Thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND xã ngọk wang, huyện đăk hà, tỉnh kon tum
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.31 MB, 46 trang )
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM
Y NGỌC CHI
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI
UBND XÃ NGỌK WANG, HUYỆN ĐĂK HÀ,
TỈNH KON TUM
Kon Tum, tháng 5 năm 2021
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI
UBND XÃ NGỌK WANG, HUYỆN ĐĂK HÀ,
TỈNH KON TUM
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ TRÚC PHƯƠNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN
: Y NGỌC CHI
LỚP
: K11LK2
MSSV
: 17152380107062
Kon Tum, tháng 5 năm 2021
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Đề án báo cáo thực tập này trước hết cho phép em được bày tỏ lịng
biết ơn đến tất cả q thầy, cơ giáo trong khoa Sư phạm & Dự bị Đại học và tổ chức
Trường Đại học Đà Nẵng phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum đã tạo điều kiện hỗ
trợ, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt em xin chân
thành cảm ơn người hướng dẫn là giảng viên Nguyễn Thị Trúc Phương, là người đã trực
tiếp giúp đỡ, quan tâm, hướng dẫn em hoàn thành tốt bài báo cáo này trong thời gian qua.
Cảm ơn đơn vị tại Uỷ ban nhân Xã Ngọk Wang - Huyện Đăk Hà - Tỉnh Kon Tum
đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu, học hỏi, thực hành một cách thực tiễn
trong suốt quá trình thực tập tại đơn vị. Cuối cùng em xin cảm ơn các cơ chú, anh chị
phịng tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của UBND Xã
Ngọk Wang đã giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ việc một cách tận tình, cung cấp những số liệu
thực tế để em hoàn thành tốt đề án thực tập tốt nghiệp này. Đồng thời nhà trường đã tạo
cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêu thích, cho em bước ra đời sống thực tế để
áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy. Qua công việc thực tập này
em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong việc áp dụng luật pháp vào đời sống để
giúp ích cho cơng việc sau này của bản thân.
Vì kiến thức bản thân cịn hạn chế, trong q trình thực tập, hồn thiện đề án này
em khơng tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy
cơ để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn cơng tác thực
tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Kon Tum, tháng 06 năm 2021
Sinh viên thực hiện
Y Ngọc Chi
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT................................................................................. iii
MỞ ĐẦU .............................................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ..............................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu ..............................................................................................2
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề án ...........................................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài .........................................................................................................2
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP ..................................................3
1.1. KHÁI QUÁT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ NGỌK WANG ......................................................................................3
1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ NGỌK WANG .............................................................................................................5
1.3. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ NỘI DUNG, CHỦ ĐỀ, CÔNG VIỆC SINH VIÊN
HƯỚNG TỚI TRONG ĐỢT THỰC TẬP ......................................................................5
1.4. CÔNG VIỆC ĐƯỢC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ NGỌK WANG .............................................................................6
1.5. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG CÔNG VIỆC KHI THỰC TẬP TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ NGỌK WANG ......................................................................................7
KẾT CHƯƠNG 1 ...............................................................................................................8
CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC ......................9
2.1. CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC ...........9
2.1.1. Khái niệm chứng thực ...........................................................................................9
2.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản chính, chữ ký được chứng thực và
hợp đồng, giao dịch được chứng thực ...............................................................................10
2.2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN CẤP XÃ ......................................................................................................10
2.2.1. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã ...............10
2.2.2. Quyền và nghĩa vụ của Uỷ ban nhân dân cấp xã trong thực hiện chứng thực ....11
2.2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy bân nhân dân cấp xã ..................11
2.2.4. Vai trò chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã .................................................12
2.2.5. Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực của UBND cấp xã ............14
2.3.THỦ TỤC CHỨNG THỰC ......................................................................................15
2.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính ............................................................15
2.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký ..................................................................................18
2.3.3. Chứng thực hợp đồng giao dịch ..........................................................................19
KẾT CHƯƠNG 2 .............................................................................................................22
i
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ
NGỌK WANG, HUYỆN ĐĂK HÀ, TỈNH KON TUM ...............................................23
3.1. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGỌK
WANG ...................................................................................................................................
23
3.1.1. Thực hiện chứng thực theo thẩm quyền pháp luật quy định ...............................23
3.1.2. Đánh giá chung ....................................................................................................24
3.2. KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGỌK WANG .............28
3.2.1. Kiến nghị nhằm hoàn thiện chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã .......................28
3.2.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chứng thực tại UBND Xã Ngọk
Wang ..................................................................................................................................28
KẾT CHƯƠNG 3 .............................................................................................................36
KẾT LUẬN .......................................................................................................................37
TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
ii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT
UBND
XHCN
PBGDPL
HĐND
LHTNVN
CMND
NỘI DUNG
Uỷ ban nhân dân
Xã hội chủ nghĩa
Phổ biến giáo dục pháp luật
Hội đồng nhân dân
Liên hiệp thanh niên Việt Nam
Chứng minh nhân dân
iii
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một cửa .................. 12
Hình 3.1: Biểu đồ thể hiện sự tăng giảm của việc tổ chức thực hiện chứng thực tại
UBND cấp xã trên địa bàn Xã Ngọk Wang từ năm 2016 đến nay ................. 24
iv
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý nhà nước,
chứng thực là một hoạt động tất yếu. Với sự phát triển của xã hội, nhu cầu chứng thực
ngày càng tăng và chứng thực là biện pháp mà Nhà nước thực hiện nhằm đảm bảo quyền
và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch có sử dụng các “bản sao y bản
chính”, đảm bảo an tồn cho quản lý nhà nước. Nhằm đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày
càng tăng và từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý về chứng thực, Nhà nước ta đã chú
trọng ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực: Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về “Công chứng, chứng
thực”; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về “Cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP
ngày 02/02/2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ
tịch hơn nhân và gia đình và chứng thực; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015
của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐCP). Hiện nay hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP đây là bước tiến quan trọng trong cải cách tư pháp.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất
là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi tôi thực tập tại UBND xã
Ngọk Wang, huyện Đăk Hà, tỉnh Kon Tum thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực
chữ ký là lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện
hoạt động này tại UBND cấp xã nơi tôi thực tập nên tôi đã chọn đề tài: "Thực tiễn hoạt
động chứng thực tại UBND xã Ngọk Wang, huyện Đăk Hà, tỉnh Kon Tum" để làm đề án
thực tập của mình. Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND xã
Ngọk Wang khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại Xã Ngọk
Wang, bản thân tơi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục,
đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập
kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
a. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu lý luận và thực
tiễn về hoạt động chứng thực tại UBND Xã Ngọk Wang. Từ đó đưa ra được những thành
tựu, hạn chế và tìm kiếm giải pháp hồn thiện pháp luật về chứng thực và giải pháp thực
hiện hiệu quả hơn chứng thực của Ủy ban nhân dân xã Ngọk Wang.
b. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã;
1
- Phân tích, đánh giá thực trạng pháp luật về chứng thực và thực trạng tổ chức thực
hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã;
- Quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi pháp luật về
chứng thực của UBND cấp xã.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
a. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là:
- Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa, của hoạt động chứng thực;
- Quy định của pháp luật về hoạt động chứng thực và thực tiễn áp dụng;
- Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động chứng thực.
b. Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề về chứng thực thuộc thẩm
quyền của UBND cấp xã tại UBND xã Ngọk Wang.
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu thực tiễn hoạt động chứng thực của UBND cấp
xã trên địa bàn Xã Ngọk Wang, Huyện Đăk Hà, Tỉnh Kon Tum.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề án nghiên cứu dựa trên lý luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí
Minh về nhà nước và pháp luật, các quan điểm, đường lối, chủ trương của Đảng về tăng
cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Trên
cơ sở đề án sử dụng các phương pháp nghiên cứu như phương pháp duy vật biện chứng,
duy vật lịch sử và các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể:
+ phương pháp so sánh;
+ phương pháp đánh giá;
+ phương pháp chứng minh;
+ phương pháp thu thập thông tin;
+ phương pháp phân tích và tổng hợp, thống kê và so sánh
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề án
Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động chứng thực tại xã Ngọk Wang, đề
án sẽ cho thấy những thuận lợi và khó khăn trong quản lý hoạt động chứng thực trên địa
bàn Xã Ngọk Wang. Đồng thời, đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả
trong hoạt động chứng thực của UBND cấp xã; Kết quả nghiên cứu của đề án có thể thực
hiện có hiệu quả cơng tác chứng thực ở xã Ngọk Wang.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục. Luận văn được
kết cấu thành 3 chương, cụ thể:
Chương 1: Tổng quan về đơn vị thực tập
Chương 2: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
Chương 3: Thực trạng hoạt động chứng thực và một số giải pháp, kiến nghị nhằm
nâng cao chất lượng công tác tại UBND Xã Ngọk wang, Huyện Đăk Hà, Tỉnh Kon Tum.
2
CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ NGỌK WANG
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Xã Ngọk Wang
Xã Ngọc Wang, huyện Đăk Hà được thành lập ngày 22 tháng 11 năm 1996 theo
Nghị định 73/NĐ - CP của Chính phủ, có tổng diện tích tự nhiên 6.201,47 ha, trên cơ sở
chia tách 5 thôn của xã Đăk Ui, 03 thôn của xã Ngọc Réo và 01 vùng Kđem kinh tế mới
Quảng Ngãi di cư lên thành lập thôn 7, trên địa bàn xã hiện có 01 Nơng trường Cao su và
Phịng khám đa khoa khu vực, trường học có tỉnh lộ 671 chạy qua nên có điều kiện thuận
lợi trong giao lưu phát triển kinh tế.
Thực hiện Nghị quyết số 126/NQ - CP ngày 20/12/2013 của Chính phủ về việc điều
chỉnh địa giới hành chính để thành lập 02 xã mới Đăk Long và xã Đăk Ngọk thuộc huyện
Đăk Hà, trong đó chia tách tồn bộ diện tích, dân số thơn Đăk (thôn 9) thuộc xã Ngọc
Wang về xã mới xã Đăk Ngọk; Đến tháng 12/2019 thực hiện nghị quyết số 66/NQHĐND, ngày 30 tháng 12 năm 2019 về việc sắp xếp, sát nhập, tổ chức lại và đổi tên các
thôn, tổ dân phố trên địa bàn tỉnh Kon Tum xã Ngọk Wang cịn 7 thơn , gồm: thơn Đắk
Dng; thơn Kon tri-ri; thôn Kon stiu2; thôn Kon gu 1; thôn Kon gu 2; thơn Kon prơng
và thơn 7. Với diện tích tự nhiên 6.112,36 ha, tính đến nay UBND xã Ngọk Wang đã
được 25 năm hoạt động, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy xã và sự điều hành của
UBND xã cùng sự nỗ lực của cán bộ là nhân dân địa phương. Ngay trong những năm đầu
được hình thành xã Ngọk Wang đã vươn lên đạt được những thắng lợi, nền kinh tế duy trì
ở tốc độ ln tăng, đời sống nhân dân được nâng cao, tình hình chính trị - xã hội ổn định.
Địa chỉ trụ sở: Thôn Kon Stiu II (thôn 4) xã Ngọk Wang, huyện Đăk Hà, tỉnh
Kon Tum
Sự phát triển của UBND Xã Ngọk Wang trải qua một q trình đầy chơng gai và
nhiều thách thức, cũng như tạo ra những cơ hội nhất định. Sau khi bầu cử HĐND các
cấp, đội ngũ cán bộ xã được sắp xếp theo đúng quy định, sự phối hợp giữa Hội đồng
3
nhân dân, Ủy ban nhân dân và một số chức danh, ban ngành đoàn thể. Chỉ sau một thời
gian ngắn Đảng ủy, chính quyền đã đi vào ổn định, các công việc đã đi vào nề nếp, các
bộ phận đã làm việc theo đúng chức năng và quyền hạn. Từ đó đã thu được những kết
quả đáng khích lệ, trong những năm trở lại đây cùng với sự cải cách thủ tục hành chính là
đổi mới phương pháp hoạt động của đội ngũ cán bộ xã nên đã khắc phục được những khó
khăn và phát huy được nhiều lợi thế so sánh, tạo nên một sức sống mới cho nhân dân
trong xã và làm thay đổi diện mạo, tạo được lòng tin của nhân dân vào Đảng ủy cấp trên.
Trong những năm qua, UBND Xã Ngọk Wang đã thể hiện mình là một cơ quan chịu
trách nhiệm chủ yếu trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng
nhân dân, đưa những quy định trong các nghị quyết đó vào thực tế, thì việc lãnh đạo của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân là rất quan trọng; là người lãnh đạo, điều hành công việc của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của
ủy ban nhân dân cấp mình và cấp dưới trực tiếp; phân cơng cơng tác cho Phó chủ tịch và
các thành viên Ủy ban nhân dân; quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của
ủy ban nhân dân cấp mình. Với lợi thế về đặc điểm tự nhiên, UBND Xã Ngọk Wang đã
xây dựng cơ sở hạ tầng phù hợp với một cơ quan hành chính nhà nước địa phương để
thực hiện việc phục vụ người dân. Tuy buổi đầu mới thành lập UBND xã còn rất thiếu
thốn về cơ sở vật chất hạ tầng, nhưng UBND cấp xã đã nỗ lực thực hiện tốt các chính
sách cho người dân, đặc biệt là luôn quan tâm về vấn đề an sinh xã hội.
Từ khi thành lập UBND cấp xã đã thực hiện nhiều chủ trương đường lối, kế hoạch
chiến lược và đã đạt những thành quả quan trọng. Dưới sự điều hành của UBND cấp xã
đến năm 2020, toàn xã đã đạt được những thành tựu quan trọng trên tất cả các lĩnh vực
kinh tế, văn hóa, giáo dục và y tế...
1.1.2. Đặc điểm tình hình
Ngọk Wang là một trong 11 xã, thị trấn của huyện Đăk Hà, nằm cách trung tâm
huyện 12 km về phía Đơng có diện tích tự nhiên 6.313,36 ha, tồn xã có 07 thơn, 1.176
hộ với 5.353 nhân khẩu, trong đó 844 hộ, 4.033 nhân khẩu là người dân tộc thiểu số
(chiếm 74.8% dân số). Kinh tế chính của nhân dân trong xã chủ yếu là trồng trọt, chăn
nuôi, buôn bán nhỏ lẻ. Đời sống nhân dân cịn gặp nhiều khó khăn, thu nhập thấp.
Kinh tế nơng nghiệp phát triển theo hướng sản xuất hàng hố; chuyển đổi cơ cấu
cây trồng, vật nuôi hợp lý, bền vững, đặc biệt là phát triển mạnh cây công nghiệp lâu năm
(cà phê, cao su, cây ăn quả…). Đến nay, tổng diện tích gieo trồng đạt 2.751,6 ha, trong
đó, diện tích cây cơng nghiệp lâu năm như cà phê, cao su, cây tiêu là 2.047,4 ha.
Tình hình an ninh - chính trị trên địa bàn xã được giữ vững, tăng cường lực lượng
thường xuyên bám nắm địa bàn, phân công cán bộ phối hợp với các ban ngành, đồn thể
thơn nắm bắt diễn biến tình hình hoạt động tơn giáo ở những vùng trọng điểm. Cơng tác
quốc phịng và qn sự địa phương luôn được chú trọng; thực hiện tốt Luật nghĩa vụ quân
sự, Pháp lệnh dân quân tự vệ, dự bị động viên; chủ động xây dựng, củng cố, kiện toàn các
đơn vị dân quân tự vệ, dự bị động viên.
4
1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ NGỌK WANG
*Cơ cấu tổ chức:
Sau khi tiến hành sắp xếp tổ chức các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã theo
quy định tại Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ tồn xã có 22
chức danh cán bộ, công chức đã qua đào tạo Trung cấp chun mơn trở lên (trong đó:
Thạc sỹ 01 đ/c, Đại học 14 đ/c, Cao đẳng 01 đ/c, Trung cấp 05 đ/c, CQĐT 01 đ/c), có đầy
đủ 05 tổ chức đồn thể chính trị - xã hội và 03 tổ chức Hội khác (Hội Chữ thập đỏ, Hội
Người cao tuổi, Hội Nạn nhân chất độc da cam).
UBND xã Ngọk Wang là cấp chính quuyền địa phương. Gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó
Chủ tịch và 11 ủy viên. Thường trực Uỷ ban nhân dân xã gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
Người đứng đầu Uỷ ban nhân dân là Chủ tịch UBND.
*Tổ chức Đảng, đồn thể:
+ Tổ chức Đảng: có 01 tổ chức cơ sở Đảng, trong đó có 12 chi bộ cơ sở trực thuộc.
Tổng số hiện nay có 122 Đảng viên.
+ Đồn thể: Có 05 tổ chức chính trị - xã hội; 05 tổ chức hội xã hội nghề nghiệp
(Hội Người cao tuổi, Hội Khuyến học, Hội nạn nhân chất độc da cam, Hội chữ thập đỏ,
Hội LHTNVN).
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã thực hiện theo Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015.
+ Làm việc theo chế độ tập thể và kết hợp cá nhân phụ trách do chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã phân công, điều hành thống nhất.
+ Thảo luận tập thể và quyết định theo đa số đối với những vấn đề sau: Chương
trình làm việc của Ủy ban nhân dân xã; Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân
sách, quyết toán ngân sách hằng năm và quỹ dự trữ của địa phương.
1.3. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ NỘI DUNG, CHỦ ĐỀ, CÔNG VIỆC SINH VIÊN
HƯỚNG TỚI TRONG ĐỢT THỰC TẬP
Nội dung thực tập: Khi thực tập tại Đơn vị, tơi cần tìm hiểu và thực hiện sau đây:
+ Tìm hiểu về đơn vị thực tập: Thơng tin về đơn vị thực tập, Thơng tin về vị trí sinh
viên tham gia thực tập
+ Nghiên cứu đề tài: Thu thập tài liệu và nghiên cứu về các lý thuyết đã học hoặc
thu thập thông qua các văn bản pháp lý, internet, sách...Các tài liệu liên quan đến vị trí
cơng tác. Tìm hiểu thực trạng về phương pháp thực hiện hay giải quyết vấn đề của đơn vị
thông qua tài liệu thu thập.
+ Tiếp cận công việc thực tế: Sau khi đã có hiểu biết nhất định về quy định, phương
pháp thực hiện tại đơn vị thực tập thông qua việc nghiên cứu tài liệu, tiếp cận thực tế sẽ
giúp sinh viên hiểu được và trực tiếp làm quen với quy trình và những nội dung cơng việc
thực tế, giúp sinh viên làm quen dần vơi kỹ năng nghề nghiệp, làm sáng tỏ và có thể giải
thích những vấn đề đặt ra trong quá trình nghiên cứu tài liệu và thực tập tại đơn vị.
5
+ Cơng việc hướng tới trong đợt thực tập: Tồn bộ các mãng liên quan đến chứng
thực, đều mong muốn được học hỏi và thực hành làm ngay sau khi được hướng dẫn, tìm
hiểu và áp dụng ngay vào việc làm để có thể nâng cao kiến thức và học hỏi hiểu biết
được nhiều hơn.
1.4. CÔNG VIỆC ĐƯỢC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ NGỌK WANG
- Vào trang dichvucong.kontum.gov.vn (Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin
một cửa điện tử tỉnh Kon Tum) đẩy hồ sơ;
- Đánh số thứ tự lời chứng thực chữ ký gồm giấy ủy quyền + sơ yếu lý lịch;
- Nhập sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc
(cải chính hộ tịch);
- Cấp tờ khai xác nhận tình trạng hôn nhân, hướng dẫn ghi thông tin và các giấy tờ
liên quan cần phải nộp
- Cấp giấy đăng ký kết hôn, hướng dẫn ghi, kiểm tra thông tin giấy tờ liên quan và
đưa về người hướng dẫn;
- Nhập sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điềm;
- Ghi tờ khai đăng ký khai sinh + bản cam đoan;
- Nhập sổ đăng ký khai tử;
- Hướng dẫn ghi hồ sơ tờ khai đăng ký việc thay đổi cải chính, bổ sung thơng tin hộ
tịch, xác định dân tộc;
- Đi đóng dấu giấy ủy quyền, Khai sinh, giấy kết hôn, sơ yếu lý lịch,...
- Hướng dẫn ghi tờ khai trích lục hộ tịch từ bản sao;
- Hướng dẫn ghi đăng ký khai tử;
- Sắp xếp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất;
- Nhập sổ lời chứng chứng thực hợp đồng;
- Trả giấy khai sinh bản gốc + bản sao + bảo hiểm y tế;
- Kiểm tra số CMND của bên A và B về giấy ủy quyền cho ký tên trả lại Sổ hộ
khẩu, CMND, thu tiền lệ phí;
- Cấp tờ khai đăng ký khai sinh + Bản cam đoan, hướng dẫn người dân ghi, kiểm
tra, thu hồ sơ;
- Cấp tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, dân tộc cho dân, hướng
dẫn, kiểm tra, thu hồ sơ;
- Đi gửi hồ sơ về việc phối hợp xác minh sự kiện hộ tịch ở ngoài tỉnh Kon Tum để
xác nhận lại việc đăng ký khai sinh;
- Nhập khai sinh điện tử (truy cập: khaisinhdientu.moj.gov.vn) nhập thông tin và
lưu nháp về thông tin người đăng ký khai sinh;
- Bổ sung sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch;
- Kiểm tra CMND (số CMND, ngày cấp, nơi cấp, thông tin cá nhân) và giấy tờ, văn
bản liên quan khi công dân tới làm hồ sơ;
6
- Phụ người hướng dẫn kiểm tra thông tin trên tờ khai đăng ký khai sinh, Chứng
minh nhân dân, sổ hộ khẩu trước kia (cũ) và hiện tại (cấp mới) sau khi kiểm tra xong bắt
đầu đọc thông tin cần đăng nhập trên hệ thống thông tin điện tử cho người hướng dẫn
nhập và phụ bỏ giấy bản sao + bản gốc giấy khai sinh và in ra;
- Đi gửi văn bản về việc phối hợp xác minh sự kiện hộ tịch ở ngoài tỉnh Kon Tum;
- In, photo, sắp xếp, kiểm tra và kẹp các loại giấy tờ;
- Đóng dấu hồ sơ và trả kết quả cho người dân;
- Làm một số cơng việc bên mảng lao động: Đóng tập hồ sơ về hội nghị người cao
tuổi, ghi phiếu bầu cử, rà soát lại số liệu và nhập máy về các hộ gia đình tại từng thơn;
tính và ghi tổng số kg gạo được cấp cho hộ gia đình thuộc diện nghèo và cận nghèo.
1.5. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG CÔNG VIỆC KHI THỰC TẬP TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ NGỌK WANG
- Kết quả cơng việc được giao hồn thành tốt, đúng tiến độ và đúng quy định.
- Trong q trình thực tập tại đơn vị tơi đã học hỏi và làm được những công việc
sau:
+ Làm được các giấy tờ về: Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hơn, cơng chứng, giấy
chứng tử;
+ In, photo, đóng dấu các giấy tờ;
+ Nhập được phần mềm trên hệ thống thông tin điện tử đối với các trang hồ sơ khác
nhau;
+ Có thể thực tiếp tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn người dân làm theo
đúng trình tự quy định;
- Học hỏi được nhiều kinh nghiệm về mãng tư pháp hộ tịch, tiếp thu được nhiều
kiến thức bổ ích tại UBND xã Ngọk Wang.
- Có thể trực tiếp trao đổi và hướng dẫn người dân làm các loại giấy tờ về hộ tịch,
giải thích cho người dân hiểu đúng luật và làm đúng trình tự giấy tờ.
- Trao dồi được kỹ năng mềm và áp dụng thực tiễn kiến thức đã được học tại trường
vào công việc.
- Học hỏi và hiểu thực tế hơn về luật pháp trong đời sống.
7
KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương 1 tơi đã tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã
Ngọk Wang, thống kê số liệu dân số, đất đai và đặc điểm tình hình phát triển kinh tế của
nhân dân trên địa bàn. Ngồi ra, việc tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ
của UBND xã Ngọk Wang đã giúp ta hiểu rõ hơn về công việc, chức năng nhiệm vụ của
từng thanh viên trong ban điều hành, trách nhiệm chuyên môn trong từng mảng hoạt
động của thành viên trong xã. Trong quá trình thực tập tại UBND xã Ngọk Wang tôi đã
được phân công bên mảng Tư pháp - Hộ tịch, tiếp xúc với nhiều loại hồ sơ khác nhau, nội
dung văn bản khác nhau như giấy khai sinh, tờ khai đăng ký kết hôn, giấy kết hơn, trích
lục hộ tịch, cơng chứng giấy tờ,... Tơi đã được học hỏi và thu về cho mình những bài học
bổ ích nhất, có thể có kinh nghiệm cho công việc sau này của tôi được thuận lợi hơn,
giúp tơi có thể phát triển bản thân hơn và trong tất cả các mảng hoạt động về các thủ tục
hồ sơ thì tơi tâm đắc nhất là mãng hoạt động chứng thực bởi hiện nay người dân trên địa
bàn có nhu cầu chứng thực các loại giấy tờ, hợp đồng, văn bản rất là nhiều. Chính vì vậy
tơi đã chọn cho mình đề tài hoạt động chứng thực tại UBND xã Ngọk Wang. Để hiểu rõ
hơn về cơ sở lý luận, khái niệm, ý nghĩa, hoạt động thực tiễn của chứng thực, các văn bản
pháp luật đang được áp dụng, và những trình tự thủ tục của chứng thực thì chúng ta hãy
cùng tìm hiểu tại chương 2.
8
CHƯƠNG2.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
2.1. CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC
2.1.1. Khái niệm chứng thực
Hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
khái niệm chứng thực được giải thích bằng những từ ngữ dưới đây:
+ “Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị
pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
+ “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết
tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
+ “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực
hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ
quan, tổ chức đó đã cấp.
+ “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào
sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ
gốc.
+ “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo
quy định tại Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực
bản sao là đúng với bản chính.
+ “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của
Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu
chứng thực.
+ “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng
lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
Có thể thấy, những khái niệm chứng thực gắn liền với những thay đổi của xã hội
nước ta, ở các giai đoạn khác nhau thì khái niệm về chứng thực ngày càng được quy định
rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên khái niệm chứng thực mới chỉ gắn với một việc cụ thể nào đó.
Từ những khái niệm nêu trên có thể đưa ra một khái niệm chung nhất, bao quát đúng bản
chất của hoạt động chứng thực như sau: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền theo quy định của pháp luật chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của
các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính và sổ gốc; xác nhận tính chính
xác, tính có thực chữ ký của cá nhân; xác nhận tính chính xác, có thực về thời gian, địa
điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc
dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
9
2.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản chính, chữ ký được chứng
thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định số
23/2015/NĐ-CP cóa giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực
trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị
chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách
nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định có giá trị chứng cứ chứng
minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân
sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Mặt khác, tại Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng quy định về giá trị pháp lý
của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật, cụ thể:
- Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
khơng đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thơng tư số 01/2020/TT-BTP
thì khơng có giá trị pháp lý.
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ
giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực.
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá
trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 7 đối với giấy tờ,
văn bản do cơ quan mình chứng thực.
Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin
về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng khơng có giá trị pháp lý lên Cổng thông
tin điện tử của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ
quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngồi có
trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản chứng
thực quy định tại khoản 1 Điều 7 đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và
đăng tải thơng tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng khơng có giá trị pháp lý
lên trang thông tin điện tử của cơ quan mình.
- Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện
ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp
luật.
2.2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN CẤP XÃ
2.2.1. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 24 Thơng tư 01/2020/TT BTP thì
thẩm quyền chức thực được quy định như sau:
10
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền
của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người
dịch;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử
dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
- Chứng thực di chúc;
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di
sản là quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; động sản, nhà ở.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng
dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
2.2.2. Quyền và nghĩa vụ của Uỷ ban nhân dân cấp xã trong thực hiện chứng
thực
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã là một trong những chủ thể có
thẩm quyền thực hiện chứng thực và có đầy đủ nghĩa vụ, quyền của các chủ thể thực hiện
chứng thực chứng thực. Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng thực
phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
- Khơng được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến
tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha
mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con
dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của
con đẻ, con nuôi.
- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định của pháp luật (người thực hiện
chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Hướng
dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc
hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ khơng đúng
cơ quan có thẩm quyền).
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết để
xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy
định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền,
giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;
xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của các nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân.
2.2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy bân nhân dân cấp xã
11
Thủ tục chứng thực của UBND cấp xã được thực hiện theo cơ chế “một cửa”. Quy
chế “một cửa” được thực hiện theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm
2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế
một cửa lên thơng tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
Hoạt động chứng thực ở cấp xã được thực hiện theo cơ chế một cửa có vai trị rất
quan trọng. Bởi vì, theo cơ chế một cửa UBND cấp xã thực hiện giải quyết yêu cầu
chứng thực của cá nhân, tổ chức từ hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải
quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
của UBND cấp xã. Theo đó, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối tập trung hướng
dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của các nhân, tổ chức để chuyển đến các cơng
chức chun mơn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ
chức.
Trình tự giải quyết chứng thực của UBND cấp xã theo cơ chế một cửa gồm 4 bước:
+ Bước 1, Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận yêu cầu
chứng thực của công dân kiểm tra hồ sơ đối chiếu với quy định về chủng loại, tính pháp
lý của hồ sơ, giấy tờ, vào sổ và ghi chép tiếp nhận và hẹn trả kết quả với công dân;
+ Bước 2, Chuyển hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho
công chức Tư pháp thực hiện chứng thực;
+ Bước 3, Trình duyệt: Cơng chức Tư pháp trình Chủ tịch/ Phó Chủ tịch xã phụ
trách duyệt, ký và đóng dấu;
+ Bước 4, Trả hồ sơ: Công chức Tư pháp chuyển hồ sơ đã chứng thực cho công
chức phụ trách bộ phận một cửa tiến hành vào sổ, thu phí, lệ phí và trả kết quả cho cơng
dân.
Quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một cửa được mơ hình hóa qua
sơ đồ sau:
Cá nhân, tổ
chức yêu
cầu chứng
thự
Cán bộ tiếp
nhận tại bộ
phận tiếp
nhận và trả
kết quả
Cơng chức
chun
mơn
Chủ tịch
hoặc Phó
Chủ tịch
UBND xã
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một cửa
2.2.4. Vai trò chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
a.Bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật quy định
Chứng thực của UBND cấp xã cung cấp dịch vụ trực tiếp để các chủ thể thực hiện
quyền được pháp luật quy định qua việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc chứng
thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực đã khiến cho hợp đồng, giao dịch
đó trở nên có hiệu lực pháp luật được pháp luật thừa nhận. Vì vậy, sau khi hợp đồng, giao
12
dịch được chứng thực hợp lệ, các chủ thể phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phát
sinh từ hợp đồng, giao dịch đó.
- Hoạt động chứng thực của UBND cấp xã cung cấp dịch vụ gián tiếp để các chủ thể
thực hiện quyền của mình: đó là các hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực
hợp đồng/giấy ủy quyền... Thông qua kết quả của hoạt động chứng thực là bản sao có
chứng thực, văn bản có chữ ký được chứng thực hoặc hợp đồng ủy quyền, giấy ủy
quyền... các chủ thể ć thể tiếp tục tiến hành thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo để
thực hiện quyền của mình như: xin học, xin việc, chuyển giao quyền sở hữu tài sản...
Chứng thực của UBND cấp xã đã đảm bảo được quyền, lợi ích chính đáng của cá
nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch; đảm bảo được sự công bằng trật tự trong xã
hội.
b. Góp phần phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương
Văn bản được chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực
hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… bởi khi cá nhân,
tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác khơng có quyền được
u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của văn bản. Đây
cũng chính là tiền đề cho sự phát triển các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại…Đồng
thời, khuyến khích các cá nhân, tổ chức tham gia các giao dịch, hợp đồng, các thủ tục
hành chính theo quy định của pháp luật qua đó thúc đẩy nền kinh tế - xã hội của địa
phương cũng như của đất nước phát triển, tăng cường hội nhập quốc tế.
c. Góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính
Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Bản sao được chứng thực từ bản
chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các
giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực có giá trị
chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách
nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng
thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng,
giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Như vậy, xét về mục đích chung, thì thơng qua hoạt động chứng thực, Nhà nước
cung cấp dịch vụ cơng nhằm đảm bảo an tồn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tạo lập
giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được chứng thực phục vụ nhu cầu sử dụng, tạo sự
tin tưởng vững chắc cho các tổ chức, cá nhân khi sử dụng và thực hiện thủ tục hành chính
nói chung. Qua đó, giúp cho người thực hiện giao dịch của mình được thuận lợi hơn.
Thực tế cũng cho thấy, việc sử dụng bản sao có chứng thực một cách hợp lý đã góp phần
giảm chi phí đi lại, giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản của người dân, giảm
những thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết.
Có thể nói, hoạt động chứng thực chứng thực nói chung, chứng thực của UBND cấp
xã nói riêng khơng chỉ mang tính chất dịch vụ cơng, phục vụ lợi ích thiết thực của nhân
13
dân, mà cịn góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục vụ,
hiện đại.
2.2.5. Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực của UBND cấp xã
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã rất đa
dạng, có thể nhìn nhận chúng dưới góc độ tác động bên trong và tác động bên ngoài như
sau:
- Các yếu tố bên trong:
+ Trình độ văn hóa, trình độ pháp luật của chủ thể:
Đây là yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực.
Trình độ dân trí cao là điều kiện đầu tiên, cơ bản để người dân dễ dàng hiểu biết pháp
luật, nhận thức đúng pháp luật và dẫn đến việc thực hiện pháp luật tốt và ngược lại. Yếu
tố này không chỉ ảnh hưởng đến chủ thể là những cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực
mà còn ảnh hưởng đến những chủ thể là những người thực hiện chứng thực. Bởi những
người thực hiện chứng thực có trình độ văn hóa, trình độ pháp luật cao khơng chỉ nhận
thức đúng đường lối, chính sách của pháp luật mà cịn có khả năng giải quyết cơng việc
nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật
+ Yếu tố tâm lý:
Trong điều kiện xã hội hiện nay, nhất là ở nông thôn, truyền thống coi trọng tình
nghĩa, quan hệ họ hàng, làng xóm của người Việt Nam là một nét đẹp, giá trị đời sống
tinh thần của người dân. Đây là nhân tố tích cực thúc đẩy các chủ thể thực hiện chứng
thực tích cực hơn, nhiệt tình hơn vì họ khơng muốn mang tiếng xấu với người thân, làng
xóm. Tuy nhiên, cũng từ tâm lý trọng tình nghĩa này tác động đến người thực hiện chứng
thực có trường hợp nể nang, tùy tiện thực hiện chứng thực mà khơng đảm bảo trình tự,
thủ tục, quy định của pháp luật.
- Các yếu tố bên ngoài:
Sự phát triển của kinh tế xã hội Cùng với sự phát triển của xã hội nhu cầu chứng
thực của các cá nhân, tổ chức là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao
dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý của chính nhà nước. Nhu cầu này càng
ngày càng tăng do sự mở rộng và phát triển của quan hệ pháp luật khiến cho lưu lượng
yêu cầu chứng thực gia tăng về số lượng và sự phức tạp của việc chứng thực. Điều này
ảnh hưởng mạnh mẽ đến quá trình thực hiện pháp luật về chứng thực và sự phát triển
khoa học pháp lý điều chỉnh quan hệ pháp luật chứng thực.
Hệ thống pháp luật Bản thân pháp luật sinh ra là để điều chỉnh các quan hệ xã hội,
là cơ sở để các chủ thể thực hiện pháp luật. Sự thống nhất, toàn diện, đồng bộ, phù hợp
của các văn bản pháp luật, các đạo luật là vô cùng quan trọng, đảm bảo cho hiệu quả của
việc thực hiện pháp luật. Người dân thực hiện pháp luật tốt hơn với một hệ thống pháp
luật toàn diện, đồng bộ, phù hợp. Hoạt động chứng thực sẽ được thực hiện tốt, có hiệu
quả nếu hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực phù hợp với quy luật phát
triển khách quan của xã hội, đồng bộ và thống nhất
- Yếu tố chính trị:
14
Yếu tố chính trị có ảnh hưởng mạnh mẽ tới hiệu quả của hoạt động thực hiện pháp
luật của các chủ thể tham gia quan hệ pháp luật chứng thực, đặc biệt là các cá nhân, cơ
quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng pháp luật chứng thực. Một đất nước có mơi
trường chính trị ổn định là điều kiện thuận lợi đối với hoạt động thực hiện pháp luật nói
chung và hoạt động chứng thực nói riêng, bởi nó củng cố niềm tin của người dân, để họ
tin vào chính sách pháp luật của Nhà nước, tin vào Đảng và chính quyền và ngược lại.
Trong điều kiện xã hội có nền dân chủ rộng rãi, các tầng lớp trong xã hội có thể
thẳng thắn, cơng khai bày tỏ ý kiến, quan điểm, nguyện vọng của mình đối với quyền, lợi
ích hợp pháp của mình khi tham gia quan hệ pháp luật chứng thực. Ngược lại, trong điều
kiện xã hội thiếu dân chủ, thơng tin nghèo nàn, bầu khơng khí chính trị ngột ngạt, gị bó
thì cơng dân khơng dám bày tỏ những suy nghĩ thật của mình, khơng giám địi hỏi cơng
lý vì tâm lý lo lắng, e ngại.
- Các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và các cơ quan hữu quan
Các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm trong tổ chức, thực hiện
chứng thực một cách khoa học có sự phân cơng rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn… để xử lý cơng việc nhanh chóng, đúng pháp luật. Sự thiếu thống nhất, thiếu đồng
bộ và thiếu sự phối hợp với nhau ở các cơ quan liên quan đến hoạt động chứng thực sẽ
dẫn đến sự chồng chéo trong cách giải quyết và sự đùn đẩy lẫn nhau.
2.3. THỦ TỤC CHỨNG THỰC
2.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
- Người u cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để
chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn
bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận
thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng
thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt
Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ
chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ
chức khơng có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội
dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản khơng thuộc các trường hợp
quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào
sổ chứng thực
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản
sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bán sao từ nhiều loại bản
chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội
dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện
15
chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm
việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
* Thông tư số 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể như sau:
- Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thơng tin của bản
chính.
Ví dụ: Chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa
và các trang của sổ đã ghi thơng tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ
chiếu thì phải chụp cả trang bìa và tồn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thơng tin.
- Người thực hiện chứng thực (Đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp
nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thơng có trách
nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực
bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.
- Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai
lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung khơng đúng với bản chính
thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ
quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
a. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Điều 8 của Nghị
định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức
từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp
pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục
chứng thực theo quy định của Nghị định này.
b. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
1. Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
3. Khơng được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến
tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha
mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con
dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của
con đẻ, con nuôi.
4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32
của Nghị định này.
5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết để
xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
16
6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy
định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền,
giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy
đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ
không đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực
hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
c. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
- Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ ban
nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán bộ
tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
- Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làmviệc, thẩm
quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
d. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định tại (Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) các loại giấy tờ, văn bản
sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ;
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc khơng đóng
dấu mật nhưng ghi rõ khơng được sao chụp;
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động
chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt
Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng
dân;
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng
hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cụ thể: Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp
hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường
hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại;
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng khơng có xác nhận và đóng dấu của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền.
e.Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản
chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội
dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định này thì
thời hạn chứng thực được kéo dài thêm khơng q 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài
hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
17
2.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
a.Thủ tục chứng thực chữ ký
Theo Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
còn giá trị sử dụng;
b. Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ
giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu
chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực
không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người
yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a. Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b. Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào
sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,
nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế một cửa, một cửa liên thơng thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ,
nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần
chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ
(Cơng chức của Phịng Tư pháp, cơng chức tư pháp - Hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp
xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng
thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn,
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có
năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp
dụng đối với các trường hợp sau đây:
a. Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b. Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c. Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của
pháp luật;
d. Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền khơng có
thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến
việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
b. Thời hạn chứng thực chữ ký
18
