Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần relia việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (779.83 KB, 38 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY
TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN RELIA VIỆT NAM
Ngành:
QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Phạm Thị Thanh Loan
Sinh viên thực hiện
: Lê Thanh Phong
MSSV: 1711140854
Lớp: 17DQTA1
TP. Hồ Chí Minh, 2021
i
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY
TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN RELIA VIỆT NAM
Ngành:
QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Phạm Thị Thanh Loan
Sinh viên thực hiện
: Lê Thanh Phong
MSSV: 1711140854
Lớp: 17DQTA1
TP. Hồ Chí Minh, 2021
ii
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, các thầy cô trường Đại học
Công Nghệ TP.HCM đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được trải nghiệm và thực tập tại
doanh nghiệp. Đây là điều rất thiết thực và hữu ích, mang lại nhiều kinh nghiệm cũng như
trang bị thêm những kỹ năng giúp em trong quá trình học tập và làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn đến ThS. Phạm Thị Thanh Loan đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này cũng như giải đáp những thắc mắc chi
tiết, sửa chửa những sai sót để em hoàn thành báo cáo tốt nhất.
Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần Relia Việt Nam đã tạo điều
kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty.
Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị phòng Nhân sự của Cổ phần Relia Việt Nam
đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hồn thành tốt báo cáo thực tập.
Vì kiến thức bản thân cịn hạn chế, trong q trình thực tập, hồn thiện báo cáo này
em khơng tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ
thầy cô cũng như quý công ty.
Em xin chân thành cảm ơn!
iii
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------
NHẬN XÉT THỰC TẬP
Họ và tên sinh viên : Lê Thanh Phong
MSSV
: 1711140854
Khoá
: 2017 - 2021
Lớp
: 17DQTA1
Tên đề tài
: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại
Cơng ty Cổ phần Relia Việt Nam
1. Thời gian thực tập
Từ 01/03/2021 đến 25/04/2021
2. Bộ phận thực tập
………………………………………………………………………………
3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
4. Kết quả thực tập theo đề tài
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
5. Nhận xét chung
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
Đơn vị thực tập
iv
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------
NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên : Lê Thanh Phong
MSSV
: 1711140854
Khoá
: 2017 - 2021
Lớp
: 17DQTA1
Tên đề tài
: Một số kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại
Cơng ty Cổ phần Relia Việt Nam
1. Thời gian thực tập
1. Bộ phận thực tập
………………………………………………………………………………
2. Nhận xét chung
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
Giảng viên hướng dẫn
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT
NAM
.............................................................................................
1.1
Tóm lược q trình hình thành và phát triển của cơng ty
.....................................................................................................................................
1.1.1
Tổng quan về cơng ty Cổ
1.1.2
Lịch sử hình thành và phá
1.2
Chức năng và lĩnh vực hoạt động .......................................
1.3
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Relia Việt Nam .......
1.4
Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ năm
TĨM TẮT CHƯƠNG 1..................................................................................................
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM ...............................................................................
2.1
Quy trình tuyển dụng nhân sự tại cơng ty cổ phần Relia V
2.1.1
Lập kế hoạch tuyển dụng
2.1.2
Thông báo tuyển dụng ...
2.1.3
Tiếp nhận và sàng lọc hồ
2.1.4
Phỏng vấn......................
2.1.5
Thông báo kết quả phỏng
2.1.6
Thử việc .........................
2.1.7
Tuyển dụng chính thức ..
2.2
Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty công
Nam ...........................................................................................................................
2.2.1
Các kết quả đã đạt được
2020 .......................................................................................................................
vi
2.2.2 Ưu điểm...................................................................................................... 18
2.2.3 Hạn chế....................................................................................................... 19
TÓM TẮT CHƯƠNG 2.............................................................................................. 20
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN
DỤNG NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM..........................21
3.1 Kiến nghị 1: Tận dụng tối đa các kênh tuyển dụng............................................ 21
3.2 Kiến nghị 2: Bổ sung bài kiểm tra trắc nghiệm và bài kiểm tra đánh giá năng lực
trong quy trình tuyển dụng...................................................................................... 22
3.3 Kiến nghị 3: Bổ sung bước xác minh, điều tra thông tin nhân viên vào quy trình
tuyển dụng nhân sự.................................................................................................. 22
KẾT LUẬN................................................................................................................. 23
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 24
vii
DANH MỤC CÁC TỪ TIẾNG ANH
Từ Tiếng Anh
BPO
Call Center
Data Center
Headhunter
IT
viii
DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG
Bảng 1. 1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai
đoạn 2018-2020 ..............................................................................................................
Bảng 2. 1 Các tiêu chí cơ bản sàng lọc hồ sơ cho vị trí chuyên viên tuyển dụng………..11
Bảng 2. 2 Kết quả tuyển dụng nhân sự theo nguồn tại Công ty Cổ phần Relia Việt
Nam giai đoạn 2019 – 2020 ..........................................................................................
Bảng 2.3 Chi phí tuyển dụng của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai đoạn 2019 –
2020 ...............................................................................................................................
ix
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1. 1 Logo Cơng ty Cổ Phần Relia Việt Nam.........................................................2
Hình 1. 2 Văn phịng Relia Việt Nam............................................................................2
Hình 1. 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty Relia Việt Nam.........................................3
Hình 2. 1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự hiện tại của Cơng ty Cổ phẩn Relia Việt
Nam…………………………………………………………………………………….7
Hình 2. 2 Mẫu tin tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng tại Relia Việt Nam....10
Hình 2. 3 Phịng phỏng vấn các ứng viên.................................................................... 12
Hình 2. 4 Mẫu thư thơng báo ứng viên trúng tuyển..................................................... 13
Hình 2. 5 Nhân viên được hoà nhập với nhiều hoạt động sau khi được tuyển dụng
chính thức.................................................................................................................... 15
1
LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần
đây. Nhu cầu về nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực có trình độ chun mơn
cũng ngày càng gia tăng. Vì vậy, để có thể phát triển bền vững trên thị trường Việt
Nam và quốc tế, doanh nghiệp phải có một bộ máy tổ chức và nguồn nhân sự chất
lượng. Một bộ máy tổ chức và nguồn nhân sự chất lượng cần bắt đầu từ việc tuyển
dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Để đảm bảo nguồn lực bền vững thì doanh nghiệp phải khơng ngừng nâng cao và
phát huy công tác quản trị nhân sự và đặc biệt là công tác tuyển dụng nhân sự. Việc
tuyển dụng nhân sự đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu công việc đề ra từ trước đến giờ
chưa bao giờ là một cơng việc dễ dàng. Do đó cơng tác tuyển dụng là một trong những
yếu tố quyết định tới sự thành bại của một doanh nghiệp.
Việc tuyển dụng nhân sự cũng được cho là một thách thức to lớn đối với doanh nghiệp
khi trong thời đại nền kinh tế đang phát triển không ngừng này, các doanh nghiệp không
chỉ cạnh tranh về việc kinh doanh, sản xuất mà còn cạnh tranh về việc tuyển dụng đội ngũ
nhân lực vững mạnh để đưa doanh nghiệp có thể ngày càng phát triển.
Hiện tại, nhu cầu tuyển dụng nhân sự để trụ vững và phát triển công ty trong tương lai
là vấn đề mọi doanh nghiệp đều đặt lên hàng đầu và Công ty Cổ phẩn Relia Việt Nam
cũng khơng ngoại lệ. Để có một nguồn lực nhân viên chất lượng tốt thì cơng tác tuyển
dụng nhân sự là chìa khóa đem lại thành cơng cho cơng ty. Vì vậy, em chọn đề tài “ Một
số kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ
phần Relia Việt Nam” để tìm hiểu rõ hơn về quy trình tuyển dụng nhân sự của cơng
ty, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại
đây. Kết cấu của báo cáo thực tập gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phẩn Relia Việt Nam
Chương 2: Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt
Nam
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Cơng
ty Cổ phần Relia Việt Nam
2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT
NAM
1.1 Tóm lược q trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Relia Việt
Nam
1.1.1 Tổng quan về công ty Cổ phần Relia Việt Nam
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Relia Việt Nam
- Ngày thành lập: 20 tháng 11 năm 2009
- Đại diện: Ông Junichi Suzuki - Tổng giám đốc
- Trụ sở chính: Tầng 10, Tòa nhà Detech II, 107 Nguyễn Phong Sắc, phường Đèo
Vạn, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Hình 1. 1 Logo Cơng ty Cổ Phần Relia Việt Nam
(Nguồn: )
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Relia Việt Nam
- Ngày 20/11/2009: Thành lập Công ty Cổ phần Mocap, đặt tại: Tầng 10, Tòa nhà
Detech II, 107 Nguyễn Phong Sắc, phường Đèo Vạn, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- Tháng 12/2018: Đổi tên Công ty Cổ phần Mocap Việt Nam thành Công ty Cổ
phần Relia Việt Nam.
- Tháng 1/2019: Tên Công ty Cổ phần Relia Việt Nam chính thức có hiệu lực.
Hình 1. 2 Văn phịng Relia Việt Nam
(Nguồn: )
3
1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Công ty Cổ phần Relia là công ty chuyên về việc cung cấp các dịch vụ th ngồi,
chăm sóc khách hàng, tư vấn qua điện thoại,…
Thuê ngoài các dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ IT, kế toán thuế, bảo vệ, call center,
data center, headhunter… đang và sẽ trở thành xu thế tất yếu đối với các tổ chức,
doanh nghiệp. Và hiện cơng ty Relia Việt Nam đang có trên 20 dự án th ngồi với
các cơng ty hàng đầu tại Việt Nam như Shopee, HSBC, Nestle, Chợ tốt,… Cơng ty sẽ
cịn phát triển hơn nữa trong tương lai với việc phát triển ngành dịch vụ này.
- BPO: Xử lý hình ảnh, Scan tài liệu, Nhập liệu, Phân tích dữ liệu.
- Call Center:
+ Gọi ra: Bán hàng qua điện thoại, Khảo sát qua điện thoại, Telem arketing
+ Gọi vào: Nhận đặt hàng/Khiếu nại, Chăm sóc khách hàng, Tổng đài hỗ trợ
1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Relia Việt Nam
Đại Hội đồng Cổ đông
Hội đồng quản trị
Chủ tịch
Tổng Giám Đốc
Phịng
Hành
chính –
Nhân sự
Hình 1. 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Relia Việt Nam
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
4
Chức năng của từng phịng ban trong Cơng ty
❖ Phịng Hành chính – Nhân sự:
- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho Công ty: theo dõi và tiếp nhận thơng tin về
việc các phịng ban liên quan có bao nhiêu nhân viên nghỉ việc trong tháng và yêu cầu
tuyển dụng từ các phòng ban khác. Tổ chức tuyển dụng, đào tạo, phân cơng, đánh giá
theo quy trình.
- Giải quyết các chính sách, lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên:
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định: Đối với các công văn cần sử dụng con
dấu của cơng ty thì đây sẽ là bộ phận trực tiếp tiếp nhận và xử lý.
❖ Phịng Tài chính – Kế tốn
- Xây dựng, thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo tài chính hàng tháng, q,
năm cho Cơng ty. Lập kế hoạch huy động vốn, sử dụng nguồn tài chính hiệu quả.
- Tổ chức hạch tốn, thống kê kế tốn, thu hồi cơng nợ, thu chi, lập các báo cáo kế
toán.
- Theo dõi các hoạt động mua sắm, sửa chữa, sử dụng trang thiết bị.
- Nộp thuế và các khoản phí khác theo quy định của pháp luật.
❖ Phòng Kinh doanh và Bán hàng:
- Lập kế hoạch, triển khai hoạt động kinh doanh theo từng tháng, quý, năm.
- Báo cáo, phân tích, đánh giá kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh của từng dự
án.
- Tìm kiếm khách hàng mới, và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác cũ, khách
hàng cũ. Nghiên cứu, đề xuất các phương án, chiến lược kinh doanh mới. Nghiên cứu
thị trường, xây dựng chiến lược Marketing cho từng dự án.
❖ Phịng điều hành:
- Quản lý, theo dõi tình hình làm việc của nhân viên nhằm đảm bảo đạt doanh số
theo yêu cầu.
- Thiết lập chỉ tiêu, điều phối hoạt động của nhân viên, đề xuất các quy trình tiến
trình mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ đúng quy định, thực hiện tốt chỉ tiêu đặt ra.
- Lập kế hoạch, nội dung đào tạo nhân viên mới. Tổ chức, sắp xếp việc học tập,
huấn luyện nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên.
5
❖ Phòng Kỹ thuật:
- Chịu trách nhiệm về hệ thống mạng nội bộ, thiết bị điện tử, máy tính của Công ty.
- Sửa chữa, khắc phục sự cố về mạng cũng như hệ thống máy tính.
- Bảo đảm an tồn, an ninh thông tin mạng, các thông tin bảo mật của Cơng ty.
- Duy trì hoạt động của hệ thống dữ liệu, hệ thống công nghệ thông tin, cổng thông
tin.
1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ năm 2018 – 2020
Công ty Cổ phần Relia Việt Nam xuất hiện khá sớm trên thương trường và chiếm
được lòng tin của khách hàng nhưng vẫn không ngừng trong việc tự nâng cao chất
lượng của dịch vụ qua từng năm. Là một doanh nghiệp chuyên về dịch vụ khách hàng,
công ty không chỉ tập trung vào chất lượng dịch vụ mà cịn khơng ngừng đào tạo cho
những nhân viên của mình về kỹ năng và nâng cao mức sống của họ. Doanh nghiệp đã
đạt được nhiều thành công lớn với mức tăng trưởng ổn định trong một thời gian dài.
Hiện doanh nghiệp đang ngày càng phát triển cũng như sẽ có nhiêu dự án hợp tác với
các doanh nghiệp khác trên lịnh vực thuê ngoài và dịch vụ.
Bảng 1. 1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Relia Việt Nam giai
đoạn 2018-2020
ĐVT: Tỷ đồng
Chỉ tiêu
Doanh thu
Chi phí
Lợi nhuận
(Nguồn: Báo cáo từ Phịng Tài chính - Kế tốn)
Nhận xét: Nhìn chung bảng 1.1, kết quả hoạt động của công ty Cổ phần Relia Việt
Nam trong giai đoạn từ 2018 – 2020 có những điểm nổi bật như sau:
- Doanh thu qua các năm có xu hướng tăng: Năm 2019 đạt 401,5 tỷ đồng, tăng
mạnh hơn 11,3% so với năm 2018; đến năm 2020, doanh thu tiếp tục tăng thêm 9,1%
so với năm 2019, lên tới 438,2 tỷ đồng.
6
- Tổng chi phí của cơng ty tăng mạnh ở năm 2019, tăng mạnh hơn 12,9% so với
tổng chi phí năm 2018; đến năm 2020 tổng chi phí có tăng nhẹ, chỉ tăng 1,8% so với
năm 2019, chi phí năm 2020 là 109,3 tỷ đồng
- Lợi nhuận của công ty tăng nhanh liên tục qua các năm: năm 2019 lợi nhuận là
294,1 tỷ đồng tăng hơn 10,7% so với năm 2018, năm 2020 lợi nhuận tăng mạnh 11,8%
so với năm 2019, lợi nhuận lên tới 328,9 tỷ đồng.
Giai đoạn từ năm 2018 - 2019 lợi nhuận cơng ty có sự tăng trưởng lớn, quy mô không
ngừng mở rộng, chất lượng dịch vụ luôn được cải thiện và khách hàng ngày càng đặt
lòng tin vào doanh nghiệp. Đặt biệt là năm 2020, khi thế giới nói chung và Việt Nam
nói riêng phải trải qua đại dịch Covid – 19 làm ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động kinh
doanh của các doanh nghiệp, song Công ty Cổ phần Relia Việt Nam vẫn có lợi nhuận
tăng vượt bật đáng kể. Điều này là nhờ Cơng ty có định hướng rõ ràng và đầu tư chú
trọng vào nhân lực, sức khoẻ của nhân viên và dịch vụ mà doanh nghiệp đang chiếm
lĩnh trị trường và chiếm được lịng tin của khách hàng.
TĨM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 đã giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Relia Việt Nam, giúp ta hiểu rõ
hơn về lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty, cũng như cơ cấu tổ chức và chức
năng hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Hiện doanh nghiệp đang có rất nhiều dự án về dịch vụ và thuê ngồi với các cơng ty
đứng đầu trong nước và quốc tế. Và hiện doanh nghiệp đang ngày càng phát triển cũng
như sẽ có nhiêu dự án hợp tác với các doanh nghiệp khác trên lịnh vực thuê ngoài và
dịch vụ.
Ngoài ra, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ 2018-2020 cũng đã
được trình bày và nhận xét rõ ràng. Công ty Cổ phần Relia Việt Nam xuất hiện khá
sớm trên thương trường và chiếm được lòng tin của khách hàng nhưng vẫn không
ngừng trong việc tự nâng cao chất lượng của dịch vụ qua từng năm. Doanh nghiệp đã
đạt được nhiều thành công lớn với mức tăng trưởng ổn định trong một thời gian dài.
Việc phát triển không ngừng của doanh nghiệp khơng thể khơng kể đến chính sách
tuyển dụng hiệu quả. Điều này cho ta thấy được sự thành công nhất định của Công ty
trong 3 năm gần nhất. Tiếp theo, chương 2 sẽ trình bày rõ hơn về thực trạng quy trình
tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia Việt Nam.
7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN RELIA VIỆT NAM
2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần Relia Việt Nam
Với lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty Cổ phần Relia Việt Nam, trong
những năm vừa qua, công ty đang là một trong công ty về ngành dịch vụ và thuê ngoài
đang trên đà phát triển và không ngừng vươn cao trên thị trường Việt Nam hiện tại. Và
để có thể phát triển như ngày hơm nay, cơng tác tuyển dụng nhân sự của cơng ty đóng
một phần quan trọng không thể thiếu.
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Phỏng vấn
Thử việc
Thơng báo kết quả phỏng vấn
Hình 2. 1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự hiện tại của Cơng ty Cổ
phẩn Relia Việt Nam
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
8
2.1.1 Lập kế hoạch tuyển dụng
❖ Nhu cầu tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng: Đây là công tác xác định, xem xét mục tiêu, kế hoạch
kinh doanh cần tuyển dụng số lượng nhân viên là bao nhiêu. Công việc này sẽ được
từng phòng ban, dự án lên kế hoạch riêng, tùy thuộc vào từng thời điểm khác nhau.
Nếu trong tình huống đột xuất, với lý do khách quan, các phịng ban có nhu cầu nhân
sự phát sinh nằm ngồi kế hoạch tuyển dụng, phịng ban đang có vị trí cần tuyển sẽ gửi
đề nghị tuyển dụng cho Phòng Hành chính – Nhân sự. Từ đề nghị này, Trưởng phịng
nhân sự sẽ đề nghị lên ban Tổng Giám Đốc Công ty để tuyển thêm nhân viên cần thiết.
Hiện nay, Công ty Cổ phần Relia Việt Nam có 2 loại nhu cầu tuyển dụng thường gặp:
tuyển dụng thay thế, tuyển dụng theo dự án.
Nhu cầu tuyển dụng thay thế trong trường hợp nhân viên xin thôi việc, bị sa thải,
hay nghỉ hưu. Ngồi ra, Cơng ty thường tuyển dụng thay thế đối với nhân viên có hợp
đồng lao động trong một thời gian ngắn nhất định như thực tập sinh. Quá trình tuyển
dụng nhân viên thay thế thường diễn ra khá khẩn cấp, dẫn đến áp lực đối với các
chuyên viên tuyển dụng trong việc đảm bảo được chất lượng nhân sự và cả q trình
bàn giao cơng việc giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
Nhu cầu tuyển dụng theo dự án: Đây là hoạt động tuyển dụng thường thấy nhất tại
Công ty. Công ty Cổ phần Relia hiện tại có nhiều dự án hợp tác với các đối tác lớn như:
Sony, Shopee, Ngân hàng HSBC…. Quản lý dự án có nhiệm vụ xem xét nhu cầu nhân
sự tùy theo kế hoạch hoạt động của dự án, sau đó sẽ trình lên Giám đốc điều hành
đánh giá, nếu được duyệt sẽ được chuyển đến phịng Hành chính – Nhân sự, triển khai
hoạt động tuyển dụng cho dự án đó.
❖ Phân tích cơng việc
Q trình phân tích cơng việc sẽ được các nhà quản trị nghiên cứu đối với từng loại
hình và u cầu đối với từng cơng việc, sau đó sẽ xây dựng: Bản mô tả công việc và
Bản tiêu chuẩn công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu của công việc đối
với nhân viên. Những yêu cầu thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là:
9
Trình độ văn hóa, chun mơn, ngoại ngữ, tin học và các kỹ năng cần có liên quan
đến cơng việc: ví dụ như cơng việc nhập liệu sẽ u cầu tốc độ đánh máy nhanh, cơng
việc tư vấn thì khả năng giao tiếp, xử lý vấn đề nhanh nhẹn,…
Kinh nghiệm đối với lĩnh vực công việc, tuổi tác, sức khỏe,… sẽ tùy theo từng vị
trí, chức danh sẽ có từng yêu cầu cụ thể.
Các đặc điểm tính cách cá nhân đối với văn hóa tổ chức như sở thích, hịa đồng,
nguyện vọng,…
Ví dụ về bản tiêu chuẩn cơng việc Thực tập sinh nhân sự của Công ty Cổ phần
Relia Việt Nam tại mục Phụ lục 1
Bản mô tả công việc: là văn bản liệt kê đầy đủ tất cả các chức năng, nhiệm vụ, điều
kiện, và trách nhiệm về công việc. Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung chính
sau:
Nhận diện cơng việc: gồm các thơng tin về công việc, cấp bậc công việc, nhân viên
thực hiện, cán bộ lãnh đạo trực tiếp, mức lương được chi trả…
Trách nhiệm và nhiệm vụ: liệt kê các nhiệm vụ, quyền hành của người thực hiện
công việc. Đồng thời xác định rõ quyền hành, phạm vị trong công việc.
Điều kiện làm việc: thời gian làm việc, cơ sở vật chất, trang thiết bị được sử dụng. Ví
dụ về Bản mơ tả cơng việc vị trí Thực tập sinh Nhân sự tại Công ty Cổ phần Relia
Việt Nam tại mục Phụ lục 2.
2.1.2 Thông báo tuyển dụng
Các thông tin tuyển dụng được cập nhật trên trang thơng tin chính thức của Cơng ty:
mục Nghề nghiệp. Tại đây, Bộ phận Tuyển dụng có thể
đăng tải các thơng tin tuyển dụng của Cơng ty. Ngồi ra, các thơng tin tuyển dụng
cũng được chia sẻ, đăng tải rộng rãi qua trang mạng xã hội Facebook, và liên kết với
các trang thông tin việc làm uy tín hiện nay như: Vieclamnhanh, vieclam24h,
careerlink… để tạo nguồn ứng viên dồi dào, đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Cơng ty.
Mỗi bản tin tuyển dụng đều có đầy đủ các thơng tin về vị trí tuyển dụng, các yêu cầu
đối với mỗi vị trí, nghĩa vụ và quyền lợi của nhân viên, đồng thời còn ghi rõ thời gian
nộp hồ sơ, cách thức ứng tuyển.
10
Hình 2. 2 Mẫu tin tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng tại Relia Việt Nam
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
2.1.3 Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Công ty Cổ phần Relia tiếp nhận hồ sơ theo 2 cách: chủ động và bị động. Các ứng
viên được tiếp cận với thông tin tuyển dụng và gửi hồ sơ xin việc đến email của các
chuyên viên tuyển dụng, hoặc điền đầy đủ thông tin vào các trang tuyển dụng gọi là
chủ động.
Ngoài ra, một vài ứng viên sẽ trực tiếp đến Công ty nộp hồ sơ ứng tuyển. Trong
trường hợp này, nếu có thời gian Trưởng nhóm tuyển dụng sẽ phân bổ chuyên viên
trực tiếp phỏng vấn, trao đổi công việc, ngược lại sẽ tiếp nhận hồ sơ thông tin của ứng
viên và sẽ liên lạc trao đổi sau.
Dựa vào chỉ tiêu yêu cầu của từng công việc, chuyên viên tuyển dụng sẽ sàng lọc hồ
sơ, xác định cơ bản ứng viên tiềm năng và loại bỏ những hồ sơ khơng phù hợp, sau đó
liên hệ trao đổi với ứng viên qua điện thoại. Dưới đây là ví dụ về tiêu chí cơ bản sàng
lọc hồ sơ cho vị trí tuyển dụng.
11
Bảng 2. 1 Các tiêu chí cơ bản sàng lọc hồ sơ cho vị trí chun viên tuyển dụng
STT
TIÊU CHÍ
1
Lịch sử nộp hồ sơ
2
Độ tuổi
3
Giới tính
4
Trình độ học vấn
5
Chun ngành
6
Kinh nghiệm
7
Mục tiêu nghề nghiệp
2.1.4 Phỏng vấn
❖ Phỏng vấn trực tiếp lần 1
Sau khi trải qua quá trình sàng lọc, chuyên viên tuyển dụng có nhiệm vụ liên hệ với
các ứng viên tiềm năng để trao đổi, hẹn thời gian phỏng vấn.
Trong buổi phỏng vấn lần đầu chuyên viên tuyển dụng sẽ gặp mặt và trao đổi một
số vấn đề: sự hiểu biết đối với lĩnh vực ứng tuyển, lý do chọn công việc, thời gian làm
việc,…. Chuyên viên tuyển dụng chủ yếu sẽ xem xét thái độ của ứng viên thông qua
ngữ điệu và ngôn từ sử dụng trong quá trình trao đổi, đánh giá ứng viên rõ nét hơn qua
một số tiêu chí: chun mơn, khả năng giao tiếp, xử lý vấn đề, thái độ đối với người
đối diện và q trình làm việc, mức độ gắn bó với công ty, mục tiêu nghề nghiệp tương
lai,….
Chuyên viên sẽ gọi điện thơng báo kết quả phỏng vấn vịng 1 và thời gian phỏng vấn
vòng 2. Chuyên viên sẽ ghi nhận thông tin khai thác được từ ứng viên vào phiếu thơng tin
đã được ứng viên điền trước đó, nhằm giúp cho Quản lý phỏng vấn vịng sau có cái nhìn
rõ ràng hơn, và tập trung tìm hiểu những vấn đề khác tránh mất nhiều thời gian.
12
❖
Phỏng vấn trực tiếp lần 2
Đối với cấp nhân viên bình thường của các dự án, Quản lý dự án sẽ là người phỏng
vấn. Buổi phỏng vấn này chủ yếu sẽ tập trung khai thác chuyên môn, cũng như kỹ
năng nghề nghiệp của ứng viên.
Đối với ứng viên ứng tuyển cho khối hành chính – văn phịng, cấp chun viên trở lên,
Ban Giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn vừa sử dụng tiếng Anh và vừa
sử dụng tiếng Việt, vì Cơng ty có vốn đầu tư từ Nhật Bản nên ở một số vị trí như: Trợ lý
Giám đốc có thể yêu cầu nhân viên phải giao tiếp được bằng tiếng Nhật.
Hình 2. 3 Phịng phỏng vấn các ứng viên
(Nguồn: )
2.1.5 Thông báo kết quả phỏng vấn
Chuyên viên tuyển dụng sẽ thông báo kết quả đến các ứng viên tham gia phỏng vấn
trước đó, thời gian thơng báo kết quả là trong vịng 1 – 2 ngày làm việc (trừ thứ 7, chủ
nhật, lễ, Tết) kể từ ngày ứng viên hoàn thành phỏng vấn lần 2. Những ứng viên có kết
quả đạt, chuyên viên phải có nhiệm vụ thông tin kết quả tới ứng viên bằng cách gọi
điện thoại và gửi email. Đồng thời hướng dẫn ứng viên chuẩn bị tất cả những hồ sơ
cần thiết để nhận việc.
13
Đối với những công việc bắt buộc phải học đào tạo trước khi được nhận việc chính
thức, chuyên viên tuyển dụng sẽ thông báo thời gian và địa điểm học đào tạo cho nhân
viên mới, đồng thời gửi danh sách cho Bộ phận Đào tạo.
Những ứng viên có kết quả không đạt, chuyên viên sẽ không gọi điện thoại mà sẽ
gửi email thơng báo kết quả cho ứng viên.
Ngồi ra, chuyên viên tuyển dụng còn phải cập nhật kết quả phỏng vấn ứng viên,
báo cáo với Trưởng phòng Tuyển dụng và Đào tạo.
Hình 2. 4 Mẫu thư thơng báo ứng viên trúng tuyển
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
2.1.6 Thử việc
Mặc dù đã nhận được thư trúng tuyển, nhưng các ứng viên phải trải qua giải đoạn
thử thách, đó là giai đoạn thử việc. Đây là khoảng thời gian mà ứng viên sẽ được tiếp
xúc thực tế với công việc, là cơ hội để thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp ứng
được nhu cầu cơng việc hay khơng. Từ đó Cơng ty Cổ phần Relia Việt Nam sẽ đưa ra
quyết định cuối cùng.
14
Để quy trình thử việc đạt hiệu quả, phịng nhân sự đã tiến hành lên sơ bộ các bước
thực hiện cho ứng viên. Đây là các bước liệt kê chi tiết công việc cũng là bản hướng
dẫn chi tiết giúp ứng viên hồn thành cơng việc trong thời gian thử việc.
Bước 1: Công ty sẽ tiếp nhận hồ sơ đánh giá năng lực cùng các trình độ dựa trên
văn bằng chứng chỉ mà ứng viên cung cấp. Đây là bước đánh giá sơ bộ mang tính khái
quát để lựa chọn công việc phù hợp với khả năng từng người.
Bước 2: Ứng viên sau khi nhận việc sẽ được bàn giao cơ sở vật chất phục vụ cho
công việc đồng thời thực hiện ký kết hợp đồng thử việc.
Bước 3: Giới thiệu sơ qua các phịng ban, nhân viên cơng ty để mọi người làm
quen. Đây là bước chào hỏi có giá trị quan trọng kết nối các thành viên để quy trình
làm việc trơi chảy hơn.
Bước 4: Bàn giao cơng việc cho ứng viên và hẹn thời gian thu nhận kết quả
Bước 5: Báo cáo đánh giá tình hình cơng việc sau khi đã hồn thành cơng việc được
giao, chờ nhận thơng báo chính thức về kết quả thử việc.
Khi ứng viên kết thúc 2 tháng thử việc tại công ty, Công ty Cổ Phần Relia sẽ cung
cấp mẫu nhận xét đánh giá để phòng nhân sự tiến hành đánh giá chi tiết công việc mà
ứng viên đã thực hiện được trong quá trình thử việc tại doanh nghiệp.
2.1.7 Tuyển dụng chính thức
Cơng ty sẽ đưa ra quyết định sau 2 tháng thử việc của các ứng viên. Khi được tuyển
dụng chính thức, họ sẽ trở thành nhân viên cơng ty sau đó hai bên tiến hành chính thức
kí hợp đồng.
Và công ty sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ
bản nhất liên quan đến nhân viên.
Sau khi hồn thành xong các cơng đoạn, Phòng nhân sự và các bộ phận liên quan sẽ
họp bàn và đánh giá lại tồn bộ q trình tuyển dụng. Những gì đã đạt được như mục
tiêu ban đầu, những gì chưa đạt được cần bổ sung hoặc có kế hoạch bổ sung cần thiết.
