Giáo trình môn học/mô đun: Tổ chức sự kiện (Trình độ: Trung cấp): Phần 2

CHƢƠNG 4
KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mã chƣơng: MH 24 – 04
Giới thiệu:
Trong quá trình tổ chức sự kiện ngồi việc tiến hành các nội dung chính
liên quan đến việc thực hiện chủ đề của sự kiện, cịn có nhiều cơng việc khác có
liên quan nhƣ:
- Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đƣa đón khách
- Cung ứng các dịch vụ lƣu trú
- Cung ứng các dịch vụ ăn uống
- Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lƣới thông tin, liên
lạc trong sự kiện.
- Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành
phần tham gia sự kiện.
Mục tiêu:
- Trình bày đƣợc một số kiến thức về các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự
kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an tồn - an ninh
Nội dung chính:
1. Đón tiếp
Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự
kiện bao gồm:
* Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân
viên tổ chức sự kiện)
- Phân cơng nhóm đón tiếp khách
- Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự
kiện
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách)
* Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách
* Đón tiếp khách

với sự kiện.
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao
- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công ngƣời đi kèm hƣớng
dẫn.
Mời, hƣớng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
- Hƣớng dẫn khách đăng ký thông tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hƣớng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
1.1 Các hình thức đón
1.1.1 Đón tại sân bay, nhà ga
- Liên hệ với sân bay, nhà ga hoặc các đồng chí có trách nhiệm trong đồn khách xác
định ngày, giờ khách đến để thông báo cho các cơ quan, các đồng chí có trách
nhiệm ở địa phƣơng chuẩn bị đón khách.
- Liên hệ trƣớc với các cơ quan chức năng ở sân bay, ga tàu (Ban giám đốc sân bay,
Công an cửa khẩu, Hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất
nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách.
* Nếu là Nguyên thủ quốc gia thì:
- Sân bay treo cờ hai nƣớc, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ… đón tại cầu
thang máy bay, cửa toa (nếu đi tàu hỏa), cửa xe (nếu đi xe hơi), giới thiệu những
ngƣời ra đón (xếp hàng theo vị trí từ cao xuống thấp) rồi đƣa khách lên xe.
- Xe trƣởng đoàn cắm cờ hai nƣớc.
- Xe cảnh sát dẫn đƣờng lúc đón, tiễn và các hoạt động khác.
- Tặng hoa Trƣởng đoàn và phu nhân (nếu có).
1.1.2 Đón tiếp tại cơ sở lƣu trú
- Bandroll, hoa
- Cán bộ đón tiếp

- Thủ tục và hƣớng dẫn
1.1.3 Đón tiếp tại phịng Hội nghị
- Lễ tân, đội ngũ hƣớng dẫn
- Cán bộ đón tiếp
1.1.4 Đón tiếp tại nơi diễn ra sự kiện
- Nhân viên hƣớng dẫn
- Thành phần đón tiếp
1.2 Các nghi thức đón
1.2.1 Đón theo nghi lễ
- Ngun tắc chung
- Hình thức đón tiếp
- Nghi lễ đón tiếp của một số nƣớc trên thế giới
- Nghi lễ đón tiếp phổ biến tại Việt Nam
1.2.2 Đón thơng thƣờng
- Một số lƣu ý trong q trình đón tiếp
- Nội dung đón tiếp
Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển
Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển ở Việt Nam bao gồm các nhóm cơ
bản sau:
- Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không
- Tổng công ty đƣờng sắt
- Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đƣờng bộ)
- Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển
- Các đối tƣợng khác có khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển
Các phương tiện vận chuyển
Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng
Đối với vận chuyển bằng đƣờng không và đƣờng sắt, và ô tô công cộng


các dịch vụ đi kèm thƣờng có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể

can thiệp hay kiểm soát), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các
dịch vụ liên quan đến hai loại phƣơng tiện này thì cơng việc chủ yếu của họ bao
gồm:
- Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lƣợng của dịch vụ (ví
dụ hạng vé máy bay; loại vé đƣờng sắt nhƣ: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm,
toa riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đƣờng bộ phù hợp).
- Đặt chỗ, mua vé cho khách
- Tổ chức gửi vé, gửi thƣ, hƣớng dẫn
- Tổ chức đón khách (nếu có)
Trong trƣờng hợp, khách phải tự lo việc đi lại và đƣợc ngân sách sự kiện
chi trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý
- Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lƣu ý
để đảm bảo yêu cầu thanh toán (nhƣ khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận
chuyển hợp lệ…)
- Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội
dung này; thông báo, hƣớng dẫn khách làm các thủ tục thanh tốn (ví dụ các
mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…)
- Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc
(khách đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh toán và gửi tiền cho họ.
- Dự tính các trƣờng hợp phát sinh trong thanh tốn phí vận chuyển (nhƣ
đi taxi hóa đơn khơng hợp lệ/ khơng có vé ơ tơ… ) để xin hƣớng giải quyết
trƣớc. Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát
sinh, không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của ngƣời có trách nhiệm
chi trả các khoản phí này cho khách.
Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô
Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phƣơng tiện để đƣa đón khách mời tham
gia sự kiện (hay trong q trình diễn ra sự kiện) thƣờng liên quan đến các
phƣơng tiện vận chuyển đƣờng bộ trong đó chủ yếu là ơ tơ.
- Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an tồn, sang trọng, lịch sự thể hiện
sự tơn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tƣợng của sự kiện đối với

khách. Với loại này, ngƣời ta tạm chia thành các mức độ nhƣ: xe cho chính
khách, xe cho giới thƣợng lƣu, xe thơng thƣờng… Khi lựa chọn xe 4 chỗ cần
chú ý:


+ Việc lựa chọn xe cần căn cứ theo kế hoạch và ngân sách của sự kiện
+ Căn cứ vào đối tƣợng khách để lựa chọn xe (ví dụ: một chính khách cao
cấp phải đƣợc ƣu tiên phục vụ bằng các loại xe đẳng cấp nhất). Trong trƣờng
hợp khách mời có vị thế xã hội gần nhƣ tƣơng đƣơng với nhau nên chọn cùng
một loại xe, ngƣợc lại trƣờng hợp ngƣời có vị thế xã hội cao hơn hẳn nên đầu tƣ
lựa chọn các phƣơng tiện sang trọng cho những đối tƣợng này.
+ Đẳng cấp hay mức độ của xe không chỉ phụ thuộc vào hiệu xe
(Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà còn phụ thuộc vào đời xe, năm
sản xuất, các thông số kỹ thuật khác.
+ Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn cứ vào số lƣợng khách
mời dự tính, sự phân bố số lƣợng khách cho mỗi loại xe, các loại xe sẽ phục
vụ…)
+ Cần chuẩn bị các vận dụng đi kèm với xe nhƣ đồ uống, tạp chí, sách
báo, các tập gấp hay thơng tin về sự kiện (nếu có), bản đồ chỉ đƣờng, số điện
thoại liên hệ với ngƣời phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ
nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị này (thuộc về nhà tổ chức sự kiện hay thuê các
nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu);
+ Trong một số trƣờng hợp cần có thêm các yêu cầu về: an toàn, vệ sinh,
đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn của xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trƣớc
khi đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ của ngƣời lái xe,
việc giải quyết các yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng của khách mời… đối với
nhà cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, trong một số trƣờng hợp cần thiết còn phải trực
tiếp kiểm tra các thông số kỹ thuật của xe nhƣ: cách bố trí chỗ ngồi trong xe,
mùi điều hịa, độ ồn, độ giảm xóc, phƣơng tiện nghe nhìn, phƣơng tiện thông tin
liên lạc…

+ Ngƣời phụ trách về phƣơng tiện vận chuyển (của nhà tổ chức sự kiện)
cần có một danh sách các lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách đi
cùng mỗi xe…
+ Lập lịch trình điều phối xe, nếu cần thiết hãy tham khảo hoặc thuê các
chuyên gia về điều phối vận chuyển tƣ vấn cho công việc này (trong trƣờng hợp
các sự kiện lớn, quan trọng và có tần suất, số lƣợng các chuyến xe lớn)
- Xe khách: có nhiều loại khác nhau nhƣ xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ,
45 chỗ… Những chú ý khi lựa chọn xe khách cũng tƣơng tự nhƣ xe con 4 chỗ
(đã đề cập ở trên), ngoài ra cần chú ý một số điểm sau:


+ Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách
du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê các xe chạy vận
chuyển khách cơng cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,
thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngồi xe- ví dụ: xe khách chất
lƣợng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) những lý do này sẽ tạo ấn tƣợng không
chuyên nghiệp và khách sẽ cảm thấy không đƣợc tôn trọng đúng mức. Cũng vì
lý do tƣơng tự cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản về chất lƣợng xe (nhƣ không
dùng xe cũ, xe phải đảm bảo các thông số kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ, khơng có
mùi khó chịu, điều hiển nhiên là phải có điều hịa…)
+ Kiểm tra tính khả thi trong vận chuyển bằng xe khách. Ví dụ nơi đỗ xe,
tuyến đƣờng cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có đƣợc phép
chạy trong thành phố khơng?...
+ Khi thuê xe khách cho sự kiện cần lƣu ý, số lƣợng khách cho mỗi xe
nên chỉ bằng khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế trên xe (ví dụ với xe 45 chố
chỉ nên sử dụng để vận chuyển ít khoảng từ 22 cho đến 28 khách).
Các phương tiện vận chuyển khác
Ngồi các loại phƣơng tiện chủ yếu nói trên, trong tổ chức sự kiện cịn có
thể sử dụng một số loại phƣơng tiện khác nhƣ: xe đạp, xe máy, xích lơ… tuy
nhiên cần lƣu ý các phƣơng tiện này khi sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo sự

mới lạ, tạo ấn tƣợng với khách mời hoặc là một điểm nhấn, một chủ đề riêng
trong sự kiện. Ví dụ: trong việc ăn hỏi ở Hà Nội có nhiều nhà tổ chức một đồn
xích lơ dạo trên phố, hình thức này mới đầu đã tạo ra những ấn tƣợng khá thú vị.
Trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở nhiều nƣớc trên thế giới ngƣời ta đã
từng sử dụng và kết hợp rất nhiều loại phƣơng tiện khác nhau nhƣ: máy bay trực
thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí là đi bộ
(ví dụ tổ chức một lễ hội ở một ngơi chùa nào đó trên núi cao chẳng hạn, điều
chắc chắn khách mời cho dù là ai cũng phải tham gia đi bộ với một khoảng cách
nhất định)
Hộp 5.3. Khi không thể sử dụng các phương tiện vận chuyển


Trong lễ khai mạc buổi hịa nhạc về mơi trường của một lễ hội thường
niên diễn ra ở (Cape Byron, New South Wales- Australia) do các phương tiện
không thể đến gần địa điểm (cách 1 km). Nhà tổ chức sự kiện đã sáng tạo việc đi
từ nơi đỗ xe đến điểm khai mạc, thành một cuộc diễu hành của khách mời dọc
theo bờ biển. Họ bố trí các tình nguyện viên, chào đón và hướng dẫn khách mời
tham gia cuộc diễu hành. Đó là một cảnh khá ấn tượng, hơn một nghìn người
trong đó có cả trẻ em vui vẻ đi dạo dọc theo bãi biển với những chiếc khăn đầy
màu sắc và những món ăn nhẹ nhàng.
Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phƣơng tiện vận chuyển cơng
cộng
Trong trƣờng hợp này, ngƣời có trách nhiệm đón khách nên tham khảo
quy trình sau:
1. Có mặt tại điểm đón trƣớc ít nhất 15 phút so với kế hoạch
2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách
3. Cầm bảng đón khách (nếu cần)
4. Nhận diện và đón chính xác đồn khách của mình.
5. Chào khách lịch sự, vui vẻ
6. Giới thiệu tên ngƣời đón

7. Làm quen với trƣởng đồn (nếu có)
8 Làm quen với các thành viên khác trong đồn
9. Kiểm tra chính xác thơng tin thực tế so với danh sách đoàn
10. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tƣ trang cá nhân.
11. Mời, hƣớng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)
12. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận
13. Tặng hoa, quà cho trƣởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đồn (nếu
có trong kịch bản).
14. Mời và sắp xếp khách lên xe
15. Kiểm tra xác số lƣợng khách lại lần cuối
16. Thông báo khởi hành với lái xe và đồn khách
17. Chào mừng đồn khách và cung cấp thơng tin
- Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện


- Hỏi thăm, quan tâm khách
- Giới thiệu khái quát về chƣơng trình của sự kiện
- Cung cấp những thơng tin ban đầu cho khách
- Thuyết minh trên đƣờng
- Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ đƣợc bố trí ăn nghỉ
- Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lƣu trú với đoàn khách

2. Phục vụ
2.1. Giải trí
- Văn hóa nghệ thuật: chèo, tuồng, nhạc trẻ, cải lƣơng, quan họ,…
- Trò chơi: Dân gian (kéo co, ném còn, đi cà kheo, nhảy dây, cƣớp cờ,…); Hiện đại
(game online, điện tử, điện thoại)
- Karaoke
- Phim
- Tạp chí, sách báo

- Các loại hình thể thao
2.2 Ăn uống
- Chƣơng trình ẩm thực
- Tiệc
- Ăn uống thơng thƣờng
Cung ứng dịch vụ ăn uống
Ngoại trừ các hình thức ăn uống mang tính chất đơn giản nhƣ tiệc
cofeebreak (tiệc nhẹ trong giờ giải lao của hội thảo/ hội nghị), hay các loại tiệc
rƣợu (chỉ có đồ ăn nhẹ thƣờng chế biến sẵn/ đồ ăn nhanh) doanh nghiệp tổ chức
sự kiện có thể đứng ra để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phụ vụ...); Cịn
đối với các hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức sự kiện phải thông qua các nhà
cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách. Nhƣ vậy, cung
ứng dịch vụ ăn uống trong tổ chức sự kiện sẽ có hai hình thức cơ bản:


- Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ các nhà cung ứng bổ trợ
- Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách
Trƣớc tiên, là các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch và kết hợp
với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, đó là các cơng việc nhƣ: Lập kế hoạch về
cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống;
Thƣơng lƣợng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát và phối hợp
cung ứng dịch vụ; Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá
hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống.
Các nội dung này đã trình bày tƣơng đối chi tiết ở phần đầu của chƣơng
này ( xem mục - 5.2. Quy trình chung trong quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện),
ngồi ra cần chú ý các cơng việc có liên quan đến tổ chức sắp xếp ăn uống cho
khách. Công việc này bao gồm một số nội dung cơ bản sau:
1. Kiểm tra và thống nhất thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống
đáp ứng các tiêu chuẩn:
- Thực đơn phong phú, đa dạng,

- Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dƣỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.
- Cơ cấu món ăn hợp lý
- Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phƣơng.
- Thực đơn phải đƣợc thay đổi từng bữa
- Không đƣa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn.
- Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt
của khách.
- Ghi rõ số lƣợng món ăn trong từng bữa
- Lƣợng thức ăn cần dùng trong từng bữa
2. Thơng báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn
- Trƣớc bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt tại nhà hàng nơi
diễn ra bữa ăn của đoàn
- Đảm bảo vệ sinh
- Bố trí bàn ăn chu đáo
- Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn
- Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo.
3. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn
- Hƣớng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ


- Đảm bảo vệ sinh
- Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phƣơng (nguyên liệu, cách chế
biến.
- Chúc khách ăn ngon miệng
- Xử lý các vấn đề phát sinh.
4. Thông tin phản hồi về chất lƣợng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà
- Ký xác nhận số lƣợng suất ăn + đồ uống (nếu có).
2.3 Các hoạt động khác
- Tham quan
- Mua sắm (lƣu niệm, đặc sản)

- Hoạt động bên lề
3. Đảm bảo an toàn an ninh
3.1 An toàn
Đảm bảo an toàn trong tổ chức sự kiện đƣợc hiểu là các sự việc phát sinh
diễn ra ngồi kế hoạch và sự chuẩn bị chính của nhà tổ chức sự kiện.
Sự cố trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, thậm chí trong cùng một loại hình
sự kiện với quy mô tƣơng tự nhau, nhƣng khi tiến hành triển khai thực tế có thể
xuất hiện các sự cố hồn tồn khác nhau. Theo tính chất và vấn đề ảnh hƣởng
của sự cố có thể chia sự cố thành các nhóm cơ bản sau:
- Các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện
- Các sự cố có liên quan đến các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh trong
tổ chức sự kiện.
3.2 An ninh
Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện
Trong quá trình dự tính và xử lý các sự cố liên quan đến chủ đề chính của
sự kiện có thể lƣu ý các nội dung cơ bản sau:
- Ln tìm hiểu một cách kỹ lƣỡng các yếu tố sẽ ảnh hƣởng đến sự
kiện: Đối với mỗi sự kiện cụ thể các yếu tố ảnh hƣởng thƣờng rất đa dạng; nhƣ
các yếu tố về luật pháp, chính trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thƣờng
xuyên) nên nhà tổ chức sự kiện cho dù đã từng tổ chức loại hình sự kiện này,
nhƣng khi tổ chức cho một sự kiện cụ thể vẫn cần tìm hiểu, xem xét tới các yếu


tố ảnh hƣởng.
3.3 Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp
Sự cố trong tổ chức sự kiện là gì?
Sự cố trong tổ chức sự kiện đƣợc hiểu là các sự việc phát sinh diễn ra
ngoài kế hoạch và sự chuẩn bị chính của nhà tổ chức sự kiện.
Sự cố trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, thậm chí trong cùng một loại hình
sự kiện với quy mơ tƣơng tự nhau, nhƣng khi tiến hành triển khai thực tế có thể

xuất hiện các sự cố hồn tồn khác nhau. Theo tính chất và vấn đề ảnh hƣởng
của sự cố có thể chia sự cố thành các nhóm cơ bản sau:
- Các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện
- Các sự cố có liên quan đến các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh trong
tổ chức sự kiện.
Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện
Trong q trình dự tính và xử lý các sự cố liên quan đến chủ đề chính của
sự kiện có thể lƣu ý các nội dung cơ bản sau:
- Ln tìm hiểu một cách kỹ lƣỡng các yếu tố sẽ ảnh hƣởng đến sự
kiện: Đối với mỗi sự kiện cụ thể các yếu tố ảnh hƣởng thƣờng rất đa dạng; nhƣ
các yếu tố về luật pháp, chính trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thƣờng
xun) nên nhà tổ chức sự kiện cho dù đã từng tổ chức loại hình sự kiện này,
nhƣng khi tổ chức cho một sự kiện cụ thể vẫn cần tìm hiểu, xem xét tới các yếu
tố ảnh hƣởng.
Hộp4.0 . Sự cố do không rành luật lệ
Cũng có những “sự cố” xảy ra ngồi ý muốn của doanh nghiệp hay nhà
tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp
báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho
doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy
ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngồi mà khơng nắm quy
định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì khơng chừng phải rơi vào cảnh...
hoãn họp! Kế đến là việc treo băng rơn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty
tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rơn ít nhất trong một
tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão! Bởi vì
thời gian treo băng rơn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo
ở 20 địa điểm.


- Quan tâm đến tính khả thi trong việc lập kế hoạch và chuẩn bị sự
kiện: Tính khả thi khơng thể dựa vào đánh giá chủ quan của ngƣời lập kế hoạch

hay chuẩn bị sự kiện mà phải dựa trên những khảo sát thực tế. Thậm chí nó cịn
phải có những ràng buộc nhất định đối với những đối tác có liên quan (nhƣ các
hợp đồng cung ứng dịch vụ; các bản yêu cầu chi tiết…) mới thực sự đảm bảo
đƣợc.
Hộp 4.10. Sự cố do chủ quan trong lập kế hoạch
Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải
thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn.
Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện
nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách
sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa
nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dị trước, có thể doanh nghiệp sẽ
được cung cấp những số liệu cụ thể hơn. Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt
quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và
Park Hyatt là có khán phịng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và
Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300400 người. Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất
giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống
máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng
lẻo, vệ sinh khơng đảm bảo… Có nơi lại khơng cho thời gian dàn dựng và chạy
thử chương trình, vì tiền th địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn
được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá
thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

- Có quy trình chi tiết cho từng nội dung công việc trong tổ chức sự
kiện:. Tƣơng tự nhƣ các quy trình nghề nghiệp khác tổ chức sự kiện cũng cần
phải có các quy trình rất cụ thể. (ví dụ: trong hƣớng dẫn du lịch ngƣời ta đã xây
dựng quy trình từ việc chuẩn bị; đón tiếp; thuyết minh; hƣớng dẫn tham quan tại
điểm; hƣớng dẫn tham quan trên ô tô…). Việc xây dựng quy trình địi hỏi kinh
nghiệm và hiểu biết tƣơng đối sâu rộng về nghề nghiệp (nhiều nhà tổ chức sự
kiện nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm cùa mình khi xây dựng quy trình sẽ khơng
đầy đủ); Khi xây dựng quy trình cần chú ý (đây cũng là kinh nghiệm của chúng

tôi khi xây dựng một số quy trình trong tài liệu này):


+ Nên thu thập tìm hiểu nội dung có liên quan từ tài liệu, các quy đã có từ
trƣớc, đây là cơ sở quan trọng kết hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp tổ
chức sự kiện để tiến hành xây dựng một quy trình phù hợp cho mình;
+ Trong q trình tổ chức sự kiện thực tế, ln quan tâm hồn thiện các
quy trình; lƣu lại các quy trình đã thực hiện làm cơ sở khi có cơng việc tƣơng tự
ở các sự kiện khác;
+ Với các công việc chƣa có quy trình trƣớc (và khơng có nhiều tài liệu tham
khảo), cần liên hệ với các chuyên gia có kinh nghiệm; tìm thơng tin ở trên mạng
(qua các trang tiếng nƣớc ngồi), nên tổ chức họp nhóm để thống nhất, góp ý về quy
trình.
- Với các nội dung quan trọng ln có các kế hoạch dự phịng song
song: Các nội dung quan trọng trong sự kiện nhƣ đón khách VIP chẳng hạn, nhà
tổ chức sự kiện ln tính đến việc có thể do một biến cố đặc biệt nào đó, khách
có thể khơng tham gia hoặc đến muộn… trong trƣờng hợp đó đã có những kế
hoạch khác dự phịng (ví dụ cho một hoạt động khác xen vào, hay đôn một nội
dung khác lên trƣớc…).
Hộp.4.11. Sự cố do thiếu phương án dự phòng
Theo ý tưởng của nhà tổ chức sự kiện. Để tạo sự bất ngờ tất cả khách mời, trước giờ
khai mạc sẽ bịt mắt bằng một dãy băng. Sau khi MC đọc lời khai mạc, khách bước vào gian
phòng đã được dựng như cảnh thủy cung. Kịch bản là vậy, nhưng sau lời tuyên bố, đoàn
khách bị bịt mắt rồng rắn kéo nhau vào gian phòng thì… cúp điện. Sự cố mất điện khơng phải
1 phút mà tới 5 phút. Ơng chủ người Singapore giận tím tái vì tin dị đoan, cịn đơn vị tổ chức
event nháo nhào vì sự cố q bất ngờ… Lần đó, công ty tổ chức event xem như phá sản mọi ý
tưởng. Và đây không phải là sự cố cá biệt!
Một nhân viên của một cơng ty event (có vốn nước ngồi) ở quận 1 kể rằng tháng
8.2004 cơng ty nhận thầu một event mang tầm cỡ quốc gia tại Hà Nội. M., phụ trách tổ chức
chương trình cho biết: "Sự kiện này diễn ra ba ngày tại Hà Nội. Ngày thứ nhất, máy lạnh hư.

Ngày thứ hai, đơn vị cho thuê mặt bằng báo là đang sửa và đến ngày thứ ba mới xong". Nhà
tổ chức than phiền đơn vị thi công dịch vụ. Đơn vị thi công dịch vụ đành trơng chờ vào đơn vị
cho th mặt bằng, vì trên nguyên tắc về kỹ thuật điện phải do đơn vị cho thuê mặt bằng quản
lý. Nhưng đau hơn, khi thanh tốn hố đơn thì tiền máy lạnh vẫn… tính đủ. Chuyện thiệt hại
do hai ngày hư hỏng và sửa chữa máy lạnh bị đơn vị cho thuê mặt bằng… quên! M. nói: "ở
Hà Nội hiện nay, duy nhất địa điểm của họ có sức chứa lớn nên chúng tơi muốn than phiền
cũng khơng dám, vì sợ gây ồn ào thì lần sau quay lại họ khơng chịu ký hợp đồng cho thuê…".

- Với các nội dung liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trung gian
cần phải có thỏa thuận và kiểm tra thống nhất từ trƣớc về thời gian, lịch


trình: Nhà tổ chức sự kiện thƣờng bị động trong việc kiểm sốt một số cơng
việc này, ví dụ nhƣ các vấn đề về diễn giả, ngƣời dẫn chƣơng trình, diễn viên
nổi tiếng tham dự chƣơng trình… Để hạn chế các sự cố thuộc nhóm này, ngồi
việc ký kết hợp đồng với nội dung chi tiết (hoặc có phụ lục chi tiết kèm theo),
nhà tổ chức sự kiện còn phải thƣờng xun đơn đốc, kiểm tra và duy trì các mối
quan hệ hiệu quả với nhóm này
Hộp 4.12. Sự cố đến từ diễn giả và người dẫn chương trình
Sự cố đến từ diễn giả
Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm
giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, cơng ty khơng th
dịch vụ bên ngồi mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất
nhì ở Sài Gịn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.
Nhưng điều mà cơng ty khơng dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội
thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người
nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại khơng cịn.
Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc
trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá
hình ảnh cơng ty nhưng hiệu quả lại khơng đạt như mong muốn. Có thể cơng ty

cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều
bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó
khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra,
công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời
kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để khơng rơi vào tình thế bị
động.
Sự cố đến từ ngƣời dẫn chƣơng trình
Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là
một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được
thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh
khơng có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. ánh sáng trong thiết kế sân khấu
cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình
người mẫu: cơ mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều;
trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì
khơng đượcđể đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có
khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thơng thường, bên làm chương trình
sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn.
Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của


mình nên khơng cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của
mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung
một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện khơng kém. “Sao”
thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường khơng
đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình.
Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới,
“sao” mới chịu nghe. ở một chương trình thời trang theo phong cách hồi cổ,
đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có
những họa tiết về cảnh làng q xưa. Lúc tập thì khơng có vấn đề gì, do chưa

phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười
mấy người tự nhiên có hai cơ tách ra đi làm đầu riêng - cơ thì tóc duỗi, cơ kia
tóc xõa rẽ ngơi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khn mặt các cô… không hợp với
trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là
làm tốt lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cơ vẫn không nghe. Nếu không kịp
thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
Khi thực hiện cơng việc ln có bảng danh mục cơng việc (trong đó
có nội dung, tiến độ, quy trình cho cơng việc); ngồi ra nên thực hiện các cơng
việc kèm theo danh sách kiểm tra (check list). Việc xây dựng check list cho các
công việc sẽ hạn chế đƣợc những thiếu sót trong khâu chuẩn bị, tiến hành các cơng
việc trong tổ chức sự kiện.
Hộp 4.13. Những sự cố do thiếu kiểm tra chi tiết
Trong tay ln có bảng danh mục cơng việc cần làm để nắm bắt tình trạng cơng việc
và thời gian hồn tất. Ngồi ra, cũng khơng thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải
nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an tồn và
nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng
như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, khơng
được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho
chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị
khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng q, nhưng vì người tổ chức khơng kiểm tra kỹ, đến
lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn
phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm
và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý
tình huống. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đốn những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách
giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một
chương trình hồn thiện theo kiểu tránh khơng để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là
điều không thể, có khi cịn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt
khác.

- Xây dựng quy trình giải quyết các sự cố: Mỗi sự cố đều có những
cách thức tiến hành riêng, tuy nhiên nó vẫn có thể đƣợc thực hiện theo những
quy trình chung và quy trình cụ thể. Các nhà tổ chức sự kiện cần phải xây dựng
các quy trình và hƣớng dẫn những ngƣời thực hiện nắm vững các quy trình này
để có những hƣớng dẫn và tính chủ động trong việc giải quyết các sự cố.
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập:
- Nội dung:
+ Đón tiếp
+ Phục vụ
+ Đảm bảo an toàn - an ninh
+ Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp
- Cách thức và phương pháp đánh giá:
+ Kiểm tra vấn đáp và giao bài tập thảo luận nhóm
+ 01 bài kiểm tra viết gồm câu hỏi trắc nghiệm và tự luận. Thang điểm 10.
- Gợi ý tài liệu học tập:
+ Giáo trình Nghiệp vụ phục vụ ăn uống, Trịnh Xuân Dũng, Vũ Thị Hoà, Nhà
xuất bản Thống kê Hà Nội, 2005.
+ Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Dự án Lux (tái bản lần 2), Nhà xuất bản
Thanh niên.
Ghi nhớ:
+ Đón tiếp
+ Phục vụ
+ Đảm bảo an toàn - an ninh
+ Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN
1. Liệt kê các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện.
2. Phân tích các nội dung cơ bản trong tổ chức khai mạc sự kiện.
3. Mô tả các nội dung cơ bản trong điều hành diễn biến của sự kiện.

CHƢƠNG 5
CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN
Mã chƣơng: MH 24 – 05
Giới thiệu:
Có thể nói, hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện còn ở quy mơ
nhỏ, chất lƣợng dịch vụ cịn thấp, tính cạnh tranh chƣa cao, các doanh nghiệp
nƣớc ngoài cũng chƣa tham gia sâu vào thị trƣờng này. Theo đánh giá của nhiều
chuyên gia, xu hƣớng tất yếu sẽ có nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
ra đời đáp ứng các yêu cầu cơ bản về tính chuyên nghiệp, sự phong phú về sản
phẩm, đạt chất lƣợng dịch vụ cao đáp ứng nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện
trên thị trƣờng Việt Nam.
Mục tiêu:
- Tóm tắt đƣợc các nội dung giai đoạn kết thúc sự kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm
bảo an tồn - an ninh.
- Trình bày đƣợc các quy trình và yêu cầu cơ bản để triển khai tốt giai đoạn kết thúc
sự kiện, chuẩn bị phƣơng tiện đƣa tiễn khách, chuẩn bị lễ bế mạc, tiễn khách, thu dọn
hội trƣờng, rút kinh nghiệm
- Tuân thủ các nghi lễ, nghi thức liên quan sự kiện. Chi tiết, cẩn thận, cởi mở, cầu thị
và nghiêm túc trong kết thúc và rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
Nội dung chính:
1. Chuẩn bi phƣơng tiện đƣa tiễn khách
1.1 Theo yêu cầu đặt trƣớc
Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng
Đối với vận chuyển bằng đƣờng không và đƣờng sắt, và ô tô công cộng
các dịch vụ đi kèm thƣờng có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể
can thiệp hay kiểm sốt), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các
dịch vụ liên quan đến hai loại phƣơng tiện này thì công việc chủ yếu của họ bao
gồm:
- Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lƣợng của dịch vụ (ví

dụ hạng vé máy bay; loại vé đƣờng sắt nhƣ: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm,
toa riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đƣờng bộ phù hợp).
- Đặt chỗ, mua vé cho khách
- Tổ chức gửi vé, gửi thƣ, hƣớng dẫn


- Tổ chức đón khách (nếu có)
Trong trƣờng hợp, khách phải tự lo việc đi lại và đƣợc ngân sách sự kiện
chi trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý
- Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lƣu ý
để đảm bảo yêu cầu thanh toán (nhƣ khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận
chuyển hợp lệ…)
- Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội
dung này; thông báo, hƣớng dẫn khách làm các thủ tục thanh tốn (ví dụ các
mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…)
- Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc
(khách đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh tốn và gửi tiền cho họ.
- Dự tính các trƣờng hợp phát sinh trong thanh tốn phí vận chuyển (nhƣ
đi taxi hóa đơn khơng hợp lệ/ khơng có vé ơ tô… ) để xin hƣớng giải quyết
trƣớc. Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát
sinh, không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của ngƣời có trách nhiệm
chi trả các khoản phí này cho khách.
Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô
Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phƣơng tiện để đƣa đón khách mời tham
gia sự kiện (hay trong quá trình diễn ra sự kiện) thƣờng liên quan đến các
phƣơng tiện vận chuyển đƣờng bộ trong đó chủ yếu là ô tô.
- Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an tồn, sang trọng, lịch sự thể hiện
sự tơn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tƣợng của sự kiện đối với
khách. Với loại này, ngƣời ta tạm chia thành các mức độ nhƣ: xe cho chính
khách, xe cho giới thƣợng lƣu, xe thơng thƣờng… Khi lựa chọn xe 4 chỗ cần

chú ý:
+ Việc lựa chọn xe cần căn cứ theo kế hoạch và ngân sách của sự kiện
+ Căn cứ vào đối tƣợng khách để lựa chọn xe (ví dụ: một chính khách cao
cấp phải đƣợc ƣu tiên phục vụ bằng các loại xe đẳng cấp nhất). Trong trƣờng
hợp khách mời có vị thế xã hội gần nhƣ tƣơng đƣơng với nhau nên chọn cùng
một loại xe, ngƣợc lại trƣờng hợp ngƣời có vị thế xã hội cao hơn hẳn nên đầu tƣ
lựa chọn các phƣơng tiện sang trọng cho những đối tƣợng này.
+ Đẳng cấp hay mức độ của xe không chỉ phụ thuộc vào hiệu xe
(Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà còn phụ thuộc vào đời xe, năm
sản xuất, các thông số kỹ thuật khác.


+ Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn cứ vào số lƣợng khách
mời dự tính, sự phân bố số lƣợng khách cho mỗi loại xe, các loại xe sẽ phục
vụ…)
+ Cần chuẩn bị các vận dụng đi kèm với xe nhƣ đồ uống, tạp chí, sách
báo, các tập gấp hay thông tin về sự kiện (nếu có), bản đồ chỉ đƣờng, số điện
thoại liên hệ với ngƣời phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ
nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị này (thuộc về nhà tổ chức sự kiện hay thuê các
nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu);
+ Trong một số trƣờng hợp cần có thêm các yêu cầu về: an toàn, vệ sinh,
đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn của xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trƣớc
khi đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ của ngƣời lái xe,
việc giải quyết các yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng của khách mời… đối với
nhà cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, trong một số trƣờng hợp cần thiết cịn phải trực
tiếp kiểm tra các thơng số kỹ thuật của xe nhƣ: cách bố trí chỗ ngồi trong xe,
mùi điều hịa, độ ồn, độ giảm xóc, phƣơng tiện nghe nhìn, phƣơng tiện thơng tin
liên lạc…
+ Ngƣời phụ trách về phƣơng tiện vận chuyển (của nhà tổ chức sự kiện)
cần có một danh sách các lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách đi

cùng mỗi xe…
+ Lập lịch trình điều phối xe, nếu cần thiết hãy tham khảo hoặc thuê các
chuyên gia về điều phối vận chuyển tƣ vấn cho công việc này (trong trƣờng hợp
các sự kiện lớn, quan trọng và có tần suất, số lƣợng các chuyến xe lớn)
- Xe khách: có nhiều loại khác nhau nhƣ xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ,
45 chỗ… Những chú ý khi lựa chọn xe khách cũng tƣơng tự nhƣ xe con 4 chỗ
(đã đề cập ở trên), ngoài ra cần chú ý một số điểm sau:
+ Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách
du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê các xe chạy vận
chuyển khách cơng cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,
thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngồi xe- ví dụ: xe khách chất
lƣợng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) những lý do này sẽ tạo ấn tƣợng không
chuyên nghiệp và khách sẽ cảm thấy không đƣợc tôn trọng đúng mức. Cũng vì
lý do tƣơng tự cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản về chất lƣợng xe (nhƣ không
dùng xe cũ, xe phải đảm bảo các thông số kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ, khơng có
mùi khó chịu, điều hiển nhiên là phải có điều hịa…)
+ Kiểm tra tính khả thi trong vận chuyển bằng xe khách. Ví dụ nơi đỗ xe,


tuyến đƣờng cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có đƣợc phép
chạy trong thành phố khơng?...
+ Khi thuê xe khách cho sự kiện cần lƣu ý, số lƣợng khách cho mỗi xe
nên chỉ bằng khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế trên xe (ví dụ với xe 45 chố
chỉ nên sử dụng để vận chuyển ít khoảng từ 22 cho đến 28 khách).
Các phương tiện vận chuyển khác
Ngồi các loại phƣơng tiện chủ yếu nói trên, trong tổ chức sự kiện cịn có
thể sử dụng một số loại phƣơng tiện khác nhƣ: xe đạp, xe máy, xích lơ… tuy
nhiên cần lƣu ý các phƣơng tiện này khi sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo sự
mới lạ, tạo ấn tƣợng với khách mời hoặc là một điểm nhấn, một chủ đề riêng
trong sự kiện. Ví dụ: trong việc ăn hỏi ở Hà Nội có nhiều nhà tổ chức một đồn

xích lơ dạo trên phố, hình thức này mới đầu đã tạo ra những ấn tƣợng khá thú vị.
Trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở nhiều nƣớc trên thế giới ngƣời ta đã
từng sử dụng và kết hợp rất nhiều loại phƣơng tiện khác nhau nhƣ: máy bay trực
thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí là đi bộ
(ví dụ tổ chức một lễ hội ở một ngơi chùa nào đó trên núi cao chẳng hạn, điều
chắc chắn khách mời cho dù là ai cũng phải tham gia đi bộ với một khoảng cách
nhất định)
Hộp 5.3. Khi không thể sử dụng các phương tiện vận chuyển
Trong lễ khai mạc buổi hòa nhạc về môi trường của một lễ hội thường niên diễn ra ở
(Cape Byron, New South Wales- Australia) do các phương tiện không thể đến gần địa điểm
(cách 1 km). Nhà tổ chức sự kiện đã sáng tạo việc đi từ nơi đỗ xe đến điểm khai mạc, thành
một cuộc diễu hành của khách mời dọc theo bờ biển. Họ bố trí các tình nguyện viên, chào đón
và hướng dẫn khách mời tham gia cuộc diễu hành. Đó là một cảnh khá ấn tượng, hơn một
nghìn người trong đó có cả trẻ em vui vẻ đi dạo dọc theo bãi biển với những chiếc khăn đầy
màu sắc và những món ăn nhẹ nhàng.

1.2 Theo yêu cầu bổ sung
Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phƣơng tiện vận chuyển cơng
cộng
Trong trƣờng hợp này, ngƣời có trách nhiệm đón khách nên tham khảo
quy trình sau:
1. Có mặt tại điểm đón trƣớc ít nhất 15 phút so với kế hoạch
2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách


3. Cầm bảng đón khách (nếu cần)
4. Nhận diện và đón chính xác đồn khách của mình.
5. Chào khách lịch sự, vui vẻ
6. Giới thiệu tên ngƣời đón
7. Làm quen với trƣởng đồn (nếu có)

8 Làm quen với các thành viên khác trong đồn
18.

Kiểm tra chính xác thơng tin thực tế so với danh sách đoàn

19. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tƣ trang cá nhân.
20. Mời, hƣớng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)
21. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận
22. Tặng hoa, quà cho trƣởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đồn (nếu
có trong kịch bản).
23. Mời và sắp xếp khách lên xe
24. Kiểm tra xác số lƣợng khách lại lần cuối
25. Thơng báo khởi hành với lái xe và đồn khách
26. Chào mừng đồn khách và cung cấp thơng tin
- Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện
- Hỏi thăm, quan tâm khách
- Giới thiệu khái quát về chƣơng trình của sự kiện
- Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách
- Thuyết minh trên đƣờng
- Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ đƣợc bố trí ăn nghỉ
- Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lƣu trú với đồn khách
2. Chuẩn bi lễ bế mạc
2.1.Hình thức trang trí :
Trang trí theo hình thức bế mạc
2.2 Tài liệu liên quan
Tài liệu cho sự kiện là gì?
Tài liệu trong tổ chức sự kiện là các văn bản, mẫu file đƣợc lƣu trữ dƣới
nhiều hình thức khác nhau (nhƣ in thành văn bản, phần mềm...) chứa đựng các

thơng tin có liên quan đến chƣơng trình, lịch trình, nội dung, quảng cáo... để
phục vụ cho quá trình tiến hành sự kiện hoặc gửi cho ngƣời tham gia sự kiện.
Các loại tài liệu trong tổ chức sự kiện
Các loại tài liệu trong tổ chức sự kiện bao gồm nhiều loại khác nhau, nhƣ:
- Tập gấp, quảng cáo giới thiệu về sự kiện
- Bảng tóm tắt chƣơng trình, lịch trình
- Bảng nội dung tóm tắt (kỷ yếu hội thảo, hội nghị...)
- Các file powerpoint để trình chiếu
- Tài liệu để tra cứu tham khảo...
- Các bảng thông tin, hƣớng dẫn, bảng chỗ ngồi (place card), thẻ tham dự,
- Giấy mời hoặc thiếp mời, thƣ mời, thông báo, công văn mời... tham dự
sự kiện
- Các phiếu cung cấp dịch vụ đi kèm sự kiện nhƣ: phiếu lƣu trú, phiếu ăn,
phiếu gửi xe, phiếu ra vào, thẻ nhà báo, thẻ VIP...
Quy trình chung trong việc chuẩn bị tài liệu cho sự kiện
Việc chuẩn bị tài liệu cho sự kiện thƣờng đƣợc tiến hành theo các bƣớc cơ
bản sau:
- Xác định những tài liệu cần thiết cho sự kiện: Lập bảng danh mục các tài
liệu với các nội dung khác có liên quan nhƣ: bên chịu trách nhiệm chuẩn bị về
hình thức, nội dung (nhà đầu tƣ sự kiện/ nhà tổ chức sự kiện); các thơng số kỹ
thuật của tài liệu (về hình thức, kích cỡ, bìa, trang trí, in hay photo...); thời gian
cuối cùng cho việc chuẩn bị tài liệu; đối tƣợng, thời điểm đƣợc gửi tài liệu; số
lƣợng tài liệu cho mỗi loại; kinh phí dự tốn cho tài liệu; ngƣời thực hiện/ giám
sát việc chuẩn bị tài liệu...
- Tiến hành chuẩn bị về nội dung của tài liệu. Đối với nhà tổ chức sự kiện
các nội dung liên quan đến chủ đầu tƣ sự kiện thƣờng do chính họ cung cấp (để
đảm bảo tính chính xác, mục tiêu của tài liệu), trong các loại tài liệu khác nhiệm
vụ chuẩn bị nội dung tài liệu có thê giao cho nhà tổ chức sự kiện (qua thỏa thuận
và thống nhất với chủ đầu tƣ sự kiện).
- Chuẩn bị về hình thức của tài liệu. Căn cứ vào yêu cầu (nếu có) của chủ

đầu tƣ sự kiện, cũng nhƣ ngân sách mục tiêu sự kiện để lựa chọn hình thức phù
hợp cho tài liệu. Việc thiết kế hình thức sẽ do các nhân viên có kinh nghiệm của
nhà tổ chức sự kiện tiến hành hoặc thuê các nhà thiết kế/ in ấn chuyên nghiệp.


- Lập tiến độ theo dõi công tác chuẩn bị tài liệu
- Tiến hành các công việc in ấn, phô tơ, đóng quyển… hoặc ký kết và theo
dõi các nhà cung ứng thực hiện công việc này.
- Lập bảng theo dõi và tiến hành gửi tài liệu cho các đối tƣợng có liên
quan
- Lƣu trữ, bảo quản tài liệu dự phòng Ngƣời đƣợc giao trách nhiệm chuẩn bị tài
liệu cho sự kiện, không nhất thiết là một chuyên gia trong lĩnh vực này tuy nhiên vẫn
phải địi hỏi phải có những kinh nghiệm nhất định. Bổ sung kiến thức cho cơng tác
chuẩn bị tài liệu ngƣời đọc có thể xem thêm nội dung trong các phụ lục liên quan đến
việc chuẩn bị tài liệu.
Hộp 4.14. Mẫu danh mục chuẩn bị tài liệu cho sự kiện
------------------------------------------------------------------------------------------------------------CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV
Số: 234/TB
DANH MỤC TÀI LIỆU CHO SỰ KIỆN
Sự kiện:………………… Ngày thực hiện: …………….
Chủ đầu tƣ sự kiện: …………..
Stt

Tên
tài
liệu

Trá
ch
nhiệ

m
chu
ẩn
bị

Các
thơng
số kỹ
thuật
của
tài
liệu

Th
ời
gian
cuối
cùn
g
cho
việc
chu
ẩn
b
ị

Đối
tƣợn
g,
thời

điể
m
đƣợ
c
nhậ
n tài
liệu

Số Kinh Ngƣ
lƣợn phí
ời
g
(dự thự
tốn
c
)
hiện
(đơn
/
vị
giá
1000
m
sát
đ)

…

Ghi
chú

1
.

2

Tập gấp Nhà
tóm tắt tổ
về
sự chức
kiện
sự
kiện
Kỷ
hội
thảo

yếu
Nội
dung
do
cty
tập
hợp,
nhà
tổ
chức
sự
kiện

chuẩ
n bị
i
n
ấn,
đón
g
quy
ển

Được
in ốp
sé
t, kích
thước
19x21
cm
Tài
liệu
phơ
t
ơ,
giấy
trắng,
bìa
i
n
màu,
khổ
A4,

đóng
quyển
có bìa
giấy
bóng
kính

ngà
y
2/3/
08

ngà
y
5/3/
08

Khác
h
mời
tham
gia
sự
kiện
Khác
h
mời
chính
(nhó
m A)

tham
gia
hội
thảo

300
(tập)

150
(bản)

3.000 A.
Nam

8.500

Chị
Hà

Đã
có
mẫu
sẵn
của
sự
kiện
X
Nhắc
cty
tổng

hợp
nọi
dung
trước
ngày
27/2/
08

Các thơng tin bổ sung ngồi danh mục:
………………………. Ngƣời lập danh sách:
……………………..
Ngƣời kiểm tra danh sách: ………………….
Ngƣời lập danh mục
….

Hà Nội, ngày….tháng …. năm

Quản lý sự kiện
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Các yêu cầu chung về nội dung và hình thức của tài liệu
Tài liệu phục vụ cho sự kiện đòi hỏi những yêu cầu riêng, đặc trƣng cho
các sự kiện đƣợc tổ chức chun nghiệp. Nó thể hiện tính chun nghiệp, khả
năng tài chính của nhà đầu tƣ và nhà tổ chức sự kiện. Ngồi ra nó cịn thể hiện
tính nghiêm túc, sự cầu thị ở những ngƣời tham gia sự kiện... Vì vậy nhìn chung
về nội dung và hình thức của tài liệu cần đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
- Tính chuyên nghiệp
- Tính thẩm mỹ
2.3 Biểu diễn văn nghệ

Tổ chức biểu diễn văn nghệ chào mừng sự kiện thành công và phát biểu cảm ơn của
nhà tổ chức và công ty doanh nghiệp tổ chức
2.4 Tham quan sau hội nghị
Đi các nơi danh lam thắng cảnh của địa phƣơng , quảng bá du lịch địa phƣơng , các
món ăn đặc sản …
2.5 Tiệc chia tay
Kiểm tra, hồn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện:
- Kiểm tra kỹ lƣỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm
theo (theo những thay đổi trong sự kiện- nếu có)
- Hồn tất cơng tác chuẩn bị
Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có):
- Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện
- Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một
hội nghị chuyên đề…)
- Chuẩn bị các tài liệu để phát cho khách mời
- Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các cơ quan báo chí, truyền thơng
(nếu có)
Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện:
- Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai bế mạc sự kiện theo kế