Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại tổng cục thi hành án dân sự bộ tư pháp

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN
DÂN SỰ - BỘ TƢ PHÁP

Khoá luận tốt nghiệp ngành : LƢU TRỮ HỌC
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. TRẦN THỊ MAI

Sinh viên thực hiện

: VŨ THỊ BÍCH THÙY

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405LTHA057, 2014 – 2018, ĐH.LTH14A

HÀ NỘI - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tên tơi là: Vũ Thị Bích Thùy
Mã số sinh viên: 1405LTHA057
Sinh viên lớp: Đại học Lưu trữ học 14A
Tôi xin cam đoan mọi thông tin, số liệu trong đề tài khóa luận “Tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư
pháp” là hồn tồn chính xác. Những nội dung trong bài nghiên cứu này là do

tôi thực hiện. Mọi tài liệu tham khảo nằm trong khóa luận đề được trích dẫn
rõ ràng tên tác giả, cơng trình nghiên cứu, thời gian. Tơi xin cam đoan bài
khóa luận tốt nghiệp này của tơi.
Ngƣời cam đoan
Sinh viên
Vũ Thị Bích Thùy


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 1
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.............................................................. 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 2
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 3
6. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................ 4
7. Đóng góp của đề tài ..................................................................................... 5
8. Bố cục của khóa luận .................................................................................. 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ .................................................... 7
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................... 7
1.1.1. Một số khái niệm về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ...... 7
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ ......................................................................................................... 8
1.1.3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ............................. 9
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................ 11
1.2.1. Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ............................................................ 11
1.2.2. Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ .................................................................................. 12
1.2.3. Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ .............................................................................................................. 14
1.2.4. Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ ....... 15
1.2.5. Quy định về giải mật tài liệu lưu trữ .............................................. 17
Tiểu kết ........................................................................................................... 23


CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ ................ 24
2.1. Khái quát về Tổng cục thi hành án dân sự– Bộ Tư pháp...................... 24
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng cục thi hành án dân sự
................................................................................................................... 24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thi hành án dân sự
................................................................................................................... 27
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Tổng cục thi hành án dân sự. ......................... 31
2.2. Thành phần, nội dung, loại hình, giá trị của tài liệu lưu trữ củaTổng cục
Thi hành án dân sự ....................................................................................... 32
2.2.1. Thành phần và loại hình tài liệu. .................................................... 32
2.2.2. Nội dung tài liệu ............................................................................. 33
2.2.3. Giá trị của tài liệu........................................................................... 33
2.3. Thực trạng công tác lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Tổng cục Thi hành án dân sự ............................................................ 34
2.3.1. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ tại
Tổng cục Thi hành án dân sự.................................................................... 34
2.3.2. Những quy định của Tổng cục Thi hành án dân sự về tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................................................... 44
2.3.3. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được áp
dụng tại Tổng cục Thi hành án dân sự ..................................................... 46
2.3.4. Số lượng và thành phần độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

................................................................................................................... 49
2.3.5. Hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng
cục Thi hành án dân sự ............................................................................. 50
* Tiểu kết ........................................................................................................ 51
CHƢƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤTGIẢI
PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
......................................................................................................................... 52


3.1. Nhận xét, đánh giá ................................................................................ 52
Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp, tơi có một số nhận xét sau
đây: ............................................................................................................... 52
3.1.1. Ưu điểm ........................................................................................... 52
3.1.2. Hạn chế ........................................................................................... 53
3.1.3. Nguyên nhân ................................................................................... 54
3.2. Một số giải pháp.................................................................................... 55
3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ........................................... 55
3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên về giá trị của
tài liệu lưu trữ đối với chức năng hoạt động của Tổng cục Thi hành án
dân sự ........................................................................................................ 55
3.2.3. Bố trí, bổ sung và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm côngtác
lưu trữ ....................................................................................................... 56
3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và kinh phí cho cơng tác lưu trữ . 57
3.2.5.Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ..... 57
3.2.6. Chủ động đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ ................................................................................................ 58
3.2.7. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết về tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................................................... 59
3.2.8.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ. ................................................................................. 59
* Tiểu kết ........................................................................................................ 60
KẾT LUẬN .................................................................................................... 61
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 63
PHỤ LỤC ...........................................................................................................


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 khẳng định: “Tài liệu
lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Tuy nhiên, chúng chỉ
thực sự phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng triệt để, có hiệu quả.
Chính vì vậy, mọi cơ quan cần phải đặc biệt chú trọng tổ chức hoạt động này.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu
trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của các cơng dân. Đối với một cơ
quan, tổ chức tài liệu lưu trữ đặc biệt phát huy hiệu quả khi thông tin trong tài
liệu được khai thác để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành. Những
quyết định quan trọng như hoạch định kế hoạch, quyết định phương án đầu tư,
bổ nhiệm nhân sự hay tổ chức bộ máy rất cần phải tham khảo các thơng tin từ
tài liệu lưu trữ.
Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế tôi nhận thấy kho lưu trữ Tổng cục thi
hành án dân sự - Bộ Tư pháp hiện đang bảo quản một khối tài liệu lớn có giá
trị cao và thường xuyên được các cán bộ nhân viên khai thác phục vụ cơng
việc của mình.
Tơi lựa chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ tại Tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” để có thể tìm hiểu thực tiễn
việc thực hiện nghiệp vụ này tại Tổng cục thi hành án dân sự, rút ra dược
những ưu điểm và tồn tại của công tác này. Đồng thời, củng cố kiến thức đã
được học trên trường lớp và làm hành trang cho công việc sau này.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Khóa luận của tơi đặt ra và giải quyết ba mục tiêu sau:
Thứ nhất: Hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức khai thác,
1


sử dụng tài liệu lưu trữ
Thứ hai: Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp
Thứ ba: Nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu
quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục thi hành án dân sự
- Bộ Tư pháp
3.Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
+ Hệ thống lý thuyết về Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ đang
được bảo quản tại kho lưu trữ Tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp
+ Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục thi
hành án dân sự - Bộ Tư pháp
- Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu về công tác lưu trữ của Tổng cục thi hành án dân sự Bộ Tư pháp. Bên cạnh đó, đề tài còn đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề về
lý luận và thực tiễn về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu để phục vụ Tổng cục
thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp. Phạm vi nghiên cứu ở đây là cách tổ chức
cũng như khai thác tài liệu lưu trữ của Tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư
pháp.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài đã đề ra ở trên, tơi đã thực
hiện những nhiệm vụ chính sau:
- Tìm hiểu, nghiên cứu về cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý trong công tác
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Tìm hiểu nghiên cứu tổng quan về Tổng cục thi hành án dân sự - Bộ
Tư pháp ;
- Điều tra, khảo sát đánh giá về thành phần, nội dung, loại hình,… của
2


tài liệu đang được bảo quản tại phông lưu trữ Tổng cục thi hành án dân sự
- Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Tổng cục thi hành án dân sự; nhận xét, đánh giá về ưu điểm, hạn chế, tìm
hiểu nguyên nhân và đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục thi hành
án dân sự - Bộ Tư pháp.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong nhiều năm nay, công tác lưu trữ nói chung và tổ chức, khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng đã được quan tâm nghiên cứu nhiều. Hiện
nay, có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các giáo trình về
cơng tác lưu trữ, rất nhiều các bài viết được đăng trên các báo, tạp chí chuyên
ngành, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp...
- Cuốn giáo trình: "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" do tập thể các
tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm biên soạn do Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp ấn hành
năm 1990;
- Giáo trình: “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ
biên, nhà xuất bản Hà Nội, năm 2006;
- Giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng tác lưu trữ” do GVC.TS.
Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản Lao Động , năm 2016.

- Lê Thị Hằng, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư
nước ngoài hiện đang bảo quản tại lưu trữ Bộ Kế hoạch và đầu tư, Luận văn
Thạc sĩ;
- Phạm Thị Nga (2014), Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ
cán bộ công chức của các cơ quan nhà nước cấp Bộ, Luận văn Thạc sĩ;
- Nguyễn Thị Hằng, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn phục vụ cơng tác phịng chống thiên tai,
bão lụt, Khóa luận tốt nghiệp;
3


- Đào Thị Hương Nhu, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại
trung tâm thông tin, dữ liệu biển và hải đảo Tổng cục biển và hải đảo Việt
Nam- Bộ Tài ngun và mơi trường, Khóa luận tốt nghiệp;
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trên cơ sở áp dụng một số phương pháp để làm
cơ sở giúp người nghiên cứu có sự so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn
một cách biện chứng. Đồng thời là cơ sở cho những đánh giá cũng như kết
quả mà đề tài đưa ra được trong q trình nghiên cứu. Từ đó sẽ có cách nhìn
nhận vấn đề một cách đa chiều, toàn diện hơn.
- Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp này được thực hiện
xuyên suốt trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu về thành phần, nội dung, đặc
điểm tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Tổng cục thi hành án
dân sự; thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu.
- Phương pháp phỏng vấn: phương pháp được sử dụng để thu thập
thông tin từ các cán bộ tại Tổng cục thi hành án dân sự và các độc giả đến
khai thác sử dụng tài liệu
- Phương pháp mô tả: Dùng để mô tả các hoạt động nghiệp vụ được
thực hiện trong quá trình tổ chức khai thác, sử dụng; dùng để mơ tả thực trạng
các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

- Phương pháp hệ thống: từ những nguồn thông tin, tư liệu thu thập
được thơng qua q trình tiếp xúc với tài liệu và công tác tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thi hành án dân sự, vận dụng phương
pháp này để hệ thống các thông tin, tư liệu đó đưa ra một nghiên cứu hồn
chỉnh với bố cục hợp lý.
- Phương pháp phân tích – tổng hợp: phương pháp này được sử dụng để
phân tích các ưu, nhược điểm trong quá trình tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Tổng cục thi hành án dân sự; Tổng hợp các nhu cầu, mục đích
sử dụng tài liệu của các độc giả từ đó đưa ra các khuyến nghị, giải pháp nhằm
4


nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng
cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.
7. Đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thi
hành án dân sự - Bộ Tư pháp ; nhằm đưa tài liệu đến gần hơn với độc giả;
phát huy tối đa giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại
phông lưu trữ Tổng cục Thi hành án dân sự. Đồng thời cũng là tài liệu tham
khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ
chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế và của bạn đọc khi có nhu cầu khai thác
sử dụng.
8. Bố cục của khóa luận
Khóa luận được trình bày theo 3 phần chính:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG
PHẦN KẾT LUẬN
Phần Nội dung gồm 3 chương:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu lƣu trữ
Trong chương này, tơi trình bày lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ trên cơ sở làm rõ khái niệm tài liệu lưu trữ và trình bày các quy
định của Nhà nước về vấn đề này nhằm giới thiệu kiến thức nền tảng để
nghiên cứu vấn đề một cách toàn diện tổng hợp.
Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tƣ pháp
Nội dung chương này, giới thiệu khái quát về Tổng cục thi hành án dân
sự; Tìm hiểu về thành phần, nội dung và loại hình tài liệu đang được bảo quản
tại kho lưu trữ Tổng cục; Tiến hành khảo sát tình hình thực hiện tổ chức khai
5


thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ đó đưa ra được những đánh giá việc thực hiện
công tác này tại Tổng cục thi hành án dân sự.
Chƣơng 3: Một số nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tƣ pháp
Tại chương này, dựa trên kết quả nghiên cứu rút ra được ưu điểm, hạn
chế trong việc thực hiện tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng
cục thi hành án dân sự. Từ đó, đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu
quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục thi hành án dân sự.
Trong suốt q trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp của mình, tơi ln
nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ tại Tổng cục Thi hành án dân
sự -Bộ Tư pháp và sự chỉ bảo tận tình của giảng viên hướng dẫn Ths. Trần
Thị Mai. Qua khóa luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể
cán bộ tại Tổng cục Thi hành án dân sự, giảng viên hướng dẫn Ths. Trần Thị
Mai và cùng với tập thể giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ đã truyền thụ cho
tôi những kiến thức quý báu, ln tận tình chỉ bảo giúp đỡ để tơi có thể hồn
thành khóa luận này.

Do điều kiện thời gian có hạn cũng như hạn chế về kiến thức, kinh
nghiệm nghiên cứu của bản thân nên khóa luận này khơng tránh khỏi những
thiếu sót. Tơi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cơ, bạn bè
để khóa luận được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 23 tháng 03 năm 2018
Sinh viên

Vũ Thị Bích Thùy

6


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Một số khái niệm về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trước tiên để tạo cơ sở nhận thức một cách đúng đắn và toàn diện các
vấn đề lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, khóa luận nghiên
cứu thống nhất về các khái niệm cơ bản như sau:
1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Khoản 2. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài
liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân”. Và để cụ thể hóa hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê: “ Tài liệu bao
gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách,
biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi
hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật
ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật

mang tin khác.” [1;Tr.01]
Khoản 3. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 đã định nghĩa: “ Tài liệu lưu
trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch
sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp
pháp.” [1;Tr.01]
1.1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những hoạt
động nghiệp vụ cơ bản của cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho cơ quan Đảng
và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế hay các cá nhân
7


có nhu cầu sử dụng thơng tin trongtài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng khác của công dân.
Tổ chức được hiểu là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu
trúc và những chức năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nền
nếp; làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu
qủa tốt nhất.
Có rất nhiều khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” đã
được đưa ra nhưng tôi thấy khái niệm đầy đủ và khái quát nhất là khái niệm
trong giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS. Chu
Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản Lao Động, năm 2016. Cụ thể: “Tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu
lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết
những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [7;Tr.239]
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ
1.1.2.1. Mục đích
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu

trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá
khứ trong tài liệu lưu trữ thành những thơng tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu
nghiên cứu, phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học
kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
1.1.2.2. Ý nghĩa
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan
trọng, có ý nghĩa vơ cùng to lớn:
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là động lực mạnh mẽ thúc
đẩy các khâu nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Cần làm tốt các khâu nghiệp vụ lưu
8


trữ trước đó để có thể tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách đầy
đủ, hoàn chỉnh và đạt hiệu quả cao nhất;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là cơ sở để đánh giá các
khâu nghiệp vụ trước đó. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt
hiệu quả cao cho thấy rằng các khâu nghiệp vụ lưu trữ trước đó đã được làm
tốt;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với
xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trị xã hội của các lưu trữ. Thơng qua
việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức và cơng dân sẽ nhận
thức được vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ cũng như cơng tác lưu
trữ từ đó xây dựng ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực
trong việc tiết kiệm thời gian, cơng sức và kinh phí của Nhà nước và nhân
dân. Nói cách khác, thực hiện tốt cơng tác này các thơng tin có giá trị trong tài
liệu lưu trữ sẽ biến thành của cải, vật chất, nâng cao đời sống tinh thần và văn

hóa cho nhân dân;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng mang lại nhiều lợi ích
cho các lưu trữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ ngành lưu trữ cả về
vật chất và tinh thần.
1.1.3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả trong các
lưu trữ hiện nay áp dụng các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ truyền
thống bao gồm:
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phịng đọc: là một trong những
hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các Lưu trữ lịch sử và
Lưu trữ cơ quan. Hình thức này hướng tới đối tượng có nhiều thời gian, cần
khai thác nhiều tài liệu theo chủ đề.
9


- Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thơng tin
truyền thơng: là hình thức chủ động được áp dụng phổ biến trong các Lưu trữ
lịch sử. Mục đích để giới thiệu, thơng tin cho các cơ quan, người nghiên cứu
biết được những tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử. Thơng qua
hình thức này, người nghiên cứu nắm được thành phần, nội dung tài liệu trong
các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ: là xác nhận của
cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài
liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ: là trưng bày tài liệu lưu
trữ để cơng chúng đến xem nhằm mục đích tun truyền, giới thiệu tài liệu
lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo: Với hình thức này, nội dung
các bài báo giới thiệu các tài liệu lưu trữ có liên quan đến các sự kiện lịch sử
của Đảng, của dân tộc, của quân đội nhân dân Việt Nam, lịch sử các địa

phương, viết về các nhà hoạt động nổi tiếng trên các lĩnh vực chính trị, khoa
học, văn học... hoặc thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá trị mới phát
hiện.
- Cơng bố tài liệu lưu trữ: mục đích là nhằm làm sáng tỏ những sự kiện,
hiện tượng lịch sử, những nhân vật tiêu biểu của dân tộc quan các thời kỳ
khác nhau.
- Cho mượn tài liệu lưu trữ
- Biên soạn, xuất bản sách chuyên đề: để giới thiệu tài liệu lưu trữ, giúp
cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng theo chun đề mà
mình cần khai thác.
Ngồi ra, ở một số lưu trữ cịn áp dụng các hình thức như: cung cấp
thông tin lưu trữ qua mạng nội bộ và mạng tồn cầu, cung cấp thơng tin lưu
trữ qua hợp đồng,…
10


1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.2.1. Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại:
- Khoản 3. Điều 29 Luật số: 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII quy định cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho
việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý
b) Hằng năm rà sốt, thơng báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu
có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
- Khoản 2. Điều 9 Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01
năm 2013 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu

trữ: Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thơng tin về quy trình, thủ tục,
chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử
của cơ quan, tổ chức.
- Khoản 1,2. Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10
năm 2014 Thông tư của Bộ Nội vụ “Quy định về sử dụng tài liệu tại phòng
đọc của các lưu trữ lịch sử” như sau:
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử
a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc
điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử.
c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường
ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.
d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử
của cơ quan Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu
11


tại Phòng đọc.
2. Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc
a) Làm Thẻ độc giả.
b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
c) Hướng dẫn độc giả sử dụng cơng cụ tra tìm tài liệu.
d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả.
đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử
dụng tài liệu.
e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc.
1.2.2. Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ
Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng có các quyền và nghĩa vụ được Nhà nước

quy định cụ thể như sau:
- Khoản 1,2. Điều 29 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục
vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa
vụ sau đây:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ; tơn trọng tính ngun bản tài liệu khi cơng bố, giới
thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Khơng xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp
của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan,
tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên
quan.
12


- Khoản 7. Điều 3 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: Người sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu
hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
- Khoản 3. Điều 3; Khoản 3. Điều 7; Điều 8; Khoản 1,2,3. Điều 9Thông
tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Thông tư của Bộ Nội vụ
“Quy định về sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử”. Cụ thể
như sau:
Khoản 3. Điều 3 quy định trách nhiệm của độc giả:
a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và
của cơ quan Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu.
b) Khơng được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên

tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ
sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.
c) Bảo vệ an tồn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm
hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Khoản 3. Điều 7 quy định:
Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người
khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản
ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
Điều 8.Sử dụng cơng cụ tra cứu tại Phịng đọc
1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên
chức Phịng đọc.
2. Độc giả khơng được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra
cứu tài liệu.
Khoản 1,2,3. Điều 9 quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc:
13


1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với
độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá
10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là
hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần
tiếp theo.
1.2.3. Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
Trong quá trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ các cơ quan,
tổ chức lưu trữ cần phải xác định được người có thẩm quyền, có chun mơn

để xem xét quyết định các đối tượng độc giả có thể khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ đang được bảo quản tại cơ quan mình. Các quy định về thẩm quyền
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được Nhà nước quy định tại:
- Điều 31 và Điều 34 Luật số: 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội khóa XVIII
Điều 31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các
quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
Điều 34. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu
cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép
và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định
việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
14


Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi
Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra
nước ngồi phải thơng báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.
4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng
ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm
tài liệu lưu trữ.
- Điều 5 Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014
Thông tư của Bộ Nội vụ “Quy định về sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các

lưu trữ lịch sử”
Điều 5. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
1. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc
và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.
2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân,
trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 của
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ
lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho
phép bằng văn bản.
1.2.4. Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ
Trong một kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ lịch sử bảo quản khối
lượng khá lớn các phông hay khối phông của các cơ quan, tổ chức trong các
giai đoạn lịch sử khác nhau. Xét về phạm vi sử dụng, có nhóm tài liệu thuộc
diện sử dụng rộng rãi và nhóm tài liệu hạn chế sử dụng gồm: tài liệu bí mật
Nhà nước, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị hư hỏng hay có nguy cơ hư
hỏng. Pháp luật lưu trữ nước ta hiện nay đã có những quy định, nguyên tắc và
15


chế độ sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ thuộc diện nêu trên. Cụ thể:
Tại Điều 30, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật.
2. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ khơng thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các
mức độ mật nhưng có nội dung thơng tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh
hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ

quan, tổ chức, cá nhân;
b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa
được tu bổ, phục chế;
c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với
điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước.
4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ
mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước;
b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu mật nhưng chưa được giải mật;
c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
16


5. Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm kể
từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của
Chính phủ.
6. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c
khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết
định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
7. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng
minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ cơng tác thì

phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công
tác
1.2.5. Quy định về giải mật tài liệu lưu trữ
Đối với các cơ quan, tổ chức lưu trữ có bảo quản tài liệu mật thì việc sử
dụng và giải mật tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của Nhà nước
tại:
- Điều 30 Luật Lưu trữ năm 2011:
1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật.
2. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các
mức độ mật nhưng có nội dung thơng tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh
hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ
quan, tổ chức, cá nhân;
b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa
được tu bổ, phục chế;
c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với
điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
17


Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước.
4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ
mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:

a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước;
b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu mật nhưng chưa được giải mật;
c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
5. Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm kể
từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của
Chính phủ.
6. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c
khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết
định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
7. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng
minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ cơng tác thì
phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công
tác.
- Điều 12 và Điều 13 Thông tư số: 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07
năm 2015 Thông tư của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 của Chính Phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. Cụ thể như sau:
Điều 12. Giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật nhà
18


nước do các cơ quan, tổ chức soạn thảo
1. Nguyên tắc giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật
nhà nước phải đảm bảo bảo vệ lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam.
2. Căn cứ để đề xuất giải mật, giảm mật, tăng mật:
a) Căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước do các cơ quan có thẩm

quyền ban hành để rà soát và đề xuất giải mật, giảm mật, tăng mật;
b) Căn cứ vào thay đổi của tình hình thực tế đề xuất giải mật, giảm mật,
tăng mật;
c) Căn cứ vào nội dung của từng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cụ
thể, nếu thấy việc tiết lộ không gây nguy hại cho lợi ích của Nhà nước Cộng
hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì đề xuất giải mật;
d) Căn cứ vào việc toàn bộ hoặc một phần tài liệu, vật mang bí mật nhà
nước được cơng bố trong tài liệu khác.
3. Thẩm quyền giải mật, giảm mật, tăng mật: Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức quyết định giải mật, giảm mật, tăng mật các tài liệu, vật mang bí mật
nhà nước do cơ quan, tổ chức soạn thảo.
4. Thời gian giải mật, giảm mật, tăng mật:
a) Vào quý I hàng năm, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm rà soát để
giải mật, giảm mật, tăng mật các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước do cơ
quan, tổ chức soạn thảo;
b) Trong trường hợp đột xuất cần tiến hành giải mật, giảm mật, tăng
mật các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước để phục vụ cơng tác, cơ quan, tổ
chức có thể tiến hành giải mật, giảm mật, tăng mật theo trình tự, thủ tục quy
định tại Thơng tư này.
5. Trình tự, thủ tục giải mật, giảm mật, tăng mật:
a) Sau khi tiến hành rà sốt các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cân
giải mật, giảm mật, tăng mật, đơn vị được giao chủ trì soạn thảo thành lập Hội
19


đồng giải mật, giảm mật, tăng mật, bao gồm: Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn
thảo làm chủ tịch Hội đồng; đại diện bộ phận trực tiếp soạn thảo tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước mật và đại diện các bộ phận khác có liên quan.
Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật làm việc theo chế độ tập thể,
quyết định theo đa số và tự giải thể sau khi tiến hành giải mật, giảm mật, tăng

mật;
b) Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật có trách nhiệm nghiên cứu,
xem xét, đánh giá đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc
giải mật, giảm mật, tăng mật.
Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật có
thể xin ý kiến tham gia của cơ quan, tổ chức có liên quan;
c) Danh mục tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm
mật, tăng mật của Hội đồng phải được thể hiện bằng văn bản. Quá trình giải
mật, giảm mật, tăng mật phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ tại đơn vị tiến
hành giải mật, giảm mật, tăng mật.
Hồ sơ giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật; danh
mục các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm mật, tăng
mật; bản thuyết minh về việc giải mật, giảm mật, tăng mật; biên bản họp Hội
đồng; quyết định giải mật, giảm mật, tăng mật; ý kiến tham gia của các cơ
quan chức năng và các tài liệu khác có liên quan;
d) Sau khi có quyết định giải mật, giảm mật, tăng mật, văn thư có trách
nhiệm đóng dấu giải mật, giảm mật, tăng mật theo quy định;
e) Sau 15 ngày kể từ khi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được giải
mật, giảm mật, tăng mật, đơn vị tiến hành giải mật có trách nhiệm thông báo
cho các cơ quan, tổ chức đã nhận tài liệu biết để thực hiện đóng dấu giải mật,
giảm mật, tăng mật đối với tài liệu do mình quản lý.
6. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sẽ tự động giải mật trong các
20