TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI TỔNG CÔNG TY MÁY VÀ PHỤ TÙNG

TèNH HèNH T CHC HCH TON HOT NG NHP KHU
TI TNG CễNG TY MY V PH TNG
I. Khái quát chung về đặc điểm tình hình hoạt động kinh
doanh của TCT Máy và Phụ tùng
1. Giới thiệu sơ lợc về tổng công ty Máy- Phụ tùng:
Tên giao dịch: Tổng công ty Máy và Phụ tùng - MACHINOIMPORT.
Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM NATIONAL MACHINERY IMPORT
EXPORT CORPORATION.
Trụ sở chính đặt tại: Số 8 - Tràng Thi - Hà Nội.
TCT Máy - Phụ tùng thuộc Bộ Thơng Mại hiện nay, có tiền thân là TCT xuất
nhập khẩu Máy ra đời từ ngày 03/03/1956 và TCT thiết bị phụ tùng ra đời ngày
03/03/1960. Hai TCT đợc chính thức hợp thành TCT Máy- Phụ tùng theo quyết định
số: 163/TMDL-TCCB, ngày 02/03/1992 của Bộ Thơng Mại và du lịch (nay là Bộ Th-
ơng Mại).
TCT máy và phụ tùng đợc thành lập lại theo quyết định số: 225/TTg ngày
17/04/1995 của Thủ tớng chính phủ.
TCT có 10 công ty thành viên hạch toán độc lập và các công ty hạch toán phụ
thuộc, đóng trên các địa bàn Hà Nội, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh và đại diện TCT ở
nớc ngoài. Với hệ thống cơ sở vật chất phong phú, hiện đại và hàng vạn mét
vuông kho tàng, nhà xởng đáp ứng đợc yêu cầu mở rộng sản xuất.
2. Nhiệm vụ và các lĩnh vực hoạt động của TCT
a. Nhiệm vụ
Là doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn, bao gồm các doanh nghiệp thành viên
hạch toán độc lập, doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc có quan hệ mật thiết
với nhau, hoạt động trên phạm vi cả nớc.
TCT đợc thành lập có nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, đại lý và tổ chức
sản xuất gia công, lắp ráp, bảo dỡng, sửa chữa, đóng mới các loại xe, các dây truyền
thiết bị toàn bộ, t liệu sản xuất (thiết bị, máy móc, phơng tiện vận tải, phụ tùng,
nguyên nhiên vật liệu), hàng công nghiệp tiêu dùng, vật liệu xây dựng, thực hiện các
dịch vụ t vấn, dịch vụ thơng mại và các dịch vụ khác nhằm phục vụ cho sự nghiệp
CNH- HĐH đất nớc.

b. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của TCT
Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng, vật t cho các nhu cầu theo chỉ
định của Nhà nớc.
Nhận uỷ thác và làm dịch vụ xuất nhập khẩu cho các nhu cầu trong và ngoài n-
ớc.
Nhận đại lý các sản phẩm cho các nhà máy, xí nghiệp trong nớc, làm đại lý và
cho thuê thiết bị, máy móc với nớc ngoài (đợc Nhà nớc và Bộ Thơng Mại cho phép).
Liên doanh hợp tác đầu t với các đơn vị trong ngoài nớc để lắp ráp các loại máy
móc nhỏ phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng, sửa chữa, bảo dỡng, bảo hành xe ô tô, xe
gắn máy. Nhập trang thiết bị cho các dây truyền sản xuất. Kiện toàn, nâng cấp trạm
sửa chữa, phát triển dịch vụ xe.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của TCT
Trụ sở chính của TCT tại số 8 - Tràng Thi - Hà Nội
10 công ty thành viên trong đó có 70 cửa hàng kinh doanh, 4 kho, 4 xí nghiệp,
1xởng, 1 trạm và một số đại diện của TCT ở nớc ngoài. Ngoài ra, còn có 1 xí nghiệp
in bao bì dự kiến sắp thành lập.
Sơ đồ số 01: Cơ cấu tổ chức của TCT Máy- Phụ tùng.
Hội đồng quản trị: Thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của công ty chịu
trách nhiệm về sự phát triển của công ty theo nhiệm vụ nhà nớc giao. Hội đồng quản
trị gồm một số thành viên chuyên trách trong đó có chủ tịch Hội đồng quản trị, một
thành viên kiêm Tổng giám đốc, một thành viên kiêm trởng ban kiểm soát và một số
thành viên khác là các chuyên gia về nghành kinh tế- kỹ thuật, kinh tế, tài chính,
quản trị kinh doanh, pháp luật.
Tổng giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm tr-
ớc Hội đồng quản trị, trớc Bộ trởng Bộ Thơng Mại và trớc pháp luật về điều hành
hoạt động của tổng công ty và là ngời có quyền điều hành cao nhất trong TCT.
Phó tổng giám đốc: Là ngời giúp tổng giám đốc điều hành một hoặc một số
lĩnh vực hoạt động của TCT theo phân công của tổng giám đốc và chịu trách nhiệm
trớc tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công thực hiện.
Văn phòng: Là bộ máy giúp việc, tham mu cho lãnh đạo TCT trong lĩnh vực

hành chính, quản trị giao dịch đối nội, đối ngoại, lễ tân và thực hiện dịch vụ cho cơ
quan đại diện nớc ngoài thuê văn phòng. . .
Phòng kế hoạch và đầu t: Là bộ máy tham mu cho lãnh đạo TCT trong việc
nghiên cứu hoạch định, xây dựng và trình các kế hoạch kinh doanh hàng năm và năm
năm. Từ đó có kế hoạch triển khai thực hiện các phơng án đó.
Phòng tổ chức cán bộ: Là bộ máy tham mu giúp việc cho lãnh đạo TCT thực
hiện quyền quản lý, điều hành trong lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động và tiền lơng,
thực hiện đờng lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nớc góp phần đẩy mạnh
sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của
CBCNV.
Phòng tài chính kế toán: Là bộ máy tham mu, giúp việc cho lãnh đạo TCT trong
công tác quản lý tài chính, tổ chức kế toán và hạch toán kết quả kinh doanh của TCT,
thực hiện nhiệm vụ thu nộp ngân sách và các chế độ tài chính, kế toán do Nhà nớc
quy định, tham mu đề xuất các ý kiến về vấn đề tài chính.
Phòng xuất nhập khẩu: Là bộ máy tham mu cho TCT trong các công việc có liên
quan đến hoạt động XNK và kinh doanh đối ngoại khác.
Với cách thức tổ chức xắp xếp phòng ban nh vậy nên bộ máy quản lý của TCT
hoạt động rất có hiệu quả, giải quyết công việc nhanh chóng
Biểu số 01: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT trong hai năm gần
đây:
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu
1998 1999
So sánh
Số tiền TL %
1.Tổng
doanh thu
32.758.014. 458 59.683.404.224 26.925.389.766 82,19
2. Chi phí bán
hàng + quản lý

4.519.101.333 3.215.503.947 -1.303.597.386 -28, 85
3.Tổng lợi tức
trớc thuế
394.873.504 711.468.007 316.594.503 80, 18
4.Vốn kinh
doanh bq
17.814.713.310 21.613.586.596 3.798.873.286 21, 32
Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của TCT ta thấy có những bớc tiến
rõ rệt. Doanh thu, lợi nhuận đều tăng lên đáng kể với tỷ lệ tăng trên 80%. Vốn kinh
doanh bình quân của TCT tăng 3.798.873.286 đồng hay tỷ lệ tăng 21,32% chứng tỏ
rằng công tác huy động vốn cho sản xuất kinh doanh đang dần đợc tăng cờng và bớc
đầu đã có hiệu quả.
4. Nhận xét đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT
a. Thuận lợi
Trong những năm qua, TCT Máy và Phụ tùng- thuộc bộ Thơng mại đã đạt đợc
những thành tựu đáng kể về nhiều mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh
trong đời sống xã hội, vừa góp phần thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh
trên thị trờng, lại vừa qóp phần to lớn cho sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hóa
đất nớc.
Hàng trăm dây truyền máy móc thiết bị đợc nhập để đáp ứng các nhu cầu
trong nớc. Trong đó có : Công trình lăng Bác, công trình Nhà hát lớn thành phố Hồ
Chí Minh . . .
Về mặt doanh thu: Năm 1997 tổng doanh thu của công ty là: 837,01 tỷ đồng,
năm 1998 con số này đạt đợc là: 1130,93 tỷ đồng; năm 1999 giảm xuống còn 800
tỷđồng.
Thu nhập bình quân của công nhân viên ngày càng tăng. Nếu nh năm 1998 là
838.808 đồng thì sang năm 1999 tăng lên là 1.185.271 đồng
Đối với nhà nớc, hàng năm TCT luôn nộp đủ số thuế và các khoản phí khác,
thực hiện nghiêm túc các quy định, quy chế của nhà nớc, luôn phát huy tính độc lập,
tự chủ sáng tạo trong quá trình kinh doanh.

b. Khó khăn
Về vốn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Là một doanh nghiệp Nhà
nớc kinh doanh máy móc, trang thiết bị phụ tùng vốn vẫn luôn là vấn đề khó khăn
của công ty, đặc biệt là cho đầu t đổi mới, cho các hoạt động mua và bán.
Mặc dù đựơc sự bảo hộ của nhà nớc nhng tình trạng máy móc nhập khẩu tràn
lan, đặc biệt là những sản phẩm của Trung Quốc cũng gây nhiều khó khăn đối với
quá trình tiêu thụ hàng của công ty.
Đội ngũ cán bộ của công ty đa phần là tầng lớp đã nhiều tuổi, do đó có nhiều
hạn chế trong quá trình tiếp thu, kế thừa khoa học công nghệ hiện đại. Do vậy cha thể
đáp ứng đợc với tình hình cạnh tranh gay gắt trong cơ chế thị trờng hiện nay.
II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại TCT
1. Mô hình bộ máy kế toán của TCT:
Là một đơn vị có quy mô lớn có các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và các
đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc bản thân văn phòng kế toán TCT là một đơn vị
hạch toán độc lập, tổ chức công tác trên máy từ năm 1997. Phòng tài chính kế toán
có 9 CBCNV đảm đơng hai chức năng cơ bản là:
+Quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán của toàn TCT.
+Tổ chức công tác tài chính và hạch toán kế toán phục vụ cho quá trình kinh
doanh của TCT.
Sơ đồ số 02: Bộ máy kế toán của TCT Máy- Phụ tùng
- Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:
+ Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của TCT trớc Nhà nớc
và Bộ tài chính, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng kế toán viên. Đôn đốc, giám sát việc
sử dụng vốn của các phòng kinh doanh. Phân tích đánh giá thuyết minh số liệu báo
cáo kế toán của toàn TCT.
+ Kế toán quỹ: Viết phiếu thu chi vào sổ kê chi tiết và lên nhật ký báo cáo tổ
chức, kiểm kê quỹ theo quy định.
+ Kế toán hàng hoá: Tổng hợp các chứng từ mua, bán, xuất, nhập kho, kiểm tra
chứng từ, lập định khoản và vào sổ. Theo dõi hàng hoá xuất, nhập, tồn kho, kê khai
tính thuế doanh thu hàng tháng, cuối niên độ kế toán kết chuyển giá vốn và doanh

thu thuần, các khoản chi phí khác để xác định kết quả kinh doanh .
+ Kế toán công nợ: Làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ, thủ tục chi tiêu tiền mặt,
thanh toán các chứng từ tạm ứng, tính tiền lơng và bảo hiểm xã hội cho CBCNV.
+ Kế toán chi phí: Kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh nhằm đảm bảo
tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí, tập hợp và kết chuyển chính xác các
khoản chi phí. Tổ chức kế toán chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh
nghiệp.
+ Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình và sự biến động của tài sản cả về
hiện vật và giá trị. Tính khấu hao TSCĐ, các khoản trích và chi về sửa chữa TSCĐ.
+ Kế toán ngân hàng, tín dụng: Lập các chứng từ thanh toán qua ngân hàng,
theo dõi và định khoản hạch toán các khoản báo nợ, báo có của ngân hàng để xác
định số d của tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay qua ngân hàng, mở L/C, theo dõi
và chấp nhận thanh toán các bộ chứng từ nớc ngoài thông qua nội dung L/C đã mở.
+ Kế toán quan hệ với ngân sách: Phản ánh tình hình tăng giảm việc thu nộp
ngân sách, chấp hành nghiêm kỷ luật thanh toán, thờng xuyên kiểm tra đối chiếu các
khoản thanh toán nhằm thanh toán kịp thời, đúng hạn.
+ Kế toán tiền mặt: Trên cơ sở các chứng từ thu chi tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ
lập sổ quỹ gửi kế toán kèm theo chứng từ gốc. . .
2. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại TCT
-Phơng pháp hạch toán: Là một doanh nghiệp kinh doanh XNK có quy mô lớn,
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên kế toán vật t áp dụng phơng pháp kê khai
thờng xuyên và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
-Về hình thức hạch toán kế toán: TCT áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng
từ.
Đặc điểm của hình thức này là: Kết hợp việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và sổ
phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại trong sổ Nhật ký chứng từ.
Những sổ sách kế toán chủ yếu đợc sử dụng trong hình thức kế toán nhật ký
chứng từ là:
Nhật ký chứng từ
Bảng kê

Sổ cái
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ số 03: Trình tự sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
-Về việc vận dụng hệ thống tài khoản: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán
doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành ngày 1/1/1995 có sửa đổi, bổ sung một số
điểm chế độ kế toán theo thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (áp dụng từ
ngày 1/1/1999).
III. Tình hình tổ chức kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng
hoá tại TCT
1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại TCT:
- Hoạt động nhập khẩu ở TCT đợc tiến hành chủ yếu dới hai hình thức:
Nhập khẩu trực tiếp và nhận nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị khác.
Tại TCT, khi nhập khẩu hàng hoá thờng nhập theo điều kiện CIF, cũng có trờng
hợp TCT tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện DAF.
Trong đó:
CIF - Cost, Insurance and Freight: Tiền hàng, phí bảo hiểm và cớc phí.