Cơ sở lí luận và thực tiễn trong công tác thực hiện hoạt động chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn đăk tô

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

ĐINH THỊ NGỌC MINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN TRONG VIỆC
THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐĂK TÔ

Kon Tum, tháng 6 năm 2021


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN TRONG VIỆC
THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐĂK TÔ
GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN :Th.S NGUYỄN THỊ TRÚC PHƢƠNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN
LỚP

: ĐINH THỊ NGỌC MINH
: K11LK2

MSSV

: 17152380107075

Kon Tum, tháng 6 năm 2021


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tốt nghiệp lần này , trước tiên em xin chân thành cảm ơn cô
Nguyễn Thị Trúc Phương - giảng viên khoa Sư phạm và dự bị Đại học đã trực tiếp hướng
dẫn, nhận xét và giúp dỡ em trong q trình hồn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô đã tạo
điều kiện cho em được thực tập tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô, em xin gửi lời cảm
ơn đến chị Trần Thị Thanh Xuân là công chức tư pháp - hộ tịch đã nhiệt tình giúp đỡ và
chỉ bảo em hồn thành tốt đợt thực tập vừa rồi
Trong quá trình thực tập cũng như q trình hồn thành báo cáo tốt nghiệp em cịn
có nhiều sai xót, kính mong q thầy cơ xem xét. Cùng với trình độ lí luận và thực tiễn
của bản thân cịn hạn chế, mong q thầy cơ góp ý để bài báo cáo tốt nghiệp của em được
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Đăk Tô, ngày 08 tháng 6 năm 2021
Sinh viên

Đinh Thị Ngọc Minh


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU .............................................................................................................................1
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP ..................................................3
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH...........................................................................................3
1.2.THƠNG TIN CƠ BẢN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP ....................................................6

1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ
TRẤN ĐĂK TÔ..................................................................................................................6

1.3.1. Lĩnh vực hoạt động ..................................................................................... 6
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô ................................ 6
1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô .... 7
1.4. NỘI QUY CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ....................................................................10

1.4.1. Những quy định chung trong quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thị
trấn Đăk Tô .............................................................................................................. 10
1.4.2. Nội quy làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa
của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ ..................................................................... 11
1.5. GIỚI THIỆU ĐƠI NÉT VỀ NỘI DUNG CÔNG VIỆC SINH VIÊN HƢỚNG
TỚI TRONG ĐỢT THỰC TẬP .....................................................................................12
KẾT CHƢƠNG 1 .............................................................................................................15
CHƢƠNG 2. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC CHỨNG THỰC .........................16
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CHỨNG THỰC ..........................................................................16

2.1.1. Khái niệm và đặc điểm của chứng thực .................................................... 16
2.1.2. Đối tượng của chứng thực ......................................................................... 18
2.1.3. Phân biệt giữa công chứng và chứng thực ................................................ 18
2.1.4. Vai trò của chứng thực .............................................................................. 20
2.2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC ỦY BAN NHÂN
DÂN CẤP XÃ ...................................................................................................................20

2.2.1. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã ............................. 20
2.2.2. Quyền và nghĩa vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã trong thực hiện chứng
thực .......................................................................................................................... 21
2.3. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THỰC HIỆN CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN CẤP XÃ ...................................................................................................................22

2.4. CÁC LĨNH VỰC HÀNH CHÍNH TRONG CƠNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐĂK TÔ ................................................................22

2.4.1. Thủ tục cấp bản sao từ số gốc ................................................................... 22
2.4.2. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận ...................................... 23
i


2.4.3. Thủ tục chứng thực chữ kí trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả
trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ kí
khơng thể điểm chỉ được) ........................................................................................ 24
2.4.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản,
quyền sử dụng đất và nhà ở ..................................................................................... 25
KẾT CHƢƠNG 2 .............................................................................................................27
CHƢƠNG 3. THỰC TIỄN TRONG VIỆC THỰC HIỂN THỦ TỤC CHỨNG
THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐĂK TÔ ...........................................28
3.1 THỰC TIỄN TRONG VIỆC THỰC HIỆN THỦ TỤC CHỨNG THỰC TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐĂK TƠ .......................................................................28
3.2 NHỮNG KHĨ KHĂN VƢỚNG MẮC TRONG CÔNG TÁC THỰC HOẠT
ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐĂK TƠ VÀ GIẢI
PHÁP NHẰM HỒN THIỆN ........................................................................................29

3.2.1 Những khó khăn, vướng mắc trong cơng tác thực hiện hoạt động chứng
thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô ............................................................... 29
3.2.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác chứng thực tại Ủy ban nhân
dân thị trấn Đăk Tô.................................................................................................. 30
KẾT CHƢƠNG 3 .............................................................................................................32
KẾT LUẬN .......................................................................................................................33

BÁO CÁO THỰC TẬP HÀNG THÁNG
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN
BẢNG ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

ii


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời kỳ hội nhập phát triển kinh tế hiện nay, nhất là sau khi Việt Nam gia
nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO), với mục tiêu năm 2020 nước ta cơ bản trở
thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại, cùng với sự phát triển của xã hội thì nhu
cầu giao dịch ngày càng tăng, do đó để thuận tiện cho hoạt động quản lí hành chính nhà
nước đồng thời đáp ứng nhu cầu giao dịch, trao đổi của công dân, Nhà nước đã cấp cho
công dân nhiều loại giấy tờ như: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, bằng lái xe,
bằng đại học, chứng chỉ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản và quyền sử dụng
đất…Các loại giấy tờ trên về nguyên tắc chỉ được cấp một lần với một bản duy nhất.
Chính vì vậy, nhằm đáp ứng nhu cầu, có thể bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của
nhân dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội góp phần đáp ứng nhu cầu
của người dân về sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đích, một loại giấy tờ vào
nhiều mục đích. Nhà nước đã tiến hành hoạt động chứng thực bản sao là sao đúng với
bản chính nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch có sử
dụng bằng bản sao, đảm bảo quản lý nhà nước được hiệu quả.
Trong 4 tháng thực tập tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô, sinh viên đã được tiếp
xúc với nhiều công việc. Tuy nhiên, trong công tác chứng thực tại ủy ban vẫn cịn nhiều
vướng mắc. Chính vì vậy, đề tài: “Cơ sở lí luận và thực tiễn trong cơng tác thực hiện
hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô” là đề tài cho bài báo cáo
tốt nghiệp lần này.
2. Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu này nhằm làm rõ một số khái niệm liên quan đến lĩnh vực chứng
thực, tìm ra được sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực. Đồng thời, thông qua
thực tiễn thực hiện cơng tác chứng thực có thể đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện
cơng tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là cơ sở lí luận và thực tiễn trong công tác chứng
thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
* Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
- Thời gian: Từ năm 2016 đến năm 2020
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để làm rõ vấn đề nghiên cứu lần này, trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng
kết hợp các phương pháp như: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương
pháp thống kê và phương pháp so sánh để làm rõ các vấn đề trên.
5. Bố cục của đề tài nghiên cứu
Bố cục của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm:
Lời cảm ơn
1


Mở đầu
Chương 1: Tổng quan về đơn vị thực tập
Chương 2: Cơ sở lí luận của cơng tác chứng thực
Chương 3: Thực tiễn trong việc thực hiện hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân
dân thị trấn Đăk Tô
Kết luận

2

CHƢƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Đăk Tơ là tên gọi của dịng suối nước nóng trong vùng cư trú của đồng bào dân
tộc Sedang (hay Xơ Đăng, tên gọi này xuất phát từ cách phát âm chỉ người bản địa là
/s'teng/). Trong tổ chức xã hội truyền thống, người Sedang cư trú thành từng làng; làng
của người Sedang thường gắn với lưu vực các con sơng dịng suối hay quả đồi, ngọn núi
và tên gọi của làng cũng được đặt theo tên địa danh các ngọn núi, hay dịng sơng con suối
đó. Đăk Tơ là tên gọi của dịng suối nước nóng, đồng thời cũng là tên gọi của làng người
Xê Đăng có nguồn gốc lâu đời ở vùng này. Khi đơn vị hành chính đầu tiên được thiết lập
ở vùng đất này đã lấy Đăk Tơ làm tên gọi địa danh chính thức.
Huyện Đắk Tơ có vị trí địa lý:
- Phía Tây giáp huyện Ngọc Hồi
- Phía Nam giáp huyện Sa Thầy
- Phía Đơng giáp huyện Đắk Hà
- Phía Bắc giáp huyện Tu Mơ Rơng.

Hình 1.1 Bản đồ địa giới hành chính của thị trấn Đăk Tô
3


Thị trấn Đăk Tơ là trung tâm tổng hợp, chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, có vai trị
thúc đẩy sự phát triển của huyện Đắk Tô và khu vực. Là một trong những Trung tâm
công nghiệp, thương mại, dịch vụ, du lịch của vùng tỉnh Kon Tum, và Bắc Tây Nguyên.
Thị trấn Đăk Tô là một thị trấn miền núi, có nhiều dân tộc thiểu số sinh sống, chính
vì vậy trình độ dân trí cịn thấp nên ý thức chấp hành pháp luật chưa cao, đồng thời các
quan hệ xã hội của đồng bào còn chịu sự chi phối nặng nề bởi những “luật tục”. Vì vậy,
việc quản lí xã hội, thực hiện một số thủ tục hành chính cịn gặp rất nhiều khó khăn.
Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô được thành lập vào năm 1987. Trên chặng đường

lịch sử vẻ vang của Ủy ban nhân dân, có thể nói trên chặng đường xây dựng và trưởng
thành ấy, Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao ở từng
giai đoạn lịch sử. Bên cạnh đó đơn vị cũng đã trưởng thành vững vàng, đáp ứng được
những yeu cầu đã đặt ra. Ngồi ra cũng làm tốt các cơng tác quản lí nhà nước và kinh tế
tổng hợp thuộc thẩm quyền.
Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô khi mới thành lập đội ngũ cán bộ, cơng chức biên
chế cịn ít, hầu như chưa qua trình độ trung cấp về quản lí hành chính và lí luận chính trị,
nên việc giải quyết công việc chủ yếu bằng kinh nghiệm thực tiễn. Số lượng công việc
hang năm của đơn vị trong thời kì đầu nhiều, nếu khơng có sự phối hợp tốt với các cơ
quan hữu quan, quần chúng nhân dân và long nhiệt huyết yêu nghề của mỗi cán bộ, mỗi
cơng chức thì rất khó để hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Cùng với sự vận động, phát triển của đất nước nói chung và thị trấn Đăk Tơ nói
riêng, các công việc mới ngày càng phát sinh đa dạng và phức tạp hơn; khơng ngồi xu
thế chung đó, số lượng cơng việc ngày càng tăng, địi hỏi phải có đủ cán bộ, công chức
để đáp ứng được yêu cầu chung của xã hội. Nếu như trong những ngày đầu đội ngũ cán
bộ, cơng chức vừa thiếu, vừa yếu, thì cho đến giai đoạn hiện nay tất cả cán bộ, cơng chức
đơn vị đã đạt chuẩn hóa trình độ nghiệp vụ và lý luận chính trị so với chức danh mình
đảm nhiệm. Và cùng với sự trưởng thành của đội ngũ cán bộ, cơng chức về trình độ
chun mơn nghiệp vụ và lý luận chính trị, Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô được sự
quan tâm của Ủy ban nhân dân cấp trên nên năm 2017 đơn vị được đầu tư xây dựng trụ
sở làm việc 02 tầng khang trang với diện tích trên 300 m2 và trang thiết bị được tăng
cường phục vụ tốt cho công tác giải quyết cơng việc và quản lý hành chính; đáp ứng u
cầu trong tình hình mới; góp phần giữ vững vai trị quản lý xã hội tại địa phương. Tính từ
năm 2008 đến nay đơn vị đã thụ lí, giải quyết hàng ngàn đơn thư, giấy tờ, hồ sơ các loại.
Trong số các hồ sơ đã giải quyết luôn đảm bảo đúng pháp luật, khơng để xảy ra q nhiều
sai sót và không bỏ ngỏ các đơn thư, không thực hiện nhiệm vụ quá giới hạn luật định.
Có được những kết quả đó là nhờ đơn vị ln chủ động và tạo điều kiện thuận lợi để dội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên bán chuyên trách tham gia các lớp đào
tạo, bồi dưỡng pháp luật và nghiệp vụ hành chính; khơng ngừng nâng cao chất lượng
cơng việc, đáp ứng tốt các yêu cầu trong công tác cải cách tư pháp.

Đơn vị còn phối hợp chặt chẽ với liên ngành Cơng an, Bảo hiểm xã hội trong q
trình quản lý hộ tịch nhằm đảm bảo quyền lợi cho mỗi cơng dân và khơng bỏ sót trường
4


hợp nào trong quy trình quản lý hộ tịch tại địa phương. Công tác thụ lý đơn thư kiến nghị
được thực hiện đúng quy định của pháp luật, ra quyết định xử lý, công văn trả lời kịp thời
và không bỏ sót trường hợp nào; việc hỗn giải quyết hồ sơ của công dân đều đảm bảo đủ
các điều kiện theo quy định. Công tác giải quyết đơn khiếu nại về tư pháp được quan tâm
và thực hiện nghiêm túc, các trường hợp khiếu nại đều được giải quyết dứt điểm, không
để xảy ra trường hợp khiếu nại vượt cấp, kéo dài.
Bên cạnh đó, đơn vị cịn phối hợp tốt với chính quyền địa phương các khối thơn
trong cơng tác đấu tranh phòng chống tội phạm và tổ chức những buổi tuyên truyền pháp
luật tại các vùng sâu, vùng xa nhằm tuyên truyền pháp luật sâu rộng trong nhân dân, đem
pháp luật đến với đồng bào vùng cao còn nhiều khó khăn và qua đó hạn chế đến mức
thấp nhất tình hình vi phạm pháp luật xảy ra tại địa phương; góp phần ổn định và giữ
vững trật tự an ninh, chính trị xã hội của địa phương.
Ngồi ra, các phong trào thi đua yêu nước, ủng hộ đồng bào thiên tai, ngày vì người
nghèo, ủng hộ biển đảo…được tập thể cán bộ, cơng chức đơn vị ln nhiệt tình hưởng
ứng tham gia. Các phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao do địa phương và cấp
trên tổ chức đơn vị đều tham gia nhiệt tình và đạt một số kết quả đáng khích lệ: Năm
2014 đạt giải nhì mơn cầu lơng đơi nam cấp huyện; năm 2015, 2016 đạt giải nhì tồn
đồn tại Đại hội thể dục thể thao huyện Đăk Tô, giải nhất cuộc thi văn nghệ tuyên truyền
các ca khúc cách mạng huyện Đăk Tô năm 2018. Kết quả đó đã để lại những dấu ấn sâu
sắc đối với cán bộ, cơng chức và tồn thể Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô. Với những
thành tích đã đạt được như trên, hàng năm phần lớn cán bộ, công chức đơn vị đều đạt
danh hiệu Lao động tiên tiến, Chiến sỹ thi đua cơ sở; trong đó có cán bộ, cơng chức tiêu
biểu được tặng Bằng khen của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum, chiến sỹ thi đua Ủy ban
nhân dân và nhiều giấy khen, bằng khen của Ủy ban nhân dân huyện Đăk Tơ, Liên đồn
Lao động huyện Đăk Tơ, Liên đồn Lao động tỉnh Kon Tum. Nhờ sự đồn kết, nhất trí và

nổ lực phấn đấu, khắc phục mọi khó khăn, thử thách của tồn thể cán bộ, cơng chức nên
đã thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của địa phương và cấp trên giao.
Phải khẳng định rằng đơn vị thời gian qua đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào
trong hệ thống Ủy ban nhân dân: Năm 2011 đơn vị vinh dự được đón nhận Huân chương
lao động hạng III và nhiều năm liền đạt Tập thể lao động xuất sắc, năm 2015 vinh dự là
đơn vị xuất sắc dẫn đầu khu vực các xã miền núi được Ủy ban
nhân dân tỉnh Kon Tum tặng cờ thi đua xuất sắc; năm 2016 được Ủy ban nhân dân
tỉnh tặng Bằng khen. Chi bộ nhiều năm liền đạt “Trong sạch, vững mạnh” và năm 2017
được Ủy ban nhân dân Tỉnh tặng Bằng khen vì đã có thành tích xuất sắc trong hai năm
thực hiện Chỉ thị 03 của Bộ chính trị về: “Tiếp tục đẩy mạnh học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh”. Cơng đồn nhiều năm liền được Liên đoàn Lao động tỉnh
Kon Tum tặng Bằng khen vì đã có thành tích xuất sắc trong phong trào công nhân viên
chức lao động, trong việc học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; cơ quan
luôn được công nhận là cơ quan đạt chuẩn văn hóa.
5


Trên chặng đường lịch sử vẻ vang của Ủy ban nhân dân, nhìn lại chặng đường xây
dựng và trưởng thành, có thể nói Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ đã hồn thành tốt
nhiệm vụ được giao ở từng giai đoạn lịch sử. Đơn vị đã trưởng thành vững vàng, đáp ứng
được những yêu cầu đặt ra về chiến lược cải cách hành chính theo tinh thần Nghị quyết
17 – NQ/TW ngày 01/8/2007 của Ban chấp hành trung ương đảng về đẩy mạnh cải cách
hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà. Tuy nhiên, trước nhu
cầu cấp bách của sự nghiệp phát triển đất nước, đáp ứng yêu cầu phục vụ nhiệm vụ chính
trị tại địa phương, tập thể lãnh đạo, cán bộ, cơng chức đơn vị phải ln nâng cao bản lĩnh
chính trị, không ngừng tu dưỡng đạo đức, trau dồi chuyên môn, vừa làm vừa học nhiều
hơn nữa, phấn đấu hết mình, đáp ứng tốt yêu cầu chung của xã hội.
1.2 .THÔNG TIN CƠ BẢN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
- Tên: Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
- Địa chỉ: 157 – Hùng Vương, khối 5 thị trấn Đăk Tô, huyện Đăk Tô, tỉnh Kon Tum

- Số điện thoại: 02603 831 251
- Fax: 02603 831 251
- Mã số thuế: 6100138838
- Tên bộ phận thực tập: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa
1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ
TRẤN ĐĂK TƠ
1.3.1. Lĩnh vực hoạt động
- Hoạt động chính: Quản lý nhà nước nói chung và kinh tế - xã hội tổng hợp.
- Phạm vi: Thị trấn Đăk Tô.
- Cấp: Đơn vị hành chính cấp xã.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
6


- Ban lãnh đạo:
+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ: Đồng chí Nguyễn Văn Thiện - Phụ
trách chung các hoạt động
+ Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ: Đồng chí Nguyễn Xn Thịnh Phụ trách lĩnh vực kinh tế, đất đai
+ Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô: Đồng chí Trần Hương Viên - Phụ
trách lĩnh vực văn hóa - xã hội
- Các phịng ban:
+ Cơng chức văn hóa - xã hội: Đồng chí Đặng Thị Kim Cúc
+ Cơng chức Tư pháp - Hộ tịch: Đồng chí Trần Thị Thanh Xuân
+ Công chức Chỉ huy trưởng Quân sự: Đồng chí Võ Đình Thân
+ Văn phịng - Thống kê: Đồng chí Nguyễn Văn Lương, đồng chí Nguyễn Thị Hạnh
+ Kế tốn - tài chính: Đồng chí Nguyễn Văn Khánh
+ Cơng chức tài chính: Đồng chí Võ Thanh Vương
+ Cơng chức y tế, giáo dục - đào tạo: Đồng chí Nguyễn Thị Huyền Trang

+ Công chức môi trường, khuyến nông, thú y: Đồng chí Trần Hồ Huy Văn
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
* Chức năng của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
Căn cứ tại điều 8 Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 quy định: Ủy ban
nhân dân thị trấn Đăk Tô do Hội đồng Ủy ban nhân dân huyện Đăk Tô bầu, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân thị trấn Đăk Tô, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phưng, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, hội đồng nhân dân thị trấn Đăk Tơ
và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân
huyện Đăk Tô trong quyền hạn, nhiệm vụ của ủy ban nhân dân là việc triển khai và tổ
chức thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh – quốc phòng trên địa
bàn xã.
Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiếp pháp, luật,
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân - Ủy
ban nhân dân thị trấn Đăk Tô phối hợp với thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội
dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân, xây dựng đề án trình Hội đồng nhân dân xét
duyệt và quyết định.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
Tại Điều 35, Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015, quy định cụ thể về nhiệm
vụ, quyền hạn của UBND cấp xã. Uỷ ban nhân dân thị trấn Đăk Tô là một cơ quan hành
chính cấp xã, do đó cơ quan này có đầy đủ các nhiệm vụ sau:
- Đội ngũ cán bộ chính quyền cấp xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ chấp hành
đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước; xây dựng các
chủ trương nhiệm vụ chính trị của đơn vị và tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, hướng
dẫn tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả.
7


- Lãnh đạo xây dựng chính quyền, các tổ chức kinh tế, hành chính, sự nghiệp, quốc
phịng – an ninh và các đồn thể chính trị - xã hội trong sạch vững mạnh, chấp hành pháp

luật và phát huy quyền làm chủ của nhân dân.
- Lãnh đạo nhân dân tham gia xây dựng và thực hiện, chấp hành nghiêm đường lối,
chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước; thường xuyên giáo dục, rèn
luyện cán bộ nâng cao đạo đức cách mạng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và bảo vệ
quyền lợi, lợi ích chính đáng của nhân dân. Đồng thời, vận động nhân dân tham gia tích
cực vào xây dựng nơng thơn mới.
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế
hoạch đó;
Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách
địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết tốn ngân sách địa phương trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp
trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp
trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân
sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu
cơng ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các cơng trình cơng cộng, đường giao thơng,
trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các cơng trình
kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý các
khoản đóng góp này phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt và bảo đảm sử dụng đúng
mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công
nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa
phương; hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát

triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông
dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế
hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi.
Tổ chức việc xây dựng các cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ các
cơng trình thủy lợi, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ cơng trình thủy lợi, bảo vệ
rừng tại địa phương;
8


Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;
Quản lý việc xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp
luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm
quyền do pháp luật quy định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thơng và
các cơng trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật; Huy động sự
đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo
quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân
cấp xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc
văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của trường mầm non ở địa
phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung
học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hố gia đình được
giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng,chống các dịch bệnh;
-Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức
các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hố và danh
lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
những người và gia đình có cơng với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình
khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các
hình thức ni dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định
của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ phần mộ liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở
địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây dựng làng xã
chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản
lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực
lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
9


- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước
ngoài ở địa phương. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật
khác ở địa phương.
1.4. NỘI QUY CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.4.1. Những quy định chung trong quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thị
trấn Đăk Tô

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô quy định về nguyên tắc,
chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết cơng việc, các mối quan hệ công
tác của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô.
2. Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân; công chức và người hoạt động
không chuyên trách cấp xã; Trưởng thôn, khu dân cư; các tổ chức và cá nhân có quan hệ
làm việc với Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô chịu sự điều chỉnh của quy chế này.
Điều 2. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
1. Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân, công chức. Mỗi việc chỉ giao một
người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk
Tô chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân
thị trấn Đăk Tô.
2. Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của
Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân thị trấn Đăk Tô; Phối hợp chặt chẽ giữa Ủy
ban nhân dân thị trấn với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể trong quá trình triển
khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
3. Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm
quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo
đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch cơng tác của Ủy ban
nhân dân thị trấn.
4. Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách phải sâu sát xuống thôn,
khu dân cư, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao
trình độ, từng bước đưa hoạt động của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ ngày càng chính
quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống
nhân dân.

10

1.4.2. Nội quy làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa
của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
(Ban hành kèm theo Quyết định số 28/QĐ-UBND ngày 07/8/2017 của Ủy ban nhân
dân thị trấn Đăk Tô)
Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một
cửa tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô – huyện Đăk Tô – tỉnh Kon Tum; các tổ chức, cá
nhân đến liên hệ công tác, giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả có trách nhiệm thực hiện các quy định sau đây:
a. Thời gian làm việc
* Thời gian làm việc
- Buổi sáng: Từ 07 giờ 00 đến 11 giờ 00
- Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 đến 15 giờ 00
* Thời gian tiếp nhận thủ tục hành chính và trả kết quả
- Buổi sáng: Từ 07 giờ 30 - 11 giờ 00
- Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 - 16 giờ 30
b. Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế
một cửa có trách nhiệm:
- Chấp hành nghiêm chỉnh thời gian làm việc theo quy định; chỉ tiếp tổ chức và cá
nhân đến liên hệ công tác, giải quyết thủ tục hành chính tại phịng làm việc của Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả.
- Nắm vững những quy định về thủ tục hành chính và thời gian giải quyết thủ tục
thực hiện theo cơ chế “một cửa” của ngành, đơn vị mình. Nhiệt tình hướng dẫn, giải thích
cho các tổ chức và cá nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, các nội dung vướng mắc khác thuộc
phạm vi quyền hạn của mình.
- Thực hiện đúng quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa”
theo quy định. Không tiếp nhận hồ sơ chưa đầy đủ hoặc khơng đúng thẩm quyền. Giải
quyết cơng việc theo trình tự: Ai đến trước giải quyết trước, ai đến sau giải quyết sau.
- Tác phong ăn mặc lịch sự (mặc đồng phục theo quy định), phải đeo thẻ cán bộ,
công chức, có thái độ giao tiếp đúng mực, ứng xử có văn hóa, khơng gây phiền hà, sách

nhiễu, gây khó khăn hoặc tiêu cực trong giải quyết công việc với các tổ chức và cá nhân
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
c. Đối với tổ chức, công dân đến giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế một cửa:
- Được yêu cầu cán bộ, công chức tại Bộ phận một cửa hướng dẫn, giải thích về
việc chuẩn bị hoàn tất các thủ tục hồ sơ phục vụ giải quyết thủ tục hành chính theo nhu
cầu của mình.
- Tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu giải quyết công việc phải nộp hồ sơ tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả đầy đủ theo quy định. Không được nộp hồ sơ trực tiếp cho các
đồng chí lãnh đạo Ủy ban nhân dân.

11


- Khi đến nộp hồ sơ phải mang theo giấy tờ tùy thân và chờ giải quyết công việc
theo thứ tự ai đến trước giải quyết trước, ai đến sau giải quyết sau.
- Khi đến liên hệ giải quyết công việc phải có thái độ, tác phong lịch sự, giữ gìn vệ
sinh chung, khơng gây mất trật tự, chấp hành sự hướng dẫn của cán bộ, công chức làm
vệc tại Bộ phận một cửa.
- Nộp đủ phí, lệ phí đối với lĩnh vực được quy định.
- Khi thấy có những vấn đề cần góp ý, có thể góp ý trực tiếp cho Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả hoặc lãnh đạo Ủy ban nhân dân thị trấn.
Mọi tổ chức, công dân đến giao dịch công tác và cán bộ, công chức khi thi hành
công vụ phải chấp hành nghiêm túc các quy định trên./.
1.5. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ NỘI DUNG CÔNG VIỆC SINH VIÊN HƢỚNG
TỚI TRONG ĐỢT THỰC TẬP
Sau khi đến đơn vị thực tập Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ sinh viên được bố trí
thực tập tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa. Tại đây sinh viên được
phân công quan sát, học hỏi, nghiên cứu, thực hiện một số công việc của công chức tư
pháp hộ tịch cấp xã.

Với nội dung công việc được phân công, cán bộ hướng dẫn đã sắp xếp chỗ ngồi và
cơ sở vật chất cần thiết cho q trình thực hiện cơng việc. Cán bộ hướng dẫn chỉ dạy, giải
thích, tư vấn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thực tập, cung cấp tài liệu cho
công tác nghiên cứu một vấn đề liên quan.

12


Hình 1.3 Hình ảnh thực tập tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô
Trong 4 tháng thực tập tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô, sinh viên đã thực hiện
được một số công việc như:
- Chứng thực bản sao đúng với bản chính;
- Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là nhà ở;
- Hướng dẫn người dân soạn thảo hợp đồng mua bán xe; làm lời chứng thực hợp
đồng;
- Thực hiện thủ tục đăng kí khai sinh cho trẻ em dưới 6 tuổi; đăng kí lại khai sinh
cho người đã có giấy tờ cá nhân; cấp trích lục bản sao hộ tịch
- Thực hiện thủ tục đăng kí kết hơn; khai tử
- Làm giấy xác nhận tình trạng hơn nhân.
- Thay đổi cải chính hộ tịch, cải chính lại dân tộc, cải chính lại quê quán dựa vào
những giấy tờ có liên quan
- Tập soạn thảo hợp đồng mua bán tài sản; hợp đồng mua bán tặng cho quyền sử
dụng đất.
Qua quá trình thực tập, sinh viên đã trang bị cho bản thân được nhiều kiến thức liên
quan đến lĩnh vực tư pháp – hộ tịch; biết được những hồ sơ giấy tờ cần có để thực hiện
13


thủ tục đăng kí khai sinh cho trẻ em dưới 6 tuổi, những giấy tờ liên quan đến những công
việc đã được thực hiện trong q trình thực tập. Ngồi ra đã có thể tự giải quyết một số

hồ sơ đơn giản như hướng dẫn đăng kí khai sinh, thực hiện thủ tục đăng kí kết hơn;
chứng thực bản sao từ bản chính,…Bên cạnh đó, cũng đã học tập được nhiều kĩ năng
giao tiếp với dân khi đến giao dịch và một số kĩ năng giải quyết công việc khi gặp những
trường hợp khó

14


KẾT CHƢƠNG 1
Thơng qua chương 1, sinh viên đã tóm tắt sơ lược được lịch sử hình thành và phát
triển của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăk Tô, bên cạnh đó cũng đã năm được tình hình phát
triển kinh tế xã hội trên địa bàn thị trấn Đăk Tô. Biết được những nội quy cơ bản của Ủy
ban nhân dân thị trấn Đăk Tơ
Ngồi ra, sinh viên cũng đã khái quát được một số công việc đã được thực hiện
trong thời gian thực tập. Nhờ sự giúp đỡ của cán bộ hướng dẫn và lãnh đạo của Ủy ban
nhân dân thị trấn Đăk Tô, bản thân sinh viên đã có thể tự tiếp nhận và giải quyết một số
cơng việc như:
- Đăng kí khai sinh
- Đăng kí khai tử
- Cấp trích lục bản sao giấy khai sinh
- Làm giấy xác nhận tình trạng hơn nhân
- Đăng kí lại khai sinh cho người đã có giấy tờ cá nhân
- Chứng thực bản sao từ bản chính
- Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là nhà ở, quyền sử dụng đất
- Soạn thảo hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất

15


CHƢƠNG 2.

CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CƠNG TÁC CHỨNG THỰC
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CHỨNG THỰC
2.1.1. Khái niệm và đặc điểm của chứng thực
* Khái niệm chứng thực:
Dưới góc độ ngơn ngữ theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng
năm 1997 có một số định nghĩa liên quan đến chứng thực, sao: “Sao. Chép lại hoặc tạ ra
bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn
một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao”. Cịn về xác nhận được giải thích: “Xác nhận
thừa nhận đúng sự thật chữ kí, xác nhận lời khai”. Về chứng thực được định nghĩa
“Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực
tiễn đã chứng thực điều đó”. Như vậy, nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ cịn tồn
tại nhiề cách hiểu khác nhau.
Ở góc độ pháp lí, khái niệm “chứng thực” được hiểu theo nhiều khía cạnh khác
nhau theo từng thời kì, từ khoa học pháp lí nước ngồi cũng như khoa học pháp lí trong
nước.Theo quan niệm khoa học pháp lí của một số nước, thuật ngữ chứng thực được đưa
ra gắn liền với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm về chứng
thực như:
Theo quy định tại khoản 2 điều 3 Luật Công chứng của Thụy Sĩ thì “Việc chứng
thực áp dung đối với chữ kí, bả sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch
Quy định của Luật cơng chứng Cộng hồ liên bang Đức ngày 28/9/1969 tại chương
III có quy định các việc cơng chứng khác, điều chỉnh về chứng thực. Cụ thể tại Khoản 1,
Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác
định đó là bản chính”
Hiện nay pháp luật khơng nêu cụ thể chứng thực là gì, tuy nhiên thơng qua các quy
định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu
cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia
giao dịch, nội dung giao dịch, gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
và chứng thực hợp đồng giao dịch...
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định:

Một là:“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao
là đúng với bản chính.
Hai là:“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực.
Ba là:“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng,
16


giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Bốn là:“Văn bản chứng thực” là loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã
được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của Nghị định
23/2015/NĐ-CP.
Tuy nhiên, chứng thực vẫn có thể hiểu được theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Cụ thể
như sau:
Theo nghĩa hẹp thì chúng thực là một trong những hoạt động mang tính chất hành
chính của cơ quan cơng quyền, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như Ủy ban nhân
dân cấp xã, phường, thị trấn, phịng tư pháp huyện; chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ
gốc, chứng thực chữ kí, chứng thực hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác
thực của văn bản theo quy định của pháp luật.
Còn theo nghĩa rộng thì chứng thực được hiểu là một trong những hoạt động mang
tính chất hành chính do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chứng thực và chịu trách
nhiệm về tính xá thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ kí
trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực.
Tóm lại, ta có thể hiểu một cách đơn giản chứng thực là việc cơ quan nhà nước có
thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn
bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân,

tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…
* Đặc điểm của chứng thực
- Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là
chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng
thực;
- Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền
quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phịng tư
pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh
sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở
nước ngồi; Cơng chứng viên.
Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện
chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau.
- Trong cuộc sống, đơi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần
giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có
liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ
chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy
định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn.
- Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng
luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền.
Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước.
17


- Hoạt động chứng thực của UBND cấ xã là hoạt động xác nhận giá trị pháp lí của
văn bản được chứng thực
2.1.2. Đối tƣợng của chứng thực
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật Hộ tịch, quy định các đối tượng chứng thực bao gồm:
Chứng thực bản sao từ sổ gốc (hay còn gọi là cấp bản sao từ sổ gốc) là việc cơ
quan, tổ chức đang thực hiện quản lý hồ sơ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho

cá nhân có nhu cầu. Bản sao khi được cấp từ sổ gốc phải đúng với nội dung được ghi
trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có
thẩm quyền thực hiện việc chứng thực bản sao đúng với bản chính dựa trên căn cứ là bản
chính của người có u cầu.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có thẩm quyền thực
hiện chứng thực chữ ký trong các văn bản, tài liệu, giấy tờ là chữ ký của người có yêu
cầu chứng thực.
Chứng thực các hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến
hành thực hiện chứng thực về các nội dung như địa điểm, thời gian các bên đã giao kết
hợp đồng; về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chứng thực chữ ký hoặc dấu điểm
chỉ của các bên khi tham gia ký kết trong hợp đồng, giao dịch cần chứng thực.
2.1.3. Phân biệt giữa công chứng và chứng thực
Tiêu chí
Cơng chứng
Chứng thực
Là việc cơng chứng viên của một Là việc cơ quan, tổ chức có
tổ chức hành nghề công chứng:
thẩm quyền căn cứ vào bản
- Chứng nhận tính xác thực, hợp chính để chứng thực bản sao là
pháp của hợp đồng, giao dịch dân đúng với bản chính.
sự khác bằng văn bản;
(Khoản 2 Điều 2 Nghị định
- Tính chính xác, hợp pháp, khơng 23/2015/NĐ-CP)
Khái niệm
trái đạo đức xã hội của bản dịch
giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang
tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt
(Khoản 1 Điều 2 Luật Cơng

chứng 2014)

Thẩm quyền

- Phịng công chứng (do UBND
cấp tỉnh quyết định thành lập, là
đơn vị sự nghiệp cơng lập thuộc
Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và
tài khoản riêng).
- Văn phịng cơng chứng (do 02
18

- Phòng Tư pháp;
- UBND xã, phường;
- Cơ quan đại diện ngoại giao,
Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ
quan khác được ủy quyền thực
hiện chức năng lãnh sự của Việt


công chứng viên hợp danh trở lên
thành lập theo loại hình tổ chức
của cơng ty hợp danh, có con dấu
và tài khoản riêng, hoạt động theo
nguyên tắc tự chủ về tài chính
bằng nguồn thu từ phí cơng
chứng, thù lao cơng chứng và các
nguồn thu hợp pháp khác).

Bản chất

Giá trị pháp lí

Nam ở nước ngồi;
- Cơng chứng viên
Tùy từng loại giấy tờ mà thực
hiện chứng thực ở các cơ quan
khác nhau.

- Bảo đảm nội dung của một hợp - Chứng nhận sự việc, không đề
đồng, giao dịch, công chứng viên cập đến nội dung, chủ yếu chú
chịu trách nhiệm về tính hợp pháp trọng về mặt hình thức
của hợp đồng, giao dịch đó và qua
việc bảo đảm tính hợp pháp để
giảm thiểu rủi ro
- Mang tính pháp lý cao hơn
- Văn bản cơng chứng có hiệu lực
kể từ ngày được cơng chứng viên
ký và đóng dấu của tổ chức hành
nghề cơng chứng
- Hợp đồng, giao dịch được cơng
chứng có hiệu lực thi hành đối với
các bên liên quan; trong trường
hợp bên có nghĩa vụ khơng thực
hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia
có quyền u cầu Tịa án giải
quyết theo quy định pháp luật, trừ
trường hợp các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch có thỏa thuận
khác.

Hợp đồng, giao dịch được cơng
chứng có giá trị chứng cứ; những
tình tiết, sự kiện trong hợp đồng,
giao dịch được công chứng không
phải chứng minh, trừ trường hợp
bị Tịa án tun bố là vơ hiệu

19

- Bản sao được chứng thực từ
bản chính có giá trị sử dụng thay
cho bản chính đã dùng để đối
chiếu chứng thực trong các giao
dịch, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực có
giá trị chứng minh người yêu
cầu chứng thực đã ký chữ ký đó,
là căn cứ để xác định trách
nhiệm của người ký về nội dung
của giấy tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được
chứng thực có giá trị chứng cứ
chứng minh về thời gian, địa
điểm các bên đã ký kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực hành
vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ
ký hoặc dấu điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao
dịch.

2.1.4. Vai trò của chứng thực
Hiến pháp của tất cả các quốc gia, trong đó có Hiến pháp của Việt Nam cũng đều
ghi nhận những quyền cơ bản đó của con người, đó là: quyền có nơi ở hợp pháp; quyền
tự do đi lại và cư trú; quyền tham gia quản lý nhà nước; quyền sở hữu về thu nhập hợp
pháp; quyền thừa kế; quyền tự do kinh doanh trong những ngành nghề mà pháp luật
không cấm; quyền làm việc; quyền kết hôn, ly hôn; quyền học tập, quyền được nghiên
cứu khoa học... Tuy nhiên, để thực hiện được những quyền này, con người cần thực hiện
các thủ tục nhất định. Pháp luật chứng thực chính là phương tiện để con người thực hiện
các quyền này hoặc tạo ra phương tiện để con người thực hiện các thủ tục này. Chứng
thực của UBND xã bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật
quy định, thể hiện:
- Chứng thực của UBND xã cung cấp dịch vụ trực tiếp để các chủ thể thực hiện
quyền được pháp luật quy định qua việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc chứng
thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực đã khiến cho hợp đồng, giao dịch
đó trở nên có hiệu lực pháp luật được pháp luật thừa nhận. Vì vậy, sau khi hợp đồng, giao
dịch được chứng thực hợp lệ, các chủ thể phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phát
sinh từ hợp đồng, giao dịch đó. - Hoạt động chứng thực của UBND xã cung cấp dịch vụ
gián tiếp để các chủ thể thực hiện quyền của mình: đó là các hoạt động chứng thực bản
sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng/giấy ủy quyền... Thông qua kết quả của hoạt động
chứng thực là bản sao có chứng thực, văn bản có chữ ký được chứng thực hoặc hợp đồng
ủy quyền, giấy ủy quyền... các chủ thể có thể tiếp tục tiến hành thực hiện các thủ tục hành
chính tiếp theo để thực hiện quyền của mình như: xin học, xin việc, chuyển giao quyền sở
hữu tài sản...
Chứng thực của UBND xã đã đảm bảo được quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân,
tổ chức trong các quan hệ, giao dịch; đảm bảo được sự công bằng trật tự trong xã hội.
2.2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC ỦY BAN NHÂN
DÂN CẤP XÃ
2.2.1. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

- Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được quy định như sau: Uỷ
ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định
23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân cấp xã) có
thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ.
Thứ nhất: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Thứ hai: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy
tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Thứ ba: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
liên quan đến tài sản là động sản.

20