Luận văn Thạc Sĩ Hoàn thiện hoạt động của chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

...................../....................

......./.......

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÙI PHƢƠNG LOAN

HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC
VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÙI PHƢƠNG LOAN

HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC
VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG
Chun ngành: Quản lý cơng
Mã số: 60 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. VŨ THỊ MINH HƢƠNG

HÀ NỘI – 2018

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là những nghiên cứu của cá nhân tôi.
Các kết quả đƣợc trình bày trong luận văn là trung thực và chƣa đƣợc
cơng bố trong bất cứ cơng trình nào khác.
Nội dung luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo đều đƣợc trích dẫn
nguồn một cách đầy đủ và chính xác./.
Tác giả

Bùi Phƣơng Loan

2


LỜI CẢM ƠN
Qua quá trình học tập và thực hiện luận văn tốt nghiệp thạc sỹ quản lý
công tại Học viện Hành chính Quốc gia, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến:
- Toàn thể giảng viên của Học viện Hành chính Quốc gia, đặc biệt là các

thầy, cơ trong Khoa Văn bản và Cơng nghệ hành chính đã nhiệt tình truyền đạt
những tri thức mới, những kinh nghiệm thực tiễn phong phú giúp tôi không
ngừng nâng cao khả năng nhận thức và vận dụng vào thực tiễn công tác.
- Lãnh đạo và công chức, viên chức Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào
Cai đã hỗ trợ tôi trong q trình thu thập, xử lý thơng tin, cung cấp các số liệu,
tài liệu cần thiết để hoàn thành luận văn.
- TS. Vũ Thị Minh Hƣơng đã dành thời gian q báu tận tình hƣớng
dẫn, chỉ bảo giúp tơi hồn thành Luận văn tốt nghiệp.
Trong q trình nghiên cứu, hồn thiện Luận văn tơi đã dành nhiều thời
gian và công sức. Tuy đã cố gắng, nỗ lực nhƣng trong giai đoạn đầu của
nghiên cứu khoa học, có nhiều kiến thức lý luận và thực tiễn lần đầu tôi đƣợc
tiếp cận, vì vậy Luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Tơi rất mong nhận
đƣợc sự đóng góp ý kiến của Quý thầy, cô và đồng nghiệp giúp tôi ngày càng
hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn !
Tác giả

Bùi Phƣơng Loan


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1.

CCVC:

Công chức, viên chức

2.

CNTT:

Công nghệ thông tin

3.

HĐND:

Hội đồng nhân dân

4.

Nxb:

Nhà xuất bản

5.

QPPL:

Quy phạm pháp luật

6.

VTLT:

Văn thƣ lƣu trữ

7.

UBND:

Ủy ban nhân dân


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

TT

Tên

Trang

Bảng 2.1

Số lƣợng ngƣời khai thác sử dụng tài liệu qua các năm

Bảng 2.2

Thống kê trình độ công chức, viên chức làm văn thƣ, lƣu trữ 57

Bảng 2.3

Thống kê tài liệu các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện

1

49

58

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 2
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ VÀ
HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ .......................................... 9
1.1. Khái quát chung về công tác văn thƣ, lƣu trữ ......................................................9
1.1.1. Công tác văn thƣ ........................................................................................................ 9
1.1.2. Công tác lƣu trữ ........................................................................................................12
1.1.3. Quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ .....................................................................15
1.2. Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trong hệ thống các cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn
thƣ, lƣu trữ .................................................................................................................16
1.2.1. Các cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ ................................................16
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ......................21
1.3. Hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ..........................................................22
1.3.1. Khái niệm hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ............................................22
1.3.2. Nội dung hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ..............................................22
1.3.3. Yêu cầu đối với hoạt động của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ ...............................23
1.3.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ............24
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1............................................................................................ 26
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU
TRỮ TỈNH LÀO CAI ............................................................................................... 27
2.1. Khái quát về tỉnh Lào Cai ..................................................................................27
2.1.1. Đặc điểm địa lý, dân cƣ ...........................................................................................27
2.1.2. Tình hình kinh tế xã hội ...........................................................................................27
2.2. Khái quát về Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai.........................................29
2.2.1. Lịch sử hình thành ....................................................................................................29
2.2.2. Chức năng .................................................................................................................30
2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ...........................................................................................30
2.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế ........................................................................32

2.3. Thực trạng hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai ...................36
2.3.1 Hoạt động quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ.....................................................36
2.3.2. Hoạt động quản lý trực tiếp tài liệu Lƣu trữ lịch sử của tỉnh ................................44
2.3.3. Hoạt động quản lý, điều hành cơ quan Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ .......................49
2.4. Đánh giá chung ..................................................................................................53
2.4.1. Kết quả đạt đƣợc ......................................................................................................53
2.4.2. Hạn chế, tồn tại .........................................................................................................56
2.4.3. Nguyên nhân hạn chế, tồn tại ..................................................................................60
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2............................................................................................ 62
CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN
THƢ - LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI .......................................................................... 63
3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp ......................................................................................63
3.2. Các định hƣớng xây dựng giải pháp ..................................................................63
3.3. Một số nhóm giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu
trữ tỉnh Lào Cai ..........................................................................................................64
3.3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ ......64
3.3.2. Nhóm giải pháp hồn thiện hoạt động quản lý tài liệu lƣu trữ lịch sử tỉnh ..........75
3.3.3. Nhóm giải pháp hồn thiện hoạt động quản lý điều hành cơ quan Chi cục Văn
thƣ - Lƣu trữ ........................................................................................................................76
3.4. Một số kiến nghị.................................................................................................84
3.4.1. Đối với Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc .........................................84
3.4.2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai ...................................................................88
3.4.3. Đối với các sở, ngành, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Lào Cai .....................89
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3............................................................................................ 91
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 97

1

MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài luận văn
Cơng tác văn thƣ, lƣu trữ giữ một vai trò quan trọng không thể thiếu
đƣợc trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có
chức năng, nhiệm vụ riêng nhƣng đều có một đặc điểm chung là trong quá
trình hoạt động đều sản sinh văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức đƣợc thành lập, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ
sẽ tất yếu đƣợc hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Công tác văn thƣ, lƣu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức
năng, nhiệm vụ đƣợc giao, quyết định trực tiếp tới chất lƣợng và hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Ngay từ những ngày đầu giành đƣợc độc lập, Đảng và Nhà nƣớc ta đã
đặc biệt quan tâm đến công tác văn thƣ, lƣu trữ, coi đây là công cụ để quản lý,
điều hành đất nƣớc. Đã có rất nhiều văn bản của Đảng, Nhà nƣớc quy định về
công tác công văn, lƣu trữ đƣợc ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của
ngành văn thƣ, lƣu trữ từ Trung ƣơng đến địa phƣơng.
Khởi đầu quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ là Thông đạt số 1C/VP
ngày 03/01/1946 về giữ gìn cơng văn và hồ sơ do Hồ Chí Minh - Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng lâm thời nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký, trong đó
Ngƣời đã chỉ rõ “Tài liệu có giá trị đặc biệt về phƣơng diện kiến thiết quốc
gia”, Ngƣời yêu cầu các Bộ trƣởng, ban “chỉ thị cho nhân viên các Sở phải giữ
gìn cơng văn, tài liệu và cấm không đƣợc hủy những công văn, tài liệu ấy... Hồ
sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lƣu trữ
công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” [10].
Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nƣớc, công tác văn thƣ, lƣu trữ
lần đầu tiên đƣợc đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về cơng tác công
2

văn giấy tờ và công tác lƣu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm
1963 của Chính phủ. Điều lệ nhấn mạnh “Công văn, giấy tờ là một trong
những phƣơng tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nƣớc. Hồ sơ, tài liệu lƣu
trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của cơ quan, xí nghiệp cần đƣợc giữ gìn
để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm cơng văn giấy tờ và giữ gìn
hồ sơ, tài liệu lƣu trữ là hai công tác không thể thiếu đƣợc đối với việc quản lý
nhà nƣớc” [11].
Hơn 40 năm sau, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/7/2004 của Chính
phủ về công tác Văn thƣ đƣợc ban hành quy định cụ thể các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thƣ. Đây là một Nghị định đầy đủ, hƣớng dẫn chi tiết các hoạt động liên
quan đến công tác văn thƣ. Đến năm 2010, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08/2/2010 của Chính phủ đƣợc ban hành sửa đổi, bổ sung Nghị định
110/2004/NĐ-CP hồn thiện hơn nữa các quy định về cơng tác văn thƣ.
Trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nƣớc ta về công tác văn
thƣ lƣu trữ phải kể đến Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia đƣợc Hội đồng
Nhà nƣớc thông qua ngày 30/11/1982, Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia ngày
04/4/2001 của Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội với mục tiêu bảo vệ an tồn và sử
dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà
nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân đối với
việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lƣu trữ quốc gia. Đặc biệt là năm 2011 với
sự ra đời của Luật Lƣu trữ đã tạo khung pháp lý cao nhất về cơng tác lƣu trữ, nâng
cao vai trị của cơ quan quản lý nhà nƣớc thông qua việc quản lý thống nhất về
công tác lƣu trữ và tài liệu Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
Cùng với sự phát triển của hệ thống văn bản QPPL về công tác văn thƣ,
lƣu trữ, tổ chức văn thƣ, lƣu trữ từ Trung ƣơng đến địa phƣơng trong cả nƣớc
3

cũng đƣợc hình thành, phát triển và có những thay đổi theo mỗi nhiệm kỳ của
Chính phủ.
Ở địa phƣơng từ năm 2008, theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng, quản lý về văn thƣ, lƣu trữ đƣợc
chuyển từ Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng về Sở
Nội vụ. Theo Thông tƣ số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ:
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám
đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ
và trực tiếp quản lý tài liệu Lƣu trữ lịch sử của tỉnh, thực hiện các hoạt động
dịch vụ công theo quy định của pháp luật. Để thực hiện tốt công tác văn thƣ,
lƣu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phƣơng thì cơ quan quản lý chuyên ngành
về văn thƣ, lƣu trữ có vai trị rất quan trọng, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào
Cai cũng khơng nằm ngồi phạm vi đó.
Trong thời gian qua hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai
đã đạt đƣợc những thành tựu nhất định, bên cạnh đó vẫn cịn khơng ít hạn chế và
một số nội dung hoạt động chƣa thật hiệu quả. Việc đánh giá đầy đủ thực trạng và
đƣa ra các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục là một yêu cầu cấp thiết
góp phần nâng cao hiệu quả quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ trên địa bàn tỉnh
Lào Cai nói riêng, góp phần vào cơng cuộc cải cách hành chính của tỉnh và vào sự
nghiệp xây dựng kinh tế - xã hội của địa phƣơng nói chung.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, học viên chọn đề tài: “Hoàn thiện
hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai ” làm luận văn Thạc
sĩ của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Cho đến nay, đã có nhiều cơng trình, bài viết nghiên cứu về công tác văn
thƣ, lƣu trữ, thể hiện dƣới dạng sách, luận án, luận văn tốt nghiệp chuyên

4


ngành văn thƣ, lƣu trữ; các giáo trình giảng dạy về văn thƣ, lƣu trữ; nhiều tham
luận khoa học trao đổi về lý luận và thực tiễn công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Một số tác giả, chuyên gia đầu ngành đã có những cơng trình nghiên
cứu về cơng tác văn thƣ, lƣu trữ đƣợc viết thành sách, nhƣ: cuốn “Lý luận và
thực tiễn cơng tác lƣu trữ” của nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn
Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (Nxb. Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp Hà Nội, 1990) đã đề cập đến nội dung cơ bản nhất về lý luận và
thực tiễn công tác lƣu trữ; cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ
Việt Nam” của Dƣơng Văn Khảm (Nxb. Văn hóa thơng tin Hà Nội, 2011) đã
định nghĩa, giải thích cụ thể về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ; Một số công trình là
các bài viết liên quan đến hoạt động của các Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đƣợc
đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam nhƣ: bài viết “Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa với 15 năm xây dựng và phát triển”, Tạp chí Văn thƣ
Lƣu trữ Việt Nam, 2013, số 7, tr17-20 của tác giả Ngọc Linh đã đánh giá hiệu
quả hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Thanh Hóa từ năm 1998 đến
năm 2013; bài viết “Sự cần thiết phải ban hành quy định, tiêu chí đánh giá
năng lực và tiêu chuẩn Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ”, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, 2015, số 1,
tr26-29 của hai tác giả là TS.Trần Hoàng và CN. Lê Thị Bích đã phản ánh thực
trạng năng lực của các Chi cục trƣởng, Phó Chi cục trƣởng Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ đồng thời đề xuất tiêu chí cụ thể đánh giá năng lực và tiêu chuẩn của
Chi cục trƣởng, Phó Chi cục trƣởng.
Nhiều đề tài, luận văn thạc sỹ đã đề cập đến công tác văn thƣ, lƣu trữ
nhƣ: Luận văn “Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tài
nguyên và Môi trường”, năm 2007 của Đỗ Hồng Lan đã nghiên cứu về lý luận
và thực tiễn quản lý Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Bộ Tài ngun
và Mơi trƣờng; Luận văn “Hồn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư trong giai đoạn hiện nay ở nước ta”, năm 2001 của Nguyễn Thị Trà đã
5

nghiên cứu về lý luận, thực tiễn, đề xuất giải pháp hồn thiện quản lý nhà nƣớc
đối với cơng tác văn thƣ trong giai đoạn hiện nay ở nƣớc ta; … Tuy nhiên chƣa
có cơng trình nào nghiên cứu về vấn đề Hoàn thiện hoạt động của một Chi cục
Văn thƣ - Lƣu trữ. Luận văn này sẽ nghiên cứu về cơ sở lý luận, thực trạng
hoạt động của một cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ trên địa bàn
tỉnh từ đó đƣa ra những giải pháp phù hợp.
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn, tác giả đã tham khảo và kế
thừa một số nội dung trong các cơng trình kể trên. Ngồi ra, tác giả đề tài còn
khai thác và sử dụng những nguồn tài liệu:
- Nhóm tài liệu là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và
Nhà nƣớc về cơng tác lƣu văn thƣ, lƣu trữ;
- Nhóm tài liệu là các văn bản của Bộ, ngành, tỉnh, huyện quy định,
hƣớng dẫn, báo cáo về công tác văn thƣ, lƣu trữ;
- Các Báo cáo về công tác Văn thƣ, Lƣu trữ của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ
nhà nƣớc báo cáo Bộ Nội vụ;
- Kỷ yếu các Hội nghị công tác Văn thƣ, Lƣu trữ địa phƣơng do Cục Văn
thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn
về hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ. Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn
thiện hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thƣ, lƣu trữ và hoạt động
của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ.
- Trình bày, đánh giá thực trạng hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ
tỉnh Lào Cai và tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó.
6

- Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ
tỉnh Lào Cai.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu của luận văn là hoạt động của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Lào Cai.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác văn
thƣ, lƣu trữ và hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ, từ đó đƣa ra giải pháp
hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai.
- Về thời gian: tổng hợp và báo cáo từ năm 2011 đến năm 2017.
- Về không gian: Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
- Phƣơng pháp luận: Luận văn vận dụng phép duy vật biện chứng của
Chủ nghĩa Mác - Lê Nin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh làm nền tảng và cơ sở lý luận
để xem xét, giải quyết vấn đề.
- Phƣơng pháp nghiên cứu:
Luận văn sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau:
Phƣơng pháp thu thập và xử lý các thông tin, số liệu, tài liệu liên quan
đến hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai qua các năm. Việc
thu thập và xử lý thông tin này trực tiếp phục vụ cho việc xây dựng các luận cứ
khoa học đƣợc sử dụng trong Chƣơng 2 luận văn, làm cơ sở để đề xuất các giải
pháp tại Chƣơng 3.
Phƣơng pháp thống kê, so sánh và đối chiếu sử dụng để thống kê các số
liệu trên một số mặt hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai từ
đó so sánh, đối chiếu và đánh giá sự thay đổi qua từng năm.
Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp đƣợc sử dụng trong cả 3 Chƣơng của
luận văn nhằm xem xét, đánh giá, làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận cũng
7

nhƣ thực tiễn hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ các tỉnh nói chung, Chi
cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai nói riêng.
Phƣơng pháp lấy ý kiến nhà quản lý đƣợc sử dụng để đƣa ra những đề
xuất, kiến nghị trong Chƣơng 3 luận văn.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về lí luận: luận văn góp phần làm sâu sắc lý thuyết hoạt động của một
cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Về thực tiễn: Trên cơ sở nhận thức đúng thực trạng hoạt động của Chi
cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai, luận văn đƣa ra một số kiến nghị và nhóm
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ
tỉnh Lào Cai.
- Các địa phƣơng khác có thể xem xét, đề xuất ứng dụng kết quả nghiên
cứu từ hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai.
- Đặc biệt là các kết quả nghiên cứu của luận văn này sẽ đóng góp cho
cơ quan quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ ở Trung ƣơng nguồn tƣ liệu tham
khảo trong quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý
về tổ chức và hoạt động của một Chi cục Văn thƣ, Lƣu trữ ở địa phƣơng, đồng
thời là nguồn tƣ liệu bổ ích phục vụ việc nghiên cứu, giảng dạy về chuyên
ngành Văn thƣ - Lƣu trữ tại các cơ sở đào tạo về văn thƣ, lƣu trữ ở nƣớc ta.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Bảng chữ viết tắt và Danh mục tài liệu
tham khảo, Luận văn gồm ba chƣơng:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thƣ, lƣu trữ và hoạt động của
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ
Chƣơng 2. Thực trạng hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh
Lào Cai
Chƣơng 3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thƣ - Lƣu
trữ tỉnh Lào Cai

8


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ VÀ
HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ
1.1. Khái quát chung về công tác văn thƣ, lƣu trữ

1.1.1. Công tác văn thư
1.1.1.1 Khái niệm
Công tác văn thƣ là hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi Cách mạng tháng tám
thành công, Nhà nƣớc ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu
tiên công tác văn thƣ đƣợc đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527TTg ngày 02/11/1957 của Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Bản điều lệ quy định
chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan. Tiếp đó, là Điều lệ về công
tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP
năm 1963 của Chính phủ.
Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ, cơng tác văn thƣ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ [12].
Một số thuật ngữ liên quan đến công tác văn thƣ đã đƣợc nêu trong Luật
Lƣu trữ 2011, Thông tƣ 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ nhƣ:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành [2].
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đƣợc
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ chức [2].
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,

một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung
9


nhƣ tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những
đặc điểm khác, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân [47];
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phƣơng pháp nhất định [47].
1.1.1.2. Vị trí, vai trị của cơng tác văn thư
Công tác văn thƣ đƣợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là hoạt động không thể thiếu đƣợc trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Cơng tác văn thƣ có các vai trị sau:
- Thứ nhất: Công tác văn thƣ đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động
quản lý của các cơ quan.
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, muốn đề ra chủ trƣơng, xây
chƣơng trình, kế hoạch cơng tác hoặc giải quyết các công việc cụ thể thực hiện
chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao đều căn cứ vào các nguồn thơng tin có liên
quan mà nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản.
Với những văn bản chứa đựng nhiều thông tin khác nhau công tác văn
thƣ là đầu mối cung cấp những thông tin, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ
cho hoạt động quản lý, điều hành thƣờng xuyên của cơ quan.
- Thứ hai: Cơng tác văn thƣ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lƣợng
công việc.
Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết
công việc, nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Nếu các nội dung
hoạt động của công tác văn thƣ nhƣ tiếp nhận, chuyển giao, theo dõi giải quyết
văn bản, soạn thảo, ban hành văn bản đặc biệt là công tác lập hồ sơ đƣợc làm
tốt sẽ giúp cho q trình xử lý, theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ

thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể đúc rút kinh nghiệm góp phần thực

10


hiện tốt các mục tiêu quản lý từ đó nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công việc
của tổ chức, cá nhân
- Thứ ba: Cơng tác văn thƣ góp phần làm giảm tệ quan liêu, giấy tờ.
Tệ quan liêu giấy tờ thƣờng thấy ở những ngƣời làm công tác lãnh đạo
nhƣng xa rời thực tế, chỉ xem báo cáo trên giấy, đại khái, không kiểm tra lại
thông tin, ra quyết định quản lý không phù hợp với thực tiễn và khơng có khả
năng thực thi. Cơng tác văn thƣ với quy trình nghiệp vụ từ thu thập, xử lý
thơng tin đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản các thông tin
đƣợc chọn lọc kỹ sẽ giúp cho việc ra quyết định của ngƣời quản lý phù hợp,
chính xác.
- Thứ tƣ: Cơng tác văn thƣ đƣợc làm tốt góp phần giữ gìn bí mật nhà
nƣớc, bí mật cơ quan.
Mọi chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng, chính sách của Nhà nƣớc kể cả chủ
trƣơng mật, tối mật, tuyệt mật đều đƣợc phản ánh trong văn bản.
“ Bí mật nhà nƣớc là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời
gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phịng, an
ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nƣớc
không công bố hoặc chƣa công bố mà nếu bị lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nƣớc
Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” [65].
Ngồi bí mật nhà nƣớc, mỗi cơ quan cịn có thể có những bí mật riêng.
Cơng tác văn thƣ gắn liền với việc bảo vệ bí mật nhà nƣớc, bí mật cơ quan bởi
vì phần lớn các thơng tin thuộc bí mật nhà nƣớc, bí mật cơ quan đều đƣợc văn
bản hóa. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nƣớc, bí mật
cơ quan đƣợc thực hiện nghiêm túc, đúng quy định trong quy trình văn thƣ thì
sẽ góp phần giữ gìn các thơng tin trên khơng bị lộ ra ngồi.

- Thứ năm là: Làm tốt cơng tác văn thƣ sẽ tạo thuận lợi cho công tác
lƣu trữ.

11


Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan ở giai đoạn văn thƣ sau
khi giải quyết xong, đối với những tài liệu giá trị cần đƣợc lập hồ sơ và giao
nộp vào Lƣu trữ cơ quan, đến thời hạn quy định những tài liệu có giá trị lịch sử
đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử. Vì vậy tài liệu văn thƣ là nguồn bổ sung
chủ yếu cho Lƣu trữ cơ quan và Lƣu trữ lịch sử. Để làm tốt cơng tác lƣu trữ thì
cần làm tốt cơng tác văn thƣ.
1.1.2. Công tác lưu trữ
1.1.2.1. Khái niệm
Công tác lƣu trữ là một lĩnh vực hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bao
gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê,
sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Một số thuật ngữ liên quan đến công tác lƣu trữ đã đƣợc nêu trong Luật
Lƣu trữ 2011 nhƣ:
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ.
Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp khơng
cịn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp [47].
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lƣu trữ đối với tài liệu
lƣu trữ của cơ quan, tổ chức [47].
Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lƣu trữ đối với tài liệu
lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đƣợc tiếp nhận từ Lƣu trữ cơ quan và từ
các nguồn khác [47].
Phông lưu trữ là tồn bộ tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân [47].

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận
tài liệu có giá trị để chuyển vào Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử [47].

12


Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân [47].
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền
để xác định những tài liệu có giá trị lƣu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết
giá trị [47].
1.1.2.2. Vị trí, vai trị của cơng tác lưu trữ
Trong những năm qua Đảng và Nhà nƣớc ta ln coi trọng cơng tác lƣu
trữ, coi đó là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nƣớc, đồng thời
là mắt xích khơng thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nƣớc của mình. Cơng tác
lƣu trữ ra đời là một đòi hỏi khách quan trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
Thứ nhất: Công tác lƣu trữ có vai trị quan trọng đối với việc xây dựng
thể chế hành chính nhà nƣớc, góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả của hệ
thống thể chế hành chính.
Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý
nhà nƣớc có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhƣng nguồn thông tin từ tài liệu
lƣu trữ là quan trọng nhất vì tính chính xác, độ tin cậy cao, nhanh chóng, thuận
lợi. Dựa trên những thơng tin tài liệu lƣu trữ có thể dự báo về xu hƣớng phát
triển của vấn đề trong tƣơng lai, nhất là sự vận động của đối tƣợng chịu sự tác
động của văn bản đang soạn thảo. Khi nghiên cứu, xây dựng, ban hành văn bản
pháp luật hiện hành cần phải nghiên cứu các văn bản của giai đoạn trƣớc để kế
thừa phát huy giá trị tích cực, hạn chế thấp nhất những tác động tiêu cực,

những thiệt hại có thể xảy ra của văn bản mới. Nhƣ vậy q trình thu thập
thơng tin từ tài liệu lƣu trữ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng, hoàn thiện hệ
thống thể chế nền hành chính nhà nƣớc.

13


Thứ hai: Làm tốt cơng tác lƣu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thƣ và
hành chính văn phịng đạt hiệu quả.
Mọi hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cơng việc hành chính hàng
ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản. Trong quá trình xây dựng quy hoạch,
kế hoạch nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng ở giai đoạn trƣớc từ đó đƣa
ra kế hoạch sát với thực tế. Tài liệu lƣu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý
và chính xác nhất cho hoạt động quản lý nhà nƣớc, khắc phục tệ quan liêu, từ
đó nâng cao hiệu quản lý nhà nƣớc góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại.
Thứ ba: Làm tốt cơng tác lƣu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ
pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nƣớc.
Sử dụng thơng tin từ tài liệu lƣu trữ để kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động
của cơ quan, tổ chức, qua việc kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn
chặn và xử lý kịp thời những thiếu sót, sai phạm trong tổ chức và hoạt động
của bộ máy nhà nƣớc. Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính
xác cao để các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền có thể đƣa ra kết luận, đánh giá.
Thứ tƣ: Thực hiện tốt cơng tác lƣu trữ góp phần xây dựng một nền hành
chính phát triển, hiện đại hƣớng tới phục vụ nhân dân.
Mục tiêu cuối cùng của công tác lƣu trữ là khai thác, sử dụng tài liệu lƣu
trữ phục vụ nhu cầu tiếp cận với thông tin quá khứ của tổ chức và cơng dân.
Chính vì vậy các khâu trong cơng tác lƣu trữ đƣợc làm tốt sẽ đáp ứng đƣợc nhu
cầu ngày càng cao về tiếp cận và khai thác thông tin của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
Thứ năm: Làm tốt cơng tác lƣu trữ sẽ góp phần quan trọng trong việc

cung cấp thông tin cho công tác nghiên cứu khoa học quản lý và nghiên cứu
lịch sử.
Tài liệu lƣu trữ luôn là nguồn sử liệu quý giá, phản ánh toàn bộ những
tinh hoa, thành tựu của giai đoạn trƣớc về truyền thống văn hóa, tri thức, kinh
nghiệm quản lý nhà nƣớc trong mỗi thời kỳ lịch sử. Qua nghiên cứu tài liệu lƣu
14


trữ giúp các nhà khoa học kế thừa, tiếp tục phát huy tìm ra những phát minh
mới trong nghiên cứu khoa học.
1.1.3. Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
1.1.3.1. Yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
- Đúng pháp luật: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà
nƣớc, UBND các cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ
trên cơ sở Hiến pháp, các văn bản pháp luật quy định hiện hành về văn thƣ, lƣu
trữ và các văn bản khác có liên quan.
- Tồn diện: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc,
UBND các cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ trên
đầy đủ các mặt, các nội dung hoạt động văn thƣ, lƣu trữ trong phạm vi quản lý,
điều hành của mình.
- Thống nhất: Quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ đƣợc các cơ quan
chức năng thực hiện thống nhất trong cả nƣớc từ Trung ƣơng tới địa phƣơng.
1.1.3.2. Các nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ;
- Xây dựng và chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển văn
thƣ, lƣu trữ;
- Quản lý thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ;
- Quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ quốc gia;
- Đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
khoa học và công nghệ trong hoạt động văn thƣ, lƣu trữ;
- Thống kê nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ;
- Thực hiện thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về văn thƣ, lƣu trữ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động văn thƣ, lƣu trữ;
- Hợp tác quốc tế về văn thƣ, lƣu trữ.
15


1.1.3.3. Thẩm quyền quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
Điều 38 Luật Lƣu trữ năm 2011 đã quy định:
- Chính phủ thống nhất quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ;
- Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trƣớc Chính phủ thực hiện quản lý nhà
nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ và quản lý tài liệu Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam;
- Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản
lý tài liệu Phông lƣu trữ Đảng cộng sản Việt Nam;
- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ƣơng
của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi, nhiệm vụ quyền hạn của mình
thực hiện quản lý về văn thƣ, lƣu trữ;
- Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vị nhiệm vụ, quyền hạn của mình
thực hiện quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ ở địa phƣơng [47].
1.2. Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trong hệ thống các cơ quan quản lý nhà
nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ

1.2.1. Các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
1.2.1.1. Bộ Nội vụ
Theo quy định tại Nghị định 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội
vụ: “ Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nƣớc về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nƣớc; chính

quyền địa phƣơng, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nƣớc;
đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nƣớc; hội, tổ
chức phi chính phủ; thi đua, khen thƣởng; tôn giáo; văn thƣ, lƣu trữ nhà nƣớc;
thanh niên và quản lý nhà nƣớc đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý
của bộ theo quy định của pháp luật” [16].
Bộ Nội vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ cụ
thể là:

16


- Xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thƣ, sƣu tầm, thu thập,
chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, sử dụng tài liệu lƣu trữ và tổ chức thực
hiện sau khi đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Hƣớng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nƣớc thực hiện các quy định về
quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, bao gồm các công việc về soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý văn bản, văn bản điện tử và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thƣ;
- Hƣớng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các quy
định về quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ;
- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về sƣu tầm, thu thập, bổ sung,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lƣu trữ
thực hiện giải mật, công bố, giới thiệu và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lƣu
trữ tại các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia;
- Thống nhất quản lý về thống kê văn thƣ, lƣu trữ trên phạm vi cả nƣớc;
- Lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử của các cơ quan nhà nƣớc thuộc nguồn
nộp lƣu vào Lƣu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ
lƣu trữ; quản lý, phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lƣu trữ và hƣớng dẫn,

kiểm tra việc quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình
cấp chứng chỉ hành nghề lƣu trữ trong phạm vi cả nƣớc [16].
1.2.1.2. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thƣ và
Lƣu trữ nhà nƣớc trực thuộc Bộ Nội vụ: “Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc là
cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mƣu, giúp Bộ trƣởng Bộ
Nội vụ quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ trong phạm vi cả nƣớc; quản lý tài

17


liệu lƣu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thƣ, lƣu trữ theo
quy định của pháp luật” [9] .
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
- Trình Bộ trƣởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban
hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lƣợc; chƣơng trình mục tiêu quốc
gia; đề án, dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình,
quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thƣ, lƣu trữ.
- Giúp Bộ trƣởng Bộ Nội vụ ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ
về văn thƣ, lƣu trữ và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
văn thƣ, lƣu trữ.
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, chính sách, chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch,
chƣơng trình, dự án, đề án về văn thƣ, lƣu trữ sau khi đƣợc cấp có thẩm quyền
ban hành hoặc phê duyệt.
- Thực hiện hoạt động về sƣu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ;
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài
liệu lƣu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trƣng bày và tổ

chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; quyết định danh mục tài liệu
hạn chế sử dụng đối với tài liệu lƣu trữ đang đƣợc bảo quản tại các Trung tâm
Lƣu trữ quốc gia theo ủy quyền của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ.
- Giúp Bộ trƣởng Bộ Nội vụ thực hiện lƣu trữ thông tin số trong các cơ
quan nhà nƣớc.
- Giúp Bộ trƣởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thƣ, lƣu
trữ trên phạm vi cả nƣớc.
- Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển
giao công nghệ về văn thƣ, lƣu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công
tác văn thƣ, lƣu trữ.
18