khách hàng chậm
trễ;
• Theo dõi các khách hàng nợ để phát hiện và tránh những khoản nợ tồn
đọng.
3. Quản lý các khoản công nợ phải trả:
• Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu. Nếu nhà cung cấp
yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày thì không nên trả trong vòng 15
ngày;
• Đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy được tình hình tài chính
của công ty. Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần phải có sự tin tưởng
và thông cảm từ phía nhà cung cấp;

• Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để được hưởng chiết
khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty nhưng cũng có thể là
một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm, Cần xem xét chi tiết các
điều khoản;
• Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp nhất.
Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cảI thiện dòng
tiền của công ty hơn là mặc cả được giá rẻ.
Khi tiền xuất ra cũng như khi tiền vào phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ.
+ Nguyên tắc kiểm soát nội bộ liên quan đến quản lý và sử dụng vốn
bằng tiền:
Tiền được coi như mạch máu lưu thông của doanh nghiệp, vì vậy đòi hỏi
phải có những nguyên tắc quản lý chặt chẽ vốn băng tiền để tránh thất thoát,
gian lân.
Đối với tiền mặt: hạn chế tiền tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp
ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng. Cần khuyến khích
thanh toán qua ngân hàng.
Xây dựng những quy tắc rõ rệt về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bộ phận,
cá nhân có liên quan trong quá trình thanh toán. Ví dụ: Thiết lập quy trình cụ thể
khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng với quyền phê duyệt của các cấp
quản lý để xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh
toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi trong nội bộ đơn vị hay
giữa các đơn vị với tổ chức, cá nhân bên ngoài.
Cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền và tuân thủ nguyên
tắc bất kiêm nghiệm. Chẳng hạn như cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài
sản thì không được giữ sổ sách kế toán đối với loại tài sản đó, kế toán không
được kiêm nhiệm thủ quỹ …Tiền nhập vào hay xuất ra khỏi đơn vị phải có
chứng từ hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao và các bên có
trách nhiệm liên quan.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập và xuất quỹ tiền mặt… Hàng ngày
thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số

liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch phải xác
đinh nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết.
Cần tổ chức công tác kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất tiền mặt tồn quỹ.
Đối với tiền gửi Ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của doanh
nghiệp với số dư tại Ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch.
II. KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ TẠI CÔNG TY TNHH IN
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NHẬT QUANG
1. Tổ chức quản lý và luân chuyển chứng từ
Tại quỹ tiền mặt của công ty chỉ quản lý tiền mặt đồng Việt Nam giao cho
thủ quỹ giữ, thủ quỹ sẽ là người quản lý quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệm mọi
pháp lý, thủ quỹ chỉ được xuất, nhập quỹ tiền mặt khi được lệnh thu chi của giám
đốc uỷ quyền cho kế toán trưởng công ty. Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có
phiếu thu, chi, và có đủ chữ ký của người giao, người nhận, người cho phép (kế
toán trưởng) sau khi đã thu, chi tiền thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền”. Cuối ngày
căn cứ vào thu, chi để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển chứng từ cho kế toán tổng
hợp để vào sổ kế toán bằng tiền. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền quỹ thực
tế, và đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt đối chiếu.
Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quỹ tiền mặt của công ty là : rút tiền
gửi ngân hàng về nhập quỹ, tạm ứng, chi trả lương cho nhân viên, chi mua các
thiết bị văn phòng, chi các dịch vụ khác như mua xăng, thanh toán tiền điện
nước….phục vụ cho hoạt đông kinh doanh của công ty.
Các chứng từ thường được sử dụng là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị
tạm ứng và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.. Sau khi thủ quỹ nhận các chứng từ
về phiếu thu và phiếu chi sẽ nhập tiền vào quỹ hoặc xuất quỹ và ghi vào sổ theo
dõi riêng đối với quỹ tiền mặt. Hàng ngày Thủ quỹ sẽ chuyển các chứng từ thu
và chi tới kế toán tiền mặt để vào sổ chi tiết tiền mặt, Nhật ký thu tiền, chi tiền,
sổ quỹ tiền mặt và sổ Nhật ký chung và từ nhật ký chung kế toán lấy số liệu vào
sổ cái TK 111. Cuối tháng, căn cứ vào Nhật ký thu, chi tiền kế toán tiền mặt lên
sổ cái TK 111. Hàng ngày thủ quỹ đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt
với số tiền thực tế của quỹ. Nếu phát hiện có chênh lệch thì phải báo ngay với kế

toán tiền mặt và kế toán trưởng để tìm ra nguyên nhân, có biên pháp sử lý kịp
thời. Hàng tuần, cuối mỗi tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm kê quỹ đối
chiếu số tiền thực tế của quỹ với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời
lập biên bản kiểm quỹ.
Sơ đồ 4 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
Phiếu thu,
phiếu chi
NK Thu, Chi tiền
Nhật ký chung
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ cái TK 111
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo Tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
2. Quy trình kế toán tiền mặt tại quỹ của công ty
Như đã trình bày ở trên, hình thức sổ kế toán ở công ty là hình thức sổ
Nhật ký chung, hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ gốc phát sinh từ các
nghiệp vụ kinh tế để tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, và các sổ có liên quan.
Từ các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi,giấy báo nợ, giấy báo có kế toán vào
sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(sơ đồ số 4)
Ví dụ1: Khi nhận được phiếu chi kế toán sẽ vào sổ nhận ký chung
Đơn vị……. Mẫu sổ: 02 -TT
Địa chỉ……. Ban hành theo QĐsố
48//2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006 của Bộ trưởng
BTC)

Quyển số……
Số: 07-T8
Phiếu Chi
Ngày 20 tháng 08 năm 2009
Họ và tên người nhận tiền: Vũ Thị Huệ
Địa chỉ : Phòng Hành Chính
Lý do chi tiền: Dịch vụ phòng nghỉ- ăn uống
Số tiền: 864.940 đồng viết bằng chữ ( Tám trăm sáu mươi bốn
nghìn chín trăm bốn mươi đồng)
Kèm theo………………………..chứng từ gốc
Kế toán trưởng Người lập phiếu
(ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) (Tám trăm sáu mươi bốn nghìn
chín trăm bốn mươi đồng)
Thủ quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY TNHH IN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NHẬT QUANG
Địa chỉ : Số 4B, Lý Nam Đế, Hàng Mã, Hoàn Kiếm, Hà Nội
MST : 0101604914
NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 08 năm 2009
Ngày
tháng
Chứng từ

Diễn giải

Số tiền
Số Ngày
Cấp
1
Cấp
2
Chi
tiết Nợ Có
01/08 AA/99 T0854223
09/0
5 Vé máy bay (Hà Nội - Sài Gòn - Hà Nôi) 642 6422 64228

1,445,000
01/08 AA/99 T0854223
09/0
5
Phí vé máy bay(Hà Nội - Sài Gòn - Hà
Nội) 642 6422 64225

30,000
01/08 AA/99 T0854223
09/0
5 Vé máy bay (Hà Nội - Sài Gòn - Hà Nôi) 111 1111

1,475,000
………..

01/08
BA/2008T
0415095
22/0
7 Mua xăng 642 6422 64222

588,636
01/08
BA/2008T
0415095
22/0
7 Phí xăng dầu 642 6422 64225

17,500
01/08
BA/2008T
0415095
22/0
7 Mua xăng 133 1331

58,864
01/08
BA/2008T
0415095
22/0
7 Mua xăng 111 1111

665,000
…………
05/08

EU/2008B
0076803
05/0
8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 111 1111

1,500,000
05/08
EU/2008B
0076803
05/0
8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 511 5113

1,363,636
05/08
EU/2008B
0076803
05/0
8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 333 3331

136,364
…………
12/08
BH/2008T
0067293 12/08 Cước viễn thông T07/2008 642 6422 64227

374,113
12/08
BH/2008T
0067293 12/08 Cước viễn thông T07/2008 133 1331

9,916
12/08
BH/2008T
0067293 12/08 Cước viễn thông T07/2008 111 1111

384,029
…………
13/08
AV/2008B
0015480 13/08 Dịch vụ phòng nghỉ - ăn uống 642 6422 64228

4,374,656
13/08
AV/2008B
0015480 13/08 Dịch vụ phòng nghỉ - ăn uống 133 1331

437,466
13/08
AV/2008B
0015480 13/08 Dịch vụ phòng nghỉ - ăn uống 111 1111

4,812,122
…………
27/08
DV/2008B
0019242 27/08 Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 642 6422

370,908
27/08
DV/2008B

0019242 27/08 Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 133 1331

37,091
27/08
DV/2008B
0019242 27/08 Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 111 1111

407,999
30/08 BTTL07/2008
30/0
8 Tiền lương phải trả người lao động T8 642 6422 64221

24,400,000
30/08 BTTL07/2008
30/0
8 Tiền lương phải trả người lao động T8 334

24,400,000
30/08 PC10/T7
30/0
8 Thanh toán lương cho người lao động T8 334

24,400,000
30/08 PC10/T7
30/0
8 Thanh toán lương cho người lao động T8 111 1111

24,400,000
30/08 BPBKH08
30/0

8 Trích khấu hao TSCĐ 642 6422 64224

7,658,341
30/08 BPBKH08
30/0
8 Trích khấu hao TSCĐ 214 2141

7,658,341
30/08
30/0
8 Thuế GTGT được khấu trừ 333 3331

227,273
30/08
30/0
8 Thuế GTGT được khấu trừ 133 1331

227,273
Cộng tháng 8

65,929,764

65,929,764
Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 2
Ngày mở sổ : 01/08/2009
Ngày 30 tháng 08 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Sau khi tiến hành vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành vào Sổ cái TK
CÔNG TY TNHH IN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NHẬT QUANG
P104 số 4B Lý Nam Đế, Hàng Mó, Hoàn Kiếm, Hà Nội

MST: 0101604914
SỔ CÁI
T8/Năm 2009
Tờn Tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: TK 111

Đơn vị tính: VNĐ
Ngày
thỏng
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký
chung
Số
hiệu
TK
ĐƯ
Số tiền
Số hiệu Ngày
thỏng
Tran
g
sổ
STT
dũn
g
Nợ Cú
Số dư kỳ
trước chuyển
sang

703,554,563
01/08
AA/99
T0854223 09/05
Vộ mỏy bay
(Hà Nội - Sài
Gũn -Hà Nội) 1,475,000
01/08
CG/2008B
0092567 18/07
Làm biển
quảng cỏo 1,980,000
01/08
BA/2008T
0415095 22/07 Mua xăng 665,000
01/08
A040
08060707 30/07
Vộ mỏy bay
( Sài Gũn -
Hà Nội) 2,260,000
05/08
EU/2008B
0076803 05/08
Thu phí tư vấn
doanh nghiệp 1,500,000
06/08
EU/2008B
0076804 06/08

Thu phí tư vấn
doanh nghiệp 1,000,000
07/08
BA/2008T
0428408 07/08 Mua xăng 1,158,000
12/08
BH/2008T
0067293 12/08
Cước viễn
thông
T07/2008 384,029
12/08
AA/2007T
834795 12/08
Cước viễn
thông 218,716
12/08 BA/2008T 12/08 Mua xăng 1,254,500
0484996
13/08
AV/2008B
0015480 13/08
Dịch vụ
Phũng nghỉ -
ăn uống 4,812,122
20/08
CD/2008T
514039 20/08
Cước viễn
thông
T07/2008 864,940

22/08
BA/2008T
0539647 22/08 Mua xăng 1,260,000
27/08
DV/2008B
0019242 27/08
Mực mỏy in -
dịch vụ cài
mỏy vi tớnh 407,999
30/08 PC10/T8 30/08
Thanh toán
lương ch
người lao
động T07 16,900,000
CễNG TY TNHH IN Thương Mại và Xõy Dựng Nhật Quang
P104 số 4B Lý Nam Đế, Hàng Mó, Hoàn Kiếm, Hà Nội
MST: 0101604914
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Từ ngày 01/08/09 đến ngày 30/08/09
Ngày,
thỏng
ghi sổ
Ngày,
thỏng
chứng từ
Số hiệu chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phỏt sinh
Thu Chi Nợ
A B C D E F 1
Số tồn đầu kỳ
703,554,563

01/08 01-T8
Vộ mỏy bay (Hà Nội - Sài Gũn
-Hà Nội), Làm biển quảng cỏo,
xăng
05/08 01-T8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 1,500,000
06/08 02-T8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 1,000,000
07/08 02-T8 Mua xăng
12/08 03-T8 Cước viễn thụng T07/2008
12/08 04-T8 Cước viễn thông T07/2008
12/08 05-T8 Mua xăng
13/08 06-T8 Dịch vụ Phũng nghỉ - ăn uống
20/08 07-T8 Cước viễn thông T07/2008
22/08 08-T8 Mua xăng
27/08 09-T8
Mực mỏy in - dịch vụ cài mỏy vi
tớnh
30/08 10-T8
Thanh toán lương cho người lao
động T07