TÌM HIỂU NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT TẠI VIỆT NAM

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
TÌM HIỂU NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ CHỈNH LÝ KHOA
HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT TẠI
VIỆT NAM

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Tổ chức quản lý văn bản và con dấu
Sinh viên: Nguyễn Kim Minh
Hà Nội – 2021


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức
cấp bách hiện nay; vì tài liệu các lưu trữ các cơ quan, tổ chức còn tờn đọng
tích đớng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp
xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra
phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại các cơ
quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một
phần lớn là tài liệu khơng có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng
khới lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, và làm cho nhiều
tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng rất lớn đới với tồn bộ cơng tác lưu
trữ nói chung và một phơng lưu trữ cơ quan nói riêng. Bởi vì, chỉ có tiến hành
chỉnh lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp khoa
học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của

cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất.
Hiện nay tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạt
động đã sản sinh ra với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương
án phân loại khoa học cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả.
Làm tốt được công tác chỉnh lý tài liệu sẽ góp phần khơng nhỏ vào hoạt động
và sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Do mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ
khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo
quản, xây dựng các công cụ tra cứu...Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ quan
tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác.


Có thể nói rằng cơng tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trị hết sức quan
trọng đới với hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung. Nhận
thức được tầm quan trọng về công tác Lưu trữ tài liệu chính vì vậy em đã
chọn đề tài “Tìm hiểu những quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài
liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay và những kiến nghị, đề xuất.” cho bài
tiểu luận của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đới tượng nghiên cứu: Những quy định hiện hành về công tác chỉnh lý
tài liệu lưu trữ cũng như thực trạng ở nước ta hiện nay
Về không gian: Ở Việt Nam hiện nay
3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp chung: nghiên cứu tư liệu, tài liệu có sẵn từ đa dạng các
ng̀n. Sử dụng bảng hỏi để điều tra khách quan các vấn đề đã đặt ra.
Phương pháp cụ thể: Tổng hợp, phân tích tài liệu đã được chọn lọc, tiến
hành thớng kê, phân tích các dữ liệu thu thập được.
Bài viết có sử dụng các phương pháp: phân tích-tổng hợp, so sánh....
Kết hợp sử dụng các phương pháp tiếp cận hệ thống, thống kê, phương
pháp chuyên gia và tổng hợp, dựa trên những tài liệu thực tiễn của các

ngành có liên quan đến phạm vi nghiên cứu để làm rõ vấn đề mà đề tài đề
cập.
Ngồi ra, trong q trình nghiên cứu đề tài này, bài viết đã sử dụng
phương pháp điều tra tình hình thực tế, tìm thơng tin trên Internet để thu
thập sớ liệu và tài liệu có liên quan đến đề tài.
4. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1. Lý luận về những quy định hiện hành trong công tác chỉnh
lý khoa học tài liệu lưu trữ
Chương 2. Thực trạng các quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài
liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay


Chương 3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH TRONG
CÔNG TÁC CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm tài liệu

Luật Lưu trữ được Q́c hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao
gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách,
biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi
hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,
nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật
mang tin khác.” [3, khoản 2, điều 2.]
Như vậy chúng ta thấy rõ rằng bản chất của tài liệu chính là kết quả của

quá trình lao động sáng tạo của con người tạo ra. Nó là nhân tớ quan trọng để
thúc đẩy xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm
từ đời này sang đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác. Và con người muốn
xây dựng xã hội mới phải biết tiếp thu những tri thức đã tích lũy trong sách
báo và áp dụng một cách sáng tạo vào thực tại.
1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ

Theo: Điều 2 Luật lưu trữ 2011 thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
1.1.3. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu
đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong


hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của
Luật Văn thư Lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ
chức và doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN
ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình
“Chỉnh lý tài liệu giấy” và theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số
283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
1.2. Vai trị của cơng tác chỉnh lý
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trị to lớn với cơng tác văn thư lưu trữ
của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bởi sau khi được tiến hành
chỉnh lý thì tài liệu lưu trữ trong nhiều năm của các cơ quan, tổ chức mới
được phân loại, sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả

nhất.
Từ mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ
khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo
quản, xây dựng các công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ
quan tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức
cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lưu trữ các cơ quan, tổ chức cịn tờn
đọng tích đớng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, khơng được
chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học, không được lập thành hồ sơ nên
không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng
phí. Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn
trong đó có một phần lớn là tài liệu khơng có giá trị, làm tăng thêm diện tích
kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí,
tớn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo
quản những tài liệu khơng có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị


mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Việc ứng dụng các thành tựu
khoa học trong công tác lưu trữ là một đòi hỏi, yêu cầu hết sức khẩn trương
đối với việc đổi mới công tác lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để
xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính có được
hay khơng phụ thuộc rất nhiều ở khâu cơng tác chỉnh lý để có cơ sở dữ liệu
cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính.
1.3. Các nguyên tắc trong chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông: Phông lưu trữ là một
khối tài liệu hồn chỉnh hoặc tương đới hồn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu
trong phơng vẫn phải đảm bảo sự hồn chỉnh hoặc tương đới hồn chỉnh
vớn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình
thành phơng, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh
lý và sắp xếp riêng biệt. Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án

phân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài
liệu.
Nguyên tắc xuất sinh: Ngun tắc xuất sinh là ngun tắc tơn trọng sự
hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn
vị hình thành phơng. Khi phân loại, lập hờ sơ trong q trình chỉnh lý
(chỉnh sửa hồn thiện, phục hời hoặc lập mới hờ sơ) phải tơn trọng sự hình
thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ
chức hình thành phơng và mới quan hệ logic, lịch sử của tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là việc thực hiện tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của
công tác lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu đóng vai trị quan trọng trong việc tổ chức
khoa học tài liệu. Chỉnh lý tài liệu được thực hiện đới với tất cả các loại
hình tài liệu song trong phạm vi bài tiểu luận này tôi chủ yếu tập trung đề
cập đến việc chỉnh lý tài liệu hành chính.
Hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo


Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004. Theo cơng văn này, tồn
bộ cơng đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo hai giai đoạn
cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý. Để q trình chỉnh lý được
thực hiện nhanh chóng và chính xác, thớng nhất về nghiệp vụ thì q trình
chỉnh lý cần được chuẩn bị chu đáo, cụ thể.
1.4. Mục đích, yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu
1.4.1. Mục đích

– Hướng dẫn trình tự các bước chỉnh lý tài liệu giấy đối với các cơ
quan, tổ chức. Đồng thời làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức thực
hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu.
– Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra

chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
– Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng
cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
1.4.2. Yêu cầu

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức
chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời
gian, nhân lực, trình độ cơng chức, viên chức, cơ sở vật chất) và tình hình
khới tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hờ sơ) mà thực hiện chỉnh
lý hồn chỉnh hoặc một sớ cơng đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).
– Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm đảm các yêu cầu cơ bản sau:
+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
+ Được xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ
hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có giá trị 70 năm;
xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
+ Hờ sơ được hồn thiện và hệ thớng hố;
+ Có Mục lục hờ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu, công cụ tra cứu khác phục


vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.
+ Lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
1.4.3 Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có nội dung như sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành
phơng và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm
tra các hờ sơ đã lập, hồn thiện những hờ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thớng hóa hờ sơ theo
phương án đã chọn.
Trình tự chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành như sau:
- Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình
thành phơng và lịch sử phơng.
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hồn thiện hồ sơ.
- Lập các bảng hướng dẫn đối với một sớ loại cơng việc cụ thể, ví dụ
hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,
hướng dẫn lập hồ sơ…
- Chọn và xây dựng phương án phân loại.
- Dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu
trữ.
- Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hồn thành việc hệ thớng
hóa tài liệu.
- Tổng kết, chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu-khuyết điểm
của q trình chỉnh lý để làm tớt cơng tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo.


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ
CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VIỆT NAM HIỆN
NAY
2.1. Các quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
của Việt Nam hiện nay.
2.1.1. Các quy định pháp luật

Tài liệu lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng, vừa có giá trị thực tiễn
trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội,
q́c phịng, an ninh; vừa có giá trị lịch sử; là tài sản quý giá của Q́c gia, di
sản văn hóa của dân tộc.
Hiện nay, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

đơn vị ở nước ta hiện nay có khới lượng rất lớn.... Đây là ng̀n thơng tin cấp
một, được Nhà nước thống nhất quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng theo
quy định của pháp luật.
Hiện nay nhà nước ta đã có nhiều quy định hiện hành về chỉnh lý khoa
học tài liệu lưu trữ như:
- Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động
của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định quản lý hờ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
HĐND và UBND xã, phường, thị trấn;
- Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu
giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 ;


- Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình sớ 653/TTr-SNV
ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Sở Nội vụ. Căn cứ Nghị định số 34/2017/NĐCP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
- Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư. Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28
tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một sớ điều của Luật Bảo
vệ bí mật nhà nước;
- Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018
của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan

trong hệ thớng hành chính nhà nước;
2.1.2. Các ngun tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ của Bộ Giao thông
vận tải được quy định tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế lưu trữ của Bộ giao thông
vận tải Ban hành kèm theo Thơng tư 74/2014/TT-BGTVT, theo đó:
Ngun tắc chỉnh lý
a) Khơng phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hồn thiện, phục hời hoặc lập
mới hờ sơ), phải tơn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải
quyết cơng việc (khơng phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ
quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự kiện logic và lịch sử của tài liệu.
2.2. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại
các cơ quan nhà nước.
2.2.1. Ưu điểm:
-

Công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử của các cơ quan
nhà nước đã được quan tâm hơn, tài liệu về cơ bản đã được chỉnh lý một cách

-

khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu;
Hàng năm các cơ quan nhà nước, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vẫn tổ
chức các đoàn kiểm tra định kỳ thường xuyên về chuyên môn, nghiệp vụ để


kịp thời phát hiện ra những thiếu sót giúp cho các đơn vị ngày càng hồn
-

thiện mình hơn;
Trong q trình chỉnh lý tài liệu nhận thức và nắm bắt được ý nghĩa và giá trị
to lớn của tài liệu nên quá trình thực hiện chỉnh lý diễn ra hết sức nghiêm túc,

-

đảm bảo đúng thời gian quy định và đạt hiệu quả cao;
Phần lớn tài liệu trước khi nhập kho đều được chỉnh lý theo đúng quy trình
được quy định trong văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tính khoa học và tạo thuận lợi cho việc khai thác

-

sử dụng, có cơng cụ tra tìm tự động;
Tài liệu sau khi chỉnh lý khoa học, đã được bảo quản an tồn và tổ chức sử

-

dụng có hiệu quả theo Luật Lưu trữ;
Sau khi tài liệu được chỉnh lý, tổng hợp, những độc giả khai thác đã có thể tra
cứu được tồn bộ tư liệu lưu trữ phục vụ cho cơng tác nghiên cứu của bản

-

thân và của xã hội;
Đội ngũ viên chức làm công tác chỉnh lý tài liệu của Các cơ quan nhà nước
cần cù, chịu khó, có trách nhiệm trong cơng việc, ln trau dời kiến thức, có
tinh thần học hỏi, nỗ lực, cớ gắng hồn thành tớt nhiệm vụ được giao.
2.2.2. Nhược điểm

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác chỉnh lý tài liệu của các cơ
quan nhà nước vẫn cịn một sớ tờn tại nhỏ cần khắc phục trong thời gian tới
-

đó là:
Qua kết quả khảo sát, một khối lượng tài liệu không nhỏ đang bảo quản ở Lưu
trữ các Bộ, ngành vẫn chưa được chỉnh lý. Nhiều cơ quan, công tác chỉnh lý
tài liệu chưa đảm bảo tính khoa học, chưa được thực hiện đúng các văn bản
hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của Nhà nước. Điều này, gây ra một sớ khó khăn
và cản trở lớn cho công tác chỉnh lý tài liệu lịch sử (thuộc đề án nâng cấp tài

-

liệu lưu trữ Quốc gia);
Hệ thống văn bản hướng dẫn chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu chưa đầy đủ
nên gây khó khăn cho cơng tác chỉnh lý tài liệu (chưa có các văn bản hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học cơng nghệ, tài liệu cá nhân, gia đình dịng họ,


-

tài liệu khoa học kỹ thuật);
Việc xác định giá trị tài liệu, xác định thời hạn bảo quản từ văn bản đến áp
dụng vào thực tiễn cịn chưa thớng nhất;
- Khới lượng tài liệu được chỉnh lý cịn rất ít so với khới lượng tài liệu
hiện có trong các kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cịn rất lúng túng, thiếu tính thớng nhất,
tính khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ: thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi
chỉnh lý, phân phơng lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thớng hóa, phân loại tài

liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thớng hóa thứ tự
hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ. Do vậy, tài liệu đưa ra chỉnh lý còn thiếu
nhiều nhất những hồ sơ tài liệu quan trọng. Việc phân loại, lập hờ sơ cịn tùy
tiện, mỗi nơi làm một cách.
- Sau chỉnh lý số lượng tài liệu phải bảo quản còn quá nhiều do việc
xác định giá trị tài liệu cịn hạn chế thiếu tính khoa học, vận dụng một cách
linh hoạt thực hiện các Thông tư 13 và Thông tư 09 của Bộ Nội vụ về thời hạn
bảo quản hồ sơ của các cơ quan, tổ chức cho nên khơng mạnh dạn loại hủy
cịn nhiều trường hợp loại bỏ sai.
- Mâu thuẫn giữa khối lượng tài liệu nhiều và nhân lực chỉnh lý ít
khơng giải quyết được. Do vậy, sớ lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức còn lộn xộn. Tài liệu hiện hành của các phòng ban trong
cơ quan, tổ chức không được lập thành hồ sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hiện
hành không được chọn lọc.
- Cán bộ làm cơng tác lưu trữ cơ quan, tổ chức cịn kiêm nhiệm về văn
thư – lưu trữ và trình độ năng lực chun mơn cịn nhiều hạn chế. Các vấn đề
về nghiệp vụ lưu trữ cịn thiếu thớng nhất, mức độ chỉnh lý và các phương
thức chỉnh lý chưa xác định đúng nên hiệu quả chỉnh lý tài liệu còn thấp. Điều
kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như: bìa, hộp, cặp, giá kệ

-

cịn thiếu.
Việc đánh ký hiệu thơng tin của các Phơng đơi khi cịn gặp khó khăn do cịn


-

thiếu mã thông tin;
Một khối lượng lớn các phông tài liệu đang bảo quản tại Các cơ quan nhà

nước mới chỉ được phân loại hoặc chỉnh lý sơ bộ. Điều này đã gây khó khăn

-

cho việc phục vụ các nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả;
Việc bớ trí nhân lực lao động thực hiện Quy trình chỉnh lý còn nhiều bất cập
giữa quy định và thực tiễn;
Như vậy, bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác lưu trữ tài liệu
của Các cơ quan nhà nước vẫn cịn tờn tại rất nhiều hạn chế, yếu kém. Những
hạn chế này tuy chưa biểu hiện một cách rệt nhưng nếu khơng được khắc
phục kịp thời chúng sẽ có ảnh hưởng to lớn tới tồn bộ cơng tác lưu trữ của
q́c gia nói chung và của cơ quan nói riêng. Mặt khác, với vị trí là một trong
những cơ quan đi đầu trong công tác lưu trữ của cả nước thì việc khắc phục
những tờn tại nêu trên càng có ý nghĩa quan trọng và trở nên cấp thiết hơn.


CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ
NƯỚC
3.1. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý khoa học
tài liệu lưu trữ.
Để góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phục
vụ nhu cầu của xã hội, qua thực trạng chỉnh lý trong thời gian qua, em cho
rằng cần thiết phải thực hiện một số giải pháp sau đây:
3.1.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ
về công tác chỉnh lý tài liệu.
-

Trước hết cần nghiên cứu ban hành ngày văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn và tài liệu về cá nhân, gia đình dịng họ;

vì cơng văn sớ 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và

-

Lưu trữ nhà nước ban hành chỉ hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính;
Tuyên truyền và áp dụng một cách rộng rãi, nghiên cứu sửa đổi và bổ sung
một số điều tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước ngày 01/06/ 2009 về việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu

-

giấy” theo TCVN 9001: 2000;
Nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hờ sơ, tài liệu hình

-

thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Thông tư số 03/2010/ TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 29/04/2010 về việc quy
định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy cần được tiến hành áp

-

dụng và thực hiện có hiệu quả cho cơ quan mình;
Phải kết hợp thật tốt giữa việc nghiên cứu khoa học với việc nghiên cứu xây
dựng văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu. Thông qua việc nghiên cứu khoa
học, sử dụng kết quả nghiên cứu khoa học để chuyển đổi ứng dụng sang các
văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu nhằm giúp cho công tác chỉnh lý tài liệu
ngày càng khoa học hơn.

3.1.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu.
-

Cần xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ
thuật, tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ;
- Cần rà sốt lịch sử các phơng tài liệu để có kế hoạch phân phơng và
để lập những nhóm phơng có mới quan hệ như: là đơn vị tiền thân, đơn vị trực
thuộc …Điều này rất tiện lợi và khoa học cho công tác bảo quản cũng như
công tác bổ sung tài liệu trước khi chỉnh lý;
- Cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên, tổ chức
các hội thảo để trao đổi, bàn biện pháp tháo gỡ, giải quyết những vấn đề phát
sinh trong quá trình chỉnh lý.
Những tài liệu của các cơ quan, tổ chức nằm trong đề án nâng cấp tài
liệu cần phải khẩn trương thực hiện nhằm tối ưu hố cơng tác chỉnh lý tài
liệu.Việc thực hiện các đề án chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ sẽ góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng của tài liệu. Khắc phục được các
tình trạng tài liệu bị chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp, hay tiêu đề hồ sơ chưa
phản ánh hết nội dung thông tin trong hồ sơ…do tài liệu của một phông
thường trải qua nhiều đợt thu thập bổ sung khác nhau.
3.1.3. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí

* Về tổ chức cán bộ:
Trong bất kì một lĩnh vực nào, yếu tớ con người ln là bộ phận rất
quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất, hiệu quả, sự phát triển bền vững
của lĩnh vực đó. Trong cơng tác lưu trữ cũng vậy, việc hồn thiện đội ngũ con
người là một yếu tớ rất quan trọng mang tính chất quyết định. Mọi khâu
nghiệp vụ lưu trữ có được thực hiện tớt hay khơng phần lớn đều nhờ vào cách
thức tổ chức, thực hiện của cán bộ lưu trữ.
- Việc bớ trí nhân lực lao động thực hiện quy trình chỉnh lý theo các

bước cịn nhiều bất cập giữa quy định và thực tiễn.
- Đội ngũ cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cần được nâng cao
trình độ nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về lĩnh vực khác có liên quan đến


nghiệp vụ chỉnh lý; cần tăng cường về số lượng và chất lượng.
- Cán bộ lưu trữ phải có chuyên mơn nghiệp vụ về lưu trữ, bên cạnh đó
phải có kiến thức về ngoại ngữ, tin học để đáp ứng nhu cầu tin học trong thời
gian tới.
- Bên cạnh đó, nhà nước cần có những chính sách thỏa đáng để huy
động tới đa năng lực sáng tạo và lịng u nghề của cán bộ lưu trữ, nhằm phát
huy tối đa nhân tố con người trong việc phát triển công tác lưu trữ của cơ
quan.
- Nhà nước lên quan tâm đến chế độ chính sách lương bổng, chế độ độc
hại đới với viên chức thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý
3.1.4. Về tuyên truyền, vận động.

Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội nhằm nâng cao nhận
thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ q́c, từ đó có ý thức tớt hơn trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý tài liệu;
Thông qua việc nghiên cứu chuyên đề này giúp chúng ta phần nào hình
dung được thực trạng tình hình cơng tác chỉnh lý tài liệu của các cơ quan.
3.1.5. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin:

Công nghệ thông tin là xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử
bao gồm các phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ
thuật máy tính, nhằm tổ chức khai thác các nguồn thông tin trong mọi lĩnh
vực của hoạt động xã hội. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội với
thông tin tài liệu lưu trữ thì hiện đại hóa hố và tin học hố trong cơng tác văn

thư lưu trữ vừa là yêu cầu bức bách của thực tiễn vừa là biện pháp tích cực
nhất trong điều kiện hiện nay để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả
của lĩnh vực này.
Do vậy, các lãnh đạo cần phải quan tâm và đầu tư và mở rộng mạng
thông tin nhằm cho cơng tác tin học hóa tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao.
3.1.6. Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật:


Các lãnh đạo của các cơ quan cần bớ trí phịng, kho lưu trữ riêng, với
diện tích hợp lý, đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ tốt cho công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ trong kho; phù hợp với yêu cầu của phòng, kho lưu trữ.
Các cơ quan cần trang bị thêm giá tủ đựng tài liệu và một số vật tư
khác; lắp đặt thêm các trang thiết bị hiện đại như hệ thống chống đột nhập,
máy hút ẩm….
Hiện nay,với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo và hướng
dẫn cụ thể sát sao của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; với tinh thần, trách
nhiệm, lòng yêu nghề và quyết tâm của các cơ quan nhà nước trong thời gian
các cơ quan chắc chắn sẽ thực hiện tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Đó
là tăng cường bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho
xã hội theo hướng đa dạng về hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu
và an toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho cơng cuộc xây dựng và bảo
vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa.
3.2. Một số kiến nghị với cơ quan.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ q́c. Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò
quan trọng cho nên việc quản lý, lưu trữ, khai thác sử dụng phục vụ cho nhiều
lĩnh vực khác nhau là yêu cầu cần thiết của xã hội. Do đó để đẩy mạnh công
tác lưu trữ phát triển mạnh hơn nữa, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của Các cơ quan nhà nước như sau:

3.2.1. Trong công tác tổ chức và chỉ đạo về cơng tác lưu trữ.
-

Các cơ quan có thẩm quyền cần nhanh chóng ban hành văn bản quy phạm
pháp quy định thống nhất trong việc quản lý tài liệu đặc biệt tài liệu khoa học

-

kỹ thuật và tài liệu nghe – nhìn, phim ảnh ghi âm, gia đình dịng họ.
Nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hờ sơ, tài liệu hình


thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Quyết định số
128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ngày 01/06/ 2009 về
-

việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001: 2000.
Cần ban hành văn bản quy định về hạn chế sử dụng, đối tượng hạn chế tiếp
xúc với tài liệu(đặc biệt là những văn bản mật chưa được thống kê và giải
mật)đối với tài liệu đã chỉnh lý cũng như đang trong quá trình chỉnh lý.
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các cơ quan nhà nước cần tăng
cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên, tổ chức các hội thảo để
trao đổi, bàn biện pháp tháo gỡ, giải quyết những vấn đề phát sinh trong q

-

trình chỉnh lý.
Những văn bản chỉ đạo hướng dẫn cơng tác lưu trữ mới chỉ dừng lại ở nội
dung chuyên mơn, nghiệp vụ; cần có quy định cụ thể về trách nhiệm và thái

-

độ thực hiện công việc đối với cán bộ chuyên môn.
Để công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước hoạt động có hiệu quả cao,
lãnh đạo các cơ quan nhà nước cần phải ý thức được tác dụng của việc ban
hành văn bản chỉ đạo cơng tác lưu trữ. Trên cơ sở đó phới hợp với cán bộ có
chun mơn lưu trữ, cần xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác lưu trữ, trong đó tập trung vào quyết định nộp lưu tài liệu và bảo
quản tài liệu.
3.2.2. Trong công tác tổ chức cán bộ.

- Việc bớ trí nhân lực lao động thực hiện quy trình chỉnh lý theo các
bước còn nhiều bất cập giữa quy định và thực tiễn.
- Đội ngũ cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cần được nâng cao
trình độ nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về lĩnh vực khác có liên quan đến
nghiệp vụ chỉnh lý; cần tăng cường về số lượng và chất lượng.
Để công tác lưu trữ đạt kết quả tốt, hiệu quả cao xứng đáng là một
trong những cơ quan của cả nước Các cơ quan nhà nước cần phải quan tâm
và đề cao hơn nữa việc tuyển chọn cán bộ:
- Cán bộ lưu trữ phải có chun mơn nghiệp vụ về lưu trữ, bên cạnh đó
phải có kiến thức về ngoại ngữ, tin học để đáp ứng nhu cầu tin học trong thời


gian tới.
- Lãnh đạo Các cơ quan nhà nước cần phải quan tâm bồi dưỡng, cử cán
bộ lưu trữ của cơ quan tham gia các khóa học, các lớp tập huấn nhằm nâng
cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ để có thể thực hiện cơng việc một cách
hiệu quả.
- Bên cạnh đó, Các cơ quan nhà nước cần có những chính sách thỏa

đáng để huy động tới đa năng lực sáng tạo và lòng yêu nghề của cán bộ lưu
trữ, nhằm phát huy tối đa nhân tố con người trong việc phát triển công tác lưu
trữ của cơ quan.
- Nhà nước lên quan tâm đến chế độ chính sách lương bổng, chế độ độc
hại đối với viên chức thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý
3.2.3. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin:

Công nghệ thông tin là xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử
bao gồm các phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ
thuật máy tính, nhằm tổ chức khai thác các nguồn thông tin trong mọi lĩnh
vực của hoạt động xã hội. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội với
thơng tin tài liệu lưu trữ thì hiện đại hóa hố và tin học hố trong cơng tác văn
thư lưu trữ vừa là yêu cầu bức bách của thực tiễn vừa là biện pháp tích cực
nhất trong điều kiện hiện nay để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả
của lĩnh vực này.
Do vậy, lãnh đạo Các cơ quan nhà nước cần phải quan tâm và đầu tư và
mở rộng mạng thông tin nhằm cho công tác tin học hóa tài liệu lưu trữ đạt
hiệu quả cao.
3.2.4. Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật:

Các cơ quan nhà nước cần bớ trí phịng, kho lưu trữ riêng, với diện
tích hợp lý, đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ tốt cho công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ trong kho; phù hợp với yêu cầu của phòng, kho lưu trữ.
Các cơ quan nhà nước cần trang bị thêm giá tủ đựng tài liệu và một số
vật tư khác; lắp đặt thêm các trang thiết bị hiện đại như hệ thống chống đột


nhập, máy hút ẩm….
Hiện nay,với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo và hướng
dẫn cụ thể sát sao của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; với tinh thần, trách

nhiệm, lòng yêu nghề và quyết tâm của Các cơ quan nhà nước trong thời gian
tới Các cơ quan nhà nước chắc chắn sẽ thực hiện tớt hai nhiệm vụ quan trọng
hàng đầu. Đó là tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ cho xã hội theo hướng đa dạng về hình thức, nhanh về thời gian,
đúng về yêu cầu và an tồn về tài liệu nhằm đóng góp
Nhìn chung cơng tác chỉnh lý tài liệu nói riêng và cơng tác Lưu trữ nói
chung tại Các cơ quan nhà nước đã thực hiện đúng quy định của Nhà nước
ban hành. Các khâu nghiệp vụ của công tác Chỉnh lý tài liệu ln thực hiện
đúng quy trình.


KẾT LUẬN

Nhìn lại chặng đường đã qua của cơng tác Chỉnh lý tài liệu của các cơ
quan nhà nước đã đạt được các kết quả rất quan trọng. Từ những khới tài liệu
lộn xộn, bó gói, chỉ được chỉnh lý sơ bộ khó có thể tra tìm và khai thác tài liệu
nhưng qua công tác chỉnh lý tài liệu đã góp phần khơng nhỏ vào vấn đề tra
tìm tài liệu một cách rất nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Việc thực hiện công
tác chỉnh lý tài liệu giúp Các cơ quan nhà nước khắc phục được tình trạng
chờng chéo, lẫn lộn, trùng lặp thông tin.
Qua việc thực hiện đề tài nghiên cứu “Tìm hiểu những quy định hiện
hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay và những
kiến nghị, đề xuất.” đã giúp em hiểu thêm về lý luận thực tiễn và càng hiểu
thêm về những quy định hiện hành về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của
Việt Nam hiện nay. Để có thể góp phần tớt hơn và đề tài nghiên cứu bước đầu
bài tiểu luận đã phân tích được thực trạng những quy định hiện hành về chỉnh
lý khoa học tài liệu lưu trữ của Việt Nam hiện nay và từ đó đưa ra các giải
pháp kiến nghị đới với công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ . Em rất
mong nhận được những đóng góp của thầy, cơ giáo đề đề tài của em càng

hồn thiện hơn.


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

I.Văn bản hành chính ,sách, báo, tạp chí.
1.Trường Đại Hộc Nội Vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ , NXB
Giao thơng Vận Tải Hà Nội.
2. Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý
luận và thực tiễn công tác Lưu trữ,NXB Đại Học và Giáo Dục Chuyên
Nghiệp Hà Nội.
II. Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính.
3. Q́c Hội (2011); Luật số:01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật
Lưu Trữ;
4. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 Quy
định thời hạn bảo quản hờ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
5. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 v/v ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính;
6. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2006), Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 v/v hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài
liệu hết giá trị;
7. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2005), Quyết định số 321/QĐ –
VTLTNN ngày 22/8/2005 v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;
8. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01/06/2009 v/v ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy”
theo TCVN 9001: 2000.