Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------------------------------------

Lê Thị Thúy Quỳnh

XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ
CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO
LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------------------------------------

Lê Thị Thúy Quỳnh

XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ
CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO
LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chuyên ngành:
Mã số:

Lưu trữ học
60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS. Nguyễn Văn Hàm

PGS.TS. Đào Đức Thuận

Hà Nội, 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi.
Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa
học, các học viên, các khoá luận tốt nghiệp, luận văn của các khố trước.
Cơng trình này chưa được tác giả nào công bố.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2019

Người cam đoan

Lê Thị Thúy Quỳnh

LỜI CẢM

N

Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, tơi đ nhận
được nhi u sự gi p đ , góp , hướng dẫn của các giảng viên
học và

uản trị Văn ph ng, Trường

à ội, đ c biệt là

.T

ào

i học

hoa ưu trữ

hoa học X hội và

h n văn

ức Thuận, người đ tận tình hướng dẫn tơi

trong suốt q trình thực hiện luận văn này. Tơi c ng xin gửi lời cảm n tới
l nh đ o và đồng nghiệp t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và các sở, ngành thuộc

thành phố

à ội đ t o đi u kiện, nhiệt tình gi p đ ch ng tôi. Do nội dung

nghiên cứu c n mới và kinh nghiệm, sự hi u biết của bản th n v vấn đ này
c n h n chế. Vì vậy, luận văn khơng tránh kh i những thiếu sót nhất định.
Ch ng tơi rất mong nhận được sự góp , trao đ i của các thầy cô giáo và các
b n đồng nghiệp đ luận văn được hoàn thiện h n.
Xin ch n thành cảm n
Hà Nội, ngày
N

tháng

ỜI T ỰC

năm 2019
IỆN

Lê Thị Thúy Quỳnh


MỤC LỤC
ỜI CAM OA
ỜI CẢM Ơ
MỤC ỤC .................................................................................................................. 1
MỞ ẦU .................................................................................................................... 4
1.

do chọn đ tài .............................................................................................. 4

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................ 6
3. ối tượng, ph m vi nghiên cứu........................................................................ 7
4. hư ng pháp nghiên cứu .................................................................................. 8
5. ịch sử nghiên cứu vấn đ ............................................................................. 10
6. guồn tài liệu tham khảo ............................................................................... 12
7. óng góp của đ tài ........................................................................................ 13
8. Bố cục của đ tài ............................................................................................ 13
II. NỘI DU

.......................................................................................................... 15

Chương 1. CƠ Ở Ý UẬ VÀ CƠ Ở
T À
TRỮ ỊC

Ầ

Á

Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ

ỬT À

Ý XÂY DỰ
Ở Ộ

DA

MỤC

ƯU VÀO ƯU

Ố À ỘI .................................................................. 15

1.1. C sở l luận x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở
nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 15
1.1.1. Một số khái niệm có liên quan đến đề tài ................................................ 15
1.1.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu .................................................. 17
1.1.3. Yêu cầu, nguyên tắc xây dựng danh mục thành phần hồ sơ .................... 27
1.1.4. Quy trình xây dựng danh mục thành phần hồ sơ ..................................... 27
1.2. C sở pháp l x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở
nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 29
1.2.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử
thành phố Hà Nội ...................................................................................................... 29
1.2.2. Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội .......... 30
1.3. Thẩm quy n quản l tài liệu của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội .. 34
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 38

1


Chương 2. CƠ Ở T ỰC TIỄ VÀ VIỆC VẬ DỤ
TÁC XÁC Ị
Ộ

T À

Ầ

ƯU VÀO ƯU TRỮ ỊC

Ý UẬ VÀO CÔ

Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ
ỬT À

Ở

Ố À ỘI ............................. 39

2.1. Thực tr ng công tác thu thập tài liệu vào Trung t m ưu trữ lịch sử
thành phố à ội ...................................................................................................... 39
2.1.1. Thực trạng thành phần và nội dung tài liệu của các cơ quan cấp Sở
đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ............................ 39
2.1.2. Kết quả thu thập tài liệu của các cơ quan cấp Sở thuộc nguồn nộp lưu
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .................................................... 47
2.2. hu cầu khai thác tài liệu của các c quan cấp ở ............................................ 57
2.3. Thực tr ng công tác xác định Danh mục thành phần hồ s của các c quan
cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ............................................. 59
2.4. ánh giá, nhận xét ............................................................................................. 60
2.4.1. Ưu điểm .................................................................................................... 60
2.4.2. Tồn tại, hạn chế ........................................................................................ 60
2.4.3. Nguyên nhân cơ bản ................................................................................. 62
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 64
Chương 3. ƯỚ
Ộ

DẪ XÂY DỰ

ƯU VÀ VẬ DỤ

DA

MỤC T À

Ầ

Ồ Ơ

VÀO T ỰC TIỄ .................................................... 65

3.1. Ý nghĩa x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở
nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 65
3.2. Các căn cứ x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp
lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ................................................................ 65
3.3. hư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở
nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 67
3.3.1. ựa chọn phư ng án ph n lo i cho Danh mục thành phần hồ s ................... 71
3.3.2. Cấu tr c Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu
vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 72
3.4. Cách sử dụng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu
vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 83
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 85

2


ẾT UẬ ............................................................................................................... 86
TÀI IỆU T AM

ẢO ........................................................................................ 90

Ụ ỤC.......................................................................................................... 96

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
ưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng (từ đ y gọi tắt
là ưu trữ lịch sử cấp tỉnh) có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận, bảo quản và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c
quan, t chức cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế đ c biệt
không thuộc các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử ở
Trung ư ng.

c biệt tài liệu hình thành trong ho t động của các c quan cấp

Sở thuộc UB D cấp tỉnh có nội dung phong ph , chứa đựng các thơng tin v
chủ trư ng, đường lối, chính sách của

ảng và pháp luật của nhà nước, tình

hình chính trị, kinh tế, văn hóa, x hội của địa phư ng; V lo i hình tài liệu
tư ng đối đa d ng, gồm đầy đủ các lo i tài liệu như: tài liệu hành chính, tài
liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi m, ghi hình và tài liệu điện tử;
trong đó tài liệu hành chính mang tính ph biến.

hối tài liệu này ngồi đảm

bảo thơng tin cho ho t động quản l , đi u hành, sản xuất, nghiên cứu khoa
học cho các c quan, t chức mà c n là nguồn sử liệu quan trọng, là một bộ
phận hợp thành hông lưu trữ quốc gia Việt am.
Trong thời gian qua

uốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành... đ ban hành

tư ng đối đầy đủ hệ thống văn bản quy định v công tác lưu trữ t i các c
quan nói chung và ưu trữ lịch sử nói riêng nhằm tăng cường việc thu thập,
sưu tầm và quản l khoa học tài liệu lưu trữ.

hưng các quy định đó mới chỉ

đ cập ở những ngun tắc mang tính chung nhất trong việc quản l tài liệu
lưu trữ như quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ c bản của công tác lưu trữ;
c n những quy định v thành phần hồ s nộp lưu của các c quan, t chức
thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử các cấp chưa được quy định cụ th
bằng những văn bản quy ph m pháp luật bắt buộc thi hành, chỉ mới dừng l i ở
một số văn bản hướng dẫn mà có nhi u nội dung chưa cụ th , chưa sát với
4


thực tế hiện nay. Vì vậy, trong một thời gian tư ng đối dài t i Trung tâm ưu
trữ lịch sử thành phố à ội (được thành lập năm 1996), công tác nộp lưu tài
liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu c n rất nhi u h n chế, đó
là tài liệu đến h n nộp lưu nhưng chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử
tồn đọng với số lượng tư ng đối lớn; tài liệu bị ph n tán nhi u n i, chưa được
tập trung quản l thống nhất.
Có nhi u nguyên nh n dẫn đến tình tr ng trên, nhưng nguyên chính và

chủ yếu nhất là t chức bộ máy quản l nhà nước v công tác lưu trữ không
n định; các văn bản quy định v công tác lưu trữ thường xuyên thay đ i; một
số Bộ, ngành chưa ban hành Bảng thời h n bảo quản tài liệu chuyên ngành
nên các c quan, t chức ở địa phư ng chưa xác định thời h n bảo quản tài
liệu hình thành trong quá trình ho t động của c quan mình chính xác; một số
c quan, t chức chưa chấp hành nghiêm các quy định của hà nước v công
tác văn thư, lưu trữ; công chức, viên chức làm công tác lưu trữ c n h n chế v
chuyên môn, nghiệp vụ; Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à

ội không

nắm được thành phần, tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu
phải nộp lưu vào ưu trữ lịch sử... hững nguyên nh n trên đ ảnh hưởng đến
quá trình thực hiện nguyên tắc quản l tập trung, thống nhất và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Việc nghiên cứu x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c
quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ c quan c ng như lưu trữ lịch
sử là một trong những nhiệm vụ c bản của công tác lưu trữ; gi p cho công
tác thu thập, b sung tài liệu được thực hiện một cách chủ động, khoa học;
đồng thời gi p cho các c quan lưu trữ quản l ch t chẽ, khoa học và đầy đủ
tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức đ từ
đó lựa chọn được những tài liệu có giá trị, thành phần hồ s , tài liệu hoàn
chỉnh ho c tư ng đối hoàn chỉnh đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ c
quan và lưu trữ lịch sử.
5


Vì vậy, x y dựng Danh mục thành phần hồ s chủ yếu của các c quan,

t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố
một vấn đ cấp bách và có

à ội hiện nay là

nghĩa v m t l luận c ng như thực tiễn, nó là c

sở đ tham mưu gi p UB D Thành phố ban hành

uy định v Danh mục

thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố

à

ội; là c sở đ

định hướng các c quan cấp ở căn cứ vào đó đ chỉnh l khoa học và thực
hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
Xuất phát từ l do trên, tôi chọn đ tài: “Xây dựng Danh mục thành
phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố
Hà Nội” làm đ tài luận văn cao học chuyên ngành ưu trữ học, với mong
muốn nhằm tăng cường h n nữa hiệu quả công tác thu thập, b sung và quản
lý khoa học tài liệu lưu trữ trong

ưu trữ lịch sử thành phố; không ngừng

hồn thiện thành phần, tài liệu nộp lưu có giá trị, đáp ứng ngày càng tốt h n
yêu cầu bảo quản, khai thác và t chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

2.1. Mục tiêu nghiên cứu
tài của ch ng tôi nhằm giải quyết 2 mục tiêu c bản sau đ y:
Một là: h n tích c sở khoa học v việc x y dựng Danh mục thành phần
hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
Hai là:

xuất

uy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành

phần hồ s của các c quan cấp ở cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố
à ội.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- ghiên cứu l luận và thực tiễn công tác thu thập, b sung tài liệu;
-

ghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp tiêu chuẩn xác định

nội dung, thành phần hồ s lưu trữ của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu
trữ lịch sử thành phố à ội từ đó r t ra những ưu đi m có th kế thừa.
-

ghiên cứu những quy định của nhà nước v công tác lưu trữ đ c biệt

là những quy định v trách nhiệm của các lưu trữ c quan, lưu trữ lịch sử;
6


-

hảo sát, đánh giá thực tr ng công tác thu thập, b sung tài liệu vào

Trung t m ưu trữ ịch sử thành phố.
- Trên c sở đó đ xuất một số giải pháp x y dựng và biện pháp sử dụng
Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở cần giao nộp vào ưu trữ
lịch sử thành phố à ội.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
tài tập trung nghiên cứu các tiêu chuẩn thành phần hồ s hình thành
trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở c ng như quy trình và
phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch
sử thành phố à ội.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
- h m vi v nội dung nghiên cứu:

tài tập trung nghiên cứu quy trình

và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s hình thành trong quá
trình ho t động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố
à ội.
- h m vi v thời gian nghiên cứu:

tài tập trung nghiên cứu tài liệu

lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở từ năm
2008 đến 2018 (thời đi m à ội mở rộng địa giới hành chính).
- Ph m vi v không gian nghiên cứu:

tài tập trung vào đối tượng là các

c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội gồm các c quan ở và c
quan ngang Sở.
Các c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội theo Nghị định
24/2014/

-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định t chức các c quan

chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng, t i
bao gồm các Sở sau:
+ Sở Nội vụ;
+ Sở Tư pháp;
+ Sở Kế ho ch và đầu tư;
7

i u 8,


+ Sở Tài chính;
+ Sở Cơng thư ng;
+ Sở Nơng nghiệp và Phát tri n nông thôn;
+ Sở Giao thông vận tải;
+ Sở Xây dựng;
+ Sở Tài nguyên và Môi trường;
+ Sở Thông tin và Truy n thông;
+ Sở ao động - Thư ng binh và x hội;
+ Sở Văn hóa và Th thao;
+ Sở Khoa học và Cơng nghệ;
+ Sở Giáo dục và ào t o;
+ Sở Y tế;
+ Thanh tra Thành phố Hà Nội;

+ Văn ph ng UB D thành phố Hà Nội;
Các sở đ c thù được thành lập của UBND thành phố Hà Nội
+ Sở Ngo i vụ;
+ Sở Quy ho ch - Kiến trúc;
+ Ban Dân tộc.
Sở mới thành lập:
+ Sở Du lịch.
4. Phương pháp nghiên cứu
thực hiện đ tài này, chúng tôi sử dụng các phư ng pháp sau:
- hư ng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin.
hư ng pháp biện chứng: Trên c sở quan đi m của chủ nghĩa duy vật
biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử đ làm rõ mối quan hệ biện chứng giữa
lý luận và thực tiễn của công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
cấp tỉnh. Vận dụng phư ng pháp luận Mac xít vào xác định thành phần hồ s ,
tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, xây dựng các tiêu chí xác định được
thành phần hồ s có giá trị đ lựa chọn, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
8


- hư ng pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng nguyên tắc phư ng
pháp luận của ưu trữ học Mác xit như: guyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch
sử, nguyên tắc toàn diện t ng hợp vào xác định giá trị, thu thập, b sung, phân
lo i, v.v... cho tài liệu và xây dựng Danh mục thành phần hồ s cần nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử.
Và một số phư ng pháp nghiên cứu cụ th sau đ y:
- hư ng pháp hệ thống: là một phư ng pháp c bản được ch ng tôi sử
dụng trong quá trình thực hiện đ tài. Thực tế khi lựa chọn hồ s , tài liệu lưu
trữ có giá trị, nhất là tài liệu chuyên môn trong hệ thống tài liệu của một c
quan, t chức cần nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội, ch ng tôi đ đ t
tài liệu trong hệ thống nhất định đ xem xét, đánh giá các m t, mối liện hệ

khác nhau của tài liệu trong cùng một hệ thống ho c với hệ thống khác.
- hư ng pháp ph n tích chức năng: hư ng pháp này được ch ng tôi
vận dụng trong xác định vai tr , vị trí và tầm quan trọng của tài liệu hình
thành trong ho t động của c quan, t chức; vị trí, chức năng, nhiệm vụ của
c quan thuộc nguồn nộp lưu trong hệ thống bộ máy nhà nước cấp tỉnh, từ đó
xác định thành phần hồ s , tài liệu cần nộp lưu.
- hư ng pháp khảo sát, thống kê, t ng hợp: à một phư ng pháp không
th thiếu trong khi thực hiện đ tài. hư ng pháp này gi p ch ng tơi tiến hành
khảo sát tình hình thực tế tài liệu lưu trữ của các c quan cấp ở thuộc UB D
thành phố

à ội thuộc nguồn nộp lưu; lấy

kiến trao đ i, tham khảo

kiến

của l nh đ o và công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. Trên c sở đó đưa
ra những kết luận, nhận xét v cơng tác nộp lưu tài liệu vào Trung tâm ưu
trữ lịch sử thành phố à ội.
- hư ng pháp ph n tích t ng hợp:

hững kết quả thu thập được trong

quá trình đi u tra, khảo sát thực tế sẽ được ch ng tơi t ng hợp, ph n tích,
đánh giá đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào Trung tâm
ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
9

- hư ng pháp sử liệu học:

ua các phư ng pháp ph n tích sử liệu đ

giải quyết đ ng đắn các vấn đ đ t ra trong xác định giá trị tài liệu, độ ch n
thực của tài liệu lưu trữ.
- hư ng pháp so sánh: được sử dụng đ so sánh giữa l luận và thực
tiễn v xác định thành phần hồ s , tài liệu của các c quan cấp ở thuộc diện
nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội; ối chiếu giữa thực
tiễn thực hiện công tác nộp lưu t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à

ội với quy định của pháp luật và c sở l luận v lưu trữ. hư ng pháp này
c n được sử dụng trong việc đối chiếu, tham khảo có chọn lọc các vấn đ
tư ng ứng từ các nghiên cứu trước.
- hư ng pháp ph ng vấn: Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi trao
đ i, tham khảo

kiến của một số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

t i một số ở thuộc nguồn nộp lưu v thực hiện công tác giao nộp tài liệu vào
Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Theo tìm hi u của chúng tơi, vấn đ nghiên cứu v x y dựng Danh mục
thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp là vấn đ thu h t được sự
quan t m của đ được các c quan, t chức và cá nh n ở trong nước và nước
ngoài đ cập đến như sau:
Trên thế giới hầu hết các nước đ u có những quy định v cơng tác thu
thập, b sung tài liệu, trong đó có quy định v thành phần và nội dung tài liệu

phải giao nộp vào các lưu trữ. Cụ th như năm 1973, nhằm n ng cao chất
lượng công tác giao nộp tài liệu vào các viện lưu trữ, bảng kê những tài liệu
thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ

hà nước iên xô được ban hành.

Bảng kê này là công cụ đ xác định nguồn và thành phần hồ s nộp lưu, trợ
gi p cho công tác thu thập, b sung tài liệu của các viện lưu trữ hà nước.
Ở Việt am, việc x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào lưu
trữ đ được nhi u c quan, tác giả nghiên cứu.
10

áng ch

là đ tài của Cục


Văn thư và ưu trữ nhà nước: “ ghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản
l nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm:

guyễn

uang ệ, 1993;

“Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào
Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T .

guyễn Minh

hư ng, 1995; đ tài

“Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T .

guyễn Minh hư ng, 1997; đ tài “Báo

cáo nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu lưu
trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan”, chủ nhiệm T . Dư ng Văn hảm, 2001;
Một số bài viết đăng trên T p chí Văn thư ưu trữ Việt

am c ng đ

cập đến thành phần tài liệu nộp lưu như bài viết “Một số kinh nghiệm v công
tác sưu tầm, thu thập, b sung tài liệu lưu trữ” của tác giả guyễn Thị Trà (số
3, năm 2005); bài viết Một số vấn đề về xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo tinh thần Luật Lưu trữ của

.T

ào

ức Thuận, T p chí Văn thư ưu trữ Việt am, số 4, năm 2017.
Một số luận văn th c sĩ chuyên ngành lưu trữ c ng chọn đ tài xác định
nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu đ nghiên cứu, như đ tài “Xác định
nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào
kho lưu trữ huyện ủy” của học viên guyễn gọc u , năm 2008; đ tài “Cơ
sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần
nộp vào lưu trữ” của học viên

guyễn Trọng Biên, 2002; đ tài “Xây dựng

danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở
Sở nội vụ” của học viên

oàng Tùng hong, năm 2011; đ tài: “Nghiên cứu

xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng
Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng”
của học viên ỗ ê Minh, năm 2014; “Xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của
Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia” của học viên
inh Thị ành, năm 2014…
11


Các đ tài, bài viết nêu trên đ đ cập và coi trọng công tác thu thập, xác
định giá trị tài liệu, x y dựng bảng kê tài liệu hình thành trong ho t động của
một số c quan nhất định cần nộp vào lưu trữ, nhưng không đi s u nghiên cứu
thành phần, nội dung hồ s hình thành trong ho t động của các c quan thuộc
nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh. ua kết quả khảo sát các nguồn tư
liệu hiện có, chúng tơi nhận thấy vấn đ x y dựng Danh mục thành phần hồ
s của các c quan nộp lưu vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử đ được một
số ít cơng trình đ cập đến, tuy nhiên trên thực tế số lượng các cơng trình
nghiên cứu v vấn đ này chưa thực sự đầy đủ, hệ thống và toàn diện, có
nghĩa là chưa bao trùm tồn bộ các lĩnh vực ho t động mà chỉ lẻ tẻ ở một số
c quan cụ th . Vì vậy, đ tài mà chúng tơi lựa chọn khơng có sự trùng l p
với bất cứ cơng trình nào đ nghiên cứu trước đó.
ế thừa kết quả nghiên cứu của các đ tài, ch ng tôi đ chọn hướng
nghiên cứu là xác định Danh mục thành phần hồ s hình thành trong ho t
động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
6. Nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đ tài này, chúng tôi đ tham khảo các nguồn tư liệu sau:
- Các giáo trình

luận và nghiệp vụ của các học giả, các trường

i

học trong nước.
- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t
chức của các c quan cấp ở thuộc UB D thành phố

à

ội và Trung tâm

ưu trữ lịch sử Thành phố;
- Các văn bản chỉ đ o, hướng dẫn đang có hiệu lực của uốc hội, Chính phủ,
Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước v công tác văn thư, lưu trữ.
- Các đ tài, đ án nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, các bài viết
đăng trên các t p chí, sách chun khảo liên quan đến cơng tác thu thập, b
sung tài liệu, công tác xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ c quan
và lưu trữ lịch sử.
12


- Các báo cáo v công tác văn thư lưu trữ hàng năm, báo cáo thống kê
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm, mục lục hồ s các
phông đang bảo quản t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
ồ s , tài liệu của các ở đang lưu trữ t i Trung tâm ưu trữ lịch sử

-

thành phố à ội.
- hai thác tư liệu liên quan đến đ tài trên m ng internet….
7. Đóng góp của đề tài
- Luận văn hồn thành sẽ góp phần giải quyết được vấn đ thực tiễn
trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và thu thập hồ s , tài liệu nộp
lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội của các c quan cấp Sở
thuộc UBND Thành phố Hà Nội.
- ết quả nghiên cứu sẽ gi p Chi cục Văn thư - ưu trữ tham khảo, tham
mưu cho ở

ội vụ đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào

ưu trữ lịch sử Thành phố, c ng như chỉ đ o thực hiện công tác thu thập, b
sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả; là cơng cụ gi p cơng chức, viên chức
làm công tác chuyên môn, làm công tác lưu trữ lựa chọn đ ng thành phần hồ
s nộp lưu, hoàn thiện hồ s trước khi giao nộp vào ưu trữ c quan, ưu trữ
lịch sử theo đ ng quy định của uật ưu trữ.
hững nghiên cứu của đ tài sẽ góp phần làm phong ph thêm l luận

-

và thực tiễn v cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác thu thập, b sung tài
liệu lưu trữ nói riêng.
8. Bố cục của đề tài
goài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung của luận văn gồm 3
chư ng:
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý xây dựng Danh mục thành
phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

thành phố Hà Nội
Trong chư ng này, chúng tơi trình bày khái quát v đối tượng nghiên
cứu của luận văn là các c quan cấp ở; c sở l luận của đ tài, đưa ra các
13


nguyên tắc, tiêu chuẩn và phư ng pháp trong xác định giá trị tài liệu; c sở
pháp l v thẩm quy n, trách nhiệm của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố
à

ội, các c quan cấp ở trong việc thực hiện giao và nhận tài liệu lưu trữ

vào ưu trữ lịch sử.

ồng thời t i chư ng này, chúng tơi c ng trình bày hệ

thống các văn bản quy định v chức năng, nhiệm vụ của ưu trữ lịch sử trong
việc thu thập tài liệu lưu trữ nhằm xác định thành phần hồ s của các c quan
cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay.
Chương 2: Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác
định thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
thành phố Hà Nội
Trong chư ng này, chúng tôi nêu c sở thực tiễn đ xác định Danh mục
thành phần hồ s của các c quan cấp Sở; thực tr ng công tác thu thập hiện
nay, đánh giá những việc đ làm được, những tồn t i cần khắc phục. Từ đó
cho thấy sự cần thiết phải xây dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu.
Chương 3: Hướng dẫn xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu
và vận dụng Danh mục thành phần hồ sơ vào thực tiễn
Chư ng này chúng tơi đưa ra phư ng pháp và quy trình x y dựng Danh
mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ

lịch sử Thành phố và dự thảo Danh mục cụ th .
hồn thành đ tài này, chúng tơi xin ch n thành cảm n sự gi p đ ,
hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cơ giáo
ph ng thuộc Trường

hoa ưu trữ học và

i học hoa học x hội và h n văn,

uản trị văn

i học uốc gia à

ội; các đồng nghiệp đang công tác t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và đ c biệt
.T

ào ức Thuận, người hướng dẫn chúng tôi thực hiện đ tài này.

Do trình độ bản th n và đi u kiện thời gian c n có h n, đ tài chắc chắn
khơng tránh kh i thiếu sót, chúng tơi rất mong nhận được
các thầy cô giáo, đồng nghiệp và b n đọc.

14

kiến góp

của


Chương 1. C

DAN

SỞ LÝ LUẬN VÀ C

MỤC THÀNH PHẦN

ỒS

NỘP L U VÀO L U TRỮ LỊC

SỞ P ÁP LÝ XÂY DỰN

CỦA CÁC C
SỬ T ÀN

QUAN CẤP SỞ
P Ố

À NỘI

1.1. Cơ sở lý luận xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan
cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố

à Nội.

1.1.1. Một số khái niệm có liên quan đến đề tài
- Hồ sơ: Hồ s là một khái niệm đ được nêu ra trong nhi u văn bản của
hà nước như uật, háp lệnh,
110/2004/

ghị định, Thơng tư,... Trong

ghị định số

-C ngày 08/4/2004 của Chính phủ v công tác văn thư, khái

niệm “hồ s ” được định nghĩa như sau “ ồ s là một tập văn bản, tài liệu có
liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có
một (ho c một số) đ c đi m chung như tên lo i văn bản; c quan, t chức ban
hành văn bản; thời gian ho c những đ c đi m khác, hình thành trong quá trình
theo dõi; giải quyết cơng việc thuộc ph m vi chức năng, nhiệm vụ của một c
quan, t chức ho c của một cá nh n”. T i

uật

ưu trữ số 01/2011/

13

ngày 11/11/2011 giải thích v hồ s : “ ồ s là một tập tài liệu có liên quan
với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có đ c đi m
chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc ph m
vi chức năng, nhiệm vụ của c quan, t chức, cá nh n”.
Theo Tiêu chuẩn I O 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ s như sau “Thông
tin do t chức ho c cá nh n t o lập, tiếp nhận và duy trì đ làm bằng chứng và
thông báo theo trách nhiệm pháp l ho c trong các giao dịch cơng việc”.
Trong giáo trình Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư của
Vư ng

ình

.

uy n đưa ra định nghĩa v hồ s như sau: “ ồ s là một tập

văn bản (ho c một văn bản) có liên quan v một vấn đ , sự việc (hay một
người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đ sự việc đó ho c được kết
hợp l i do có những đi m giống nhau v hình thức như cùng lo i văn bản,
cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [18,93].
15


Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư của Trường Cao đẳng ội vụ xuất
bản năm 2009, khái niệm hồ s được định nghĩa: “ ồ s là một tập văn bản
(ho c một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc,
một đối tượng cụ th ho c có một (ho c một số) đ c đi m chung như: tên lo i
văn bản, c quan, t chức ban hành văn bản, thời gian ho c những đ c đi m
khác, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc ph m vị
chức năng, nhiệm vụ của một c quan, t chức ho c của một cá nh n”[3,90].
hư vậy, các khái niệm v hồ s nêu trên chưa có sự đồng nhất v nội hàm
c ng như cách diễn đ t. ó là hồ s là một văn bản hay một tập văn bản ho c hồ
s là một tập văn bản hay một tập tài liệu (khái niệm v hồ s và tài liệu khác
nhau). Vì vậy, đ thống nhất ta sử dụng hồ s theo khái niệm đ được nêu trong
văn bản quy ph m pháp luật cao nhất là uật ưu trữ 2011.
- Danh mục: Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung t m Từ đi n học (Vietlex)
định nghĩa: Danh mục là Bản ghi theo ph n lo i từng mục cụ th [29,311].
- Danh mục thành phần hồ sơ: là Bảng kê có hệ thống tên, nội dung
các hồ s , nhóm hồ s chủ yếu hình thành trong ho t động của các c quan,
t chức.
- Cơ quan cấp Sở:

ở là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham
mưu, gi p Ủy ban nh n d n cấp tỉnh quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở
địa phư ng theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của
Ủy ban nh n d n cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh n d n cấp tỉnh.
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội gồm các
ở và c quan ngang ở (không bao gồm: Ban uản l các hu công nghiệp,
hu công nghệ cao,

hu kinh tế và Ban

ban nhân dân thành phố
đồng nh n d n thành phố

à

uản l có tên gọi khác thuộc Ủy

ội; Văn ph ng
à

oàn

i bi u

uốc hội và

ội

ội; các đ n vị sự nghiệp công lập trực thuộc

Ủy ban nh n d n thành phố à ội và các t chức thuộc c quan Trung ư ng
được t chức theo ngành dọc đ t t i à ội).
16


1.1.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu
1.1.2.1. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
tiến hành x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào Kho
ưu trữ nói chung và ưu trữ ịch sử thành phố à ội nói riêng, theo chúng
tơi cần căn cứ vào những nguyên tắc, phư ng pháp luận chung của lưu trữ
học Mác-xít đ lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị của c quan cấp ở cần nộp
lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. guyên tắc đ xác định
thành phần tài liệu nộp lưu vào ưu trữ gồm 3 nguyên tắc: nguyên tắc chính
trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và t ng hợp.

hững nguyên tắc

này là phư ng hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải
quyết vấn đ xác định thành phần tài liệu của các c quan thuộc nguồn nộp
lưu phải đưa vào lưu trữ.
Tài liệu hình thành trong ho t động của c quan luôn phản ánh quan
đi m của một giai cấp nhất định. Việc lựa chọn, bảo quản hay hủy tài liệu hết
giá trị nhằm phục vụ cho mục đích, quy n lợi của giai cấp nắm quy n quản l ,
đi u hành x hội. Thực chất của nguyên tắc chính trị trong lựa chọn tài liệu,
hồ s vào bảo quản trong ph ng, kho lưu trữ là đ phục vụ cho sự nghiệp cách
m ng của ảng và nhu cầu chính đáng của nh n d n.
Nguyên tắc chính trị: Theo nguyên tắc này khi lựa chọn tài liệu, cán bộ
lưu trữ phải đứng trên lập trường của giai cấp vơ sản, xuất phát từ lợi ích của
nh n d n lao động và có quan đi m khách quan, khơng đ

kiến chủ quan,

cách nhìn phiến diện của mình làm ảnh hưởng đến việc lựa chọn tài liệu.
gồi ra, nguyên tắc chính trị c ng đ i h i người làm cơng tác lưu trữ phải có
quan đi m đ ng đắn, đánh giá chính xác đối với tài liệu sản sinh ở các thời
kỳ, thời đi m khác nhau.
Xác định thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của c quan cấp ở cần
nộp vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố
quan đi m v quy n lợi của

ảng,

à

ội c ng phải xuất phát từ

hà nước và nh n d n lao động.
17

guyên


tắc này được th hiện qua việc lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn như: Tài
liệu có nội dung phản ánh chủ trư ng, đường lối của ảng, chế độ, chính sách
của hà nước bảo vệ quy n lợi chính đáng của nh n d n; các văn bản của các
c quan quản l nhà nước đ cụ th hóa, t chức thực hiện và t ng kết, đánh
giá kết quả thực hiện chủ trư ng, đường lối, chế độ, chính sách đó trong thực
tiễn; những tài liệu ghi l i quá trình hình thành và phát tri n của các c quan
cấp ở trong sự nghiệp x y dựng, bảo vệ chế độ x hội chủ nghĩa nói chung,
và Thủ đơ

à

ội nói riêng; tài liệu trao đ i hợp tác nhằm giữ l i cứ liệu đ

chứng minh cho quan hệ hợp tác, trao đ i với các tỉnh, các quốc gia... tránh
những thiệt h i do thiếu ho c mất chứng cứ.
Nguyên tắc lịch sử: Bên c nh đó, một đ c đi m c bản dễ nhận thấy của tài
liệu là luôn mang dấu ấn của giai đo n lịch sử mà nó được hình thành. Dấu ấn đó
vừa được th hiện nội dung của sự việc, hiện tượng mà tài liệu đ ghi l i, vừa th
hiện ở hình thức của tài liệu như: th thức, ngơn ngữ, vật mang tin v.v...
Vì vậy khi vận dụng nguyên tắc lịch sử trong lựa chọn tài liệu đ i h i
phải xem xét hiện tượng, sự việc, quá trình của đời sống hiện thực trong đi u
kiện cụ th .
Từ quan đi m nói trên, khi x y dựng Danh mục thành phần hồ s cần
nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố

à ội, ch ng ta phải ch

đến những hồ

s , tài liệu phản ánh sự chỉ đ o trực tiếp của c quan cấp trên:

uyết định

thành lập, giao chỉ tiêu kế ho ch, phê chuẩn dự án, quy ho ch đào t o cán bộ;
những hồ s , tài liệu phản ánh sự kiện, hiện tượng chủ yếu quan trọng đối với
à

ội như: tài liệu v các cuộc họp, hội nghị t ng kết công tác năm, nhi u

năm của c quan;

ội nghị nh n dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện

quan trọng của thành phố; văn bản chỉ đ o, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ
của các c quan cấp trên theo ngành dọc; báo cáo kết quả thực hiện kế ho ch;
hồ s thanh tra, ki m tra các vụ việc đi n hình...

y là những hồ s , tài liệu

có giá trị lịch sử, đánh dấu trưởng thành, phát tri n và các ho t động của một
c quan nhất định.
18


Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Tài liệu lưu trữ không chỉ là sản
phẩm của giai cấp, lịch sử mà c n là sản phẩm t ng hợp của nhi u mối liên hệ
trong x hội.

iá trị của tài liệu cần được xem xét một cách toàn diện, theo

nhi u mối liên hệ khác nhau. hi u trường hợp tài liệu khơng có giá trị cao ở
m t này song l i có giá trị cao ở m t khác. Có những tài liệu chỉ thực sự có
giá trị khi đ t nó trong quan hệ với các tài liệu khác. Vì vậy, lựa chọn tài liệu
theo nguyên tắc toàn diện t ng hợp sẽ gi p ch ng ta thấy được những m t
khác nhau trong
chi u.

nghĩa của tài liệu, tránh được kết luận phiến diện, một

ói khác đi khi lựa chọn tài liệu lưu trữ phải nhìn nhận th u suốt và

toàn diện các m t, sự việc, vấn đ có liên quan đến tài liệu. M t khác phải
nhận thức một cách đầy đủ tác dụng mọi m t của tài liệu không chỉ trong quá
khứ mà cả tư ng lai, không chỉ trong một phông mà cả những phơng có liên
quan. ênin đ từng nói “... Muốn thực sự hiểu được sự vật, cần phải nhìn
bao quát và nghiên cứu tất cả các mặt, tất cả các mối liên hệ và “quan hệ
gián tiếp” của sự vật đó. Chúng ta khơng thể làm được điều đó một cách
hồn tồn đầy đủ, nhưng sự cần thiết phải xét tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho
chúng ta khỏi phạm phải sai lầm và sự cứng nhắc...” [10,364).
Vận dụng nguyên tắc này trong xác định thành phần, nội dung tài liệu
của các c quan cấp ở, trước hết phải xem xét toàn diện, toàn bộ khối tài liệu
hình thành trong ho t động của từng c quan cụ th , xác định được đầy đủ các
nhóm tài liệu chủ yếu. Trong ho t động của các c quan, ngồi nhóm tài liệu
chung, ph biến trong ho t động quản l , chỉ đ o, đi u hành cơng việc như:
T chức cán bộ,

ế ho ch, Tài chính, Thanh tra... c n có nhóm tài liệu quản

lý chuyên mơn. hững nhóm tài liệu này cần được c n nhắc lựa chọn đ giao
nộp và bảo quản trong Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố

à

ội. Trong

mỗi nhóm tài liệu cụ th c ng phải xem xét một cách tồn diện, t ng hợp,
tránh b sót tài liệu, hồ s có giá trị và liên quan mật thiết với nhau.
19

Vì vậy, theo ch ng tơi trong Danh mục thành phần hồ s cần thống kê
những nhóm tài liệu chung, tài liệu quản l chun mơn, những tài liệu có giá
trị thơng tin t ng hợp như: Chư ng trình, kế ho ch, báo cáo...
1.1.2.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu
hư ng pháp là “hệ thống các cách sử dụng đ tiến hành một ho t động
nào đó”. Theo ch ng tôi, những phư ng pháp c bản xác định thành phần hồ
s cần nộp lưu vào

ưu trữ lịch sử thành phố

à

ội là phư ng pháp hệ

thống, phư ng pháp ph n tích chức năng, phư ng pháp nghiên cứu tài liệu và
phư ng pháp thông tin.
-

hư ng pháp hệ thống: tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con

đường ph n tích hệ thống đ được các nhà kinh đi n của chủ nghĩa Mác đ ra
và vận dụng từ l u. Cách tiếp cận hệ thống là sự phát tri n có tính lơgic các
ngun tắc chung của lưu trữ học mác xít. C ng bằng phư ng pháp này đ chỉ
rõ mối quan hệ giữa xác định thành phần tài liệu với xác định giá trị tài liệu,
vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác
định giá trị tài liệu vào xác định thành phần tài liệu nộp lưu là lôgic, hợp l và
cần thiết. Việc đầu tiên trong quá trình xác định giá trị tài liệu theo phư ng
pháp hệ thống là xác định giới h n của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh

hưởng lẫn nhau. Muốn xác định giới h n của hệ thống, cần xác định chức
năng, nhiệm vụ của c quan mà do ho t động của nó, hệ thống văn bản, tài
liệu được hình thành, c ng như phải nắm được vị trí của c quan trong tồn
bộ hệ thống các c quan đồng chức năng. Trên c sở các hệ thống đ được
xác định giới h n cụ th , nhiệm vụ thứ hai cần phải giải quyết là nghiên cứu
thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng t mối liên hệ và ảnh
hưởng qua l i giữa ch ng với nhau. Ở đ y c ng cần phải nghiên cứu tài liệu
giữa hệ thống này với hệ thống khác.

hi nghiên cứu tài liệu của một hệ

thống cần quan t m đến khả năng ph n chia các thứ bậc trong đó. Tài liệu
trong một hệ thống cần có nhi u thứ bậc, giữa các thứ bậc thường có sự b
20


sung lẫn nhau. Do đó việc lựa chọn tài liệu đ bảo quản trong kho lưu trữ c ng
không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc. i u này có

nghĩa rất thiết thực

đ giải quyết vấn đ lựa chọn tài liệu có thơng tin l p l i hình thành rất nhi u
trong các c quan cùng hệ thống. Việc đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và
giữa các hệ thống với nhau c ng cho phép lập bảng kê thành phần tài liệu. goài
những

nghĩa trên, phư ng pháp hệ thống c n cho phép giải thích một số tiêu

chuẩn đ lựa chọn tài liệu sẽ được đ cập trong phần tiếp theo.
- hư ng pháp ph n tích chức năng: là phư ng pháp nghiên cứu giá trị

tài liệu và lựa chọn ch ng đ đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự ph n tích
chức năng của các c quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi lo i
tài liệu trong ph m vi từng c quan nhất định.

hững c quan giữ vị trí quan

trọng trong việc giải quyết những vấn đ thuộc chức năng, nhiệm vụ của
chính c quan thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao h n những c
quan có chức năng nhiệm vụ phối hợp. Thơng qua phư ng pháp ph n tích
chức năng, ch ng ta có th l giải một cách khoa học tiêu chuẩn

nghĩa của

c quan đ n vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định nguồn
nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu.
- hư ng pháp nghiên cứu từng tài liệu: thực chất là xem xét các giá trị
v m t nội dung và hình thức trên từng tài liệu. Tuy nhiên, khơng phải bất kỳ
lo i tài liệu nào c ng phải nghiên cứu trực tiếp trên từng trang. hững tài liệu
mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ c sở đ khẳng định giá trị mới
phải xem xét trực tiếp tài liệu. Ví dụ các tài liệu b t tích, các thư kiến nghị,
các

kiến chỉ đ o trong phiếu xử l văn bản... hư ng pháp này có giá trị kết

hợp với các phư ng pháp khác trong việc xác định thành phần hồ s cần nộp
lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội.
- hư ng pháp thông tin: giá trị của tài liệu lưu trữ xét đến cùng là giá trị
thông tin mang l i cho người nghiên cứu. Giá trị thông tin phụ thuộc vào tính
chính xác và cái mới mà tài liệu lưu trữ mang l i. Xét trên
21

nghĩa đó, tài liệu